ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Telefon 39 69 25 44 Kontortid 09-13 (torsdag også 16-17.30) 2860 Søborg E-mail: abg@abg.dk Udlejning 10-13 (torsdag også 16-17.30) www.abg.dk Søborg, den 24. januar 2019 Referat fra møde i Organisationsbestyrelsen Torsdag den 17. januar 2019 kl.17:00 Mødet afholdtes i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2B, 2. Deltagere: Ryno Scheil, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Alice Christiansen, Mogens Bentsen, Mirsad Crneta, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Majbrit Jørming, Erik Bengtsson DAGSORDEN Sag 9329 Godkendelse af referat Sag 9330 Revisionsprotokol Sag 9331 De før mødet udsendte skrivelser Sag 9332 Udlejningsforhold Sag 9333 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 9334 Støtte til visse boligafdelinger Sag 9335 Gladsaxe Kommunes køb af institutioner Sag 9336 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 9337 Budget for selskabet 2019/2020 administrationsbidrag Sag 9338 Selskabets beretning Sag 9339 Repræsentantskabsmøde mandag den 18. marts 2019 Sag 9340 Effektiviseringspotentialer Sag 9341 Orientering fra administrationen Sag 9342 Kredsudvalget Sag 9343 Fritidsudvalget Sag 9344 BL orientering Sag 9345 Eventuelt Sag 9346 Næste møde Sag 9347 Øvrige datoer Sag 9348 Eventuelle sager til behandling
9329 Godkendelse af referat, B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde 13. december 2018 var tilgængelig 20. december 2018. Godkendt. 9330 Revisionsprotokol, E-sag Revisionsprotokollatet af 22. februar 2018 vedrørende regnskabet for 2016/17, siderne 671 686 er godkendt på bestyrelsesmødet 22. februar 2018. 9331 De før mødet udsendte skrivelser, E-sag Udsendt via mail 3. januar 2019 Artikel fra Gladsaxe Bladet 25. december 2018 "40 boliger til flygtninge" Artikel fra Gladsaxe Bladet 3. januar 2019 "Ghettonedrivning med konsekvenser" 9332 Udlejningsforhold, E-sag a. Boliger til flygtninge Som omtalt på Organisationsbestyrelsesmødet 13. december 2018, hvor der blev henvist til, at kommunen har fået udarbejdet en artikel om boliger til flygtninge. Denne artikel blev bragt i Gladsaxe Bladet 25. december 2018 40 boliger til flygtninge. Artiklen udsendtes via mail 3. januar 2019 og er tillige vedhæftet dagsordenen. 2
9333 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål, B-sag Ingen sager til behandling. 9334 Støtte til visse boligafdelinger, B-sag Ingen sager til behandling. 9335 Gladsaxe Kommunes køb af institutioner, E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde 22. november og 13. december 2018, hvor handlen blev godkendt. Handlen er betinget af: 1. At Gladsaxe Kommune som tilsynsmyndighed godkender afhændelsen, jf. almenboliglovens 27, stk. 1. 2. At vurderingsmyndigheden v. SKAT godkender den ansatte købesum, jf. Almenboliglovens 27, stk. 4. 3. At Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe godkender handlen i sin helhed. 4. At Gladsaxe Byråd godkender handlen i sin helhed. 3
Arbejdernes Boligselskab Gladsaxe godkendte handlen 22. november 2018 og Gladsaxe Byråd godkendte handlen 19. december 2018. Punkt 1 og 2 arbejder kommunen på at få afklaret. Der er også et samarbejde med kommunen omkring overleveringen af driften af institutionerne. Orientering herom på mødet. Til efterretning med bemærkning om at punktet er ændret til en E-sag 9336 Skoleparken 1 - renoveringssag / helhedsplan, E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde 13. december 2018. Den overordnede status er: at entreprisekontrakt med MTH er underskrevet 14. december 2018. at skema B for renoveringssagen er godkendt af Byrådet 19. december 2018. at skema B for renoveringssagen er godkendt af Landsbyggefonden 7. januar 2019. at skema B for nybyggeri behandles af kommunen i februar 2019. at samprojekteringen er er opstartet - orientering herom på mødet. at der arbejdes på et nedrivningsarrangement onsdag 20. januar 2019 kl. 14.00. Der har været en del omtale i medierne af den indgåede entreprisekontrakt. Vi har fået er en oversigt, der viser, at det i hvert fald har været 10 byggemedier. MTH pressemeddelelse vedhæftes til orientering, som også er på vores hjemmeside. 9337 Budget for selskabet 2019/2020 administrationsbidrag B-sag Udkast af 10. januar 2019 til budget for selskabet 2019/20 er vedhæftet. Det indstilles, at administrationsbidraget for 2019/20 fastsættes således: Administrationsbidrag pr. lejemål 3.641 kr. 4
Pr. 60 m² erhvervslejemål og institutionslejemål beregnes en lejemålsenhed. Endvidere udgør en garageenhed 1/5 lejemålsenhed. Antallet af lejemålsenheder udgør 4.867,4 enheder, en nedgang på 71 enheder (afgang ved salg institutioner). Ifølge budgetudkast er det et uændret administrationsbidraget. Selvom det er et uændret administrationsbidrag så er der alligevel nogle ændringer. De største ændringer er faldet i indtægten administrationsbidrag (konto 601) med ca. 250.000 kr., da institutionerne er frasolgt, og merudgift på personaleudgifter (konto 511) på 200.000 kr. almindelig prisudvikling. Dette opvejes af mindre udgifter på kontorudgifter og merindtægter på byggesagshonorar på kr. 375.000 for administration af byggesagen i Skoleparken 1. Budgettet 2019/20 er baseret på det hidtidige aktivitetsniveau fremskrevet med forventede generelle prisstigninger mv. herunder afskrivning af inventar, IT hardware-software og driftsmidler efter hidtil vedtagne investerings- og afskrivningsmæssige niveau samt tillige under hensyntagen til den aktuelle driftsmæssige situation. Ligesom de fleste af vores boligafdelinger ikke havde nogen huslejestigning, så har vi heller ikke nogen stigning i administrationsbidraget. I budget 2018/2019 ændrede vi bogføringspraksis og bogførte udgifterne til særlige aktiviteter (konto 516), BoligBladet, tilskud til fritidsformål og kurser samt tilskud til lærlinge og tillidsmand direkte i afdelingerne. Beløbsrammen godkendes dog hvert år af Organisationsbestyrelsen inden det budgetteret i afdelingerne, og tallene fremgår af noterne på side 6. Med hensyn til renteudgifter (konto 532) og renteindtægter (konto 603) er der med baggrund i den meget lave renteudvikling budgetteret med en rente på 0%. Under forudsætning af vedtagelse af nærværende dagsordenspunkt samt at administrationsbidrag 2019/20 som anført, indstilles det, at budgettet for 2019/20 godkendes. Indstillingen fulgtes. 9338 Selskabets beretning E-sag Med dagsordenen udsendes følgende afsnit: Forord til beretning Effektivisering Boligpolitik Samarbejde med Gladsaxe Kommune Mission, Visioner og Værdier 5
Renoveringssager og fremtidssikring Administration / Personaleforhold Bestyrelsen og udvalgene Egenkontrol Selskabets økonomi En samlet beretning kan således gennemgås på bestyrelsesmødet den 17. januar 2019, hvor bestyrelsens eventuelle bemærkninger ønskes. Der udsendes tillige 3 statistikker, som er omtalt i afsnittet om egenkontrol. 9339 Repræsentantskabsmøde mandag den 18. marts 2019 Repræsentantskabsmøde for 2019 afholdes mandag den 18. marts 2019 på Gladsaxe Gymnasium i salen og med udsendelse af indkaldelse til hvert enkelt repræsentantskabsmedlem senest 4 uger før, hvilket ekspeditionsmæssigt sker mandag den 28. januar 2019. a. Følgeskrivelse, dagsorden, forretningsorden m.v. E-sag 1. Følgeskrivelse af 28. januar 2019 til repræsentantskabsmedlemmerne om indkaldelse til ordinært Repræsentantskabsmøde den 18. marts 2019. Udkast vedhæftes dagsordenen. 2. Dagsorden for ordinært Repræsentantskabsmøde den 18. marts 2019. Udkast vedhæftes dagsordenen. 3. Forslag til Forretningsorden dateret den 28. januar 2019. Udkast vedhæftes dagsordenen 4. Bestyrelsens beretning samt årsregnskab for 2017/2018. 5. Revisionsprotokol 2017/2018. 6. Budget for selskabet 2019/2020. 7. Beretning fra udvalg (det skal afklares om omtalen i beretningen er dækkende) Af anførte punkter udsendes 1, 2, 3 og 4 mandag den 28. januar 2019 mens øvrige udsendes 4. marts 2019. Det er tidligere besluttet, at der ikke udsendes særskilt beretning fra udvalg, da dette er indeholdt i den samlede skriftlige beretning 6
b. Dagsorden B-sag I henhold til vedtægternes 5, stk. 1, skal dagsordenen for det ordinære Repræsentantskabsmøde omfatte følgende punkter: 1. Valg af stemmeudvalg 2. Valg af dirigent 3. Godkendelse af forretningsorden 4. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen, for det seneste forløbne år 5. Endelig godkendelse af årsregnskab med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget 6. Beretning fra udvalg 7. Behandling af eventuelt indkomne forslag 8. Valg til udvalg 9. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter 10. Valg af revisor 11. Eventuelt I overensstemmelse hermed får dagsordenen for Repræsentantskabsmødet 18. marts 2019 herefter følgende udformning: 1. Valg af stemmeudvalg 2. Valg af dirigent 3. Godkendelse af forretningsorden 4. Aflæggelse af bestyrelsens beretning for 2017/2018 5. Endelig godkendelse af årsregnskab for 2017/2018 med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget for selskabet for 2019/2020. Regnskab 2017/2018 for selskabet og dets afdelinger kan findes på selskabets hjemmeside og foreligger i administrationen til gennemsyn 6. Beretning fra udvalg a. Fritidsudvalg b. Kredsudvalg 7. Behandling af indkomne forslag 8. Valg til Fritidsudvalg a. Valg af 2 medlemmer for 2 år På valg er Bent Poul Johansson og Claus Rydstrøm b. Valg af 3 suppleanter 9. Valg til Kredsudvalg a. 5 kredsdelegerede for 2 år På valg er Mogens Bentsen, Pernille Mogensen, Peter Weng, Steen Løfqvist, Torben Nielsen b. Valg af 2 suppleanter for 1 år og 2 suppleanter for 2 år 10. Valg til Organisationsbestyrelsen a. Valg af 5 medlemmer På valg er Erik Bengtsson, Lars Ulrik Hansen, Majbrit Jørming, Palle Nielsen, Mogens Bentsen b. Valg af 4 suppleanter 11. Valg af revisor 12. Eventuelt 7
Godkendt. c. Ad de enkelte dagsordenspunkter 1. Valg af 1 dirigent (pkt. 2 på dagsordenen) B-sag De seneste års dirigent Erik Andersen indstilles som dirigent. 2. Forretningsorden (pkt. 3 på dagsordenen) B-sag Udkast til Forretningsorden dateret den 28. januar 2019 er vedhæftet dagsordenen. Godkendt. 3. Bestyrelsens beretning (pkt. 4 på dagsordenen) E-sag Der henvises til nærværende dagsordenssag 9338. 4. Årsregnskab for 2017/2018 mv. (pkt. 5 på dagsordenen) E-sag Afdelingsregnskaberne behandles på afdelingsmøderne i januar og februar måned 2019 eller af afdelingsbestyrelserne. 8
Bestyrelsens behandling sker på møde den 28. februar 2019. Herudover behandles selskabets regnskab 2017/2018 ligeledes på samme møde, til videre forelæggelse til godkendelse på Repræsentantskabsmødet 18. marts 2019. Afdelingsregnskaberne skal ikke behandles på Repræsentantskabsmødet den 18. marts 2019 jf. vedtagelse herom på Repræsentantskabsmødet den 21. april 1997. Budget for selskabet 2019/2020 der henvises til nærværende dagsordenssag 9337. Budget for selskabet forelægges Repræsentantskabsmødet til orientering. 5. Valg af Fritidsudvalget (pkt. 8 på dagsordenen) E-sag I henhold til udvalgets kommissorium består udvalget af 7 medlemmer samt 3 suppleanter valgt således: Udvalgsmedlemmer Suppleanter Valgt af Repræsentantskabet 4 2 (3) Bestyrelsen 3 1 7 3 (4) Udvalgets nuværende sammensætning er: Valgt af Repræsentantskabet: Bent Johansson Lyngparken 2 frem til 2019 Claus Rydstrøm Torveparken frem til 2019 Palle Nielsen Skoleparken 1 frem til 2020 Torben Nielsen Lyngparken 1 frem til 2020 Udpeget af bestyrelsen: Per Helligkilde Lyngparken 1 frem til 2019 Karin Månsson Stationsparken 1 frem til 2019 Hans-Jørgen Jørgensen Hyrdeparken frem til 2019 9
Suppleanter: Mette Petersen Mølleparken 1 frem til 2019 Vakant - - Vakant - - På valg er således: Bent Poul Johansson og Claus Rydstrøm. Herudover skal der foretages valg af suppleanter. Palle Nielsen følger op på valgene. 6. Valg til Kredsudvalget (pkt. 9 på dagsordenen) E-sag Kredsudvalgets sammensætning og valg er efter overgang til valg efter BL s seneste vedtægter således: Kredsdelegerede Suppleanter Lige år Ulige år Lige år Valg af Repræsentantskabet 6 5 2 2 Udpeget af bestyrelsen 4 5 1 1 10 10 3 3 Ulige år Valgperioden er 2 år. På Repræsentantskabsmødet i 2017 og 2018 foretoges valg således: Kredsdelegerede Valgt af Repræsentantskabet: Torben Nielsen Pileparken 1 frem til 2019 Pernille Mogensen Højgårdsparken frem til 2019 Steen Løfqvist Torveparken frem til 2019 Mogens Bentsen Torveparken frem til 2019 Peter Weng Skoleparken 1 frem til 2019 10
Mogens Rysgaard Stationsparken 1 frem til 2020 Finn Sørensen Tinghøjparken frem til 2020 John Bjarnø Petersen Pileparken 1 frem til 2020 Karin Petersen Stationsparken 1 frem til 2020 Inge Binder Kildeparken 2 frem til 2020 Anne Baillais Clausen Tinghøjparken frem til 2020 Udpeget af bestyrelsen: Palle Nielsen Skoleparken 1 frem til 2019 Majbrit Jørming Stengårdsparken frem til 2019 Erik Bengtsson Mølleparken 1 frem til 2019 Jesper Loose Smith Administrationen frem til 2019 Christian Jensen Ejendomsfunktionær frem til 2019 Ryno Scheil Lyngparken 1 frem til 2020 Alice Christiansen Kongshvileparken frem til 2020 Henning Juul Hovmand Administrationen frem til 2020 Vakant - frem til 2020 Suppleanter valgt af Repræsentantskabet: Henrik Forchhammer Kildeparken 3 frem til 2019 Vakant frem til 2019 Vakant - frem til 2020 Vakant - frem til 2020 Udpeget af bestyrelsen: Magnus Petersen Ejendomsfunktionær frem til 2019 Vakant - frem til 2020 11
På Repræsentantskabsmødet den 19. marts 2019 skal således foretages valg af: 5 kredsdelegerede (frem til 2021) 2 suppleanter for 1 år (frem til 2020) og 2 suppleanter for 2 år (frem til 2021) Øvrig udpegning m.v. foretages efterfølgende af bestyrelsen. Majbrit Jørming følger op på valgene. 7. Valg til Organisationsbestyrelsen (pkt. 10 på dagsordenen) E-sag Der skal vælges 5 medlemmer til Organisationsbestyrelsen. På valg er Erik Bengtsson, Lars Ulrik Hansen, Majbrit Jørming, Palle Nielsen, Mogens Bentsen Endvidere skal der vælges 4 suppleanter. Til efterretning med bekræftelse på at alle modtager genvalg. 8. Valg af revisor (pkt. 11 på dagsordenen) B-sag Som revisor for Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe indstilles revisionsfirmaet Ri til genvalg til videre afgørelse på Repræsentantskabsmøde 18. marts 2019. Godkendt. 12
9340 Effektiviseringspotentialer, E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde13. december 2018. Arbejdet forsætter i arbejdsgrupperne om indkøb og arbejdsplaner. Omkring arbejdsplaner afholdes der nu møder med de enkelte varmemestre, for kvalitetssikring af indsamlet data. Der har også været afholdt møder med samarbejdspartnere om indkøb. På mødet vil der være en yderligere orientering. På mødet blev der yderligere orienteret om, at der arbejdes på at afholde et afdelingsbestyrelsesformandsmøde ultimo februar 2019 for at give en mere uddybende orientering om især arbejdsplaner. 9341 Orientering fra administrationen, O-sag a. Forsikring - Fusion mellem Tryg og Alka Alka har oplyst, at Tryg forsikring har overtaget Alka, og ønsker at fusionere Tryg og Alka. Når Alka og Tryg fusionerer, bliver Alka en del af Tryg. Vores forsikringer overgår i praksis til Tryg, men vi vil stadig være erhvervskunde hos Alka, og vi er forsikret på samme måde som hidtil. 9342 Kredsudvalget, E-sag a. Møder Seneste møde i udvalget er afholdt 8. november 2018. Referat herfra er udsendt 3. januar 2019. Næste ordinære møde afholdes 27. februar 2019. 13
9343 Fritidsudvalget, E-sag a. Møder og referater Seneste møde i udvalget har været afholdt 12. januar 2019. Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste ordinære møde afholdes efter nærmere aftale. 9344 BL orientering, E-sag Ikke udsendt BL informerer nr. 29 af den 7. december 2018 vedrørende "Bekendtgørelser som følge af nye kriterier for udsatte boligområder og ghettoområder, initiativer til udvikling eller afvikling mv." BL informerer nr. 30 af den 18. december 2018 vedrørende "Vejledning om afhjælpning af udlejningsvanskeligheder i almene ældreboliger" BL informerer nr. 31 af den 20. december 2018 vedrørende "Kontingentopkrævning 2019" BL informerer nr. 32 af den 20. december 2018 vedrørende "Digital kommunikation" BL informerer nr. 33 af den 20. december 2018 vedrørende "Ændring i den kommunale grundkapital fra 1. januar 2019" BL informerer nr. 34 af den 3. januar 2019 vedrørende "BL's arbejdsgiverfunktion" BL-politik Udsendt via mail BL-politik nr. 1 "Et 2019 med meget boligpolitik i vente" 14
9345 Eventuelt, O-sag På mødet var der en dialog om stigningen i fjernvarmepriser 2019, som blev behandlet på sidste Organisations-bestyrelsesmøde, hvor der var enighed om at udsende en generel orientering til afdelingsbestyrelserne herom. Det var denne orientering, der gav anledning til dialog og afklaring. Herudover var der en kort dialog om valgbarhed i Organisationsbestyrelsen. 9346 Næste møde, O-sag Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes 28. februar 2019. 9347 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde 17. januar 2019 er tilgængelig i Prepare 10. januar 2019 Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde 17. januar 2019 er tilgængelig i Prepare 24. januar 2019 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest 31. januar 2019. Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres 1. februar 2019. 15
Lukket del 9348 Eventuelle sager til behandling, E-sag Ingen sager til behandling. 16
17