Frederiksberg, 21. april 2008 Ref.: 8035/AH/KN G E N E R A L F O R S A M L I N G S R E F E R A T HOLLÆNDERVÆNGET BLOK 1 & 2 År 2008, den 7. april kl. 18.00 afholdtes ordinær generalforsamling i ejerforeningen Hollændervænget Blok 1 & 2. Generalforsamlingen afholdtes i Kvarterhuset, Jemtelandsgade 3, 2300 København S. I alt var repræsenteret 28 ejere, heraf 7 ved fuldmagt = 2.081/10.000 eller 20,8 % Endvidere deltog revisor Jørn Idziak og John Larsen fra Gaihede, samt ejendomsadministrator A.D. Anders Herbo og administratorassistent Klaus Nilsson fra Herbo Administration A/S. Til dirigent valgtes Anders Herbo, som konstaterede generalforsamlingens lovlighed. Som referent blev valgt Klaus Nilsson. Ad dagsordenens pkt. 2: Formandens beretning om det forløbne år. Bestyrelsesformand Søren Albek aflagde formandens beretning. Det store renoveringsprojekt, der omfattede udskiftning af faldstammer og brugsvandrør i foreningen har domineret bestyrelsens arbejde i løbet af året. Projektet startede op som planlagt i april, men snart viste det sig at interne forhold i firmaet gav en del forsinkelser. Derfor blev der lavet et forlig med firmaet, der indebar en forsinkelse, men samtidig sikrede at kvaliteten blev holdt på et acceptabelt niveau og at budgettet ikke blev overskredet. Projektets nye slutdato blev overholdt, og byggekreditten blev indfriet og fælleslån optaget i starten af 2008. Projektet er dog ikke helt afsluttet, idet vi efter et år i samarbejde med entreprenør gennemgår fundne fejl og mangler. Bestyrelsen vil i god tid inden etårs gennemgangen udsende spørgeskemaer til medlemmerne, hvor de kan påføre fejl og mangler. Fejl og mangler fundet inden etårs gennemgangen vil således ikke blive udbedret, med mindre der er tale om særligt graverende tilfælde. Bestyrelsen har i hele perioden bestået af 5 medlemmer, suppleret med Claus Hindsgaul under renoveringsprojektet bestyrelsen takker for Claus' indsats. Af andre større opgaver har bestyrelsen arbejdet på en revision af vedtægterne, hvilke er blevet sendt ud til medlemmerne sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. Denne revision var tiltrængt, idet der var Ordinær generalforsamling 7.4.2008 i E/F Hollændervænget Blok 1 & 2 1
faktuelle fejl (bl.a. manglede Frankrigsgade 15 i vedtægterne), mange uklarheder omkring tolkning (især i afsnittene om vedligehold), og nye forhold omkring foreningen var slet ikke nævnt (bl.a. nøgleordningen). De foreslåede ændringer af vedtægterne afspejler meget klarere den praksis, som foreningen har benyttet sig af i den daglige administration, og derfor bliver foreningens regler lettere at administrere og forstå, hvilket er til fordel for såvel medlemmer, som for bestyrelse og administrator. Der vil dog stadig være tilfælde, hvor bestyrelsen må tolke ud fra foreningens vedtægter, men det er vores opgave. For at forbedre kommunikationen og gennemskueligheden i foreningen har bestyrelsen i det forløbne år arbejdet på udarbejdelse af en ny hjemmeside (www.hollaendervaenget.dk). Hjemmesiden er integreret med vores administrators, Herbo s system, og desuden er der inkluderet et avanceret email system, der gør det muligt at kontakte beboerne langt hurtigere, nemmere og billigere. Efter generalforsamlingen vil hver enkelt medlem modtage et login og password til hjemmesiden samt en vejledning. Hjemmesiden og e-mail vil fremover være den primære kommunikationsform mellem bestyrelse, administrator og medlemmer af foreningen. Bestyrelsen har også arbejdet hårdt for at forbedre økonomien i foreningen og vi kan derfor glæde os over at præsentere et regnskab, hvor vi ligger væsentligt under budget, men også under sidste års omkostningsniveau. Vi vil også fremadrettet holde fokus på omkostningerne, da disse er med til at sikre, at foreningen kan holde fællesudgifterne på et fast lavt niveau Udgifterne til vaskerierne er desværre steget. Derfor vil priserne snarligt efter generalforsamlingen blive hævet for tørre tumbling. Dog vil der samtidig blive åbnet flere tørrerum. Aflæsningen af varme- og vandmålere vil fra næste år blive selvaflæste, hvilket sparer en smule på udgifter til aflæsning, men også betyder at den enkelte beboer vil have mulighed for direkte at spare på varmen ved at isolere sin lejlighed. Dette vil også blive afspejlet i vedtægterne sammen med minimumskrav til radiatorer vil foreningens samlede varmeudgifter forhåbentlig falde i årene fremover, samtidig med at varmekomforten forbedres. Af negative begivenheder i det forløbne år vil foreningen gøre opmærksom på at der synes at være sket en forråelse blandt beboere, hvilket omfatter hærværk (bl.a. ødelagte døre, graffiti) og tilsvining af fællesarealer. Dette har bestyrelsen skredet hårdt ind over for, og vil fortsat gøre i det kommende år. Vi vil derfor også gerne benytte lejligheden til at opfordre beboerne til at skrive til bestyrelsen, hvis der konstateres uregelmæssigheder. Ordinær generalforsamling 7.4.2008 i E/F Hollændervænget Blok 1 & 2 2
Mange medlemmer har sat deres lejligheder i stand i den seneste tid bestyrelsen vil påminde alle om, at i tilfælde, hvor der sker væsentlige ændringer i lejligheden og dens installationer, da skal bestyrelsens godkendelse indhentes eller bestyrelsen skal informeres, og i mange tilfælde skal også de kommunale tilsynsmyndigheder kontaktes. Bestyrelsen er til rådighed med vejledning spørg hellere en gang for meget. Dersom de korrekte procedurer ikke bliver fulgt ved istandsættelse kan det blive meget dyrt for ejeren; i tilfælde af salg kan der ske påkrav mange år efter salgets afslutning, i tilfælde af skader dækker forsikringen ikke, og alle omkostninger påhviler derfor skadevolder, altså den ejer, der har istandsat sin lejlighed. I forbindelse med områdefornyelsen i Øresundsvej-kvarteret, som foreningen er en del af, har bestyrelsen fået mulighed for at forbedre pladsen for enden af Ålandsgade/Frankrigsgade, og arkitekt Anders Borg, der er afgående medlem af bestyrelsen har lagt en stor arbejdsindsats i det. Jeg skal heller ikke glemme at nævne Lykke Christiane Schweitz, der dygtigt og tålmodigt har forskønnet havens udseende, hvilket vi ikke mindst kan nyde her ved forårstid. Og Henrik Lind, der, ligeså tålmodigt, har sørget for at vores vicevært og affald er blevet håndteret forsvarligt. Morten Sund har været vores økonomiske vagthund, og har hjulpet med at stramme op. Og jeg, Søren Albek, har som formand for bestyrelsen forsøgt at bevare overblikket. Tak for i år, og lad os håbe på fremgang for foreningen i det nye år. Formandens beretning blev enstemmigt godkendt. ad dagsordenens pkt. 3: Opfølgning på renoveringsprojektet Formanden redegjorde først for forløbet af projektet. Der var et spørgsmål fra Kasper som fortalte at han var blevet lovet en ny bordplade og blandingsbatteri, som var blevet beskadiget under renoveringen, men at der intet var sket. Det blev besvaret af John Larsen fra Gaihede, at de sammen skulle tage dette efter generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling 7.4.2008 i E/F Hollændervænget Blok 1 & 2 3
Der var et spørgsmål om hvorfor fejl og mangler først blev taget på etårs gennemgangen. Formanden mente at det ikke var tilfældet, da der allerede havde været gennemgang af fejl og mangler, men at man under et års gennemgangen fandt flere fejl og mangler og at disse nu skulle udbedres. Formanden berettede også at der, under dette, skal laves en ny el-kabelføring under jorden, da jordingen på det nuværende kabel, havde vist sig at være ulovligt udført. Der var en del diskussion frem og tilbage om hvem som havde ansvaret for en regnvands faldstamme, som ikke hørte under projektet men som nogle håndværkere havde været oppe og kigge på, og som ikke var blevet repareret men som efter at den var blevet skærmet af alligevel skulle skiftes. Formanden fortalte at der efterfølgende var konstateret at der er sket skader på nogle af ejernes egne dele af vandlåse og faldstammer. Beboerne i disse lejligheder er blevet kontaktet af bestyrelsen eller vil blive det igen opfølgende umiddelbart efter denne generalforsamling. Der var spørgsmål ang. udskiftningen af faldstammer som ikke er blevet udskiftet om der ville ske noget med dette. Formanden sagde at hvis man ikke er blevet underrettet så er der ingen udsigt til at dette sker. Ad punkt 4 Regnskab og revisors påtegning Regnskab for 2007 blev gennemgået af revisor Jørn Idziak, og det blev enstemmigt vedtaget at overføre kr.96.200,00 til 2008 Herefter godkendtes regnskab 2007 enstemmigt. Ad dagsordenens pkt. 5: Bestyrelsen og medlemmers forslag. Formanden berettede om de nye vedtægter som er blevet sendt ud sammen med indkaldelsen. Morten fremhævede at punktet med fremlejning er blevet ændret til fordel for medlemmerne, da der har Kasper havde et spørgsmål til den maksimale størrelse af pantesikkerheden under paragraf 4. Der var en del drøftelse frem og tilbage omkring dette punkt og i og med at der var ny praksis på området i forhold til SDO og SDRO lån, men at denne endnu ikke var afprøvet, foreslog dirigenten generalforsamlingen, at man vedtog det i Ordinær generalforsamling 7.4.2008 i E/F Hollændervænget Blok 1 & 2 4
sin nuværende form, men at der var fokus på det, og når praksis omkring pante sikkerheden med hensyn til SDO og SDRO lån er kendt, så ændrer man vedtægterne igen. Dette kunne generalforsamlingen tilslutte sig. Herefter blev vedtægterne enstemmigt vedtaget Der var kommet et brev fra Bente Laumann med et forslag om udskiftning af tørretumblerne, da hun synes disse var for gamle og meget strømslugende. Bestyrelsen havde regnet på det og mente ikke at det kan svare sig at udskifte disse da de moderne maskiner er næsten lige så energi slugende som de gamle og man foreslog samtidig at bruge de tørrerum som er stillet til rådighed. Det blev enstemmig vedtaget ikke at udskifte tørretumblerne Der er kommet et forslag om at der bliver sat følere i kælderen som sørger for at lyset tændes når der er nogle dernede, i stedet for at det brænder hele døgnet. Dette er både godt for miljøet og for foreningens økonomi. Det blev foreslået at bruge tids kontakter i stedet for følere som nok er dyrere. Det blev besluttet at bestyrelsen kan arbejde videre med dette forslag. Udskiftning af dørtelefonerne. Der er flere af knapperne der sætter sig fast, så telefonen ofte ringer hele tiden i flere af lejlighederne, samtidigt er navne skiltene flere steder trykket ind. Og i det hele taget ser panelet rædsomt ud. Så forslaget var at skifte pladerne ud. Formanden mener at det nok er et tilbagevendende problem, selvom det bliver udbedret. Det hører under almindeligt vedligehold. Og bestyrelsen vil arbejde på at sørge for at dette bliver udbedret under almindelig vedligehold. Det blev også foreslået at finde en afskærmning således at dørtelefonerne ikke lider mere overlast end nødvendigt. Der var en ejer der meddelte at det med sparrepærer i lamperne i opgangen kan være svært for posten at se navneskiltene på dørene i opgangen. Formanden fortalte at der kun er en hvis størrelse pærer der kan være i lamperne. Og foreningen har sparret op til 80 % i almen elforbrug. Ordinær generalforsamling 7.4.2008 i E/F Hollændervænget Blok 1 & 2 5
Ad dagsordenens punkt 6: Godkendelse af budget for indeværende år: Anders Herbo gennemgik kort budget for 2008, Der var et spørgsmål om hvorfor det ikke er regnskabet for 2007, men derimod budgettet, der bliver brugt til sammenligning. Anders Herbo svarede at der ikke er tid nok til at få regnskabet klart til at bruge som sammenligning. Hvorfor bliver der brugt penge på porto når mand nu har internettet. Det er først færdigt nu. En beboer spurgte om hvorfor vedligeholdelses kontoen er sat op når nu der er lavet alle disse renoveringer. Formanden svarede at dette er for at have penge til uforudsete udgifter. Budget for 2008 på kr. blev sat til afstemning og enstemmigt vedtaget. Ad dagsordenens pkt. 7: Valg af bestyrelse og 2 suppleanter. Fra bestyrelsen stillede Søren Albek, Claus Hindsgaul, og Lykke Christiane Schweitz. Morten Sund op til genvalg. Kasper Højager Rabjerg stillede op som nyt bestyrelses medlem. Alle blev enstemmigt valgt Til suppleanter valgtes Henrik Lind og Anders Borg Ad dagsordenens pkt. 8: Valg af revisor. Til revisor genvalgtes reg. revisor Jørn Idziak. Ad dagsordenens pkt. 9: Eventuelt. Der var et indlæg angående støj fra andre beboere Bestyrelsen savner flere klager da det er nemmere at gøre noget ved problemerne hvis bestyrelsen har en konkret skriftlig klage at henvise til og helst flere af slagsen. Anders Herbo fortalte at det er svært at gøre noget ved problemerne om støj, der skal komme rigtig mange klager, da én aldrig er nok. Så derfor tilrådes det at der er så mange som muligt der klager og helst med tidspunkter. Det blev foreslået at der blev sat opslag om at man tager hensyn til andre, da det er som om at der er sket en forråelse blandt beboerne. Formanden sagde at igen så skal der komme skriftlige klager da man så kan slå ned på de personer som overtræder ordensreglerne. Karl Ove spurgte om hvad man gør ved vedligeholdelse af vinduerne. Morten sagde at dette står i vedtægterne og bestyrelsen er gerne behjælpelige med at finde den rigtige maling og Herbo skal kontaktes hvis dette skal gøres. Ordinær generalforsamling 7.4.2008 i E/F Hollændervænget Blok 1 & 2 6
Formanden berettede til sidst om den nye hjemmeside. Der vil blive omdelt et bruger navn og en adgangs kode til hver enkelt beboer. Generalforsamlingen hævet kl. 20.07. Som dirigent Anders Herbo Ordinær generalforsamling 7.4.2008 i E/F Hollændervænget Blok 1 & 2 7