Bilag 4.1 20150618 Ledelsessekretariatet Tagensvej 18 2200 København N Tlf. nr. 72 48 75 00 info@phmetropol.dk www.phmetropol.dk CVR. 3089 1732 Dato 27. maj 2015. Initialer Sabo Beslutning Metropols reviderede kvalitetssikringspolitik og -strategi 1.0 Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen godkender: revideret kvalitetssikringspolitik og -strategi, der giver et samlet overblik over væsentlige, tværorganisatoriske kvalitetssikringstiltag. Indstillingen her indeholder også nogle særlige opmærksomhedspunkter, som er vigtige for direktionen at drøfte med bestyrelsen. De fremgår udfoldet sidst i notatet, men de to væsentligste er også gengivet umiddelbart nedenfor: Gennemprøvet praksis versus løbende videreudvikling - Akkrediteringsinstitutionen vurderer kvalitetssikring med afsæt i en forventning om, at kvalitetssikringspraksis er gennemprøvet. I den forstand at en institution selvsagt ikke bare skal opfinde en praksis til akkrediteringslejligheden, som ikke er ordentligt implementeret i organisationen, giver det selvfølgelig mening. Imidlertid kan en rigid anvendelse af vurderingsprincippet om gennemprøvet praksis også godt betyde, at enhver videreudvikling af praksis i udgangspunktet er odiøs for så vidt, at den så ikke er gennemprøvet. Formalisering og dokumentation - Som omtalt ovenfor er der et betydeligt arbejde forbundet med at formalisere (eksplicitere og skriftliggøre) praksis i det omfang, som kan imødekomme et akkrediteringssystems krav til dokumentation. Metropol har prioriteret en direkte involvering af ledere og medarbejdere og kommer fortsat til at gøre det, fordi det netop handler om praksis og ikke bare papir. Under alle omstændigheder er det vigtigt at være sig meget bevidst, at Akkrediteringsinstitutionen på ingen måde kommer tæt på at vurdere det, der er helt afgørende for kvaliteten, nemlig den daglige adfærd. Deres vurderinger vil alt andet lige basere sig på papir og enkeltstående udsagn. Rektor vil på mødet den 18. juni 2015 give en mundtlig introduktion til kvalitetssikringspolitik og -strategi. 2.0 Baggrund Metropol har siden sin begyndelse tilstræbt at sikre og udvikle størst mulig kvalitet i de uddannelser, som organisationen udbyder. Derfor er arbejdet med at sikre og udbyde kvalitet også først og fremmest forankret i Metropols egne ambitioner, som også er udmøntet i den Strategi 2020, som bestyrelsen tiltrådte i december 2012. 1
Metropol er selvsagt ikke alene om at ville sætte kvalitet, og i særdeleshed kvalitetssikring, på dagsordenen. Siden organisationens start har Metropol været underlagt de krav til kvalitet og relevans, som er defineret i regi af det danske akkrediteringssystem. Krav som hidtil er blevet håndhævet med en række uddannelsesakkrediteringer af Metropols uddannelser, som en for en er blevet kontrolleret op imod en minimumsstandard, som Akkrediteringsinstitutionen har defineret. Nu er det snart tid til, at Metropol skal igennem en institutionsakkreditering. Som oplyst på mødet i december 2014 skal Metropol institutionsakkrediteres i 2016 og det betyder konkret, at Metropol underlægges de kriterier, som er fastsat i en vejledning for institutionsakkreditering. Kriterierne er: Kriterium I: Kvalitetssikringspolitik og -strategi bliver anvendt til at vurdere, om Metropol har en formel vedtaget kvalitetssikringspolitik og -strategi for løbende sikring og udvikling af uddannelsernes og de enkelte udbuds kvalitet og relevans. Her bliver det blandt andet vurderet, om der er beskrevne processer og procedurer, og om de reelt fungerer i praksis. Kriterium II: Kvalitetsledelse og organisering bliver anvendt til at vurdere om, kvalitetssikringsarbejdet på Metropol er forankret på ledelsesniveau. Der er ligeledes en vurdering af, om kvalitetsledelsen er organiseret og gennemført, således at det fremmer udvikling og vedligeholdelsen af en inkluderende kvalitetskultur, der understøtter og fremmer uddannelsernes kvalitet og relevans. Kriterium III: Uddannelsernes videngrundlag bliver anvendt til at vurdere, om Metropol har en praksis, som sikrer, at uddannelser og undervisning baserer sig på et videngrundlag, der svarer til uddannelser af den givne type på det givne niveau og giver et solidt grundlag for opnåelse af uddannelsernes mål. I relation til kriterium III vil Metropol blandt andet skulle dokumentere, at uddannelserne er tilknyttet relevante faglige miljøer, at underviserne deltager i eller har aktiv kontakt med den forskning, som finder sted på deres fagområde, og at de løbende inddrager viden og erfaringer herfra i undervisningen. Endvidere skal Metropol dokumentere, at de studerende får viden fra forskning enten gennem undervisningen eller deltagelse i forskningsprojekter. Metropols dokumentation forventes blandt andet at bygge på materiale i forbindelse med strategiopfølgningen og Udviklingskontrakten for 2015-2017. Kriterium IV: Uddannelsernes niveau og indhold bliver anvendt til at vurdere, om Metropol har en praksis, som sikrer, at uddannelsernes niveau, faglige indhold og pædagogiske kvalitet, som understøtter de studerendes læring og opnåelse af uddannelsernes mål. I relation til kriterium IV vil Metropol blandt andet skulle dokumentere, hvordan uddannelserne i praksis arbejder med at kvalitetssikre undervisningen via løbende undervisningsevalueringer af uddannelser og undervisningen og opfølgning herpå, samt 2
hvordan der sker kvalitetssikring af praktik/klinikforløb. Metropol har udviklet to koncepter; et for evalueringen af praktik og et for evaluering af den undervisning, som finder sted på Metropol. Koncepterne sætter retningslinjerne for, hvordan uddannelserne skal arbejde med at gennemføre og følge op på evalueringer, så problemområder bliver håndteret, de studerende bliver aktivt involveret og underviserne får en styrket mulighed for videndeling om de gode erfaringer fra undervisningen. Kriterium V: Uddannelsernes relevans bliver anvendt til at vurdere, om Metropol har en praksis, der sikrer, at såvel nye som eksisterende uddannelser afspejler samfundets behov og løbende tilpasses den samfundsmæssige udvikling og ændrede behov på det danske arbejdsmarked. I relation til kriterium V skal Metropol blandt andet dokumentere, at relevante eksterne interessenter, herunder aftagersiden og dimittender fra uddannelserne, løbende og systematisk inddrages i dialog med uddannelserne om udviklingen af disse. Ligeledes skal Metropol dokumentere, hvordan der i praksis er en løbende monitorering af dimittendernes beskæftigelsessituation og udviklingen på det danske arbejdsmarked, samt hvordan Metropol anvender resultaterne med henblik på at vurdere, om resultaterne giver anledning til nye tiltag. Metropols dokumentation vil blandt andet bygge på vores tilbagevendende dimittend- og aftagerundersøgelse, der gennemføres med henholdsvis to og tre års mellemrum.. Ligeledes har uddannelserne løbende kontakt til aftagere gennem møder i uddannelsesudvalgene og de afrapporterer på dimittendernes beskæftigelsessituation og relaterede initiativer i deres årlige handleplaner for uddannelsesudvikling. 3.0 En revideret kvalitetssikringspolitik og -strategi Metropol har valgt at revidere sin kvalitetssikringspolitik og -strategi, således at den direkte adresserer og demonstrerer en sammenhæng i forhold til de fem kriterier, som Metropol i sidste ende skal leve op til. Grafisk er dette illustreret i figuren nedenfor, der tydeliggør sammenhængen mellem centrale styringsværktøjer, organiseringen af kvalitetsarbejdet på Metropol, og de lovbestemte kriterier. 3
Det er ikke nyt, at enhver videregående uddannelsesinstitution skal have en velfungerende organisering af sin kvalitetssikring. Imidlertid er der med overgangen til institutionsakkreditering kommet skærpede krav til den tværorganisatoriske forankring af kvalitetssikring, hvilket de facto også betyder skærpede krav til ledelsesforankringen og ledelsens konkrete rolle og ansvar i det samlede system. Ligesom der med institutionsakkreditering ligeledes et markant krav til formalisering og dokumentation af den kvalitetssikringspraksis, som organisationen dagligt fungerer efter. Ledelsen på Metropol har på alle niveauer været meget optaget af fagligt at styrke kvaliteten af uddannelserne, men særligt formaliseringsgraden og dokumentationslogikken i akkrediteringssystemet pålægger Metropol et betydeligt, ekstra arbejde. Af hensyn til forankringen har Metropol valgt at give ledelsen en meget aktiv og konkret defineret rolle i arbejdet med videreudvikling af procedurer, etc., ligesom det er tilfældet med alle andre væsentlige, tværorganisatoriske tiltag på Metropol. Ellers er der ganske enkelt risiko for, at det ikke bliver en ledelsesforankret og levende praksis, men alene en påklistret, udvendig aktivitet fremmet af specialister i akkreditering. Nedenfor beskrives helt kort hvert af de centrale, direkte ledelsesforankrede styringsværktøjer, som i meget væsentligt omfang formaliserer og i nogle henseender videreudvikler den kvalitetssikring, som organisationen virker efter i det daglige. Strategiopfølgningen og udviklingskontrakten er som velkendte værktøjer ikke beskrevet nedenfor, men indgår naturligvis i den samlede opfølgning. 4
Der er naturligvis andre, understøttende værktøjer, såsom et fælles koncept for studenterevalueringer, aftagerundersøgelser mv., som skaber systematisk viden, der anvendes i nedenstående styringsværktøjer. De er imidlertid ikke beskrevet i det nedenstående. 4.0 Væsentlige, direkte ledelsesforankrede styringsværktøjer Procedurer videreudvikling og formalisering af kvalitetsarbejdet på uddannelserne En kvalitetssikringsprocedure skal kort fortalt understøtte, at der sker en systematisk kvalitetssikring af forhold, der er væsentlige for en uddannelses kvalitet. Det kan fx dreje sig om en procedure, der konkret skal sikre, at en uddannelse bygger på det bedst mulige videngrundlag fra forskning og fra tendenser i professionen. En sådan procedure vil typisk skitsere, hvordan det sker, hvem (på rolleniveau) der er involveret/har et ansvar, og på hvilket grundlag vurderinger foretages. Procedurer er ikke skrevet i granit og kan sagtens ændre sig over tid, men systematikken i dem skal sikre en brede organisatorisk og ledelsesmæssig forankring, der modvirker for stor afhængighed af enkeltpersoner. En procedure på Metropol er altid forankret på ledelsesniveau hos henholdsvis uddannelsesleder og institutchef. Handleplaner forenkling af ledelsesinformation Metropol har kontinuerligt arbejdet systematisk med handleplaner som udviklingsværktøj. Det har dels drejet sig om strategiske handleplaner, der udmønter Metropols strategimål i konkrete indsatser, dels om såkaldte handleplaner for uddannelsesudvikling, hvormed hver uddannelse med afsæt i en række undersøgelser (studenterundersøgelser, dimittend- og aftagerundersøgelser, etc.) har formuleret nødvendige opfølgningsindsatser. De tidligere to adskilte typer af handleplaner er nu samlet i én med henblik på at få en mere sammenhængende prioritering af indsatser målrettet den enkelte uddannelse. Alle handleplaner er forankret hos institutchefen og godkendt på dekanniveau. Kvalitetstavle formalisering og systematisering af dialogen i ledelsesstrengen En kvalitetstavle er et meget kortfattet overblik over udvalgte nøgletal og indsatser for den enkelte uddannelse, som drøftes hele vejen op og ned i ledelsesstrengen fra uddannelsesleder til rektor. Kvalitetstavlen skal styrke en mere samlende dialog om og vurdering af den enkelte uddannelses indsatser i hele ledelsesstrengen en dialog som tidligere har fundet sted på en mindre opsamlende og dokumenterbar facon. Interne audits Metropols eget tilsyn med kvalitetssikring En intern audit er en systematisk undersøgelse af, hvordan kvalitetssikringen af specifikke forhold af betydning for kvaliteten på uddannelser fungerer. Audits kan målrettes enten en eller flere uddannelser. Audits kan fx undersøge, om procedurer for kvalitetssikring af praktikophold er gode og velfungerende i praksis. Uddannelsesgennemgange et eksternt blik på kvalitetssikring i praksis 5
Uddannelsesgennemgange er en systematisk gennemgang af egne uddannelse med brug af eksterne eksperter. Metropols forventes at anvende uddannelsesgennemgange i takt med overgangen fra uddannelsesakkreditering til institutionsakkreditering. 5.0 Refleksionspunkter/dilemmaer mhp. bestyrelsens refleksion Selvom ovenstående tiltag er udtryk for en videreudvikling af praksis, som den ser ud i dag, der sigter på at styrke systematik og ikke mindst indbyrdes koordinering af styringsværktøjer, så er der ingen tvivl om, at det er formaliseringsgraden (alt skal i udgangspunktet forefindes ekspliciteret og skriftliggjort), der i udpræget grad udfordrer organisationen på tid og tradition. Derfor er Metropol, blandt sine andre centrale udviklingsindsatser, betydeligt optaget af det arbejde, som ikke mindst skal forberede Metropol på den kommende institutionsakkreditering. Nedenfor er kort skitseret nogle punkter til refleksion/opmærksomhedspunkter, som Metropols daglige ledelse har behov for at drøfte og dele med bestyrelsen med henblik på en stærk fælles retning. Formalisering og dokumentation - Som omtalt ovenfor er der et betydeligt arbejde forbundet med at formalisere (eksplicitere og skriftliggøre) praksis i det omfang, som kan imødekomme et akkrediteringssystems krav til dokumentation. Metropol har prioriteret en direkte involvering af ledere og medarbejdere og kommer fortsat til at gøre det, fordi det netop handler om praksis og ikke bare papir. Dilemmaet er naturligvis, at der potentielt ikke er nogle naturlige grænser for, hvor detaljeret tingene kan formaliseres og efterspørges fra Akkrediteringsinstitutionen og hvor meget Metropol vil blive afkrævet detaljeret dokumentation for, at denne eller hin procedure faktisk har været anvendt i praksis. For Metropol er det en balance og afvejning, der løbende skal foretages. Og det er en afvejning, der ingenlunde giver sig selv. Gennemprøvet praksis - Akkrediteringsinstitutionen vurderer kvalitetssikring med afsæt i en forventning om, at kvalitetssikringspraksis er gennemprøvet. I den forstand at en institution selvsagt ikke bare skal opfinde en praksis til akkrediteringslejligheden, som ikke er ordentligt implementeret i organisationen, giver det selvfølgelig mening. Imidlertid kan en rigid anvendelse af vurderingsprincippet om gennemprøvet praksis også godt betyde, at enhver videreudvikling af praksis i udgangspunktet er odiøs for så vidt, at den så ikke er gennemprøvet. Metropol finder, at det kan være et dilemma, men også at der ikke er nogen vej udenom hele tiden at gøre tingene bedre og endnu mere systematiske. Ellers mister kvalitetssikring sin evne til at udvikle praksis og den organisatoriske læring, der er afgørende for hele anstrengelsen med systematisk kvalitetssikring i det større perspektiv. Inddragelse af medarbejdere og studerende der er helt nødvendigt, at kvalitetssikringsprocesserne involverer medarbejdere og studerende i praksis. I et vist omfang er det også væsentligt, at der sker en vis inddragelse af medarbejdere (herunder også de formelle samarbejdsorganer) og studerende i beskrivelser rammer og procedurer for kvalitetssikring mv., men der er en grænse for, hvor meget af organisationens 6
opmærksomhed, der skal kanaliseres hen i selve det beskrivende arbejde. Det er en balance, der løbende afvejes. Bestyrelsens rolle bestyrelsens har i kvalitetssikringspolitikken og strategien en særlig rolle i forhold til godkendelse af nye uddannelser og udbud, nedlæggelse af uddannelser, samt i godkendelse af de samlede rammer for kvalitetssikring, som de er beskrevet i Metropols Kvalitetssikringspolitik og -strategi. Det er en konkret rolle, som bestyrelsen bedes forholde sig til. Relation til UC Diakonissen Metropol har overfor Akkrediteringsrådet rejst den problemstilling, at Metropol har et formelt ansvar for uddannelser på Diakonissen uden at have en direkte ledelsesret ind i Diakonissens organisation. Det er en principiel problemstilling i forståelsen af begrebet ledelsesansvar generelt, og det er en konkret problemstilling i en institutionsakkrediterings eksplicitte krav til kvalitetsledelse, at ledelsesretten ikke er til stede. Der er ingen løsning på det grundlæggende spørgsmål om ledelse i relation til denne problemstilling, men Metropol tilstræber at videreudvikle det tilsyns- og rådgivningskoncept, som de facto allerede er fungerende. 6.0 Videre proces Konkret har Metropol fået frist for aflevering af en selvevalueringsrapport den 15. april 2016, som det også blev oplyst i notatet til mødet i december 2014. Selvevalueringsrapporten skal med afsæt i kriterierne - indeholde en systematisk refleksion over, hvordan Metropol arbejder med at sikre kvaliteten og relevansen af de udbudte uddannelser. Metropol påbegynder arbejdet med selvevalueringsrapporten i august 2015. 7.0 Bilag Bilag 4.1.1. Metropols reviderede kvalitetssikringspolitik og -strategi 7