Bilag 5 Kontrolplanlægning i kødvirksomheder 2011 Kapitel 1... 1 Formål og anvendelse... 1 Begreber og definitioner... 1 Kapitel 2... 3 Kontrolplanlægning... 3 Generelle krav til kontrolplanlægning... 3 Særlige krav til kontrolplanlægning pr. lovgivningsområde... 3 Vurdering af kontrolbehov pr. lovgivningsområde... 4 Kontrolfrekvens pr. lovgivningsområde... 4 Planlægning af kontrol i eksportvirksomheder, herunder USA-, Kina-, og Ruslandsgodkendte virksomheder... 5 Planlægning af ordinære kontrolbesøg i 3. partscertificerede virksomheder... 5 Planlægning af opfølgende kontrolbesøg i den enkelte virksomhed... 6 Kapitel 3... 6 Kontrolplaner... 6 Excel-projektmappe... 8 Skabelon for kontrolplan... 8 Reaktionspligt trods kontrolplan... 9 Vedligeholdelse af kontrolplaner... 9 Kapitel 1 Formål og anvendelse Kontrolplanlægning skal sikre, at alle relevante lovgivningsområder kontrolleres inden for en given periode. Denne periode er afhængig af virksomhedens branche og status. For slagterier og engros kødvirksomheder med behandling stilles yderligere krav til kontrolplanlægningen, som skal bidrage til en systematisk og gennemsigtig planlægning af kontrolaktiviteterne. Disse krav gælder også USA-godkendte køle- og frysehuse, hvor der opbevares kød. Til brug for kontrolplanlægningen skal tilsynsmyndigheden udarbejde kontrolplaner for disse kødvirksomheder. Kontrolplanerne skal bidrage til, at kontrollen planlægges på et ensartet grundlag og på en behovsorienteret måde. Til brug for udarbejdelse af kontrolplaner er der udviklet en Excel projektmappe, som skal anvendes. Link til projektmappen Excel-ark: Kontrolplanlægning i kødvirksomheder" findes på Fødevarestyrelsens Intranet under Fagligt > Fødevarer > Tilsyn og kontrol > Kontrolfrekvenser. Begreber og definitioner Virksomheder omfattet af dette bilag Dette bilag vedrører slagterier og andre engros kødvirksomheder med behandling samt USAgodkendte køle- og frysehuse, hvor der opbevares kød. Virksomhederne benævnes fremover kødvirksomheder i dette bilag. Bilag 5, Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 1 af 9
Kontrolplan En kontrolplan er en detaljeret plan for, hvordan kontrollen er planlagt for kalenderåret på de enkelte lovgivningsområder og for USA-, Kina-, og Ruslandsgodkendte kødvirksomheder også på de relevante kontrolemner. Kravene til kontrolplaner er beskrevet i kapitel 2 i dette bilag. Lovgivningsområder På kontrolrapporten er de regler, der skal kontrolleres, inddelt i fjorten lovgivningsområder, og det er denne inddeling, der bliver brugt i forbindelse med kontrolplanlægning. Nogle lovgivningsområder indeholder mange regler. Det fremgår af projektmappen Kontrolplanlægning i kødvirksomheder 2011, hvilke regler der er placeret i hvert lovgivningsområde. Kontrolemner Inden for de fleste lovgivningsområder findes flere kontrolemner. Kontrolemner er eksempler på konkrete forhold, der skal kontrolleres i virksomhederne i det omfang, det er relevant for den konkrete virksomhed. Kontrolemner og angivelse af hvilke regler, der er knyttet til de enkelte kontrolemner, fremgår af arket Regelafgrænsning i projektmappen. Ordinære kontrolbesøg Ordinære kontrolbesøg i fødevarevirksomheder gennemføres som audit i kombination med andre kontrolmetoder, jævnfør kapitel 2.1 i Kontrolfrekvensvejledningen. Forberedelse og gennemførelse af audit er nærmere beskrevet i Vejledning om audit. Ordinære kontrolbesøg bør gennemføres som et sammenhængende forløb af højst én dags varighed. I særlige tilfælde, hvor der er tale om fysisk store virksomheder eller omfattende kontrol, kan et kontrolbesøg undtagelsesvist strække sig over to eller flere på hinanden følgende arbejdsdage, hvis der er en faglig begrundelse for det. Opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger Opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger har samme kontrolomfang og -metode som ordinære kontrolbesøg og omfatter flere lovgivningsområder. Virksomheder med mere end 12 årlige kontrolbesøg skal kun have opfølgende kontrolbesøg som opfølgning på anmærkninger givet ved de ordinære kontrolbesøg. Opfølgning på anmærkninger givet ved anden kontrol, kan foretages i forbindelse med anden kontrol. I øvrigt skal de generelle retningslinjer for gennemførelse af opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger følges, jævnfør kapitel 3.2 i Kontrolfrekvensvejledningen. Anden kontrol I nogle virksomheder er der krav om daglig eller ugentlig kontrol, fordi særlige kontrolemner skal kontrolleres oftere end ved de ordinære kontrolbesøg, for eksempel kontrolemnerne: Præsentation af slagtedyr til kontrol før slagtning, SRM-kontrol eller kontrol med særlige USA-krav. Kontrollen omfatter for eksempel dokumentkontrol, implementeringskontrol eller effektkontrol eller kombinationer heraf. I nogle tilfælde kan resultatet af den daglige kontrol betyde, at det vil Bilag 5, Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 2 af 9
være nødvendigt at gennemgå egenkontrolprocedurerne. Kontrolbesøget kan derved komme til at ligne en egentlig audit. Kontrolrapport Der udarbejdes kun én kontrolrapport for hver dag, der gennemføres kontrolbesøg, jævnfør kontrolvejledningens bilag 11 B, Vejledning om engrosrapporten og offentliggørelse, hvor der også beskrives retningslinier for udarbejdelse af kontrolrapporter i tilfælde, hvor kontrolbesøget varer mere end én dag. Øvrige relevante definitioner findes i Kontrolvejledningens afsnit 2, Begreber og definitioner. Kapitel 2 Kontrolplanlægning For kødvirksomheder gælder: De generelle krav til fastsættelse af antal kontrolbesøg, jævnfør kapitel 5 og 6 i Kontrolfrekvensvejledningen, De generelle krav til kontrolplanlægning jævnfør kapitel 7 i Kontrolfrekvensvejledningen, og De særlige krav til kontrolplanlægning pr. lovgivningsområde, som beskrives i dette bilag. De særlige krav til kontrol af eksportrelaterede emner, fastsat i Vejledning om kontrol med virksomheder, der eksporterer fødevarer til tredjelande (eksportkontrolvejledningen) Der skal kontrolplanlægges for virksomheder i branche 10.10.00.I, Kødvirksomheder, mindre, selv om der ikke på arket Ny virksomhed er et kontrolplannummer, der konkret svarer til denne branche. Det skyldes, at virksomheder i denne branche kan have forskellige aktiviteter. Virksomheder i branchen skal derfor altid tilknyttes bibrancher, som angiver virksomhedens specifikke aktiviteter. Standardfrekvensen for Kødvirksomheder, mindre er som udgangspunkt lavere end for større kødvirksomheder, jf. bilag 1 til kontrolfrekvensvejledningen. I vejledningsteksten og i bilag 1 findes særlige retningslinier for fastsættelse af frekvensen for disse virksomheder afhængig af aktiviteterne i den konkrete virksomhed. Ved kontrolplanlægning for mindre kødvirksomheder benyttes det eller de kontrolplannumre, der er relevante for den konkrete virksomhed. Generelle krav til kontrolplanlægning For hver enkelt virksomhed fastsættes antal ordinære kontrolbesøg ud fra standard- eller elitefrekvensen for virksomhedens hoved- og eventuelle bibrancher, jævnfør kapitel 5 og 6 i Kontrolfrekvensvejledningen. De generelle krav til kontrolplanlægning i engrosvirksomheder med standardfrekvens er beskrevet i kapitel 7.2 i Kontrolfrekvensvejledningen. De generelle krav til kontrolplanlægning i engrosvirksomheder med elitefrekvens er beskrevet i kapitel 7.4 i Kontrolfrekvensvejledningen. Særlige krav til kontrolplanlægning pr. lovgivningsområde For kødvirksomheder gælder særlige krav til kontrolplanlægning pr. lovgivningsområde. Bilag 5, Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 3 af 9
Kontrolbehovet vurderes for hvert lovgivningsområde ud fra virksomhedens kontrolfrekvens og tidligere kontrolresultater på de enkelte lovgivningsområder. På baggrund heraf fastsættes, hvor ofte de enkelte lovgivningsområder skal kontrolleres ved ordinære kontrolbesøg. Vurdering af kontrolbehov pr. lovgivningsområde Kontrolbehovet pr. lovgivningsområde vurderes inden årets start på baggrund af det foregående års kontrolresultater. Samtlige kontrolresultater indgår i vurderingen det vil sige både kontrolresultater fra ordinære og opfølgende kontrolbesøg samt resultater fra anden kontrol (for eksempel daglig og ugentlig kontrol). Behovet for kontrol af hvert lovgivningsområde vurderes som enten normalt eller højere efter disse retningslinjer: Normalt Hvis der ikke har været givet sanktioner på lovgivningsområdet det foregående kalenderår det vil sige udelukkende kontrolresultat 1 og 2. Højere Hvis der har været givet sanktioner på lovgivningsområdet det foregående kalenderår det vil sige kontrolresultat 3 og 4. I virksomheder, hvor kontrolbehovet på et lovgivningsområde er vurderet som normalt, og der i løbet af året konstateres overtrædelser, kan det være nødvendigt at revurdere kontrolbehovet. For elitevirksomheder skal kontrolbehovet vurderes som normalt for alle lovgivningsområder. Hvis en virksomhed får eller mister elitestatus i løbet af året, skal kontrolbehovet vurderes på ny. I nyetablerede virksomheder, der ikke har en kontrolhistorik, vurderes kontrolbehovet som udgangspunkt som normalt. Kontrolfrekvens pr. lovgivningsområde Kontrolfrekvenserne for de enkelte lovgivningsområder fastlægges individuelt ud fra en vurdering af kontrolbehovet bortset fra på de områder, hvor regelsæt, instrukser eller lignende fastlægger kontrolfrekvenserne. Frekvensen for kontrol af de enkelte lovgivningsområder ved ordinære kontrolbesøg afhænger af vurderingen af kontrolbehovet på lovgivningsområdet. Kontrolbehov Normalt elitevirksomheder Antal gange lovgivningsområdet skal kontrolleres ved ordinære kontrolbesøg Mindst 1 gang hvert andet år for alle lovgivningsområder. Dog skal mindst ét af de tre lovgivningsområder vedrørende hygiejne kontrolleres hver gang, lovgivningsområdet hygiejne behandling af fødevarer kontrolleres mindst én gang om året, et repræsentativt udsnit af alle relevante kritiske kontrolpunkter, kontrolleres mindst én gang om året, virksomhedens risikovurdering og HACCP-plan kontrolleres efter behov dog mindst hvert andet år, og eksportkontrolvejledningens krav om mindst årlig audit af eksportrelaterede Bilag 5, Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 4 af 9
Normalt Virksomheder med standardfrekvens Højere Virksomheder med standardfrekvens Mindst 1 gang hvert år for alle lovgivningsområder. Dog skal mindst et af de tre lovgivningsområder vedrørende hygiejne kontrolleres hver gang, virksomhedens risikovurdering og HACCP-plan kontrolleres efter behov og mindst én gang årligt, og et repræsentativt udsnit af alle relevante kritiske kontrolpunkter kontrolleres inden for ét år. Mindst 3 gange hvert år hvis lovgivningsområdet vedrører hygiejne. Mindst 2 gange hvert år for de øvrige lovgivningsområder. Dog skal mindst et af de tre lovgivningsområder vedrørende hygiejne kontrolleres hver gang, virksomhedens risikoanalyse og HACCP-plan kontrolleres efter behov og mindst én gang årligt, og et repræsentativt udsnit af alle relevante kritiske kontrolpunkter kontrolleres inden for ét år. En konkret faglig vurdering ligger til grund for den endelige fastsættelse af kontrolbehovet. Kontrolplaner skal ændres i virksomheder, der får eller mister elitestatus i løbet af året, således at kontrolomfanget tilpasses virksomhedens nye kontrolfrekvens. Både virksomhedens kontrolfrekvens og kontrolfrekvensen for lovgivningsområder skal tilpasses, så den står i rimeligt forhold til den resterende del af året, jævnfør bilag 4. Planlægning af kontrol i eksportvirksomheder, herunder USA-, Kina-, og Ruslandsgodkendte virksomheder Bemærk, at der i Eksportkontrolvejledningen er fastsat krav om, at der ved alle ordinære kontrolbesøg udføres kontrol af eksportrelaterede emner, enten som audit eller tilsyn. Alle eksportrelaterede emner, herunder specifikke krav til hhv. USA, Kina og Rusland, skal auditeres mindst årligt. I USA-godkendte virksomheder skal der i forbindelse med ordinær kontrol kontrolleres mindst ét USA-krav. I USA- og Kina-godkendte virksomheder er kontrolbehovet i forbindelse med anden kontrol (daglig og ugentlig kontrol) ligeledes fastsat i Eksportkontrolvejledningen. I disse virksomheder skal kontrolplanlægningen derfor suppleres med oplysninger om hvilke kontrolemner, der skal indgå i den daglige eller ugentlige kontrol. For anden kontrol i USA- og Kina-godkendte virksomheder er det derfor heller ikke tilstrækkeligt kun at angive lovgivningsområdet. Planlægning af ordinære kontrolbesøg i 3. partscertificerede virksomheder Kontrollen i 3. partscertificerede kødvirksomheder planlægges som i øvrige virksomheder i samme branche. Bilag 5, Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 5 af 9
Ved ordinær kontrol i 3. partscertificerede virksomheder skal rapporter fra den eksterne kontrol indgå i kontrollen, jævnfør Vejledning om audit, som er indsat som bilag 1 i Kontrolvejledningen. Rapporteringen fra den eksterne kontrol kan give anledning til kontrol af lovgivningsområder, der ellers ikke var planlagt kontrolleret ved det aktuelle kontrolbesøg. Planlægning af opfølgende kontrolbesøg i den enkelte virksomhed Opfølgende kontrolbesøg skal være behovsorienterede og skal gennemføres efter anmærkninger ved de ordinære kontrolbesøg. Ved opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger skal der følges op på det eller de lovgivningsområder, der har givet anledning til bemærkninger. Der ud over kontrolleres andre relevante lovgivningsområder i et omfang, der svarer til et ordinært kontrolbesøg, jf. afsnittet Kontrolfrekvens pr. lovgivningsområde ovenfor, og mindst ét USA- eller Kina-krav i USA- eller Kina-godkendte virksomheder ud fra en konkret faglig vurdering. Opfølgning på anmærkninger ved andre kontrolbesøg kan ske i forbindelse med anden kontrol (for eksempel daglige eller ugentlige tilsyn). Opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger kan ikke erstatte ordinære kontrolbesøg. Kontrol af et lovgivningsområde ved opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger kan heller ikke erstatte kontrol af lovgivningsområdet ved et ordinært kontrolbesøg. I øvrigt henvises til de generelle retningslinier for gennemførelse af opfølgende kontrolbesøg, jævnfør kapitel 3.2 i Kontrolfrekvensvejledningen. Kapitel 3 Kontrolplaner En kontrolplan er en detaljeret plan for kontrollen for kalenderåret i hver enkelt kødvirksomhed. Kontrolplaner skal anvendes til: Planlægning af ordinære kontrolbesøg, herunder at de ordinære kontrolbesøg bliver fordelt jævnt over året. Planlægning af de lovgivningsområder, der skal kontrolleres ved de enkelte kontrolbesøg Angivelse af hvilke lovgivningsområder, der skal kontrolleres ved daglig kontrol. Angivelse af hvilke kontrolemner, der skal kontrolleres i eksportvirksomheder, herunder USAog Kina-godkendte virksomheder. Der er en række formkrav til kontrolplanernes indhold og opbygning, og der er derfor udarbejdet en skabelon for kontrolplanen, som skal anvendes af tilsynsmyndigheden. Kontrolplaner kan for eksempel anvendes til: Planlægning af den daglige eller ugentlige kontrol. Styring af at eventuelle opfølgende kontrolbesøg bliver planlagt hensigtsmæssigt i forhold til næste ordinære kontrolbesøg i virksomheden. Planlægning af hvilke lovgivningsområder, der skal kontrolleres ved et opfølgende kontrolbesøg. Kontrolplaner skal være nedskrevet Der skal udarbejdes en nedskrevet kontrolplan for hver kødvirksomhed. Kontrolplaner skal følge systematikken i dette bilag, da en fælles systematik/inddeling giver et ensartet sammenligningsgrundlag og en fælles referenceramme. Bilag 5, Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 6 af 9
Kontrolplaner skal være dækkende Kontrolplanerne skal omfatte alle lovgivningsområder, der skal kontrolleres på den enkelte virksomhed. Kravet tager udgangspunkt i kontrolværdien om at komme hele vejen rundt. Kontrolplanerne indeholder en oversigt/idékatalog over de kontrolemner, der generelt er relevante under de enkelte lovgivningsområder. Kontrolplanerne skal sikre, at både de generelle og de særlige krav til kontrolplanlægning på slagterier og i engros kødvirksomheder efterleves. Kontrolplaner skal indeholde antal planlagte ordinære kontrolbesøg For virksomheden skal angives antal planlagte ordinære kontrolbesøg, jævnfør Planl. Ord. kontrolfrekvens/år i kontrolobjektregistret (KOR). Kontrolplaner skal indeholde oversigt over virksomhedens brancher For virksomheden skal angives hvilke brancher, virksomheden har fået tilknyttet ud fra virksomhedens aktiviteter. Kontrolplaner skal indeholde behovsvurdering Ud for de enkelte lovgivningsområder skal det angives, om kontrolbehovet er vurderet som normalt eller højere ud fra virksomhedens kontrolhistorik på lovgivningsområdet. Kontrolplaner skal indeholde kontrolfrekvenser pr lovgivningsområde Kontrolplaner skal indeholde en angivelse af, hvor mange gange de enkelte lovgivningsområder skal kontrolleres ved ordinære kontrolbesøg. Planerne skal desuden indeholde en angivelse af de lovgivningsområder, hvor der skal udføres anden kontrol og frekvensen for denne anden kontrol (for eksempel daglig eller ugentlig). Kontrolplaner skal indeholde daglig og ugentlig kontrol af USA- og Kina-krav For USA- og Kina-godkendte kødvirksomheder skal det fremgå, hvilke kontrolemner der indgår i den daglige eller ugentlige kontrol. Relevante kontrolemner skal markeres med et X eller lignende markering. Kontrolplaner skal indeholde oplysninger om kontrolemner For hvert lovgivningsområde vises de kontrolemner, der skønnes relevante for virksomheden ud fra dens tildelte hoved- og bibrancher. Visning af kontrolemnerne skal understøtte, at kontrollen bliver dækkende inden for hvert lovgivningsområde. Kontrolemnerne i kontrolplanerne vedrører udelukkende de aktiviteter, der er specifikt relateret til kødvirksomheder. Hvis virksomheden har aktiviteter, der ikke er omfattet af dette bilag, for eksempel vegetabilske produkter eller lignende, vil yderligere kontrolemner være relevante. Der er ikke krav om, at det dokumenteres, at kontrolplanene løbende ajourføres hverken for planlagte eller gennemførte kontrolbesøg på kontrolemneniveau. Gennemført kontrol dokumenteres på kontrolrapporten. Bilag 5, Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 7 af 9
Kontrolplaner kan indeholde oplysninger om opfølgende kontrol Kontrolplanerne kan anvendes til løbende planlægning af, hvornår opfølgende kontrolbesøg skal udføres, og hvilke lovgivningsområder, der skal kontrolleres ved eventuelle opfølgende kontrolbesøg i kødvirksomheder, der får anmærkninger ved den ordinære kontrol. Kontrolplaner skal vedligeholdes I forbindelse med ændringer i virksomhedens aktiviteter skal det vurderes, om kontrolplanen for virksomheden skal ændres/opdateres. Desuden skal det regelmæssigt sikres, at kontrolplanen følges. Der er ingen formkrav for denne opfølgning eller dokumentation af opfølgning. Excel-projektmappe Der er udarbejdet en Excel-projektmappe, som indeholder materiale, der er relevant for kontrolplanlægningen. Projektmappen er opdelt i faneblade (regneark), som bl.a. indeholder: Vejledning med beskrivelse af hvordan Excel-projektmappen anvendes Kontrolplannr. og brancher som indeholder en oversigt over de forskellige brancher af kødvirksomheder, som er omfattet af kravet om kontrolplaner samt relevante lovgivningsområder og kontrolemner for brancherne. Regelafgrænsning som indeholder en afgrænsning af hvilke regler, der hører under hvert enkelt kontrolemne og links til de relevante regler. Ny virksomhed, hvor virksomheden identificeres og der vælges relevante brancher for at sikre, at relevante kontrolemner vises i kontrolplanen. Kontrolplan hvor der efter de trufne valg på fanen Ny virksomhed fremkommer en kontrolplan. På fanebladet Ny virksomhed kan det vælges at få vist 53 faneblade til daglig kontrolplanlægning (et faneblad pr uge). Disse ark er frivillige at få vist og anvende. Skabelon for kontrolplan Skabelonen til virksomhedens kontrolplan sikrer, at formkravene til kontrolplanen bliver overholdt. Den er opbygget med en vertikal inddeling i lovgivningsområder, som svarer til kontrolrapportens inddeling. Under hvert lovgivningsområde er vist de kontrolemner, der generelt skønnes relevante for den pågældende virksomhed. Der er desuden en horisontal inddeling med kolonner til registrering af vurdering af kontrolbehovet og kontrolfrekvensen pr. lovgivningsområde, planlagte ordinære kontrolbesøg, daglig/ugentlig/månedlig kontrol og mulighed for at indsætte opfølgende kontrolbesøg. Der er desuden mulighed for at vælge månedlig, ugentlig eller daglig planlægning af kontrollen. Disse muligheder er yderligere beskrevet i vejledningen i Excel-projektmappen og er frivillige at benytte. Bilag 5, Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 8 af 9
Reaktionspligt trods kontrolplan Kontrolplanerne er et redskab til planlægning af kontrollen i kødvirksomheder. Det er dog vigtigt at understrege, at den tilsynsførende har pligt til at reagere på konstaterede overtrædelser, som er væsentlige for fødevaresikkerheden, uanset hvad formålet med tilstedeværelsen på en fødevarevirksomhed er og uanset hvilke emner, der i øvrigt måtte være fastlagt i kontrolplanen for virksomheden for det enkelte kontrolbesøg. Reaktionspligten gælder også ved tilstedeværelse i forbindelse med kontrol med slagtedyr før og efter slagtning, ved certifikatudstedelse og lignende. Vedligeholdelse af kontrolplaner Ajourføring af skabeloner til kontrolplaner, herunder oversigten over regler knyttet til de enkelte kontrolområder, foretages af Mørkhøj én gang årligt. Tilsynsmyndigheden har selv ansvaret for løbende at holde sig opdateret med ny lovgivning. Bilag 5, Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 9 af 9