Område: Administrationen Afdeling: HR udvikling Journal nr.: 12/14396 Dato: 18. april 2013 Udarbejdet af: Rita Holm E mail: Rita.Holm@psyk.regionsyddanmark.dk Telefon: 51466905 Notat Koncept for Døgnpsykiatri Implementering og kompetenceudvikling Baggrund: I forbindelse med udarbejdelse af koncept for Døgnpsykiatri er det blevet overvejet, hvilke tiltag der kunne fremme en hurtig og effektiv implementering af konceptet på regionens psykiatriske sengeafsnit. Følgende implementeringstiltag har i udgangspunktet været oppe til debat bl.a. ved møde med 3 afdelingsledere, hvis afdelinger er på forskellig stade i forhold til implementering: Fælles kompetenceudvikling af ledere i form af seminarer, assistance til udarbejdelse af lokale implementeringsplaner, løbende sparring, netværk/erfa udveksling m.m Fælles kompetenceudvikling af medarbejdere i form af undervisningsdage, jobrotation, udarbejdelse af instruktionsmateriale, erfa udveksling m.m. Central opbygning af ekspertise/viden i forhold til værktøjer i konceptet Spredning af metoder/viden til bl.a. lokalpsykiatri og til specialuddannelser Information til patienter/pårørende og andre interessenter Sikring af trivsel, arbejdsmiljø og social kapital under implementeringen Rapportering af implementeringsstatus til SHL og andre interessenter. Sikring af en harmoniseret implementering i Psykiatrisygehusets sengeafsnit, således at der indenfor konceptets rammer er tale om en ensartet praksis Der er tale om et meget uensartet startgrundlag for en implementeringsproces. Det skyldes, at en del af sengeafdelingerne allerede i en længere årrække har arbejdet med integrerede afsnit, mens andre slet ikke er startet og i flere tilfælde desuden afventer, at de fysiske rammer kommer på plads i forbindelse med nybyggerier. Det har dog den fordel, at der i de afdelinger der er længst fremme er erfaring i, hvordan man kan gribe implementeringen an og viden om/ faldgruber i praksis brug af værktøjer og arbejdsgange i forbindelse med integrerede afsnit. Vores udgangspunkt er derfor, at vi vil drage fordel af den viden, der allerede er i vores sengeafdelinger og lave en struktureret videnoverførsel til de afdelinger, der endnu mangler at komme i gang. Dette sker ved, at der sker frikøb af nøglepersoner fra allerede implementerede afdelinger, således at de i en fastsat periode kan bistå de afdelinger, der skal i gang.
En supplerende fremgangsmåde er, at de medarbejdere som ikke har erfaring, via jobrotation kan opnå viden om arbejdsgange, organisering og vagtplanlægning i de afdelinger, der er fuldt implementerede. En mulig ulempe ved denne fremgangsmåde kan naturligvis være, at der kan findes en (uhensigtsmæssig) meget uensartet praksis i forbindelse med integrerede afsnit, idet nogle afdelinger er startet inden dette koncept blev udarbejdet. Vi mener ikke, at der ligesom ved implementering af koncept for Lokalpsykiatri findes et ensartet udgangspunkt for undervisning af alle ledere og medarbejdere som opstart af konceptet. Der er dog i konceptet et programindhold til undervisningsmoduler for ledere og medarbejdere, som foreslås afviklet lokalt eller i samarbejde mellem to eller flere af de afdelinger, der skal i gang med at implementere konceptet fra start. Foreslåede implementeringstiltag: På baggrund af denne komplekse status anbefales det således, at der udarbejdes individuelle implementeringsplaner med tilhørende aktiviteter, således at der tages hensyn til, hvor langt den enkelte afdeling er og de lokale forhold på afdelingsniveau. De foreslåede tiltag tager som tidligere beskrevet udgangspunkt i, at vi vil udnytte styrken i, at vi i Psykiatrien i Regionen har en del afdelinger, som er erfarne i praksis i forhold til integrerede afsnit. Dette giver mulighed for overførsel af viden til de afdelinger der skal i gang, i form af frikøb af nøglemedarbejdere, lokal tilrettelæggelse af undervisningsdage med erfarne undervisere, ledere og medarbejderes jobrotation hos andre afdelinger, erfa netværk m.m. Modellen for overførsel af kompetence fra de afdelinger der længe har været i gang til de afdelinger der skal i gang, er bl.a. inspireret af Vidensnetværk på tværs som med stor succes blev afviklet i 2009. I regi af dette projekt var der nedsat en erfa gruppe omkring integrerede afsnit, hvor vi muligvis kan finde nogle af vores nøglepersoner. Modellen vil være, at vi indledningsvist vil identificere nøgle/ressourcepersoner fra de etablerede afdelinger (forventelig erfarne medarbejdere med psykiatrisk sygeplejerske baggrund), til at indgå i et implementeringskorps, som skal bistå de afdelinger, der ikke har implementeret konceptet. Det kan være i form af en model, hvor hver sygeplejerske tilknyttes en bestemt afdeling, eller alternativt hvor den enkelte sygeplejerske har en vis form for specialisering indenfor konceptet. Tiltag og progression i implementeringen koordineres i dette korps. En sideeffekt af denne fremgangsmåde er, at nøglepersonerne får overblik over gruppen, hvorledes praksis er i de afdelinger, der har implementeret integrerede afsnit, og vi derfor også får information om, hvor man evt. måtte have meget forskellig praksis i disse afdelinger. Er der behov for dette kan disse forskelle drøftes m.h.p. at sikre en mere ensartet praksis også i de etablerede afdelinger. Nøgle/ressourcepersonerne skal have frikøbt tid til dette arbejde fra de afdelinger, hvor de normalt arbejder. Side 2 af 5
For medarbejdere og ledere i de afdelinger, der ikke har implementeret koncept for døgnpsykiatri vil der være behov for en række lokale undervisningsdage, som beskrevet i bilag til konceptet. Afdelingerne vil selv skulle afholde udgifter til lokale og forplejning til disse dage samt forbrugt tid til medarbejderne, mens der søges midler til planlægning af forløb, honorering af eksterne undervisere, transportomkostninger, udarbejdelse af materiale m.m. Økonomi: 1. Central tovholder: Vi forventer, at der vil være behov for en central tovholder, som kan koordinere indsatserne i forhold til implementeringen. Den centrale tovholder forventes at varetage følgende opgaver: Præcis kortlægning og skabelse af overblik over de enkelte sengeafsnits implementeringsgrad Sparring om udarbejdelse af lokale handle og tidsplaner for implementering i de enkelte afdelinger. Løbende status på implementeringsniveau og afrapportering heraf til sygehusledelsen Løbende evaluering af erfaringer og opdatering af koncept i forbindelse hermed Koordinerende rolle i forhold nøglepersons korps herunder bl.a. at sætte erfarne afdelinger/nøglemedarbejdere i kontakt med de afdelinger, som skal i gang i forbindelse med viden overlevering og jobrotation. Tovholder i forbindelse med koordineringsmøder med nøglepersoner i implementeringsteam. Denne opgaveportefølje foreslås dækket af en af administrationens nuværende konsulenter, og udgifterne holdes indenfor administrationens nuværende budgetramme. Afsatte ressourcer til central koordinering af implementering (se nedenfor): Et kvart årsværk 150.000 kr. 2. Frikøb af nøglepersoner Midler til frikøb af nøglemedarbejdere til at indgå i den daglige drift i periode. Vi har anslået, at der skal afsættes 2 uger pr sengeafsnit i de 6 afdelinger, der ikke har implementeret samt tid til koordineringsmøder i alt 40 uger: I alt Transport 320.000 kr. 80.000 kr. (Disse midler foreslås finansieret via sygehusets udviklingspulje) Side 3 af 5
3. jobrotation for medarbejdere Midler til ekstraudgifter i forbindelse med jobrotation for medarbejdere: 200.000 kr. (Disse udgifter foreslås afholdt af egen afdeling.) 4. Lokale undervisningsdage Lokale undervisningsdage i afdelinger der mangler at implementere: 200.000 kr. (Udgifter til forbrugt tid og lokaler/forplejning foreslås afholdt af afdelingerne. Udgifterne til kursusafvikling, undervisere, facilitator, materiale m.v. foreslås finansieret via sygehusets udviklingspulje.) Side 4 af 5
Bilag: Implementeringstatus på afdelingerne: Psykiatrisk Afdeling Middelfart Implementeret på alle sengeafsnit Psykiatrisk Afdeling Svendborg Implementeret på alle sengeafsnit Psykiatrisk Afdeling Implementeret på alle Augustenborg/Haderslev sengeafsnit Psykiatrisk Afdeling Esbjerg Ikke implementeret afventer nybyggeri i 2014 Psykiatrisk Afdeling Kolding/Vejle Implementeret i sengeafsnit Vejle, ikke implementeret i Kolding afventer nybyggeri i 2014 E1 (23 E2 (24 E2 (30 R1 (25 R2 (25 Kolding: H12 (20 H3 (16 H4 (38 Psykiatrisk Afdeling Odense Ikke implementeret P201 (20 P202 (18 P301 (20 P302 (25 P401 (36 P501 (36 P601 (27 Odense Esbjerg Augustenborg Haderslev Ikke implementeret Afsnit 3 (30 Ikke implementeret Ungdom Esbjerg (27 Ikke implementeret Unge senge A (20 Unge senge K (30 Side 5 af 5