Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse Odense Kommune, Job- og bistandsafdelingen Rummelige arbejdspladser i samspillet mellem private leverandører og Odense Kommune København den 12. februar 2004
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Brug af sociale klausuler... 4 3. Typer af sociale klausuler... 6 4. Sociale klausuler i Odense Kommune... 7 5. Organisering i kontraktfaserne... 9 6. Relevante kontaktpersoner... 10 7. Gode råd inden I skal i gang... 11 KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 2
1. Indledning Dette informationsmateriale har til formål at sætte det rummelige arbejdsmarked højere på dagsorden i forbindelse med udbud i Odense Kommune. Der er mange gode grunde til at bruge sociale klausuler i forbindelse med udbud men Hvordan skal det gribes an og hvordan kommer man i gang? Hvilke områder er det oplagt at bruge sociale klausuler på? Og hvordan skal de formuleres? Det er nogle af de spørgsmål dette informationsmateriale vil fokusere på. Det er således meningen, at informationsmaterialet skal gøre det nemmere for kommunens jobkonsulenter, de private leverandører m.fl., at bruge sociale klausuler i forbindelse med udbud. Baggrunden for materialet er, at der i kommunal sammenhæng, er et stort potentiale for gøre det private arbejdsmarked mere rummeligt, ved i forbindelse med udbud af driftsopgaver at benytte sociale klausuler. Når der er behov for information, hænger det sammen med, at der er mange myter, fordomme og barriere omkring de sociale klausuler. Det betyder at potentialet med hensyn til at benytte sociale klausuler ikke udnyttes i væsentlig omfang. Sociale klausuler Definition: En social klausul er et krav i en udbudskontrakt. Kravet indebærer en nærmere angivet social forpligtelse for den, der vinder opgaven. En social klausul kan også være et krav i en intern kontrakt (dvs. kontraktstyring). En social klausul kan fx sigte mod at ansætte et bestemt antal medarbejdere på særlige vilkår, eller mod at formulere en etnisk ligestillingspolitik. Formålet med sociale klausuler er at gøre arbejdsmarkedet mere rummeligt. Kilde: www.udbudsportalen.dk/socialaftaler KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 3
2. Brug af sociale klausuler Sociale klausuler bruges typisk i forbindelse med udbud, de kan dog også anvendes i forbindelse med kontraktstyring. Egnethed Der er flere parametre, der har indflydelse på, hvor velegnet en opgave er til at stille krav om sociale klausuler. De væsentligste parametre er: Opgavens volumen For det første er det naturligt, at en opgave skal have en vis volumen skal beskæftige et vist antal mennesker - før det giver mening, at stille krav om at fx 5% skal være ansat på særlige vilkår. Hvor grænsen går, for hvor få mennesker der skal være, vil være afhængig af den enkelte opgave. Ved opgaver med forholdsvis få medarbejdere beskæftiget kan der anvendes en formulering om, at der i minimum 6 måneder i løbet af kontraktperioden, skal være ansat en person på særlige vilkår. Specialiseringsgraden i forbindelse med løsning af opgaven Et andet væsentligt parameter er graden af specialisering af den udbudte opgave. Er det overhovedet muligt at finde personer til ansættelse på særlige vilkår med de fornødne kvalifikationer? Dette kan være vanskeligt med særlige tekniske opgaver. Kontinuitet i opgaveløsningen Endelig er det vigtigt at opgaven har en vis kontinuitet, da det jo er afgørende for den private leverandør, at skulle beskæftige personen på særlige vilkår i hele det aftalte forløb. Opgaver hvor der er store sæsonudsving som fx snerydning, bør derfor vurderes nøjere inden der knyttes sociale klausuler til disse opgaver. Med sociale klausuler sættes det sociale samarbejde mellem Odense Kommune og de private leverandører/virksomheder på kontrakt. Det behøver ikke at betyde, at det frivillige samarbejde mellem kommune og virksomhed ophører. Ofte vil et kontraktligt forhold være en fortsættelse af det positive samarbejde, som mange kommuner og virksomheder allerede har etableret. Det nye i samarbejdet er kun, at begge parter nu helt konkret ved, hvad formålet med samarbejdet er, og hvilke forventninger der er til det. Det giver også kommunen bedre muligheder for at følge op på arbejdet med det rummelige arbejdsmarked. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 4
Erfaringerne viser, at social ansvarlighed i form af sociale klausuler har en marginal indflydelse på de private leverandørers pris, derfor bliver den udliciterede opgave måske lidt dyrere. Men i samlet kommunaløkonomisk sammenhæng opvejes dette, når flere ledige som følge af den sociale klausul kommer i arbejde. Det viser sig fx, at der i en kommune med en gennemsnitlig skatteprocent kan foretages en reel besparelse på ca. 1 mio. kr., såfremt 20 kontanthjælpsmodtagere kommer i ordinær beskæftigelse. Kommunen kan også spare penge, hvis krav om fastholdelse og forebyggelse på længere sigt mindsker sygefraværet. Brugen af sociale klausuler bør dog altid overvejes nøje, særligt i forhold til lokale forhold. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 5
3. Typer af sociale klausuler Integration af fx ledige på arbejdsmarkedet eller forebyggelse/fastholdelse af personer på arbejdsmarkedet De sociale klausuler deles typisk op i to typer afhængig af deres formål: Type 1: At integrere personer uden for arbejdsmarkedet Type 2: At fastholde medarbejdere og forebygge nedslidning. Type 1 klausuler har som sigte at integrere personer på arbejdsmarkedet, der har vanskeligt ved at komme ind på eller fastholde kontakten til arbejdsmarkedet. Det kan dreje sig om personer, hvis primære kontakt er med dagpengesystemet eller med kontanthjælpssystemet. Type 2 klausuler har som formål at fastholde medarbejdere i arbejde og forebygge, at de forlader deres job som følge af fx nedslidning. Denne type klausuler er typisk formuleret som et krav til leverandøren om at have en skriftlig personalepolitik, der beskriver tiltag overfor personer, der rammes af fx længerevarende sygdom. Andre eksempler kan være formulering af en fastholdelsespolitik, seniorpolitik, etnisk ligestillingspolitik mv. Hensigter eller krav om sociale klausuler Sociale klausuler kan formuleres som krav til en leverandør, det vil sige, at leverandøren skal efterkomme kravene for at leve op til kontrakten. Hvis leverandøren ikke efterkommer kravene, kan det betragtes som kontraktbrud med de konsekvenser, som det kan afstedkomme, jf. den konkrete kontrakt. Hvis man ønsker at gå mere lempeligt frem kan de sociale klausuler formuleres som en hensigtserklæring, om at kommunen gerne ser, at leverandøren tager visse initiativer i forhold til at skabe et mere rummeligt arbejdsmarked. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 6
4. Sociale klausuler i Odense Kommune I Odense Kommune er der udarbejdet følgende standardklausul, der har til formål at integrere ledige på arbejdsmarkedet. Standardklausulen bør altid tilpasses det enkelte udbud. Det kan således overvejes om klausulen skal være et krav: Leverandøren skal. eller en hensigtserklæring Leverandøren opfordres til. Endelig kan klausulens sidste 3 afsnit overvejes i forhold til hvor konkret det ønskes at fastholde leverandøren på den sociale klausul. Standard klausul for Odense Kommune Leverandøren skal sikre, at mindst 5 pct. af de stillinger, der anvendes til at opfylde denne kontrakt, besættes med arbejdstagere, der har været ledige i mere end 3 måneder i det sidste år. Ved ansatte fra særlige grupper forstås også arbejdstagere fra andre EUlande, som tilhører en persongruppe, der svarer til den ovennævnte. Såfremt leverandøren ellers må afskedige medarbejdere, kan leverandøren overføre medarbejdere til at varetage den udbudte arbejdsopgave, selv om det kan betyde, at kravet om ansættelse af arbejdstagere, der har været ledige i mere end 3 måneder i det sidste år, ikke kan opfyldes. Såfremt leverandøren ikke kan ansætte arbejdstagere, der har været ledige i mere end 3 måneder i det sidste år, skal leverandøren rette henvendelse til Odense Kommune, Job- og bistandsafdelingen, og anmode om at få formidlet sådanne arbejdstagere. Det gælder stillinger, der oprettes eller senere bliver ledige i forbindelse med leverandørens opfyldelse af denne kontrakt. Hvis leverandøren ikke kan få formidlet arbejdstagere, der har været ledige i mere end 3 måneder i det sidste år fra Odense Kommune, er leverandøren berettiget til at besætte stillingen på normale betingelser. Leverandører med mere end 20 ansatte opfordres til at formulere en arbejdsfastholdelsespolitik for de ansatte på den udbudte arbejdsopgave. Arbejdsfastholdelsespolitikken skal bevirke, at medarbejdere i videst mulig udstrækning bliver fastholdt i beskæftigelse hos leverandøren. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning dokumentere, at kravet om ansættelse af arbejdstagere, der har været ledige i mere end 3 måneder i det sidste år, opfyldes. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 7
Leverandøren skal give meddelelse til ordregiveren, hvis en stilling, som skal besættes med en arbejdstager, der har været ledig i mere end 3 måneder i det sidste år, ikke har kunnet besættes i en periode på mere end 4 uger. Hvis der opstår uenighed om, hvorvidt leverandørens manglende ansættelse af arbejdstagere, der har været ledige i mere end 3 måneder i det sidste år, er berettiget, kan ordregiveren forlange en uddybende redegørelse fra leverandøren. Hvis ordregiveren fortsat finder leverandørens handling uberettiget, kan ordregiveren meddele dette til leverandøren med tilkendegivelse af, at manglende ansættelse af sådanne arbejdstagere vil blive betragtet som misligholdelse af kontrakten. Sker der fortsat misligholdelse fra leverandørens side, kan ordregiveren hæve kontrakten efter de bestemmelser, kontraktens x fastlægger. Hvis leverandøren ikke overholder pligten til at give meddelelse om manglende ansættelse af arbejdstagere, der har været ledige i mere end 3 måneder i det sidste år, eller til at dokumentere, at kravet om ansættelserne er opfyldt, betragtes dette som misligholdelse af kontrakten. Sker der efter påbud fortsat misligholdelse fra leverandørens side, kan ordregiveren hæve kontrakten efter de bestemmelser, kontraktens x fastlægger. Klausulen kan tilpasses det aktuelle udbud fx om det skal være 5% eller 10% af stillingerne der skal besættes med ledige. Ligeledes kan klausulen opblødes ved at der ikke står skal men i stedet leverandøren opfordres til. Det er vigtigt at den enkelte klausul tilpasses det enkelte udbud. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 8
5. Organisering i kontraktfaserne Nedenstående er en beskrivelse af forretningsgangen for jobkonsulenterne. Hvad skal der gøres i hvilken rækkefølge? Forberedelsesfasen I denne fase er der netop truffet beslutning om et udbud. Det er vigtigt at der tidligt i processen, med at udarbejde udbudsmateriale etableres en kontakt mellem udbudsgruppen (dem der udarbejder udbudsmaterialet) og jobkonsulenten (Job- og bistandsafdelingen) for at få drøftet mulighederne for at bruge sociale klausuler som et kontraktsvilkår, dvs. få det skrevet ind i udbudsmaterialet. Checkpunkter: Skal der bruges sociale klausuler? Hvem er klausulens målgruppe? Krav eller hensigtserklæring? Opstartsfasen Der er nu valgt den leverandør der i fremtiden (kontraktperioden) skal løse den udbudte opgave. Det vil i denne fase være oplagt at jobkonsulenten henvender sig til at den private leverandør, og tilbyder et møde med henblik på at drøfte den praktiske udmøntning af den konkrete sociale klausul. Herved får leverandøren og kommunen også lejlighed til at afstemme forventninger til hinanden og til forløbet af fx en aktiveringsindsats. Hvad kan Odense Kommune (Job- og bistandsafdelingen) tilbyde i form af vejledning, formidling af relevant arbejdskraft, kurser, opfølgning mv. Det er vigtigt at den private leverandør oplever at der er et samarbejde mellem leverandøren og Odense Kommune i forhold til at leve op til den sociale klausul at der er et fælles ansvar. Driftsfasen Den private leverandør er nu igennem indkøringsfasen, og der er ansat medarbejdere i forhold til den sociale klausul. I driftsfasen er det vigtigt at der er indgået aftale med leverandøren om hvad der skal ske fx i forbindelse med sygdom, udeblivelse mv.(kontakt til jobkonsulenten). Det vil være en god ide at der med leverandøren aftales KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 9
regelmæssige opfølgningsmøder eller telefonsamtaler, således at eventuelle problemer kan tages i opløbet. Afslutningsfasen Når kontraktperioden er ved at udløbe er det vigtigt at få aftalt det videre forløb for de personer der er ansat i henhold til den sociale klausul. Derudover bør der ske en evaluering af forløbet med den private leverandør, er der behov for ændringer/justeringer i fremtidige kontrakter? Hvad har fungeret godt? Og hvad har fungeret mindre godt? 6. Relevante kontaktpersoner Job- og bistandsafdelingen Jobkonsulent Jobkonsulent Udbudsgruppen Specialkonsulent Susanne Rosenlund KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 10
7. Gode råd inden I skal i gang Vær opmærksom på, at når der er tale om EU-udbud jf. udbudsdirektiverne, er det ikke tilladt at bruge sociale klausuler som hverken udvælgelses- eller tildelingskriterier. Det anbefales derfor at bruge sociale klausuler som kontraktvilkår, uanset om det er et EU-udbud eller ej. Brug i videst muligt omfang de standardklausuler, der allerede er formuleret. Det gør det lettere for dem, der skal udarbejde udbudsmaterialet, og det er nemmere at lave nogle standard opfølgningsprocedurer, som kan bruges fra gang til gang. Der kan ikke stilles krav om at der skal ansættes personer med anden etnisk baggrund end dansk, da dette vil være diskrimination af danskere. I stedet kan der være en mere objektiv formulering om, at leverandøren skal tilstræbe at ansætte personer, der afspejler den samlede befolkningssammensætning eller at man ønsker at fremme etnisk ligestilling. Der kan også være støttefunktioner til de udbudte opgaver, hvor det kan være relevant at benytte sociale klausuler. I forbindelse med fx indsamling af dagrenovation, hvor der er mange gode erfaringer med at bruge sociale klausuler, vil der være afledte opgaver der drejer sig om klargøring/rengøring af renovationsvogne, hvor det også kunne være relevant at bruge sociale klausuler. Det handler om at beskrive hele opgavesammensætningen, og ikke kun have fokus på kerneopgaven, når der skal træffes beslutning om krav om sociale vilkår. En overskuelig måde at komme i gang på er at stille krav om, at der i løbet af kontraktperioden ansættes en person på særlige vilkår i en periode på min. 6 måneder. For yderligere generelle oplysninger om sociale klausuler og konkrete kommuneeksempler henvises til erfaringsdatabasen på www.udbudsportalen.dk/socialaftaler. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 11