Kommunerne i region Sjælland Vejledning og Kvalitets Indikator

Kommunerne i region Sjælland Vejledning og Kvalitets Indikator August 2012 Økonomisk tilsyn det generelle tilsyn Retningslinjer til udarbejdelse af budget og årsregnskab for private opholdssteder og private botilbud Indholdsfortegnelse LOVGIVNING 2 INDLEDNING 2 KOMMUNENS TILSYN 2 BUDGETTET 2 Formål 3 Budgettets grundlag 3 Budgetforudsætninger og sammenligning 3 Budgettets elementer 5 Indtægter 5 Lønudgifter til medarbejdere 5 Ejendomsudgifter 6 Egenbetaling Opholdsbetaling for unge over 18 år, der har ophold på et privat opholdssted for børn og unge. 7 Øvrige udgifter 7 Tilsynsbetaling 10 Henlæggelser/overskud/fortjeneste 10 Personlige udgifter for unge over 18 år 11 Budgettets årshjul 11 REGNSKABET 11 Formål 11 Revisionskrav 12 Regnskabets indhold 12 1. Ledelsespåtegning 12 2. Revisionspåtegning 12 3. Ledelsesberetning 13 4. Anvendt regnskabspraksis 13 5. Resultatopgørelse med noter og specifikationer 13 6. Balance med noter og specifikationer 15 7. Revisionsprotokollat 15 8. Forvaltningsrevision 16 Overskud/underskud 16 Særligt vedrørende underskud 16 Særligt vedrørende egenkapitalen 16 Negativ egenkapital 16 Særligt vedrørende anskaffelser 16 Tidsfrist for aflevering 17

Økonomisk tilsyn Side 2/17 Lovgivning Bekendtgørelse nr. 1580 af 16. december 2010 om Tilbudsportalen samt om godkendelse af og tilsyn med visse private tilbud Vejledning nr. 1 til serviceloven. Kapitel 10, punkt 73 - punkt 91 Vejledning om godkendelse af tilsyn med private opholdssteder og private botilbud (KL, Danske Regioner 2006) Bekendtgørelse nr. 1387 af 12. december 2006 om betaling for botilbud m.v. efter servicelovens kapitel 20 samt om flytteret i forbindelse med botilbud efter 108. Årsregnskabet aflægges i overensstemmelse med reglerne i årsregnskabsloven. Indledning Der skal foretages en vurdering af budgettet og årsregnskabet og godkendelse af anvendelsen og disponeringen af et eventuelt overskud. Såfremt informationsniveau, entydighed og gennemskuelighed ikke er tilstrækkelig og som minimum er i overensstemmelse med nærværende retningslinjer, kan der i medfør af 25, stk. 2 i Socialministeriets bekendtgørelse nr. 1580 af 16. december 2010 indhentes yderligere oplysninger, hvis dette skønnes påkrævet. Kommunalbestyrelsen godkender tilbuddets budget, hvis det afspejler aktiviteterne på tilbuddet og giver mulighed for den fornødne kvalitet i tilbuddet i forhold til prisen og den målgruppe stedet er godkendt til at modtage. Disse retningslinjer forpligter endvidere bestyrelserne til at overholde de til enhver tid fastsatte krav vedrørende budgetlægning, regnskab og revision - uanset selskabsform. Kommunens tilsyn Kommunerne er forpligtet til løbende at føre det økonomiske tilsyn med private opholdssteder og botilbud, som i forlængelse heraf har pligt til at levere økonomiske data: Ved opstart/godkendelse af opholdsstedet/botilbuddet Ved årlig godkendelse af budget til brug for prisfastsættelses/opholdsbetaling Ved årlig behandling af årsrapporten/årsregnskabet Ved opstart/godkendelse af opholdssted/botilbud behandles ikke i denne vejledning. Budgettet En gang årligt skal kommunerne som tilsynsmyndighed godkende private opholdssteders og private botilbuds budgetramme. Budgetforslaget skal være godkendt og underskrevet af bestyrelsen eller af ejeren forinden dets fremsendelse til kommunen. Budgetforslaget skal være indsendt til godkendelse senest den 1. oktober før det kommende budgetår. Kommunen godkender budgettet senest den 1. december. Kommunen kan indkalde til budgetmøde med tilbuddet under behandling af budgetforslaget, hvis der opstår behov for yderligere afklaring eller ændring.

Økonomisk tilsyn Side 3/17 Formål Kommunalbestyrelsen godkender opholdsstedets, botilbuddets eller behandlingstilbuddets budget, hvis det afspejler aktiviteterne på stedet og giver mulighed for den fornødne kvalitet i tilbuddet i forhold til prisen og den kreds af brugere, som stedet ønsker at modtage. Budgetrammen godkendes som helhed. Budgettet tager udgangspunkt i opholdsstedet/botilbuddets godkendelse. Opholdssteder/botilbud, der søger om ændringer i deres godkendelse, fremsender særskilt ansøgning til tilsynsenheden. Budgettets grundlag I det samlede budget for opholdsstedet/botilbuddet indgår følgende hovedelementer 1 : Indtægter Lønudgifter til medarbejdere Ejendomsudgifter (evt. med egenbetaling) Øvrige udgifter Henlæggelser Overskud Budgettet baseres på medmindre anden aftale er truffet at opholdsstedet/botilbuddet er til rådighed i 365 dage. I forbindelse med godkendelsen af budgettet fastsættes en belægningsprocent med henblik på fastsættelse af taksten. Udgangspunktet vil være minimum 99 % belægning. [Klyngekommunerne må tage konkret stilling til belægningsprocentens størrelse den bør variere efter forholdene eksempel kan nystartede tilbud forvente en lavere belægningsprocent end veletablerede tilbud] Opholdsbetalingen opkræves over 12 betalingsmåneder. Ændringer i budgettet udover prisstigning i forhold til året før (pris- og lønfremskrivningen) skal beskrives og begrundes. Som udgangspunkt behandles budgettet en gang om året. Tilbuddet har pligt til at henvende sig til kommunen, hvis der i løbet af budgetåret sker ændringer, der har afgørende betydning for tilbuddenes økonomi. Hvis der er behov for omfattende ændringer af budgettet i budgetåret, sendes en ansøgning med nyt budget herom til kommunen. Ved omfattende ændringer menes bl.a. ny afdeling, flere beboere, nye aktiviteter og en permanent overbelægning. Overbelægning skal altid godkendes og godkendelsen skal altid være skriftlig. Budgetforudsætninger og sammenligning I budgettet skal fremgå væsentlige budgetforudsætninger til forståelse af budgettet. Generelle forventninger til det kommende år. 1 Der kan på børne- og ungeområdet henvises til KL s taksttabel, der omhandler øvrige udgifter (særlige udgifter ligger udenfor de vejledende takster). Klyngesamarbejdet bør afklare, hvordan overskud konkret skal håndteres.

Økonomisk tilsyn Side 4/17 Beskrivelse af planer om nye aktiviteter og tiltag for det kommende år. Forventede, væsentlige og/eller ekstraordinære forhold, der vil påvirke budgettet. Til brug for et samlet overblik over opholdsstedets/botilbuddets økonomi indsættes det hovedtal i følgende tabel: Regnskab 2010 Budget 2011* Forventet regnskab 2011* Budget 2012* Bemærkninger Indtægter i alt Udgifter: Lønudgifter Ejendomsudgifter Øvrige udgifter Tilsyn Udgifter i alt Difference indtægter - udgifter Henlæggelser** Over/underskud/fortjeneste** Balance * Årets tal (d.v.s. ikke P/L fremskrevet) *[Klyngekommunerne kan med fordel opstille opholdsstedet/botilbuddets regnskabsresultat igennem flere år og sætte det op imod den generelle P/L-udvikling for dermed at få et samlet overblik over prisudviklingen] **[Klyngekommunerne bør overveje om disse to række skal med i opstillingen. De er medtaget, fordi det er vigtigt, at disse elementer af budgettet er synliggjort; men kan også være en del af balancen.] Det er ikke muligt at overføre midler fra ejendomsudgifter, øvrige udgifter, særlige udgifter til lønbudget. Der skal være særskilte budgetter og regnskaber for det godkendte tilbud og de øvrige aktiviteter med særskilt bevilling. Såfremt der er en intern skole på tilbuddet skal de lokale skolemyndigheder godkende indhold og takst. Der skal indgås driftsoverenskomst på området. Tilbuddet er forpligtet til at holde de økonomiske midler adskilt fra private midler. Der må ikke foretages væsentlig større investeringer end budgetteret, herunder opstartsomkostninger i startåret til indretning og vedligeholdelse af lokaler, småanskaffelser samt anskaffelse af inventar og driftsmidler, der påvirker opholdsstedets, botilbuddets og behandlingstilbuddets økonomi uden forudgående aftale med kommunen. Dagbeskæftigelse, aflastning, og andre sideaktiviteter samt fordelingsnøgler Har botilbuddet dagbeskæftigelse, aflastning, og andre sideaktiviteter, skal der udarbejdes et særskilt budgetforslag herfor. Alle andre aktiver skal godkendes af kommunen.

Økonomisk tilsyn Side 5/17 Såfremt det er godkendt af kommunen, at tilbuddet deler materielle aktiver, fysiske rammer, administration, personaleressourcer m.v. med andre aktiviteter eller privat personer, skal de dertil knyttede udgifter fordeles ved hjælp af fordelingsnøgler, ligesom der skal udarbejdes afdelingsregnskaber. Der redegøres for princippet bag fordelingsnøglerne. Budgettets elementer Indtægter Indtægter kan dække over takstindtægter, beboernes egenbetaling og øvrige indtægter. Lønudgifter til medarbejdere Kommunen godkender de samlede lønudgifter på opholdsstedets budget. Der tages udgangspunkt i den godkendte normering og aktuelle medarbejdersammensætning, samt det gennemsnitlige lønniveau for tilsvarende stillingskategorier på døgninstitutionsområdet i region Sjælland. Kommunen udmelder løntallet i juli (jfr. Årshjulet nedenfor). Opholdsstedet foretager indplacering af personale og leder i disse stillingskategorier. Udover de ved udmeldingen skitserede stillingskategorier kan opholdsstedet/botilbuddet med en særlig målgruppe eller med et særligt tilbud ansætte specialiserede medarbejdere f.eks. psykologer m.fl. Ved budgettering af disse stillingskategorier er udgangspunktet kommunens gennemsnitslønninger for tilsvarende stillingskategorier 2. Fastsættelsen af den samlede lønramme beror på en konkret vurdering af blandt andet medarbejdersammensætningen og normeringen med udgangspunkt i tilbuddets målgruppe. Der kan som udgangspunkt alene være 1 leder i et tilbud. Opholdssteder og botilbud med en særlig målgruppe eller med et særligt tilbud ansætte medarbejdere f.eks. psykologer, afrusningskonsulenter m.fl. Ved budgettering af disse stillingskategorier vil udgangspunktet være kommunens gennemsnitslønninger for tilsvarende stillingskategorier. Løngruppen skal desuden indeholde alle personaleafhængige udgifter såsom pension, ATP, AER, feriegodtgørelse, lovpligtig barselsfond. Løntilskud/flexløntilskud/sygedagpenge skal ligeledes medtages under løn til medarbejdere. Ekstra tildelt pædagogstøtte/personaleressourcer skal ligeledes medtages under løn til medarbejdere. Opholdsstedets, botilbuddets eller behandlingstilbuddets ledelse har ansvaret for personalets ansættelse. Tilsynet godkender den samlede medarbejdergruppes personlige og faglige kvalifikationer i forhold til målgruppen og kan i særlige tilfælde indkalde medarbejdere med en utraditionel uddannelsesmæssig baggrund til en samtale. 2 Det bør overvejes, om tilbud, der ikke har aftale om pensionsordning for medarbejderne, skal anvende årsløn minus arbejdsgiverandelen til pensionen.

Økonomisk tilsyn Side 6/17 Tilsynet kan som godkendende myndighed indhente relevante oplysninger om medarbejderne, herunder om uddannelsesbaggrund og evt. børne- og straffeattest. I lønrammen kan medregnes udgifter til vikar med op til 8 % af den samlede lønsum. Ejendomsudgifter Opholdsstedets organisationsform og ejendommens ejerforhold er afgørende for, hvilken model der kan anvendes ved fastsættelse af ejendomsudgifter. Fastsættelse af ejendomsudgifter sker ud fra en af to modeller: Omkostningsbestemt ejendomsudgift eller Markedsbestemt leje Socialministeriet har i vejledningen opstillet følgende tabel: Organisering Selvejende Institution Enkeltmandsvirksomhed Anden selskabsform med begrænset ansvar Ejendommen er ejet af tilbuddet Omkostningsbestemt ejendomsudgift inklusiv afdrag Omkostningsbestemt ejendomsudgift eksklusiv afdrag, men inklusiv afkast af indskudt kapital Omkostningsbestemt ejendomsudgift eksklusiv afdrag, men inklusiv afkast af indskudt kapital Ejendommen er lejet Markedsleje Markedsleje eller lejefastsættelsesprincipperne i lejeloven henholdsvis boligreguleringsloven Markedsleje Markedspris for lejemålet Udgifterne til leje af fast ejendom ikke må overstige, hvad der anses for normale lejeudgifter for tilsvarende ejendom. [Her kan eventuelt indsættes den højeste husleje, kommunen kan godkende pr. m 2 pr. år.] Ved uenighed om markedsprisen i forbindelse med husleje kan der indhentes en valuarvurdering fra en valuar udpeget af Dansk Ejendomsmæglerforening som supplement til fastsættelsen af huslejen. Udgifterne hertil afholdes af den part, der ønsker valuarvurderingen. Dokumentation for huslejen sker ved kopi af lejekontrakten. Ejendomsudgifter skal være opdelt i husleje, el, vand, varme, vedligehold, huslejeindtægter, egen andel og eventuelt skatte/afgifter/renovation.

Økonomisk tilsyn Side 7/17 Vedligeholdelsesudgifter kan fastsættes efter en konkret vurdering med baggrund i almindelige anerkendte satser for vedligeholdelse med udgangspunkt i bygningernes art, anvendelse og størrelse. Der kan ikke godkendes udgifter til udvendig vedligeholdelse af lejede bygninger. Når der i ejendomsudgifterne er udgiftsfordeling mellem privat og tilbuddet skal den samlede udgift samt den aftalte fordelingsnøgle fremgå. For personer, der stiller ejendommen til rådighed for tilbuddet, gælder, at afdragene på lånene og renteudgifter skal afholdes af personernes privatøkonomi, således at afdragene er uafhængige af tilbuddet og dettes regnskab. Fastboende personales og leders huslejebetaling skal fremgå af budgettet 3. Egenbetaling Opholdsbetaling for unge over 18 år, der har ophold på et privat opholdssted for børn og unge. Beboere over 18 år, der har ophold på et opholdssted for børn og unge skal som andre voksne med ophold i botilbud betale en andel af opholdsbetaling med udgangspunkt i regler for egenbetaling. Egenbetaling fastsættes af de visiterende myndigheder med udgangspunkt i den enkelte beboers personlige forhold og i opholdsstedets budget. Hertil udregner opholdsstedet til brug for de visiterende myndigheder forslag til egenbetaling med udgangspunkt i det godkendte budget. Egenbetalingen fastsættes med udgangspunkt i en andel af de budgetterede ejendomsudgifter, herunder el, varme og vand m.v. samt udgifter til kost, vask og rengøring mv. Ved beregning af andel af ejendomsudgifter sondres mellem service- og boligareal. Beboere betaler som udgangspunkt ikke for udgifter forbundet med servicearealer. For opholdssteder, der har beboere over 18 år, skal der i opholdsprisen for disse voksne beboere korrigeres for de personlige udgifter, som beboere selv skal afholde i lighed med andre voksne. Der er her tale om udgifter til f.eks. lommepenge, tøj, medicin, indbo-, ansvars og ulykkeforsikringer, telefon, privat kørsel, ferierejser, fornøjelser, personlig pleje (frisør m.v.). Disse personlige udgifter er ikke en del af opholdsstedets ydelser til de voksne og er ligeledes ikke en del af beboernes egenbetaling. Såfremt opholdet bliver længerevarende, afholder beboerne ligeledes udgifter til indretning af eget værelse/bolig. Det forudsættes, at opholdsstedet reducerer de samlede udgifter, svarende til omfanget af ovenstående udgifter, som de voksne beboere selv betaler. Øvrige udgifter Øvrige udgifter godkendes som helhed, men rammen skal opdeles, så den er tilstrækkelig gennemskuelighed. Øvrige udgifter skal opdeles på nedenstående undergrupper, der er vist eksempler på poster under hver gruppe, disse eksempler er ikke udtømmende: 3 Det bemærkes, at ejerne skal bo på ejendommen, hvis der er bopælspligt på den.

Økonomisk tilsyn Side 8/17 Inventar småanskaffelser leje inventar Administration revisor bogholderiassistance gebyr og porto kontingenter licens telefon personaleudgifter kursus møder forsikringer omkostninger til lønservicebureau aviser/blade/faglitteratur egen andele Husholdning husholdning (bespisning mm.) rengøring kostandele ansatte egen andele Beboerkonto arbejdsdusører aktiviteter lommepenge beklædning ferie, lejrtur og rejser medicin konfirmation Supervision supervision, vejledning og kurser Transport vægtafgift/forsikring vedligeholdelse/reparation autohjælp brændstof bus- /togkort og hjemrejse udbetalt kørselsgodtgørelse modtaget kørselsgodtgørelse parkering Andre udgifter og afskrivninger afskrivninger på driftsmidler og inventar småanskaffelser Finansielle poster renteindtægter/-udgifter

Økonomisk tilsyn Side 9/17 kursgevinst/-tab på værdipapirer

Økonomisk tilsyn Side 10/17 Særlige ydelser udgifter hvor der er behov for en ekstraordinær særlig indsats til behandling og støtte, hvor den ekstraordinære indsats ikke kan finansieres inden for takstabellens rammer herunder ekstraordinær supervision og vejledning. Særlige ydelser kan f.eks. være i relation til: - Stærkt adfærdsmæssigt afvigende børn og unge - Psykisk og fysisk udviklingshæmmede - Unge med psykiske lidelser - Børn og unge med massive kriminalitetsproblemer - Børn og unge med misbrugsproblemer Ved godkendelse af opholdsstedets budget kan Goodwill ikke medregnes. Tilsynsbetaling Tilsynsbetaling vises særskilt i budgettet. Henlæggelser/overskud/fortjeneste [Klyngesamarbejdet bør drøfte og aftale nærmere, hvordan klyngen skal forholde sig fortjeneste på forretningsmæssige vilkår ] 4 Der kan hensættes midler til konsolidering, udvikling og bygningsmæssige forbedringer. De budgetterede henlæggelserne skal klart fremgå af budgettet med beløb og formål. 4 I bekendtgørelse nr. 1580 anføres det i 21 stk. 2 Stk. 2. Kommunalbestyrelsen skal i overensstemmelse med 43, stk. 1, i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område godkende anvendelsen af et eventuelt overskud ved driften af opholdsstedet, botilbuddet eller behandlingstilbuddet og skal sikre, at henlæggelser, ekstraordinære økonomiske dispositioner og øvrige ekstraordinære dispositioner falder inden for opholdsstedets, botilbuddets eller behandlingstilbuddets formål. Intentionen med denne bestemmelse var, at private leverandører ikke over tid må erhverve en offentlig betalt formuedannelse. Denne paragraf i Retssikkerhedsloven er imidlertid ophævet med vedtagelsen af L 185, Forslag til lov om ændring af lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, som er vedtaget til ikrafttræden 1. juli 2011 (vedtaget under overskriften Bedre vilkår for private leverandører af tilbud efter serviceloven ). Intentionen med denne bestemmelse er, at private leverandører kan opnå fortjeneste. Det fremgår af bemærkninger til denne lovændring, at vedtagelsen af lovforslaget skulle følges op af en ændring af 21 i bekendtgørelse nr. 1580; men denne er aldrig effektueret. Det fremgår imidlertid af bemærkningerne, at Ophævelsen af retssikkerhedslovens 43, stk. 1, ændrer ikke på, at en kommune eller region, der indgår længerevarende driftsaftaler på ikke forretningsmæssige vilkår, vil kunne indgå evt. fornødne aftaler om stillingtagen til utilsigtet formueophobning. I bemærkningerne skelnes der således mellem forretningsmæssige vilkår og drift af opgaver, som ikke indgås på forretningsmæssige vilkår ; men det er uklart, hvor grænsen er mellem disse. [En mulig afklaring kunne være at tage udgangspunkt i tilbuddets ejerforhold eksempelvis ville enmandsvirksomheder og aktieselskaber have forretningsmæssige motiver, mens selvejende institutioner næppe i samme grad ville have dette motiv trænger dog til præcisering.] Da der ikke er ændret på det eksisterende regelsæt i vejledningen punkt 77 skal kommunen fortsat konkret forholde sig til de i budgettet anførte henlæggelser og ekstraordinære dispositioner. [Den usikkerhed, der hermed er skabt omkring formuedannelse afklares i forbindelse med den forventede snarlige revision af tilsynsbestemmelserne.] Det skal bemærkes, at der ikke er taget endelig stilling til konsekvenserne af fjernelsen af 43 stk. 1

Økonomisk tilsyn Side 11/17 Personlige udgifter for unge over 18 år For opholdssteder, der har beboere over 18 år, skal der i opholdsprisen for disse beboere korrigeres for de personlige udgifter, som beboerne selv skal afholde i lighed med andre voksne. Det er eksempelvis udgifter til lommepenge, tøj, medicin, indbo-, ansvars- og ulykkesforsikringer, telefon, privat kørsel, ferierejser, fornøjelser, personlig pleje (frisør m.v.). Disse personlige udgifter er ikke en del af opholdsstedets ydelser til de voksne og er ligeledes ikke en del af beboernes egenbetaling. Det forudsættes, at opholdsstedet reducerer de samlede udgifter svarende til omfanget af disse udgifter, som de voksne beboere selv betaler. Budgettets årshjul Budgettets årshjul vil i hovedtræk være som følger: Tidspunkt Juli/august Aktivitet Materiale til brug for opholdsstedernes/botilbuddenes budgetudarbejdelse fremsendes, eksempelvis: Fremskrivningsprocent ifølge KL s taksttabel Løntal/løntabeller til brug for budgettering af lønog vikarudgifter Andre budgetrelevante oplysninger 1. oktober Opholdsstedets/botilbuddets budgetforslag for det kommende budgetår fremsendes til kommunen. Senest 1. december Kommunen meddeler opholdsstedet/botilbuddet sin stillingtagen til det modtagne budget. Regnskabet Formål Der skal foretage en vurdering af årsregnskabet i forhold til overholdelse af godkendelsesgrundlaget, generel økonomi og godkendt budget, herunder normeringsforbrug. Regnskabet skal ikke godkendes af kommunalbestyrelsen. Kommunen skal imidlertid Vurderer anvendelsen og henlæggelserne af et evt. overskud ved driften Tilse at der ikke er flyttet midler fra budgetposten øvrig drift til løn, Tage stilling til ekstraordinære dispositioner der er truffet i årets løb Tage stilling til ændringer i de økonomiske forhold Påse at regnskabet er revideret af en registreret revisor. Der kan eventuelt stilles yderligere krav til regnskabsaflæggelsen og til revisionen.

Økonomisk tilsyn Side 12/17 Årsregnskabet skal aflægges i overensstemmelse med reglerne i årsregnskabsloven, og skal være så gennemskueligt som muligt. 5 Såfremt informationsniveau, entydighed og gennemskuelighed ikke er tilstrækkelig kan kommunen i medfør af 25, stk. 2 i bekendtgørelse nr. 1580 indhente yderligere oplysninger, hvis dette skønnes påkrævet. Endvidere kan kommunen forbeholde sig ret til indsigt i regnskabsbilag/materialer m.v. Revisionskrav Revisionen skal være uafhængig af tilbuddet og skal i henhold til Socialministeriets bekendtgørelse nr. 1580 af 16. december 2010 26, stk. 1 foretages af statsautoriseret revisor, registreret revisor, BDO Kommunernes Revision, Revisionsdirektoratet for Københavns Kommune eller andet kommunalt revisionsorgan. Revisoren skal efterkomme de krav vedrørende regnskabsaflæggelsen, som måtte blive stillet af kommunen jævnfør bekendtgørelsens 26, stk. 2. Ifølge 26, stk. 2 skal revisor revidere årsregnskab i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Med god offentlig revisionsskik sigtes der til bestemmelsen i Rigsrevisorlovens 3. Denne bestemmelse klargør en sondring mellem finansiel revision og forvaltningsrevision. Finansiel revision omfatter den grundlæggende kontrol med, at regnskaberne er korrekt ført og afsluttet, samt at der er fornøden dokumentation for afholdelsen af udgifter. Forvaltningsrevision omfatter blandt andet bedømmelse af om en institutions samlede opgaver er udført på en økonomisk og hensigtsmæssig måde, og om resultaterne svarer til de opstillede mål (se endvidere afsnit II om regnskabets indhold). Regnskabets indhold Regnskabet bør i hovedtræk som minimum indeholde følgende elementer: 1. Ledelsespåtegning 2. Revisionspåtegning 3. Ledelsesberetning 4. Anvendt regnskabspraksis 5. Resultatopgørelse med noter og specifikationer 6. Balance med noter og specifikationer 7. Revisionsprotokollat 8. Forvaltningsrevision 1. Ledelsespåtegning Ejer/fondsbestyrelsens godkendelse af regnskabet. 2. Revisionspåtegning Revisor skal afgive påtegning på det reviderede årsregnskab, herunder at regnskabet er i overensstemmelse med de godkendte budgetter samt de i øvrigt indgåede aftaler. 5 Årsregnskabet skal aflægges i overensstemmelse med reglerne i årsregnskabsloven kapitel 5 regnskabsklasse A, med mindre andet følger af særlige regler eller evt. årsregnskabslovens afsnit III, regnskabsklasse B.

Økonomisk tilsyn Side 13/17 Revisorpåtegning skal indeholde følgende: Den udførte revision. Forbehold. Supplerende oplysninger, herunder at fordelingsnøgler og grundlag herfor anses for at være realistiske og i overensstemmelse med de faktiske forhold samt i overensstemmelse med det godkendte. Anmærkninger om at de udsendte vejledninger for budget og regnskab, og andre indgåede aftaler er fulgt, herunder at regnskabet er i overensstemmelse med vilkår i evt. lejekontrakt samt andre godkendte aftaler. Konklusion. 3. Ledelsesberetning Ejer/fondsbestyrelse 6 skal udarbejde beretning som skal indeholde følgende: Beskrivelse af tilbuddet med udgangspunkt i godkendelsesoversigt/skrivelse samt evt. godkendte ændringer i det sociale tilbud i 2011. Oplysninger om den faktiske personalenormering i regnskabsåret fordelt på stillingskategorier. Oplysninger om den faktiske beboerbelægning i regnskabsåret. Beskrivelse af eventuelle ændringer/afvigelser i forhold til budgetforudsætningerne, herunder aftaler indgået med den godkendende myndighed i løbet af regnskabsåret. Årets resultat med forklaringer på afvigelser mellem den ordinære drift i regnskabsåret og det godkendte budget. Der redegøres for ekstraordinære indtægter og udgifter, herunder indtægter og udgifter relateret til levering af særydelser. Regnskabets resultatopgørelse (indtægter og udgifter) og status (aktiver og passiver) skal alene omfatte forhold i relation til tilbuddet. 4. Anvendt regnskabspraksis Der skal være oplysninger om anvendte regnskabsprincipper, herunder afskrivningsprincipper og anvendte fordelingsnøgler (med fornødne forklaringer) med henblik på adskillelse af tilbuddet og eventuelle sideaktiviteter. 5. Resultatopgørelse med noter og specifikationer Resultatopgørelsen opstilles i hovedblokkene: Lønudgifter, ejendomsudgifter, øvrige udgifter og tilsynsbetaling. Afvigelser mellem det godkendte budget og regnskab anføres og forklares for såvel hovedblokkene (lønudgifter, ejendomsudgifter, øvrige udgifter og tilsynsbetaling) som for de enkelte poster i hovedblokkene. 6 Det bemærkes, at det i Bekendtgørelse nr. 1580 Bekendtgørelse om Tilbudsportalen samt om godkendelse af og tilsyn med visse private tilbud 16 stk. 3, at familiemedlemmer ikke må udgøre bestyrelsernes flertal.

Økonomisk tilsyn Side 14/17 Genbrug af opstillingen fra budgetgodkendelse kan eventuel bruges s.a. Regnskab 2011 Budget 2011 Regnskab 2010 Bemærkninger Indtægter i alt Udgifter: Lønudgifter Ejendomsudgifter Øvrige udgifter Tilsyn Udgifter i alt Difference indtægter - udgifter Balance Regnskabet skal forklares ved noter og specifikationer se nedenstående. - Lønudgifter: Udgiftsblokken indeholder løn til samtlige ansatte, herunder løn til leder ved lederejet tilbud. Alle tilbuddets udgifter vedrørende løn, pension, feriepenge, feriegodtgørelse, ATP, AER, lovpligtig arbejdsgiverforsikring posteres under hovedblokken lønudgifter. Vederlag til bestyrelsesmedlemmer skal ligeledes være indeholdt, men uspecificeret. Lønudgifter som kommer fra særydelser, opgøres særskilt i forhold til lønudgifter, der er relateret til den ordinære drift jf. det godkendte budget. Oplysninger om personalestaben med angivelse af navn, stillingskategori, normering, løn, pensionsordning vedlægges regnskabet som bilag. - Ejendomsudgifter som enten kan være den omkostningsbestemte model eller markedspris for lejemål. Den anvendte model skal være identisk med den i budgettet godkendte model/metode og er bestemmende for hvilke poster, der kan medtages under udgiftsblokken (se de vedlagte skemaer). Fonde, som afdrager på lån til ejendom, kan udgiftsføre disse afdrag over driftsregnskabet. Dette gælder ligeledes visse andre selskaber med begrænset ansvar, for hvem det forudgående er godkendt af kommunen. Derudover kan der ikke udgiftsføres afdrag på lån over driften. Jf. pkt. 75 i Socialministeriets vejledning kan der for lederejede tilbud medtages en forrentning af den samlede indskudte kapital som en udgift. 4 Der kan som udgangspunkt ikke foretages regnskabsmæssige afskrivninger på fast ejendom. - Øvrige udgifter: vedrørende afskrivninger skal der redegøres for de anvendte afskrivningsprincipper, ligesom der skal indsendes en opgørelse (anlægskartotek), hvor anskaffelsesværdi, tidligere års afskrivninger, årets afskrivninger og restværdi på hvert af de enkelte anlægsaktiver fremgår. - Tilsynsbetaling: Tilsynsbetaling vises særskilt i regnskabet. - Særydelser: Eventuelle udgifter til ikke budgetterede særydelser aftalt med de visiterende myndigheder, opgøres som ekstraordinær udgift for den enkelte beboer. Eventuelle indtægter fra ikke budgetterede særydelser aftalt med de visiterende myndigheder opgøres for den enkelte beboer. - Opholdsbetalingen opgøres for den enkelte beboer og vedlægges som bilag.

Økonomisk tilsyn Side 15/17 - Andre relevante noter/specifikationer. - Det skal fremgå, såfremt der har været afholdt udgifter, som er aftalt finansieret af tidligere års overskud. 6. Balance med noter og specifikationer Regnskabet indeholder endvidere statusopgørelse (aktiver og passiver) og skal indeholde uddybende noter og specifikationer. Regnskabets status skal alene indeholde poster i relation til tilbuddet, jf. 13 i Socialministeriets bekendtgørelse. Eventuelle forpligtelser, leasing m.v., bevægelser i opsamlet overskud/formue vises særskilt i noterne. For lederejet tilbuds vedkommende medtages ikke ejendomme samt gæld m.v. i relation til ejendomme, som ejes af leder. For lederejet tilbuds vedkommende accepteres et udtræk svarende til eventuel skat af tilbuddets nettooverskud. I den forbindelse vedlægges dokumentation for pålagt skattebetaling herunder redegøres for grundlaget for skatteberegningen. 7. Revisionsprotokollat I henhold til Lov nr. 468 af 17. juni 2008 om godkendte revisorer og revisionsvirksomheder (revisorloven) skal revisor føre revisionsprotokol. Det af revisionen udarbejdede revisionsprotokollat fremsendes sammen med årsregnskabet. Der skal foretages en afrapportering om det udførte arbejde samt konklusion herpå. Afrapporteringen skal blandt andet indeholde nedenstående 6 punkter/områder: 1. Revision af opholdsbetaling; herunder om det er påset ved gennemgang af anbringelseskontrakter, at opkrævning af opholdsbetaling svarer til det godkendte. 2. Revision af løn; herunder om det er påset, at der er afholdt udgifter i overensstemmelse med den godkendte normering/vagtplan og at pensionsaftaler er indgået og efterlevet. 3. Revision af ejendomsudgifter; herunder om udgifter til vedligeholdelse er anvendt i forhold til lejekontrakt, evt. andre bestemmelser. Er ejers (eller andre for tilbuddet uvedkommende) private brug af ejendommen udskilt af årsregnskabet. 4. Revision af øvrige udgifter; herunder vurdering af inventaranskaffelsers relevans i forhold til tilbuddets godkendelsesgrundlag. 5. Revision af fordelingsnøgler; herunder om der er en klar adskillelse mellem tilbuddet og sideaktiviteter (eks. intern skole, udslusning, dagbeskæftigelse mv.) i form af begrundede fordelingsnøgler. 6. Uanmeldte beholdningseftersyn; herunder resultatet heraf og konklusion herpå. Evt. protokollatter i løbet af året skal ligeledes indsendes i forbindelse med regnskabet. For at sikre at pris og kvalitet hænger sammen med det konkret niveau skal der ligeledes foreligge følgende oplysninger: a. Oplysning om den faktiske belægning. b. Oplysning om den godkendte personalenormering har været overholdt i forhold til den faktiske belægning.

Økonomisk tilsyn Side 16/17 8. Forvaltningsrevision Regnskabet skal jf. bekendtgørelsen 26, stk. 2 revideres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Med god offentlig revisionsskik sigtes der til bestemmelsen i Rigsrevisorlovens 3 som indebærer at der skal udføres forvaltningsrevision. Forvaltningsrevisionen omfatter revision af: - Sparsommelighed: Er goder og tjenesteydelser erhvervet på en økonomisk hensigtsmæssig måde under hensyn til pris, kvalitet og kvantitet. - Produktivitet: Er der et optimalt forhold imellem ressourceanvendelsen og udbytte. - Effektivitet: I hvilket omfang har man nået de mål som var tilsigtet med den pågældende økonomiske ressourceanvendelse. - Økonomistyring: Har institutionen foretaget de fornødne økonomiske hensyn m.h.t. ledelse og styring. Overskud/underskud [Klyngesamarbejdet bør drøfte og aftale nærmere, hvordan klyngen skal forholde sig fortjeneste på forretningsmæssige vilkår, se note 4] 7 Særligt vedrørende underskud Underskud påhviler alene driftsherren/fonden. Særligt vedrørende egenkapitalen Overført resultat jf. egenkapitalen (= opsparede overskud) sammensætter sig af følgende poster og skal specificeres i en note 8. Negativ egenkapital Tilbud, der har en negativ egenkapital og som viderefører driften pålægges at foretage en særlig budgetopfølgning og opfordres til at få tilvejebragt et økonomisk forsvarligt fundament gennem en planlagt konsolidering. Tilbuddet skal orientere kommunen herom. Såfremt denne konsolidering ændrer ved godkendelsesgrundlaget, skal kommunen straks orienteres med henblik på en eventuel ny godkendelse. Tilbud med en betydelig negativ egenkapital kan kun undtagelsesvis videreføre driften. Særligt vedrørende anskaffelser Anskaffelser medtages i årsregnskabet som følger: - Småanskaffelser under 15.375 kr. inkl. moms 9 udgiftsføres i anskaffelsesåret over driften under blokken øvrige udgifter. Der opfordres til, at der udarbejdes og medsendes en inventarliste over disse småanskaffelser. 7 Der henvises til note 4; men en mulig konsekvens heraf kunne være, at såfremt driften af tilbuddet udelukkende foregår på forretningsmæssige vilkår, kan kommunen ikke involvere sig i overskuddet, med mindre der er andet lovgrundlag som tilsiger dette, som for eksempel fondslovgivningen. Hvis driften af tilbuddet ikke foregår på forretningsmæssige vilkår, skal håndtering af overskud/underskud på forhånd være aftalt mellem parterne. 8 - akkumulerede afdrag på prioritetsgæld, primo (= tidligere særlig konto for opskrivninger) - Årets afdrag - Overført resultat, primo (= tidligere særlig konto for opskrivninger) - Årets resultat - Overført resultat pr. 31. 12 i alt 9 Taksten følger skattevæsnets se www.skat.dk

Økonomisk tilsyn Side 17/17 - Anskaffelser over 15.375 kr. inkl. moms optages i status som materielle anlægsaktiver og afskrives systematisk over deres levetid. Disse afskrivninger udgiftsføres over driften under blokken øvrige udgifter. Anlægskartotek skal vedlægges som bilag til regnskabet. Tidsfrist for aflevering Regnskabet med tilhørende bilag indsendes til kommunen senest den 1. maj og skal som minimum indeholde følgende: Regnskab jf. årsregnskabsloven Revisionsprotokollater Anlægskartotek Bilag: - Specifikation af lønudgifter pr. medarbejder (se opstilling i skema) - Specifikation af opholdsbetaling pr. beboer (se opstilling i skema) - Aktuelle medarbejderlister, beboerlister og medlemmer af bestyrelsen