Nyhedsbrevet Årgang 3 - nr. 2-28. april 2011 KLIK PÅ BOKSEN FOR AT LÆSE ARTIKLEN KOMPETENCEUDVIKLING side 2 KOMPETENCEUDVIKLING DIGITALISERING I PRAKSIS MED-UDDANNELSEN I NYE I ET KØKKEN KLÆDER side 3 side 4 side 6 OPSÆTNING Medi Zeneli
KOMPETENCEUDVIKLING: Hvordan lykkes vi med at skabe interesse for og efterspørgsel efter en strategi? Fredericia Kommune har netop vedtaget en kompetenceudviklingsstrategi. Vi har brugt rigtig mange ressourcer på at udvikle den, og derfor er det også vigtigt, at budskabet bliver fortalt på en måde, som alle i kommunen synes er spændende, kan huske og relatere til. Som udgangspunkt er det vigtigt at klæde de ledere på, som i fremtiden skal varetage udviklingen af medarbejdernes kompetencer. Dernæst ligger udfordringen i at nå ud til de mange forskellige medarbejdergrupper, som alle har vidt forskellige virkeligheder og forudsætninger. Kampagnens omdrejningspunkt er en simpel, pædagogisk animationsfilm med pointer, som understøtter strategiens centrale budskaber. Den vises første gang på en række møder, hvor lederne mødes i deres faggrupper. Her introducerer Uddannelsescentrets konsulenter til strategiens indhold, det understøttende IT-værktøj og forslag til arbejdsmetode. Medarbejderne informeres umiddelbart efter ledermøderne. Animationsfilmen bliver således tilgængelig for alle medarbejdere på medarbejderportalen og via flere andre medier. Blandt andet udleveres filmens lydspor på en cd til kommunens 150 kørende medarbejdere, så de kan lytte til den i bilen. Grafikken fra tegnefilmen overføres desuden til plakater og flyers, som den enkelte medarbejder vil møde i frokoststuer og andre fælles opholdsrum. Endelig er der udviklet en sms-tjeneste, som giver medarbejderne mulighed for at få strategien præsenteret i små bidder. På den måde henviser alle medierne til hinanden, og der skabes synergi og sammenhæng mellem de forskellige kampagneelementer. Det er nyt for os at arbejde med sms-mediet, men på denne måde kan vi fortløbende kommunikere korte budskaber hurtigt og omkostningseffektivt. Det handler nemlig ikke bare om at vedtage en strategi, igangsætte en storstilet kampagne og så lade strategien leve sit eget stille liv bagefter. Når lederne således er klædt på til opgaven og medarbejderne efterspørger kompetenceafklaring på deres arbejdsplads, er der mulighed for at trække på Uddannelsescentrets konsulenter, der gerne kommer og hjælper på et personalemøde. Når vi vi giver medarbejderne viden om, hvordan de kan udvikle sig, så vil det gavne Fredericia langt ind i fremtiden. Derfor har vi sat alle sejl til for at lykkes med dette projekt! Kampagneelementerne er udviklet af den aarhusianske kommunikationsvirksomhed CZOO. Side 2 Karen Delfs Centerleder
KOMPETENCEUDVIKLING I ET KØKKEN Hvordan gør man det, når der samtidig er 200 gæster der skal have mad på bordet hver dag? Kurser med langvarigt fravær fra produktionen i madtemplet er i hvert fald ikke vejen frem. I stedet satser vi på rotation i opgaverne, udvikling af nye madtemaer og kortere inspirationsture til køkkener i ind- og udland. Kompetenceudvikling er lige så vigtigt i køkkenet som alle andre steder på Uddannelsescentret. Det er nødvendigt, hvis vi skal sprænge rammer og skabe udfordringer i et fag, der er i konstant udvikling. Og så skaber det ejerskab til det daglige arbejde i køkkenet. Temauger I Økologikken har der i en længere periode kørt temauger, planlagt af medarbejderne. Vi har også flere gange fået en opgave, hvor maden er knyttet til et specielt koncept omkring et arrangement. Begge dele har været en succes hos deltagerne, men medarbejderne er også blevet inspireret af at arbejde med opgaven. Det giver nemlig mulighed for fordybelse indenfor de givne rammer. At skulle lave et afrikansk tema forpligter jo f.eks. til at sætte sig ind i de traditioner der er dér og også på andre måder lave noget research omkring råvarer m.v. Alt sammen noget der føder nye ideer og skaber nye muligheder i dagligdagen. Inspirationsture I dette forår har et par af kokkene været i Letland, hvor vi har gode forbindelser til både gourmetrestauranter og hoteller. Alene det at være i et andet land og stå i køkkenet sammen med kokke der har en helt anden kultur og dagsorden end vi har, har givet et utroligt godt indblik i, hvordan opgaverne har mange løsninger og muligheder. Også råvarerne gav anledning til eftertanke: ting som altid er tilgængelige for os, er måske ikke mulige at få i Letland osv. Pludselig viser der sig nye sammenhænge mellem råvarer som måske var utænkelige derhjemme. Og så det med at gå på et stort marked og vælge frugt, fisk, kød etc. Det giver den helt rigtige følelse, inden man skal ind og kokkerere! Inspirationsture behøver ikke at gå til udlandet også besøg på messer, diverse restauranter og hoteller samt madlavningskurser er løbende på programmet. Rotation Når vi så kommer hjem med forskellige erfaringer, skal vi sørge for at dele dem. Det gør vi blandt andet ved at rotere på pladserne i køkkenet, så medarbejderne løbende får nye ansvarsområder. Det er klart, at man ikke er lige så sikker på en ny plads som på den gamle, men det tvinger medarbejderne til at videregive informationer og på den måde få en videndeling i gang. Det giver samtidig fælles ansvar for opgaveløsningen og respekt for kollegernes forskellighed. Alt i alt er der meget vundet ved disse mange forstyrrelser i dagligdagen. Side 3 Jonas Bernhardt Køkkenchef
DIGITALISERING I PRAKSIS Næsten alt kan lade sig gøre hvis bare vi er ivrige og nysgerrige nok sådan udtaler driftschef Anne-Mette Petersen på baggrund af en digitaliseringsproces på Uddannelsescentret. Men det er en lang og uvis proces, hvor nye udfordringer og muligheder konstant dukker op og ændrer den plan man oprindeligt havde lagt. At tale om digitalisering kan være meget diffust, særligt for de medarbejdere, der ikke til dagligt anvender it som arbejdsredskab. Derfor startede vi digitaliseringsprocessen med en brainstorming på, hvilke arbejdsopgaver og -funktioner vi kunne effektivisere på. Og de fleste af de forslag der kom ind, gik på digitalisering af vores arbejdsgange også der, hvor der primært arbejdes med praktisk arbejde. Digitaliseringsprocessen har været præget af kreativitet, nysgerrighed og energi. De lettilgængelige ideer blev lynhurtigt implementeret: noget omkring kommunikationsveje, deling af dokumenter og installation af programmer på PC. De sværere og mere ressourcetunge ideer, såsom touch-skærm i køkkenet, infoskærme på gangene og nyt tilmeldingssystem til vores kurser og uddannelse, var længere tid undervejs. Kan et køkken digitaliseres? Køkkenet havde hidtil printet booking- og arbejdssedler ud, og på alle tavler hang diverse papirkalendere. Disse skulle nu alle skiftes ud med en stor touchskærm, som kunne indeholde al info og planlægning. Hermed kunne skærmen danne rammen om det daglige morgenmøde og ligeledes give overblik i produktionstiden. Ændringer i madbestillinger og rettelser til afregningen kan nu aflæses og rettes direkte på touchskærmen og vi har derved skåret en arbejdsgang væk. En genial ide, synes det fleste, men at få det implementeret og fralægge sig gamle arbejdsrutiner tager tid! Efter mange tests og eksperimenter, er det nu lykkedes at finde en arbejdsrutine i det nye system. Sideløbende har køkkenet indført elektronisk egenkontrol, der hjælper med at holde styr på de væsentlige områder i opbevaring og håndtering af produktionen i køkkenet. De forskellige papirsedler, der var klistret på køkkenets køleskabe, er nu integreret i et overskueligt og brugervenligt elektronisk system. Det har sparet både tid og kræfter. Administrationen I receptionen skulle bookingsystemet integreres i nye infoskærme, som automatisk kunne modtage lokalehenvisninger. Det fungerer jo ikke lige med det samme og der er masser af uforudsete udfordringer, der dukker op. Det kræver tålmodighed og kreativitet at stå i den udfordring. Side 4 I administrationen skulle der udvikles et nyt tilmeldingssystem, som automatisk kunne overføre data til vores kursusdatabase, hvor samtlige af de udbudte kurser og uddannelser er registrerede. Dette har været en langvarig og spændende
proces. Lige fra at vælge udbyder, der både matchede kvalitet og pris, til at kunne tænke alle de tanker om, hvad der ville være relevant at automatisere i systemet. Der er opstået nye ideer undervejs og der har været en helt åben proces, således vi kunne tage nye ting ind og ikke låse os fast på den første ide. Dette har ført til et system, der udover at automatisere tilmeldingerne, nu også kan indkalde kursister via mails, kalenderindkaldelser, lave labels, vedhæfte filer og meget andet. Det har sparet enorme ressourcer i administrationen som tidligere manuelt skulle indtaste tilmeldinger og også manuelt skulle indtaste mails i outlook, når der skulle skrives til de tilmeldte. Hvad har vi lært? Ovennævnte ting er nu implementeret på UCF. Men læringspunkterne er følgende: Digitalisering tager tid - og uanset hvor godt tingene er planlagt, vil der altid være nye udfordringer, der dukker op undervejs. Det har været nødvendigt med en løs proces, der åbnede op for nye veje og bedre løsninger. Der er dukket rigtig mange ting op undervejs. Ting, som ikke kunne været blevet løst, eller som vi måske ikke engang havde opdaget, hvis vi havde haft en stram tidsplan og et stramt mål. Ikke al digitalisering sparer tid men det giver ofte et overblik eller en mindre fejlprocent, som gør at det alligevel er attraktivt at indføre. Desuden bliver det ofte nemmere for andre at overtage arbejdet, da systemet på sin vis bliver ensrettet og indeholder alle data. Den videre plan Personalet på UCF arbejder fortsat med digitalisering af arbejdsgangene. Vi har i øjeblikket et samarbejde med økonomiafdelingen, som skal hjælpe os med at automatbogføre, når Fredericia Kommunes afdelinger skal betale Uddannelsescentret for ydelser. Dette drejer sig i første omgang om lokaler og forplejning. Dette sker dog ikke uden at afdelingen får en mail omkring bogføringen. Vi er også i gang med at etablere infoskærme ud for hvert lokale for at vi ikke dagligt skal sætte sedler op manuelt, og for at vi kan sende beskeder ud til det enkelte lokale. Vi har oplevet en professionalisering af tingene og ligeledes et mod fra medarbejderne, så det er blevet en helt naturlig ting at arbejde med digitalisering på Uddannelsescentret udtaler Anne-Mette Petersen. Vi kan kun opfordre andre til at gå deres arbejdsgange igennem for at omtænke dem. I er selvfølgelig velkomne til at kontakte os for mere information eller til et besøg på vores center. Side 5
MED-UDDANNELSEN I NYE KLÆDER Det kræver aktiv handling og deltagelse fra både ledelse og medarbejdere at få aftalen om medindflydelse og medbestemmelse til at virke men når det virker, så sker der noget! En af uddannelsescentrets mange opgaver er at tilbyde og udvikle uddannelse til MED-systemet i Fredericia Kommune. Et MED-udvalg er sammensat af både ledelses- og medarbejderrepræsentanter, og arbejder med medindflydelse og medbestemmelse, samt koordinerer arbejdsmiljøarbejdet. Aktiv handling Uddannelsen af MED-udvalgene er opdelt i tre moduler, som alle har et fælles mål om at give de enkelte udvalg gode muligheder for at arbejde med medindflydelse, medbestemmelse og arbejdsmiljø - til gavn for arbejdspladsens medarbejdere og for kommunen som attraktiv arbejdsplads. Modulerne tager primært udgangspunkt i at give udvalgene indsigt og handlekraft i forhold til det arbejde der skal udføres. Samtidig fastholder de målet om at udvikle arbejdspladsen i en attraktiv retning. På modulerne er der fokus på de rammer, der hjælper udvalgene til at tage hånd om udviklingen af deres fælles arbejdsplads, herunder MED-aftalen og arbejdsmiljøloven. Tre moduler men mange muligheder Uddannelsen er rent praktisk opbygget omkring tre overskrifter: Grundmodulet, samarbejdsmodulet og udviklingsmodulet. Centralt i programmet for et grundmodul står Aftale om medindflydelse og medbestemmelse i Fredericia Kommune, som er kommunens lokale MED-aftale. Aftalen er tiltrådt i september 2010. Aftalen er stadig ny for de fleste udvalg, og der kan derfor være behov for også at bringe aftalen i spil på andre moduler end grundmodulet. Man kan betragte modulerne som sammensat af mindre moduler eller klodser, som kan skilles ad og sammensættes på de måder der er behov for i forhold til et bestemt udvalg. Hvis grundmodulet består af 3 gule klodser, og samarbejdsmodulet af 5 røde, er der mulighed for at designe et modul af eksempelvis 1 gul og 3 røde klodser. Når begreberne grund-, samarbejds- og udviklingsmodul alligevel fastholdes, er fordi vi betragter det som et udgangspunkt for planlægningen af lige det netop det modul, som udvalget har behov for. Derfor overskriften: Tre moduler men mange muligheder! Idéproduktion på tværs Grundlaget for det arbejde der udføres i de enkelte udvalg, har stor betydning for det arbejde der til daglig udføres på kommunens arbejdspladser. Derfor har det i uge 12 og 13 været muligt for kommunens tillidsog arbejdsmiljørepræsentanter at deltage i en idéproces. Side 6
Under overskriften Skab dig Træd fremtiden blev hele idéprocessen indledt af fremtidsforsker Jesper Bo Jensen, som dristede sig til et kig på fremtidens udfordringer set fra den tillidsvalgtes perspektiv. Herefter fortsatte deltagerne med at producere gode ideer til udvikling af samarbejdet mellem de tillidsvalgte og i organisationen på tværs. En sjov og spændende proces for de fleste, og en mere udfordrende proces for andre. Resultatet af dagene blev i alt 32 gode ideer, som nu ligger klar til brug for de enkelte tillidsvalgte og deres respektive udvalg. For de der gerne vil træde fremtiden ligger der nu et materiale klar oven i købet med gode, konkrete råd og vink til hvordan arbejdet kan gribes an. Peter Hermann Konsulent Uddannelsescentret Fredericia er Fredericia Kommunes kompetenceudviklingscenter. Vores vision er at være omdrejningspunkt for læring og videndeling i kommunen, ligesom vi har et mål om at være dagsordenssættende i forhold til kompetenceudvikling. Nyhedsbrevet giver et billede af, hvordan Uddannelsescentret møder fremtiden. Det udgives 4 gange årligt. Vi håber I finder inspiration i Nyhedsbrevet, men I har mulighed for at afmelde det ved at sende en mail til: mz@ucf.dk Næste nummer udkommer august 2011 Side 7