-B15 Til beboerne den xx. juli 2017 Side 1 af 7 3407 MR 3407 / Lejer 27-06-2017 17:00 27-06-2017 20:00 Referat af ordinært afdelingsmøde afholdt tirsdag kl. 18.30 Restauranten, Lyngby Stadion, 2800 Lyngby Til stede var afdelingsbestyrelsen inklusiv suppleanter. I alt var 36 husstande inklusiv fuldmagter repræsenteret. Derudover deltog Henriette Vain, og Michael Hansen afdeling A, Ejendomskontoret ved Tommy Høi Jensen, Tormod Ousager og Anders Hørlück, DAB. 1) Velkomst v/ afdelingsformand Claus Dahl Claus Dahl bød velkommen. 2) Valg af dirigent Claus Dahl foreslog Tormod Ousager fra DAB som dirigent. Der var ikke andre kandidater til posten og Tormod Ousager blev valgt. Tormod Ousager konstaterede, at indkaldelse til mødet samt endelig dagsorden var i overensstemmelse med selskabets vedtægter og dermed lovligt og beslutningsdygtigt. 3) Valg af referent Tormod Ousager foreslog Anders Hørlück fra DAB som referent. Der var ikke andre kandidater og Anders Hørlück blev valgt.
Side 2 af 7 4) Valg af stemmeudvalg t valgte Lise Hansen og Leif Clausen samt Tormod Ousager til stemmeudvalg. 5) Afdelingsbestyrelsens beretning Claus Dahl fremlagde mundtligt bestyrelsens beretning som følger: Johnsen/B11 spurgte til, hvad status var på opsætning af hjertestartere i afdelingen. Henriette Vain oplyste, at hun havde søgt Trygfonden om finansiering og opsætning af hjertestartere, og havde fået at vide at efterspørgslen efter hjertestartere var langt større end Trygfondens mulighed for at imødekomme behovet. Henriette Vain oplyste, at hun ville bringe sagen op i selskabets bestyrelse til drøftelse og afklaring. Claus Dahl oplyste, at opsætningen indebærer, som drøftet på tidligere afdelingsmøde, en hjertestarter ved hver blok og at afdelingsbestyrelsen arbejder på en plan for opsætning, men at det afventer B11 renoveringen. t bifaldt med de faldne bemærkninger beretningen. 6) Forelæggelse af regnskaber 2016 til godkendelse Vi vedlægger komprimeret regnskab med bemærkninger. Specificeret regnskab kan fås via ejendomskontoret. Tormod Ousager redegjorde for regnskabsprocessen, og nævnte at Carlshøj har fået ny revisor, som er BDO. Det er første år BDO reviderer Carlshøj. Bodil Madsen oplyste at den nye aftale med BDO havde resulteret i en halvering af udgifterne til revision. Tormod Ousager nævnte, at et komprimeret regnskab med tilhørende bemærkninger er omdelt til alle husstande, og der er oplyst om muligheden for at afhente det specificerede regnskab på ejendomskontoret. Da de væsentligste forhold ved afdelingernes regnskab er omtalt i regnskabsbemærkningerne gennemgås disse kun kortfattet. Bodil Madsen oplyste, at afdelingsbestyrelsen har gennemgået afdelingernes regnskaber og kan godkende disse med forbehold for eventuelle fejl. Tormod Ousager fremhævede de væsentligste forhold, der var fælles for de fleste af for afdelingernes regnskaber og gennemgik hernæst kort hvert enkelt regnskab
Side 3 af 7 Grundværdien og grundskyldspromillen er faldet lidt. Endvidere er afdelingernes indtægter vedrørende vaskerier lavere end forventet, hvilket skyldes problemer med aflæsningssystemet i vaskeriet (gælder ikke B8). B7: 5 husstande fremmødt alle husstande stemte for. GODKENDT B8: 5 husstande fremmødt alle husstande stemte for. GODKENDT B9: 7 husstande fremmødt. Der var spørgsmål til vaskeriopkrævningen. Tormod Ousager svarede, at alle husstande undtagen B8 havde betalt 2 månedernes vaskeri/efter opkrævning 3 måneder i træk. Alle husstande stemte for. GODKENDT B10: 1 husstand fremmødt 1 husstand stemte for. GODKENDT B11: 9 husstande fremmødt. Bent Midstrup spurgte til projektsummen for renoveringsprojektet, der ham bekendt var på cirka 45 millioner kr. og ikke 49 millioner kr. Tormod Ousager svarede, at de renoveringsprojektet korrekt var på kr. cirka 45 millioner kr. Dertil kom endvidere et mindre særskilt renoveringsprojekt på kr. 4 millioner som også er godkendt af beboermødet i alt kr. cirka 49 millioner kr. Alle husstande stemte for. GODKENDT. B12: 3 husstande fremmødt alle husstande stemte for. GODKENDT B13: 5 husstande fremmødt alle husstande stemte for. GODKENDT B14: 0 husstande fremmødt. Tormod Ousager oplyste, at det ikke var muligt at tage stilling til og eventuelt godkende regnskabet, da der ikke var beboere til stede fra afdelingen. Selskabets bestyrelse vil hermed tage stilling til regnskabet på et kommende møde i selskabets bestyrelse. B15: 1 husstand fremmødt 1 husstand stemte for. GODKENDT 7) Behandling af indkomne forslag a. Arbejder i B13 (Henrik Gregersen) 1. udskiftning af neonrør i kældergang
Side 4 af 7 2. rydning af beplantning foran blokken 3. ekstra cykelstativ 4. oprydning i cykelkældre 5. maling af de resterende to opgange 6. færdiggørelse af belysning i opgange Forslagsstiller redegjorde for de 6 forslag. Afdelingsbestyrelsen v/claus Dahl tilkendegav, at afdelingsbestyrelsen var enig i at arbejderne vedrørende indkomne forslag pkt. 1,2,4,5, og 6 var arbejder der kunne iværksættes indenfor de i afdelingen planlagte arbejder. Hvis afdelingens økonomiske midler var tilstrækkelige for budget 2017 ville alle arbejder kunne udføres ellers måtte restarbejder udføres i budgetår 2018 dog hurtigst muligt i det nye år. Indkomment forslag pkt. 3 blev drøftet mere detaljeret, og det blev af afdelingsbestyrelsen v/claus Dahl foreslået, at punktet bliver behandlet af afdelingsbestyrelsen til fremlæggelse på næste ordinære afdelingsmøde (formentlig oktober 2017) med konkret oplæg til antal/omfang af cykelstativer herunder finansiering. Forslagsstiller samt øvrige fremmødte fra B13 godkendte at indkomne forslag pkt. 1,2,4,5,6 udføres som foreslået af afdelingsbestyrelsen i 2017 og eventuelt primo 2018 (for arbejder der ikke er økonomi til i 2017). Indkommet forslag pkt. 3 fremlægges af afdelingsbestyrelsen på næste ordinære møde med tilhørende finansieringsforslag. b. Tilføjelse til husorden (afdelingsbestyrelsen) Claus Dahl motiverede afdelingsbestyrelsens forslag. Jørn Johansen oplyste, at han havde dokumentation for over 600 tilfælde af overtrædelse af parkering og stop forbud, og at det tilsyneladende ikke har no-
Side 5 af 7 gen konsekvenser selvom der er regler herfor. En beboer spurgte til hvad delfremleje indebærer samt, hvorfor indføre lovgivning i ordensreglementet? Tormod Ousager oplyste, at delfremleje indebærer udlejning af dele af boligen efter nærmere bestemte regler. Bodil Madsen bemærkede, at ved at indføre de lovgivningsmæssige regler i ordensreglementet gjorde man forholdene om delfremleje klare og tydelige for alle ikke mindst ny indflyttere. Claus Dahl oplyste, at når de lovgivningsmæssige regler også fremgår af ordensreglementet vil afdelingen stå stærkere i en eventuel beboerklagenævnssag. 2 stemte imod og alle øvrige fremmødte stemte for forslaget, der dermed blev vedtaget. c. Nedsættelse af beboerbetaling på køkkenmodernisering (Bent Midstrup) Forslagene er vedlagt. Bent Midstrup oplyste, at han ønskede at afdelingsmødet ville beslutte at afdelingsbestyrelsen skulle arbejde videre med hans forslag med henblik på at fremkomme med et gennemarbejdet oplæg til behandling på afdelingsmødet. Claus Dahl oplyste, at der er tale om en kompleks sag, men at det synes helt rimeligt at det skal komme beboere med køkkentillæg til gode, når og hvis et bagvedliggende lån er indfriet og rentevilkårene er markant anderledes. Claus Dahl bemærkede, at det er vigtigt at der udarbejdes et oplæg med afsæt i en metode, hvor alle behandles lige. Alle stemte for forslaget om, at afdelingsbestyrelsen skulle arbejde videre med Bent Midstrups forslag med henblik på at fremkomme med et gennemarbejdet oplæg til behandling på afdelingsmødet.
Side 6 af 7 8) Eventuelt En beboer undrede sig over, at Sagitta henvender sig beboerne når det nu er vedtaget at afdelingerne fremadrettet skal modtage signaler fra Dansk Kabel TV. Claus Dahl oplyste, at der er indgået aftale med Dansk Kabel TV og Sagitta er opsagt. Opsigelsesvarslet skal dog respekteres og er maksimalt 6 måneder, hvilket indebærer senest levering fra Dansk Kabel TV den 1.1. 2018. Afdeling C, som også er en del af aftale ned Sagitta skal ligeledes tage stilling til ophør med Sagitta og overgang til Dansk Kabel TV, hvilket sker snarligt på et ekstraordinært møde. Når resultatet er kendt sørger ejendomskontoret at formidle beslutningen til beboerne i b-afdelingerne. En beboer fra B11 efterspurgte en cykelrazzia i B11. Ejendomsmester Tommy Høi Jensen oplyste, at der er planlagt cykelrazzia v/ejendomskontoret til september. Jørn Johansen henviste til et debatindlæg i det grønne område, hvoraf det fremgår at to personer har fået refunderet ulovligt opkrævede kontrolafgifter, og at DAB har opfordret afdelingsbestyrelsen i afdeling B om at refundere til alle øvrige der har et krav gældende. Claus Dahl oplyste, at intet kendte til nævnte debatindlæg. Jørn Johansen opfordrede til, at alle der mener at blive opkrævet uretmæssigt for kontrolafgifter henvender sig til afdelingsbestyrelsen herom. Claus Dahl takkede Tormod Ousager for rigtig godt arbejde gennem de mange år som bestyrelseskonsulent for Carlshøj. Tormod Ousager takkede for en god tid, som havde været spændende og budt på mange udfordringer, men hvor der også var nået mange resultater. Mødet slut kl. 20.30.
Side 7 af 7 Referent Anders Hørlück