Dagsorden Bestyrelsesmøde, nr. 04/2017 / dialogmøde MTU Mødedato: Tirsdag den 20. juni 2016. Mødested: AquaDjurs. Mødedeltagere: Bestyrelse - Frede Ejler Frandsen (formand) - Mogens Hvid, MH (næstformand) - Bjarne Bøhl Pedersen - Ulf Harbo (pkt. 04.1 04.4) - Jytte Schmidt (pkt. 04.1 04.3) - Jytte Schmidt - Allan Stig Helgren Jensen - Brian Pedersen Øvrige - Ulrik Christensen (tekn. Chef), pkt. 04.1 04.3. - Kitsie Lund, (adm. chef), pkt. 04.4 04.6. - Palle Lyngsø Mikkelsen (direktør) Afbud: - Max Varnum Pedersen og Inger Kirstine Andersen Forud for det ordinære bestyrelsesmøde blev afholdt dialogmøde med kommunens Miljø- og Teknikudvalg (MTU). Dagsorden 04.1 Dialogmøde MTU 04.2 Strategisk udvikling, analyse 04.3 Tilslutningsbidrag 04.4 Vandmålerdata, revision af aftaler 04.5 Valg af kunderepræsentanter m.v. til bestyrelsen 04.6 Generalforsamling, evaluering 04.7 Orienteringssager til eventuel drøftelse 04.8 Meddelelser fra formanden 04.9 Underskrivelse af referater 04.10 Eventuelt. 1
04.1 Dialogmøde med MTU Miljø- og Teknikudvalget mødes årligt til et dialogmøde med AquaDjurs, afholdt i tilknytning til ordinære udvalgs- og bestyrelsesmøder. Dagsorden: - Ejerstrategi - AquaDjurs strategi og udviklingsplan Fornæs Renseanlæg - Klima temamøde Ejerstrategi Norddjurs Kommune har formuleret en ejerstrategi for AquaDjurs, der fastlægger de strategiske målsætninger etc. for selskabet. Foreliggende ejerstrategi fra 2013 skal ajourføres. Udkast til revideret ejerstrategi præsenteres. AquaDjurs strategi og udviklingsplan Fornæs Renseanlæg Vandsektoren er inde i en historisk udvikling. Affødt heraf er AquaDjurs overgået til en 4 årig rullende strategiplanlægning. Dette kombineret med, at der er udarbejdet en udviklingsplan for Fornæs Renseanlæg, som kort vil blive præsenteret. Klima temamøde Danmark står med stadig stigende klimaudfordringer, der kommer til udtryk ved bl.a. oversvømmelser og andre ekstremvejrshændelser. Løsningen herpå skal til en hvis grad findes i samarbejde mellem Stat, kommuner og vandselskaber. Der planlægges afholdt et fælles temamøde med deltagelse af MTU og AquaDjurs til efteråret. Ideer og ønsker til dagsorden drøftes. Ejerstrategi AquaDjurs A/S, udkast. Orienteringer og drøftelser blev taget til efterretning. Det blev besluttet, at der afholdes et fælles temamøde med fokus på klima. Mødet er efterfølgende fastlagt til afholdelse den 19.9.2017 (formiddag). 04.2 Strategisk udvikling, analyse Med reference til bestyrelsens tidligere beslutning har AquaDjurs deltaget i en strategisk analyse sammen med Aarhus Vand, Favrskov Forsyning, Randers Spildevand, Samsø Spildevand og Syddjurs Spildevand. Analysen tager afsæt i en række tendenser samt trends, der er definerende for udviklingen i forsyningssektoren med et 5-10 års perspektiv. 2
Analyseparametrene er: Forsyningssikkerhed og kundeservice, økonomisk regulering, sikring af kvalificeret arbejdskraft, øgede dokumentationskrav, eksport og innovation, klimatilpasning, digitalisering, befolknings- og erhvervsudvikling, samt bæredygtighed / CSR. Analysen vil kunne anvendes af respektive forsyningsselskaber i den strategiske udvikling. En udvikling der kan foregå individuelt eller sammen med andre. Strategisk analyse AquaDjurs, afrapportering dateret 29. maj 2017. Udarbejdet af Pluss. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter analysen samt de videre tiltag. Det anbefales at konklusionerne indgår i den fortsatte strategiske udvikling af AquaDjurs. Bestyrelsen tog rapporten samt orienteringen til efterretning. Konklusionerne indgår i den fortsatte strategiske udvikling af AquaDjurs som et internt arbejdsdokument. Formandskab og direktør bemyndiges til at lade analysen indgår i drøftelserne på næste dialogmøde med Syddjurs Spildevand. 04.3 Tilslutningsbidrag Ejendomme der tilsluttes den offentlige spildevandsforsyning betaler et tilslutningsbidrag. Tilslutningsbidragets størrelse er centralt fastlagt og udgør jf. takstblad 2017 henholdsvis kr. 61.394,14 for spildevand og regnvand samt kr. 36.836,48 for spildevand alene (60 %). Beløb incl. moms. Ifølge lov om betalingsregler er der overordnet to muligheder for at opkræve tilslutningsbidrag: Tilslutningsbidrag betales, når der er fremført stik til grundgrænsen og der er tilslutningsmulighed. Tilslutningsbidrag betales, når den fysiske tilslutning sker. De fleste spildevandsforsyninger opkræver i dag, når der foreligger tilslutningsmulighed, hvilket også er den model AquaDjurs anvender, jf. betalingsvedtægten. Samme praksis er typisk også gældende andre forsyningsarter som fjernvarme, el og vand. Temaet rejses på baggrund af bl.a. henvendelser fra investorer. Krav om betaling af tilslutningsbidrag før grundende er solgt påvirker likviditeten med deraf følgende lånebehov og risikobetragtninger hos investorerne. I praksis håndteres 3
udstykninger i dag ofte via aftaler om opdeling af områderne i etaper, idet juraen i forhold hertil dog ligger i en gråzone, da spildevandsselskabet reelt altid har forsyningspligten. Overordnet betragtet anses de to modeller juridisk og økonomisk for ligeværdige, idet tilslutningsbidrag pristalsreguleres. Forskellen i de to alternativer er relateret til håndtering af likviditet og dermed lånebehov og risikobetragtninger. En ændring af betalingsvedtægten kan bidrage til at understøtte udviklingen og byggeaktiviteterne i Norddjurs Kommune. Overgang til alternativ model vil alt andet lige kræve ekstra ressourcer i forhold til administration. Betalingsvedtægt AquaDjurs A/S spildevandsforsyning. Rev. november 2016. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og kvalificerer sagen samt træffer beslutning i forhold til den fremadrettede håndtering af tilslutningsbidrag. Eventuelle ændringer indarbejdes i betalingsvedtægten, der herefter fremsendes til kommunalbestyrelsens godkendelse. Bestyrelsen drøftede sagen med beslutning om, at endelig stillingtagen afventer til november mødet, hvor der samtidig behandles en eventuel sag omkring vejafvandingsbidrag (jf. sag 04.7.2), der også kan medføre revision af betalingsvedtægten. 04.4 Vandmålerdata, revision af aftaler Med reference til bestyrelsens tidligere beslutning har AquaDjurs igangsat processen med henblik på revision af aftalegrundlag om udveksling af vandmålerdata med de almene vandværker. Der er orienteret om temaet på et fællesmøde i Norddjurs Vandråd den 24.1.2017, fulgt op af en skrivelse til samtlige vandværker dateret den 13.3.2017. Med henvisning til sagens bilag tages udgangspunkt i en reduktion af afregningsprisen samt valgmulighed mellem to overordnede modeller: Vandværkerne leverer målerdata til AquaDjurs eller vandværkerne lader AquaDjurs forestå opkrævning. Opsigelse af de nuværende aftaler skal jf. gældende kontrakter ske med 6 måneders varsel, dvs. med udgangen af juni måned, hvis de skal træde i kraft til årsskiftet. 4
Erfaringer i branchen viser, at genforhandling af nye aftaler ofte resulterer i uenigheder, der i sidste ende går ud over kunderne, og i øvrigt er en dårlig historie. Der vil på mødet blive givet en orientering om status for indgåelse af reviderede aftaler. Skrivelse: Vandmålerdata, revision af aftale - dateret den 13.3.2017. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter sagen og herunder holdninger til videre tiltag. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med beslutning om, at de eksisterende aftaler opsiges med kontraktudløb pr. 31.12.2017. Arbejdet med genforhandling af nye aftaler fortsætter inden for de afstukne rammer. 04.5 Valg af Kunderepræsentanter m.v. til bestyrelsen Bestyrelsen i AquaDjurs består af 9 medlemmer. Udpegning af de 5 kommunalt udpegede medlemmer sker i forlængelse af kommunalbestyrelsesvalget den 21.11.2017. De 2 kunderepræsentanter udpeges ved direkte valg, mens udpegning af de 2 medarbejderrepræsentanter sker ved valg blandt medarbejderne. Med reference til bestyrelsens beslutning den 6.4.2017 er der i samarbejde med Syddjurs Spildevand udarbejdet et oplæg til tids- og aktivitetsplan, der tager afsæt i at valg af kunderepræsentanter sker henover 1. kvartal 2018 - parallelt i de to selskaber. Forslag til tids- og handleplan 2017/18. Dateret rev. 13.6..2017, Syddjurs Spildevand og AquaDjurs. Det indstilles, at bestyrelsen kvalificerer sagen samt forholder sig til tids- og aktivitetsplanen, fælles annoncering samt eventuelt kandidatmøde. Herudover skal der udpeges en repræsentant til valgudvalget. Det indstilles samtidig, at gennemførelse af medarbejdervalg til bestyrelsen gennemføres parallelt med kundevalget. Bestyrelsen godkendte tids- og handleplanen samt fælles annonceringen med Syddjurs Spildevand. Tidsplanen suppleres med mulighed for kandidatmøde i 5
opstillingsperioden. Fra AquaDjurs nedsættes et valgudvalg bestående af bestyrelsesformanden, administrationschefen samt en administrativ medarbejder. Valg af medarbejderrepræsentanter sker parallelt med med kundevalget, dvs. henover 1. kvartal 2018. 04.6 Generalforsamling, evaluering Generalforsamlingen i AquaDjurs blev afholdt den 6.4.2017. Kommunalbestyrelsen har efterfølgende godkendt de redaktionelle ændringer i vedtægterne. Vedtægter for AquaDjurs. Rev. 6.4.2017. Det indstilles, at bestyrelsen evaluerer forløbet af generalforsamlingen. Bestyrelsen og dirigenten var tilfredse med afviklingen af årets generalforsamling. 04.7 Orienteringssager til eventuel drøftelse 04.7.1 Garantiprovision for lånegarantier stillet før 2012 Kommunalbestyrelsen har besluttet, at der fremover skal opkræves en årlig garantiprovision på 0,5 % for de lånegarantier, der vederlagsfrit er stillet før 2012. Garantiprovisionen vil blive opkrævet første gang i januar 2018 på baggrund af restgælden ultimo 2017. Hovedparten af gælden og garantierne i AquaDjurs stammer fra stiftelsen. Den årlige udgift udgør i 2018 omkring kr. 400.000 faldende i takt med afvikling af lånene. Finansieringsudgifter og herunder garantiprovisioner er jf. den nye vandsektorlov en driftsudgift, der er underlagt effektiviseringskrav. 04.7.2 Vejafvandingsbidrag Norddjurs Kommune har den 6.6.2017 fremsendt en henvendelse med ønske om, at vejbidragssatsen ændres fra 8 % til 6,25 %. Der er igangsat en afklaring af juridiske og reguleringsmæssige muligheder og begrænsninger. I tilknytning hertil bemærkes, at KL og organisationerne arbejder på implementering af ny central model for afregning af vejbidrag kommuner og forsyningsselskaber imellem. Modellen forventes at træde i kraft i løbet af 2018. 6
04.7.3 Fælles forbrugeropkrævning Syddjurs Spildevand og AquaDjurs har siden 1.2.2016 samarbejdet omkring en fælles forbrugeropkrævning for spildevand, der i praksis betyder, at opkrævning etc. for omkring 32.000 spildevandskunder på Djursland sker centralt. AquaDjurs har i forbindelse med genforhandling af aftaler om vandmålerdata, jf. pkt. 04.3 tilbudt vandværkerne, at forestå opkrævning for vand. Dette åbner bl.a. mulighed for, at kunderne fremover kun modtager én faktura for vand og spildevand. Fra 2018 vurderes omfanget at udgøre omkring 3.000 kunder, Incl. egne vandkunder. AquaDjurs overgår fra efteråret 2017 til en ny afregningsplatform. En platform der er identisk med den, der i dag anvendes i Syddjurs Spildevand og som anvendes af en lang række almene vandforsyninger på Djursland. Affødt af de stigende opgavemængder og som led i udvikling af en fælles forbrugerafregning planlægger Syddjurs Spildevand og AquaDjurs, at ansætte en fælles medarbejder til bl.a. forbrugeropkrævning. Stillingen opslås henover sommeren 2017. 04.7.4 Kvartalsrapport 01/2017 Kvartalsrapport 01/2017, der omfatter 1. kvartal 2017, er lagt i Dropbox til bestyrelsen den 24.5.2017. Der er ikke indkommet spørgsmål eller bemærkninger til kvartalsrapporten. 04.7.5 Tekniske anlæg Udviklingsplan Fornæs Renseanlæg Med reference til bestyrelsens beslutning på temamødet den 16.3.2017 og med reference til punkt 04.1 er der udarbejdet en samlet planche for udviklingsplan Fornæs. Jf. orienteringen på sidste bestyrelsesmøde forventes der i 2017 igangsat følgende tiltag: - Grøn omstilling, omfattende etablering af husstandsvindmølle og solceller. - Diverse bygningsmæssige opgraderinger, omfattende lager i blæserbygning, optimering af arbejdspladser i administration og herunder etablering af nyt formidlings- og mødelokale. - Renovering af hovedpumpestation Åstrupbakken. - Planlægningsarbejder for ny mekanisk forbehandling med henblik på. Anlægsopstart i 2018. Vandsamarbejde Vest Djursland - Vansam 7
Vandsamarbejde Vest Djursland A/S har i forbindelse med generalforsamlingen skiftet navn til Vansam A/S. Selskabet består af vandværkerne i Auning, Vivild, Hevring, Holbæk, Øster Alling samt AquaDjurs. Senest har Udby Vandværk besluttet, at få vand leveret fra selskabet. Anlægsarbejderne forløber planmæssigt med forventet idriftsættelse ultimo 2017. Ingen. Det indstilles, at bestyrelsen kvalificerer orienteringerne og tager dem til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringerne til efterretning, med nedenstående supplementer. - Ad. 04.7.1 Garantiprovision: Bestyrelsen bemyndigerede formandskab og direktør til deltagelse i dialogmøde med Norddjurs Kommune efter sommerferien. Eventuel ændring af vejafvandingsbidragssatsen sker via betalingsvedtægten, der er et bestyrelsesanliggende. 04.8 Meddelelser fra formanden Mundtlig orientering fra formanden omkring følgende: Nyt, siden sidste bestyrelsesmøde Årsmøde DANVA Dialogmøde Vandcenter Djurs Ingen. Formanden indstiller, at bestyrelsen tager orienteringerne til efterretning. Bestyrelsen tog formandens orienteringer til efterretning. 04.9 Underskrivelse af referat Referat fra bestyrelsens seneste møde den 6.4.2017 skal underskrives. Der er ingen indkomne bemærkninger. 8
Underskrivelse af mødereferat fra sidste bestyrelsesmøde blev udsat til næste møde grundet forfald. 04.10 Eventuelt Kommende møder: - Bestyrelsesmøde, onsdag den 6. september kl. 14-17. - Klima temamøde med MTU, tirsdag den 19. september kl. 8.30 13. - Bestyrelsesmøde, torsdag den 2. november kl. 14 17. - Dialogmøde formandskab Syddjurs Spildevand, torsdag 17. august kl. 13.30. 9