Referat fra ekstraordinær generalforsamling i E/F Søborg Huse Blok E Ejerforeningen afholdt ekstraordinær generalforsamling tirsdag 23. september 2014, kl. 18:00 hos Nielsen & Thomsen Advokater, Østbanegade 55, 2100 København Ø.. På generalforsamlingen deltog 15 ejere og Johan Stoustrup for 8 lejligheder, i alt 23 ejere ud af samlet 28 ejere og med et fordelingstal på 1.395 og Johan Stoustrup med 710 fordelingstal, i alt 2.105 fordelingstal ud af samlet 2.560 fordelingstal. Endvidere deltog Advokat Allan Thomsen fra Nielsen & Thomsen Advokater og Christina Olsson fra Administrea ApS. Ad 1+2. Velkomst og valg af dirigent Formand Johan Stoustrup bød foreningens medlemmer velkommen og meddelte, at denne ekstraordinære generalforsamling er hovedsagligt til valg af en ny bestyrelse, bestående af ejerforeningens nye medlemmer. Johan Stoustrup opstillede Allan Thomsen som dirigent, da der ikke var andre kandidater, blev han enstemmigt valgt. Christina Olsson blev valgt som referent. Dirigent Allan Thomsen forespurgte generalforsamlingen om de havde indvendinger til, at nogle fremtidligere ejere, som endnu ikke har overtaget lejlighederne fra Sjælsø, er mødt op for at deltage på denne generalforsamling, selvom de endnu ikke er stemmeretlig ejer af lejligheden. Generalforsamlingen havde ingen indvendinger hertil. Dirigent Allan Thomsen meddelte generalforsamlingen, at hvis det kommer til afstemninger vil afgørelsen på disse blive optalt efter lejligheder. Det er kun ved eventuelle tætte afgørelser, at afgørelsen vil blive optalt jf. vedtægten efter fordelingstal. Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig i henhold til foreningens vedtægter 7. Generalforsamlingen blev gennemført med følgende dagsorden: 1. Velkomst. 2. Valg af dirigent. 3. Bestyrelsens beretning. 4. Valg af ny bestyrelse i henhold til vedtægterne. 5. Budget. 6. Bemyndigelse til bestyrelsen til at træffe aftale med henholdsvis revisor og administrator. 7. Eventuelt. Side 1 af 5
Ad 3. - Bestyrelsens beretning. Bestyrelsens beretning blev forelagt af formand Johan Stoustrup og omhandlede følgende: Formandsberetning 2014 Der er ikke sket noget væsentligt på ejendommen. Det har været en sovende ejerforening, men der er nu solgt mange af lejlighederne. Ejendommen er færdigmeldt og der er sket afleveringsforretning på fællesarealerne. En pumpebrønd var itu og er blevet skiftet på garantien. Der kom mange spørgsmål til henholdsvis Johan Stoustrup og Christina Olsson: Reparation af gitterlåger efter indbrud Der mangler opfølgning fra Drift fra Administrea. Spørgsmål om etablering af markiser på altanerne Der skal udarbejdes et forslag, som kan behandles på den ordinære generalforsamling. Alle låse på opgangsdørene og kælderdørene virker ikke optimalt Drift Administrea følger op herpå. Vand løber ind i kælderen når det regner - Drift Administrea følger op herpå. Anmodning om åben dør ind til affaldsskakten Dette er ikke muligt af sikkerhedsmæssige årsager, både i forhold til ulykker og hvis der sker skader på anlægget. Der kom forslag til at man eventuelt kunne kode låsene til skralderummet om bestyrelsen følger op på dette sammen med Drift Administra. Papcontainer som er foreskrevet i salgsprojektet savnes Johan Stoustrup følger op på dette sammen med Drift Administrea. Opslagstavler i opgangene som er foreskrevet i salgsprojektet savnes - Johan Stoustrup følger op på dette sammen med Drift Administrea. Der var mange spørgsmål på fejl og mangler alle fejl om mangler i lejlighederne sendes til mailadressen vicevært2@administrea.dk hvorefter disse vil blive videresendt til Sjælsø. Der blev konstateret, at rammen til cykelkælderen er meget stejl og uhensigtsmæssig. Side 2 af 5
Der var spørgsmål til etablering af cykelstativer. Her skal bestyrelsen tage kontakt til Grundejerforeningen, da dette er deres areal. Ejerforeningen ejer kun huset til og med sokkel, udenoms arealer er Grundejerforeningens. Hjemmesiden på grundejerforeningen er følgende: http://gyngemosepark.dk/ Trappevask blev drøftet bestyrelsen vil tage en dialog med Drift Administrea herom. Driftsaftale/Vicevært: Tlf.: 44 50 36 16 mellem kl. 09.00-11.00 på hverdage. Mailadresse: vicevært2@administrea.dk Poser til affaldsskakt: 15 liters snører poser smalle. Der var flere spørgsmål til advokat Allan Thomsen om refusionsopgørelserne. Advokat Allan Thomsen meddelte, at de afventer de endelige beregninger af ejendomsskatten på de enkelte lejligheder, i løbet af de næste 14 dage, hvorefter der vil blive udarbejdet refusionsopgørelser med de enkelte lejligheder/ejer. Skatter og afgifter vil for 2015 blive opkrævet hvert enkelt lejlighed/ejer. Der var ingen yderligere bemærkninger til bestyrelsens beretning, som herefter blev taget til efterretning. Ad 4. Valg af ny bestyrelse i henhold til vedtægterne Dirigent Allan Thomsen oplyste, at der jf. vedtægten skal vælges en formand og minimum 2 bestyrelsesmedlemmer samt minimum 1 suppleant. Der var en generel drøftelse om hvad der forventes af bestyrelse Dirigent Allan Thomsen meddelte, at dette er op til hver enkelt bestyrelse - Generalforsamlingen blev enige om, at det er hver enkelt bestyrelse selv, som bestemmer hvor meget og hvordan de ønsker beboerkontakt i et samarbejde med administrator. Som formand opstillede Paiam Sanaye. Da der ikke var andre der stillede op til formandsposten, blev Paiam Sanaye nyvalgt med fuld akklamation. Til bestyrelsen opstillede følgende: Kim Stenbo Nielsen Josephine Lundquist Borka Bæhr Vilhelmsen Da der ikke var andre der stillede op til bestyrelsesposterne, blev bestyrelsesmedlemmerne Kim Stenbo Nielsen, Josephine Lundquist og Borka Bæhr Vilhelmsen, nyvalgt med fuld akklamation. Som suppleanter blev Helle Thomasen nyvalgt med fuld akklamation. Side 3 af 5
Bestyrelsen ser herefter således ud: Paiam Sanaye (formand) Gyngemose Parkvej 8B, 3. th. På valg i 2016 Kim Stenbo Nielsen Gyngemose Parkvej 8A, 5. tv. På valg i 2016 Josephine Lundquist Gyngemose Parkvej 8A, st. tv. På valg i 2016 Borka Bæhr Vilhelmsen Gyngemose Parkvej 8B, 2. tv. På valg i 2016 Helle Thomasen (suppleant) Gyngemose Parkvej 8B, 5. tv. På valg i 2015 Flere medlemmer meddelte, at bestyrelsen havde deres fulde opbakning og bestyrelsen takkede for dette. Ad 5. - Budget Johan Stoustrup fremlagde p.t. status på balancen for 2014 med m2 pris på kr. 105,00 og budget 2015 med en m2 pris på 162,00, jf. salgsmaterialet. Johan Stoustrup fremlagde, at det forventede underskud stort kr. 16.845,00 i 2014 skyldes følgende: Stigning i bidraget til Grundejerforeningen. Administration med Administrea pr. 1/4-2014 Stigning i Ejendomsservice m.m., jf. de indgåede kontrakter. Johan Stoustrup fremlagde, at de forventer mindre underskud stort kr. 2.220,00 i 2015. Sjælsø har besluttet med baggrund i den fremlagte opgørelse for henholdsvis 2014 og 2015, at indbetale ekstraordinær bidrag til ejerforeningen er kr. 25.000,- inkl. moms. Generalforsamlingen takkede for kapitalindskuddet fra Sjælsø. Der var følgende spørgsmål til budget 2015: Selv administration. Serviceaftalerne. Renholdelsen, herunder vinduespolering i opgangene. Christina Olsson meddelte, at bestyrelsen og generalforsamlingen kan I fællesskab selv bestemme fremadrettet, hvilket serviceniveau ejerforeningen ønsker vedrørende driften af ejendommen. Så til den ordinære generalforsamling i april/maj måned 2015 kan den nye bestyrelsen efter deres gennemgang af de nuværende serviceaftaler og kontrakter fremlægge et korrigeret budget for 2015, med det niveau som ejerforeningen ønsker. Johan Stoustrup meddelte endvidere, at 1 årsgennemgangen af fællesarealerne på ejendommen deltager bestyrelsen i. 1 årsgennemgang i de enkelte lejligheder ske med hver enkelt ejer af lejligheden. Der var ingen yderligere bemærkninger til budget 2014, blev dette enstemmigt vedtaget. Side 4 af 5
Ad 6. Bemyndigelse til bestyrelsen til at træffe aftale med henholdsvis revisor og administrator Johan Stoustrup oplyste, at der er indgået aftale med Administrea som foreningens administrator. Bestyrelsen kan, hvis dette er løsningen fremadrettet stille forslag til den ordinære generalforsamling med valgt af ny administrator. Valgt af revisor. Bestyrelsen blev af generalforsamlingen bemyndiget til, at indhente tilbud på revision i samarbejde med administrator, og vælge et af disse tilbud. Ad 8. - Eventuelt Der var flere henstillinger til overholdelse af boretider jf. husorden, alle dage kun frem til kl. 20.00 og i weekenden først fra kl. 10.00. Vis hensyn. Henstilling til, at husorden bliver hængt op i opgangene. Der er rygning forbudt på ejendommens fællesarealer(elevator, opgange, kælderarealer m.m.). Bestyrelsen meddelte, at de ville arbejde på at oprette en hjemmeside for ejerforeningen. Da der ikke var yderligere til dette punkt, takkede dirigenten for god ro og orden og hævede generalforsamlingen kl. 19:49. Adv. Allan Thomsen (dirigent) Christina Olsson (referent) Side 5 af 5