FKN bogføringssystem for genbrugsbutikker 1
Inden systemet tages rigtigt i brug: Sikre kontaktpersoner og - numre er korrekte Indlægge budget Indlægge primotal Rydde op i OnlinePOS 2
For overblikket skyld er det en god ide at opstille regnskabet indtil nu ud fra skabelonen herunder. Du skal selvfølgelig fortsat gemme alle kvitteringer, bilag og det regneark eller system, du har brugt til at lave 2015 regnskabet indtil skæringsdatoen (den dag du begynder at bogføre efter de nye regler i det nye system). Konto Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober 120 Salg - - - - - - - - - - 0 140 Andre indtægter - - - - - - - - - - 0 320 Husleje 0 350 El 0 360 Vand 0 370 Varme 0 411 Personale- og 0 mødeudgifter 424 Småanskaffelser 0 441 Brændstof/Bilomkostninge 0 r 454 Bankgebyrer 0 Resultat 950 0 Indbetalt til FKN 3
For at få adgang til systemet skal du gå på nettet og indkopiere eller skrive denne adresse i din internetbrowser, som du normalt finder øverst til venstre i skærmbilledet: finans.a-data.dk tryk herefter enter 4
Du får nu dette skærmbillede frem, hvor du kan indtaste det tilsendte KundeNr, Brugernavn og Password. Når du har indtastet trykker du på Login 5
Du er nu inde i systemet på den såkaldte STARTSIDE. Her finder du oplysning om: Butikkens navn Regnskabsperiode Kontaktperson Konsulent Regnskabsfører Revisor samt OCR linje og nøgletal Endelig er det ved hjælp af de gule, blå og grønne kasser øverst i skærmbilledet muligt at manøvrere rundt i systemet. 6
Start med at kontrollere om alle oplysninger er korrekte. Hvis du ønsker at rette i oplysningerne gøres dette ved at vælge KARTOTEKER øverst i skærmbilledet. Tryk herefter på kassen Regnskab information Du har nu mulighed for at ændre/indtaste oplysninger om navn, telefonnummer og e-mail på de forskellige nøglepersoner tilknyttet butikken. Dette gøres i fanen Konsulent, Regnskabsfører & Revisor HUSK at trykke GEM, hvis du har rettet i oplysningerne. 7
Budget 8
Næste step er at indtaste butikkens budget. Vælg BUDGET øverst i skærmbilledet. Tryk på Budget for næste regnskabsperiode, så teksten ændres til Budget for indeværende regnskabsperiode. I linjen Navn skrives 2015 Tryk herefter på Opret 9
Vælg Ret budgetposter 10
Der skal minimum indtastes budget på følgende konti: 1200 Salg momsfrit (det tal, som HELE frivilliggruppen er blevet enige om) Du har som regnskabsfører bedre styr på de øvrige tal, som du bedes budgettere efter bedste evne. 3200 Husleje 3500 El 3600 Vand 3700 Varme 3900 Rengøring og renovation 4110 Personale- og mødeudgifter 4240 Småanskaffelser 4410 Brændstof (kun hvis butikken har et køretøj tilknyttet) 4540 Bankgebyrer 11
Vælg Ret ud for de konti, hvor der skal indtastes et budget 12
Indtast det beløb, som butikken gætter på, der bliver solgt for i 2015 (i hele tusinder). Beløbet indtastes med minus ( ) foran beløbet Du kan vælge enten: at indtaste hele beløbet i det hvide felt ud for Helårligt. Tryk herefter på Fordel jævnt over hele året eller indtaste beløb ud for de enkelte måneder. Dette kan du gøre, hvis der normalt er stor forskel på salget fordeling hen over året. Du kan løbende kontrollere totalen i feltet Helårligt. HUSK at trykke Gem til sidst. 13
Nu skal du indtaste budget for butikkens udgifter. Beløbene indtastes for hver af de tidligere beskrevne konti. Du skal indtaste hele beløbet i det hvide felt ud for Helårligt. Tryk herefter på Fordel jævnt over hele året Hvis der ikke betales husleje hver måned skal du indtaste beløb ud for de enkelte måneder, hvor huslejen betales. Du kan løbende kontrollere totalen i feltet Helårligt. HUSK at trykke Gem hver gang du har lagt et budget på hver enkelt konto. 14
Primo 15
Nu skal du indtaste en primobeholdning, så pengene kommer til at passe. Du har formentlig benyttet Indsat bank beløbene til at opgøre månedens salg. Derfor kan du tage saldoen på dit bankkontoudtog den 31.12.2014 og lægge ind som primobeholdning. For at det hele skal stemme skal du også bruge det beløb, butikken normalt har som fast kassebeholdning altså de penge, der hver formiddag lægges i kassen som byttepenge. Du lægger beløbene ind i systemet på denne måde: Vælg KASSEKLADDE øverst i skærmbilledet. 16
I datofeltet skriver du 01012015 Benyt tabulatorknappen på dit tastatur til at komme til næste felt Bilagsnummer skal være 1, som det foreslåes af systemet I feltet Konto taster du 7000 I feltet Beskrivelse tastes Primobeh. I feltet Debet indtaster du det beløb, som var banksaldoen pr. 31.12.2014 I feltet Modkonto tastes 9010. Tryk på linjen der fremkommer med 9010 Overført resultat Tryk herefter på Opret 17
Benyt tabulatorknappen på dit tastatur til at komme til feltet konto Her taster du 7500 I feltet Beskrivelse tastes Primobeh. I feltet Debet indtaster du det beløb, som var i kontanter i Butikken pr. 31.12.2014 (normalt lig med den faste kassebeholdning) I feltet Modkonto tastes 9010. Tryk på linjen der Fremkommer 9010 Overført resultat Tryk herefter på Opret 18
Tryk herefter på Bogfør Tryk endnu en gang på Bogfør 19
Indtastning af 2015-tal 20
For overblikket skyld er det en god ide at opstille regnskabet indtil nu ud fra skabelonen herunder. Du skal selvfølgelig fortsat gemme alle kvitteringer, bilag og det regneark eller system, du har brugt til at lave 2015 regnskabet indtil skæringsdatoen (den dag du begynder at bogføre efter de nye regler i det nye system). Konto Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober 1200 Salg - - - - - - - - - - 1400 Andre indtægter - - - - - - - - - - 3200 Husleje 3500 El 3600 Vand 3700 Varme 4110 Personale- og mødeudgifter 4240 Småanskaffelser 4410 Brændstof/Bilomkostninger 4540 Bankgebyrer Resultat 9500 Indbetalt til FKN 21
Nu skal du indtaste salg og omkostninger for perioden indtil skæringsdatoen. Der skal kun indtastes et totalbeløb for hver konto for hver måned. Du lægger beløbene ind i systemet på denne måde: Vælg KASSEKLADDE øverst i skærmbilledet. 22
Start med at indtaste tallene for januar måned. I datofeltet skriver du 31012015 Benyt tabulatorknappen på dit tastatur til at komme til næste felt Bilagsnummer bliver automatisk tildelt af systemet I feltet Konto taster du 1200 I feltet Beskrivelse tastes Januar I feltet Kredit indtaster du det beløb, som der blev solgt for i januar I feltet Modkonto tastes 7000. Tryk på linjen der fremkommer med 7000 Bank Tryk herefter på Opret 23
Fortsæt sådan indtil alle tallene vedrørende januar er indtastet på de korrekte konti. Salg og andre indtægter bogføres i KREDIT Omkostninger bogføres i DEBET Modkonto er konto 7000 24
Tryk herefter på Bogfør Tryk endnu en gang på Bogfør 25
Ved indtastning af februar måneds tal benytter du 28022015 (sidste dato i måneden) som bogføringsdato. Samme fremgangsmåde benyttes indtil alle de historiske tal er tastet ind i systemet. Systemet tillader kun at du kan have 3 måneder åben for indtastning ad gangen. Når du har indtastet januar, februar og marts er det derfor en god ide at udskrive et regnskab og se om det hele ser rigtigt ud. Vælg RAPPORTER øverst i skærmbilledet. Tryk på kassen Balance 26
Tryk på kassen FKN Rapport 1 I udskriftsfilteret vælges måned og år Perioden skal være: Januar 2015 til og med Marts 2015 Tryk udskriv Tryk på Åben/Open nederst på skærmen 27
Du får nu en rapport frem på skærmen, hvor du får et overblik over butikkens indtægter, udgifter og resultat. Hvis rapporten ser rigtig ud skal du lukke perioden for bogføring. Gå tilbage til systemet og vælg kassekladde øverst i skærmbilledet 28
Oprydning i OnlinePOS 29
Du får nu dette skærmbillede frem, hvor du kan indtaste det tilsendte KundeNr, Brugernavn og Password. Når du har indtastet trykker du på Login 30
Vælg RAPPORTER øverst i skærmbilledet Vælg punktet Kasseafstemning nederst til venstre i skærmbilledet 31
For ikke at komme til at overføre gamle posteringer bør du rense systemet for gamle kasserapporter, som ikke skal overføres. Vælg periode for alle de rapporter i systemet, som ligger FØR (indtil) skæringsdatoen (dette bør først gøres EFTER du har overført den første periode til finans) Tryk Vis Tilret eventuelt saldoen på den sidste rapport inden skæringsdatoen, så tallet passer! Herefter gives ALLE rapporter et flueben i afkrydsningsfeltet yderst til højre Tryk Gem Herefter bliver linjerne fjernet fra oversigten i OnlinePOS. 32
Bogføring af butikkens salg 33
Ifølge bogføringsloven må man IKKE bogføre indsat bank beløb som omsætning. Vi skal derfor til at benytte tallene fra OnlinePOS kasseapparatet. Der er udviklet et specielt punkt i OnlinePOS til brug for dette. Skrive denne adresse i din internetbrowser, som du normalt finder øverst til venstre i skærmbilledet: login.onlinepos.dk tryk herefter enter 34
Du får nu dette skærmbillede frem, hvor du kan indtaste det tilsendte KundeNr, Brugernavn og Password. Når du har indtastet trykker du på Login 35
Vælg RAPPORTER øverst i skærmbilledet Vælg punktet Kasseafstemning nederst til venstre i skærmbilledet 36
I rapporten kan du se de vigtigste tal fra kasserapporterne, der laves på kassen hver dag og giver overblik over evt. fejl. Vælg fra/til dato for den periode du ønsker at se. Bilagsnummer på kasserapporter Bogføringsdato Total salg opgjort efter indslag på kassen Salg på dankort Kontantsalg De 3 hvide kolonner indeholder, de beløb, som kan indtastes ifm. dagsafslutningen: Optalt beløb Udlæg godtgjort med penge fra kassen Indsat bank Endelig kan du se: Dif = forskellen mellem kontantsalg og det optalte beløb Depot = forskellen mellem det optalte beløb og det beløb, der indsættes i banken Akk.depot = beregnet beløb, der bør være summen af byttepenge samt kontanter, der befinder sig i butikken 37
Eventuelle differencer kan skyldes: Der er blevet slået forkert/dobbelt ind på kassen Personalet har ikke indtastet et beløb under Optalt kassebeholdning Personalet har ikke kunnet lave en afslutning om aftenen. Der kan således være en dagsrapport, der indeholder 2 dage men kun det optalte beløb for 1 dag. Du kan gennemse samtlige bon er under punktet Find bon. Fejl i salget skal og kan kun tilbageføres/rettes på kassen i butikken. Du kan endvidere indtaste/korrigere i de 3 kolonner med hvide kasser: Optalt beløb Udlæg godtgjort med penge fra kassen Indsat bank Husk efterfølgende at trykke Gem. Inden bogføring skal du sikre dig, at differencen Dif er acceptabel og at alle Indsat bank beløb er udfyldt (tjek evt. med kontoudtoget). Det anbefales at gennemgå denne rapport umiddelbart inden en måneds udgang, så fejl kan blive rettet i den indeværende måned! 38
Mindst en gang månedligt (omkring den sidste hverdag) bør gennemgås denne rapport for differencer 39
Når du på et tidspunkt vil bogføre sidste måneds salg, vælges den periode der ønskes overført. Inden overførsel udfyldes indsat bank, så beløbene passer med kontoudtoget fra banken. 40
Du er nu klar til at overføre rapporterne til regnskabssystemet. De beløb, der overføres automatisk er: Bilag Bogføringsdato Total salg Betalingskort Udlæg Indsat bank Difference Depotbevægelsen Ovennævnte overføres for hver rapportlinje. Tryk på Overfør til finans 41
Systemet spørger nu om du er sikker på at du vil overføre tallene til finans Tryk OK Herefter bliver linjerne fjernet fra oversigten i OnlinePOS. Du kan altså ikke komme til at overføre samme rapport 2 gange ved en fejl. Der kommer en kvittering på at kasserapporterne er overført til finans. 42
Du kan nu finde posterne i regnskabssystemet. Valg KASSEKLADDE øverst i skærmbilledet Nederst i skærmbilledet er det muligt at vælge en kassekladde ved at trykke på pilen Vælg OnlinePOS 43
Alle de overførte poster kan nu ses (eventuelt rettes eller i sjældne tilfælde fjernes) Posterne bogføres med samme bogføringsdato som de havde bilagsdato i OnlinePOS. Bilagsnummer er det samme som kasserapportnummeret med bogstavet O foran. Total salg > 1200 (salg) Betalingskort > 7000 (bank) Udlæg > 4110 (personaleudg.) Indsat bank > 7000 (bank) Difference > 4550 (kassediff.) Depot > 7500 (kassebeholdning) 44
Hvis du ønsker at rette (f.eks et udlæg, som IKKE skal bogføres på den konto, der er angivet af systemet) trykker du Ret på posteringslinjen. Du får herefter denne linje frem nederst i skærmbilledet og kan rette kontonummer og/eller ændre teksten Tryk Gem Du kan også oprette endnu en linje, hvis en linje med udlæg dækker over Flere typer af udlæg. Sørg blot for at balancen er i 0 inden du bogfører. 45
Tryk herefter på Bogfør Tryk endnu en gang på Bogfør Herefter er alt salg, indsat bank beløb m.v. automatisk bogført. 46
Øvrig bogføring 47
Du skal kun manuelt bogføre husleje og øvrige poster, som ikke betales som et udlæg via kassen! Dette gøres i kassekladden. Vælg KARTOTEKER øverst i Skærmbilledet. 48
I datofeltet skrives datoen (f.eks. 31052015). Systemet foreslår altid dags dato, så HUSK at give en dato, der passer til den måned der ønskes bogført i. Benyt tabulatorknappen på dit tastatur til at komme til næste felt Bilagsnummer bliver automatisk tildelt af systemet I feltet Konto taster du kontonummer (f.eks 1200) I feltet Beskrivelse skrives navn på aktivitet eller leverandør I feltet Debet indtaster du beløbet I feltet Modkonto tastes 7000 for Bank eller 7500 for Kassebeh.. Tryk på linjen der fremkommer. Tryk herefter på Opret Husk balance skal være nul (0) 49
Tryk herefter på Bogfør Tryk endnu en gang på Bogfør 50
Faste posteringer 51
Du kan oprette tilbagevendende omkostninger, så disse bliver bogført på samme måde hver gang Vælg KARTOTEKER øverst i Skærmbilledet. Tryk på Faste posteringer 52
Giv den faste postering et navn f.eks. Husleje Tryk Opret Dobbeltklik på linjen 53
Der fremkommer nu en mulighed for at oprette linjer til brug for faste posteringer Udfyld Tekst (f.eks. husleje) Vælg konto (f.eks husleje momsfri) Indtast beløb Vælg modkonto (f.eks. bank) Tryk Opret Udfyld endnu en linje, hvis der sammen med Huslejen f.eks betales varme: Udfyld Tekst (f.eks. varme) Vælg konto (f.eks varme) Indtast beløb Vælg modkonto (f.eks. bank) Herefter kan du se (og eventuelt senere ændre) de bogføringslinjer, du kan bogføre hver gang. 54
Bogføring af faste posteringer Vælg KASSEKLADDE øverst i skærmbilledet Tryk på Faste posteringer nederst i skærmbilledet Vælg den faste postering du ønsker at benytte fra oversigten 55
Tryk på Indlæs i kassekladden De faste posteringer er herefter overført til kassekladden Vær opmærksom på, at de faste posteringer lander i den rigtige måned. Du kan ændre datoen INDEN du bogfører Herefter bogføres posteringerne ved at trykke Bogfør. 56
Udskrift af rapporter 57
I systemet er et væld af rapporter, der giver mulighed for at give dig som regnskabsfører et overblik over bogføringerne. Samtidig er der udviklet specielle rapporter til brug som information til butikkens frivillige. Vælg RAPPORTER øverst i skærmbilledet Du kan vælge mellem at få rapporterne skrevet ud enten i pdf-format eller overføre til Excel, hvor du kan lege videre med tallene. Du kan selv prøve at udskrive de forskellige rapporter. Under Balance findes endvidere 3 specialrapporter, som hver for sig giver et glimrende overblik over Butikkens indtægter og udgifter. 58
Tryk på kassen FKN Rapport 1 I udskriftsfilteret vælges måned og år. Bemærk at budgettallene i rapporten beregnes efter den periode du vælger. Eksempelvis: Januar 2015 til og med Marts 2015 Tryk udskriv Tryk på Åben/Open nederst på skærmen 59
Du får nu en rapport frem på skærmen, hvor du får et overblik over butikkens indtægter, udgifter og resultat. 60
FKN rapport 2 61
FKN rapport 3 62
Administration af perioder 63
Systemet tillader kun at du kan have 3 måneder åben for indtastning ad gangen. Hvis du f.eks. har indtastet januar, februar og marts kan du ikke få adgang til at bogføre i april før end du har lukket for januar måned. Inden du lukker den ældste måned er det derfor en god ide at udskrive et regnskab (FKN Rapport 1) og se om Det hele ser rigtigt ud. Hvis alt ser rigtigt ud kan du lukke perioden (1 måned ad gangen) for bogføring. Vælg KASSEKLADDE øverst i skærmbilledet. 64
Tryk på Åbn ny bogføringsperiode. Systemet foreslår nu f.eks, at den Ny periode bliver 01-02-2015 30.04.2015 Hvis du trykker OK kan du IKKE længere rette i januar måneds tal Du skal derfor være 100% sikker på, at januar måned er bogført korrekt i systemet. Tryk OK Herefter kan du bogføre april måned. Vær opmærksom på, at hvis en periode er lukket, kan du IKKE længere rette i den periode! 65
Årsafslutning Mere herom senere 66
Ny kontoplan 67
Indtægter Kontonummer Kontonavn Kategori 1200 Salg momsfrit Beskrivelse Type Alt salg i butikken uden moms - husk bogføres i KREDIT Salg 1300 Indsamling Sogne- og katastrofeindsamlinger Indsamling 1400 Andre indtægter Øvrige indtægter vedr. butikken (dog ikke refusion af el, varme eller vand samt tilskud fra FKN eller fonde) Andre indtægter 1450 Donationer Andre indtægter 68
Faste omkostninger 3200 Husleje momsfri Husleje Huslejeomkostninger uden moms 3400 Fællesudgifter momsfri Fællesudgifter/kontingent til Centerforening m.v. Fællesudgifter 3500 El El Elektricitet 3600 Vand Vand og kloak Vand 3700 Varme Varme Varme 3725 Refusion/tilbagebetaling Ev. Tilbagebetaling af lys, vand og varme Refusion 3800 Vedligeholdelse af lokaler Maling, reparationer, forbedringer og inventar 3900 Rengøring og renovation Udgifter til rengøring, vinduespudsning eller lignende samt bortskaffelse af affald Vedligeholdelse/rengøring Vedligeholdelse/rengøring 69
Andre omkostninger 4110 Personale- og mødeudgifter Sæbe, toiletpapir, kaffe, kage, udflugter, julefrokost, gaver og mødeudgifter Personale 4135 Indtægter fra fonde m.v. Sponsorater af udflugter, julefrokoster m.v. BOGFØRES I Personale KREDIT 4220 Linieomkostninger IT Udgifter ifm. telefon, dankort m.v. Administration 4230 Porto/fragt Frimærker og forsendelsesomkostninger Administration 4240 Kontorartikler El-pærer, lysrør, kontorartikler, bonruller Kontorartikler 4250 Abonnementer/kontingenter Vagtordning, handelstandsforeninger m.v. Abonnementer/kontingente r 4310 Annoncering Tryksager, visitkort, webside og annoncer Annoncer/arrangementer 4320 Arrangementer Udgifter til modeshow jubilæums-oppyntning og lign. Annoncer/arrangementer 4410 Brændstof Brændstofudgifter alene til butikkens køretøj Kørsel 4420 Bilforsikring Forsikringsudgifter Kørsel 4430 Vægtafgift Kørsel 4440 Vedligeholdelse - auto Reparation m.v. Kørsel 4450 Parkering Udgifter til parkering Kørsel 4460 Kilometergodtgørelse Godtgørelse for kørsel i egen bil til i.f.m. afhentning af Kørsel varer, regionalmøder m.m. 4510 Diverse udgifter Alle andre udgifter, som ikke kan placeres ind på andre konti Diverse udgifter 4520 Kursregulering Kursgevinster ifm. fremmed valuta Renter/gebyrer 4530 Renteindtæger Renteindtægter Renter/gebyrer 4540 Bankgebyrer Gebyr til bank, faktureringsgebyr Renter/gebyrer 4550 Kassedifferencer For meget/for lidt i kassen Kassedifferencer 70
7000 Bank Den primære bankkonto. Aktiver 7050 Bank II Aktiver 7500 Kassebeholdning Værdi af fast kassebeholdning samt øvrige kontanter ej indsat i bank Aktiver 9000 Dette års resultat Indeholder automatisk indeværende års resultat. Passiver 9010 Overført resultat Indeholder automatisk resultat fra foregående år. Passiver 9500 Overført til FKN benyttes i forbindelse med overførsel af overskud til FKN Passiver 9510 Overført til FKN (indsamling) benyttes i forbindelse med overførsel af indsamlinger til FKN Passiver 9600 Tilskud fra FKN benyttes i forbindelse med overførsel af tilskud fra FKN Passiver 71