Erfaringer med kommunal partnering i vejvedligeholdelsen Af ingeniør Lone Ankjær, Carl Bro as (LnA@CarlBro.dk) Partnering er almindelig kendt inden for bygge- og anlægsområdet. Partnering i forbindelse med drift og vedligeholdelse på vejområdet er derimod relativt nyt, og når det drejer sig om slidlagsarbejder og reparationsarbejder på kommuneveje er partnering kun lige begyndt. Erfaringerne med partneringaftaler er endnu begrænsede, men på baggrund af gjorte erfaringer og som følge af en spørgeundersøgelse, er det alligevel muligt at beskrive essensen af partnering i vejvedligeholdelsen og dermed give et billede af de muligheder, som partnering medfører. Hvad er status for partneringaftaler i kommunerne? Hvordan forløber en partneringproces og hvilke spilleregler er gældende? Hvordan håndteres partnering hos kommunens medarbejdere og er de nødvendige kompetencer tilstede? Hvilke muligheder er der for gevinst? Og hvad er erfaringerne med samarbejdet i en partneringaftale? Denne præsentation omhandler metodebeskrivelse og erfaringer med kommunal partnering i vejvedligeholdelsen. Hvad er en partneringaftale? Ved en partneringaftale forstås en samarbejdsform mellem to eller flere parter, som er baseret på dialog og tillid fremfor modspil og mistillid. En samarbejdsform hvor det gælder om at hjælpe og bidrage til de øvrige parter, dvs. Et tæt samarbejde mellem bygherre, rådgiver og entreprenør, hvor disse inddrages i alle beslutninger fra starten At alle parter stiller deres ekspertise til rådighed og beslutter i fællesskab hvad og hvordan tingene gribes an At alle parter skal arbejde mod et fælles mål for samarbejdet Videndeling og udvikling af metoder En tro på fælles succes Kommunal partnering i vejvedligeholdelsen Samarbejdsformen partnering er det sidste nye indenfor alternative udbudsbudsformer i vejvedligeholdelsen. Der indtil nu indgået 5 partneringaftaler, som alle er indgået i 2004. Kommune Entrepriseperiode Kontraktsum mio. kr. Søllerød Pankas 4 år 6 mio. kr. Vejle LMK 4 år 18 mio. kr. Gladsaxe NCC 4 år 21 mio. kr. Allerød Pankas 5 år 47 mio. kr. Aalestrup Colas 4 år 6 mio. kr. Figur 1. Udbudte kommunale partneringaftaler Kilde: Spørgeskemaundersøgelse efterår 2004
Elementer omfattet af partnering i vejvedligeholdelsen De gennemførte partneringudbud har blandt andet indeholdt følgende elementer: Kørebanebelægninger (inkl. holdepladser, buslommer mv.) Kørebaneafmærkning Cykelstibelægninger Fortove Kantsten Processen i et partneringudbud Procesforløbet i partneringudbud minder meget om det forløb, der er kendt fra andre udbudsformer. Dog adskiller processen sig ved, at der lægges stor vægt på skabe åbenhed, dialog og tillid mellem parterne gennem hele procesforløbet. Igangsætning Udbudsgrundlag Udarb. af udbudsmateriale Bedømmelse af tilbud Evt. workshop Tildeling af entreprisen Evt. workshop Procesforløbet forventes at forløbe over en periode på 8 mdr. Figur 2. Procesforløbet i et partneringudbud Ved et partneringudbud gøres der brug af nogle værktøjer, som understøtter samarbejdsmodellen. Disse værktøjer anvendes traditionelt ikke i forbindelse med udbud i vejvedligeholdelsen og anses derfor, som værende specielt gældende i forbindelse med partneringudbud. Nedenstående værktøjer indgår i procesforløbet i et partneringudbud: Oplæg til partneringaftale Workshop (partneringworkshop og samarbejdsworkshop) Fælles målsætning Hensigtserklæring Incitamenter Partnering kontra et traditionelt udbud Et partneringudbud adskiller sig fra traditionelt udbud. Ved et traditionelt udbud er det bygherren, der formulerer problemer og definerer opgaven, rådgiveren der planlægger og projekterer ud fra bygherrens krav og ønsker og entreprenøren der udfører opgaven i henhold til udbudsmaterialet. Ved et partneringudbud søger man at samle disse opgaver og roller under et, således at man anvender den tilgængelige viden og ressourcer så optimalt som muligt og dermed skaber ny fælles. Traditionelt udbud Kommune Partnering udbud Fusion af viden og ressourcer X mio. kr. Tilbud Plan Figur 3. partneringudbud kontra traditionelt udbud
Erfaringer Med henblik på at kortlægge erfaringer med kommunal partnering i vejvedligeholdelsen, er der blandt de kommuner, der har indgået partneringaftaler, gennemført en spørgeundersøgelse i efteråret 2004. Ved undersøgelsen blev det søgt at afklare en række spørgsmål omkring de gennemførte partneringudbud, herunder årsagen til den valgte udbudsform, forventningerne og de indhøstede erfaringer. Da antallet af indgåede partneringaftaler er begrænset, og da partneringaftalerne først er sat i drift i år, er det ikke muligt at give et fyldestgørende billede af de erfaringer, der er gjort på området. Formålet med at indgå en partneringaftale Baggrunden for valg af partnering som udbudsform, skyldes til dels politisk interesse samt stor personlig interesse blandt medarbejderne i kommunerne. Årsagerne til kommunernes valg af partnering som udbudsform er følgende muligheder for: Fastholdelse af faglig viden om asfalt Sikring af lange / længere levetider af asfalt Mulighed for husentreprenørlignenede aftaler Ønske om at prøve nye udbudsformer og derved få udlagt så meget asfalt som muligt, indenfor det aktuelle budget Valg af samarbejdsmodel Partnering er en samarbejdsmodel, som er specielt egnet i projekter med stort teknisk indhold. I forbindelse med de udbudte partneringaftaler er følgende samarbejdsmodeller anvendt. Bygherre Bygherre Figur 4. 3 ligeværdige parter Figur 5. 2 ligeværdige parter, med tilknyttet konsulent Udbudsprocessen i partnering i henhold til et traditionelt udbud Alle kommuner i undersøgelsen er enige om, at udbudsprocessen ved et partneringudbud er noget omfattende. Kommunernes indsats i forbindelse med udarbejdelse af udbudsdokumenter har været stor og processen er forholdsvis tidskrævende. Dette skyldes bl.a. at der er flere forhold, der skal afklares fx. udvælgelse af strækninger. Arbejdsomfanget i udbudsprocessen har imidlertid ikke været overraskende for kommunerne, da omfanget har svaret til deres forventninger. Der skal tillige tages højde for, at partnering er en ny samarbejdsform og at der er begrænset erfaring på området, hvorfor der har været behov for få udviklet partneringmodeller i de enkelte kommuner. Der er blandt kommunerne en forventning om, at efterfølgende udbud vil være mere enkle og mindre ressourcekrævende.
Kompetencer i organisationen De nødvendige kompetencer blandt kommunens medarbejdere for at kunne indgå i et partnerskab varierer i de pågældende kommuner. Det fremgår at mellem 10% til 50% af medarbejderne skønnes at have haft de nødvendige kompetencer. Partnering bygger på tillid mellem parterne, hvilket resulterer i mindre kontrol over tid. For at dette kan lykkes, er det nødvendigt også at anvende andre kompetencer end de traditionelle vejfaglige kompetencer. Disse er de såkaldte mere bløde kompetencer såsom tryghed ved forandring, udvikling mv. Der er ved partnering tale om en anderledes arbejdsmetode, og der vil i fremtiden være et behov for at vurdere disse bløde værdier i henhold til den enkelte medarbejder, således at man sikrer at de nødvendige kompetencer er tilstede i partnerskabet. Tryghed ved forandirng Vejteknisk indsigt Udvikling Udførerindsigt Give plads, lytte og modtage støtte Økonomi Helhedsforståelse Jura Figur 6. Kompetencespin Kilde: Dansk vejtidsskrift august 2004 Gevinsten ved partnering Det fremgår, at de deltagende kommuner ser følgende gevinster ved partnering: Bedre kvalitet, herunder forlænget levetidsgaranti Fleksibilitet og bedre samarbejde Udvikling af metoder, produkter og processer Dialog og videndeling på tværs Udnyttelse af partnerskabets kompetencer Optimering af ressourcer (bemanding, geografi, kapacitet) Muligheden for over- og underskudsdeling i partnerskabet, ses kun som gevinst hos halvdelen af de spurgte kommuner. Negative sider ved partnering Selv om partnering er et nyt koncept inden for vejvedligeholdelsen, er der blandt kommunerne enighed om, at man ikke har oplevet nogle negative sider ved partnering. Workshop Et af de nye elementer i partneringudbud er afholdelse af workshop. Hensigten med workshops er at fremme åbenhed, dialog og medspil.
Der er i forbindelse med de gennemførte partneringudbud planlagt og afholdt 1-2 individuelle workshops i de enkelte kommuner. Det fremgår af undersøgelsen, at tidsparameteren mht. igangsætning at arbejderne har haft en betydning for prioritering og afholdelse af workshops i henhold til planlægningen i udbudsfasen. I alle kommuner er der udarbejdet en hensigtserklæring, der generelt inderholder følgende elementer: Fælles målsætning Indsatsområder Optimering af ydelser Organisation (styregruppe / projektgruppe) Pointgivning af de andre parter iht. samarbejde Alle medarbejdere har haft en positiv indstilling til at deltage i de afholdte workshops, på trods af at det er en ny og anderledes måde at mødes og arbejde på. Der har blandt kommunerne været enighed om, at workshoppen er meget relevant og har stor betydning for samarbejdet med entreprenøren. Samarbejde Den vigtigste parameter i partnering er samarbejdet. Det er derfor af afgørende betydning at kommunerne generelt har oplevet et meget tilfredsstillende samarbejde i procesforløbet, såvel med interne medarbejdere som eksterne entreprenører og rådgivere. Samarbejdet med rådgiver under udarbejdelse af udbudsdokumenter samt under kontrahering har været meget tilfredsstillende. Hvilket også er gældende for samarbejdet med entreprenøren under opstartsfasen samt i driftsfasen. Til vurdering af samarbejdet i partnerskabet har visse kommuner valgt at måle samarbejdet ved hjælp af nedenstående pointgivningsskema. Pkt. Emne 1. Meget godt 1. Samarbejdsklima 2. Gensidig tillid 3. Kommunikation 4. Håndtering af uoverensstemmelser 5. Bemanding med kompetente medarbejdere 2. Godt 3. Dårligt 4. Meget dårligt Ikke kendskab Bem. Figur 7. Udsnit af pointgivningskema til vurdering af samarbejdet Håndtering af eventuelle uoverensstemmelser i de gennemførte partneringprojekter sker ved styregruppemøder, projektgruppemøder samt ved ad-hoc møder. Samlet set kan det konkluderes, at kommunerne ser en positiv fremtid for partneringprojekter indenfor vejvedligeholdelse, at forventningerne indtil nu er blevet indfriet og at samarbejdsmodellen har få begrænsninger og rigtig mange muligheder. Det bliver interessant at følge samarbejdet parterne imellem og se om samarbejdet fortsætter i den eksisterende partnerånd og om parternes opstillede målsætninger indfries på sigt.