Mødedato: 12. maj 2015 kl. 8:00 9:30 Deltagere: Max Andersen (TGES), Ralf Petersen (MES), Agnete Madsen (KES), Flemming Kaas (TUES), Bo Zierau (TRES), Anders Jacobsen (Fm. EU) og Henrik Bertelsen (Elitechef). Mødenavn: Eliteudvalgs møde 12/5 2015 Referat: Espen Larsen (Sportskoordinator) 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt! HBE - Opdatering af strategi katalog tages under evt. 2. Godkendelse af referat fra sidst Godkendt! 3. Markedsføring / profilering Anette Jentszch a. Der kommer et kort oplæg og ellers er det en start på hvilke behov og muligheder der er fremadrettet, samt hvem gør hvad. Anette informerer omkring: Markedsføring af landshold og elite. Der er blevet opjusteret markant af info/markedsføring af konkurrencer. Anette har derfor fået flere frivillige til at assistere sig ude i marken. Bl.a. Helge Vammen på Idrætsgymnastik. Sociale medier Vi har 17 Facebook sider der skal opdateres, samt Instagram. UK og USA benytter kun Twitter i forhold til VM. GymDk har en Twitter kanal, men det er ikke så udbredt i DK. Der kræves meget at holde alt opdateret og vi er derfor afhængig af frivillige til den opgave. Vi vækster meget på de sociale medier..hvad skal vi bruge det til? Generel snak om retningslinjer for hvad der må lægges op, hvem der må lægge op og at siderne bliver autentiske frem for fri for stavefejl. VM Der er ved at blive lavet dummies videoer til trampolin og tumbling for at fortælle om sporten. Hvilke behov er der fremadrettet? Da vi ikke ved hvilke event vi får er der svært at planlægge ud fra det. 1
Trykte medier Anette sender pressemeddelelser ud til dagblade og lokal aviser. Bl.a. resultater og profiler, men får ofte ikke info ind fra miljøerne. Ofte er det kultursiderne der tager artiklerne om gymnastik, da de kikker på historien og ikke kun resultatet (som sportssiderne) Resultat formidling: Der arbejdes på en mobilløsning til vores hjemmeside. På længere sigt er der planen at resultater fra alle idrætsgrene skal uploades direkte til GymDk hjemmeside. Skal der laves en app?. Langt de fleste bruger GymDk s hjemmeside til at se resultater. Hjemmesiden. Der er tilknyttet en konsulent, Niels som har kompetence inden for området, ud over Lars Rasmussen. 4. Sponsorarbejde Rene Dupont a. Kort oplæg fra Rene I må gerne gøre jer nogle tanker og undersøge i jeres bagland, hvad der er brug for at støtte i jeres respektive miljø, både på hold og individ/gymnast niveau Rene gennemgår: Sponsor af GymDk: Hvad kan GymDK tilbyde som samarbejdspartner? Værdier, medlemmer, CSR (Corporate social responsibility). Da Gymnastikken ikke har tv eksponering osv. er det mere de menneskelige værdier der skal slås på. Rene uddelte svarskema fra en spørge undersøgelse, der går på betydningen af bevægelse i gymnastikcentre Der er sendt forespørgsler på sponsorat ud til over 400 virksomheder. Mange positive tilbagemeldinger, dog har mange allerede brugt deres sponsor budget, men er lovende i forhold til kontakt om 1-2 år. Personlige sponsorater: Der er lavet udkast til infofolder til de enkelte udøvere i forhold til hvad de må og ikke må ved personlige sponsorater. Ralph/Agnete: KIG/MIG arbejder på sagen, men det er små-penge det er blevet til. Fokus på at personlige sponsorater ikke konflikter med GymDK. Derfor vigtig med dialog med René/GymDk. 2
Udvalgene efterlyser resurser og kompetencer til sponsorarbejde. Max: Haft stort udbytte af snak med René. René opsummerer alle 16 sponsoraftaler: 75% har lavet tre-årige aftaler. 5. Orientering v/ formand Man er tæt på en indstilling til ny direktør. Strategiprocessen bliver fremskrevet pga. Bl.a. direktørskifte, og vision med DGI Orientering om samarbejde mellem DIF og DGI - Vision 25-50-75 Orientering om DMT og hvor det ligger nu. Alt er pt. på frivillig basis. Vigtig at vi tager pinlighedskriteriet med i forhold til en evt. deltagelse i VM 6. Gennemgang af retningslinjer for elite Anders a. Kommentarer til det sendte materiale Gennemgang af alle punkter: Opsamling på hvor vi er nu Bo Eliteudvalg skal indstille beslutninger til bestyrelsen? HBE - Hvad er kriterierne for at blive optaget i Elieudv. Bo - medlem af eliteudv. skal være med i aktivitets udv. HBE - Målsætningsaftale slettes (opgaver, Elitesektionen) BO - Konteringsopgaver i samarbejde med økonomi afd. (Hanne) Bo Fælles møder med Vækstforum. Kontakten mangler pt. Da der tidligere var en god, inspirerende og konstruktiv dialog. Anders elitesektionens midler administreres af Jer. Bundene midler administreres af HBE. Flemming- Udfordringer i forhold til beslutninger vedrørende løn til landstrænere da eliteudvalget er frivillige. Løses i fællesskab med HBE. Anders- Ved personlige sponsorater over 100.000 skal der efter reglerne afleveres 10% til GymDK. Dette tages op på bestyrelsens budgetseminar Anders diskussion vedr. Ophavsret til materiale, film, foto osv der er lavet i landsholds regi skal formaliseres/beskrives i ansættelses kontrakt. ATK Omformuleres. Elitesektionen skal ikke udarbejde ATK, men være behjælpelig. 7. Kommunikation intern i udvalget Anders a. Hvad kan vi forvente af hinanden.? Hvad kan vi forvente af hinanden bla. i forhold til besvarelse på mail osv.? Økonomi Opfordres til mere åbenhed og konstruktivitet. 8. Aktivrepræsentant Anders Oplyses senere. 3
9. Opsamling på tøjaftale Henrik HBE informerer om aftale med DSC (Arne). Der er udarbejdet en Allonge. Der er blevet talt med og ikke til Arne. Aftalen er blevet forbedret på nogle punkter. Adidas har afbrudt samarbejde med producent i USA der på licens lavede gymnastiktøj for Adidas, da de har misbrugt licensen. Problemet omhandler ikke træningsdragter, men gymnastikdragter (bl.a. trikot). Der bliver højst sandsynlig gået tilbage til GK. Der kommer asap et skriv om dette. (holdes tæt til kroppen til der er et officielt skriv fra GymDanmark.) Generel snak vedrørende hvad man må og ikke må i forhold til tøj. Hvornår gælder aftalen i forhold til f.eks. dommere. Gælder aftalen fra f.eks. lufthavnen når man tager afsted, eller når man træder ind i konkurrence arenaen? HBE arbejder på sagen. 10. Økonomi Henrik Dansk delegation til VM Hotel Skal betale kost pris Dobbelt værelse 655 kr (normal pris 1000 kr), enkelt værelse 975 kr (normalpris 1350kr). WAG: VM budgettet betaler 1 startgebyr pr. fysisk deltager, deltagergebyr: 175 CHF Stor forskel i budgetter, nu hvor Hanne sidder med regnskabet bliver benyttet andre regnskabs principper. Spørgsmål og forklaring til overførsel af midler til ATK og efterfølgende videreføring til 2015. Flemming - Budgetter skal sendes ud inden møder i forhold til at kunne være forberedt så beslutninger kan tages på rigtig grundlag. Dette tages til efterretning! HBE Gennemgang af poster i budgettet. Skal nogle omprioriteres og/eller erstattes? Forslag til div. øremærkninger af overskud på 150.000 Der stilles spørgsmål til budgettet. Der skal bruges mere tid på at gennemgå budgettet inden der tages beslutninger. Budget vedr. ekstra midler til TeamGym. HBE og Anders laver et par oplæg som drøftes på Skype møde. HBE mailer diverse økonomimateriale sammen med referat. 11. Forslag mødedatoer Anders a. Torsdag d. 24. september Odense b. Mandag d. 14. december København Datoerne er vedtaget. 12. Evt. HBE har lavet forslag til idrætslig udvikling til opdatering af strategi katalog 4
Ønsker input fra Eliteudvalget. 5