Winfinans for Menighedsråd Manual
Indholdsfortegnelse Før du går i gang 3 1. Installation, licensnummer og opsætning 3 Licensnummer 3 Brugere og adgangskontrol 4 Ret/opret menighedsråd 4 Opret regnskabsår 5 Åbningsbalance 6 Opsæt stamdata 7 Konteringsforkortelser 7 Afstemningskonti 7 Konteringsforslag 8 Overførselskonti 8 Momsopsæt 9 Sikkerhedskopi/Backup 10 Flytte til ny computer 10 4. Budget 22 Beregning af ligning og primobeholdning 23 Udskrift 25 5. Årsregnskab 26 Bilag om `Overskud på driftsrammen 27 Udskrift 27 6. Regnskab og budget på diskette 29 7. Årsafslutning 31 Sådan afsluttes hver regnskabsår 31 8. Momsafregning 33 9. Stikordsliste 34 2. Kontoplanen 11 Opret ny konto 11 Ret konti 12 Slet konto 12 Øvrige oplysninger på kontoplanen 12 Særlige funktioner i kontoplan-skærmbilledet 13 Oversigtsside 13 3. Den daglige brug 14 Kassekladde 14 Bilagsindtastning 14 Afstemning 16 Bogføring 16 Kend resultatet før du bogfører 16 Bilagsliste 17 Skemaet Balance 17 Udskrifter 19 - månedsbalance 19 - regnskabsrapport 19 - kontokort 20 - kassebog/journaler 20 Winfinans for Menighedsråd Kirkefondet Udgave 2005 2
Før du går i gang Systemkrav Winfinans fungerer under Windows95 og alle senere versioner af Windows. Winfinans kræver en skærm med opløsning på minimum 800x600 punkter, gerne 1064x768, da det letter overblikket. Winfinans udskriver på den standardprinter, du har valgt under Indstillinger og Printere. Anvendte begreber i manualen Indtastningsfelt Knap Minimerer billedet Fuld skærmstørrelse Lukker billedet Døren Listbokspil Listboksfelt Krydsrubrik 1 post tilbage Tilbage til første post 1 post frem Frem til sidste post 1. Installation, licensnummer og opsætning Programmet installeres efter en særskilt vejledning, som leveres sammen med programmet. Læg mærke til, at der er to forskellige udgaver af vejledningen afhængigt af dit styresystem. Opdateringer til programmet udsendes cirka 2 gange årligt. Seneste udgave af programmet kan også hentes på Kirkefondets hjemmeside www.kirkefondet.dk. Under installationen har du taget stilling til, om der skulle lægges en ikon (knap) på Skrivebord (din computers startbillede). Svarede du Ja, kan programmet startes ved at dobbeltklikke på den nye ikon. Programmet kan altid startes ved at trykke [Start] Programmer - Winfinans for menighedsråd - Winfinans for menighedsråd. Licensnummer Når programmet åbnes første gang, skal licensnummer og licenshaver indtastes, såfremt programmet ikke skal bruges som demo-udgave. Licensnummeret er anført på den fremsendte faktura og indtastes på følgende måde: 3
Klik på [Database/adgang] i menubjælken over hovedmenuen. Vælg Skift licensnummer. Klik derefter på [Ja] og indtast nu nummer og navn. Klik på [OK], derefter på [Ja] to gange. Så lukker programmet, og når du starter det igen, er det klar til brug. Bemærk, at licensnummeret skal indtastes hver gang, der indlæses en opdatering. Licensnummeret afgør, om du har anskaffet en skemaudgave, en lille eller en stor (ubegrænset) udgave. Du kan til enhver tid købe en større licens for prisforskellen. Brugere og adgangskontrol Såfremt du ønsker det, kan du oprette dig selv som bruger og indlægge et password (adgangskontrol) i systemet, men da er det vigtigt, at du noterer passwordet ned et passende sikkert sted. Det er ikke nødvendigt at indlægge et password for at få programmet til at virke korrekt. Gør sådan: Klik på [Database/adgang] i menubjælken over hovedmenuen. Vælg Brugere/adgangskontrol. Systemets brugere oprettes med internt løbenummer, som du selv tildeler samt navn og password. Afkryds rubrikken Systemadministrator. Hvis den ikke er afkrydset, kan du ikke igen få adgang til dette punkt. Når programmet åbnes, skal brugernavn vælges via en listboks og kodeord skrives i feltet adgangskode. Skulle du ved et uheld få blokeret adgangen til programmet ved at indtaste et password, som du ikke kan huske, så ring til Kirkefondet og få hjælp. Ret/opret menighedsråd Du kan oprette lige så mange kirkekasser, præstegårdskasser eller biregnskaber, du ønsker. Gør sådan: Klik på knappen [Ret/Opret menighedsråd] nederst i hovedmenuens venstre hjørne og følgende billede kommer frem: Klik på [Tryk for start]-knappen. Dette er vigtigt, da du ellers retter i de eksisterende oplysninger i stedet for at oprette et nyt menighedsråd. Klik på listbokspilen, og du får adgang til følgende valgmuligheder: Kirkekasse, præstegårdskasse eller biregnskab. Klik på den ønskede mulighed. Indtastningsfeltet til højre for listbokspilen udfyldes med kirkekassens, præstegårdskassens eller biregnskabets navn. Vælg mellem sogn og pastorat ved at klikke på listbokspilen og vælge det ønskede. Indtastningsfeltet til højre for listbokspilen udfyldes med sognets eller pastoratets navn. Udfyld indtastningsfelterne med kirkens navn, adresse, postnummer og by, menighedsrådets navn, cpr-koden (sognets 4-cifrede kode), stiftets navn, provsti og kommune. 4
Nu skal du vælge, om du vil benytte Kirkeministeriets standardkontoplan, eller om du selv vil oprette en kontoplan forfra. Det er anbefalelsesværdigt at benytte standardkontoplanen, som kopieres på følgende måde: Klik på knappen [Kopier kontoplan fra andet menighedsråd]. Ønsker du f. eks. ved oprettelse af et biregnskab at lave din egen kontoplan, henvises til afsnittet om kontoplanen side 11. I det billede, der kommer frem, vælges kontoplan for menighedsråd ved at klikke på listbokspilen i øverste listboksfelt og klikke på Standard2005. Nederste listboksfelt: Klik på listbokspilen og klik på din egen kirke. Kopier kontoplanen ved at klikke på knappen med de to papirer over hinanden. Klik på [Ja], når du bliver spurgt, om du vil kopiere kontoplanen fra Standard2005 til din egen kirke. Klik på [OK], når du får besked om, at kontoplanen er kopieret. Luk billedet ved at klikke på [Døren]. Luk det bagvedliggende billede på samme måde. Opret regnskabsår Gør sådan: I hovedmenuen vælges dit eget menighedsråd ved at klikke på listbokspilen ud for Menighedsråd. Klik på knappen [Ret/Opret regnskabsår] nederst til højre i hovedmenuen. Klik på [Ja], fordi du vil oprette et regnskabsår, ikke rette på det nuværende. Derved kommer et billede frem, der foreslår, at regnskabsår starter i næste ledige år. Tryk [OK]. Nu er regnskabsåret oprettet, og du kan vælge det i listboksen øverst i hovedmenuen. For at kontrollere oplysningerne kan du igen trykke [Ret/Opret regnskabsår] nederst til højre i hovedmenuen. Tryk denne gang [Nej], fordi du vil rette, ikke oprette. Nu fremkommer følgende billede: Kontroller oplysningerne. Beskrivelsesfeltet skal være udfyldt med det ønskede regnskabsår. Tillad bogføring fra dato skal være udfyldt med 01-01- og det ønskede år. Tillad bogføring til dato skal være udfyldt med 31-12- og det ønskede år. Se dog også herunder om Antal måneder. Disse fra- og til-datoer kan du måske med fordel senere ændre, hvis andre skal bogføre i dit regnskab. Derved minimeres mulighederne for fejl. Antal måneder i regnskabsåret anbefaler vi at lade stå som 12. Det kan godt sættes til 13 af hensyn til den såkaldte 13. måned, altså at man i januar også bogfører i det gamle regnskabsår. Det er efter vores mening mere overskueligt at bruge bogføringsdatoen 31.12. til dette. Men programmet kan arbejde på begge måneder. Krydsrubrikken Stop for bogføring i dette regnskabsår skal ikke være udfyldt. Dette bør du derimod gøre, når du er færdig med at bogføre i et regnskabsår, for at undgå fejl. 5
Åbningsbalance Inden du kan begynde at bogføre, skal du som minimum have lagt dine åbningstal ind. Åbningstallene er dine beholdninger på alle gruppe 9000 konti (fra konto 9001 til konto 9199). Blandt andet af hensyn til udskrift af det næste budget anbefaler vi, at du bogfører et tal for hver enkelt konto i hele regnskabet. Gør sådan Opret det senest afsluttede regnskabsår og bogfør eet tal for hver benyttet konto. Det foregår i Kassekladde, hvor du bogfører en linie for hver eneste konto, drift såvel som status. Se afsnittet om Bogføring for at få hjælp til at bruge Kassekladden. HUSK, at der ikke skal trækkes moms af disse tal, så sæt for en sikkerheds skyld mærke i det lille felt Ingen moms på hver linie i kassekladden. Når hele regnskabet er tastet ind i kassekladden, vil denne have en difference som svarer til den samlede åbningssaldo i dette gamle regnskabsår. Dette beløb bogføres på konto 9220. Denne konto anvendes kun denne ene gang til direkte bogføring. Efterfølgende bruges den til at opsamle de enkelte årsresultater, således at den altid svarer til åbningssaldoen. Før du gennemfører bogføringen, anbefaler vi, at du for at undgå fejl, klikker på [Simulering] for at se resultatet på forhånd. Se evt. afsnittet om Bogføring. Når det gamle regnskab er bogført, skal du have hentet beholdningerne over i det nye år. Du skal vælge det nye år øverst i Hovedmenuen. Klik derefter [Ret/Opret regnskabsår] nederst til højre i Hovedmenuen. Klik [Nej], fordi du ikke skal oprette et nyt år. Klik på knappen [Åbningsbalance] øverst midtfor i det næste billede. Klik så på knappen [Overfør åbningsbalance], og klik [Ja] til den næste lille boks. Så får du - normalt, altså ved senere, normale overførsler - både et debet- og et kredittal for hver af de brugte statuskonti. Saldoen er forskellen på de to tal, men du kan se saldiene mere overskueligt et andet sted, se under Skemaet Balance i kapitel 3. Ved denne første overførsel, får du kun det netop bogførte beløb på hver konto. Nu lukker du billedet, enten med [Døren] eller med [krydset] øverst til højre. 6
Opsæt stamdata Så skal stamdata på plads. Gør sådan: Klik på [Stamdata] i menubjælken over hovedmenuen. Vælg Opsæt af konteringsforkortelser. Konteringsforkortelser Forkortelserne er beregnet på en nemmere kontering ved bilagsindtastning. Programmet foreslår selv forkortelser for bank, giro og kasse med henvisning til kontonumrene for disse konti. Ønsker du at oprette flere forkortelser, gør da som følgende eksempel: Menighedsrådet har en aftalekonto, den oprettes f.eks. med: a. Klik på det næste tomme hvide felt under Forkortelser og tast A. Gå videre til Konto-feltet enten med musen, enter, tabulatoren eller pil til højre. Skriv kontonummeret. Luk med [Døren]. Afstemningskonti Vælg i stamdata Opsæt af afstemningskonti. De konti, der er indtastet her, kommer med på afstemningsoversigten under Kassekladde. Programmet foreslår kasse, bank og giro. Ønsker du den før omtalte aftalekonto oprettet, gør du sådan: klik ud for stjernen - indtast et løbenummer, som du selv tildeler, udfyld kontofeltet med det ønskede kontonummer. Udfyld beskrivelsesfeltet med din egen tekst, gå videre til næste, eller luk [Døren]. Se illustration på næste side. 7
Konteringsforslag Vælg under Stamdata Konteringsforslag. Konteringsforslag er ikke nødvendige, men er en lettelse, når man ofte har konteringer, som er helt eller næsten ens. Gør sådan: Eksempel: Trykning af kirkeblad oprettes med søgeteksten blad. Klik på det næste tomme hvide felt under Nr. og skriv et løbenr. efter eget valg. Gå videre til Søgetekst og tast blad. Gå videre til Bilagstekst og tast Trykning af kirkeblad. Gå videre til Debetkonto og indtast kontonummeret, og ligeså med Kreditkonto. Fortsæt med det næste konteringsforslag eller Luk med [Døren]. Når du senere i kassekladden skriver blad som tekst og trykker tabulator eller retur/enter, vil alt andet end beløb blive udfyldt automatisk. Du kan dog også lave konteringsforslag, som ikke indeholder kontonumre, men kun tekster. Det kan for eksempel være en god idé at oprette søgeteksterne 01, 02, 12 med månedernes navne som tekst. Det er også muligt at oprette nye konteringsforslag ud fra en linie, som allerede er indtastet i Kassekladden. Du behøver blot at dobbeltklikke på den relevante kassekladde-linies tekst, så får du meddelelsen: Bilagstekst tilføjet som konteringsforslag! Vælg derefter under [Stamdata] Opsæt af konteringsforslag og ret søgeteksten på den nye (nederste) linie til noget, der er nemt at huske. Overførselskonti Gå derefter via [Stamdata] til Opsæt af overførselskonti og opret denne linie: 8
Momsopsæt Så skal momsen oprettes, såfremt kirkekassen også omfatter kirkegården. Vælg [Stamdata] i menubjælken over hovedmenuen. Klik på Opsæt af moms. Har du valgt at kopiere standardkontoplanen til dit eget menighedsråd, er momsen opsat på forhånd. Momsen er opsat som følger: Nummerkolonnen henviser til hhv. hel og halv indgående og udgående moms, hvilket fremgår af beskrivelsesfeltet. I-1 er således udtryk for indgående hel moms, mens I-2 er indgående halv moms. Disse forkortelser benyttes i kontoplanen til at angive, om der automatisk skal beregnes moms for den enkelte konto. Momssatsen er indtastet på forhånd, såfremt standardkontoplanen benyttes. Satsen er indtastet med 25% for hel moms og 11,11% for halv moms. Du kan ændre satsen således: Klik på den ønskede momslinie, derefter på [Sats]-knappen. Du kan nu enten overskrive den eksisterende sats eller udfylde en ny sats fra en given dato. Luk med [Døren]. 9
Sikkerhedskopi (Backup) Der skal naturligvis jævnligt tages en sikkerhedskopi af alle data. Det er unødvendigt at tage kopi af selve programmet, idet det ligger på en cd-rom, der vil kunne genindlæses. Du kan altid få en ny cd fra Kirkefondet. I Winfinans for menighedsråd er det kun nødvendigt at tage kopi af den fil, der hedder kirked2k.mdb. Den ligger ved standard-installation - i Winfinans-mappen, som ligger direkte på C-drevet, ikke under Programmer. Metoden til sikkerhedskopiering vælger du selv. Mange vælger at brænde en kopi af kirked2k.mdb ned på en cd-rom, andre at kopiere den over på en løs harddisk, eller på en såkaldt USB-memorystick. Alle disse metoder fungerer udmærket; når blot man tager kopi af den rigtige fil, og derefter opbevarer kopien sikkert. Hvis du ønsker at placere sikkerhedskopien på en 3½ diskette, har du umiddelbart det problem, at datafilen er for stor til at kunne være på en diskette, og Windows kan ikke finde ud af at opdele den på flere disketter. Vi har derfor placeret et gratis program på Winfinans-cd-rommen, som kan fremstille en komprimeret kopi, som derefter kan kopieres ned på en diskette. Du kan bestille vejledninger til installation og til brug af dette program, og du kan få hjælp til det over telefonen; alt sammen dækket af dit abonnement. Sådan flytter du programmet fra gammel til ny computer Først installerer du programmet på den nye computer fra den seneste cd-rom, du har modtaget. Du kan også bestille en ny cd-rom hos Kirkefondet, hvilket kan være en god idé, for du skal muligvis bruge en anden installationsvejledning under det nye styresystem. Husk at oplyse om den nye computers styresystem. Dit licensnummer skal naturligvis indtastes i det ny-installerede program, ligesom efter hver programopdatering. Nu mangler du kun dine data. Som det fremgår under Sikkerhedskopi, ligger de alle i den fil, der hedder kirked2k.mdb. Den ligger ved standard-installation - i Winfinans-mappen, som ligger direkte på C-drevet, ikke under Programmer. Datafilen skal simpelthen flyttes til den tilsvarende placering på den nye computer, hvor den skal overskrive den demo-data fil, som blev lagt ind under programinstallationen. Hvis du tager sikkerhedskopi på en cd-rom-skive, på en løs harddisk eller på en USB-memory-stick, kan datafilen kopieres direkte herfra og ind på den nye computer. Hvis du tager sikkerhedskopi på disketter, skal indholdet pakkes ud på den nye computer. Få evt. hjælp til dette ved at ringe til Kirkefondet. 10
2. Kontoplanen Kontoplanen styrer opsætningen af hele bogføringen og udskrifterne. Dvs. at programmet her får besked om overskrifter, sammentællinger, om det er drifts- eller statuskonti, om kontiene skal med på årsregnskabs- og budgetskemaer, og om der skal trækkes moms under bogføringen. Forklaringer på begreber som listboks, krydsrubrik m.m. findes i afsnit 1 om installation og opsætning (side 3). I hovedmenuen klikkes på ikonet ud for Kontoplan. Kontoplanen kan du bladre i, enten med pilene op og ned, med rullepanelet ude til højre, eller ved at gå til den nærmeste overskrift. Du kan klikke på listbokspilen ud for Gå til overskrift og vælge overskriften i listboksfeltet. Klik på den ønskede overskrift - og du er fremme ved den. Opret ny konto Gør sådan: Klik på knappen [Opret]. Skriv kontonummeret i indskrivningsfeltet KontoNr. Vælg kontotype ved at klikke på listbokspilen og klikke på bogføring, overskrift eller total. Indskriv kontotekst i Kontotekst-feltet. Vær opmærksom på, at overskrifter der skal anvendes på årsregnskabs- og budgetskemaer skal have notenummeret med i teksten. Det betyder, at de 3 første karakterer i kontonavnet er reserveret til notenummer. Se eksempler på de allerede indtastede overskrifter. Skal der ikke notenumre med, tast 3 gange på mellemrumstasten og skriv derefter navnet på overskriften. 11
Langt de fleste konti skal med på både regnskabsudskrifter og budgetudskrifter. Klik derfor i krydsrubrikkerne, så der fremkommer et tjektegn/flueben (se billede på side 11). Da der ikke optræder fortegn i årsregnskabs- og budgetskemaerne, skal du bruge Kontotype for budgetlægning til at vælge, om der er tale om en indtægtskonto, en udgiftskonto eller en kassekonto (se billede på side 11). Du skal desuden markere alle konti i gruppe 9000 (kassebeholdningskonti) med kassebeholdning, da beholdningskontiene behandles anderledes end andre konti. Drift/status vælges ved hjælp af listbokspilen. Alle konti med undtagelse af konti i gruppe 9000 er driftskonti. Kassebeholdningskonti er statuskonti. Skal du oprette en konto med momsberegning, klikker du på listbokspilen og vælger I-1 for indgående hel moms og I-2 for indgående halv moms. Ved udgående moms vælges U-1. Skal du oprette eller rette en overskriftskonto, benytter du samme fremgangsmåde. Du får her to krydsrubrikker, hvor du kan vælge: Skal der være sideskift, og er det en hovedoverskrift. Hvis du sætter markering for sideskift, betyder det, at denne konto er den første på en ny side. Hvis der er tale om en totalkonto, altså en sammentælling, vælger du blot kontotypen Total øverst til højre i boksen. Så dukker der nye felter op: Sammentæl fra konto og Til konto. Disse udfyldes med det kontointerval, der skal sammentælles. Til konto bør udfyldes med den nye totalkontos eget nummer, således at der ikke senere ved en fejl oprettes nye konti, som ikke er med i sammentællingen. Intervallet kan godt spænde over andre (sub)totaler; disse tælles ikke med en ekstra gang. Ret konto Ønsker du at rette en konto, klikker du på kontonummeret i venstre side af kontoplanen. Klik derefter på knappen [Ret]. Nu kan du foretage den ønskede rettelse. Se oven for under opret ny konto. Du kan rette en kontotekst år for år. Det kan f. eks. anvendes ved anlægsarbejder, hvor en konto bruges til forskellige projekter. Ligesom alle andre oplysninger kan du også rette kontoens nummer, hvorved den også ændrer placering i årsregnskabet. Hvis der i forvejen er bogført på kontoen, vil du blot få en meddelelse om, at posteringerne flyttes med. Slet konto Klik på det lille grå felt lige til venstre for kontonummeret i kontoplanen ud for den pågældende konto. Feltet skifter nu farve til sort, og der viser sig en hvid pil. Tryk på Delete på tastaturet. Du bliver nu spurgt, om du ønsker at slette kontoen. Klik på [Ja], hvis det er den rigtige konto og på [Nej], hvis du fortryder. Du kan ikke slette en konto, der er bogført på, før alle regnskabsår, hvor der er bogført på kontoen, er slettet. Men du kan ændre kontoens navn, og du kan vælge, at den ikke skal udskrives på årsregnskaber og budgetter. Øvrige oplysninger på kontoplanen Der er to kolonner på kontooversigten, du direkte kan skrive i. Det er Note (kolonne 3) og År (kolonne 4). Note-kolonnen benyttes til at styre statistikskemaet, der skal afleveres sammen med årsregnskabet (se afsnit 4). Noterne henviser til de grupper, statistikskemaet er opbygget efter. Det er vigtigt, at noterne indskrives nøjagtigt som på det trykte statistikskema. I standardkontoplanen er Noterne indsat i henhold til statistikskemaet for 2005. Årstalskolonnen er til brug for anlægsarbejder, og er en mulighed for at angive i hvilket regnskabsår, der er givet bevilling til projektet. 12
Særlige funktioner i kontoplan-skærmbilledet Til brug for kontrol kan skærmbilledet sorteres efter enten momskode eller Note (vedr. statistikskema) Klik på den overskrift, der skal sorteres efter. Første klik giver sortering i stigende orden, et klik mere giver faldende sortering. Til sidst er det sikkert fornuftigt at klikke på overskriften KontoNr for at vende tilbage til den normale sortering. Du kan også lave en hurtig kontrol af momskoderne ved at klikke på knappen [Kontroller momsopsætning]. Du får så en kort oversigt over de momskoder, der er anvendt i kontoplanen, samt de tilknyttede momskonti og momssatser. Knappen [Vejledning] bruger du efter først at have klikket på en bestem konto. Så får du teksten om den valgte konto fra den officielle konteringsvejledning; samt en mulighed for at indtaste dine egne huskeregler om kontoen. Begge tekster kan kaldes frem som hjælp under bogføringen. Oversigtsside Denne opsætning styrer budgettets side 3, Årsregnskabets side 4 samt regnskabsrapporten. Når Kontoplanen er åben, trykker du på knappen øverst midt for med teksten [Oversigtsside Budget Regnskab]. Det giver dette skema: I skemaet styres noternes numre og tekster, såvel som de konti, der sammentælles til hver note. Det må anbefales, at du kun retter i skemaet med stor forsigtighed, og normalt kun efter de beskrivelser vi udsender, når der er behov for at rette. Hvis du laver en fejl, bliver din regnskabsforside, din budgetforside og din regnskabsrapport forkerte. 13
3. Den daglige brug Dette afsnit beskriver de punkter, du har brug for i forbindelse med den daglige brug af Winfinans for menighedsråd. Bogføring i kassekladden, journaler, balancer, kvartalsrapporter og kontoudtog. Forklaringer på begreber som listboks, krydsrubrik m.m. findes i afsnit 1 om installation og opsætning. Vejledning til opsætning af kontoplan, oprettelse af nye konti m.m. findes i afsnit 2. Budget og årsregnskab behandles særskilt i kapitel 4 og 5. Kassekladde For at komme ind i kassekladden skal du være i hovedmenuen. Dit menighedsråd og det aktuelle regnskabsår skal være valgt i de to listboksfelter øverst i hovedmenuen. Du klikker nu en gang på knappen til venstre for Kassekladde. Bilagsindtastning Gør sådan: Det første, du skal indtaste, er bilagsnummeret. Programmet foreslår selv nr. 1 første gang, du åbner kassekladden. Senere foreslås automatisk næste nummer. Men du kan hele tiden selv bestemme bilagsnummeret ved at indtaste det. Du kommer videre til næste felt ved hjælp af Enter -tasten (Retur-tast kaldes den også) eller tabulator-tasten (den med to pile på - en i hver sin retning). Datoen skal indtastes med bindestreger. Du kan nøjes med at indtaste 26-8 efterfulgt af Enter for den 26-08-2005, når du er i år 2005 (som kalenderdato eller rettere computerens systemdato, ikke regnskabsår). Næste felt er et tekstfelt, hvor du kan indtaste en beskrivelse af posteringen. Husk at give mest mulig information, eksempelvis er der ikke megen information i at gentage kontoens navn, som f.eks. løn til graver ; derimod kan du angive den måned, som er lønperiode. Næste felt er beløbsfeltet. Der skal ikke indtastes fortegn. Debet og kredit styres af de to næste felter. Skal du debitere en konto, flyttes til første felt efter beløbet. Indtast kontonummer. Når du har brug for at slå op i kontoplanen, fordi du ikke kender kontonummeret, kan du åbne en konto-oversigt ved at dobbeltklikke i i kontonummerfeltet. Oversigten bliver nu liggende i baggrunden, indtil du lukker den. Du kan eventuelt flytte kassekladden og oversigten til hver sin side af skærmen ved at trække i det blå felt øverst. Dobbeltklik på det ønskede kontonr., som overføres til kassekladden. Hvis du er i tvivl, er der i oversigten to knapper, som giver dig yderligere hjælp: Dels Kirkeministeriets vejledning om brugen af den enkelte konto; dels en oversigt over alle de posteringer, der nogensinde er lavet på kontoen, med de nyeste vist øverst. 14
Modpostering i kassekladden af beløbet kan enten ske pr. linie eller pr. bilagsnummer, eller i princippet for hele kassekladden på én gang. Man kan eksempelvis indtaste flere udgiftsposter, som er betalt samtidigt, og så først modpostere, når indtastningen stemmer med det beløb, der er hævet på bankkontoen. Er programmet opsat som det er standard, kan du vælge modposteringer som kasse, bank eller giro ved at blot at indtaste et k, b eller g i kontonummerfeltet. Når posteringen er afsluttet, går du videre til næste linie ved at taste på Enter eller tabulatortasten. Vil du gentage posteringsteksten, kan du på linien nedenunder blot trykke på Enter (eller tabulator-)-tasten, når du kommer til tekstfeltet. Ønsker du at slette en linie, gøres det ved at klikke på det lille grå felt lige til venstre for bilagsnummeret. Feltet skifter nu farve til sort, og der viser sig en hvid pil. Tryk på Delete på tastaturet. Du bliver nu spurgt, om du ønsker at slette posten. Klik [Ja] for at slette, eller [Nej] for at fortryde. Ønsker du at indsætte en ny postering, skal det ske på en blank linie (i bunden af kassekladden). Posteringen sættes i rigtig bilagsnummerorden, når kassekladden har været lukket og igen åbnes. 15
Afstemning Du kan på et hvilket som helst tidspunkt kontrollere dine afstemninger på kasse-, bank og girokonti. Bemærk dog, at der kun kommer resultater med, såfremt der har været posteringer på de pågældende konti. Tryk på knappen [Afstemning]. Følgende billede fremkommer: (Bemærk, at der i det viste billede på forhånd er bogført beløb på bank- og girokonto). Hvis kassekladden ikke stemmer, bliver der gjort opmærksom på, at der ikke er bogført samme beløb i debet og kredit. Tast [OK] for at få at vide, hvor differencen ligger. Ret fejlen og prøv igen at klikke på [Afstemning]. Ved brug af girokonto, kan det f. eks. være en god idé at foretage afstemning for hvert girokontoudtog. Du kan nu enten bogføre, eller gå tilbage til kassekladden ved at lukke [Døren] og for eksempel udskrive bogføringskladden. Det gøres ved at klikke på knappen [Udskriv] inde i kassekladden. Kladden kommer nu frem på skærmen. Ønsker du udskrift på printeren klikker du på [Filer] i menulinien og på Udskriv. Husk, at denne udskrift ikke dokumenterer noget. Du kan rette i kassekladden efter udskriften og før bogføringen. Bogføring Er du tilfreds med kassekladden, kan du igen klikke på knappen [Afstemning] og bogføre kassekladden ved at trykke på knappen [Bogfør]. Du får nu et ekstra spørgsmål: Foretag bogføring?. Klik på [Ja] eller [Nej] knappen. Svarer du ja til at bogføre, sker selve overførslen fra kassekladden til de relevante konti. Du bliver derefter spurgt, om du vil udskrive bogføringsjournalen. Hvis du vælger at klikke [Nej] og faktisk under alle omstændigheder - kan du senere udskrive journalen fra Kassebog: Klik på [printerknappen] til venstre for Udskrifter på hovedmenuen. Klik på knappen [Kassebog], og klik derefter på den pågældende journal og på printerikonet. Husk at fjerne mærket i krydsrubrikken for Udskriv til skærm, hvis den skal udskrives på papir. Hvis du klikker [Ja] til Udskriv journal? udskrives denne på skærmen. For at den printes ud på papir, klikker du blot på [printeren] øverst på skærmen, eller på [Filer] og derefter på Udskriv. Kend resultatet før du bogfører Hvis du gerne vil have fuldt overblik over, hvad bogføringen vil resultere i, før du foretager bogføringen, er der også mulighed for det. Mens kassekladden er åben, klikker du på knappen [Simulering]. Så kommer et billede, der indeholder en linie for hver eneste konto, der er brugt i den åbne kassekladde. For hver konto kan du se, hvad saldoen er før denne kassekladde, hvad der debiteres og krediteres i kassekladden, og hvad saldoen vil blive, hvis du bogfører kassekladden. Men ikke nok med det. Du kan markere den enkelte linie og trykke på knappen [Specifikation]. Så får du vist, hvilke poster i kassekladden der vedrører denne konto. Og du kan gå endnu et 16
skridt videre. Hvis du i Specifikation markerer en enkelt post og trykker [Vis bilag], får du vist de poster i den åbne kassekladde, som har samme bilagsnummer som den markerede post - herunder altså modposten. Når du er færdig med at undersøge kassekladden, trykker du [Afstemning] igen, og derefter [Bogfør] se ovenfor. Bilagsliste Bilagslisten, som du finder nederst til venstre på hovedmenuen, nederst til højre i kassekladden eller på udskriftmenuen i den øverste udskriftblok, er et værktøj til at finde tidligere posteringer frem med. Du kan vælge at finde posteringer på en given konto. Udfyld da indtastningsfeltet konto og tryk på knappen [finansposter]. Du kan i stedet vælge fra og til dato, fra bilagsnummer til bilagsnummer eller fra beløb (i hele kroner) til beløb. Du kan frit kombinere søgekriterierne. Bilagslisten er en hurtigere måde at finde posteringer på, end at udskrive kontoudtog. Du kan også vælge en markering som alene giver dig de poster, hvoraf der ved bogføringen er trukket automatisk moms. Skemaet Balance Skemaet Balance er en god mulighed for at undersøge bevægelserne på de enkelte konti nærmere. Fra hovedmenuen klikker du på [Udskrifter], og derefter på den mellemste af de tre lange knapper øverst til højre, med teksten [Balance] (ikke Månedsbalance). Derefter klikker du på [Vis balance 1]. Se illustration på næste side. 17
Du kommer nu ind i et stort skema med en linie (række) for hver konto og en lodret kolonne dels for det samlede tal år til dato, dels for primobeholdningen (kun aktuelt for statuskonti) og endelig for hver af årets måneder. Alle beløb kan undersøges ved at dobbeltklikke på dem. Hvad enten det er tallet for hele året eller tallet for en måned, vil et dobbeltklik give dig en oversigt over de poster som udgør summen. Men ikke nok med det. Hvis du på denne oversigt klikker på en enkelt linie, og derefter på knappen [Alle poster på bilag] får du oplysning om alle posteringer på samme bilagsnummer, og altså dermed blandt andet modposten. Balancen giver dig også en god mulighed for at kopiere dine tal over i andre programmer for at arbejde videre der, typisk når du laver budgetter. Hvis du bruger et regnearksprogram (i dette eksempel Excel), så prøv for eksempel følgende: Sørg for at Excel er åbent ved siden af Winfinans. Når [Balance] og [Vis balance 1] er åbnet i Winfinans, så marker nogle linier/rækker ved at trække musepilen ned over de små grå firkanter lige til venstre for kontonumrene. Eller marker en række ved at klikke på den lille firkant, og hold Shift (skiftenøglen til store bogstaver) nede, mens du trykker pil-ned et antal gange; derved markerer du en række mere for hvert tryk på pil-tasten. Eller marker en enkelt række som før og tryk derefter på tastaturet: Ctrl-A, altså hold Ctrl-tasten nede og tryk på et A. Dette markerer alle rækker. Når du har markeret de ønskede rækker, skal de kopieres. Tryk derfor på tastaturet: Ctrl-C, altså hold Ctrl-tasten nede og tryk på et C. Dette gemmer rækkerne i computerens hukommelse, uden at du kan se, at der sker noget. Skift derefter over i Excel. Marker her en række øverst i et tomt regneark. For at indsætte det du har kopieret: Tryk på tastaturet: Ctrl-V, altså hold Ctrl-tasten nede og tryk på et V. Så får du denne meddelelse: Klik [OK]. Så bliver oplysningerne sat ind. Bemærk, at du får de rigtige overskrifter, selvom du kun kopierer nogle rækker længere nede i Balancen. Nu mangler du blot at formatere felterne, så f.eks. teksten ser pæn ud, så er du klar til at arbejde med oplysningerne. 18
Udskrifter Årsregnskabet og budgettet behandles særskilt i afsnit 4 og 5. I dette afsnit omtales alle andre udskrifter. Månedsbalance Når bogføringen for en måned er afsluttet, er det en god idé at udskrive en månedsbalance. Klik på printerikonet ud for Udskrifter på hovedmenuen. Klik derefter på printerknappen ud for Månedsbalance. Indtastningsfelterne Fra konto og Til konto kan springes over, såfremt du ønsker at udskrive hele balancen. Årstallet er indeværende år. Ønsker du at udskrive tidligere år, kan du klikke på listbokspilen og vælge det ønskede år. Vælg periode (måned) ved at klikke på listbokspilen og vælg. Feltet til højre med Regnskab perioden, Året/sidste år og Perioden/Sidste år anvendes til at bestemme, hvilke kolonner der skal med på månedsbalancen. Regnskab perioden udskriver en kolonne med den ønskede måned (=perioden), en kolonne med opsummering år til dato (Fra og med januar til og med den valgte måned), en budgetkolonne med hele årets budgettal og endelig en afvigelseskolonne, der viser hvor meget, der er tilbage på budgettet. Året/Sidste år udskriver en kolonne med Året (År til dato), hele årets budget, sidste år (tilsvarende periode) og endelig en afvigelseskolonne. Perioden/Sidste år udskriver en kolonne med den valgte måned, en kolonne med år til dato, samt tilsvarende periode og år til dato for sidste år. Sidste års kolonner forbliver blanke, såfremt det er første år, du anvender programmet. Nederst i billedet er der mulighed for at skrive en indledende og afsluttende tekst. Klik ud for den ønskede mulighed og tag stilling til, om du vil se udskriften på skærmen først, eller om du udskrive direkte til printer. Ønsker du at udskrive på printeren med det samme, skal du klikke i krydsrubrikken Udskriv til skærm for at fjerne krydset. Efter udskrift lukkes billedet med [Døren]. Regnskabsrapport I henhold til lov om folkekirkens økonomi skal menighedsrådet og provstirevisor senest 2 måneder efter et kvartals afslutning have udleveret en regnskabsrapport over perioden. Det vil være en god idé at supplere regnskabsrapporten med en månedsbalance for det tilsvarende kvartal, således at menighedsrådet er bedst muligt orienteret. Når der tales om rapport for et kvartal, er det altid regnet fra årets start. Dvs. at 2. kvartal er fra januar - juni, 3. kvartal er fra januar - september og 4. kvartal fra januar - december. Inden du udskriver, kan du indskrive en forklaring til den pågældende rapport ved at klikke på ikonet til venstre for Forklaring til regnskabsrapport. Forklaringerne er generelle og hænger ikke sammen med rapporten for et enkelt kvartal. Du må derfor slette den tidligere forklaring, inden du begynder på en ny. Det gøres ved at klikke på første bogstav og trække musen over teksten, så den er markeret med sort. Du kan nu klikke på Delete på tastaturet. Hvis du gerne vil arbejde med forklaringen i Word, henviser vi til afsnittet om Årsregnskab. Benyt samme fremgangsmåde. Klik på listbokspilen under Regnskabsrapport og vælg kvartal. Klik på printerikonet ud for kvartalet. Du skal nu vælge, hvilken eller hvilke dele du vil have udskrevet: Selve kvartalsrapporten, forklaringen og/eller en oversigt over beholdninger, svarende til specifikationen i et årsregnskab. Ved sammenligning mellem rapportens hovedside og det nye statusbilag er der direkte afstemning mellem på den ene side primo plus driftsresultat og på den anden side aktuel saldo, ligesom ved årsregnskabet. Klik også af, om du vil udskrive til skærm, have afvigelsesprocenter med på udskriften og endelig, om du vil have udskriftsdatoen med på rapporten. Alle 3 muligheder tileller fravælges ved at klikke på krydsrubrikkerne. Klik på [Ja]-knappen til udskrivning af regnskabsrapport. Vent, mens systemet beregner totaler. Hvis du har bedt om udskrift til skærm, fremkommer Forklaring til regnskabsrapport. Luk på [krydset] i øverste højre hjørne og regnskabsrapporten, som lå nedenunder kommer frem. 19
Kontokort Kontokort kan til enhver tid udskrives for den periode og for det antal konti, du har brug for. Gør sådan: Øverst til venstre i Udskriftsmenuen trykker du på knappen [Kontokort]. Så får du denne boks: Du kan nu vælge mellem 3 typer kontokort: Kontokort, hvor hver konto starter øverst på en ny side, kontokort uden sideskift, eller en særlig type kontokort, hvor både nettobeløbet og momsbeløbet vises for de poster, hvoraf der ved bogføringen er trukket automatisk moms. Du skal også markere, om du vil udskrive til skærm; fjernes markeringen udskrives til printer. (Den 4. markering vedrører momsafregning, se afsnittet om dette). Så kan du indtaste et kontointerval, altså hvilke konti du vil have kontokort på. Hvis det drejer sig om en enkelt konto, kan du nøjes med at taste nummeret ind i Fra Konto og lade Til Konto være blankt. Endelig kan du vælge perioden, fra og til måned. Hvis det er hele året, altså fra januar til og med december: Klik ind i feltet Fra periode og tryk tabulator. Du står nu i Til periode Tryk på et d. Teksten skifter til december - og du er klar til at trykke på print. Læg mærke til, at du kan skyde genvej, hvis du ønsker et kontoudtog fra et andet regnskabsår. Du behøver ikke gå tilbage til Hovedmenuen for at skifte regnskabsår, du kan direkte vælge et andet år i denne boks. Kassebog/Journaler Du kan altid udskrive en journal for hver enkelt bogføring, du har foretaget. Fra Udskriftmenuen trykker du [Kassebog] og kommer ind i denne boks: Du klikker nu på den journal, du vil vide noget om, og har tre muligheder: Tryk på [Vis afstemning] og du får samme billede, som da du trykkede Afstemning under bogføringen. Dette afstemningsbillede ændres altså ikke, selvom du i mellemtiden måtte have overført en ny åbningssaldo eller måtte have bogført poster med tidligere bogføringsdatoer. Det er et øjebliksbillede fra dengang bogføringen skete. Tryk på [Vis posteringer] og du får følgende: Se illustration på næste side. 20