Implementering af RotoCare og RotoFlex senge i Viborg Kommunes Sundhedsafdeling

Implementering af RotoCare og RotoFlex senge i Viborg Kommunes Sundhedsafdeling

Viborg Kommune har i perioden 2011 til 2014 indkøbt 67 roterende plejesenge af typerne RotoFlex og RotoCare. Målet med sengene er at opnå bedre arbejdsmiljø, større selvhjulpethed og dermed større livskvalitet hos borgeren samt en besparelse i arbejdstid. Innovationscenteret har haft projektledelsen og opgaven med at følge implementeringen af dette nye hjælpemiddel, og denne rapport er en foreløbig evaluering af projektets forløb. Indledning/Baggrund Viborg Kommune står over for en demografisk udvikling med flere plejekrævende ældre og færre medarbejdere at rekruttere af. Samtidig opleves også en stigende efterspørgsel fra personalet på flere hjælpemidler, som kan gøre plejesituationerne mere arbejdsmiljøvenlige. Også borgere efterspørger teknologier, som gør dem i stand til at mestre deres liv uden vores assistance. I efteråret 2010 blev strategiplan for Sundhed og Omsorg politisk vedtaget. Et af indsatsområderne er velfærdsteknologi. Der skal være et øget fokus på indførelse og integration af IT-teknologier og teknologiske hjælpemidler i ældreplejen, blandt andet for at imødegå fremtidens udfordringer omkring arbejdsmiljø og rekruttering. I forbindelse med afsøgning af markedet for disse teknologier blev det besluttet at igangsætte en afprøvning af plejesengene Roto Flex og Roto Care fra Lewel Plus. Roto sengene er udviklet med henblik på øget selvhjulpethed samt bedre arbejdsmiljø. Roto Flex er en fuldautomatisk seng med en roterende funktion, så borgeren ved et enkelt tryk på fjernbetjening kan komme i siddende stilling vinkelret på sengen med front ud i rummet. Herfra kan borgeren selv forflytte sig til kørestol el. lign. Dette vil gøre borgeren selvhjulpen med hensyn til at komme ind og ud af seng og videre med de daglige gøremål og samtidig spare personaleressourcer. Roto Care er en halvautomatisk seng, hvor personalet aktiverer drejefunktionen. Denne type seng vil gavne det fysiske arbejdsmiljø, ligesom brugen af den kan reducere antallet af besøg af 2. hjælper og hermed give en besparelse. Borgere kan forflyttes ud og ind af sengen, uden personalet skal berøre dem. Dette er en stor gevinst for smertepåvirkede borgere, ligesom mange demente har ubehag ved berøring. Der blev udarbejdet en positiv business case, der blandt andet indeholdt en besparelse på 30 personaleminutter dagligt for hver Roto Flex seng og en tilsvarende personalebesparelse på 15 minutter dagligt på Roto Care. På årsbasis svarende til en besparelse på ca. 67.000 kroner for en Roto Flex seng efter indkøbet samt en årlig besparelse på ca. 34.000 kroner for en Roto Care efter indkøb. Ud fra casen blev en afprøvning besluttet og igangsat. Afprøvning og dataindsamling gav et så positivt resultat på alle områder (arbejdsmiljø, økonomi og selvhjulpethed), at det blev besluttet at lave udbud på sengene for at implementere dem i Viborg Kommune. Denne rapport beskriver den efterfølgende implementeringsproces, status og yderligere indsamling af data. Side 1 af 10

Processen I afprøvningsperioden blev der på alle plejecentre lavet uddannelsesdage, hvor plejepersonalet fra inde- og udeområderne var inviteret til at komme og se de velfærdsteknologiske hjælpemidler, der var på vej. Graden af deltagelse fra de forskellige distrikter var meget varierende. Efterfølgende blev det besluttet, at forhandleren af sengene, Lewel Plus, skulle køre ud med en seng til alle plejecentre for at give en ekstra mulighed for præsentation af sengene. Dette gjorde han i samarbejde med projektlederen fra innovationscenteret, da der foruden en demonstration af sengen skulle diskuteres visitations-kriterier. Sengene blev stående på de enkelte centre, så personalegruppen havde mulighed for selv at afprøve dem og dermed få en større forståelse af sengen og dens muligheder. Der var også i denne seance stor forskel på antallet af medarbejdere, som deltog. Projektleder deltog i møde for ledere på udeområdet, hvor sengene og deres muligheder igen blev drøftet. Udegrupperne fik tilbud om at få besøg af forhandleren med en seng i de enkelte gruppelokaler. Ingen tog dog imod tilbuddet. Roto Care sengen kom i APV kataloget, og det var nu muligt for forflytningsvejledere at bestille en seng efter aftale med nærmeste leder. I denne opstartsproces blev der stillet krav om, at der skulle udarbejdes en handleplan for alle de senge, der blev bestilt. Dette skete for at sikre, at der havde været en god dialog omkring sengen, og at det løbende blev drøftet, om sengen fortsat havde sin plads hos den enkelte borger. Projektleder og repræsentant fra Hjælpemiddel service holdt jævnligt møder for at følge processen. Her blev status, visitationskriterier og bestillingsmetode blandt andet drøftet. Det blev hurtigt besluttet, at de opstillede kriterier var korrekte, og at bestilling som et Apv hjælpemiddel for Roto Care var, som de skulle være. Personalets evaluering Efter 10 måneder blev et spørgeskema sendt rundt til de steder, der på daværende tidspunkt, 1. kvartal 2013, havde en seng. 28 borgere var visiteret til en seng ud fra følgende kriterier (ofte flere per borger): Borgeren er for tung at hjælpe ud af sengen: 23 borgere. Hjælper kan ikke komme til at bruge korrekt arbejdsstilling: 24 borgere. Borgeren trækker i hjælper: 18 borgere. Borgeren reagerer fysisk på hjælpen: 10 borgere. Det er muligt at gå fra 2 til 1 hjælper ved forflytninger: 15 borgere. Side 2 af 10

Borgeren er så smertepåvirket, at hjælperen ved berøring forværrer tilstanden og derved ikke kan hjælpe borger hensigtsmæssigt ud af sengen: 7 borgere. Ressourceforbruget vurderes i undersøgelsen både før og efter, at borgeren har fået en RotoCare seng. For alle 28 borgere gælder, at plejen dagligt har været involveret i forbindelse med hjælp til ind- og udstigning af seng mellem 2 og 6 gange gennemsnittet ligger på 3,4 forflytninger dagligt. Ressourcebesparelser: Ikke alle plejecentre har svaret konkret på dette spørgsmål. Hos 19 borgere er der konkret vurderet på ressourceforbruget efter ibrugtagningen af RotoCare. Hos 12 af de 19, altså ca. to tredjedele, er man gået enten fra 2 hjælpere til 1 hjælper eller fra 1 hjælper til ingen hjælper. I tilfælde, hvor man går fra 2 til 1 hjælper, spares også ventetid på hjælper nummer 2. I 5 tilfælde har der ingen tidsmæssige besparelser været på RotoCare sengen. I 4 af disse påpeges dog andre gevinster som bedre arbejdsvilkår, øget livskvalitet for borgeren og mere nærvær i plejen. I 1 tilfælde vurderes sengen slet ikke som en gevinst og ventes udskiftet indenfor kort tid. I 1 tilfælde tager forflytningen fem minutter ekstra, til gengæld påpeges andre store gevinster, jvf. ovenstående. Feltet for frivillige kommentarer er udfyldt for 18 af de 28 senges/borgeres vedkommende. To af disse er kritiske den ene var den ovennævnte seng, som borgeren ikke havde gavn af. I det andet tilfælde påpeges det, at borgeren nemt underglider, når der er glidestykker under. De øvrige 16 kommentarer er yderst positive forhold til både arbejdsmiljø og livskvalitet for borgeren. Forskellige udsagn fra personalet i undersøgelsen: Personalets arbejdsmiljø er forbedret betydeligt både fysisk og psykisk. Stor hjælp, da borger er meget tung og ikke kan hjælpe. Hun føler sig nu tryg. Kommunikationen lettes, (borger) hjælpes i at fastholde funktionen selv. Rigtig god for både borger og personale. Ingen tunge løft/dårlige arbejdsstillinger. Giver borger mulighed for at være mere selvhjulpen.. Giver god mening, da både kommunikation og samarbejde bedres. Ingen løft, nemt og hurtigt. Borger kan nemmere samarbejde, har en god oplevelse. Gode arbejdsstillinger. Simpel for både fast personale og afløsere. Nemmere at få ud af sengen. God arbejdsstilling. Borger råber normalt under forflytning nu er han rolig. Side 3 af 10

Borger kommer hurtigt og nemt ud af sengen. Borger styrer selv fjernbetjeningen større livskvalitet og selvbestemmelse. Bedre arbejdsmiljø for personalet. Medarbejdernes udsagn stemmer overens med det, der blev forventet og beskrevet i businesscasen. RotoCare opleves som en stor forbedring af arbejdsmiljøet og en vej til større livskvalitet for borgeren. I langt de fleste tilfælde er der desuden en tidsmæssig besparelse grundet mindre personaleforbrug, mindre koordinering i forhold til 2. hjælper og mindre spildtid/ventetid. Status og erfaringer med RotoCare i 2014 Et træk fra 10.01.2014 viser, at 38 borgere på kommunens plejecentre har haft en Roto- Care. Dette er blot halvdelen af de 76 senge, som det i business casen blev skønnet, at der ville være behov for. På dagen for trækket har 23 borgere en RotoCare. (se nedenstående tabel). Center Antal senge pt. Hvor mange borgere har haft en seng Vammen: 1 Sjørup: 1 2 Skovgården: 1 2 Skovvænget: 1 2 Toftegården: 1 Åbrinken: 5 8 Birkegården: 1 Ingen, den er ikke registreret til en borger. Liselund: 2 7 Blichergården: 0 1 Bytoften: 0 Ingen, det er et psykiatrisk bosted. Højvangen: 1 Ingen, den er ikke registreret til en borger. Kildedalscentret: 0 Kildehaven: 6 11 Klosterhaven: 2 5 Klostertoften: 1 Møllehuset: 0 Ingen, det er et psykiatrisk bosted. Overlundgården: 0 Tabellen afslører markante forskelle mellem de enkelte plejecentres brug af RotoCare. Det kan blandt andet noteres, at: 4 af de 17 plejesteder tegner sig for 75 procent af alle senge, der har været i brug. På de to største centre i kommunen er sengen ikke i brug, eller man har kun een. 5 steder har man ingen seng (heraf er de to dog psykiatriske bosteder). Andre steder har man haft adskillige senge. Dette tyder på, at der løbende laves en vurdering af sengene, og at sengen bruges målrettet. Side 4 af 10

2 steder har man fortsat ikke registreret den seng, der kom til låns i begyndelsen af projektet. For at undersøge årsagen til disse forskelle er nogle af de mest aktive plejecentre i forhold til RotoCare i februar 2014 blevet interviewet om deres erfaringer med sengen. Tilsvarende er også de centre, der ikke har taget sengen i brug, blevet spurgt om årsagerne hertil. Der er talt med ledere og med forflytningsvejledere/ergoterapeuter. De centre, der bruger RotoCare mest, er meget begejstrede for den. Igen er det arbejdsmiljø og livskvalitet for brugerne, der står øverst på listen. Det siges blandt andet, at: - Det har gavnet vores arbejdsmiljø meget. - I forbindelse med fodpleje og støttestrømper er der meget mindre belastning af lænden. - Personalet bliver ikke belastet i skuldre og arme, fordi borgeren selv hjælper med at stige ud af sengen. - Vi er vanvittigt glade for den. - Vi har stor fokus på at se, hvornår sengen kan gavne borgeren og personalet. Det opleves også, at sengen øger borgernes livskvalitet og selvhjulpethed og er med til at bevare deres ressourcer i længere tid. Specielt omkring demente er man blevet overrasket over, hvor stor en forskel sengen gør i forhold til sygdommen. Udsagn omkring demente: Sengen mindsker graden af umyndiggørelse. Der er mindre berøring, og det gør borgeren mere rolig og giver en roligere pleje. Vi undgår episoder med vold. Når borgeren kan komme op og kan være med, mindskes det udadreagerende. Vi har en dement dame, der ikke ville have, at vi tog fat i hende. Nu træder hun selv ud af sengen uden ubehag, og vi har en meget bedre morgen. Eneste ulempe, som påpeges, er RotoCares relativt store pladskrav. Lejeprisen opleves som høj, men samtlige ledere både blandt de ivrige og knap så ivrige brugere af sengen afviser, at det kunne afskrække fra at bruge sengen. Det siges blandt andet: - Det er ikke en billig seng, så den skal godkendes af mig. Men hvis det er det, der skal til for at gavne både personalet og brugerne, så må prisen være underordnet. - Medarbejdere og borgere skal have de bedst mulige vilkår. Jeg kan ikke sætte langtidsfravær og sygemeldinger op imod en lejepris det kan blive dyrere i længden. - Vi vurderer naturligvis hele tiden, om den er nødvendig for at løse plejeopgaven. Men for mig står arbejdsmiljøet over prisen. - Det kan jo hurtigt spare et par sygedage i forhold til en lænd eller en skulder. Som omtalt har nogle af kommunens største plejecentre meget få erfaringer med RotoCare. Adspurgt siger lederne, at det ikke skyldes hverken lejepris eller negative erfaringer med sengen. De har bare ikke fundet anledning til at anvende den. Udsagn fra ledere: - Det er så enkelt, at vi ikke har nogen borgere, der er egnede til dem. - Det kan være, at personalet ikke rigtig kan se, hvor sengen kan være en mulighed. Side 5 af 10

- Der er ikke rigtig nogen, hvor vi synes, den passer. Enten er de så friske, at de selv kan komme ud af sengen, eller også er de så dårlige, at den ikke er relevant. - Vi har stor fokus på genoptræning og rehabilitering, så borgerne er ret selvhjulpne. Der er desuden blevet spurgt til introduktion af RotoCare. Alle ledere angiver, at centret har deltaget i de indledende introduktionskurser. Et af de centre, der bruger RotoCare mest, har haft leverandøren ude og demonstrere sengen for både daghold, aftenhold og nattevagter. Brug af RotoCare i udegrupper RotoCare sengen har været ude hos 8 borgere i eget hjem. 6 af disse har stadig sengen, mens den ikke længere er relevant hos de sidste to. Tre af de seks senge er i brug i samme distrikt. To senge er i et andet distrikt, mens den sidste står i et tredje distrikt. I de resterende 9 distrikter er der ingen RotoCare senge i brug hos borgere i eget hjem. Der er ingen åbenlys årsag til, at der er så markant en forskel på behovet i de forskellige distrikter. Forskellene må derfor bero på distrikternes kendskab, opmærksomhed og indstilling til sengene. ROTOFLEX 13 borgere har haft Roto Flex sengen i eget hjem. 4 af disse har stadig sengen, mens de øvrige 9 har haft brug for sengen i en kortere eller længere periode. Antal dage i alt svinger fra 11 til 1002 dage. Borgerne har haft forskellige diagnoser, ofte sklerose, parkinson eller ALS. På 8 af de 13 senge er der lavet en registrering af borgerens behov for hjælp før og efter leveringen af sengen. Der blev spurgt om: 1. Besparelse af personale ressourcer. Sengene blev i alle 8 tilfælde bevilget, for at borgerne skulle kunne klare ind og udstigning af seng uden hjælp fra personale. For 6 borgere er dette lykkedes. 1 borger lykkedes det aldrig, og hun fik i stedet en RotoCare. 1 borger får hjælp efter behov. 2. Hvornår visiteres der til sengen? 2 borgere får sengen, inden hjælpen sættes ind. De sidste 6 fik den grundet et kraftigt fald i funktionsniveau eller ny sygdom, der gør, at de her og nu får behov for hjælp fra plejen. Efter en periode afprøves sengen. Udsagn fra borgerne om RotoFlex: Side 6 af 10

Den gør, at jeg nu kan komme ud af sengen på 4 minutter, hvor det før tog op til 2 timer. Jeg har lige skadet min arm, og uden sengen skulle jeg have haft hjælp af kommunen. Jeg kan klare mig uden hjemmehjælp. Jeg er lam i venstre side, hvilket gør det næsten umuligt at komme ind og ud af sengen. Jeg var nået det punkt, hvor jeg skulle til at have hjælp fra hjemmeplejen. Nu hvor jeg har fået Roto Flex, bestemmer jeg selv, hvornår jeg vil i seng, og om jeg vil have en lur midt på dagen. Jeg ønsker at klare mig uden hjælp, og det bidrager sengen til. Den gør, at jeg kan lægge mig, når der ikke er nogen til at hjælpe mig. Tidligere kørte min mand hjem fra arbejde for at hjælpe mig, når jeg skulle sove til middag. Den er helt fantastisk, jeg bruger den i øjeblikket som en lænestol, der kan give mig mange muligheder for stillingsskift. Nu kan jeg lægge mig uden hjælp. Side 7 af 10

Konklusioner Erfaringer Både ledere og personale udtrykker stor begejstring for RotoCare sengen, når de har den. Den forbedrer det psykiske og ikke mindst det fysiske arbejdsmiljø, giver bedre samarbejde og nærhed med borgeren og giver borgeren større livskvalitet og selvhjulpethed. Også den fuldautomatiske RotoFlex fungerer godt, der hvor den er kommet ud. Kun i et tilfælde har man fejlvurderet borgeren. Omfang RotoCare og RotoFlex benyttes langt fra i det omfang, det var forventet ud fra business casen. Der var forventet et behov for cirka 40 RotoFlex og 76 RotoCare i hele Viborg Kommune. Der er indkøbt 9 RotoFlex og 51 RotoCare. Status i dag er, at 4 RotoFlex er i brug hos borgere, mens cirka 30 RotoCare er i brug. Der er store forskelle på centre og distrikters benyttelse af sengene nogle bruger dem flittigt og har stor glæde heraf, mens andre slet ikke eller stort set ikke benytter dem. Der er ikke fundet nogen åbenlys årsag til disse forskelle. Udbytte RotoFlex: Der var i business casen kalkuleret med en tidsmæssig besparelse på en RotoFlex på 30 minutter dagligt. De tilgængelige tal for 8 borgere viser, at 6 af disse blev i stand til selv at klare ind- og udstigning af seng med RotoFlex. En borger var fejlvurderet, og en får hjælp efter behov. Besparelsen må siges at leve op til det forventede. RotoCare: Der var i business casen kalkuleret med en tidsmæssig besparelse på 15 minutter dagligt. I den omtalte spørgeskemaundersøgelse på plejecentre var der vurderet på ressourceforbrug hos 19 borgere. Hos 12 af disse er der sparet en hjælper ved forflytninger foruden spildtid/koordinering med 2. hjælper, og her har besparelsen i høj grad levet op til det forventede. I de 7 andre er der ingen tidsbesparelse for 5 af disse påpeges dog stadig store gevinster på arbejdsmiljø og livskvalitet. Udfordringer Når RotoCare og RotoFlex på den ene side lever op til det forventede og skaber stor tilfredshed i alle led men på den anden side bruges i et omfang langt under det forventede, må der søges efter en forklaring herpå. Var demonstration og introduktion til sengene god nok? Nåede vi ud til alle? Kender alle faggrupper i Sundhed og Omsorg sengene godt Side 8 af 10

nok til at kunne tænke det ind? Skal der erfaringer med, når sengen præsenteres. Har nogle svært ved at se, hvor sengen er relevant? Trods gentagne tiltag og en omfattende indsats på præsentation og tilbud om skoling, er kendskabet og brugen af sengen ikke så udbredt som forventet og ønsket. Dette er problematisk, ikke mindst, fordi sengene både kvalitativt og økonomisk lever op til det forventede, når de er i brug Anbefalinger. Der er i kommunen sket en omstrukturering inden for hjemmeplejen, som betyder, at nye ledere er kommet til. Derfor er der igen blevet sat fokus på selvhjulpen med teknologi, heriblandt de roterende senge. Gruppelederne har været inviteret til møde på Hjælpemiddelservice for teknologier og mulighederne med disse. Dette forløb er en oplagt mulighed til igen at få fokus på Roto sengene. Der er ingen tvivl om, at sengene har deres berettigelse både på plejecentre og i udegruppe. Vi må dog konkludere, at skal vi have alle med, må der igangsættes en målrettet indsats. Det bør være et indsatsområde at udbrede kendskabet til RotoFlex, da der kun er 4 ude i en kommune af Viborgs størrelse. Målgruppen kan være kommunale visitatorer, terapeuter, sygehuse. Det anbefales også, at der sættes fornyet fokus på RotoCare sengene, så de i højere grad tænkes ind i plejen. Forudsætningen for at lykkes med dette, er opbakning fra både centerledere og gruppeledere. Derfor skal valget af indsatsen træffes i samarbejde med disse. Det kunne eksempelvis ske til et ledermøde, hvor også arbejdsmiljøkonsulenten og fælles arbejdsmiljørepræsentant inviteres. Her vil man kunne præsentere målsætningerne og inddrage lederne i valg af indsats. Side 9 af 10

Vi ser 3 muligheder: Nye grupper i forbindelse med visitation adresseres. Det kan være terapeuter, visitatorer, sygeplejersker. Det vil også give mening at invitere HPU området med i processen. Disse grupper tilbydes demonstration af senge og drøftelse af målgruppen med deltagelse leverandøren af sengen og gerne en repræsentant fra driften, der har stor erfaring med sengene. 1. Road show for udegrupper og forskellige centre i HPU. Leverandør kommer rundt med en seng, der kan vises og demonstreres for personalegruppen. 2. Behovsvurdering. Lewel Plus laver en vurdering af behovet for senge på et eller to udvalgte plejecentre og kommer med anbefalinger. Hvis disse godkendes, følger fysioterapeuten fra Lewel Plus implementeringsdelen tæt. 3. Et af de halvårlige forflytnings-brushups indeholder genopfriskning og demonstration af Roto sengene. Side 10 af 10