Bestilling af udtræk på kontoafstemning Forord Denne information er en guide til at lave udtræk af kontobevægelser. guiden giver et godt grundlag til at vurderer, om du ønsker at lave udtræk efter behov eller udtræk med faste intervaller. Indstillinger: I Indstillinger kan du indsætte faste oplysninger, der skal bruges, hver gang der udlæses posteringer. Faste indstillinger laves i menupunktet Integration Indstillinger på fanen Kontoafstmning. Filnavn: Hvis ikke du udfylder feltet Filnavn, bruges standard-filnavnet f.eks. POST-8060-0001303433-01102006-08112006 Det skal læses på følgende måde: Udtrækstype-Reg.nr.-Kontonr.-Udtræk fra-udtræk til Gem i: Du kan klikke på Gennemse for at udpege mappen, hvor du vil have udlæst filen. Format: Du kan vælge forskellige formater. Bankdata Sydbank udgave 3 kan bruges til indlæsning i Microsofts økonomisystemer til bankafstemning, og Bankdata Sydbank udgave 4. CSV kan åbnes i Microsoft Excel. 1/6
For at se andre formater skal du vælge Vi alle udgaver.: Posteringer: Her kan du vælge, om samleposteringer eller Enkeltposteringer på Indbetalingskort og Udbetalinger skal vises i den udlæste fil. Decimaladskiller: I nogle af formaterne er det valgfrit, om man vil have et komma eller et punktum til at adskille decimaler: Komma som adskiller: 100,00 Punktum som adskiller: 100.00 Husk at klikke på Gem! Bestil udtræk med kontobevægelser Nye udtræk kan bestilles ved at klikke på Bestil nyt udtræk I menuen Integration Udlæs : Hyppighed: Vælg, hvor ofte du vil have udtrækket leveret. Vælger du Engangs, betyder det, at du selv vælger periode fra gang til gang. Det har den fordel, at du får én fil pr. gang, du ønsker at lave f.eks. bankafstemning. Ulempen kan være, at du skal ind og definere udtrækket her gang. Vælger du en anden hyppighed, betyder det, at der ligger et udtræk for hver periode. Ønsker du. f.eks. at lave bankafstemning hver mandag, vil der hver mandag ligge en fil med sidste uges kontobeværelser. Bliver filerne i en periode ikke udlæst f. eks. på grund af ferie, kursus eller sygdom vil der ligge én fil pr. uge. fire ugers manglende ajourføring giver i dette tilfælde fire filer. en anden ulempe kan være, at filen ikke indeholder data fra leveringsdatoen, hvilket betyder, at bankafstemningen altid vil være en dag bagefter. 2/6
Vælges Engangs, ser bestillingsbilledet sådan ud: Kontonummer: Vælg det eller de kontonumre, som du ønsker at lave et udtræk på. Holder du Ctrl-tasten nede, samtidig med at du klikker på de enkelte kontonumre, markeres de som valgte. De kontonumre, du har valgt, samles i én fil. Ønsker du derfor én fil pr. kontonummer, skal du lave en bestilling pr. kontonummer. Fra dato: Her skriveer du den dato, du vil have udtrækket fra. du kan lave udtræk tre måneder tilbage. Som hjælp står dato for sidste udtræk ud for datofeltet. Til dato (inkl.): Her skriver du den dato, du vil have udtrækket til. Perioden må højst være tre måneder. Dagens posteringer kommer ikke med i udtrækket. Posteringstekst: Ønsker du at lave et udtræk indeholdende en bestemt tekst, kan du definere det her. Meddelelser: Marker her, hvis du kun vil have posteringer med Meddelelse med I filen. 3/6
Gemte indstillinger: Ønsker du at ændre standardindstillinger for: Filnavn Sti Format kan du klikke på Vær opmærksomhed på, at ændringen kun gælder for denne bestilling. Ønsker du en generel ændring i standardindstillingerne, gøres det i Indstillinger. Vælges en anden Hyppighed end Engangs, ser bestillingsbilledet lidt anderledes ud: Sammenlæg med andre udtræk, hvis muligt: Her er det muligt at få sammenlagt udtræk, hvis hyppighed, filformat og andre kriterier er det samme. Dato for 1. udtræk: Her skriver du den dato, du vil have det første udtræk leveret. Datoen skal være fremtidige. Dvs. du skal skrive en dato fra i morgen og frem i tiden. Dato for næste udtræk Denne dato bliver beregnet ud fra Hyppighed og Dato for 1. udtræk. 4/6
Data indhold fra den: Her skriver du den dat0, du vil have udtrækket fra. Perioden må højst være tre måneder, regnet fra den dato, du skriver i Dato for 1. udtræk. Dataindhold: (Posteringstekst) Ønsker du at lave et udtræk indeholdende en bestemt tekst, kan du definere det her. Gemte Indstillinger: Ønsker du at ændre standardindstillinger for: Filnavn Sti Format kan du klikke på Vær opmærksom på, at ændringen kun gælder for denne bestilling. Ønsker du en generel ændring i standardindstillingerne, gøres det i Indstillinger. Husk at klikke på Bestil. Når udtrækket er klar, står det på Forsiden under Til godkendelse Se også: Bestilte udtræk Klik på teksten, og du kommer ind til de Bestilte udtræk. Du kan også klikke på Fil Ind-/Udlæs Udlæs. 5/6
Marker den fil, du vil udlæse, og klik på Udlæs markerede filer. Du har nu mulighed for at ændre placeringen af filen. Klik på Gem og efterfølgende OK. Nu er filen klar. 6/6