Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Tid: Onsdag den 23. november 2011 Fremmødte: Formand - Uffe Steffensen (US) Næstformand - Marianne D. Jensen (MDJ) Sportsansvarlig - Peter Bragh (PB) Baneansvarlig - Egon Christensen (EC) Turneringsansvarlig - Peter A. Svendsen (PS) Golfmanager - Casper Lindenmayer (CL) Chefgreenkeeper - Per Knudsen (PK) Golftræner Niels Erik Hansen (NEH) Afbud: Ingen Referat: 11-084: Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referatet fra bestyrelsesmødet den 27. oktober blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. 11-085: Økonomiredegørelse + budget 2012 CL fremlagde det reviderede budget for 2011. Der er ikke nogen væsentlige udsving i forhold til sidste bestyrelsesmøde. Der budgetteres fortsat med et underskud på ca. 345.000 kr. Budgettet for 2012 blev gennemgået og følgende blev fastlagt: Kontingenter Medlemskategori Senior (født i 1986 eller før) Yngling (født i 1987 1993) Junior (født i 1994 eller senere) Fleks - Hverdag (skal være fyldt 60 år i 2011) Senior uden indskud Long Distance Pay & Play Senior Pay & Play Yngling Nybegynder - Senior fuldgyldigt Prøvemedlem Senior Prøvemedlem Yngling Kontingentsats 5.950 kr. 3.000 kr. 2.150 kr. 4.550 kr. 6.950 kr. 3.600 kr. 2.700 kr. 2.200 kr. 6.500 kr. 1.900 kr. 1.900 kr. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2011.11.23 1
Prøvemedlem Junior Fleks - Basis Passiv 975 kr. 1.750 kr. 500 kr. Lockerrum Prisen for leje af lockerrum blev fastsat til 500 kr. for et almindeligt lockerrum og 1.300 kr. for en elplads. Greenfee Prisen på greenfee blev fastsat til 350 kr. på hverdage og 400 kr. i weekender og på helligdage. Greenfee på Pay & Play er uændret 150 kr. alle dage. Lønninger Der blev budgetteret med en lønstigning til personalet på knap 2 % inkl. pension, feriepenge og ferietillæg. Total I 2012 budgetteres der med et samlet overskud på 92.000 kr. Budgettet er med udgangspunkt i det nuværende renteniveau. Der vil i 2012 fortsat være fokus på likviditeten. Ud over det budgetterede overskud, forventes en forbedring af likviditeten på yderligere knap 180.000 kr. blandt andet som følge af højere afskrivninger i forhold til leasingydelser. 11-086: Meddelelser fra FU, Chefgreenkeeper, Cheftræner og Golfmanager FU FU kunne meddele at: US og MDJ informerede om en workshop med Initiativgruppen Houlkær, angående borgerplan til udvikling af Naturpark Øst for Paradis, som blev afviklet tirsdag den 22. november. US og MDJ informerede om at der har været afholdt medarbejderudviklingssamtaler med ledelsesteamet samt forpagtningssamtale med Tage Hansen. Golfmanager CL kunne meddele at: Der har været afholdt møde i det nye sponsorudvalg, og resultatet af mødet var meget positivt med henblik på sponsorarbejdet til den kommende sæson. Der er truffet aftale med malerfirma angående vedligeholdelse af vinduer i klubhuset. Træværket er dog så fugtigt, at arbejdet først påbegyndes til foråret. Viborg Idrætsråd lavet et projekt i 2012 med fokus på rekruttering af medlemmer og frivillige. I den forbindelse afholdes der inspirations- og orienteringsmøde den 2. februar 2012. Bestyrelsen besluttede at udskyde punktet til heldagsmødet i januar. Der arbejdet i øjeblikket på at lave en såkaldt Sweet Deal i samarbejde med Viborg Stifts Folkeblad. CL har møde med Folkebladet den 6. december. Klubben har sagt OK til at deltage i konceptet Breakbox, som laves i samarbejde med DGU og Dansk Supermarked. Nærmere information følger fra DGU når konceptet er endeligt på plads. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2011.11.23 2
Bestyrelsen besluttede på et tidligere bestyrelsesmøde at udmelde klubben af GolfDenmark med udgangen af 2011. GolfDenmark har sidenhen meldt tilbage, at der arbejdes på en række nye tiltag for sæsonen 2012. Bestyrelsen fastholdt udmeldelsen med udgangen af 2011. PK og CL vil i den nærmeste fremtid afholde medarbejderudviklingssamtaler og lønsamtaler med hele personalet. Viborg Kommune er i gang med at lave programmet for ferieaktiviteter i skolernes vinterferie. Bestyrelsen besluttede at Viborg Golfklub skal tilbyde en ferieaktivitet. CL sørger for at lave nærmere aftale. Chefgreenkeeper PK kunne meddele at: Greens er angrebet af sneskimmel. Høj temperatur uden sol, kombineret med fugt og stille vejr er årsagen til angrebene. Ifølge DGU er dette et generelt problem over hele landet. Det er primært de gamle greens som er sårbare for angreb. Bestyrelsen bad PK lave et indlæg til hjemmesiden hvor der informeres nærmere om dette. DGU har lavet krav om at der fremover skal føres sprøjtejournal. PK kunne informere om at dette er der allerede blevet gjort i flere år i VG, men der bliver muligvis nogle ændringer i proceduren for at tilpasse os DGU s krav. Der vil komme en decideret pesticidlovgivning i løbet af vinteren. Denne bliver imødeset med spænding. DGU arbejdet i øjeblikket med en række nye forsøg med sprøjtemidler, som skal medvirke til at nedbringe mængden af aktivt stof. Cheftræner: NEH kunne meddele at: Vintertræningen med henblik på den kommende sæson er startet op. Vintertræningen henlægges i år til Volstrups indendørs træningsanlæg, hvilket NEH ser frem til. Det er nogle flotte faciliteter. Derudover fortsætter samarbejdet med Viborg Bowlingcenter uændret i forhold til tidligere år. 11-087: Viborg Golfklubs vilkår ift. Viborg Kommune US informerede om møde med Viborg Idrætsråd ved formand Preben Jensen og sportschef Morten Erfurth. På mødet blev det aftalt, at Viborg Idrætsråd skulle tage initiativ til at indbyde til et møde med Kulturudvalgets formand og næstformand. 11-088: Meddelelser fra områdeansvarlige Baneansvarlig EC kunne meddele at: Der er blevet gravet ud til nye bunkers på hul 9. Der kommer sand i bunkers på et senere tidspunkt. Sportsansvarlig PB kunne meddele at: Der har været afholdt møde med forældregruppen til pigerne på kvalifikationsholdet med henblik på at udvikle pigernes spil endnu mere, og forhåbentlig sikre holdet den længe ventede oprykning i 2012. På mødet blev der drøftet forskellige muligheder for fremtidig organisation og finansiering. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2011.11.23 3
Der afholdes nu et møde med eliteudvalgsformanden, PB, NEH og CL for at drøfte nærmere. Herefter vil CL indkalde forældregruppen til et opfølgende møde. Turneringsansvarlig PS kunne meddele at: Turneringskalenderen for 2012 er næsten på plads. Det mangler kun nogle få detaljer. Handelsbanken har trukket deres turneringssponsorat, og turneringen vil derfor ikke blive afviklet i 2012 PS orienterede om en mulig ændring/udvidelse af klubmesterskaberne, således at der spilles hhv. 54 hullers slagspil i rækkerne junior, primeage og midage og 36 hullers slagspil i rækkerne senior og veteran. Det er en udvidelse med 18 huller i forhold til tidligere. Dette drøftes videre i turneringsudvalget. Bestyrelsen var positive overfor denne ændring, men mente fortsat at der kun skal kåres én samlet klubmester for henholdsvis damer og herrer. 11-089: Medlemsundersøgelse Medlemsundersøgelsen er så godt som færdig til udsendelse til medlemmerne. Det forventes at undersøgelsen iværksættes fredag den 25. november, og løbet indtil mandag den 12. december. CL bad bestyrelsen give tilbagemeldinger på et udkast til følgebrev, som skal sendes ud sammen med undersøgelsen. Det forventes at DGU kan have et resultat af medlemsundersøgelsen klar til præsentation på heldagsmødet i januar. 11-090: Evaluering af medlemsmøde Bestyrelsen evaluerede medlemsmødet, som blev afholdt den 15. november. Der var ca. 70 fremmødte til mødet, og det var et generelt positivt indtryk. De fremmødte havde lyttet opmærksomt til fremlæggelsen af de økonomiske nøgletal, og gav efterfølgende udtryk for forståelse for klubbens økonomiske situation, i forhold til tilskud fra Viborg Kommune. Der havde været en rigtig god stemning og mange konstruktive forslag til bestyrelsen fra medlemmerne. 11-091: DGU ungdomscamp 2012 DGU har henvendt sig til klubben, for at høre om vi vil være vært for DGU s årlige Ungdomscamp. Ungdomscampen foregår fra søndag den 8. juli til torsdag den 12. juli, og har deltagelse af 80 drenge og piger fra hele landet i alderen 13-18 år. De unge mennesker skal spille 3 gange på ugens 18 huls bane, henholdsvis mandag, tirsdag og torsdag med start kl. 8.30. Derudover kommer de primært til at bruge træningsfaciliteterne og Caféen. Ungdomscampen vil blive markedsført af DGU i hele landet, og der vil også komme omtale i Dansk Golf. Bestyrelsen besluttede at sige OK til DGU. CL sørger for de nærmere detaljer i samarbejde med DGU. 11-092: Planlægning af heldagsmøde Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2011.11.23 4
Bestyrelsen gennemgik den foreløbige dagsorden for heldagsmødet, som afholdes fredag den 20. januar 2012. 11-093: Generalforsamling 2012 Bestyrelsen gennemgik den foreløbige dagsorden for generalforsamlingen, som afholdes tirsdag den 6. marts 2012 kl. 19.00 i Golf Caféen. Erik Damgaard har meddelt at han ikke ønsker at genopstille som suppleant til bestyrelsen. Dagsordenen til generalforsamlingen tages op igen på heldagsmøde til januar. 11-094: Eventuelt EC havde modtaget en opfordring fra et af klubbens medlemmer, om at finde et andet opmagasineringssted til de Caféens runde borde, som i vintermånederne opmagasineres i herrernes omklædningsrum. Bestyrelsen besluttede at finde en anden placering. CL tager dialog med PK og Jens Peter, for i fællesskab at finde en ny placering af bordene. Referent: Casper Lindenmayer [Underskrifter] Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2011.11.23 5