Haderslev Boligselskab Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 10. marts 2015, kl. 17.30 Mødet holdes på Hotel Harmonien, Gåskærgade, 6100 Haderslev og afsluttes med middag. Evt. afbud meddeles Tina Schmidt på tlf. 76 44 44 04 eller e-mail: ts@domea.dk senest mandag d. 9. marts 2015. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligorganisationen... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 2 3.4 Bestyrelsens sammensætning... 2 3.5 Bestyrelsens kontaktoplysninger... 3 3.6 Valg af webredaktør... 3 3.7 Bestyrelsens forretningsorden... 4 3.8 Personaleforhold Generel orientering... 4 3.9 Domeas Landskonference 2015... 4 3.10 Tillæg 2 til erhverslejekontrakt Servicecenter Haderslev / Servicecenter SYD... 4 3.11 Fordelingsaftale mellem Servicecenter Haderslev og Servicecenter SYD... 5 3.12 Tilskud til drift og servicering af hjertestartere... 5 3.13 Navneændring Haderslev Boligselskab... 5 4 Markedsføring og synlighed... 5 5 Nybyggeri og renovering... 6 5.1 Nybyggeri... 6 5.2 Helhedsplanen afd. 16/25... 6 5.3 Afd. 16/9 - Gartnerhaven vinduesudskiftning m.m.... 6 5.4 Helhedsplan for afd. 16/63 og afd. 16/69... 7 6 Boligorganisationens afdelinger... 7 6.1 Orientering om driftsforhold... 7 6.2 Genoptagelse af ejerforening Ejsbølhus... 7 6.3 Tilskud til huslejenedsættelse ved tomgangsboliger afd. 16/51... 7 6.4 Tilskud til huslejenedsættelse ved tomgangsboliger afd. 16/63... 8 6.5 Tilskud til huslejenedsættelse ved tomgangsboliger afd. 16/69... 8 7 Mødeplanlægning... 8 8 Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: Kaj Ringsted, formand Lars Kruse, næstformand Kurt Blohm Lise-Lotte Schytt Tove Holm Øvrige deltagere: Erik Lønne Gottfredsen, Domea Jan Bojsen, Servicecenter Haderslev Lone Birch Svend Hviid Mogensen Finn Wohlert Kirsten Grauholm Klavs Hedelund, Domea Lars Faber, Domea Udsendt den 5. marts 2015
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 25. november 2014. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet herunder orientering vedr. status på drøftelser med HAB omkring muligt fremtidigt samarbejde på udvalgte områder. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. 3.4 Bestyrelsens sammensætning Efter repræsentantskabsmødet den 25. november 2014 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangs år Kaj Ringsted Formand Repr. 2016 Lars Kruse Næstformand Repr. 2016 Lone Birch Medlem Repr. 2016 Finn Wohlert Medlem Haderslev Kommune 2017 Kirsten Grauholm Medlem Haderslev Kommune 2017 Lise-Lotte Schytt Medlem Repr. 2015 Side 2 af 9
Kurt Blohm Medlem Repr. 2015 Tove Holm Medlem Repr. 2015 Svend Hviid Mogensen Medlem Domea 2015 Med Domea som forretningsfører. 3.5 Bestyrelsens kontaktoplysninger Nedenfor følger oversigt over de kontaktoplysninger som Domea har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Kaj Ringsted, Vinkelvej 1 A, st. th, 6100 Haderslev - eina@webspeed.dk / 40 94 17 68. Lars Kruse, Braineparken 63, st. tv., 6100 Haderslev post@larskruse.dk / 20 45 50 35. Kurt Blohm, Skovvænget 50, 2. th., 6100 Haderslev kurtblohm@webspeed.dk / 20 47 67 87. Lise-Lotte Schytt, Skovvænget 6, 2.tv., 6100 Haderslev - lilo@os.dk / 26 52 00 21. Tove Holm, Badstuegade 16 H, 6100 Haderslev - tovenaffet@gmail.com / 74 53 60 15. Lone Birch, Naffet 4 H, 6100 Haderslev smilla58@gmail.com / 74 52 02 39. Kirsten Grauholm, Aarøsund Landevej 143, 6100 Haderslev - k.grauholm@teliamail.dk / 21 49 92 87. Finn Wohlert, Hejsager Strandvej 173 6100 Haderslev wohlertfinn@gmail.com / 40 11 27 23. Svend Mogensen, Ved Sønderåen 30, 1. lejl 3, 7100 Vejle svm@domea.dk / 23 48 48 55. Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. 3.6 Valg af webredaktør Som følge af at Erik Knutzen i e-mail af d. 1. januar 2015 til formand Kaj Ringsted har ønsket at nedlægge sit hverv som webredaktør, anbefaler administrationen, at organisationsbestyrelsen udpeger en webredaktør til at udvikle og vedligeholde boligorganisationens hjemmeside på www.domea.dk. De nærmere opgaver og betingelser er beskrevet i vedlagte kodeks. Side 3 af 9
Webredaktøren vælges/udpeges af bestyrelsen, men behøver ikke at være medlem af bestyrelsen. Faktisk behøver webredaktøren ikke engang være beboer. Der er dog en forretningsgang, der skal overholdes, når en ny webredaktør udpeges: 1. Bestyrelsen udpeger en webredaktør ved et bestyrelsesmøde og noterer det i referatet. 2. Formanden udfylder en kontrakt og skriver under (vedlagt) 3. Webredaktøren skriver under 4. Kontrakten plus en kopi af referatet, hvor bestyrelsen udpegede webredaktøren sendes til servicekoordinatoren på servicecentret 5. Servicekoordinatoren sørger for, at webredaktøren bliver tilmeldt et kursus 6. Den nye webredaktør vil i forbindelse med kurset modtage et brev med brugernavn og login 7. Webredaktøren er nu klar til at give hjemmesiden jeres eget præg. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger en webredaktør. 3.7 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Senest godkendte forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Det indstilles, at forretningsordenen godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. 3.8 Personaleforhold Generel orientering Orientering gives på mødet v/ Jan Bojsen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 3.9 Domeas Landskonference 2015 Domeas Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 19. og 20. juni 2015 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. 3.10 Tillæg 2 til erhverslejekontrakt Servicecenter Haderslev / Servicecenter SYD Som følge af Servicecenter SYDs opstart pr. 1. juli 2015 er der udfærdiget tillæg 2 til allerede godkendt erhvervslejekontrakt af 30. juni 2014 og senere tillæg af 18. december 2014 kopi vedlagt denne dagsorden. Side 4 af 9
Det indstilles, at tillæg 2 til erhvervslejekontrakt af 30. juni 2014 og senere tillæg af 18. december 2014 godkendes og underskrives af formand og næstformand. 3.11 Fordelingsaftale mellem Servicecenter Haderslev og Servicecenter SYD Som følge af Servicecenter SYDs opstart pr. 1. juli 2015 er der udarbejdet fordelingsaftale mellem Servicecenter Haderslev og Servicecenter SYD for fordeling af omkostninger og ressourcer de 2 centre imellem grundet centrenes fælles beliggenhed på adressen Naffet 2, 6100 Haderslev kopi vedlagt denne dagsorden. Det indstilles, at fordelingsaftale mellem Servicecenter Haderslev og Servicecenter SYD godkendes og underskrives af formand og næstformand. 3.12 Tilskud til drift og servicering af hjertestartere Organisationen har tidligere foranlediget indkøb af 5 stk. hjertestartere, og i den forbindelse vil der fremadrettet være udgifter til drift og servicering af: Skabene til en pris af kr 11.156,25 første år og efter følgende kr. 10.062,50 Elektroder til en pris af kr. 1.750 hvert andet år. Batterier til en pris af kr. 12.213,44 hvert fjerde år. Ovenstående priser er alle inkl. moms og i 2015-niveau. Det indstilles, at organisationen via dispositionsfonden afholder fremtidige udgifter til drift og servicering af indkøbte hjertestartere. 3.13 Navneændring Haderslev Boligselskab På organisationsbestyrelsesmødet d. 12. november 2014 var der fra nu afgået bestyrelsesmedlem Erik Knutzen anmodning om, at bestyrelsen på første møde efter afholdt repræsentantskabsmøde i november 2014 ville optage drøftelse om mulig navneændring for Haderslev Boligselskab, således også navnet Domea indgår i selskabsnavnet. Evt. navneændring kan kun indstilles til ændring af organisationsbestyrelsen, idet evt. beslutning herom skal godkendes af repræsentantskabet. Det indstilles, at der optages drøftelse om mulig navneændring samt evt. besluttes indstilling til repræsentantskabet herom. 4 Markedsføring og synlighed I forbindelse med forårsmesse 2015 tilbydes besøgende på organisationens messestand gratis opnotering for 1. år ved Haderslev Boligselskab. Tilbuddet gælder kun for interesserede, som lader sig opskrive på selve messen. Side 5 af 9
Det indstilles, at udgiften til gratis opnotering for 1. år til organisationens boliger afholdes af dispositionsfonden. 5 Nybyggeri og renovering 5.1 Nybyggeri Orientering på mødet v/erik Lønne Gottfredsen. 5.2 Helhedsplanen afd. 16/25 Orientering på mødet v/lars Faber fra Domea BYG. 5.3 Afd. 16/9 - Gartnerhaven vinduesudskiftning m.m. På afdelingsmøde den 12. januar 2015 godkendte beboerne et projekt vedrørende vinduesudskiftning m.m. i Allégade (ud mod gaden). Projektets samlede omkostninger specificeres som følger: Håndværkere og materialer m.v. 197.000,00 Forsikring 500,00 Uforudseelige omkostninger 25.000,00 Revisionsomkostninger 3.975,00 Byggeskadefonden 2.464,00 Renter af byggelån 0,00 Honorar til Domea 15.942,00 Låneomkostninger 1.500,00 Anslåede omkostninger i alt 246.381,00 Projektet finansieres som følger: Nyt lån 246.381,00 Finansiering ialt 246.381,00 Nyt lån forudsættes optaget som banklån en løbetid på 20 år og rentesats på 7,00 % p.a. svarende til en årlig ydelse på kr. 1.910,00. Afdelingens årlige merudgifter til låneafvikling forventes at udgøre kr. 22.920,00 svarende til en nødvendig lejeforhøjelse på 1,32 % pr. 1. juli 2015. Projektet skal ikke godkendes af kommunen forud for igangsætning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender projektets omkostninger, finansiering og huslejekonsekvens. Side 6 af 9
5.4 Helhedsplan for afd. 16/63 og afd. 16/69 Som følge af fortsatte udlejningudfordringer anbefales det af administrationen, at der iværksættes ansøgning ved LBF med henblik på gennemførsel af helhedsplan for afdelingen ombygning, nedrenovering, huslejenedsættelse eller lign. Det indstilles, at bestyrelsen optager drøftelse vedr. administrationens anbefaling samt yder tilsagn om betaling af udgifter i forbindelse med klargøring af materiale til LBF via organisationens dispositionsfond. Domea BYG anbefales samtidig som sagsansvarlig. 6 Boligorganisationens afdelinger 6.1 Orientering om driftsforhold Orientering gives på mødet v/ Jan Bojsen. 6.2 Genoptagelse af ejerforening Ejsbølhus Som følge af Haderslev Kommunes opsigelse pr. 30. juni 2015 af nuværende driftsaftale mellem Haderslev Boligselskab (afd. 16/11) og Ejsbøl Børnehave er der parterne imellem enighed om, at ejerforening Ejsbølhus vækkes til live, grundet fortsatte fællesudgifter til driften af udearealer og fællesinstallationer. Vedtægter for allerede oprettet ejerforening vedlagt denne dagsorden, hvoraf det tillige fremgår, at Haderslev Boligselskab er repræsenteret med 2 bestyrelsesmedlemmer i ejerforening Ejsbølhus. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt udpeger 2 medlemmer med beslutningskompetence til bestyrelsen for ejerforening Ejsbølhus. 6.3 Tilskud til huslejenedsættelse ved tomgangsboliger afd. 16/51 Jf. tidl. beslutning i markedsføringsudvalget tilbydes nye (udefrakommende) boligtagere en huslejenedsættelse på kr. 1.000 pr. måned i lejemålets første 12 måneder Fårehave 98 A D og Fårehave 104 A E undtaget. Idet afdelingen fortsat er ramt af væsentlige udlejningsudfordringer anbefales ordningen af administrationen udvidet til lejemålets første 24 måneder med et beløb på kr. 1.000 pr. måned for 2-vær. og kr. 1.500 pr. måned for 3- og 4-vær. Ordningen anbefales tillige at bortfalde ved 4 eller færre tomgangsboliger i afdelingen, og kan kun genoptages herefter ved fornyet godkendelse af organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder anbefaling om anvendelse af dispositionsfondsmidler til midlertidig huslejenedsættelse af afdelingens tomgangsboliger samt tiltræder opstillede kriterier herfor. Side 7 af 9
6.4 Tilskud til huslejenedsættelse ved tomgangsboliger afd. 16/63 Som følge af vedvarende udfordringer mht. genudlejning af afdelingens boliger anbefales det af administrationen, at der for fremtidige nye (udefrakommende) boligtagere tilbydes huslejereduktion ved afdelingens 1-vær. boliger, således denne reduceres med kr. 500 pr. måned i lejemålets første 24 måneder. Ordningen anbefales tillige, at bortfalde ved 3 eller færre tomgangsboliger (1-vær.) i afdelingen, og kan kun genoptages herefter ved fornyet godkendelse af organisationsbestyrelsen. For 2-vær. anbefales, at der for fremtidige nye (udefrakommende) boligtagere tilbydes huslejereduktion ved afdelingens boliger, således denne reduceres med kr. 1.000 pr. måned i lejemålets første 24 måneder. Ordningen anbefales tillige, at bortfalde ved 2 eller færre tomgangsboliger (2-vær.) i afdelingen, og kan kun genoptages herefter ved fornyet godkendelse af organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder anbefaling om anvendelse af dispositionsfondsmidler til midlertidig huslejenedsættelse af afdelingens tomgangsboliger samt tiltræder opstillede kriterier herfor. 6.5 Tilskud til huslejenedsættelse ved tomgangsboliger afd. 16/69 Som følge af vedvarende udfordringer mht. genudlejning af afdelingens boliger anbefales det af administrationen, at der for fremtidige nye (udefrakommende) boligtagere tilbydes huslejereduktion ved afdelingens 1-vær. boliger, således denne reduceres med kr. 800 pr. måned i lejemålets første 24 måneder. Ordningen anbefales tillige, at bortfalde ved 2 eller færre tomgangsboliger (1-vær.) i afdelingen, og kan kun genoptages herefter ved fornyet godkendelse af organisationsbestyrelsen. For 2-vær. anbefales, at der for fremtidige nye (udefrakommende) boligtagere tilbydes huslejereduktion ved afdelingens boliger, således denne reduceres med kr. 1.500 pr. måned i lejemålets første 24 måneder. Ordningen anbefales tillige, at bortfalde ved 2 eller færre tomgangsboliger (2-vær.) i afdelingen, og kan kun genoptages herefter ved fornyet godkendelse af organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder anbefaling om anvendelse af dispositionsfondsmidler til midlertidig huslejenedsættelse af afdelingens tomgangsboliger samt tiltræder opstillede kriterier herfor. 7 Mødeplanlægning I henhold til boligorganisationens vedtægter skal bestyrelsen og repræsentantskabet godkende årsregnskabet senest 6 måneder efter seneste årsregnskabs afslutning. Herudover fremgår det af vedtægterne, at boligorganisationens bestyrelse Side 8 af 9
skal godkende budgetter for boligorganisation og alle afdelinger senest 3 måneder inden næste regnskabsårs begyndelse for afdelingernes vedkommende sker godkendelsen af budgettet efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde. Bestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde afholdes traditionelt november måned. Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedato, -tid og -sted for møder og arrangementer i perioden til og med næste ordinære repræsentantskabsmøde. 8 Eventuelt Side 9 af 9