Vedrørende: Projektbeskrivelse - Optimering af samspillet mellem borger.dk og randers.dk Sagsnavn: Optimering af borger.dk herunder artikelimport og lokalt indhold Sagsnummer: 00.13.06-P20-1-13 Skrevet af: Jan Hyldgaard Engrob og Else Eisenhardt E-mail: jhe@randers.dk og ee@randers.dk Forvaltning: Kommunikation og Borgerservice Dato: 29-01-2013 Sendes til: Karen Balling Radmer og Birthe Andersen Projektgruppen består af Else Eisenhardt (Borgerservice) og Jan Engrob (Kommunikation) Resumé Formålet med dette projekt er at optimere samspillet mellem borger.dk og randers.dk. Dette skal ske gennem brug af artikelimport til randers.dk og ved at lægge lokalt indhold på borger.dk. Borger.dk stiller en række fællesoffentlige komponenter gratis til rådighed for alle offentlige myndigheder. For at nå kommunens digitaliseringsmål kan vi med fordel i højere grad gøre brug af disse muligheder. Der skal afsættes resurser fra både Borgerservice og Kommunikation til at drive dette projekt og gennemføre opgaverne. Der skal også i forskellige forvaltninger afsættes resurser, men det vurderes ikke at være mere end, hvad der i forvejen er afsat til digitalisering. Indstilling Det indstilles at projektbeskrivelse og handlingsplanerne godkendes og at der i samarbejde med projektgruppen bliver afsat de nødvendige resurser. Projektbeskrivelse Borger.dk har over en årrække udviklet sig til en vigtig spiller som fællesoffentlig informations- og selvbetjeningsportal. I juni 2012 åbnede borger.dk i en ny og moderniseret version (version 3). Samtidig har borger.dk også set en markant stigning i besøg - en tendens der må forventes at fortsætte bl.a. pga. Udbetaling Danmark og en massiv reklamekampagne for sitet. Et godt samspil mellem borger.dk og randers.dk er derfor måske mere end nogensinde blevet en vigtig faktor for succes i Randers Kommunes digitaliseringstiltag. Samtidig er det et led i Randers Kommunes todelte strategi i forhold til MitRanders og borger.dk /Min Side. Følgende fokusområder og opgaver foreslås for at indlede arbejdet med at skabe synergi mellem borger.dk og randers.dk samt MitRanders. 1
Fokusområder: Randers Kommune skal være aktiv på borger.dk. Når borgerne bruger borger.dk som indgang skal kommunespecifikt indhold og selvbetjeningsløsninger være tilgængelige. Hvor det giver mening skal Randers Kommune anvende tekst fra borger.dk på egen hjemmeside. Dermed undgås det, at kommunen selv benytter unødige ressourcer på at skrive og vedligeholde tekster. Medarbejdere, der arbejder med digitalisering i Randers Kommune, skal have kendskab til borger.dk så de også kan servicere borgere, der bruger denne indgang. Opgaver: 1) Opdatering af lokalt indhold på borger.dk a) Tjek at alle Randers Kommunes selvbetjeningsløsninger kan tilgås fra borger.dk og at der er vejledninger på borger.dk til selvbetjeningsløsningerne, som matcher den fremgangsmetode, Randers Kommune ønsker. b) Tjek og tilret kontaktbokse på borger.dk. Fokus på at de korrekte kontaktoplysninger fremgår og at disse er i overensstemmelse med kommunens kanalstrategier. Tjek at kontaktbokse fremgår alle relevante steder på borger.dk. c) Tjek hvorvidt der er artikler på borger.dk, hvor der er brug for kommunespecifikt indhold. 2) Artikelimport a) Der skal udvikles funktionalitet til kommunens CMS, så artikelimport fra borger.dk er teknisk mulig. b) Afdækning af hvilke artikler og hvilket artikelindhold, der skal importeres. 3) Udbredelse af kendskabet til borger.dk blandt medarbejdere, der arbejder med digitalisering og eller borgerbetjening i Randers Kommune. 1. Opdatering af lokalt indhold på borger.dk a) Selvbetjeningsløsninger på borger.dk Leverandører med mange kommunale kunder, sørger selv for at deres selvbetjeningsløsninger er at finde på borger.dk (KMD, CSC og EG Kommuneinformation). Derfor er langt hovedparten - og de mest brugte løsninger - helt automatisk på borger.dk og altid i nyeste version. Randers Kommune skal dog selv sikre at egenudviklede selvbetjeningsløsninger er at finde på borger.dk. Derfor skal der tjekkes op på alle de løsninger kommunen har, som ikke er fra en af ovenstående leverandører. Det største arbejde ligger her i et tjek af de egenudviklede løsninger f.eks. på Miljø og Teknik. Alle kommunens selvbetjeningsløsninger tjekkes, først de obligatoriske områder fra bølgeplanerne 2
derefter de resterende. Opgaven udføres af EE og JHE, da det vurderes at være mest hensigtsmæssigt at gøre det centralt fra fremfor at lægge det ud til de enkelte afdelinger. b) Kontaktinformationer På borger.dk er der bokse med kontaktinformation og åbningstider ved alle selvbetjeningsløsninger. Alle bokse henviser i dag til borgerservice. Dette er ikke altid hensigtsmæssigt, da det på nogle områder er mere kanalstrategisk korrekt at kontakte en specifik afdeling - f.eks. ved emnet beholderkontrol skal der vises en kontaktboks for den afdeling i Miljø og Teknik, der står for beholderkontrol. Arbejdsgruppen har kontaktet borger.dk for at undersøge, hvordan yderligere kontaktinformation tilføjes. Svaret var, at det desværre ikke er muligt at tilføje kontekstspecifik kontaktinformation. Data trækkes fra FOA, men borger.dk er ved at udvikle et nyt system, der skal afløse FOA. I det nye system vil det blive muligt at lave forskellige kontaktkanaler, som borger.dk kan trække på det vil sige, at kontaktinfo kan være kontekstspecifik. Tidshorisonten hedder lige nu inden sommerferien. Arbejdsgruppen afventer derfor indtil videre borger.dk s udviklingsarbejde. Arbejdsgruppen vil dog på store selvbetjeningsområder og obligatoriske områder vurdere om der i lokalt indhold kan vises korrekt kontaktinformation. Se næste afsnit om lokalt indhold. c) Tilpasset Randers Kommune indhold - Lokalt indhold Fra borger.dk: Lokalt indhold er en gratis service, som myndigheder kan benytte til at berige borger.dk s artikler med lokalt specifikt indhold. Eksempelvis kan særlige lokale retningslinjer, der knytter sig til en vielse og dets ritual eller parkering i en kommune, tilføjes til den generelle tekst, der allerede findes på borger.dk. Lokalt indhold bliver vist på borger.dk, når brugeren har valgt kommunen eller er logget på med NemID/Digital Signatur. Den enkelte myndighed har ansvaret for vedligeholdelse af lokalt indhold. Ligeledes er den enkelte myndighed forpligtet til at skrive lokalt indhold i henhold til borger.dk s skrivevejledning. Der findes i dag over 550 artikler på borger.dk, hvor der kan tilføjes lokalt indhold. Det skal undersøges på hvilke områder Randers Kommune har kommunespecifikt indhold. Se eksemplet på lokalt indhold fra Gribskov Kommune herunder: 3
Det vil være en meget omfattende opgave at gå samtlige artikler slavisk igennem, arbejdsgruppen vil derfor trække på de erfaringer andre kommuner har gjort sig i arbejdet med lokalt indhold. Konkret stiller borger.dk en liste til rådighed, der viser hvilke områder andre kommuner har lokalt indhold på. Denne liste er opdateret pr 13/6 2012 og på det tidspunkt havde mindst en kommune lokalt indhold på 104 ud af 562 artikler. Den kommune der havde mest indhold havde indhold på 25 artikler. Arbejdsgruppens vil gennemgå disse 104 artikler samt artikler på de obligatoriske områder. I dette arbejde bliver det nødvendigt at inddrage relevante afdelinger og trække på deres viden om lokale forhold. 2. Artikelimport Fra borger.dk Med artikelimporten kan din myndighed gratis importere borger.dk s artikler til egen hjemmeside. Artiklerne på borger.dk udarbejdes og vedligeholdes af enten centralredaktionen eller af en samling af myndigheder, som sammen driver et borgertema på portalen. Emner som økonomi, skat og SU er eksempler på borgertemaer. Følgende indholdselementer fra artikler på borger.dk kan hentes ind på hjemmesiden: Titlen på artiklen Artiklens manchet Artikelteksten (inkl. borgertemaindhold, med få undtagelser) Portalservice/selvbetjening Publikationer Lovgivning Kontakter Lokalt indhold Der skal udvikles funktionalitet til kommunens CMS, så artikelimport fra borger.dk er teknisk mulig. Herunder skal pris undersøges og tidsplan laves. Da det er Assemble, der har udviklet CMS et er det arbejdsgruppens anbefaling af de også laver denne funktionalitet. Assemble er ved at udvikle en række andre komponenter til kommunen så artikelimportfunktionaliteten skal prioriteres blandt disse. Det er en stor opgave at finde ud af, hvilke artikler og hvilket indhold vi med fordel kan importere fra borger.dk. Her foreslår arbejdsgruppen at starte med artikler, der omhandler emner fra de obligatoriske selvbetjeningsområder, samt trække på den erfaring andre kommuner har med artikelimport. 4
3. Udbredelse af kendskabet til borger.dk i Randers Kommune For at nå vores digitaliseringsmål, er det vigtig at borgerne let finder selvbetjeningsløsninger og svar på spørgsmål, hvad enten de vælger randers.dk eller borger.dk som indgang. Medarbejderne i Randers Kommune kender i en vis udstrækning kommunens hjemmeside, men mange har ikke stort kendskab til borger.dk. Det er vores forventning at flere og flere borgere - også i Randers Kommune vil bruge borger.dk, både på grund af intensiv markedsføring og på grund af Udbetaling Danmarks brug af borger.dk som platform. I den forbindelse vil det være hensigtsmæssigt at udbrede kendskabet til borger.dk hos medarbejdere, der arbejder med digitalisering og/eller borgerbetjening i Randers Kommune. På grund af omfanget af denne opgave anbefaler arbejdsgruppen dette bliver et projekt for sig, f.eks. stadig i et samarbejde mellem Kommunikation og Borgerservice. 5