Referat Sted: Hørsholm Rådhus, D1 Dato: 21. maj 2015 kl. 13-15 Deltagere: Hugo Pedersen, Kommunaldirektør, Formand Mette Herbert, Direktør Pernille Halberg Salamon, Direktør Klaus Poulsen, Arbejdsleder Marianne Lindholdt, Næstformand, DLF Marlene Dalskov, BUPL Hanne Nordfalk, DSR Jan Stoltz, HK Anette Pollas, FOA Ulla Høgh, SL Jeanette Hougaard, FOA, Knud Kildentoft, AMR Helle Friis, AC Dansk Psykologforening Dato: 28.05.2015 Kontakt Mette Camilla Ebdrup Personalekonsulent meeb@horsholm.dk Direkte tlf. 4849 1466 Center for Økonomi og Personale Løn og personale Kristine Ansted Schmidt, Arbejdsmiljøtovholder Gert Ahrentecht Jensen, Personalechef Mette Ebdrup, Løn og Personale Fraværende: Martin Hilsted, AMR Emne: Møde i HovedMED Referat fra møde i HovedMED d. 21. maj 2015 1. Godkendelse af referat fra mødet d. 19. februar 2015 Der er kommet en bemærkning til pkt. 1. HovedMEDs opgaver fra Christina Kragelund og Tine Gjeldsted fra Center for udvikling og digitalisering. De gør opmærksom på, at det ikke er korrekt, at medarbejderne på skolerne ikke har adgang til kommunens intranet. De ansatte på skolerne skal vælge deres skole, når de logger på http://intranet.horsholm.dk, og bruge deres almindelige UNI-C login. Marianne Lindholdt supplerede med, at det stadig ikke er helt nemt at komme på for skolerne, men at hun har kontakt til UDI, som arbejder på sagen. Referatet blev herefter godkendt uden yderligere bemærkninger. 1/8
2. O: Orientering om aprilkonferencen d. 24. april 2015 Ansvarlig: Hugo Pedersen Hugo Pedersen orienterede om, at den økonomiske ramme er strammere til næste år end i år, og at det nok vil vare ved. Der er tale om lav vækst eller nul-vækst i kommunerne, og den smule vækst der vil komme vil nok blive øremærket andre steder fra regeringens side. Hørsholm kommune har derfor som udgangspunkt det, som vi har nu, men det vil være nogen faktorer som spiller ind. Blandt andet udligningsreformen som ikke vil være til fordel for Hørsholm Kommune. Selskabsskatteindtægterne er også faldende med næsten 20 mio. kr. i de kommende år. Hugo Pedersen orienterede om, at der skal findes 20-25 mio. kr. på driften. Direktionen har fået til opgave at komme med forslag til besparelser. Der vil blive udarbejdet et råderumskatalog. Her vil effektiviseringsprojekterne også indgå, og her især ejendomsanalysen som spiller en meget stor rolle. Herunder vil sygefraværsinitiativerne også spille ind, og kommunalbestyrelsen har en forventning om at kunne hente en besparelse her på 8 mio.kr. årligt, som jo i hovedtræk svarende til ca. 20 fuldtidsstillinger. Det er en krævende opgave. HovedMED vil i videst muligt omfang blive inddraget i de politiske prioriteringer ift. besparelser. Der er indkaldt til møder med ØU. Hovedbudskabet er blandt andet, at der skal være fokus på kerneopgaven. Dette er der også fokus på i chefforum. HovedMED vil også her få en vigtig rolle, og være medspiller til at det lykkes på en god måde. Der skal samtidig være fokus på trivslen og arbejdsglæden, og der skal der tales om i HovedMED. Medarbejdersiden ønsker, at der er fokus på arbejdsmiljøet og trivslen i denne sammenhæng, da det har stor betydning for sygefraværet mm. 3. O/D: Trivsel Ansvarlig: Hugo Pedersen Den nye 3-i-1 måling er i fuld gang med at blive udformet. Der ønskes med dette punkt at tale omkring kommunikation ud ad til i forhold til den nye 3-i-1 måling. 3.1. B: Godkendelse af spørgerammen for 3-i-1 målingen Ansvarlig: Kristine Ansted Schmidt og David Schjelde 2/8
Bilag: OBS Bilaget til dette punkt kommer først d. 18. maj 2015, og bliver sendt ud pr. mail. Punkt 3. og 3.1. blev slået sammen til et punkt. Til udarbejdelse af spørgerammen er der kommet input fra arbejdsgruppen, tidligere undersøgelser og styregruppen. Der er besluttet i HovedMED, at der skal arbejdes med relationel ledelse og social kapital, og det vil spørgerammen også tage udgangspunkt i. Resultaterne skal der arbejdes videre med indtil 2017, hvor næste måling vil blive foretaget. Spørgerammen er del op i tre: - Den fysiske APV - Lederevaluering (sin nærmeste leder og næste lederniveau) - Den psykiske APV (Her og nu billede) Hver medarbejder vil kun få det sendt ud, som er relevant for en selv, og det vil fremgå klart, hvem der skal svare på hvad, og der vil komme til at være navn på de ledere, man skal evaluere. I forhold til udsendelsen er der lige nu ved at blive udarbejdet en systematik over den organisatoriske opbygning, som kan genbruges næste gang også. Marianne Lindholdt havde nogle spørgsmål til rækkefølgen i spørgsmålene til lærerne, og dette blev taget til efterretning, og rækkefølgen kan sagtens laves om. Derudover havde Marianne Lindholdt input til håndarbejdslokalet, og HovedMED besluttede, at dette behøvede de ikke at være indover. Spørgerammen blev herefter godkendt. 4. Arbejdsmiljø 4.1. O: Henvisninger til AS3 og trekanten - årshjul Ansvarlig: David Schjelde og Kristine Ansted Schmidt 2011 2012 2013 2014 2015 Månedsvis Januar 0 1 3 7 0 11 Februar 1 4 0 2 2 9 Marts 1 2 1 1 8 13 April 1 2 0 3 1 7 Maj 2 4 2 5 13 Juni 0 3 4 1 8 Juli 1 1 0 3 5 August 0 0 2 1 3 3/8
September 3 2 3 2 10 Oktober 2 1 5 3 11 November 4 1 10 5 20 December 4 1 4 6 15 I alt 19 22 34 39 11 DOS andel - 16 20 24 3 DOS % - 72,73 58,82 61,54 27,27 David Schjelde orienterede kort om statistikken og orienterede blandt andet om, at der er en årsag til, at der i en måned er 8 henvisninger, men at årsagen til dette er tavshedsbelagt men ikke foruroligende. Der kan være flere årsager til mange henvisninger på nogen tidspunkter. Blandt andet kan en lovændring spille ind. Derudover plejer der også at komme en øget efterspørgsel lige, efter der er kommet information ud omkring AS3. Alle lederne og MED-udvalg er indenfor de sidste par måneder blevet orienteret omkring muligheden for at benytte AS3. Medarbejdersiden oplyser, at nogen medarbejder har følt mistillid til dem, når lederen har spurgt om det er arbejdsrelateret. Lederen er nødt til at stille dette spørgsmål, da der ellers ikke kan henvises til AS3. Det skal ikke forstås som mistillid men mere en hjælp. DOS er taget ud, da den var særlig speciel, og det center med flest henvisninger. De sidste procenter fordeler sig relativt jævnt. Marianne Lindholdt supplerede med, at lærerne har haft rigtig stor gavn af det, og de fleste kommer tilbage på arbejde igen, og der undgå også sygemeldinger ved at bruge dette. 5. O/D: Effektiviseringsprogrammet: Ansvarligt: Hugo Pedersen Hugo Pedersen orienterede om status for de 4 effektiviseringsanalyser: Ejendomsstrategi Der har tidligere været afholdt orienteringsmøder omkring ejendomsstrategi, hvor HovedMED har deltaget. Ejendomsanalysen siger på nuværende tidspunkt, at der nok vil kunne findes driftsbesparelser for omkring 8-10 mio. kr. årligt. 4/8
Salg af bygninger vil komme som en engangsindtægt og vil nok blive brugt til investeringer. De bygninger som der kan blive bragt i spil i denne sammenhæng, er ved at blive undersøgt, hvad de er værd. Det er en meget vigtig effektiviseringsanalyse, for hvis ikke det lykkes at finde besparelser/effektiviseringer på ejendomsområdet, så skal de findes på velfærdsydelser. Derfor har dette analysearbejde meget høj prioritet. HovedMED vil fortsat blive orienteret i størst mulig grad som også er sket hidtil. De Grundlæggende principper som er beskrevet i materialet om ejendomsstrategien skal fremadrettet også drøftes på HovedMED. Der skal nedsættes en overordnet projektgruppe, hvor HovedMED skal have en plads. - Lønniveau Lønanalysen viser som udgangspunkt, at der ikke er noget at komme efter her. I en sammenligning med øvrige nordsjællandske kommuner viser det, at vi ligger på det samme niveau. Der vil altid være nogle områder, hvor der kan være et udsving. KL s analyse vil komme på HovedMED, når det er muligt. Det skal i ØU i juni 2015. - Sygedagpengesager Status på sygedagpengesager er, at vi skal forsøge at gøre sygedagpengeperioden så kort som muligt. Dette er i relation til borgerne, og handler om måden vi løser opgaven på. Dette arbejde er i fuld gang. - Borgerservicestrategi Status på borgerservicestrategien er at det fortsat er i en udviklingsfase. Det forventes at borgerservicestrategien og digitalisering skal sættes i gang efter sommerferien til september 2015. Hugo Pedersen orienterede om, at det positive ved disse analyser er, at de skaber grundlag for at se, hvad der er potentiale i. Alle disse analyser skal drøftes over flere møder. Medarbejdersiden er positive stemt overfor disse analyser. De er glade for at det skal drøftes over flere møder, da det der skal 5/8
drøftes ikke er en del af deres hverdag. De er heller ikke parat til at byde ind med input på nuværende tidspunkt. Hugo Pedersen lagde op til at medarbejdersiden tænker over hvordan de gerne vil være en del af en overordnet projektgruppe, som der skal dannes. 6. O: Retningslinjer vedr. personalet i forbindelse med afskedigelser ved budgetmæssige personalereduktioner og/eller ved omstruktureringer Ansvarlig: Gert Ahrentecht Jensen Bilag: Retningslinjer ved større afskedigelser Gert Ahrentecht Jensen orienterede om, at når Hørsholm Kommune skal afskedige, er det oftest en ulykkelig situation for de ansatte, der berøres heraf. De ansatte, TR, organisationerne og Hørsholm Kommune har derfor en interesse i, at processen sker så lempelig så muligt og at alle spilleregler overholdes. Der er derfor arbejdet på et sæt spilleregler. Disse spilleregler foreligger nu i udkast for HovedMED. Flere faglige organisationer har været tæt på i den sidste proces og vi er enige om, at udkastet er det optimale vi i fællesskab har kunnet nå frem til. Et klart budskab er, at MED-udvalg skal informeres og der skal ske en drøftelse i MED-udvalget, før der træffes endelig beslutning om personaletilpasninger. Et andet budskab er, at Hørsholm Kommune så tidligt som muligt skal informere og evt. ved større processer lave en procesplan med de faglige organisationer. Et tredje budskab er, at det kan være godt at lave en uddybende dagsorden. Retningslinjerne skal kunne sikre, at vi når der sker personaletilpasninger, gør det så skånsomt så muligt. Disse retningsliner er allerede blevet brugt adskillige gange, og processen har været med til at skabe gode løsning, som i nogen tilfælde har betydet, at der ikke har været nogen som skulle afskediges. Marlene Dalskov supplerede med, at der med ovenstående retningslinjer de sidste par år har været undgået hovsa løsninger, 6/8
og der har også efterfølgende været nogen gode processer. Der er dog stadig nogen tolkningsuenigheder i retningslinjerne. Udgangspunktet er, at alt der er enighed om nu er nedskrevet, og retningslinjerne er derfor taget til efterretning. 7. O/D: Proces for lokal løndannelse i Hørsholm Kommune Ansvarlig: Gert Ahrentecht Jensen Center for Økonomi og Personael forslog følgende proces for lokal løndannelse 2015: De enkelte centre/institutioner/enheder kommer senest 1. september 2015 med forslag til evt. lokale løndannelseselementer. De faglige organisationer kommer senest d. 1. oktober 2015 kommer med evt. forslag. Godkendelserne af alle lønelementer skal være på plads senest i uge 42. Medarbejdersiden havde et ønske om, at deadline for godkendelse af alle lønelementerne i stedet bliver uge 44. De er glade for, at processen nu bliver tydeliggjort. Medarbejdersidens ønske blev taget til efterretning, og deadline bliver senest i uge 44. 8. O: Den fornødne tid TR-arbejde Ansvarlig: Gert Ahrentecht Jensen Jf. forespørgsel fra Ulla Høgh Gert Ahrentecht Jensen refererede til, at der står i MED-aftalen, at TR skal have den nødvendige og tilstrækkelige tid til at forsvare at udføre hvervet, herunder også tid til at deltage i relevante kurser. Deltagelse i og forberedelse til MED-udvalgsmøder. TRhvervet skal forårsage mindst mulig forstyrrelse af det normale arbejde. Medarbejdersiden efterlyser nogen nærmere retningslinjer for den fornødne tid, og synes det kunne være rart med en nedre grænse. De oplever, at det er meget forskelligt hvor meget tid der bliver afsat til TR-arbejde. Nogen gange kan det gå udover kvaliteten at tiden til TR-arbejdet ikke er der. Gert Ahrentecht Jensen oplyste, at det handler om en jævnlig dialog mellem TR og leder, så der kan forventningsafstemmes ift. tiden. Det er også vigtigt at TR erne fortæller hvad de bruger deres tid på. Det er meget positivt for en organisation, at TR gør 7/8
det arbejde de gør. Hvis der skulle være uoverensstemmelser mellem leder og TR står Gert Ahrentecht Jensen gerne til rådighed for en dialog. Både Hugo Pedersen og Klaus Poulsen mener umiddelbart ikke at løsning er at sætte en nedre minimumsgrænse for tiden. Det at lære af hvordan hinanden sætter tid af samt det at prioritere sin tid sammen med ledelsen er en vigtig faktor. Både ledere og medarbejdere må være fleksible omkring tiden. Ulla Høeg synes, det er vigtigt, at denne debat ikke glemmes. Hugo Pedersen oplyste, at han på næste chefforum ville tage den nødvendige tid op med lederne. 9. B: Hørfred valg af ny repræsentant Ansvarlig: Marianne Lindholdt Dan Poulsen og Anette Pollas vil gerne vælges igen. Begge repræsentanter bliver genvalgt. 10. Eventuelt Medarbejdersiden belyste et problem omkring at det ikke er muligt at få kontakt til rådhusets medarbejdere efter kl. 13. Problemet opstår hvis man er ude hos en borger og ringer fra en mobiltelefon uden for åbningstiden. Det blev besluttet at hvert center skal finde ud af en procedure for hvordan medarbejdere med mobiltelefoner i akutte tilfælde kan få fat i personalet på rådhuset efter kl. 13. Det skal tages op i de forskellige lokale MED-udvalg, hvordan dette skal løses. 11. Evaluering af mødet Et godt møde hvor dagsordenen blev nået. Næste møde er d. 27. august 2015, her vil der blandt andet komme nyt om budgetprocessen og nyt omkring ejendomsanalysen. 8/8