Kandidathåndtering 1 - Fanen Kandidater Har du modtaget ansøgninger, vil du automatisk blive ledt ind på fanen Kandidater når du går ind på et projekt. Her kan du se kandidatens navn, dato for indsendelse af ansøgning og hvilken by de bor i. Når du markerer en eller flere kandidater i kolonnen yderst til højre, aktiverer du disse handlingsknapper: Rediger oplysninger Lokation i forhold til arbejdsplads på et kort Opret begivenhed / indkald til samtale Læs mere på side 5-6 Eksporter kandidatoplysninger Send besked Læs mere på side 6-8 Opret opgave til dig eller andre brugere Skift status Læs mere på side 9 1
2 - Gennemgang af kandidater Du behøver ikke længere at udskrive dine kandidater på papir. Nu kan du trykke på dokument-symbolet og se alle de indsendte dokumenter på en nem og brugervenlig måde. Se eksempel på det pop-up vindue som man ser nedenfor. Du kan bladre igenne kandidaterne ved at klikke på pilene i venstre og højre side. Du kan vurdere kandidaterne ved at klikke på tommelfingeren. Grøn tommelfinger giver +1 point. Gul giver 0 point og rød giver -1 point. Scoren udregnes i feltet øverst til højre. og tilføje kommentarer ved at klikke på taleboblerne. 2
Man kan nemt og hurtigt få overblik over hele ansættelsesudvalgets vurdering af kandidaten på oversigtssiden. Du skal bare holde musen hen over enten tommeltot-knappen eller taleboblerne ud for hver kandidat. 3 - Screening af kandidater Hvis du, da du slog stillingen op, benyttede dig af muligheden for at stille stillingsrelevante spørgsmål til kandidaterne, kan du, ved hjælp af pointgivning, screene dine kandidater og derved nemt få et overblik over de kandidater, som er bedst egnet til stillingen. Du kan læse om hvordan du tilføjer spørgsmål i forbindelse med opslag af en stilling i Guide til stillingsopslag (side 6), som kan findes på Nanuaraq. Det er muligt at kombinere spørgsmålene på flere forskellige måder, på den måde findes de kandidater med den højeste score. Klik på knappen Screening. I screeningsvinduet kan du gøre følgende: 1. Tilføje en titel på kolonnen - dette vil vises som overskrift (Man kan maximum vælge 2 kolonner) 2. Vælge hvilket spørgsmål du ønsker at screene på, via drop-down menuen under Vælg data til brug i screeningen 3
3. Vælg de kriterier der ønskes for screeningen. Her tilføjes de point, som er mest relevante for hver kategori. Det vil sige at hvis svaret Ja er mest relevant gives der 1 point for Ja-svar og 0 point for Nej-svar. Hvis der vælges et ja/nej sprøgsmål, vil resultatet blive vist som 0 eller 100% Hvis der vælges et spørgsmål med flere muligheder, for eksempel uddannelseniveau, vil systemet udregne hvor mange procent kandidaten får, ud fra den pointgivning der er valgt. 4. Klik på Gem og aktiver hvis du vil gemme din screening til genbrug. Hvis du ikke ønsker at gemme kan du nøjes med at klikke Aktiver. Resultatet vil vises på denne måde: 4
4 - Invitér til samtale Du har nu valgt 3 kandidater som du ønsker at indkalde til samtale. Du markerer derfor deres navne og trykker på knappen opret begivenhed. (Det er den knap som har et kalender ikon). Der vil nu poppe dette vindue op: Du vælger nu Opret begivenhed og så vil vinduet udfoldes. Titel: Det er en ekstern titel som vil blive tilføjet automatisk i den mail du sender til kandidaten. Titlen skal derfor være noget i stil med samtale / 1. samtale / Skypesamtale. Intern beskrivelse: Den interne beskrivelse kan ikke ses af kandidaten, men kan være en besked til ansættelsesudvalget. Deltagere: Ansættelsesudvalgets navne vil blive sat ind automatisk. Man kan fjerne navne ved at klikke på det røde X eller tilføje navne i feltet under det sidste navn. Påmindelse: Ønsker du at sende en SMS påmindelse til kandidaten? Dato: Vælg de datoer du ønsker, at kandidaterne skal kunne vælge imellem. Det er først til mølle princippet som afgør, hvem der får de forskellige tidspunkter. Det anbefales at du tilføjer et ekstra tidspunkt så den, der vælger sidst også har et par datoer at vælge imellem. 5
Lokation: Hvis alle samtaler afholdes ved fysisk fremmøde skriver du adresse og etage for stedet, hvor samtalen finder sted. Kandidater: Hvis du klikker på person-ikonet til højre for lokationsfeltet vil du få mulighed for at sige, at denne kandidat skal indkaldes på dette tidspunkt ved at ændre et felt fra åbent tidsvindue til kandidatens navn. Du kan sagtens invitere én kandidat til samtale den 28-06-2018 kl 09:00-09:30, og samtidig lade de andre kandidater vælge mellem de andre datoer. Deltagere: Du kan vælge at hele ansættelsesudvalget skal deltage ved hvert møde, eller du kan fordele dem på de forskellige datoer. Det gør du ved at klikke på den gyldne bog med @ symbolet. Knappen åbner for feltet Deltagere hvor du kan vælge om det er alle involverede som skal deltage i samtalen, eller måske kun 2 af dem. 5 - Send besked til kandidater Når du har sat rammerne for begivenhederne (samtalerne), sender du en invitation til kandidaten. Du klikker på fanen Besked som er til venstre for Begivenhed og vælger hvornår du ønsker at sende beskeden: Send besked nu eller Send besked med forsinkelse 6
Du starter med at vælge hvilket sprog du ønsker at sende beskeden. Vær opmærksom på at beskeden sendes ud til alle de kandidater du har valgt. Herefter vælger du hvilken skabelon du ønsker at bruge, alt efter hvilken type besked du sender. Ved invitation til samtale vælges: Samtaler-> Indkaldelse til samtale m. kalenderfunktion 7
Design ændres automatisk til signatur med afsendernavn og der indsættes en standard tekst i vinduet nedenfor. Det steder hvor der står tekst indrammet mellem [ ] er de steder hvor der automatisk indsættes informationer når man trykker send. Hvis du ønsker at se en demo af de mails du skal sende kan du trykke på demo knappen nederst i højre hjørne. 8
6 - Skift status Det sidste man gør INDEN man trykker på den grønne udfør -knap er at skifte status. På den måde kan man holde styr på hvilke kandidater der er inviteret til samtale og hvilke kandidater har fået afslag. Man kan derved nemt få tilgang til kandidaterne via den proceslinje som er lige over kandidaterne. Du trykker på fanen Status, som er til venstre for fanen Besked. Her vælger du den status som du ønske at flytte kandidaterne til. Ved indkaldelse til første samtale vælges derfor: Første samtale> Inviteret til 1. samtale. Det skifter den røde plet på fanen Status til grøn. Den grønne plet på fanerne betyder at når du trykker på knappen udfør, så udfører du handlinger på de tre faner på én gang. 7 - Send afslag Du markerer de kandidater, som du ønsker at sende afslag til. Så klikker du på brev ikonet med den grønne pil: Knappen fører dig til samme fane, som den der blev beskrevet i kapitel 5 (se side 6-8). Her vælger du det sprog, som beskeden skal sendes på. Derefter vælger du skabelonen: Afslag -> Afslag uden samtale. Det er god skik at kontakte kandidaten telefonisk, når man ønsker at give et afslag efter man har haft vedkommende til samtale. Derefter trykker du på fanen Status og ændrer kandidaternes status til Afslag uden samtale. Tryk nu på knappen Udfør. 9
8 - Skift status Du har nu valgt den kandidat som du ønsker at ansætte. Det anbefales at du ændrer status både på de kandidater, som du har haft til samtale, men som fik afslag til Afslag efter første samtale, eller endda Afslag efter anden samtale hvis det har været tilfældet. Derudover anbefales det, at du ændrer status på den valgte kandidat til Ansættelse. Du vælger den/de kandidater det drejer sig om og trykker på knappen med traffiklys-ikonet. Her gør du lige som beskrevet i kapitel 6 (se side 9). Du vælger den ønskede status og klikker på den grønne Udfør knap. 9 - Support Hvis du har brug for hjælp kan du, via menu-knappen i øverste højre hjørne af siden, altid finde siden Support. Du vil finde kontakt informationer på en person i Økonomi- og Personalestyrelsen, som kan guide dig, hvis du har brug for hjælp, når du slår en stilling op. På siden finder du desuden kontaktoplysningerne på leverandøren, som kan kontaktes hvis man har tekniske problemer. Under leverandørens kontakt oplysninger er der et link til en support hjemmeside, hvor man kan finde korte guides til systemet. 10