Kom godt igang med Winfinans Small Business

Kom godt igang med Winfinans Small Business

Kom godt igang med Winfinans Forord Winfinans er udviklet gennem flere år i et tæt samarbejde mellem en række systemplanlæggere, programmører, revisorer og test-firmaer. Vi er overbevist om, at Winfinans vil udgøre et professionelt og brugervenligt værktøj i danske virksomheders dagligdag. Winfinans er udviklet i henhold til gældende danske regelsæt, normer og praksis. Tilmeld til vores nyheds e-mails, så vi kan holde dig underrettet om nye versioner og muligheder. Bestil samtidig vores serviceabonnement, så vi kan hjælpe dig med at få Winfinans Small Business til at fungere optimalt i virksomheden. God arbejdslyst! Winfinans ApS www.winfinans.dk 2

Titel: Kom godt igang med Winfinans Small Business. Udgave: 8. udgave, Februar, 2010 Udgiver: Winfinans Himmelev Bygade 49 4000 Roskilde www.winfinans.dk Copyright: Winfinans Enhver gengivelse af dette produkt, mekanisk, fotografisk eller elektronisk er ikke tilladt ifølge dansk lov om ophavsret. Eventuel mangfoldiggørelse kan kun ske efter skriftlig aftale med WInfinans ApS. 3

Indholdsfortegnelse Indledning Installation, systemkrav, brugeradgange.... 5 Regnskabsmodul Oprettelse af firma, bogføring, regnskab... 9 Adresser Oprettelse af debitorer/kreditorer, kunder/leverandører... 26 Fakturamodulet Oprettelse af lager, salg, køb og statistik... 30 Appendix Overførsel til Excel, Word samt udskrifter... 56 Tekniske data for Winfinans Small Business... 57 Winfinans uden brug af mus anbefalede indtastningsmetoder... 60 Hvordan kan jeg få mere hjælp til Winfinans... 63 Stikordsregister Alfabetisk oversigt over indhold... 64 4

Generelt om Winfinans Moduler Alle data gemmes i en fil, nemlig WL2Kdata.mdb. Programmet åbnes som 2 moduler, Regnskabsmodul og Fakturamodul, hvortil der kan gives forskellig adgang til denne fil. Regnskabsmodul Regnskabsmodul skal opsættes først. Her indtastes stamoplysninger omkring firma og regnskabets bogføring. Se Guider. Regnskabsmodulet anvendes til bogføring, udskrift af regnskab og debitor- kreditorstyring. Fakturamodul Fakturamodul skal opsættes med varelager, kunder og leverandører. Fakturamodulet anvendes til køb og salg, lagerstyring samt alle former for udskrifter i forbindelse med lager, køb og salg. Værktøjslinien Hvert modul indeholder en værktøjslinie med overordnede opsæt. Stamdata i øverste værktøjslinie, som skal opsættes før Winfinans kan anvendes. Winfinans Hjælp findes ligeledes i værktøjslinien. Adgang indeholder følgende funktioner Brugere, adgangskontrol Hvis Winfinans kun er installeret på én maskine, er det ikke nødvendigt at oprette nye brugere. Der er fra starten oprettet en bruger med navn Demo. Demo kan overskrives med ens eget navn. Er der flere brugere på systemet, kan disse oprettes som brugere med adgangskode. Dette sikrer, at der kommer et 5

adgangsbillede, når Winfinans åbnes, hvor hver bruger kan logge sin ind under eget navn. Der er mulighed for at give begrænset adgang til nogle brugere ved at fjerne hakket udfor de enkelte funktioner. Funktionstasten vil da blive lysegrå og inaktiv. Der kan oprettes flere brugernavne end der er licenser til Winfinans. Det kan f.x. være en fordel at oprette revisor med eget navn, så man efterfølgende i regnskabet kan se, hvilke bogføringer, der er foretaget af revisor. Mindst en bruger skal være systemansvarlig, da det kun er de systemansvarlige, der har mulighed for rette brugere, adgangskontrol. Skift database/flerbruger Der kan oprettes flere kopier af databasen eller databasen kan placeres centralt på en server. Dette billede anvendes da til at angive hvilken database Winfinans skal arbejde med. Husk at skifte database både i Regnskabs- og Fakturamodul. Licensoprettelse Indtil licensnr. indtastes vil programmet fungere som en demoversion med begrænsede antal posteringer. Licens.nr. indtastes i Regnskabsmodul under Bruger/Adgang-Licensoprettelse. Herefter genstartes programmet. Der skal anvendes lige så mange licenser som samtidige brugere på systemet. Udlæs bilag og balance Funktionen Udlæs bilag og balance kan anvendes til overførsel af data til revisor. Funktionen udlæser en kommasepareret fil til en almindelig diskette. Denne fil kan af revisor indlæses i revisorsystemet og erstatter udskrift og fremsendelse af regnskab og kontokort. Der udlæses tal fra det regnskabsår, der er valgt. Installer egne rapporter Winfinans er et åbent program, som kan åbnes via Microsoft Access ved at SHIFT holdes nede. Herefter kan tabeller og design ændres med kendskab til MS Access Rapportgenerator. 6

Ændringer gemmes og installeres via Adgang/Indlæs egne rapporter. Se endvidere Appendix 4 Lås Program Lås program låser Winfinans på den enkelte arbejdsstation, så programmet ikke kan åbnes via MS Access. Dette påvirker ikke den almindelige brug af Winfinans, men kan være en fordel som øget sikkerhed. Alternativt kan der opsættes samme Password på MS Access som på Winfinans. Manualer Denne manual, Kom godt igang med Winfinans, er en kortfattet vejledning, der giver overblik over systemet, og som skal hjælpe den nye bruger igang. Den egentlige vejledning til de enkelte Winfinans arbejdsgange findes i skærmmanualens enkelte opslag. Guider Guiderne leder trin for trin leder den nye bruger igennem de vigtigste opsæt ved ibrugtagning af et modul. Regnskabsmodulet har tillige en Guide, der vejleder igennem den første årsafslutning. 7

Figur 1. Guider Guide-ikonet findes nederst i modulernes hovedmenuer. Ved at klikke på en af Guidens programknapper, f.eks. Momsopsæt, føres man direkte til det ønskede opsæt, hvor opsættet sker med samme. Når man har været Guiden igennem, er systemet klart til at tage i brug. Systemkrav Installation Enkeltbruger Se appendix Tekniske data for Winfinans Small Business Indsæt cd-rom og følg instrukser på skærm. Når hvert modul af Winfinans åbnes første gang skal licenshaver indtastes. Licenshaver er navn eller firmanavn. Flerbruger I flerbrugerinstallationer installeres Winfinans på hver arbejdsstation og tilknyttes ved installationen den lokale database (WL2Kdata.mdb) Fra en af stationerne kopieres databasen WL2Kdata.mdb til et fælles bibliotek på serveren, fx F:\Regnskab. Herefter skiftes databasen på hver arbejdsplads til denne fælles database. 8

Regnskabsmodulet Demoregnskab Med modulet følger et Demoregnskab, som det er en god idé, at orientere sig i først. Dette regnskab kan nedlægges, når man føler sig sikker i Winfinans. Oprettelse af eget firma Brug guiden Kom godt igang, der kaldes via Guider, nederst i Hovedmenu eller klik på Ret/Opret ud for Firma. Klik på Opret nyt firma, og indsæt her firmaets stamdata, der, hvad firmanavn og adresse angår, herefter medtages på regnskabsudskrifter. Der er ingen programmæssige begrænsninger på antal af oprettede firmaer. Rettelseslog Rettelseslog, som findes under Ret/Opret Firma, er en automatisk registrering af ændringer/rettelser (herunder 9

nedlæggelse) af firma, regnskabsår og finanskonti. Logbogen kan udskrives. Nulstil regnskab Nedlæg Firma Regnskabsår Når et regnskabsår nedlægges, nedlægges de posteringer, der hører til dette regnskabsår. Åbne poster vil dog ikke blive nedlagt, da disse går på tværs af regnskabsår. For at nulstille regnskab for alle data, incl. Åbne poster, skal funktionen Nulstil Regnskab anvendes. Efter nedlæggelse af alle regnskabsår kan firmaet nedlægges. Det er herefter ikke muligt at genskabe data. Før der kan arbejdes i det nye firma, skal der oprettes regnskabsår. Alle regnskabsår bevares fuldt ud og tilgængelige i systemet, indtil man selv vælger at tømme og nedlægge dem. 10

Første regnskabsår Vælg firma via listbox fra Hovedmenu. Tryk på Ret/Opret ud for Regnskabsår i Hovedmenu. Regnskabsår foreslås oprettet som indeværende år og januar som regnskabsårets start. Via listbox ud for Regnskabsår starter måned, kan der vælges anden måned som startmåned. Vælg herefter Opret. Navn på regnskabsår kan ændres og antal måneder tilrettes. Et regnskabsår kan indeholde mellem 2 og 18 måneder. Billedet til højre viser regnskabsperiode i det oprettede regnskabsår. Efterfølgende regnskabsår Regnskabsåret oprettes ved at klikke på Ret/Opret ud for Regnskabsår, og herefter på Opret nyt år. Kontrollér regnskabsårets start, hvad angår år og måned, i henholdsvis Regnskabsåret starter år og Regnskabsår starter måned. (Vælges via listbox). Klik herefter på OK. Kontroller endelig antal måneder i regnskabsåret, (vælges via listbox). Tilladte bogføringsperioder Den tilladte bogføringsperiode kan evt. afgrænses i Tillad bogføring fra dato og Tillad bogføring til dato. Der kan evt. begrænses på kassebilagsnumre. Uden afgrænsninger kan der bogføres i hele det opsatte regnskabsår. Ved regnskabsårets afslutning kan der afkrydses i Stop for bogføring i dette regnskabsår. Afkrysning kan midlertidig fjernes, når der skal efterposteres i gammelt år. Momssatser Vælg Stamdata fra øverste menubjælke i Hovedmenu og herefter Opsæt af moms. 11

Opret firmaets momssatser ved at indsætte momskode, fx. U-1 for udgående moms og I-1 for indgående moms, beskrivelse og kontonr. for momsen Klik for hvert momstræk på knappen Sats og indsæt % samt den dato, hvorfra momstrækket skal virke. Hermed vil evt. nye momssatser kunne indsættes og anvendes i systemet samtidig med at tidligere gyldige momssatser bevares til brug ved efterposteringer i tidligere perioder/år. Momssatser kan herefter vælges på øvrige konti i kontoplanen. Kontoplan Oprettelse af kontoplan Kontoplan kan indtastes manuelt under Kontoplan eller en eksisterende kan kopieres fra et allerede oprettet firma til et andet, fx Demoregnskab. Dette sker via Ret/Opret ud for Firma i Hovedmenu. Vælg Kopier kontoplan. Kopieringen medtager stamdata som overførselskonti, kontoforkortelser, konteringsforslag og automatiske posteringer. Den kopierede kontoplan kan herefter tilrettes individuelt ved at slette, tilføje eller ændre konti. Ændring af kontoplan En kontoplan kan ændre nummer ved at overskrive eksisterende nummer. Teksten kan ændres og type kan ændres. En konto kan nedlægges ved at markere linien i 12

kontooversigt og trykke Delete. Efter bogføring er det ikke tilladt at nedlægge en konto. Ændringer af konti gemmes automatisk i Rettelseslog, som findes under Firma Ret/Opret. Efter ændringer i kontoplan vælges Genberegn under Regnskab. Dette opdaterer regnskabet, så sammentællingskonti vises korrekt. Kontotyper Kontoplan sorteres alfanumerisk i Winfinans. Ved indtastning af konti vælges type. Overskrift kan være alm. eller hovedoverskrift (vises med større skrift og uden nr) med eller uden sideskift (konto vises øverst på ny side). Bogføring kan være drift eller status (moms vælges). Total er en sammentællingskonto, hvor der angives sammentælling fra/til. Der sammentælles kun saldi på bogføringskonti(drift/status). Afstemningskonti Afstemningskonti er konti, der ønskes afstemt før bogføring, f.eks. Kasse, Bank og Giro. Afstemningskonti oprettes under Stamdata/Opsæt af afstemningskonti. Afstemningsbillede fremkommer, når der trykkes bogfør. Konteringsforslag Firmaets daglige konteringer kan opsættes, så det kun er nødvendigt at indtaste et par søgebogstaver i bilagsteksten, hvorefter hele konteringsstrengen med bilagstekst, debet- og kreditkonti fremkommer. Vælg Konteringsforslag via Stamdata. Indsæt selvvalgt løbenr. i Nr., Søgetekst, Bilagstekst, Debetkonto og Kreditkonto. Konteringsforkortelser Vælg Stamdata fra Hovedmenu, og herefter Opsæt af Konteringsforkortelser. Indsæt forkortelse, f.ex. G for Giro i Forkortelse, og kontonr. fra kontoplan i Konto. I konteringsfelter i Bilagsskærmen indsættes fremover forkortelsen, hvorefter systemet oversætter til kontonr., når feltet forlades. 13

Valuta Oprettelse Valuta oprettes under stamdata. Valuta opsat til kurs 100 vil blive anvendt som regnskabets valuta, fx DKK eller Euro. Firmaets øvrige anvendte valutaer oprettes med valutaforkortelsen, f.eks. EU, beskrivende tekst og aktuel eller gennemsnit i Kurs. De oprettede valutaer kan herefter vælges via listboxe i systemets øvrige moduler. Bogføring Ved bogføring kan der i bilagsinddateringen for hver bilagslinje skiftes mellem de opsatte valutaer via listboxen ud for Valutafeltet. Afklik Anvend valutakolonner, for at få vist Omregnet-felt, der viser Valuta-beløbet. Eventuelle rettelser bør foretages i Beløbsfeltet. Der kan kun skiftes Valuta på debitor- og kreditorposter, hvis feltet Der kan kun bogføres på den valgte valuta, ikke er afkrydset på det pågældende debitor - eller kreditorkort. Ved valg af debitor eller kreditor under bilagsinddatering sker herefter en automatisk omregning af beløb i forhold til valgt valuta på den enkelte debitor/ kreditor. Valuta på bogføringsjournal Ved udskrift af bogføringsjournal, kan der vælges bred journal, der medtager valuta. Kursregulering Kursregulering foretages for henholdsvis debitorer og kreditorer via Indlæste bilag i Bilagsinddateringen. Vælg her mellem Debitorregulering og Kreditorregulering. Debitorgrupper Firmaets debitorer skal mindst opsættes i én debitorgruppe med en tilknyttet debitorsamlekonto. 14

Vælg Debitorgrupper via Stamdata og udfyld felterne for hver gruppe. Der oprettes ligeså mange grupper, som der er forskellige konteringsmåder. Ønskes mulighed for at udskrive listen Omsætning EU afkrydses feltet EU. Listen medtager fakturanr./ kreditnotanr., debitornavn og beløb. Rykker Opsæt af rykker Rykkerprocedure opsættes for hver debitorgruppe via Rykker. Indsæt evt. Rykkergebyr, Renteprocent pr. måned, Mindste rentebeløb der bliver opkrævet, og Antal dage fra forventet betalingsdato til udsendelse af henholdsvis Rykker 1, 2 og 3. Indsæt herefter Rykkertekst for Rykkerskrivelse 1, 2 og 3 i redigeringsvindue, efter først at have afklikket den pågældende rykkerskrivelse. Udskrift af rykker Rykkere udskrives under Deitorer, udskrift af Debitorlister. Man kan vælge enten at udskrive en enkelt rykker eller samtlige rykkere. Der kan vælges på debitornummer, men ikke sorteres efter hvor gamle betalingerne er. Betalingsbetingelser Betalingsbetingelser for debitorer sættes op via Stamdata. Herefter vælges betalingsbetingelsen på den enkelte debitor. 15

Ved udskrift af faktura vil betalingsdato automatisk vises. Dette kan manuelt rettes. Kreditorgrupper Firmaets kreditorer skal mindst opsættes i én kreditorgruppe med en tilknyttet kreditorsamlekonto. Valutaberegning sker via den enkelte kreditors tilknytning til valgt valuta. Vælg Kreditorgrupper via Stamdata. Udfyld felterne for hver gruppe. Feltet M for ingen moms afkrydses ved udenlandske kreditorgrupper, hvor momsafregning sker manuelt. Opret endvidere Betalingsbetingelser kreditorer via Stamdata. Betalingsbetingelser Betalingsbetingelser for kreditorer sættes op via Stamdata. Herefter vælges betalingsbetingelsen på den enkelte kreditor. Ved indtastning af bilag i Kassekladden vil standard betalingsdato automatisk vises i nederste højre hjørne. Dette kan manuelt overskrives. Oprettelse af adresser Se afsnittet om Adresser for oprettelse af debitorer og kreditorer. Åbningsbalance 16

Åbningsbalancen findes under Regnskabsår Ret/Opret. Når kontoplanen er oprettet vil konti, der anvendes ved åbningsbalancen (statuskonti) automatisk vises i dette billede. Ønskes yderligere konti anvendt kan disse tilføjes under Stamdata Overførselskonti. Første regnskabsår programmet anvendes, indtastes åbningsbalancen direkte i dette billede. Alle efterfølgende år trykkes på tasten Overfør åbningsbalance, hvorefter systemet automatisk overfører. Dette kan foretages flere gange, fx 2. januar så man straks kan arbejde i det nye regnskabsår med afstemte kasse- bank- og girokonti og igen fx når efterposteringer fra revisoren er bogført i gammelt år. Har man ved regnskabets start mange åbne debitor/kreditorposter anbefales det at oprette et tidligere år og bogføre disse poster ind i åbningsåret før åbningsbalance overføres til egentligt regnskabsår. 17

Bilagsinddateringen Alle finansposteringer indtastes i Bilagsinddateringen (Kassekladde). Efter indtastning trykkes Bogfør, hvorefter bilagsinddateringen ryddes for bilag og er klar til ny indtastning. Der dannes automatisk en Journal, hver gang der trykkes bogfør. Denne Journal kan til hver en tid genudskrives og anvendes som dokumentation for bogføring. Winfinans bogfører posteringer ind i den måned, som er angivet i Datokolonne, uafhængigt af hvilken systemdato, der bogføres. Systemdato fremgår af Journaloversigt og indsættes nederst på bogføringsjournal. Bogførte bilag kan endvidere ses under Bilagsliste, hvor de kan sorteres og evt. udskrives i forhold til anvendte søgekriterier. Brug Kontroller det valgte regnskabsår i Hovedmenu, vælg Bogføring. Bilagsnr. fremkommer i Bilagskolonne. Dette kan overskrives, men ved almindelig bilagsinddatering skal systemet selv styre bilagsnummereringen. Dato fremkommer i Datokolonne. Dato kan overskrives, og den nye dato følger herefter automatisk med til nye linjer, indtil ny indsættes. Bilagstekst og Beløb indsættes, eller vælges via Konteringsforslag eller Automatiske posteringer. Endelig indsættes Debetkonto og Kreditkonto, der også kan hentes fra 18

kontoplan via dobbeltklik i feltet, hvorved kontoplan fremkommer. Her stilles markøren på det ønskede kontonr., og et dobbeltklik overfører kontonr. til bilagsinddateringen. Bilagslinjer indsættes via bilagsnr. ved at overskrive systemets forslag til bilagsnr. med det ønskede nr., og næste gang man vender tilbage til bilagsinddateringen, vil systemet have sorteret listen efter den nye nummerrækkefølge. Bilagslinjer slettes ved at opmærke den eller de linjer i vinduets højre lodrette bjælke, der skal slettes, og trykke på Deletetasten. Debitor- og kreditorposter Fakturaer bogføres ved at skrive f xxx, hvor xxx er fakturanr.. Herefter indsætter systemet selv bilagstekst: Fakturanr. xxx. Kreditnota bogføres ved at skrive k xxx, hvor xxx er kreditnotanr.. Der bogføres på debitor eller kreditor ved enten at skrive hele nummeret, eller ved at skrive D eller C i kredit - eller debetfelt. Herefter vil et dobbeltklik fremkalde debitor - eller kreditorregistre i listeform. Efter fremsøgning af ønsket debitor eller kreditor, overfører et dobbeltklik på nr. debitornr - eller kreditornr. til det valgte felt i bilagsinddateringen. Udligningsposter Åbne debitorposter udlignes ved i bilagstekstfelt at skrive UD xxx og trykke Enter, hvor xxx er allerede bogført fakturanr.. Åbne kreditorposter udlignes ved i bilagstekstfelt at skrive UC xxx, efterfulgt af Enter, hvor xxx er allerede bogført fakturanummer. Kreditnotaer udligner fakturaer ved at skrive Kxxx UDxxx i Bilagstekst ved kreditering af debitorfakturaer, og Kxxx UCxxx ved debitering af kreditorfakturaer. Udligning af åbne debitorer/kreditorerposter kan endvidere ske fra Åbne poster. Ved dobbeltklik på fakturanr. på den ønskede åbne post, overføres denne til vindue med Udligningsforslag, der kan tilrettes før overførsel til bilagsskærm. Visning af åbne 19

poster i debitor - og kreditormoduler opdateres først efter bogføring. Afstemning og bogføring Bogfør-knappen viser Afstemningsskærm før indtastede bilag bogføres. Ved bogføring slettes de indtastede bilag fra Bilagsinddatering, og Balance, Journaloversigt samt Bilagsliste opdateres. Bogføringen kan afprøves først som Simuleret bogføring via Simulering. Bogføringsjournal Fra Bilagsskærmen kaldes Journaloversigt via Journaler. Opmærk den ønskede journal, og klik enten på Vis afstemning, Vis Postereringer eller udskriv journal via Printer. 20

Indlæste Bilag 21

Bogføring af indlæste bilag Når købs- og salgsfakturaer bogføres i fakturamodulet, overføres den dannede bogføring til indlæste bilag. Disse bilag skal overføres til kladden for at blive bogført. Tildel først bilagsnumre til bilagene. Vælg ført metode og klik først på tildel bilagsnumre og herefter på Flyt bilag til kladde. Simulering Bogføring 22

Udskrifter af regnskabet, kontokort og momsspecifikation Tasten Regnskab giver mulighed for del at se nogle arbejdsskærme over regnskabet og dels at udskrive regnskab og kontokort. Vis Balance Regnskabet viser 2 valgte balancer for bogførte poster for Året til dato, Primosaldi samt regnskabsårets perioder. Fra ønsket konto kaldes Kontokort med dobbeltklik. Der bladres hurtigt i balancerne via listbox i Gå til overskrift - feltet. Skift evt. Regnskabsår via listbox for henholdsvis Balance 1 og 2. Klik herefter på den ønskede kolonne: Året ialt, Primo eller Periode. Systemet angiver i Periode og i Valgt konto, de angivne valg ud for henholdsvis Balance 1 og 2. Med dobbeltklik på ønsket konto fremkaldes kontokort. Alle poster på bilag viser hele det valgte bilag. Når der er rettet i kontoplan, genberegnes balancen med Beregn-knappen. Kontokort alle år viser kontokort for ønsket konto med alle registrerede poster. Udskriv Regnskab Regnskab og kontokort udskrives fra Udskrifter i øverste menubjælke. Vælg mellem Udskriv regnskab og Udskriv kontokort. Ved regnskabsudskrifter indsættes evt. kontoafgrænsninger i Fra konto og Til konto, og der vælges Regnskabsår og Periode. Afkryds herefter Regnskab perioden, Året/ Sidste år, Perioden/ Sidste år, Perioder året, eller Året, Sidste år. Der kan evt. indsættes Indledende tekst og Afsluttende tekst. Klik til sidst på Printer. Udskriv kontokort Ved kontokortudskrifter vælges mellem Kontokort, sideskift for hver konto, Kontokort, flere konti på hver side. Indsæt herefter evt. kontoafgrænsninger i Fra konto og Til konto, og vælg Regnskabsår og Periodeafgrænsning. Klik til sidst på Printer. 23

Momsspecifikation Momsspecifikation kan udskrives hvornår det ønskes via Regnskab, Udskriv regnskab. Udskriften vises med alle de momssatser, der er opsat i stamdata. Efter udskrift skal den betalte moms bogføres. Årsafslutning Årsafslutning generelt Årsafslutning kan man blive hjulpet igennem ved at anvende Guiden. Regnskabsår slettes ikke i Winfinans ved årsafslutning. Der er ingen programmæssige begrænsninger på antal regnskabsår, og alle er frit tilgængelige. Opret nyt regnskabsår Ved årsskiftet oprettes et nyt regnskabsår via Ret/opret ud for Regnskabsår i Hovedmenu, og åbningsbalance kan overføres fra tidligere år. Dette kan ske, så tit det er nødvendigt i forhold til revisor - og efterposteringer, der altid kan bogføres i tidligere år ved at vælge dette fra Hovedmenu. Afslutning af gammelt regnskabsår I forbindelse med årsafslutning og åbning af nyt regnskabsår kan tømning af udvalgte konti, f.eks. Lagertilgang, Lagerafgang, Afskrivninger, Private andele mm. sættes op som overførsler fra en konto til konto for saldo primo i Opsæt af overførselskonti. Indsæt den konto, der skal overføres fra i Fra konto - feltet, og den konto, der skal overføres til i Til konto - feltet. Beskriv overførslen i Beskrivelses-felt. De opsatte overførsler aktiveres automatisk sammen med overførsel af åbningsbalance for det valgte regnskab. 24

Bogføring af driftsresultat Winfinans bogfører ikke usynligt og automatisk driftsresultatet ned på statuskonto for egenkapital/årets resultat. Dette skal foretages manuelt. Der skal i kontoplan lige over den driftkonto, som tæller årets resultat sammen, være en driftskonto for årets resultat. Denne konto anvendes til bogføring, så man kan tømme driftskontoen, når årets resultat føres over til status kontoen. Den sidste dag i det gamle regnskabår laves en enkelt bogføringslinie, hvor beløbet for årets resultat debiteres driftskontoen og krediteres statuskontoen for årets resultat. Er der underskud skal der bogføres omvendt. Efter bogføring skal man i det nye år overføre åbningsbalancen igen. Budgetlægning Winfinans Small Business indeholder ikke en budgetfunktion. Ønskes bearbejdning af realiserede regnskabstal fx i forhold til budget, må dette udføres i MS Excel. Winfinans kan danne et fast link til Excel, hvor overføring og opdatering af realiserede regnskabstal nemt og enkelt foretages. Se Appendix 1. 25

Adresser Generelt I Winfinans gemmes oplysninger omkring adresser samme sted. Det er derfor underordnet om adresser oprettes som debitor/kreditorer i Regnskabsmodulet eller kunder/leverandører i Fakturamodul. Nedenstående viser fakturamodulet, da der her er flest faner under adressen. Debitor/Kundekort Kundenummer Gruppe Kundenr. kan udfyldes som fortløbende nr. eller tlfnr. Ændring af kundenr. sker ved at overskrive. Gruppe er den debitorgruppe, som den pågældende kunde tilhører. Debitorgrupper opsættes under stamdata, regnskabsmodul og bestemmer bogføringen. 26

Fanen Adresse Fanen adresse skal udfyldes med firmanavn, evt. navn (dvs. firmalinie 2), adresse og postnr/by. Danske postnumre ligger i en tabel under stamdata/regnskabsmodul. Hvis der sker ændringer eller hvis der skal anvendes udenlandske byer, skal de pågældende postnumre først oprettes i postnummertabellen. Herefter vil Winfinans automatisk skrive byen, når der indtastes postnr. Hvis man kender byen og ikke postnummeret, kan byen vælges først. Land kan udfyldes og vil herefter medtages på udskrifter. Att.person, e-mail, telefon, fax og momsnr. udfyldes og vil herefter medtages på de relevante udskrifter. Betalingsbetingelser vælges udfra listbox. Se dette. Momsnummer feltet er til angivelse af kundes CVR nr.. Ved fakturering til det offentlige anvendes feltet til EAN lokations nummer. Intern reference er den person i eget firma med kundekontakt og vælges ud fra listbox. Se dette. Kreditmax. er en oplysning til eget brug. Winfinans vil ikke reagere selv om kreditmax. overskrives. Ønskes styring af dette anvendes kreditstop. Er det markeret kreditstop på en kunde, vil der fremkomme en advarsel ved dannelse af tilbud, ordre, faktura etc. Indgår debitoren i en rykker/renteprocedure skal felterne afklikkes. Det er muligt at anvende rykker uden rente. Se dette. 27

Fanen Statistik Fanen Statistik viser alt salg foretaget til pågældende kunde fordelt pr. varenr. Nederst i billedet vises det totale salg. 28

Fanen priser Fanen priser viser hvilke individuelle forhold, salg til kunden påvirkes af. Se prilister og rabatter for nærmere oplysning. 29

Fakturamodulet Om Fakturamodulet Brug guiden Kom godt igang, der kaldes via Guider, nederst i Hovedmenu som hjælp til at komme igang med fakturamodulet. Stamdata i øverste værktøjslinie skal udfyldes før Winfinans Fakturamodul kan anvendes. Firma, regnskabsår, kontoplan, momskonto og valuta oprettes i regnskabsmodulet. Adresser (debitor/kreditor = kunder/leverandører) kan oprettes i begge moduler efter ønske. En oprettelse er straks virksom i alle moduler. Faner med firmaoplysninger er forskellige. Salgs- og købsposteringer overføres til Regnskabsmodul ud fra opsætning i Fakturamodulets Varegrupper under stamdata. Varegrupper styrer kontering, lagertræk og om der beregnes moms på varer i varegruppen.. Salgs- og købsfakturaer overføres automatisk til Regnskabsmodulets Indlæste Bilag hvorfra de bogføres, når faktura/modtagelse udskrives og Bogfør efter udskrift er valgt. Firmaoplysninger 30

I firmaoplysninger/stamdata indsættes de første numre til faktura, proformafaktura, ordre og modtagelse. Hvis faktura med betalingskort anvendes, vælges det relevante standardbetalingskort. Ingen kort anvendes ved udskrift på A4- papir uden betalingskort i bunden. Vis oplysninger afkrydses, hvis oversigt over alle varenumre, adresser etc. Ønskes, hver gang de relevante skærmbilleder åbnes. Hvis det tager lang tid at indlæse/vise varerne i oversigten, så anbefales at der ikke er afkrydset. Valuta Valuta opsættes i Regnskabsmodul, se dette. Valuta kan vedligeholdes i begge moduler. Interne referencer Interne referencer, der oprettes via Stamdata, vælges fra det enkelte salgskort, og anvendes f.eks. til sælgerstyring, hvor sælgernr. medtages på statistikudskrifterne: Salg pr. sælger og Salg pr. sælger, opsummeret. Forsendelsesmåder Forsendelsesmåder oprettes som Stamdata og vælges herefter på den enkelte salgsordre. Hvis der er valgt forsendelsesmåde, medtages teksten på udskrifter. Indsæt selvvalgt løbenr. i Nr., og tekst i Forsendelsesmåde. Tilknyt evt. Label via listboks. De mulige labels kan vises med Vis label. Vælg herefter mellem Udskriv label ved følgeseddel og Udskriv label ved faktura. 31

Varegrupper Hvad er varegrupper En vare skal tilhøre en varegruppe. Opsættet styrer bogføring ved køb og salg af varer. Opret de relevante grupper. Sælges kun ydelser, oprettes fx kun en gruppe med varesalgskonto, salgsmoms og evt. rabatkonto (linierabat er rabat på den enkelte vare, bundrabat er rabat på hele fakturaen). Der kan enten arbejdes med eller uden den valgte momssats på samme faktura. 32

Oprettelse af varegrupper Varesalg debitorgrupper giver mulighed for at opsætte forskellige varesalgskonti til forskellige debitorgrupper, fx DK/EU/ Udenfor EU. På lagerførte varer afkrydses lagerførte varer og der oprettes grupper med konti for vareforbrug (afkryds Bogfør lagertræk ved salg), lagertræk, tilgang lager (afkryds Bogfør lagertilgang ved køb). Hvis der skal sendes fakturaer til offentlige kunder gennem et indlæsningsbureau oprettes en debitorgruppe markeret i feltet Off. til dette brug. Ved køb kan enten bogføres direkte på kreditor (anvendes ved faste priser eller hvis købet udskrives ved modtagelse af købsfaktura fra leverandør). Bogføres køb ved modtagelse af følgeseddel, udfyldes feltet konto følgeseddel med kontonr. Fra kontoplanen. Når leverandørfaktura modtages, benyttes følgeseddelkontoen som modpost til kreditorposteringen). Forsendelse/porto oprettes som en vare på lageret. Salgs- og købsposteringer overføres til Regnskabsmodul/ Indlæste bilag i henhold til opsæt under Varegrupper. Købs- og salgsmoms Prisgrupper Momssatsen skrives ind i et felt under Firmaoplysninger. Den enkelte faktura kan klikkes af til ikke at beregne moms, hvis det ønskes. Salgspris er incl. Moms afkrydses, hvis faktura ønskes dannet med priser incl. Moms. Varer og ydelser kan sælges til kunder og købes af leverandører i forhold til pris- og rabatgrupper, der sættes op i Stamdata, og derefter tilknyttes de enkelte kunder, leverandører og varer. 33

I Prisgrupper/stamdata oprettes mindst en prisgruppe. Opsæt internt løbenr. i Gruppe og beskrivende tekst i Tekst. Avanceprocent kan indsættes i Avance, når den pågældende varegruppe ønskes prissat salgsprismæssigt via kostpris tillagt avanceprocent.. Prisberegningen sker via Beregn salgspris. Prislister Hvad bruges prislister til I Winfinans er kernen i prissætning oprettelse og vedligeholdelse af Salgsprislister og Købsprislister. Der kan 34

oprettes så mange af hver, som ønsket. Prislister oprettes og vedligeholdes som udsnit af eller alle varer i Lageroversigten. Prislister kan påføres henholdsvis kundes varenr. og leverandørs varenr., der i så fald medtages på salgs- og købsudskrifter. Prislister tilknytter kunde/leverandør til de ønskede prislister pr. prisgruppe. Der kan desuden angives en varelinierabat. Oprettelse af Prislister Fra Lageroversigt kaldes Prislister, og herefter enten Salgsprislister eller Købsprislister, hvor firmaets egne salgs- og købsprislister oprettes. Indsæt selvvalgt internt løbenr. i Prisliste og navn i Betegnelse. Klik herefter på Prisliste. I det fremkomne vindue oprettes og vedligeholdes de enkelte prislister i forhold til varer fra eksisterende lager. Klik på Opret/udvid prisliste, indsæt Varenumre større end og Varenumre mindre end, og klik på Gennemfør oprettelse/ udvidelse. Fra den enkelte prisliste klikkes på Vis priser og derefter på Ret priser. 35

Indsæt her prisrettelsen som Procent eller/og som Tillæg, og afklik den pristype, som prisrettelsen skal foretages i forhold til, Salgspris fra lager, Pris fra denne prisliste eller Kostpris fra lager. Klik herefter på Ret priser. Ved klik på Priser i heltal, afrundes priser til hele tal. I de oprettede købsprislister kan der indsættes leverandørs varenumre for hver vare. i kolonnen Leverandørs varenr.. Dette varenr. medtages på rekvisitioner, modtagelser og bestillingsforslag. Udskrifter kan foretages af den enkelte prisliste, evt. afgrænset på varenr. Tilknytning af prislister Ved salg og køb tilknyttes kunde eller leverandør. Prislister, tilknyttet de enkelte prisgrupper, der herefter sælges/købes, sørger herefter for den rigtige prissætning. Salgsprislister og købsprislister tilknyttes herefter for hver prisgruppe de ønskede kunder og leverandører.. Kunder 36

I Winfinans Small Business er adresseregistre identiske i Regnskabs- og Fakturamodul. Vælg Adresser fra Hovedmenu. Afklik Kunder, og klik på Vis adresser for at se kunderne i listeform. Klik på Firmakort for at se kundens data. Indsæt søgekriterier i et eller flere af skærmens øverste felter for at fremsøge bestemte kunde eller kundeudsnit via Vis adresser. Oprettelse af kunder Opret nye kunder ved at klikke på Opret nyt firma. Indsæt her kundedata. Kontaktpersoner indsættes enten direkte i Att. - feltet eller via Kontaktpersoner.. Intern ref. vælges via listboks i forhold til opsæt i Stamdata. Klik herefter på Finansoplysninger. Konto, der viser systemets automatiske fortløbende kundenr., kan overskrives med eget kontonr. Debitorgruppe vælges via listbox i forhold til opsæt i Regnskabsmoduls Debitorgrupper. Betalingsbetingelser vælges ud for Betaling salg i forhold til opsæt i Regnskabsmoduls Stamdata. Sprog til udskrifter vælges via listboks i forhold til opsæt i Lande fra Stamdatas Postnumre/Ordbog. Afkryds Kreditstop, såfremt der skal advares vedr. kreditværdighed ved salg til kunden, Rente, såfremt kunden skal indgå i rentetilskrivningsprocedure, og Rykker, såfremt kunden skal indgå i rykkerprocedure. 37

Klik herefter på Priser. Prisliste kan her tilknyttes pr. prisgruppe. Rabatprocent indsættes i Rabat %. Prisliste vælges via listbox. Notatfeltet er et internt tekstfelt. Leverandører Kreditorgrupper oprettes i Regnskabsmodul, og tilknyttes den enkelte leverandør, også ved oprettelse i Fakturamodul. (Se endvidere ovenfor vedr. Kunder.) Lager 38

Under Lager oprettes varekort på firmaets varer og ydelser. Sælges kun ydelser, oprettes et varekort med nr. og tekst, samt varegruppe og prisgruppe. Dette varenr. anvendes på salgsfaktura, hvor tekst og beløb kan overskrives, hvis det ønskes. Varekort Opret ny vare ved at klikke på Opret vare. Indsæt her varenr. samt øvrige data. Varenr. kan senere ændres ved at overskrive varenummeret. Enhed kan opsættes med / for at styre ental/flertal på udskrifter. F.eks. time/timer, æske/æsker osv. Salgspris, Minimum og Genbestilling indsættes. Minimum og Genbestilling benyttes ved dannelse af bestillingsforslag i lagermodulet. Leverandør feltet anvendes til indtastning af leverandørens kreditornr i Winfinans. Kostpris indsættes. Dette beløb anvendes, hvis der bliver bogført vareforbrug ved salg. Dette sættes op under opsæt af varegrupper. Varegruppe og prisgruppe vælges via listbox. (Opsat via Stamdata). 39

Flueben i feltet Serienummereret giver ved fakturering en indtastningsboks, hvor man kan indtaste den solgte vares serienummer. EAN nr. Feltet udfyldes, hvis EAN numre anvendes, fx ved anvendelse af stregkodelæser på lager. Varekortets Faner Salgspriser viser de salgsprislister hvori varen indgår. Købspriser viser de købsprislister, hvori varen indgår. Varenr. skiftes ikke i statistik, eksisterende salgsordrer, rekvisitioner. Notat er et fritekstfelt, som ikke medtages på udskrifter. Lager Prislister Via Prislister fra Lageroversigt kaldes henholdsvis Salgsprislister og Købsprislister, hvor firmaets egne salgs- og købsprislister oprettes. Indsæt internt løbenr. i Prisliste og Betegnelse. Klik herefter på Prisliste - ikonet. I det fremkomne vindue oprettes og vedligeholdes de enkelte prislister i forhold til varer fra eksisterende lager. Klik på Opret/udvid prisliste, indsæt varenr., fra - til, og klik på Gennemfør oprettelse/ udvidelse. Fra den enkelte prisliste klikkes på Prisliste-ikonet, og derefter på Ret priser. Indsæt her prisrettelsen som Procent eller/og som Tillæg, og afklik pristype, som prisrettelsen skal foretages i forhold til. Klik herefter på Ret priser. Ved klik på Priser i heltal, afrundes priser til heltal. I de oprettede købsprislister kan der indsættes kunders og leverandørers varenumre for hver vare. i kolonnen Kundens/ Leverandørs varenr. Dette varenr. medtages på faktura, følgeseddel, ordre, tilbud, rekvisitioner, modtagelser og bestillingsforslag. Prislisterne tilknyttes herefter via Prisgrupper de enkelte henholdsvis kunder og leverandører. Beholdning 40

Beholdning kan vises i en udskrift fra Lageroversigten eller i en lageroptælling. Beholdninger opdateres i forhold til købte antal fra Købsmodul, og solgte antal fra Salgsmodul, samt indtastede lageroptællinger. Lagerværdi bogføres kontinuerligt i Regnskabsmodul i forhold til posteringer opsat i Varegrupper bogføring, der vælges via Stamdata fra Hovedmenu. Ved registrering af optællingsdifferencer på lageret skal de deraf afledte ændringer i lagerværdi bogføres manuelt. Udskrifter under lager Via Udskrifter (Udskriftsbogen) på lageroversigten udskrives prisliste, beholdningslister, optællingsliste og restordreliste. Vælg den ønskede udskrift i listboksen, indsæt evt. afgrænsning af varenumre i Fra varenr./ Til varenr. og i Medtag ordrer, der skal leveres før d., indsæt evt. Indledende og afsluttende tekst, afkryds evt. Vis udskrift på skærm - feltet, og klik på Printer-ikonet. For hver vare kaldes Varestatistik via klik på Statistik fra Lageroversigt. Indsæt kriterier for udsøgningen i skærmens øverste felter og klik på Vis statistik. Der vises Dato, Fakturanr., Firma, Solgt antal, Købt antal, Solgt kr., Købt kr., Supplerende oplysning samt om varen er lagerført, Lf, for hver varelinje. Statistikdata kan også kaldes fra det enkelte firmakort i Kunder og Leverandører, samt i den selvstændige funktion Statistik i Hovedmenuen. Faste tekster På faktura kan firmaets egen standardtekst medtages på hver faktura. Der kan derudover sættes Tekster op i Faste tekster under Stamdata og de kan vælges/ redigeres på den enkelte ordre/faktura. Afsluttende tekst betyder at de udskrives efter varelinjer på udskriften, og indledende tekst betyder at de udskrives før varelinjer. Der er ingen begrænsning på antallet af tekstruder. 41

Fra den enkelte salgsskærm klikkes på tekst/faste tekster for at vælge eller indsætte evt. indledende/afsluttende fakturatekst. Skriv teksten ind i den første ledige tekstrude, eller klik på Faste tekster og vælg en af de her allerede oprettede tekster ved at stille markøren på lodret felt i vinduets venstre side og klik på henholdsvis Indledende eller Afsluttende tekst. Faste tekster kan redigeres individuelt efter overførslen, før udskrift. Ordbog Ordbogen, der findes under Stamdata, giver mulighed for at vælge landekode ved udskrift, hvorved udskriften oversættes til det pågældende sprog. Vælg Ordbog via Stamdata i øverste menubjælke. Indsæt først landekode efter eget valg, f.eks. GB, DE, FR. Bemærk, at 42

systemet selv sorterer ordbogen i alfabetisk orden, næste gang man går ind i den. De danske ord, der indgår i Ordbogen, indtastes i kolonnen med Eksisterende tekst. Ord skal skrives helt nøjagtigt, dvs. husk punktum, mellemrum osv. Næste kolonne anvendes til oversættelsen. Såfremt der ønskes andre danske tekster end de eksisterende, opsættes en dansk landekode, DK, og denne oversættes i Ordbog. I Adresser skal denne DK -landekode herefter vælges i Sprog til udskrifter. 43

Salg Fra tilbud til faktura Vælg Salg. Dette viser Ordreoversigten. Hvis der allerede er oprettet ordrer/ fakturaer i modulet klikkes på Vis ordre. Vis ordre Ordrekort Ordreoversigten viser alle åbne tilbud, ordrer, fakturaer etc. Uanset om man kun opretter fakturaer, så vil Winfinans automatisk tildele et ordrenr. da dette anvendes som internt arbejdsnr. En ordre kan vælges ved at markere linien og trykke ordrekort. Dette åbner ordrekortet. Her kan ordren redigeres, slettes eller udskrives. Opret ordre Nye ordrer oprettes ved at trykke opret ordre. Dette giver et tomt ordrekort som kan udfyldes med de relevante oplysninger. Genbestilling 44

Ved genanvendelse af "gamle" ordrer klikkes på Genbestilling, og i den fremkomne Fakturaoversigt fremsøges den ønskede faktura, og fakturakladden overføres herefter til ordreskærm med dobbeltklik i Fakturanr. Totaler Funktionen Totaler giver et overblik over totaler fordelt på forskellige typer. (Tilbud, ordre, faktura etc.) Type Type kan anvendes til fx kun at se fakturaer. Husk at trykke Vis for at opdatere billedet. Søgekriterier Med mange oprettede ordrer i modulet indsættes et eller flere søgekriterier øverst i skærmen, og den enkelte ordre eller ordreudsnittet kaldes med Vis ordre. Fuld søgning fås ved at anvende * (fra det numeriske tastatur) før indtastning af en del af tekst en. 45

Ved samlefakturering overføres udskrevne og godkendte følgesedler til Samlefaktura, hvorfra de vises og udskrives. Ved nyoprettelser klikkes på Opret ordre. Indsæt herefter Telefonnr. eller find dette via dobbeltklik i feltet, hvorved Adresseoversigt fremkaldes. Adresseoversigt kan også kaldes via Opslag i øverste menubjælke. Indsæt søgekriterier i skærmens øverste felter og klik på Vis adresser. For at overføre kundedata til ordre/fakturaskærm dobbelklikkes på den ønskede kunde i Adresseoversigten. Attentionperson indsættes eller vælges via listboks Feltet Uden moms kan afkrydses på fakturaskærm, hvis salget skal ske uden moms. Udskrift vælges via listbox: Tilbud, Ordre, Følgeseddel, Proforma faktura, Faktura eller Kreditnota. Når der klikkes på Printer - ikonet, kan den valgte udskrift udskrives. Ordredato og Levering fremkommer som dags dato, men kan overskrives. 46

Fakturadato fremkommer som dags dato, når faktura udskrives, mens Betalingsdato fremkommer i forhold til betalingsbetingelser. Fakturarabat, (bundrabat), kan indsættes i Rabat % - feltet. (Konto for bundrabat indsættes i Varegrupper bogføring). Indsæt herefter vareantal i Antal, varenr. i Varenr., der også kan findes med dobbeltklik i feltet. Når varer er oprettet i Lager overføres Tekst, pris og Beløb. Linjerabat kan indsættes i feltet Rabat %. Rabatprocent medtages på udskrift, når denne er angivet. Klik på Tekst for at vælge eller indtaste evt. indledende/afsluttende tekst på ordren/fakturaen. Klik på Betaling/ Forsendelse for at vælge Betalingsbetingelser via listbox ud for Betaling. (Opsættes i Stamdata), Forsendelse via listbox. (Opsættes via Stamdata), og for evt. at indsætte Leveringsadresse, der herefter medtagses på udskrift. Ekstern reference indsættes som tekst, mens Intern reference vælges via listbox. Anvendes f.ex. som sælgerkartotek. (Opsættes via Stamdata). Når man skal danne en faktura til en debitor i en debitorgruppe mærket Off (offentlige kunder) anvendes feltet Rekvisition til rekvisitionsnummer og Ekstern reference til konteringsoplysning. Valuta fremkommer i forhold til den valgte debitors valutatilknytning i Regnskabs-modul, men anden valuta kan vælges for den enkelte faktura. Ved fakturering til Aftalt kurs indsættes denne, som gemmes på den enkelte faktura i statistik-modulet., og den valuta, som fastkursaftalen er indgået i forhold til vælges i Pris beregnet på baggrund af valuta. Ved salg til udenlandske debitorer vælges sprog på udskriften via listboks i Vælg landekode for oversættelse af udskrift. Oversættelser sættes op i Ordbog og Ordliste, der vælges via Stamdata. Sammentællinger, fakturarabat i beløb og avancer kan kontrolleres ved klik på Avanceberegning. Avancer beregnes ud fra Lagerets kostpriser. Efter klik på Printer-ikonet fra Ordrekortet vælges betingelselser for udskriften ved afkrydsning: Vis udskrift på skærm, Bogfør efter udskrift. 47

Efter udskrift dannes fakturaposteringer ved klik på Ja til Luk faktura?. Herefter nedlægges fakturaskærm, og data overføres til Statistik og bogføringsposter kan bogføres fra Indlæste bilag i regnskabsmodulet. 48

Den første bogføring af fakturaposteringer Efter udskrift bogføres fakturaposteringer ved klik på Ja til Luk faktura?. Herefter nedlægges fakturaskærm, og fakturaposteringer overføres til Statistik, og bogføringsposter til Regnskabsmodul, hvorfra de bogføres via Indlæste bilag og Bilagskladden. Hvis der klikkes Nej til bogføring og en faktura med status faktura har været udskrevet til printer, oprettes fakturanr., og dette anføres i vinduets højre side ud for Faktura. Det første køb Vælg Køb fra Hovedmenu. Hvis der allerede er oprettet rekvisitioner i modulet klikkes på Vis køb. Vælg den ønskede købsordre og klik på Købskort. Med mange oprettede købskort i modulet, indsættes et eller flere søgekriterier øverst i skærmen, og den enkelte ordre eller ordreudsnittet kaldes med Vis køb. Klik på Opret køb. Indsæt herefter leverandørnr. eller find dette via dobbeltklik i feltet, hvorved Leverandøroversigt fremkaldes. Indsæt søgekriterier i skærmens øverste felter og klik på Vis adresser. For at overføre leverandørdata til købsskærm dobbeltklikkes på den ønskede kunde i Adresseoversigten. Attentionperson indsættes eller vælges via listboks. Valuta fremkommer i forhold til opsæt på den valgte leverandør. 49

Udskrift vælges via listbox: Rekvisition eller Modtagelse. Klik på Printerikon. Bestillingsdato og Leveringsdato fremkommer i højre side af vinduet og kan overskrives som ønsket. Modtagelsesnr. indtastes, hvis firmaets rutiner kræver det, ellers anvender systemet rekvisitionsnr. Rekvisitionens varelinjer kan dannes via Bestillingsforslag. 50

Vælg mellem Rekvisition og Modtagelse. Indsæt herefter vareantal i Bestilt henholdsvis Leveret, varenr. i Varenr., der også kan findes med dobbeltklik i feltet. Når varer er oprettet Lager, overføres Tekst, Pris og Beløb. I Tekst skrives evt. indledende rekvisitons - eller modtagelsestekst. Efter klik på Øvrigt, indsættes Ekstern ref., og Intern ref. vælges via listboks. Landekode vælges via listboks. Når varerne kommer hjem klikkes Modtagelse. Hvis alle de bestilte varer ikke er hjemkommet, indtastes det faktisk leverede antal i Leveret. Herefter vælges Modtagelse via listboks i Udskrift, og feltet Til udskrift afkrydses. Når der svares Ja til Modtag indtastede varer?, der fremkommer efter udskrift af Modtagelseserklæring, opdateres Beholdning i det valgte Lager for de pågældende varer. Genudskrift af købsmodtagelse foretages ved under leverandører at gå ind på det enkelte leverandørkort, fanen statistik og herefter dobbeltklikke på den enkelte varelinie. 51

Lageroptælling Lageroptælling foretages ved at vælge Lager fra Hovedmenu og herefter Optælling. Lageroptæling foretages pr. dags dato. Før optællingen foretages, kan det være en fordel at udskrive udskriften Optællingsliste. Dette er en liste beregnet til fysisk at medbringe på lager for at notere antal på. Efterfølgende skrives optegnelserne ind i Winfinans ud fra denne liste. 52

Lageroptælling kan foretages samlet for alle varer på lager eller gruppevis efter varegrupper. Tryk på Vis varer og indtast antal optalte varer i kolonnen Optalt. Efter endt justering trykkes Aktiver optælling. Denne kan nu udskrives via printerbogen. Udskrift Lagerstatus viser den foretagne optælling i antal. Udskriften Beholdningsliste Beløb viser lageret faktiske værdi beregnet ud fra optællingen som antal gange kostpris. Efterfølgende skal den ændrede lagerværdi manuelt bogføres i Winfinans Regnskabsdel for at påvirke regnskabet. Efterfølgende skal forskellen mellem den nye lagerværdi og den værdi, som eksisterer i regnskabet, bogføres i regnskabsmodulet, bilagsinddateringen. 53

Adresser Vælg Debitorer/Kreditorer eller Kunder/Leverandører fra Hovedmenu. og klik på Vis... for at se kunderne/leverandørerne i listeform. Klik på...kort for at se data. Indsæt søgekriterier i et eller flere af skærmens øverste felter for at fremsøge bestemte kunde eller kundeudsnit via Vis adresser.* virker som joker-tegn og søger i hele teksten. Opret en kunde ved at klikke på Opret nyt firma. Fanerne indeholder følgende: Adresse Oplysninger omkring navn og adresse, telefon, e-mail etc. og intern ref. Vælges udfra tabel opsat i Stamdata. Kundenummer indtastes først. Feltet er alfanumerisk og derfor kan der f.eks.være mellemrum i nummeret. Felterne Firma og Navn er første og andet navnefelt. Kontaktperson indsættes direkte i Att. feltet. E-mail er et oplysningsfelt. Kredit max er et oplysningsfelt. Hvis kreditstop er sat, vil det medføre en advarsel ved dannelse af faktura/ordre el.lign. Fanen statistik viser den kunde/varestatistik, der opbygges i Fakturamodulet,. Debitorgruppe vælges via listbox i forhold til opsæt i Regnskabsmoduls Debitorgrupper. Betalingsbetingelser vælges 54

ud for Betaling salg i forhold til opsæt i Regnskabsmoduls Stamdata.. Afkryds Kreditstop, såfremt der skal advares vedr. kreditværdighed ved salg til kunden, Rente, såfremt kunden skal indgå i rentetilskrivningsprocedure, og Rykker, såfremt kunden skal indgå i rykkerprocedure. Notat-feltet er et fritekstfelt. Indhold kan overføres til f.eks. tekstbehandling via Windows' almindelige ctrl funktioner. Reparer databaser Ved systemnedbrud, strømsvigt o.l. kan systemets databaser blive ødelagt. De kan herefter repareres via Reparer database - funktion, der kaldes fra selvstændigt ikon ved siden af ikon for Winfinans. Vælg her via listbox den database, der skal repareres, og klik på Reparer. Databaselisten er oprettet i systemet med sti til biblioteket C:\Finans. I databaselisten oprettes/ ændres drev, sti, bibliotek, når man har ændret placering af program og/eller datamodul. 55

Appendix 1 Overførsel af data til Excel Overførsel af data til Excel findes i Regnskabsmodul under Budget og Dimensionsregnskab og i Fakturamodul under Salgsstatistik. Overførsel af af regnskabstal og statistik dannet i Winfinans data til Excel anvendes til viderebearbejdning i et regneark med de fordelle dette giver. Overførsel foregår principielt ens med 4 trin; først skal Winfinans vide, hvortil data skal overføres, dvs. navn og fanenr. (ark eller Sheet) på tom Excel-fil. Så vælges hvilke oplysninger, der skal overføres, fx periode eller årstotaler. Herefter skal en model overføres. En model er række- og kolonneoverskrifter i Excel og fortæller Winfinans i hvilke celler de enkelte oplysninger skal placeres. Disse række- og kolonneoverskrifter må ikke slettes eller omdøbes, men kan skjules, hvis det ønskes. 4. trin er overførsel af data. Overførsel af data kan foretages, når Excel-regnearket ønskes opdateret. 56