Regionshuset Viborg Anmeldt tilsyn på Høskoven Udført den 26. januar 2012 Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel. +45 8728 5000 kontakt@rm.dk www.rm.dk Dato 07-03-2012 Ellen Brunebjerg Tel. +45 7841 0192 Ellen.Brunebjerg@stab.rm.dk 1-51-73-19-07 Side 1 Høskoven Damagervej 26 8260 Viby J Tlf.: 7847 7300 E-mail: hoeskoven@ps.rm.dk Forstander: Jan Madsen Souschef: Britta Knudsen Målgruppe Høskoven er et bo- og aktivitetstilbud til borgere med erhvervet hjerneskadede og fysisk handicappede. Bostøtte ydes efter Lov om Social Service (SEL) 83-85; aktivitetstilbud efter SEL 104. Handi-k@ drives efter SEL 103. Boenhederne (Viby): Hus 8 med 8 lejligheder og 1 pavillonlejlighed Hus 9 med 9 lejligheder Hus 10 med 10 lejligheder Bocenteret (Fogedvænget) 8 lejligheder og 1 pavillon med lejligheder Afdelingsledere: Jane Nørgaard Larsen Ole Overgaard Afdelingsleder: Dorte Mosbæk Nielsen Driftscenter Aktivitetscentret Daghøjskolen Handi-k@ Center for Voksensocial Tingvej 15B, 3. sal 8800 Viborg E-mail: VSA@rm.dk Afdelingsleder: Susanne Drost Afdelingsleder: Marianne Frisk Jensen
Tidligere tilsyn Listen omfatter tilsyn fra 2009 og senere. Alle tilsynsrapporter kan ses på www.tilsyn.rm.dk 2011 2010 2009 Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt 30.8.11 Aktivitetscentret 11.1.11 Bocenteret Fogedvænget 22.2.11 Hus 9 17.08.10 Handi-k@ 06.05.10 Træningsgruppen (nedlagt) 9.6.09 Bocenteret Fogedvænget 21.12.09 Hus 10 11.06.09. Hus 8 Aktuelt tilsyn Grundlag for tilsynet Anmeldt tilsyn på Høskoven, Boenhederne i Viby den 26. januar 2012 Tilsynet udføres efter Vejledning til tilsyn på det sociale område, som er godkendt af Regionsrådet i Region Midtjylland. Vejledningen kan ses på www.tilsyn.rm.dk Tilsynsbesøget var varslet jf. vejledningen minimum 6 uger før besøget. Forud for tilsynsbesøget havde tilbuddet fremsendt relevante bilag til tilsynsteamet, som desuden har søgt informationer i ESDH (elektronisk sagsog dokumenthåndteringssystem) og på hjemmesiden. Seneste tilsynsrapport fra den 30. august 2011 ligger på tilbuddets hjemmeside. Der var følgende opmærksomhedspunkt, og tilsynet er bekendt med handleplanen herfor: Brugsanvisninger, som er revideret efter lokale forhold, samt datablade for tekniske hjælpemidler skal være tilstede på arbejdsstedet Fokusområder for tilsynet Deltagere i tilsynet Tilsynet havde fokus på fire af de regionale retningslinjer for standarderne i den Danske Kvalitetsmodel (DKM): Individuelle planer Brugerinddragelse Kommunikation Arbejdsmiljø samt Magtanvendelser Medicinhåndtering Utilsigtede hændelser (UTH) Ledelse: Jan Madsen, forstander Britta Knudsen, souschef Ole Overgård, afdelingsleder Jane Nørgaard Larsen, afdelingsleder Medarbejdere: Alle medarbejdere var orienterede om tilsynet, og deltagerne var udvalgt af ledelsen. AMR er arbejdsmiljørepræsentant, TR er tillidsrepræsentant Navnene er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten Beboere: Alle beboere var orienterede om tilsynsbesøget, og deltageren havde Social- og sundhedsassistent, AMR for Boenhederne, køkken og service Pædagog, AMR Social- og sundhedsassistent, TRsuppleant for FOA En beboer Side 2
Program for tilsynet tilmeldt sig. Navnene er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten. Pårørende: De pårørende var inviteret af ledelsen. Navnene er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten. 4 pårørende til 3 beboere Tilsynet ankom kl. 9 og forlod tilbuddet igen kl. 15.30. Afdelingslederen forestod en rundvisning, og afslutningsvist var der en opsamling med ledelsen. Tilsynet er udført af Trine K. Birkemose Tilsynskonsulent Ellen Brunebjerg Tilsynskonsulent Tlf.: 7841 0193 E-mail: trine.birkemose@stab.rm.dk Tlf.: 7841 0192 E-mail: ellen.brunebjerg@stab.rm.dk Tilsynets samlede vurdering Høskovens målgruppe har ændret sig; for 10 år siden havde beboerne alene en hjerneskade, mens målgruppen nu har enten dobbelt- eller trippeldiagnoser. Der er en nedgang i henvendelser fra kommunerne. Ledelsen har foretaget en tilpasning af normeringen i Boenhederne, som samtidig er blevet én organisatorisk enhed. Ifølge Høskovens interne audit og handleplan for de ydelsesspecifikke standarder udarbejdes afdelingsprocedurer samt iværksættes afdækning af kommunikation og brugerinddragelse samt anvendelse af en ny skabelon for individuelle planer. Høskovens Boenheder vil arbejde med få delmål af gangen, hvilket skal dokumenteres sideløbende med dagbogsnotater. Tidsperspektivet for implementering er inden udgangen af 2012. Det er tilsynets vurdering at den nye skabelon for individuelle planer vil leve op til kravene i den Danske Kvalitetsmodel og samtidig indeholder en struktureret dokumentation af beboernes forudsætninger for kommunikation samt ønsker til og forudsætninger for brugerinddragelse. Beboeren, som tilsynet talte med, er tilfreds med bostedet og støtten, som han modtager i dagligdagen. Han har tilfredsstillende indflydelse på sin hverdag. Beboeren sidder i beboerrådet, som har møder med forstanderen. De pårørende er tilfredse med de fysiske rammer og den hjemlige atmosfære. Nedskæringerne medfører ifølge de pårørende, at beboerne sidder mere alene og har et begrænset tilbud om aktiviteter i Boenhederne. De pårørende medvirker i forskelligt omfang ved statusmøder, hvor målene for det kommende år drøftes. De efterspørger mere information om fx besparelsernes effekt og vedligeholdelse af personalets faglige viden. Der forekommer få akutte magtanvendelser i Boenhederne. Der er ansøgt om brug af stofseler for 10 beboere, og desuden er der ansøgt om tilladelse til magtanvendelse i forbindelse med hygiejne for én beboer. Det er tilsynets vurdering at magtanvendelserne i forhold til hygiejne håndteres struktureret, og at fastholdelserne dokumenteres. Ifølge tilsynets vurdering skal alle magtanvendelser registreres, herunder hver gang stofseler anvendes. Det kan ske på skema 1 eller på et skema Side 3
samlet for magtanvendelserne i en måned. Magtanvendelserne skal rapporteres månedligt til handlekommunen og til driftscentret. Ifølge bekendtgørelsen skal der genansøges om tilladelse til brug af stofseler senest efter 18 måneder. Det er tilsynets vurdering at Høskoven med fordel kan orientere sig i bekendtgørelsen om magtanvendelser for voksne, herunder reglerne for registrering af magtanvendelser efter Lov om Social Service 128 og genansøgning. I forbindelse med en alvorlig utilsigtet hændelse (UTH) har Høskoven gennemført en audit på forløbet, som ligeledes er behandlet og bearbejdet i UTH-organisationen. Ifølge handleplanen skal der udarbejdes risikovurderinger for alle beboere, som benytter stofseler til fastspænding i forbindelse med de kommende konferencer. Det er tilsynets vurdering at Høskovens ledelse har håndteret forholdene omkring den utilsigtede hændelse og bearbejdningen på fornuftig vis, dog anbefaler tilsynet at ledelsen samler op på forløbet i forhold til alle medarbejdere, herunder drøfter viden om forebyggelse og læring som følge af hændelsen. Intern revision har besøgt Høskoven ultimo 2011 og har ikke kritiske bemærkninger til håndteringen af beboermidler. Tilsynet har modtaget tilbuddets deltaljerede beskrivelse af administration af beboermidler og har ingen kommentarer til dette. Ved tilsynsbesøget fremstod lokalerne i Boenhederne rene og vedligeholdte. Høskoven anvender private psykiatere til faglig bistand, men efterspørger bistand fra psykiatere med viden om beboergruppens særlige udfordringer. Høskovens medicininstruks er fra marts 2011. Høskoven anvendes medicinmodul i Bosted System, og fejl registreres som UTH. Medicininstruksen bør efter tilsynets vurdering omfatte håndkøbs- og naturlægemidler, ligesom tilbuddet bør undersøge om beboeres brug heraf bør være lægeordineret. Tilsynet anbefaler at medicininstruksen tillige omfatter en beskrivelse af hvordan medicinordinationer formidles ved indlæggelse på og udskrivelse fra hospital, herunder dosisdispensering, i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens vejledning om medicinhåndtering af 30. juni 2006. Endelig anbefaler tilsynet at tilbuddet beskriver praksis for anvendelse af pn-medicin i medicininstruksen. Høskovens virksomhedsgrundlag og strategiske kompetenceudviklingsplan er under revision som følge af fusionen med Bocenter Fogedvænget i 2011. Høskovens arbejdsmiljøaftale lever efter tilsynets vurdering op til den regionale retningslinje for standarden Arbejdsmiljø under Dansk Kvalitetsmodel for Socialområdet. Høskoven har gennemført arbejdspladsvurdering og trivselsundersøgelse i 2011, hvilket har medført en udviklingsplan for Boenhederne i 2012, som særligt fokuserer på psykisk arbejdsmiljø, krydsfeltet mellem forventninger og ressourcer samt informationsniveauet. Arbejdsmiljøet i Boenhederne er blandt andet præget af besparelserne, som har medført en reduceret normering og ændrede vagtplaner. Mødestruktu- Side 4
ren er ændret, og ledelsen har nylig indført et zonesystem for at tydeliggøre prioritering af arbejdsopgaverne i situationer med lav bemanding. Sygefraværet i Boenhederne ligger på 11,8% i perioden januar til november 2011. Høskovens nærværs- og fraværspolitik anvendes for at nedbringe sygefraværet, herunder med tilbud om gradvis tilbagevending til arbejdet og psykologsamtaler. Ledelsen er opmærksom på de udfordringer, som omstillinger og besparelser kan medføre for medarbejdernes trivsel. Det er tilsynets vurdering at Høskovens ledelse arbejder for at forebygge sygefravær. Tilsynet anbefaler at medarbejderne, evt. i det lokale MEDudvalg, inddrages yderligere i drøftelser om fravær, herunder får kendskab til fraværsstatistikken. Opmærksomhedspunkter Tilsynet er ikke blevet præsenteret for forhold, som giver anledning til opmærksomhedspunkter. Status/organisatoriske udfordringer Målgruppe Efterspørgsel Høskovens målgruppe har ændret sig; for 10 år siden havde beboerne kun en hjerneskade, mens målgruppen nu har enten dobbelt- eller trippeldiagnoser. Hjerneskaden er således typisk kombineret med psykiatri- og/eller misbrugsproblematikker. Høskovens Boenheder i Viby har pt. en ledig bolig, og der er ikke aktuelle borgere, som venter på indflytning. Der er en tydelig nedgang i henvendelser fra kommunerne. For at tilpasse organisationen til økonomien er der opsagt 20 medarbejdere. I Boenhederne, som er blevet én organisatorisk enhed med to afdelingsledere, som varetager henholdsvis administration, økonomi og arbejdsplanlægning, mens den anden er leder af indsatsen og for terapeutgruppen. Sammenlægningen giver større fleksibilitet, da medarbejderne er tilknyttet ét af de tre huse, men kan bistå i de andre huse efter behov. Boenhederne har et stadigt tættere samarbejde med aktivitetscentrets medarbejdere. Ifølge ledelsen får beboerne fortsat et individualiseret og differentieret tilbud, hvilket betyder at den enkelte borger tilbydes ydelser i overensstemmelse med kommunens bestilling. Det kan udfordre medarbejdernes faglige vurdering, som kan afvige fra kommunens visitation, men omstillingen til de nye vilkår er i gang. Den lavere normering medfører at nogle beboere fx ikke længere får ledsagelse af medarbejdere til frisør og tandlæge, eller køb af julegaver eller skrive julekort. Medarbejdere ledsager dog beboere til hospital og lægebesøg. Kvalitetsarbejdet Side 5
Kvalitetsarbejdet Organisering af kvalitetsarbejdet Lokale tilføjelser Tilsynet har modtaget Høskovens lokale tilføjelser til de regionale retningslinjer for standarderne individuelle planer, brugerinddragelse og kommunikation. Høskoven har gennemført en intern audit for de ydelsesspecifikke standarder og har beskrevet en handleplan, som omfatter nedsættelse af tværfaglige arbejdsgrupper, der i samarbejde med ledelsen udarbejder afdelingsprocedurer, samt iværksætter afdækning af kommunikation og brugerinddragelse samt udarbejdelse af en ny skabelon for individuelle planer. Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Individuel plan/ dokumentation SIP: Det Sociale Indikator Projekt DKM: Den Danske Kvalitetsmodel på socialområdet Tilsynet har modtaget Høskovens lokale tilføjelser til de regionale retningslinjer for standarderne Individuel plan, Brugerinddragelse og Kommunikation. Det er målsætningen at alle beboere har en individuel plan efter en ny skabelon i løbet af 2012. Skabelonen tager ifølge ledelsen højde for krav i kvalitetsmodellen, og planerne skal samtidig indeholde dokumentation for inddragelse af beboeren og dennes kommunikation. Den første konference er afholdt efter den nye planstruktur og blev forberedt med deltagelse af alle faggrupper i afdelingen. SIP har været anvendt siden primo 2011, og der er SIP skemaer for alle borgere. Det har ifølge ledelsen været en udfordring at kombinere SIP og DKM i de individuelle planer. Hver beboers individuelle plan drøftes på konference hver 6. uge, og kontaktpersonerne har ansvaret for det skriftlige. Ergoterapeuterne laver baggrundsskema og beboerinterview ud fra SIP, som også indeholder personalets faglige vurdering. Det giver mulighed for at lokalisere uoverensstemmelser mellem beboernes opfattelse og medarbejdernes vurdering. Den individuelle plan og målene gennemgås med beboeren og ved dialogmøde med de pårørende. Boenhederne er på vej til at arbejde med et par delmål af gangen, hvortil beskrives indsatsen på sigt, hvornår målet forventes opfyldt, hvilke tegn, der viser retningen, og hvem der er ansvarlig. Målene kommer til at ligge på beboernes forside i Bosted System. Med den nye skabelon følger dokumentation for delmål sideløbende med dagbogsnotater. Tilbuddet arbejder desuden på at uddybe den daglige dokumentation fx med beskrivelse af, hvornår kontakten har været, hvor og hvornår observationer er sket. Der anvendes pt. typer til at organisere dokumentationen, og ledelsen overvejer at afgrænse omfanget af typer, hvilket understøttes af medarbejderne, som nævner at det kan øge overskueligheden med færre typer. For at udvikle anvendelsen af Bosted System har Høskoven indgået en aftale med MidtLab om en analyse af anvendelsen over tre måneder. Tilsynet har modtaget en individuel plan fra september 2011, som kort beskriver de overordnede mål og fire delmål konkretiseret med handlinger og Side 6
Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold ansvarlige. Planen suppleres med en statusbeskrivelse, et dialogmødereferat, et ugeskema med struktur på dagligdags aktiviteter samt strategiske overvejelser om tilgangen til beboeren. Den nye skabelon for individuelle planer tager udgangspunkt i de syv livs områder i SIP, hvorunder beskrives ressourcer og begrænsninger. Det noteres i hvilket omfang den individuelle plan baseres på en kommunal 141-handleplan. Borgerens ønsker til mål fremgår, samt borgerens ønsker til inddragelse på individuelt og fælles niveau. Der opstilles delmål, hvortil beskrives handlinger/tiltag, tegn på at målet er nået, tidsramme for evaluering samt ansvarlige. Et bilag anvendes til afdækning at forudsætninger for kommunikation. Brugerinddragelse Kommunikation Ifølge medarbejderne beskrives brugerinddragelse gennem SIP i de individuelle planer. De beboere, som kan medvirke til at vælge, har mulighed for det. Nogle beboere er så skadede, at de ikke kan give deres mening tilkende, og for dem bliver det viden om deres livshistorie, som giver medarbejderne en retning. Medarbejderne er opmærksomme på at give beboerne lige indflydelse på fælles aktiviteter, fx mad og valg af tv-programmer i fællesrum. Kommunikationen er ifølge medarbejderne afdækket for en beboer, bygget på blandt andet SIP, viden fra statusmøde samt andre informationer, som er modtaget ved indflytning. Afdækningen omfatter eksempelvis kommunikation på det sproglige område, forståelse af nonverbale meddelelser, skrivning, samtale og evt. anvendelse af kommunikationsudstyr. Det er beskrevet, hvis beboeren benytter særlige kontaktformer, fx blink eller at klemme i hånden: en gang for ja, to gange for nej. Den generelle faglige indsats Beboernes vurdering Beboeren, som tilsynet talte med, er tilfreds med bostedet, som han beskriver som et dejligt sted, hvor der er et godt samarbejde med medarbejderne. Beboeren har ikke haft indflydelse på valg af kontaktperson, men kunne godt vælge en anden, hvis det var hans ønske. Han drøfter nogle gange sine ønsker med medarbejderne. Beboeren har indflydelse på sin hverdag, og nævner som eksempler ønsker til maden, og hvor han vil spise. Der er mulighed for at komme ud fra Høskoven i en af bostedets tre busser. Beboerens pårørende kommer ofte på besøg, og beboeren vurderer at de føler sig velkomne på Høskoven. Beboeren sidder i beboerrådet, hvor nogle beboere og brugere mødes med forstanderen. Ifølge beboeren holdes der ikke beboermøder i Hus 9, hvor han bor. Beboeren får tilpas støtte til sin medicin, som gives til tiden. Han modtager vedligeholdende træning fra ergo- og fysioterapeut Side 7
Den generelle faglige indsats på Høskoven og deltager ellers i Aktivitetscentrets tilbud fire dage om ugen. Pårørendesamarbejde Ved beslutningen om besparelser inviterede ledelsen af Høskoven til et pårørendemøde om de ændrede vilkår, hvilket ifølge ledelsen blev modtaget i en konstruktiv dialog. Pårørende har ved dialogmøder præsenteret frustrationer over nedskæringer, hvilket ledelsen har henvist til andre fora, og oplyst at ændringerne på Høskoven også har medført nye aktivitetsmuligheder. Tilsynet talte med fire pårørende til tre beboere, som alle har bemærket nedskæringerne på Høskoven den seneste tid. En pårørende vurderer at personalet nu har justeret ind efter forholdene og igen begynder at demonstrere overskud til at være sammen med beboerne. Andre pårørende vurderer at beboerne sidder meget alene i deres lejligheder, og at der er mere begrænset tilbud om aktiviteter i Boenhederne. (Det bemærkes at ingen af de pårørendes familiemedlemmer benytter Aktivitetscentret på Høskoven.) Flere pårørende oplever at det er vanskeligt at lokalisere personale, når de gerne vil give besked om, at de forlader Høskoven. Der er ingen kritik af personalets faglige kvalifikationer, men en bekymring i forhold til den omfattende vikardækning, som de oplever især i weekender. De pårørende oplever at de mødes med dialog, hvis de udtrykker utilfredshed med forhold på Høskoven. De pårørende medvirker i varierende omfang i statusmøder med Høskoven: nogle årligt, mens andre ikke inviteres hvert år. De pårørende efterspørger mere information, fx mere om besparelsernes effekt, herunder personalemøder, om supervision fortsat anvendes på Høskoven, og hvad efteruddannelsen har betydet for indsatsen overfor beboerne. De vurderer at fremmødet til pårørendearrangementer kunne bedres, hvis møderne lægges i weekenden eller om aftenen. Ifølge de pårørende er de fysiske rammer velfungerende, og personalet roses for at skabe et normalt hjem. Nogle pårørende har valgt et privat rengøringstilbud på grund af utilfredshed med rengøringen. Magtanvendelser I 2011 har der været to akutte magtanvendelser i forhold til to beboere. Høskoven søger om tilladelse til magtanvendelse i fx hygiejnesituationer eller brug af stofseler til fastspænding, hvis beboeren ikke giver samtykke, eller beboeren ikke er i stand til at give samtykke. Nogle beboere har givet samtykke, og nogle beder selv om at få bælte på. Høskoven har nylig ansøgt kommunerne om tilladelse til at bruge stofseler til ti beboere. Ledelsen oplyser at stofseler anvendes hos ni af beboerne for at forhindre fald og alvorlig tilskadekomst. Hos én beboer anvendes selen for at opretholde en funktionel siddestilling. Ifølge ledelsen foreligger der beskrivelse af hvordan stofselerne skal anvendes og med faglige begrundelser herfor, men ikke beskrivelser af Side 8
Den generelle faglige indsats formålet med stofselerne, hvilket ledelsen tilkendegiver vil blive beskrevet i Bosted System. Ifølge ledelsen er de oplyst fra driftscentret at fastspændingen med stofseler alene skal registreres første gang den anvendes, og der skal genansøges hvert år, hvis det er relevant. Der foreligger tilladelse til magtanvendelser i hygiejnesituationer i forhold til en beboer. Kommunen har desuden godkendt fastholdelse til aktivitet, fx under placeringen i et kuglebad, hvilket er med til at give beboeren indhold i tilværelsen. Udførelsen af hver magtanvendelse er beskrevet detaljeret og registreres på et skema, som indberettes månedligt. Ifølge ledelsen er der tale om udramatiske fastholdelser, som omfatter at holde ved arme og/eller ben for at undgå at beboeren og medarbejderne kommer til skade. Hvis der slækkes på fastholdelserne, vil det ifølge ledelsen medføre voldsanmeldelser fra medarbejderne. Høskoven er i dialog med kommunen, da fornyelse af ansøgningen er udnyttet, men det har ikke været muligt at skabe så stor udvikling hos beboeren, at fastholdelserne kan undgås. Beboeren inddrages i dagligdagen ved at medarbejderne spørger om de fx må barbere ham, og et nej respekteres. Så tilbydes barbering senere. Nogle gange lykkes en aktivitet uden fastholdelse, men det har ikke været muligt at afkode mønstre hertil. Medarbejderne vurderer at de løbende drager læring af hændelserne med beboeren, men vil gerne prioritere konferencedrøftelse af mønstre, og hvordan de kan handle anderledes. Medarbejderne er orienterede om hvem i ledelsen, der har ansvaret for at formidle ny viden og lovgivning på magtanvendelsesområdet. Utilsigtede hændelser (UTH) Høskovens souschef er UTH-ansvarlig, mens afdelingsledere og arbejdsmiljørepræsentanter har ansvar for indberetning af utilsigtede hændelser. UTH er et fast punkt på dagsorden ved personalemøder og forekommer primært ved medicinadministration, men også ved sektorovergange mellem hospital og botilbud. I 2011 har en ulykke medført døden for en beboer på Høskoven. Da dødsfaldet undersøges af fornødne myndigheder, undersøger og beskriver tilsynet ikke den aktuelle hændelse nærmere i denne tilsynsrapport. Høskovens ledelse har ønsket at drage organisatorisk læring af ulykken gennem åbenhed og drøftelse, og ledelsen gennemførte derfor en mindre audit på forløbet. Ulykken er endvidere indberettet som en utilsigtet hændelse (UTH). Der har efterfølgende været et opfølgningsmøde med socialområdets risikomanagere, hvilket ifølge Høskovens ledelse var en konstruktiv proces, der mundede ud i en handleplan. Ifølge handleplanen skal der laves risikovurderinger af alle beboere, som benytter stofseler til fastspænding i forbindelse med de kommende dialogmøder/ handleplansmøder. Risikovurderingerne skal udføres i et samarbejde mellem arbejdsmiljørepræsentant og beboerens kernemedarbejdere. Alle beboere, som anvender stofseler, vil være gennemgået senest juni 2012. Side 9
Den generelle faglige indsats Ifølge medarbejderne bør risikovurderingen også omfatte adfærd og hyppighed af tilsyn med beboere, som anvender stofseler. De overordnede beskrivelser bør desuden være tilgængelige i Bosted System. Høskoven har interne regler om at pandebånd, som anvendes til hovedkontrol, ikke må anvendes uden opsyn og ikke under transport i bus. Forflytningsinstruktørerne har beskrevet forflytninger af beboerne med billeder og beskrivelser, hvilket er tilgængeligt i beboerens lejlighed. Disse beskrivelser tager primært hensyn til medarbejdernes sikkerhed. Umiddelbart efter ulykken kom ledelsen tilstede på Høskoven og koordinerede kontakt til myndigheder og pårørende samt tilbud om psykologstøtte til pårørende og medarbejdere, hvilket ifølge medarbejderne har været virksomt for de berørte medarbejdere. De medarbejdere, som ikke var direkte berørt, efterspørger en opsamling på forløbet med ledelsen, herunder viden om forebyggelse og læring som følge af hændelsen. Medarbejderne ønsker at UTH, magtanvendelser og voldsepisoder altid drøftes ved konferencer med henblik på faglig udvikling, forebyggelse og trivsel, så viden bredes ud i organisationen. Arbejdsmiljørepræsentanterne vil drøfte dette i ATL, som er et mødeforum på Høskoven mellem arbejdsmiljø, tillidsrepræsentanter og ledelsen. Beboerøkonomi Der har været besøg fra Intern Revision den 23. november 2011. Rapporten var ikke færdiggjort på tilsynstidspunktet, men ifølge ledelsen kommer der ikke kritiske bemærkninger om håndtering af beboermidler, hvilket heller ikke var tilfældet ved det foregående besøg den 18. juni 2009. Tilsynet fik udleveret instruks for administration af beboermidler. Fysiske rammer Bygninger og udenomsarealer Tilsynet fik en rundvisning i Boenhederne Hus 8, 9 og 10. Boligerne, som alle er to-rums lejligheder, er ifølge ledelsen rummelige, også i badeværelserne. Der er opsat loftlifte i alle lejligheder, hvor der er behov herfor. På gangen i Hus 9 er der et opslag med oversigt over beboernes ugeplan, samt hvilket personale, der er på arbejde, hvilket både er til information for beboere og pårørende. Ved Hus 8 er der opsat en beboelsespavillon, som ikke er egnet for fysisk handicappede. Hus 10 består af fire boliger på hvert af to plan. I de øvrige huse er afgangen til lejlighederne fra et fælles gangareal i ét plan. Et produktionskøkken leverer mad til anretterkøkkener i husene. Hvert hus har et køkken-alrum, hvor beboerne ofte spiser måltiderne. Der er sanserum og spabad samt et kuglebad. I underetagen er der blandt andet fysioterapirum, vaskerum, værksted og depotrum. Mellem hus 8 og 9 er der udgang til et udeareal med blandt andet terrasse, bålsted og fiskedam. Side 10
Fysiske rammer Hvert hus har et personalekontor. I Hus 8 er der desuden et kontor, som deles af terapeuter og plankoordinator, samt et kontor for afdelingslederne. Ansatte kan også træne i fysioterapiens lokaler. Der er en massagestol til ansatte, som desuden tilbydes personalepleje af fysioterapeuter. Sundhedsfaglige forhold Psykiatrisk tilsyn Høskoven har et begrænset samarbejde med lokalpsykiatrien, som ofte ikke har viden om eller erfaring med Høskovens beboeres særlige udfordringer som følge af deres hjerneskader. Ledelsen ville foretrække et kontinuerligt samarbejde med en psykiater med viden om både hjerneskade og psykiatri. Som det er nu betaler Høskoven private psykiatere for faglig bistand efter behov, og kommunen betaler for en udredning af beboeren. Der er et tilfredsstillende samarbejde med praktiserende læger. Medicinadministration Høskovens medicininstruks er fra marts 2011 og er tilgængelig i Bosted System, ligesom beboernes medicinordinationer. Ifølge ledelsen er pnmedicin den eneste udfordring i organisationen, hvor det drøftes i hvilket omfang medarbejdere uden en sundhedsfaglig uddannelse må dosere og give pn-medicin. Pn-medicin doseres kun op, når en beboer skal ud af huset i længere tid. Hvor det er muligt anvendes dosisdispenseret medicin fra apoteket, og første og sidste døgn kontrolleres ved modtagelse. Medicinen opbevares i beboernes lejligheder i aflåste skabe. Der printes medicinoversigt fra Bosted System med fast ordineret medicin, samt oversigt over pn-medicin. Der er forekommet utilsigtede hændelser med sektorovergange, hvor beboere ikke har haft medicinordinationer med ved udskrivning fra hospitalet. Medarbejderne vurderer at medicinhåndteringen sker relativt sikkert. Hvis der sker fejl, søges bistand ved en social- og sundhedsassistent på arbejde eller hos vagtlæge. Fejl registreres i Bosted System og drøftes ved personalemøde. Afdelingslederen registrerer fejl og utilsigtede hændelser som UTH. Ingen af de pårørende, som tilsynet talte med, oplever problemer med håndteringen af medicin. De inddrages individuelt i håndteringen, hvilket er tilfredsstillende. En af de pårørende doserer medicin til ægtefællen, mens medarbejderne giver medicinen. En pårørende vurderer at medarbejderne er gode til at give sondeernæring, hvilket har givet familiemedlemmet mere energi. Side 11
Organisatoriske forhold Generelt, normering, rekruttering Ledelse Kompetenceudvikling I vagtplanens grundplan er der 12 medarbejdere i plejen til 28 beboere, hvortil kommer 4 terapeuter og 2 aktivitetsmedarbejdere. Desuden arbejder der to i køkkenet og to med rengøring og vaskeri. I aftenvagt er der 8 medarbejdere, og om natten er der to vågne nattevagter. En af nattevagterne kører kortvarigt ud til en beboer, som modtager ekstern bostøtte. Medarbejdergruppen i bostøtten består af pædagoger og social- og sundhedsassistenter, samt to ufaglærte fastansatte. Virksomhedsgrundlaget er under revision som følge af fusionen med Bocenter Fogedvænget. Tilsynet har derfor ikke haft fokus på området ved dette tilsyn. Høskovens MUS-samtaler videreudvikles med brug af profiltests. Det er ledelsens hensigt at profitere af at medarbejderne bidrager bedst til organisationen på basis af deres spidskompetencer. Samtidig er mødestrukturer i Boenhederne omorganiseret, så der er færre mødefora med flere deltagere, hvilket giver større effekt af drøftelser og informationsudveksling, herunder om kvalitetsmodellen. Den strategiske kompetenceudviklingsplan er under revision som følge af fusionen med Bocenter Fogedvænget. Tilsynet har derfor ikke haft yderligere fokus på området ved dette tilsyn. Arbejdsmiljø Tilsynet har modtaget Høskovens lokale arbejdsmiljøaftale, som er behandlet i LMU i oktober 2011. Høskoven gennemførte arbejdspladsvurdering (APV) samt Trivselsundersøgelse og Ledelsesevaluering (TULE) i efteråret 2011. Medarbejderne har medvirket i en TULE-dialog, som sammen med APV-en mundede ud i en udviklingsplan for Boenhederne i 2012. Planens hovedpunkter er psykisk arbejdsmiljø, krydspres mellem forventninger og ressourcer samt informationsniveauet. Forstanderen illustrerer krydspresset med et eksempel: Medarbejdere er utilfredse med at de ikke længere kan give det tilbud, som de fagligt vurderer, er beboerens behov, men alene skal udføre ydelser i overensstemmelse med kommunens visitation. Ledelsen er opmærksom på udfordringen og giver plads til drøftelser herom blandt andet ved de daglige overlap og ved konferencer. Ledelsen af Boenhederne har nylig indført nogle farvezoner for at medarbejderne kan prioritere arbejdsopgaverne med tydelig ledelse uden at ledelsen nødvendigvis er tilstede hele tiden. Dog prioriterer ledelsen tilstedeværelse ved overlap, og det er ledelsen, som definerer zonen. Grøn zone angiver normal tilstand, hvor alle arbejdsopgaver varetages, gul er den pressede tilstand, hvor arbejdsopgaverne prioriteres og i den røde tilstand udføres uopsættelige opgaver, som personlig hygiejne, medicin, mad og væske. Det er hensigten at en gruppe, som er i rød zone, søger hjælp fra andre grupper, fx hvis en beboer skal ud af huset, eller køkkenet laver en brunch, og aftenvagten bader nogle beboere. Til hver zone er beskrevet, hvilke opgaver og aktiviteter, som udføres. Medarbejderne forventer at zone-opdelingen med rød-gul-grøn vil blive et anvendeligt arbejdsredskab, som kan medvirke til at synliggøre forvent- Side 12
Organisatoriske forhold ningerne fra ledelse og kollegaer samt til en prioritering af opgaverne. Samtidig fortæller en medarbejder at arbejdsmiljøet påvirkes, når der er rød zone flere dage i træk. I en proces, som startede i maj 2011 er der opsagt 20 medarbejdere i Boenhederne. Fokus har efterfølgende været på de opsagte medarbejdere, men nu har ledelsen rettet fokus på de medarbejdere, som skal fortsætte i organisationen. Fra primo 2012 er der indført nye 6-ugers vagtplaner, og hver sjette uge er der faglig supervision i husene, dag- og aftenvagtkonferencer samt en konference i hvert hus i tre timer, som er struktureret med information, opfølgning fra supervision og beboeropfølgning. Vagtplanen giver en større tilstedeværelse til konferencerne, hvilket muliggør gruppeprocesser. Eksempelvist kan en beboers individuelle plan fremvises på storskærm, hvilket kan inddrage flere i drøftelserne. Medarbejderne har forventninger om at den nye mødestruktur kan løse nogle af udfordringerne i samarbejdet, som blev nævnt i APV og TULE. Arbejdsmiljørepræsentanterne deltager nu i husenes konferencer den første time. Desuden anvendes APV-fisk i husene til en løbende APV. Det samlede sygefravær i Boenhederne i perioden januar til november var 11,8 %, og i perioden juni til november 8,7 %. Det korte fravær udgør henholdsvis 4 og 4,7 %. Sygefraværet er ifølge ledelsen ikke alarmerende og mindre end i 2010. Ifølge ledelsen anvendes sundheds- og sygefraværssamtaler for at nedbringe sygefraværet jævnfør Høskovens nærværs- og fraværspolitik. Høskoven har succes med at tilbyde medarbejdere, som har haft længerevarende fravær, en gradvis tilbagevending til arbejdet, hvilket dog figurerer som sygefravær i statistikken. Ledelsen har opmærksomhed på medarbejdernes trivsel, især ved omstillinger og besparelser. I Boenhederne er der fire langtidssygemeldte, hvoraf de tre ikke er arbejdsrelaterede, og den sidste er en skulderskade. Høskoven kan efter behov tilbyde psykologsamtaler hos egne psykologer. Medarbejderne efterspøger fraværsstatistik i mødefora, da det kan kvalificere drøftelserne om hvilken indflydelse arbejdsmiljøet har på fraværet. Der holdes normalt en årlig temadag om forflytninger i Høskovens afdelinger, men i 2011 var der fokus på andre forhold end forflytninger, som belaster arme og skuldre. Arbejdsbeskrivelserne er justeret, hvor der har været forslag til ændringer med henblik på at skåne arme og skuldre, fx anvendes nu ståstøttestole, når beboere mades. Medarbejderne, som tilsynet talte med, synes 2011 har været et særdeles hårdt år, hvor de har sagt farvel til mange kollegaer. Stemningen er nu svingende, da den reducerede normering gør grupperne mere sårbare ved fravær. Der efterspørges synlig ledelse, og vurderingen er at udviklingen er ved at vende. Side 13