Forsvarets Materieltjeneste B E T I N G E L S E R for Annoncering af TV- og radioløsning til udsendte enheder (INTOPS) baseret på IP teknologi
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED... 3 2. INTRODUKTION OM ANNONCERINGEN... 3 3. DET SAMLEDE ANNONCERINGSMATERIALE... 5 4. OPGAVEN... 5 5. TILDELINGSKRITERIER... 5 6. ALTERNATIVE TILBUD, TERMINOLOGI OG FORBEHOLD... 7 6.1 Alternative bud... 7 6.2 Forbehold... 7 7. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL... 7 8. TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING... 8 8.1 Generelt... 8 8.2 Tilbuddets indhold... 8 9. TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSE... 9 10. BEHANDLING AF TILBUD M.V.... 9 11. FORTROLIGHED... 9 12. TIDSPLAN... 10 13. TJEKLISTE... 10 Version 1.0 Side 2
1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Forsvarets Materieltjeneste ("FMT") Lautrupbjerg 1-5 2750 Ballerup Danmark Telefon: +45 72575999 Telefax: +45 72575120 E-mail adresse: FMT@mil.dk Internet (URL): www.forsvaret.dk/fmt Adresse på kontaktperson: Forsvarets Materieltjeneste Att.: Rikke Gunnestrup Lautrupbjerg 1-5 2750 Ballerup Danmark E-mailadresse til kontaktperson: fmt-ja11@mil.dk 2. INTRODUKTION OM ANNONCERINGEN Denne annoncering gennemføres efter lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (Tilbudsloven) 15a 15d. Nærværende betingelser er offentliggjort på www.udbud.dk i overensstemmelse med reglerne i bekendtgørelse nr. 280 af 23. marts 2012 om ordregiveres annoncering af offentlige vare- og tjenesteydelseskontrakter på den centrale udbudsplatform. Version 1.0 Side 3
Beskrivelsen i dette afsnit er tænkt som en indledende hjælp til tilbudsgiver i forhold til at læse og forstå det fremsendte annonceringsmateriale. Til brug for udarbejdelsen af tilbud har tilbudsgiverne modtaget det i afsnit 3 nævnte annonceringsmateriale. I det følgende forklares kort, hvordan tilbudsgiver skal forholde sig til det modtagne materiale. Hvis der - mod forventning - måtte være uoverensstemmelse mellem denne introduktion og de øvrige dele af annonceringsmaterialet har de øvrige dele af annonceringsmaterialet forrang. Betingelserne for annoncering (dette dokument) fastsætter de formelle spilleregler for gennemførelse af annonceringsproceduren. Her beskrives bl.a. kriterierne for tildeling af aftalen, frist for indgivelse af tilbud, formkravene til tilbuddenes udformning m.v. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiverne grundigt sætter sig ind i disse betingelser inden udarbejdelsen af tilbuddet. FMT's standardbetingelser indeholder juridiske bestemmelser, der skal regulere forholdet mellem FMT og sælger (leverandøren) i aftalens løbetid. Ved udarbejdelsen af tilbuddet skal tilbudsgiverne særligt være opmærksomme på, at der ikke må tages forbehold over for vilkårene i FMT's standardbetingelser. I annonceringsmaterialet indgår endvidere skabelon til en tro- og love erklæring, som tilbudsgiveren kan benytte i forbindelse med afgivelse af erklæring om, hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunktet for tilbudsafgivelsen har forfalden gæld til det offentlige. Punkt 9 i nærværende betingelser indeholder anvisninger til tilbudsgiverne om udformningen af deres tilbud. Det skal fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. Version 1.0 Side 4
3. DET SAMLEDE ANNONCERINGSMATERIALE Det samlede annonceringsmateriale består af: Nærværende Betingelser for Annoncering FMT's standardbetingelser inkl. Bilag A-B FMT's kravspecifikation (Bilag A) FMT's skabelon til tro- og love erklæring om gæld til det offentlige 4. OPGAVEN Der er behov for at forbedre udsendte danske soldaters mulighed for at modtage et bredt udsnit af TV-kanaler, herunder særligt danske. En forbedret løsning kan opnås ved at ændre transmissionen fra traditionel satellittransmission til IP baseret transmission, hvorved alle muligheder vedr. TV- og radiosignaler, velfærdsinternet, filmkanaler, videotelekonference (VTC) m.v. principielt er til rådighed. Projektet omfatter implementering af hardware og software nødvendig for understøttelse af TV- og radioudbredelse via IP-teknologi over forsvarets egen satellitkommunikation (SATCOM) til udsendte styrker. Det bør understreges, at projektet alene omfatter levering af TV- og radioudbredelse via IP-teknologi til en forudbestemt adresse. 5. TILDELINGSKRITERIER Tildeling af aftalen vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" ved anvendelse af nedenstående vægtede underkriterier. 1. Pris (45 %) 2. Leveringstid (45 %) 3. Kvalitet (10 %) Skulle den situation opstå, at to tilbud opnår nøjagtig den samme evaluering, og er disse tilbud de økonomisk mest fordelagtige tilbud, vil FMT afgøre, hvilket tilbud der antages efter gennemførelse af lodtrækning under iagttagelse af ligebehandlingsprincippet. Version 1.0 Side 5
1. Pris 45 % Ved vurderingen af dette underkriterium vil der blive lagt vægt på: Den samlede købesum. Tilbudsgiver skal specificere priser i Bilag B. Jo lavere den tilbudte samlede købesum er, jo mere attraktivt vurderes tilbuddet ved evalueringen af dette underkriterium. Købesummen beregnes således: Købesum = (Abonnementspris pr. år x 4 år) + Installationsomkostninger Abonnementspris pr. år = Gennemsnitlig abonnementspris pr. bruger pr. måned baseret på de fire intervaller (1-500, 501-1000, 1001-1500, 1501-2000) angivet i Bilag B x 12 måneder x antal brugere. Til brug for evalueringen forudsættes 1000 brugere. 2. Leveringstid 45 % Ved vurderingen af dette underkriterium vil der blive lagt vægt på: Tilbudsgivers tidspunkt for levering. Tilbudsgiver bedes i sit tilbud angive leveringstiden i kalenderdage fra aftalens underskrift til levering. Jo kortere tilbudt leveringstid, jo mere attraktivt vurderes tilbuddet ved evalueringen af dette underkriterium. Det skal fremhæves, at den faktiske dato for aftalens underskrivelse kan blive ændret. 3. Kvalitet 10 % Ved vurderingen af dette underkriterium vil der blive lagt vægt på: Tilbudsgiverens opfyldelse af bør-krav (krav klassificeret med R i kravspecifikationen Bilag A) Tilbudsgiver tildeles point, såfremt kravet er opfyldt. Version 1.0 Side 6
6. ALTERNATIVE TILBUD, TERMINOLOGI OG FORBEHOLD 6.1 Alternative bud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 6.2 Forbehold FMT har udarbejdet vedlagte standardbetingelser og kravspecifikation. FMT's krav i standardbetingelserne og kravspecifikationen er ufravigelige mindstekrav. Dog indeholder kravspecifikationen nogle bør-krav (krav klassificeret med R i kravspecifikationen, Bilag A), som ikke er ufravigelige. Med undtagelse af bør-krav accepteres forbehold for FMT standardbetingelser og kravspecifikationen ikke. Hvis tilbuddet indeholder sådanne forbehold, vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt og vil således ikke blive taget i betragtning. 7. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL Tilbudsgiver kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger (skriftlige spørgsmål) om annonceringsmaterialet. Alle spørgsmål skal stilles skriftligt og på dansk og bør indeholde en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i annonceringsmaterialet spørgsmålet vedrører. Spørgsmål bedes fremsendt pr. e-mail til kontaktpersonen som angivet i pkt. 1. Spørgsmål og svar vil blive offentliggjort i anonymiseret form på Udbud.dk. Spørgsmål, der modtages senest den 11. december 2013, vil under alle omstændigheder blive besvaret senest den 13. december 2013. Spørgsmål, der er modtaget senere end den 11. december 2013 vil ikke blive besvaret. Version 1.0 Side 7
8. TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING 8.1 Generelt Tilbud skal være på dansk. Tilbud bedes sendt pr. e-mail eller på anden måde fremsendt eller indleveret til kontaktpersonen som angivet i pkt. 1. Hvis tilbud ikke sendes pr. e-mail, ses det gerne, at tilbudsgiver afleverer tilbuddet i 3 papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket "Annoncering af TV- og radioløsning til udsendte enheder (INTOPS) baseret på IP teknologi fortroligt - att: Rikke Gunnestrup FMT-JA11". I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk form, enten på CD-rom, DVD eller tilsvarende elektronisk medie. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Tilbud skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der er angivet i pkt. 8.2 nedenfor. Tilbud, der ikke indeholder de udbedte oplysninger, kan ikke forventes taget i betragtning. 8.2 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal fremsendes til FMT og skal indeholde følgende: 1) Tilbudsgivers navn og adresse 2) Tro- og love erklæring om gæld til det offentlige. 3) Oplysning om priser (ekskl. moms). 4) Oplysning om leveringstid. 5) Udfyldt FMT kravspecifikation Hvis tilbud afgives af en sammenslutning af virksomheder (et konsortium) skal hver deltager i konsortiet afgive den i pkt. 2 omtalte tro- og love erklæring om gæld til det offentlige. Version 1.0 Side 8
9. TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSE Fristen for indgivelse af tilbud til FMT er: 19. december kl. 12:00. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 1 måned efter tilbudsfristens udløb. 10. BEHANDLING AF TILBUD M.V. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. FMT er ikke pligtig at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver. FMT anser ikke annonceringsprocessen for afsluttet, før der er indgået aftale, og FMT forbeholder sig adgang til at aflyse annonceringsprocessen. Uanset om aftalen tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud indtil udløbet af vedståelsesfristen, jf. punkt 9. Hvis aftalen tildeles en sammenslutning af virksomheder (et konsortium), skal deltagerne i konsortiet påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget, der er bemyndiget til at være FMT's kontaktpunkt til sammenslutningen. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med annonceringen er FMT uvedkommende, herunder såfremt FMT måtte aflyse annonceringsproceduren uden aftaleindgåelse. 11. FORTROLIGHED Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende annoncering. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Version 1.0 Side 9
Såfremt der er oplysninger i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. FMT vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen. 12. TIDSPLAN Dato, Klokkeslæt Aktivitet 5. DEC Offentliggørelse af annonce på Udbud.dk 11. DEC Frist for spørgsmål til annonceringsmaterialet udløber 13. DEC Frist for offentliggørelse af anonymiseret svar på spørgsmål til annonceringsmaterialet 19. DEC KL. 12 Frist for afgivelse af tilbud udløber 13. TJEKLISTE Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af tilbudsgivere. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. Har tilbudsgiveren i sit tilbud husket: Entydigt at angive hvilken virksomhed eller sammenslutning, der har afgivet tilbuddet. Opfyldelse af alle mindstekrav. Udfyldt alle punkter i kravspecifikationen kunne være et relevant punkt. Dateret og underskreven erklæring som omhandlet i punkt 8.2. Version 1.0 Side 10
Oplysning om den samlede købesum som omhandlet i punkt 8.2. Oplysning om leveringstid som omhandlet i punkt 8.2. Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt 0. Version 1.0 Side 11