Digitaliseringsstrategi 2011-2014
Indholdsfortegnelse: Hørsholm Kommune vil være en digital kommune...3 Hvor skal vi hen...3 Mål for digitalisering...5 Strategiske spor...6 A. Alle ledere og medarbejdere søger og bruger nye digitale...6 muligheder...6 B. Vi bruger vores it-løsninger optimalt...6 C. Vi digitaliserer og effektiviserer flere arbejdsprocesser...7 D. Vi får flere borgere til at betjene sig selv digitalt...7 Velfærdsteknologi...7 Den fællesoffentlige og fælleskommunale digitaliseringsstrategi...7 Ansvar for at realisere digitaliseringsstrategien...7 Side 2
Hørsholm Kommune vil være en digital kommune Vi løser vores opgaver intelligent, innoverer hvor der er rum for at gøre tingene bedre og anderledes, og inviterer borgerne ind i vores indbydende, digitale univers mithorsholm.dk. Digitalisering af vores processer skal være med til at skabe denne udvikling. Vi vil sætte strøm til vores arbejdsprocesser og bruge borgernes høje it-kompetencer, så de naturligt henvender sig til Hørsholm Kommune via de digitale indgange. Digitaliseringen skal imødegå en række udfordringer, vi står overfor de kommende år, herunder at skabe økonomisk råderum i en situation, hvor efterspørgslen efter kommunens ydelser stiger, og den økonomiske ramme er den samme eller mindre. at kunne tiltrække nye medarbejdere i en situation, hvor arbejdsstyrken bliver mindre. at fastholde og forbedre den gode kvalitet i opgaveløsning. Fra nationalt hold er der ligeledes stort fokus på og krav om at digitalisere, fordi digitalisering rummer et stort effektiviseringspotentiale. Den fælleskommunale (på tværs af kommuner) og fællesoffentlige (på tværs af kommuner, regioner og staten) digitaliseringsstrategi berører alle fagområder og administrationen. Implementering og planlægning af strategierne stiller store krav til organiseringen af digitaliseringsindsatsen og forandringsvilligheden på tværs i Hørsholm Kommune. Vi vil prioritere og øge digitaliseringsindsatsen og stopper ikke ved de nationale tiltag. Vi søsætter en række af vores egne digitaliseringstiltag, der er målrettet vores virkelighed og digitaliseringsniveau. Det vil gøre Hørsholm Kommune til en af landets førende digitale kommuner. Vi skal turde gå nye veje og møde borgerne på en ny måde. Hvor skal vi hen Digitaliseringsstrategien giver retning og ramme for de digitale indsatser i Hørsholm Kommune. Visionen for digitaliseringen er at i 2015 bruger alle borgere de digitale kanaler, når de henvender sig til Hørsholm Kommune første gang. Alle medarbejdere kan hjælpe en borger med at henvende sig digitalt. Borgeren betjener sig selv. Processen - fra borgeren henvender sig, og kommunen svarer - er 100% digital og papirløs. Digitalisering frigør ressourcer og skaber intelligente løsninger for borgere og medarbejd Vi vil gå til kanten og arbejde målrettet med at udnytte potentialer i forhold til medarbejdernes og borgernes digitale kompetencer, nuværende og nye it-løsninger, og samtidig sikre at der er sund fornuft og god økonomi i tekniske investeringer. Side 3
Når vi høster gevinster ved at tage nye digitale løsninger i brug, er det fordi medarbejdernes kompetencer er i top, arbejdsprocesserne og it-løsning/teknologi matcher hinanden, så de bruges optimalt. Digitaliseringsstrategien handler således både om teknik, men i lige så høj grad om tiltag som styrker medarbejdernes it-kompetencer og optimerer vores processer. Det sikrer vi ved at koble digitaliseringsindsatsen med Lean, som er et andet tværgående, strategisk indsatsområde i Hørsholm Kommune. Visionen er konkretiseret i fire strategiske spor (A-D). Under hver af disse er der identificeret en række konkrete tiltag, som enten er initieret af Hørsholm Kommune eller nationalt. Spor og tiltag er udtryk for et tilvalg og en prioritering af, hvad der skal til for at nå visionen. Nedenfor er vision, strategiske spor og tiltag visualiseret i et transformationskort: Digitaliseringsstrategien er ligeledes handlingsplan for Hørsholm Kommunes digitaliseringstiltag. På den måde kobler vi vision og mål sammen med handling. De konkrete tiltag er beskrevet i en handlingsplan, som fremgår af bilag 1. Side 4
Mål for digitalisering Digitalisering rummer potentiale til at skabe et økonomisk råderum. Nogle af tiltagene skal medvirke til at skabe effektiviseringer svarende til en besparelse på 1 million kr. på de administrative områder, som er realiseret den 1. januar 2012 og samme beløb 1. januar 2013. Det vil sige 2 mio. kr. samlet set. Forventningen er, at digitalisering også efter 2013 kan bidrage til at øge det økonomiske råderum. Vi ved, at når borgeren henvender sig via forskellige kanaler, så er omkostningerne forbundet med sagsbehandlingen meget forskellige. KL har netop gennemført en analyse af kanalpriser i de danske kommuner, hvor Hørsholm Kommune har deltaget i at udvikle det tilhørende værktøj, kommunerne kan anvende til at udregne lokale kanalpriser. Kanalpriserne på tværs af de kommuner, der har deltaget i undersøgelse 1 er: Det viser, at der er et stort effektiviseringspotentiale ved at vælge sine kanaler med omhu - baseret på fakta. En af hovedkonklusionerne i undersøgelsen er ligeledes, at prisen på de forskellige kanaler skal ses i lyset af udnyttelsesgraden, fx hvis vi har 100 borgere der henvender sig personligt hvert år omkring en ydelse, skal vi så have åben 20 timer om ugen? Hvis vi modtager 100 ansøgninger om året via en selvbetjeningsløsning, der koster 20.000 i drift om året og de øvrige 500 ansøgninger kommer via telefon eller mail, er selvbetjeningsløsningen så for dyr, eller skal vi gøre en indsats for at få alle borgere til at bruge den. Det er dyrt at have mange kanaler åbne på en gang. Vi skal med KL s værktøj sætte klare mål for udnyttelsesgraden af vores it-løsninger, så effektiviseringen er større end eller lig med investeringen. Vi vælger og prioriterer de billigste/mest omkostningseffektive kanaler. I forhold til selvbetjeningsløsninger betyder det, at når vi øger servicen ved at åbne en ny digital kanal en selvbetjeningsløsning, så lukker vi andre (dyrere) kanaler. 1 Undersøgelsen er tilgængelig på KL s hjemmeside: http://www.kl.dk/imagevault/images/id_48692/imagevaulthandler.aspx Side 5
Mange tiltag i strategien er sat i gang for at opfylde nationale, digitale krav, kommunerne skal efterleve. Fx om at borgere og virksomheder skal kunne kommunikere sikkert, digitalt med kommunen. Konkrete mål vil blive opstillet, som en del af beslutningsgrundlaget (i business casen) for de enkelte tiltag, før de sættes i gang. Tiltag med det største potentiale for effektivisering vil blive prioriteret, dog under hensyntagen til, at nogle tiltag vil være en investering og en forudsætning for at andre tiltag kan få en positiv business case. Et eksempel er investering i kompetenceudvikling, som er en forudsætning for, at medarbejdere og ledere kan anvende digitale værktøjer effektivt. Et andet eksempel er at give borgerne mulighed for medbetjening i brug af selvbetjeningsløsninger, hvilket kan være en nødvendighed i forhold til at få alle borgere til at betjene sig selv digitalt. Strategiske spor Vi har identificeret fire spor (A-D), som sætter retning og ramme for digitaliseringsindsatsen de næste fire år. Sporene er udtryk for en prioritering af de tiltag, som skal til for at realisere visionen. A. Alle ledere og medarbejdere søger og bruger nye digitale muligheder Alle ledere og medarbejdere bruger digitale værktøjer og søger hele tiden nye muligheder for at effektivisere med nye digitale værktøjer. Vi handler på gode digitale ideer og får afprøvet dem. Digitale medarbejdere har kompetencerne til at anvende de digitale værktøjer, at vejlede borgerne i at bruge dem, og arbejder målrettet på at få alle borger og virksomheder, der henvender sig, til at bruge de digitale kanaler via mithorsholm.dk og horsholm.dk. Digitale ledere forholder sig til nye digitale løsninger og bruger dem til at udvikle eget arbejdsområde. Digitalisering bliver en integreret og væsentlig del af ledelsesopgaven. Lederne står i spidsen for digitalisering, sætter digitale mål og følger op på, om de er nået. B. Vi bruger vores it-løsninger optimalt Vi bruger funktioner i vores it-systemer optimalt, når vi løser vores opgaver. It-systemerne hjælper os med at arbejde sammen og sikre videndeling på tværs. Vi arbejder systematisk med at forbedre og effektivisere vores arbejdsprocesser, så it-systemerne understøtter dem optimalt eller giver besked, hvis vi får én ide til at forbedre it-systemet. Når vi har et spørgsmål eller en ide til, hvordan vi kan gøre noget smartere, så har vi altid én at henvende os til, som kan hjælpe. Den nuværende portefølje af it-systemer bærer præg af, at hver er udviklet til at understøtte et enkelt fagområde 2, så medarbejdere på tværs af fagområder ofte ikke deler indtastede oplysninger (genbruger data), men på ny taster samme data om borgeren ind i eget fagsystem. Konsekvensen er blandt andet, at borgeren kan komme til at opleve, at forskellige medarbejdere ikke arbejder sammen om deres situation. Vi sætter fokus på at udvikle arbejdsprocesser og it-systemer, så- 2 Det er en udfordring, alle kommuner har. Via den fælleskommunale digitaliseringsstrategi søsætter KL - med KOMBIT som tovholder - en lang række tiltag, hvor kommunerne stiller krav til hvordan, og leverandører sikrer, at it-løsningerne til kommunerne hænger bedre sammen på tværs af de forskellige fagområder, fx jobcentre og det sociale område. Side 6
ledes at vi kan give borgeren en effektiv og sammenhængende service. Det gør vi blandt andet ved at sikre en tæt koordination mellem digitaliserings- og lean-tiltag. C. Vi digitaliserer og effektiviserer flere arbejdsprocesser Vi sætter strøm til - digitaliserer - flere arbejdsprocesser, hvor der er et potentiale for at effektivisere. Når borgerne og virksomheder betjener sig selv via de digitale løsninger, så hænger de digitale selvbetjeningsløsninger sammen med de administrative fagsystemer, som medarbejderne sagsbehandler i. Det betyder, at borgeren oplever en høj service, fordi svaret fra kommunen kommer hurtigt og har en høj faglig kvalitet (understøttet af fagsystemet). D. Vi får flere borgere til at betjene sig selv digitalt Borgerne får flere muligheder for at betjene sig selv digitalt via mithorsholm.dk og horsholm.dk. Løsningerne er nemme og intuitive at bruge. Vi kommunikerer aktivt om nye selvbetjeningsløsninger til medarbejdere, borgere og virksomheder. Vi leder aktivt borgerne til at bruge selvbetjeningsløsningerne og giver incitamenter til, at borgere og virksomheder betjener sig selv, fx ved at give rabatter ved selvbetjening, hurtigere sagsbehandling ved digital henvendelse, m.fl. Velfærdsteknologi I de nationale strategier og i Hørsholm Kommune er et tiltagende fokus på mulighederne for at bruge velfærdsteknologi, særligt på sundheds- og omsorgsområdet og i skolerne. Vi er allerede godt i gang med at afprøve nye teknologier. Over det næste år vil vi løbende drøfte om, der er behov for at sætte ekstra fokus, mål og retning på dette område via en strategi. Den fællesoffentlige og fælleskommunale digitaliseringsstrategi Digitaliseringsstrategien for Hørsholm Kommune læner sig op ad visioner og målsætninger i både den fælleskommunale (på tværs af kommuner) og fællesoffentlige (på tværs af kommuner, regioner og staten) digitaliseringsstrategi. Mange digitaliseringsindsatser og teknologier fordrer store investeringer, hvorfor det giver god mening, at Hørsholm Kommune deltager i fælles tiltag. I august 2011 vil handlings- og investeringsplaner for de overordnede digitaliseringsstrategier være færdige og forhandlet mellem regeringen og KL. Det vil sige, at der er anvist finansiering af de nationale digitaliseringstiltag, som kommunerne enten kan eller skal implementere eller deltage i 2012 og frem. I efteråret 2011 lægger vi en plan for digitaliseringstiltagene i Hørsholm Kommune i 2012, således at vi prioriterer egne tiltag og hvilke fælles tiltag, vi enten kan eller skal deltage i/implementere. Ansvar for at realisere digitaliseringsstrategien Chefforum er styregruppe for digitaliseringsstrategien med ansvar for at følge op på dens realisering. Ansvaret for de enkelte tiltag ligger i projektstyregrupper eller hos den centerchef, tiltaget er sat i gang hos. Side 7