Trapholt Administrationschef

15.04.2015. Trapholt Administrationschef Job- og personprofil Baggrund Trapholt er som en menneskelig myretue sprudlende af opgaver. Ambitionerne er store og midlerne er små. Ideerne er mange og hænderne få. Resultatet af arbejdet er altid flot på højt professionelt niveau, på trods af stort arbejdspres og mange parallelle processer med opstart, implementering og drift på samme tid. Arbejdet kræver stor opfindsomhed, engagement og smidighed i personalegruppen og en administrationschef, som sikrer det stabile økonomiske og organisatoriske fundament, så humlebien kan flyve flot. Trapholt søger en person, som trives i denne slags miljø, og opnår tilfredsstillelse, når det komplicerede puslespil lykkes. Museet Trapholt skal i stigende grad optimere de forskellige indtægts muligheder, der skal sikre museets fortsatte succes. Der er samtidig brug for optimering af de personalemæssige ressourcer og arbejdsprocesser samt fokuseret økonomisk strategisk udvikling af museets forretningsområder med henblik på at udvikle museet økonomisk bæredygtighed. På denne baggrund søger vi en administrationschef. Trapholts mission og vision: Trapholts mission: Forstå fortid, reflektere og diskutere nutid, pege ind i fremtid gennem kunst, kunsthåndværk og design. Trapholts vision: Trapholt vil være kendt for æstetik, viden og samvær. Trapholt vil have en international og debatskabende profil som placerer kunst, kunsthåndværk og design som betydningsdannende og livgivende elementer for såvel kernepublikum som nye publikumsgrupper. Trapholts organisering: Trapholt forholder sig til fire bundlinjer: faglig-, publikums-, økonomisk og organisatorisk. Der ligger således en differentieret tænkning bag væksttænkningen, således at initiativer vurderes ud fra, at økonomien skal være i orden, men at det faglige og publikumsudviklende arbejde tilgodeser andet end økonomiske succeskriterier, hvilket begrunder de statslige og kommunale tilskud. Trapholts omsætning på ca. 18 millioner dækkes gennem ca. 35 % af kommunalt tilskud, ca. 12 % af statsligt tilskud og ca. 53 % ved egen indtægt og fonde. Trapholt lokaler stilles vedlagsfrit til rådighed af Trapholt Fonden. 1

Trapholt er en selvejende institution med ca. 35 ansatte fordelt på 21 årsværk og en del projektansatte eller på anden måde løst tilknyttede medarbejdere. I Administrationsområdet er der ca. 15 ansatte i alt. To mellemledere (Butiksansvarlig og Guideansvarlig) varetager den daglige ledelse af butikspersonale og museumsguider (kaldet Trapguider). Derudover er der direkte ledelsesansvar overfor Arrangementsansvarlig, Bogholder og Projektmedarbejder. Museet ledes overordnet af en bestyrelse. Bestyrelsen består af 6-8 medlemmer, som vælges på baggrund af deres personlige egenskaber og kvalifikationer under hensyn til bestyrelsens samlede profil. Det tilstræbes at bestyrelsen består af personer med den fornødne ledelsesmæssige kultur/kunstfaglige, politiske, forretningsmæssige, juridiske og økonomiske baggrund. 2 medlemmer udpeges af Kolding Byråd og blandt kulturudvalgets medlemmer. 2 medlemmer udpeges af Trapholtfondens bestyrelse. 2-3 medlemmer udpeges af Trapholts bestyrelse. Museets personale kan vælge et medlem til bestyrelsen. Museet er organiseret med tre teams: museumsfagligt team, økonomi- og administrativt team og teknisk team. Teamledere refererer til direktør. Det økonomisk-administrative team består af to selvkørende teams med hver sin leder (Butiksansvarlig og Guideansvarlig) samt en Arrangementskoordinator, Bogholder og Projektmedarbejder. Teamet ledes af administrationschefen. Det museumsfaglige team på Trapholt består af en Udstillingschef, Kommunikationschef, Publikumsansvarlig samt Samlings- og Forskningschef under ledelse af museets direktør Karen Grøn. Det tekniske team består af Trapholts håndværkere og rengøringspersonale under ledelse af teknisk chef Søren Otto Hansen Museets projekter og udstillinger udarbejdes under ledelse af Udstillingschef på tværs af organisationen i teams, som sammensættes fra projekt til projekt i samarbejde med Trapholts direktør. Trapholts daglige ledelse består af lederne af de tre teams samt udstillingschef. Yderligere oplysninger om Trapholt kan findes på museets hjemmeside: www.trapholt.dk Stillingsbetegnelse Administrationschef Stillingsopslag kort Som Administrationschef bliver du ansvarlig for Trapholts samlede økonomi, IT, HR og administrationsfunktion, hvor forretningsforståelse, klarhed og effektivitet er nøgleord. Opgaven bliver at stå i spidsen for budget- og regnskabsarbejdet, udarbejde delregnskaber til projektbevillingsgivere, udarbejde ledelsesinformation i forhold til budget og bevillinger og yde support til museets øvrige medarbejdere. Forståelse for IT og evnen til at se og eksekvere udvikling og forandring inden for dette område vil være en central 2

opgave. HR og administrationsforbedringer vil være daglige opgaver. Indsigt i museets mange projekter bliver afgørende for direktørens input til daglig drift og den fremtidige udvikling. Opgaven er endvidere at videreudvikle og optimere Trapholts økonomistyring, effektivisere de administrative processer og procedurer samt udarbejdelse af strategi og handlingsplaner for butik, arrangementer og guider. Administrationschefen referer til Trapholts direktør og indgår i ledergruppen. Erfaring med projektøkonomi, IT, forretningsudvikling, kendskab til det offentlige bevillingssystem samt gode lederkompetencer er væsentlige forudsætning for at kunne løfte opgaven. Evnen til at planlægge og selv gennemføre projekter er væsentlig. Der søges en samarbejdsorienteret og systematisk person med stærke kommunikative evner og god personlig gennemslagskraft med en mellem- eller videregående økonomisk administrativ/samfundsfaglig uddannelse evt. Cand. Merc. baggrund eller lignende. Formål med stillingen Formålet med stillingen er at samle ansvaret for samtlige økonomiske og administrative m.fl. opgaver på museet i en funktion med ansvar for at skabe flow og effektivitet i arbejdsgangene samt at øge museets egen indtjening. Vedkommende skal have indsigt i museets samlede virksomhed og rådgive direktøren om økonomiske, juridiske og administrative forhold samt styre museets samlede økonomi. Målet er at sikre fortsat sund og bæredygtig økonomi, som muliggør en realisering af museets visioner og sikrer en god egen indtjening og en effektiv professionel drift. Ansvarsområde og arbejdsopgaver Den overordnede ledelse af alle økonomiske og administrative funktioner på museet, herunder: Forretningsudvikling: Anskue butik, lokaleleje/arrangementer og servicefunktioner som en samlet forretningsenhed med både en overordnet og individuelle handlingsplaner med henblik på at højne museets serviceniveau, strategisk salgsarbejde og indtjeningsgrundlag samt udnyttelse af den personalemæssige kapacitet Udvikling og implementering af IT løsninger herunder kasseapparat, indgangsprocedure og andre teknologiske løsninger med henblik på at skabe overblik over hvilke gæster, der kommer til museet, hvorfor, hvornår, hvordan, således at der bliver et klarere billede af hvilke knapper, der kan drejes på i udviklingen af Trapholt Udarbejdelse af business cases til direktør for nye tiltag på Trapholt Tæt samarbejde med museets cafeforpagter indgår, idet cafeoplevelsen er en væsentlig del af den samlede museumsoplevelse, og dermed forretningsudviklingen Ledelse: Teamleder for Butiksansvarlig, Guideansvarlig, Arrangementsansvarlig samt ansvarlig for samarbejde med cafeen Leder for Bogholder og Projektmedarbejder Indgå i ledergruppen og den strategiske udvikling af Trapholt Forhandling med eksterne samarbejdspartnere såsom Kolding Kommune og Kulturstyrelsen 3

Økonomi: Økonomistyring, udarbejdelse af årsregnskab, projektregnskab og budget Vedligehold og udvikling af økonomi- og regnskabssystemer Løn- og likviditetsstyring Løbende afrapportering til direktør og bestyrelse Samarbejde med bestyrelse, revision, bank, forsikring og offentlige myndigheder Økonomisk- og administrativ tovholder på projekter Holde museet ajour med ny økonomiske muligheder for støtte, puljer og fonde HR og Personale administrative funktioner: Fastsættelse af løn- og ansættelsesmæssige vilkår for alle ansatte, herunder udformning af ansættelsesbreve og overenskomstforhandlinger Ferie, sygesedler, omsorgsdage skemaer Udformning af nye kontrakter m.v. Gennemgang og oprydning i de administrative områder herunder gennemgang af eksisterende kontrakter Personalejuridiske spørgsmål Kontakt med arbejdsmiljørepræsentant og tillidsmand Administrative opgaver: Den administrative maskinpark herunder IT, telefoni IT-superbruger Effektivisering, herunder udformning og vedligeholdelse af arbejdsgange Organisationsplaner Fundraising (kommunikation, vedligeholdelse, opfølgning og afrapportering) Årsberetning Ind og afrapporteringer til offentlige instanser Samarbejdskontrakter Forsikringer Procedure for ferniseringer Effektmåling Indføring af evaluering og effektanalyse på alle niveauer i organisationen. Sikring af faste evalueringsprocedurer og statistik Sikre evalueringsdata til årsberetning Sekretær for bestyrelsen Indkaldelse til bestyrelsesmøder og udformning af kvartalsberetning Dagsorden og referat til bestyrelsesmøder Udformning af månedsregnskab til formandskab og kvartalsregnskab til bestyrelse 4

Møder og ledelsesansvar Ansvarlig for følgende mellemledere og deres medarbejdere Guideansvarlig Butiksansvarlig Arrangementsansvarlig Bogholder Projektmedarbejder Samarbejde med cafebestyrer Ansvarlig for følgende møder: Bestyrelsesmøder (4 om året) Personalemøder (1 gang mdr.) Butiksansvarlig statusmøde Guideansvarlig statusmøde Arrangementsansvarlig statusmøde Deltager i følgende møder: Cafémøde - Forpagter Booking- og arrangmentsansvarlig møde (hver uge) Butiksmøder (hver måned) Ledermøde (hver 2. uge) Økonomi og administrationsmøde med direktør (hver uge) Videns dag (hvert kvartal) Statusmøder med Guideansvarlig og Butiksansvarlig. Succeskriterier Succeskriterier i løbet af de første 100 dage: Kendt i hele organisationen gennem samtaler med alle medarbejdere Kendskab til og forståelse for museets funktioner og vilkår Overblik over ansvarsområde og funktionsopdelinger Årsplan for arbejdet i området Mødestruktur for administrationschefens ansvarsområde Succeskriterier efter det første år: Der er udarbejdet handlingsplan og opsat økonomiske mål med henblik på at sikre økonomisk bæredygtighed inden for de teams, som administrationschefen har ansvar for. Økonomisk bæredygtighed betyder at forretningsområderne butik og arrangementer som et minimum bliver udgiftsneutrale og på længere sigt vil medføre økonomisk overskud. Gennemgået og revideret aftalegrundlaget med forpagter af Cafeen 5

Organisationsgennemgang i samarbejde med direktør herunder arbejdsgangsanalyse og implementerede fornødne ændring i opgavefordelingen i organisationen Der er udarbejdet projektstyringsværktøj sammen med udstillingschef, som er implementeret på projekter, der er iværksat i organisationen Velfungerende it og telefoni Procedurer for effektmåling af museet aktiviteter Procedurer for ferniseringer Vigtige samarbejdspartnere for administrationschefen Direktøren Ledere og medarbejdere inden for ansvarsområdet Ledere og medarbejdere i øvrigt i organisationen Bestyrelsen Kolding Kommune Kulturstyrelsen Ansættelsesvilkår Løn og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst. Trapholt anvender de generelle ansættelsesmæssige vilkår inden for KL-området. Der indgår skiftende arbejdstider (fx ved ferniseringer). Organisatorisk indplacering Administrationschefen referer til direktøren. Administrationschefen indgår i ledergruppen i Trapholt. Administrationschefen er daglig leder af ledere og medarbejdere inden for ansvarsområdet. Administrationschefen er sekretær for bestyrelsen. Personprofil Faglige kompetencer og erfaringsgrundlag Mellem- eller videregående økonomisk administrativ/samfundsfaglig uddannelse evt. Cand. Merc. eller lignende Forretningsforståelse og udviklingskompetence Økonomi- og budgetlægning Administration af komplekse offentlige organisationer Løn- og ansættelsesmæssige vilkår herunder personale jura for fastansatte og medarbejdere med løs tilknytning og projektansættelser Evaluering og målstyring Ledelsesmæssige kompetencer og erfaringsgrundlag Minimum 3-5 ars ledelseserfaring Erfaring med personaleledelse 6

Personlige egenskaber Synlig leder God kommunikator og formidler Visionær med gennemslagskraft Analytisk sans Velstruktureret, systematisk, flittig og effektiv Sans for detaljen Uhøjtidelig ledelsesstil og fleksibel Generelt Personprofilen beskriver en person med en ledelsesmæssig og praktisk erfaring inden for det økonomisk- administrative område gerne i en offentlig organisation. Personen har gennemslagskraft gennem en demokratisk lederstil og en adfærd, der befordrer et godt og konstruktivt samarbejde og evnen til at begå sig på alle niveauer. Personen interesserer sig for museet og dets fagområder og har lyst til at engagere sig i det. Ansættelsesforløbet Ansøgningsfrist 25. maj 1. ansættelsessamtale 4. og 5. juni Evt. test i uge 24 Evt. 2. ansættelsessamtale 16. juni Tiltrædelse: 1. august Ansøgere vil som led i ansættelsesforløbet under 1. samtale blive bedt om at forholde sig til en konkret opgave, der forud for 1. samtale fremsendes til de indkaldte ansøgere. Der vil ligeledes ved første samtalerunde indgå en case. Kontakt vedr. stillingen Interesserede er velkommen til at rette henvendelse til museumsdirektør Karen Grøn kg@trapholt.dk, mobil 51 34 12 95, eller chefkonsulent Hans Chr. Vestergaard hcv@hcvestergaard.dk, tlf.: 22 75 67 72 eller 70 22 02 72, hvor yderligere information om stillingen kan fås. Alle henvendelser behandles fortroligt. Ansøgning Ansøgningen bilagt CV med udførlige oplysninger om og dokumentation for faglige og ledelsesmæssige erfaringer sendes elektronisk til konsulentfirmaet H.C.Vestergaard på mailadressen hcv@hcvestergaard.dk, så den er konsulentfirmaet i hænde senest mandag d. 25. maj 2015. Ansættelsesudvalg Ansættelsesudvalget, der deltager i samtalerne med ansøgerne, består af direktør Karen Grøn, udstillingschef Vera Westergaard, teknisk chef Søren Otto Hansen, butikschef Anja Mølgaard og frontpersonalechef Hanne Wester. Konsulentfirmaet H.C. Vestergaard ved chefkonsulent Hans Chr. Vestergaard medvirker i ansættelsesprocessen. 7

Vurdering af ansøgere Ansøgere vurderes ud fra de faglige, ledelsesmæssige og personlige egenskaber. Vurderingen sker ud fra følgende kriterier: Uddannelsesmæssig baggrund Faglig erfaring Ledelsesmæssig erfaring Herudover indgår som led i vurderingen: Ansøgningen Den personlige fremtræden ved ansættelsessamtalerne Ansøgerens præsentation af den stillede opgave ved 1. samtale Ansøgerens tilgang til den stillede case Resultatet af en eventuel test Indhentede referencer Materialer bilagt profilen Strategi for Trapholt Årsberetning 2013 Organisationsplan 8