Nye features i Epos e-rekruttering version 1.2
Indholdsfortegnelse 1 Indledning...1 2 Opdatering fra gammel til ny version...2 2.1 To scenarier for overgangen mellem gl. og ny løsning...3 2.1.1 Scenarie 1: Konvertering af opsætning... 3 2.1.2 Scenarie 2: Fuld konvertering... 3 2.1.3 Gældende for begge scenarier... 4 3 Brugerflade...5 4 Overblik over kandidater...5 4.1 Flyt- og redigérbare kolonner...6 4.2 Sorterings- og søgefunktionalitet...7 4.3 Bedre mulighed for at bladre mellem sider i kandidatoverblikket...7 4.4 Ekstra Note-kolonne...7 4.5 Antal kandidater pr. side...8 4.6 Baggrundsfarve...8 5 Overblik over den enkelte kandidat...9 6 Analyse...9 7 Ansøgningsprocedure...10 8 Skabeloner, stillingstyper og supplerende spørgsmål...11 9 Stillingsopslag oprettelse og publicering...11 9.1 Oversigt over stillingsopslag og instanser...12 10 Brugergrupper med differentierede rettigheder...14 11 Forbedret teksteditor...15 16. april 2010 Side 0
1 Indledning I det følgende gennemgås de væsentligste nyheder og forbedringer i den nye version af Epos e-rekruttering. Versionen har fået et helt nyt design og indeholder en lang række nye interessante funktioner og muligheder. Designmæssigt følger Epos e-rekruttering nu den linje, som gælder for de øvrige webbaserede applikationer fra PBJ; Epos HR og Epos Portal. Designet er b.la. inspireret af Microsofts CRM-løsning, hvilket sikrer genkendelighed, standardisering og brugervenlighed. Grundlæggende er de basale funktioner og muligheder bibeholdt i forhold til den nuværende version af Epos e-rekruttering. Samtidig er der føjet en del nye features til, som øger fleksibilitet, tilpasningsmuligheder, rapporteringsmuligheder og ikke mindst brugervenlighed. I det følgende kan du dels læse om de forskellige muligheder for overgang fra gammel til ny løsning, dels læse om de nye features, som vi glæder os meget til at præsentere nærmere for dig. 16. april 2010 Side 1
2 Opdatering fra gammel til ny version Figuren nedenfor viser hvorledes overgangen fra den gamle til den nye version kan se ud. 16. april 2010 Side 2
Processen er tilrettelagt, så joblister på hjemmeside og intranet i kortest muligt tidsrum vil være utilgængelige for kandidater. Den gamle løsning vil i forberedelsesfasen køre parallelt med at den nye løsning installeres og sættes op, og først når den nye løsning er helt på plads, vil skiftet til den nye løsning finde sted. Det endelige forløb aftaler PBJ med den enkelte kunde. Selve skiftet sker ske i form af: 1) Publicering af nye joblister på hjemmeside/intranet (inddragelse af webmaster). 2) Ledere får adgang til den nye løsning sammen med en introduktion til ny funktionalitet/design (evt. via handouts). 3) Manuel konvertering i den nye løsning, af ansøgere, der har ansøgt i forberedelsesfasen. Dette foretages af HR-afdelingen. Jo kortere forberedelsesfasen er dvs. jo mere fokuseret virksomheden er på at få den nye løsning på plads i samarbejde med PBJ jo mindre vil konverteringsopgaven under pkt. 3) blive. Det er i denne forbindelse en fordel, at forberedelsesfasen sker i en periode, hvor der ikke er slået så mange stillinger op (helst ingen). 2.1 To scenarier for overgangen mellem gl. og ny løsning Der er to scenarier for at overgå fra den gamle til den nye løsning: 2.1.1 Scenarie 1: Konvertering af opsætning Det første scenarie indebærer, at opsætning vedr. stamdataskabelon, CV-skabelon, statusvalg, medier, arbejdssted, arbejdsområde, sprog og e-mailskabeloner konverteres fra den gamle til den nye løsning. Løsningen indebærer ikke konvertering af stillingsopslag, brugere og kandidater. Scenariet medfører, at emnebank-emner, som virksomheden gerne vil beholde og kunne søge på, skal konverteres manuelt. 2.1.2 Scenarie 2: Fuld konvertering Det andet scenarie indebærer, at data, udover den i scenarie 1 nævnte opsætning, konverteres fra den gamle til den nye løsning, herunder: stillingsopslag (instans uden dato oprettes på hvert stillingsopslag) brugere brugertilknytning til kandidater stamdata på kandidater CV-data på kandidater data i Uddybende information og Jobprofil (se efterfølgende afsnit) billeder af kandidater dokumenter vedhæftet kandidater seneste vurderinger af kandidater emnebank-status på kandidater noter på kandidater statusvalg på kandidater medievalg journalnr. på ansøgninger dato for sidste statusskift på kandidater log på kandidater 16. april 2010 Side 3
Efter konverteringen sættes løsningen så hurtigt som muligt i drift, så tiden for parallelkørsel bliver så kort som muligt, og den manuelle konvertering fra den gamle til den nye løsning minimeres. 2.1.3 Gældende for begge scenarier Oplysninger i skabelonerne Uddybende information og Jobprofil kan ikke konverteres helt identisk til den nye løsning, da den nye databasestruktur er væsentligt ændret på disse skabeloner. Til formålet er der derfor oprettet to ekstra skabeloner. Felterne på disse kan dog ikke automatisk grupperes som i den gamle løsning, så alle de konverterede felter ligger blot i en lang række, og skal herefter justeres manuelt på plads. 16. april 2010 Side 4
3 Brugerflade Brugerflade, menu-struktur og layout har generelt gennemgået en række grundlæggende forbedringer. Der er nu stor lighed med brugerfladerne fra både Epos HR og Epos Portal: 4 Overblik over kandidater Kandidatoverblikket er det første skærmbillede, man møder efter log-in. Her er sket væsentlige ændringer i forhold til den gamle version: 16. april 2010 Side 5
4.1 Flyt- og redigérbare kolonner Rækkefølgen af kolonnerne i Kandidatoverblikket kan frit ændres efter ønske, ligesom kolonnebredden kan ændres til ønsket bredde: De valgte kolonne-indstillinger kan gemmes ved tryk på symbolet længst til højre, og vil derefter være gældende også ved næste login: Kandidater kan grupperes ved at trække en given kolonne til den blå bjælke: 16. april 2010 Side 6
4.2 Sorterings- og søgefunktionalitet Brugen af emnebank er ændret således, at kandidater lagt i emnebank vises adskilt fra de øvrige kandidater i løsningen. Det er derfor mere enkelt og overskueligt at arbejde med emnebank-kandidaterne: Man kan nu via en combo-boks fremsøge kandidater efter hvilken gennemsnitlig vurdering, de har fået. Det gør det let og overskueligt at arbejde med de 3 forskellige vurderingskategorier ifm. screenings- og indkaldelsesprocessen: 4.3 Bedre mulighed for at bladre mellem sider i kandidatoverblikket I nederste højre hjørne kan vælges en bestemt side i kandidatoverblikket. Det gør det let at springe frem og tilbage mellem de forskellige sider: 4.4 Ekstra Note-kolonne Der er etableret en ekstra kolonne til at angive noter på den enkelte kandidat. Den ekstra kolonne kan slås fra efter ønske: 16. april 2010 Side 7
4.5 Antal kandidater pr. side I øverste højre hjørne kan der vælges mellem 3 forskellige antal af kandidater, der bliver vist i kandidatoverblikket: 4.6 Baggrundsfarve Man kan selv angive det antal af dage, der genererer en ny baggrundsfarve i kandidatoverblikket, ligesom selve farverne kan ændres efter ønske. Farverne skifter nu i forhold til sidste statusskifte, og ikke i forhold til tidspunktet, hvor ansøgningen er modtaget. 16. april 2010 Side 8
5 Overblik over den enkelte kandidat Forbedret overblik over ansøgning og proces: 6 Analyse Forbedret og mere brugervenligt analysemodul. Alt indtastet data er søgbart. Giver en stor fordel ifm. screening af kandidater, ikke mindst hvis man har tilknyttet supplerende spørgsmål og skabeloner til et stillingsopslag. 16. april 2010 Side 9
7 Ansøgningsprocedure Brugerflade og layout i ansøgningsproceduren er forbedret, og fremstår mere intuitivt for ansøger. Proceduren kan stadig bestå af - fra blot de 2 obligatoriske steps personlige oplysninger og vedhæftning af filer til flere steps med tilknyttede skabeloner og supplerende spørgsmål: Eksempel på stillingsopslag, hvortil der er knyttet dels en skabelon til angivelse af erhvervserfaring, dels nogle supplerende spørgsmål omkring erfaring med Word og Excel: 16. april 2010 Side 10
8 Skabeloner, stillingstyper og supplerende spørgsmål Væsentligt forbedrede muligheder for at tilknytte dynamiske skabeloner og supplerende spørgsmål til et stillingsopslag. Giver dels bedre mulighed for at spørge til specifikke kompetencer, erfaringer mv. hos kandidater, dels mulighed for efterfølgende effektiv screening i rekrutteringsprocessen. Oprettelse af skabeloner foregår trinvis med faneblade, sektioner og felter: 9 Stillingsopslag oprettelse og publicering Oprettelse af stillingsopslag foregår nu i to tempi. Først oprettes stillingsopslaget med titel, tekst og evt. tilknyttede spørgsmål og skabeloner. Derefter oprettes selve publiceringen, hvor der vælges publiceringsstart, joblister, sprog mv., og hvilke brugere, der skal tilknyttes opslaget. Under det enkelte stillingsopslag vil både nuværende publiceringer og tidligere publiceringer være tilgængelige og redigérbare. 16. april 2010 Side 11
9.1 Oversigt over stillingsopslag og instanser A. Oprettelse af selve stillingsopslaget: 16. april 2010 Side 12
B. Oprettelse af publiceringen. Bemærk nyt notefelt og ny kalenderfunktion: 16. april 2010 Side 13
10 Brugergrupper med differentierede rettigheder Som standard er der oprettet 2 brugerprofiler: én til administratorer og én til brugere. Administrator-profilen giver adgang til alle dele af Epos e-rekruttering, mens bruger-profilen som hidtil giver adgang til de elementer, som dækker de gængse behov for en bruger: adgang til egne kandidater, vurderingsfunktion mm. Herudover er det muligt at oprette brugergrupper med differentierede brugerrettigheder, defineret på feltniveau. Det giver bl.a. den fordel, at der kan etableres brugergrupper med rettigheder, der matcher helt konkrete behov hos en enkelt bruger, eller hos en gruppe af brugere. PBJ vil i alle tilfælde anbefale, at det er PBJ, der foretager opsætningen af en specifik brugergruppe. Oprettelsen af en ny bruger foregår som vanligt, hvorefter brugeren tilknyttes en specifik brugergruppe: 16. april 2010 Side 14
Det er muligt for alle brugere efterfølgende at redigere i egne brugeroplysninger herunder også ændring af kodeord: 11 Forbedret teksteditor Teksteditoren til oprettelse af mails og stillingsopslag er blevet forbedret både i funktionalitet og brugervenlighed herunder også mulighederne for at arbejde med billeder og grafik: 16. april 2010 Side 15