Holluf Pile Tornbjerg Idrætsforening Nøglens Kvarter 12, 5220 Odense SØ http://www.hpti.dk 4. januar 2012 Referat af hovedbestyrelsesmøde tirsdag d. 29. november 2011 kl. 17.30 i klubhuset Tilstede: Kim, Anders, Hedvig, Allan og Alex(kom senere) Afbud: Frederik, Inge og Jesper Ad 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. Ad 2. Godkendelse af referatet fra den 6. september 2011 Referatet blev godkendt. Ad 3. Økonomi Der blev udleveret blanket til klubhusbidrag for 2011 skal afleveres til Frederik hurtigst muligt. Ad 4. Nyt fra afdelingerne Rugby: Der har været afholdt Landskamp på Atletik Station Danmark vandt. Der har også været Skolerugby for 5.-6. klasse på Tingløkkeskolen. Det forventes at der fremover vil afholdes Skolerugby. Sæsonen er slut start udendørs bliver til februar/marts 2012. Tennis: På grund af vand på banerne har Tennis ikke kunne komme i gang efter sommerferien. De håber på tørvejr så der igen kan spilles på banerne. Tennis overvejer at få hævet banerne med grus der er evt. mulighed for at slå sig sammen med skolen om at få afvandet. Gymnastik: Der er stor tilslutning til holdene i år. Der er omkring 200 indbetalinger i alt. Der er oprettet to nye voksenhold, som går rigtigt godt. Desværre kunne Parkourholdet ikke oprettes på grund af manglende instruktør. Badminton: Medlemstallet er stabilt. Ungeafdelingen kører godt. Badmintons kassen med net og stænger trænger til en renovering Anders er i dialog med Bent (skolepedellen). Ad 5. Post Intet Ad 6. Haltider Kim søger de haltider som hver afdeling har indberettet. Der skal sendes nye weekendtider til Kim fra 1/1-30/6 2012 samt for næste sæson. Samtidig skal Kim have en liste over de haltider der skal af bookes. 1
Ad 7. Generalforsamling Hovedgeneralforsamling 2. april 2012 kl. 19.00 i klubhuset. Ad 8. Forstadspulje Ingen bemærkninger Ad 9. Evt. HPTI har lavet en aftale med EnergiFyn om at privatpersoner kan købe el hos Energi Fyn og samtidig støtte klubben med 2 øre pr. kwh. Referent: Susanne 2
Ad 8. De første forberedelser til afslutningen lørdag d. 30. april 2011 a. Tidspunkt for afslutningen fremover: Der var enighed om at sæsonen fra næste år (2011-2012) skal kortes af så den slutter med udgangen af marts, da erfaringen viser at de fleste børn falder fra i løbet af april. Dette gælder dog ikke for voksenholdet, hvor Susanne gerne vil fortsætte med at køre til og med april. Susanne mente at vi allerede har booket hallen til afslutningen i 2012 lørdag d. 28. april, men vil forsøge at ændre dagen til lørdag d. 31. marts 2012. b. Arrangementet i år: Bestyrelsen var enige om at køre med samme koncept som sidste år med en aktivitetsdag hvor vi tager alle redskaber i brug og mod betaling låner nogle flere redskaber fra Fraugde Gymnastikforening. Der skal derudover være opvisning ved Showdance-holdet og evt. Minimix. Der indkøbes 1 stk. frugt og 1 stk. vand pr. tilmeldt person. Foreløbigt program (færdiggøres på næste bestyrelsesmøde): Velkomst i mikrofonen, præsentation af første sektion med alle de mindste børn. Kl. 11.00-12.00: Redskabsaktiviteter for følgende hold og deres familie: Forældre / barn Lopperne 3 4 år Der siges følgende i mikrofonen: Farvel til det lille hold, evt. tak til instruktører der ikke fortsætter. Præsentation af showdance-piger og evt. Minimix. Kl. 12.15-12.30: Opvisning ved Showdance-pigerne og evt. Minimix. Der siges følgende i mikrofonen: Tak til showdance-pigerne og evt. Minimix, evt. tak til instruktører der ikke fortsætter. Præsentation af næste sektion, tak for i dag. Kl. 12.30-13.30: Redskabsaktiviteter for følgende hold og deres familie: Vildbasserne 5 6 år Minimix 7-8 år Showdance 3.-4. kl. Indbydelserne skal uddeles senest i uge 13 og returneres senest d. 12. eller 13. april. Linke spørger Torben om han vil komme og tage billeder igen. Ad 9. De første forberedelser til næste sæson a. Tider: Der bliver - så vidt vi er orienteret - ingen ændringer i forhold til at benytte Tornbjerg Skole, selvom den lukker som skole efter sommerferien 2011. Byrådsreferatet fra 19. januar afventes. Haltider i Holluf Pile-Hallen: Uændret i næste sæson. Men måske har vi mulighed for at få tider om tirsdagen i hallen fra sæson 2012-2013. 3
b. Hold: Voksenhold: Susanne vil spørge nogen på voksenholdet om de kunne tænke sig at have et hold om mandagen, hvor vi faktisk har en tid på Tornbjerg Skole. Måske var det en der kunne være hjælpeinstruktør for Susanne om onsdagen, og så kunne Susanne evt. være hjælpeinstruktør for mandagsinstruktøren. Børnehold: Jeanette vil spørge Roar om Minimix-holdet evt. kan udvide aldersgruppen for dette hold til at være 7-9 år i næste sæson. Hvis vi skal udvide springaktiviteterne til større børn, skal der dog flere redskaber til. Men fundraiser-gruppen er i gang, og måske skal vi også have hjælp til at skrive nogle gode ansøgninger f.eks. fra Kristine Skytte Glue, tidligere yogainstruktør, som tidligere har tilbudt at vi kan trække på hende da hun har erfaring som fundraiser. Der var enighed i bestyrelsen om - hvis hun stadig har lyst - at betale hende en form for godtgørelse for hendes evt. indsats. Susanne vil kontakte hende og først og fremmest høre hende om hun er interesseret. c. Instruktører: Alle kontaktpersoner spørger inden næste bestyrelsesmøde deres instruktører om de fortsætter i næste sæson. Ad 10. Opdatering af hjemmesiden? Generalforsamlingsindkaldelsen sættes på, samt senere dato og indbydelse til afslutningen. Vi skal i øvrigt huske at sætte indmeldingsblanketterne på forsiden næste år, helst som pdffiler. Ad 11. Post til afdelingen Ingen post modtaget. Ad 12. Næste møde Tirsdag d. 15. marts 2011 kl. 18.30 hos Linke, Klokkens Kvarter 103. Ad 13. Eventuelt a. Gave til Anders: Jeanette skal huske at købe et par flasker vin til et par hundrede kroner til Anders som tak for hans hjælp i skolekøkkenet til juleafslutningen. b. Medlemstal: Jeanette rykker dem der ikke har betalt og sender Linke besked om de senest tilmeldte. Linke indmelder dernæst medlemstallet til DGI senest d. 31. januar. c. Uddeling af folder for hele idrætsforeningen: Susanne orienterede fra hovedbestyrelsen: Pga. manglende medlemmer i nogle af de andre afdelinger er man blevet enige om i hovedbestyrelsen at foreningen igen skal udgive en folder som husstandsomdeles i hele lokalområdet. Det gik man ellers væk fra i 2006, da man ikke længere mente at der var behov for det efter at hjemmesiden blev oprettet. Denne gang bliver det sådan, at alle afdelinger skal være med 4
til at dele ud, det bliver så 1/6 til hver afdeling. Det vil blive ca. 700 stk. pr. afdeling. Folderen vil blive uddelt i marts, og Gymnastik tildeles én side. Til august vil der blive fremstillet endnu en folder, hvor Gymnastik gerne vil have 3 sider med, lige som når vi selv har delt ud. Referent: Linke 5