Referat af: Organisationsbestyrelsesmøde nr. 6/2015 Torsdag den 3. december 2015, kl. 16.30 BO-VEST, Malervangen 1, Glostrup 3. december 2015 Mødedeltagere: Dorthe Larsen Allan Nielsen Hugo Thuge Stig Rasmussen Fra administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Vibeke Rømming Stine Hartmann og Lars Christensen, deltog under punkt 2 Bent Frederiksen deltog under punkt 1-6 Afbud: Lars Jensen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Gældsrådgivningens resultater: Rapport om økonomisk rådgivning 2015 3. Budgetkontrol pr. 30. september 2015 4. Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 4A. Tilskud fra organisationsbestyrelsen 5. Afdeling 4 Tranehaven - Godkendelse af renoveringsarbejder 6. Årshjul for økonomi på bestyrelsesmøder 7. Økonomisk status på helhedsplaner 8. Oversigt over underskrevne pantebreve 9. Aktionslisten 10. Årsberetning 11. Anvisningsaftale med Brøndby Kommune 12. Godkendelse af forlængelse af den boligsociale helhedsplan i Brøndby Strand 13. Tranemosegårds historie i et særnummer af Tranemosegårdbladet 14. Evaluering af beboerkurset
15. Evaluering af BO-VEST konferencen 16. Orienteringssager Antenneforeningen, v/ulrik Brock Hoffmeyer 17. Orienteringssager BO-VEST, v/ Dorthe Larsen 18. Orienteringssager BIB, v/ Dorthe Larsen 19. Orienteringssager BL, v/allan Nielsen 20. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme, v/ Hugo Thuge 21. Orienteringssager fra administrationen 22. Næste møde 23. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender dagsordenen i den foreliggende form. 2. Gældsrådgivningens resultater: Rapport om økonomisk rådgivning 2015 Bestyrelsen fandt at det var en fin rapport og godt at høre, hvor langt rådgiverteamet kommer rundt i afdelingerne. Bestyrelsen besluttede at godkende en videreførelse af arbejdet med at imødegå udsættelser. Stine Juul Hartmann og Lars Christensen fortalte om deres arbejde. Der er åben rådgivning i T13 hver torsdag, men de er synlige i alle afdelinger bla. på ejendomskontorerne, så alle med restance kan få rådgivning. Teamet er meget opsøgende overfor beboerne og banker også på dørene, forat få mulighed for at hjælpe. Der er derudover et godt samarbejde med Brøndby Kommune. I 2014 varder 2 udsættelser i Tranemosegård og 6 i 2015 hvoraf 3 var begrundede udsættelser, hvor rådgivning ikke er tilbudt. I de 3 andre udsættelser har det ikke været muligt at få fat i beboerne, før det var for sent.
Gældsrådgiverteamet gør en stor indsats for at få fat i de berørte beboere, men det er desværre ikke altid muligt at hjælpe. Projektet har fungeret rigtig godt, og antallet af udsættelser er halveret i BO-VEST. Der er bekymring for den nye kontanthjælpsreform samt nedskæringer i ydelser, som gældsrådgiverteamet er meget opmærksomme på. Teamet vil derfor prøve at få et endnu større samarbejde med kommunerne, som har vist interesse for projektet. Dorthe Larsen orienterede om, at der på det netop afholdte styringsdialogmøde med Brøndby Kommune blev ytret bekymring om det nye kontanthjælpsloft. Hun foreslog også, at gældsrådgivning drøftes i BIB. Allan Nielsen kom med den idé at man kunne afholde 3 møder forskellige steder i Brøndby i starten af 2016, hvor man inviterede beboere til et informationsmøde, omkring hvad den nye lovgivning betyder. Man kunne også invitere samarbejdsparten fra kommunen med til disse møder. Gennem 18-midler er det muligt at søge om tilskud til disse møder. Dette skal dog gøres inden den 15. december. Der er samlet set 5% kontanthjælpsmodtagere i BO-VEST og selv om man gøren stor indsats for at hjælpe, er det ikke sikkert, at alle kan hjælpes. Administrationen indstiller, - at bestyrelsen godkender en videreførelse af arbejdet med at imødegå udsættelser, som en permanent model. at indsatsen som hidtil finansieres via Tranemosegårds dispositionsfond. Beskrivelse I 2011 fik BO-VEST en bevilling af Socialministeriet som senere blev overtaget af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter til et projekt, med det formål at reducere antallet af beboere, der udsættes af deres boliger. Projektet kørte først udelukkende i Askerød, men de gode resultater gjorde at projektet blev forankret på Malervangen i august 2013 og herefter rakte ud til at omfatte alle afdelinger i BO-VEST. Det var ikke muligt at fortsætte projektet for ministerielle midler efter udgangen af 2014 og i april 2014 besluttede VA, AB og Tranemosegård derfor at fortsætte gældrådgivningen for egne midler, når projektet udløb. Tranemosegård ønskede dog kun at give tilsagn om støtte indtil udgangen af 2015. Projektet har vist sin store berettigelse, ved at antallet af udsættelser af beboere er blevet reduceret. Det betyder, at familier er blevet reddet, i stedet for at blive splittet, som det typisk sker ved udsættelser. Samtidig er der et økonomisk aspekt, idet 3
færre udsættelser betyder en reduktion i afdelingernes omkostninger i forbindelse med udsættelser. Der er fortsat et stort kommunalt fokus på dette BO-VEST- tiltag, og der er etableret et stærkt kommunalt netværk af både ledere og sagsbehandlere, som arbejder sammen om at mindske antallet af udsættelser. Det målrettede arbejde med udsættelser er med til at styrke samarbejdet med vores kommunale samarbejdspartnere. Økonomi og ressourcer De samlede udgifter til gældsrådgivning i BO-VESTer årligt ca. 1,2 mio. kr. ex. moms. Ordningen finansieres forholdsmæssigt via de tre organisationsbestyrelsers dispositionsfonde. For Tranemosegård udgør udgiften 384.000 kr. pr. år. ex. moms. Vurdering Baseret på erfaringen igennem de senere år, vil det økonomisk give mening for Tranemosegård at gøre gældsrådgiverordningen permanet, så gældsrådgiverne kan fortsætte det langsigtede arbejde for at reducere antallet af udsættelser gennem en forebyggende og vedholdende indsats. Det vil ligeledes være en god service for alle vores beboere, at vi giver mulighed for økonomisk rådgivning. Hertil kommer de menneskelige og sociale aspekter. Der er desuden et stort kommunalt fokus på dette BO-VEST-tiltag, og der er etableret et kommunalt netværk af både ledere og sagsbehandlere, som sammen med BO-VEST søger at mindske antallet af udsættelser. Det målrettede arbejde med udsættelser er med til at styrke samarbejdet med vores kommunale samarbejdspartnere, hvilket er til bred gavn for alle parter. Den politiske situation på Folketinget taler også for en fortsat gældsrådgivning, i det de nuværende og fremtidige finanslovsforhandlinger om bl.a. integrationsydelse, kontanthjælpsloft og nedskæringer i boligydelser vil ramme mange af Tranemosegårds beboere. Gældsrådgivningen falder samtidig i høj grad i tråd med vores strategispor om ASA - Alment Socialt Ansvar. Desuden vil arbejdet, set over tid, medvirke til at reducere afdelingernes omkostninger, hvilket er en del af "sikker og ordentlig drift. Rapport om økonomisk rådgivning 2015 4
3. Budgetkontrol pr. 30. september 2015 Bestyrelsen godkendte budgetkontrollen. Renteudkastet er gået i minus. Administrationen vil evaluere forvaltningen af pengene og vender tilbage i det nye år vedr. dette. I starten af 2016 vil administrationen indkalde til et ekstraordinært møde, hvor bestyrelsen skal beslutte hvordan der skal ydes tilskud fra arbejdskapitalen i forhold til renteunderskuddet i de enkelte afdelinger. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager budgetkontrollen til efterretning. Beskrivelse: Budgetkontrollen viser et estimeret overskud for 2015 på 59.097 kr., hvilket er i god overensstemmelse mellem budget og det forventede resultat. Kommenteret budgetkontrol pr. 30. september 2015 Budgetkontrol pr. 30. september 2015 4. Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt Bestyrelsen tog oversigterne til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigterne til efterretning. Beskrivelse: Dispositionsfond Dispositionsfonden opgøres inklusiv trækningsret, men de opgøres også separat, da der er forskellige lovgivninger og procedurer bag disse opgørelser. Dispositionsfonden primo udgør kr. 19.741.783, og efter årets til- og afgang pr. 31.12.2015 udgør den kr. 22.363.240 før reservation til bunden del, som hovedsageligt består af tilskud/sikkerhedsstillelser i forbindelse med helhedsplaner i Silergården. I forhold til opgørelsen pr. 31.12.2014 er dispositionsfonden øget med kr. 2.617.582 som følge af afdelingernes bidrag hertil. Den bundne del er faldet med kr. 35.095 på grund af Tranevængets afdrag på lån til varmecentraler. 5
Trækningsret Trækningsretten er indeholdt i dispositionsfonden, men udtrækkes som en særskilt opgørelse. Trækningsretten er pr. 30.09.2015 opgjort til mio. kr. 25.897.279 og er øget med kr. 5.456.125 i forhold til opgørelse pr. 31.12.2014. I forhold til seneste opgørelse er der sket en rentetilskrivning på 1 % af saldoen ved årets begyndelse. Herudover har Gurrelund/Bjerrelund disponeret over kr. 3.000.000 fra trækningsretten til renovering af lette facader. Årbejdskapital Arbejdskapitalen udgør pr. 30.09.2015 mio. kr. 6.344.195 og er faldet med kr. 485.712 i forhold til opgørelse pr. 31.12.2014. Den frie del er opgjort til ca. mio. kr. 3.617.120 og er faldet med kr. 236.095, hvilket i store træk skyldes et forventet resultat for 2015 på ca. t.kr. 59, som modvirkes af afgang vedrørende thermografisk undersøgelse af gavle og fjernet elevordningen på t.kr. 170 samt Byfornyelse Danmark fra den bundne del i sideaktiviteter med t.kr. 20. Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 4A. Tilskud fra organisationsbestyrelsen Bent Frederiksen gennemgik dispositionsfonden, arbejdskapitalen og trækningsretten hvorfra der kan ydes støtte og gennemgik de love og regler der er, for at yde tilskud og støtte. Det blev besluttet, at administrationen kommer med et forslag til finansiering i afdeling 4 Tranehaven samt et oplæg til politik om tilskud fra boligorganisationen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen diskuterer brugen af midler fremadrettet fra dispositionsfonden, arbejdskapitalen samt trækningsretten. 5. Afdeling 4 Tranehaven - Godkendelse af renoveringsarbejder Bestyrelsen besluttede at anbefale forslag 1 med begrundelse i, at det i længden vil være billigere for beboerne, da der vil være besparelser på stilladsopsætningen, isolering af gavle samt på den fuldstændige renovering af murværket. 6
Der gives tilskud i forhold til totaludgiften. Bestyrelsen arbejder på en tilskudsmodel, som vil ligge klar i begyndelsen af 2016. Denne skal besluttes på et ekstraordinært bestyrelsesmøde primo januar 2016. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter og godkender renoveringsarbejder i forlængelse af beboermødets beslutning den 1. december 2015, samt afdelingens ansøgning om tilskud fra egen trækningsret på 7 mio. kr. til tagudskiftning. Beskrivelse: Som det er bestyrelsen bekendt er tagbelægningen så nedslidt, at der er behov for en snarlig totalrenovering. Administrationen har sammen med afdelingsbestyrelsen planlagt renoveringsprojektet, som fremlægges for beboerne på informationsmøde d. 12. november 2015. Herefter uddeles materiale til beslutningsgrundlag til alle lejere. D. 1. december afholdes der ekstraordinært afdelingsmøde, hvor der stemmes om en godkendelse af forslag til tagudskiftning mm. Baggrunden for de ønskede arbejder med at udskifte taget er beskrevet og prissat i rapport "Udkast til beslutningsoplæg for tagrenovering. Tranemosegård Afd. 4 Tranehaven, november 2014, version 2, 2. december 2014 udfærdiget af rådgivende ingeniører Gaihede, der tidligere er fremlagt for bestyrelsen. Økonomi og ressourcer: Tagudskiftningen alene er anslået til at udgøre 27,25 mio. kr. i håndværkerudgifter jf. ovenfor nævnte tagrapport. Materiale udsendt til beboerne forud for beboermødet den 1. december. Informationsfolder, referat af afdelingsmøde den 12. november samt forslag om urafstemning Notat om afdelingsmøde den 1. december, eftersendt den 2. december 6. Økonomisk årshjul på bestyrelsesmøder Bestyrelsen godkendte det reviderede årshjul. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender vedlagte reviderede årshjul for økonomirapportering til bestyrelsesmøder i 2016 7
Beskrivelse Årshjulet er specielt ændret for 1. kvartal, hvor der i januar og februar er fuld fokus på afdelingsregnskaber og regnskaber for de boligsociale projekter. Fra ultimo februar og de første uger af marts udarbejdes regnskaber for boligorganisationerne. For VA, AB og Tranemosegård betyder det, at Udkast til årsregnskab inkl. opgørelse af dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret behandles på marts møderne. Endeligt årsregnskab behandles sammen med revisionsprotokol på aprilmøderne. På samme møde behandles afdelingsregnskaber. På december mødet behandles budgetkontrol baseret på basis af 31. oktober bogføring mod tidligere 30. september. For BO-VEST betyder det, at Udkast til årsregnskab behandles på marts mødet mod tidligere budgetkontrol på februar mødet. 1. budgetudkast behandles på marts mødet og endeligt budget på april mødet. På december mødet behandles budgetkontrol baseret på basis af 31. oktober bogføring mod tidligere 30. september. Revideret årshjul for økonomi til bestyrelsesmøder 7. Økonomisk status på helhedsplaner Bestyrelsen tog oversigten til efterretning. Da T13 s vandrør er i dårlig stand, er der behov for, at de bliver udskiftet. Administrationen skal igangsætte et projekt omkring udskiftning af vandrør og faldstammer samt installation af sekundavandrør. Ventilationsanlæg og nedsænkede lofter laves samtidig. Ulrik Brock Hoffmeyer kunne orientere om, at der indkaldes til møde i HP4 s styregruppe i forlængelse af PAB s nej til designmanualen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. 8
Økonomisk orientering på byggesager 8. Oversigt over underskrevne pantebreve Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Oversigt over underskrevne pantebreve 9. Aktionslisten Bestyrelsen tog aktionslisten til efterretning. Omkring EMO-rapporten i afdeling 15, kan orienteres, at Rambøll er indkaldt til møde, men at der endnu ikke er fastsat en mødedato. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager aktionslisten til efterretning. Aktionslisten 10. Årsberetning 2015 Bestyrelsen godkendte tidsplan og indhold for årsberetningen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender tidsplan og indhold for årsberetningen. Beskrivelse Administrationen foreslår at fastholde årsberetningen i det nye layout, der blev indført med beretningen for 2014.
Årsberetningen for 2014 udkom i et nyt format, i det sidetal og papir-størrelse og - tykkelse var ændret jf. en beslutning i BO-VESTs bestyrelse i marts 2014 ifm. spare/indtægtskataloget. På baggrund heraf og på baggrund afen brugerundersøgelse, der viste tilfredshed med beretningen, blev det besluttet at fokusere meget mere på formandsberetninger, økonomi og kort nyt om afdelingerne. Beretningen for 2015 vil derfor lægge sig tæt op ad beretningen for 2014. Tidsplan og indhold for årsberetningen 11. Anvisningsaftale med Brøndby Kommune Bestyrelsen godkendte indstillingen og gav administrationen mandat til at påbegynde forhandlinger med Brøndby kommune om anvisningsaftaler. Det blev besluttet at administrationen kan arbejde videre med kommunen i forhold til en 25% kommunal anvisning, 25% fleksibel anvisning samt 50%> venteliste for de øvrige afdelinger. Den fleksible udlejningsaftale kunne indeholde fortrinsret til: Familier i de store boliger Folk i beskæftigelse i nærområdet Voksne børn, der ønsker at flytte tætter på deres forældre Administrationen skal være opmærksomme på den særlige regel i afdeling 15 vedr. børnefamilier. Administrationen indstiller, At bestyrelsen giver administrationen mandat til at påbegynde forhandlinger med Brøndby Kommune om en aftale om anvisning efter fleksible kriterier i T12 Gillesager/Lindeager og T13 Silergården ud fra kriterier om arbejdsmarkedstilknytning, børn og/eller alder. At bestyrelsen drøfter muligheden for at anvende fleksibel anvisning i de resterende afdelinger i Tranemosegård. 10
Beskrivelse: Brøndby Kommune ønsker ikke længere at varetage mere end den lovpligtige 25 % anvisningsret til de almene boliger i kommunen. Kommunen har derfor opsagt alle aftaler om anvisning ud over de 25 % pr. 1. januar 2016. Det betyder, at den aftale om 50 % kommunal anvisning efter fleksible kriterier, som Tranemosegård har haft i afdelingerne T12 Gillesager/Lindeager og T13 Silergården, også er opsagt. Tranemosegård er fortsat forpligtet til at afgive op til hver 4. bolig, der bliver ledig til brug for boligsocial anvisning. Nærværende indstilling sigter derudover på at skitsere, hvordan man også ved hjælp af en styrket venteliste for Tranemosegårds afdelinger kan fremtidssikre tilgangen til fortsat bæredygtige boligområder. De nuværende aftaler I de nuværende aftaler er der to afdelinger, som har haft øget anvisning fra Brøndby Kommune. Kommunen har haft 50% anvisningsret i T12 Gillesager/Lindeager og T13 Silergården siden 1998. Baggrunden herfor har været at løse sociale problemer i kommunen. De resterende boliger er blevet udlejet efter almindelig venteliste. Den kommunale boliganvisning har nogle andre anvisningsmuligheder end BO-VEST, der - med mindre fleksibel udlejning anvendes - kun kan gå efter ventelisten. Fleksible kriterier Andre boligorganisationer/selskaber med boligafdelinger i Brøndby Kommune har, i kølvandet på kommunens beslutning om at opsige anvisningsaftalerne, valgt at gøre brug af fleksible udlejningskriterier for at sikre en bæredygtig beboersammensætning i deres respektive boligområder. De fleksible kriterier anvendes således med det formål at afdelingerne på sigt skal have en beboersammensætning, der i højere grad svarer til det kommunale gennemsnit. Fleksible kriterier kunne fx være arbejdsmarkedstilknytning, der giver fortrinsret for personer, der kan dokumentere mindst 25 timers arbejde om ugen. Hertil evt. krav om et eller flere børn eller at man som senior er over 62 år og frigiver en større bolig i kommunen. Det ville i så fald være boligorganisationerne der, i samarbejde med kommunen, fastsætte de fleksible kriterier. Økonomi og ressourcer I forhold til afdelinger med 50 % anvisning dækker kommunen pt. tomgangsleje og istandsættelse af lejligheden ved fraflytters mislighold. Tidsplan Som beskrevet udløber de nuværende anvisningsaftaler med udgangen af 2015. 11
Lovgrundlag Aftale om anvendelse af fleksible udlejningskriterier indgås i fællesskab mellem boligorganisationen og kommunalbestyrelsen, jf. almenlejelovens 60. Aftalen revideres senest 4 år efter indgåelsen og kommunalbestyrelsen offentliggør indholdet af aftalen. Strategirelevans Fleksible kriterier understøtter vores værdier om social ansvarlighed og beboerne i fokus. Vi sætter beboerne i fokus ved at sikre, at beboersammensætningen i stigende grad afspejler sammensætningen af borgere i kommunen. Vi ser anvendelsen af fleksible kriterier som socialt ansvarligt idet, at kriterierne er med til at sikre en bæredygtig beboersammensætning både i boligafdelingen og i kommunen som helhed. Vurdering Det er administrationens vurdering, at anvisning efter fleksible kriterier vil fremme en bæredygtig beboersammensætning i T12 Gillesager/Lindeager og T13 Silergården. 12. Godkendelse af forlængelse af den boligsociale helhedsplan i Brøndby Strand Bestyrelsen godkendte indstillingen om forlængelse af den boligsociale helhedsplan Brøndby Strand for fremtiden samt tilkendegav ønske om at ansøge Landsbyggefonden om midler til en ny boligsocial helhedsplan for Brøndby Strand. Bestyrelsen vil løbende blive orienteret om udviklingen. Administrationen indstiller, - at bestyrelsen godkender, at den nuværende boligsociale helhedsplan, Brøndby Strand for Fremtiden, forlænges et halvt år frem til udgangen af 2016 - at bestyrelsen tilkendegiver, at der er et ønske om at ansøge Landsbyggefonden om midler til en ny boligsocial helhedsplan for Brøndby Strand. Beskrivelse Den nuværende boligsociale indsats i Brøndby Strand udløber med udgangen af juni 2016. Landsbyggefonden har meldt ud, at de gerne forlænger det nuværende projekt med 6 måneder til udgangen af 2016. Administrationen anbefaler, at vi for 12
længer projektet, så vi har tid til en god dialog om udarbejdelse afen ny boligsocial helhedsplan for perioden 2017-2020. I Brøndby Strand har afdelingsbestyrelserne og kommunen et ønske om at arbejde videre med en boligsocial indsats i området. Det betyder, at der skal udarbejdes en prækvalifikationsansøgning, der skal sendes til Landsbyggefonden primo 2016. Hos De 9 er der enighed om de indsatser, der er behov for i området i de næste fire år. Organiseringen af den boligsociale indsats og samarbejdet med den fysiske renovering i området er dog endnu ikke afklaret. Når denne er på plads vil prækvalifikationsansøgningen blive sendt til godkendelse i organisationsbestyrelsen. Økonomi Forlængelse af det nuværende projekt har ingen økonomiske konsekvenser for afdelingerne eller boligorganisationerne. Strateqirelevans De boligsociale helhedsplaner er en væsentlig del af BO-VESTs politik for Alment Socialt Ansvar (ASA). De boligsociale indsatser er med til at sikre de bedste rammer for vores beboere gennem attraktive boligområder, fællesskab, ansvarlighed, beboerdemokrati, lokalt engagement og plads til forskellighed. 13. Tranemosegårds historie i et særnummer af Tranemosegårdbladet Bestyrelsen godkendte indstilling om at udgive et særnummer af Tranemosegårdbladet med fokus på Tranemosegårds historie. Det blev besluttet at nedsætte et udvalg bestående af Dorthe Larsen, Allan Nielsen, Stig Rasmussen og Leon Rye. Administrationen indstiller: At bestyrelsen vedtager at udgive et ekstraordinært nummer af Tranemosegårdbladet udelukkende med fokus på Tranemosegårds historie o At bestyrelsen vedtager økonomien for det ekstraordinære blad At bestyrelsen udpeger et udvalg på op til tre personer, som kan lægge de nærmere planer i samarbejde med administrationen. 13
Beskrivelse: Formålet med at beskrive Tranemosegårds historie i en særudgave er at skabe en identitetsfølelse af at bo lige præcis i Tranemosegårds boliger. Nogle beboere har boet i Tranemosegård i alle årene og kan fortælle om hele udviklingen af organisationen, der er sket i takt med både udviklingen af Brøndby og af den almene boligsektor. Mange beboere er til gengæld flyttet til Tranemosegård gennem de senere år, og ved derfor måske ikke mere, end at de betaler deres husleje til BO-VEST. Med bladet kan man bringe de gamle beboeres historier frem til de nye og skabe en fælles identitetsfølelse af at bo i Tranemosegård. Med bladet kan man samtidig give beboerne et indblik i, at grunden til at de har gode, billige boliger i velfungerede områder er, at der gennem Tranemosegårds historie har været mennesker, der kæmpede for dette, og at det også kræver at man fremover kæmper for at få de bedste boligområder. Udvalg: Produktion af bladet foretages af administrationen. Det anbefales at der udvælges et udvalg på op til tre personer fra Tranemosegårds bestyrelse, som i fællesskab med administrationen udstikker de nærmere rammer for bladet, godkender synopsis samt de endelige artikler og bladet. Format: Praktisk vil det ligne en normal udgave af Tranemosegårdbladet i størrelse. Det betyder at bladet kommer op på 16 A4 sider med det genkendelige logo, samt navnet Tranemosegård på forsiden. Indhold: Indholdet vil variere mellem objektive fortællinger om udviklingen, samt de mere personlige beretninger fra nogle af de, der har været med fra starten. Dermed vil det variere mellem det mere historiske, og så de journalistisk fortalte personhistorier om livet i Tranemosegård fra 50 erne til nu. Udover teksterne vil billeddækning også spille en stor rolle. Der søges efter billeder, der kan illustrere områderne og personerne gennem tiden. Budget: Da bladet laves på samme måde som en almindelig udgave af Tranemosegårdbladet, vil budgettet være det samme som på de andre blade. Dette vil sige 50.000 kroner for bladet. I dette beløb er udover administrationens timer indregnet layout og tryk af bladet, samt distribution til ejendomskontorerne, som herefter uddeler. Tidsplan: Erfaringer fra Tranemosegårdbladet siger, at det tager omkring tre måneder fra første møde med udvalget, til bladet er trykt. Det samme vil gøre sig gældende med dette blad. Hvornår bladet skal udkomme, vurderes i samarbejde med udvalget, men et bud indtil videre er sensommer 2016, således at det ikke ligger lige op af næste nummer af Tranemosegårdbladet, som udkommer til maj. 14
14. Evaluering af beboerkurset Bestyrelsen evaluerede beboerkurset, der havde været meget lærerrigt for de deltagende beboere. Administrationen indstiller, at bestyrelsen evaluerer Tranemosegårds beboerkursus. Beskrivelse Den 17.-19. september 2015 blev der afholdt beboerkursus på Rørvigcenteret. Der deltog 17 beboere fordelt på 6 af Tranemosegårds 7 afdelinger. Afdeling 12 Gillesager/Lindeager var ikke repræsenteret. Der var generelt en meget stor tilfredshed med kurset. Den endelige afregning ligger endnu ikke klar, men forventes at kunne fremvises på mødet. Evalueringsskema fra beboerkurset 15. Evaluering af BO-VEST konferencen Bestyrelsen evaluerede konferencen. Det havde været en god konference, dog var workshopsne lidt for korte. Administrationen indstiller, at bestyrelsen evaluerer BO-VEST konferencen. Beskrivelse: BO-VEST konferencen blev afholdt den 3. - 4. oktober 2015 og i år blev konferencen afholdt på Kobæk Strand ved Skælskør. Der deltog i alt 94 beboerdemokrater, heraf 25 fra Tranemosegård. Økonomi Det endelige regnskab bliver fremlagt BO-VEST bestyrelsen den 9. december 2015, men fordelingen af udgiften til Tranemosegård, ser således ud: Deltagerbetaling i alt inkl. drikkevarer kr. 39.730,00 Fordeling af resterende udgifter kr. 31.395,25 Udgift i alt for Tranemosegård kr. 71.125.25 15
16. Orienteringssager Antenneforeningen v/ Ulrik Brock Hoffmeyer Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: Nye medlemmer i Antenneforeningen er Gadekæret fra 01/06-2016, ca. 650 tilslutninger, og Rolandshave i Brøndby, 22 tilslutninger, fra den 01/11-2015. Alle medlemmer er personligt orienteret om de nye hastigheder og priser. Opgraderingen er sket pr. 01/11-2015 for størsteparten og den 01/12-2015 bliver endnu 9 afdelinger opgraderet og 01/02-2016 opgraderes yderligere 4 afdelinger. Langt hovedparten af medlemsafdelingerne er herefter opgraderet til afdelinger med Gigabitudstyr. YouSee slukker for det analoge signal til årsskiftet. Antenneforeningen har udarbejdet en handlingsplan, der vedlægges som bilag. Handlingsplan for stop af analogsignalet 17. Orienteringssager BO-VEST v/ Dorthe Larsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18. Orienteringssager BIB v/ Dorthe Larsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Orienteringssager BL v/ Allan Nielsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Der har været afholdt bestyrelsesmøde hvor finansloven og flygtningesituationen blev drøftet. Allan Nielsen vil på BL s 9 kreds weekendkonference til marts 2016 stille op til næstformandsposten og subsidiært til repræsentantskabet i 9 kredsen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme v/ Hugo Thuge Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen blev bedt om at have opmærksomhed på muligheden for lavtemperaturdrift ved renoveringsopgaver. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Orienteringssager fra administrationen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Tranehaven - altaner På mødet den 15. juni 2015 blev der orienteret om det forlig, der var indgået med altanfirma Balco AB i Voldgiftsretten i maj 2015. Det blev endvidere oplyst, at det var aftalt med advokat Kurt Bardeleben fra LETT advokater, at han skulle udarbejde et notat, der beskrev det nærmere grundlag for hans anbefaling af at indgå et forlig. Der foreligger nu brev af 11. september 2015, hvor advokaten redegør for 17
baggrunden for hans anbefaling. Brevet vedlægges som bilag. Der vedlægges endvidere kopi af Voldgiftsrettens kendelse af 5. maj 2015. Der henvises i øvrigt til den orientering om plan for det videre omkring selve afhjælpningsarbejdet, der blev givet til bestyrelsen på mødet den 16. september 2015. Administrationen vil vende tilbage når der er indgået de endelige aftaler med Balco AB omkring den praktiske afhjælpning, der skal påbegyndes i april 2016. Brev fra advokat Kurt Bardeleben Protokoludskrift fra Voldgiftsretten Administrationsplatform Kontrakten blev underskrevet i uge 45, af både BO-VEST bestyrelsen og Domea.dks bestyrelse, samt administrerende direktører. Herefter blev der afholdt en workshop, hvor de kommende arbejdsgrupper fik lejlighed til at hilse på hinanden og sætte arbejdet frem mod konverteringen i gang. Der er aftalt en fast møderække og en fast kadence for afrapportering til styregruppen. Workshoppen var meget vellykket og der var en overordentlig god stemning blandt arbejdsgruppedeltagerne. Der er nedsat arbejdsgrupper for følgende områder: Bolig, Udlejning, Venteliste Løn og HR IT isyn og WebEjdFunk Intranet, Ekstranet, Hjemmeside Økonomi Første tilbagemelding fra arbejdsgrupperne, er ultimo november. Der er desuden lavet en ekstra fane på intranettet "Platform hvor alle nyheder og fakta om administrationsplatformen, vil blive samlet. Der vil også være mulighed for at stille spørgsmål til projektlederen på siden. 18
Status på bestyrelseswebben I forbindelse med at BO-VEST overgår til ny administrationsplatform, hvor der i øjeblikket arbejdes på at udvikle en ny bestyrelsesplatform, besluttede BO-VEST bestyrelsen på deres møde den 28. oktober 2015, at de afdelinger de ønsker at benytte sig af den nuværende bestyrelsesweb-løsning kan gøre det, men at der kun vil blive ydet support i begrænset omfang. Opfølgning på BO-VEST s basispakke i energi- og driftsoptimering Der er nu udført basispakke i energi- og driftsoptimering i de fleste AB og VA afdelinger. Konklusionen er at der har været gevinster, både økonomiske og driftsmæssige på alle besøgte afdelinger. Den samlede økonomiske besparelse i AB og VA overstiger pt. 750.000 kr. og alle afdelinger har haft større besparelser end basispakken har kostet. Silergården er den første Tranemosegård-afdeling der har haft besøg af BO-VESTs varmetekniker med henblik på energioptimering ud fra den tilbudte basispakke, og her er den estimerede besparelse det første år 477.000 kr. Det kan nævnes at Tranevænget, Moserne og Maglelund har indgået aftaler om energibesparende tiltag med firmaet Egain, der styrer deres varmeanlæg efter vejrprognoser. Disse aftaler supplerer det arbejde der udføres i basispakken i forhold til drifts- og energioptimering, og de to løsninger kan sagtens udføres sideløbende, da Egain udelukkende koncentrerer sig om prognosestyring af varmeanlægget og basispakken dækker brugsvandsanlægget, de drifts- og vedligeholdelsesmæssige forhold og alle øvrige forhold omkring drifts og energioptimering. De resterende Tranemosegård-afdelinger vil i starten af 2016, blive spurgt om de vil deltage i ordningen. Gennemgang af budgetkontrol pr. 30. september 2015, Tranemosegård I alle Tranemosegårds 7 afdelinger har bestyrelserne fået gennemgået deres budgetkontrol. Nedenfor er vist på hvilke datoer budgetkontrollen er gennemgået med afdelingsbestyrelserne: Nr. Afdeling Gennemgået Bemærkning 1 Tranevænget 10. november 3 Maglelund 11. november 4 Tranehaven 10. november 6 Moserne 10. november 12 Gillesager 03. november 13 Silergården 05. november 15 Gurrelund/Bjerrelund 02. november 19
Status på udsættelser - september - oktober 2015 Antal udsatte i september - oktober måned som følge af økonomiske forhold: - Fordelt på organisationer: VA: 2 udsættelser Tranemosegård: 1 udsættelse AB: 0 udsættelser - Fordelt på afdelinger: VA: Hyldespjældet 1 udsættelse Blokland 1 udsættelse Tranemosegård: Moserne 1 udsættelse Status på udsættelser Status på ledige lejemål i Tranemosegård pr. 31. oktober 2015 Antal ledige lejemål Boliger: 0 Erhvervslejemål: 0 Institutioner: 0 Kommentarer til lejemål: Følgende lejemål giver lejetab pga. udlejningsproblemer: Uændret siden sidste møde. Ulsøparken 2, 13. 4. Lejetab: 1. ju n i-15. juni 2015 kr. 4.329,50 Der er 3 byggesager i T13 Opsigelses- og fraflytningsstatistik Statistik for januar - oktober 2015 Til- og fratrædelser Tiltrædelser Administrationen: Sara Matikainen, chef for ledelsessekretariatet, 1. november Malene Daugaard, vikar som sagsbehandler i Boliggruppen, 1. november Diana Løvenholdt, sagsbehandleri Boliggruppen, 1. november
Jette Bonnesen, økonomimedarbejder i Økonomi, 15. oktober Birgit Nørgård, lønmedarbejder i Økonomi, 1. oktober Boligafdelingerne: Dorte Tønder, driftssekretær i Moserne, 15. november Mads Schmidt Nielsen, EF i Silergården, 1. november Sebastian Corlin, EF i Tranehaven, 1. november (tidsbegrænset) Jan Østergård, EF i Maglelund, 1. oktober Fratrædelser Administrationen: Michael Skovenboe, finansmedarbejder i Økonomi, 31. oktober Finn Nielsen, kontorbetjent i Teknik og Drift, 30. oktober Boligafdelingerne: Susanne Rømer, administrativ medarbejder i Tranevænget, 31. oktober Michael Thorsted Nielsen, førstemand i Moserne, 6. oktober Servet Eker, EF i Maglelund, 30. september Martin Andersson Stendersø, EF i Silergården, 30. september 22. Næste møde Næste møde i organisationsbestyrelsen er torsdag den 4. februar 2016. 23. Eventuelt Intet Glostrup den 3. december 2015 Dorthe Larsen Stig Rasmussen 21