Birkely Drifts- og Kirsten Dyrholm Hansen Afdelingschef Bo Smith Institutionsleder Gyldigheden af aftalen bekræftes herved: Egon Fræhr Borgmester Sonja Miltersen Direktør
1. Drifts- og udviklingsaftaler i Vejen Kommune Aftalestyring er en central del af styringsprincipperne i Vejen Kommune. Aftalestyring finder sted inden for rammerne af visionerne og værdigrundlaget. Aftalestyring skal være med til at sikre, at Vejen Kommune udfører sine opgaver økonomisk fornuftigt og med høj kvalitet og dermed fremstår som en moderne og serviceorienteret virksomhed. Intentionen med aftalestyring er at skabe en klar sammenhæng mellem de politisk fastlagte overordnede visioner og værdier og de konkrete handlinger i afdelinger og institutioner. Drifts- og udviklingsaftalen udgør grundlaget for de gensidige aftaler og regler, der skal gælde mellem afdelingschefen og institutionslederen. Drifts- og udviklingsaftalen er et styringsredskab for afdelingschefen og institutionslederen. Drifts- og udviklingsaftalen skal synliggøre de mål, som institutionen arbejder med og udgør dermed et redskab til dialog om kommunens vision, målsætninger og udvikling. Denne aftale erstatter drifts- og udviklingsaftalen for 2014. Aftalens varighed Aftalen gælder fra 1. januar 2015 til 31. december 2015. 2. Arbejdsområde Område Birkely varetager en række opgaver indenfor pleje og omsorg m.v. af ældre og handicappede, herunder sygeplejefaglige opgaver, samt forebyggende indsats for ældre og handicappede. Målgruppen for institutionens opgavevaretagelse er personer som i Vejen Kommune modtager personlig eller praktisk hjælp i eget hjem eller i plejebolig jf. Servicelovens 83 samt personer, der har brug for generelle tilbud med aktiverende og forebyggende sigte jf. Servicelovens 79. 2
3. Indsatsområder og mål På baggrund af de politisk udmeldte indsatsområder og målsætninger vil vi arbejde med følgende klare mål: Direktionsmål 2015 Vejen Kommunes opgaver løses mest effektivt i et samspil mellem borgerne og medarbejdere, der trives. Samspillet med borgerne fungerer bedst, når vi er bevidste om og arbejder med vores kerneopgave. Derfor har direktionen som mål i 2015, at den enkelte arbejdsplads i arbejdet med kerneopgaven og med afsæt i NASA: 1. Arbejder for øget tilstedeværelse for at styrke kontinuiteten og sammenhængen for såvel borgere og brugere som kolleger. Begrebet tilstedeværelse betyder flere ting. Arbejdet med tilstedeværelse kan derfor også ske og dokumenteres på flere måder, afhængig af hvad der giver mest værdi på de enkelte arbejdspladser. Øget tilstedeværelse kan bl.a. opnås ved at sænke det generelle sygefravær, ved at udvikle arbejdsmiljøet, og ved at tage andre initiativer som øger den tid, der anvendes på kerneopgaven. Det kan f.eks. være tilrettelæggelse af arbejdet, mødestruktur, mødekultur m.m. 2. Prioriterer tværgående indsatser, der bidrager til at realisere målene i Vejen Kommunes effektiviseringsstrategi. Det forventes derfor, at den enkelte enhed bidrager til helheden ved at foreslå konkrete initiativer, samarbejder og lignende, der samlet gør løsningen af kerneopgaven mere effektiv. Arbejdet med konkrete forslag kan f.eks. ske i de relevante lederfora. Nr. Mål Baggrund Handleplan Opfølgningsmetode Politisk fastsatte mål: 1. At der systematisk arbejdes med rehabilitering, sundhedsfremme og forebyggelse i relation til den enkelte bruger og de borgere centret i øvrigt er i kontakt med. Øgning eller fastholdelse af funktionsniveau og forebyggelse af udvikling af sygdom hos den enkelte bruger og generelt hos ældre borgere i kommunen giver øget livskvalitet til den enkelte borger og samtidig reducere behovet for hjælp på såvel kort som længere sigt. Der arbejdes generelt med sundhedsfremme og forebyggelse i tilbuddene til brugere og ældre borgere samt specifik med: tidlig opsporing af funktionstab og sygdomsudvikling fald forebyggelse BASH ernæringsindsats det gode hverdagsliv på plejecentre Andelen af borgere der modtager hjælp til pleje og praktisk hjælp reduceres med 0,5 % årligt. Antallet af forebyggelige indlæggelser reduceres fra 2014 udgangen af 2015 med 5 %. Der gennemføres en kvalitativ evaluering af det gode hverdagsliv på plejecentre i 3
efteråret 2015. Direktionens mål: 2. (se ovenfor) Fælles mål: 3. Vision: Social & Ældre: To skridt foran Social- og ældreområdet er præget af mange nye udfordringer, som gør det nødvendigt at være på forkant. Gennemgang af arbejdsgange mhp. at lukke det ned, der kan afsluttes, effektivisere arbejdsgange og aftalte indsatser sikres implementeret. Evalueres i forbindelse med lederdøgn for social og ældre efteråret 2015 Social- og ældrechefens mål 4. At der skabes balance mellem det tildelte budget til Birkely og forbrug. Ligesom der sker en begyndende afvikling af det gennem flere år oparbejdede underskud. Birkely har gennem flere år haft et merforbrug i forhold til tildelte ressourcer. Den udarbejdede handleplan for reetablering af den økonomiske balance på områdecenter Birkely, som er godkendt af det Lokale MED udvalg primo 2015 skal fuldt implementeres. Dette sker ved gennemførelse af det beskrevne eller andre tiltag med minimum tilsvarende effekt. Følges løbende Institutionens egne mål: 6. At opnå bedre trivsel hos medarbejderne. Sygefraværet skal reduceres med 1 procentpoint til ikke mere end 5 % Der har igennem 2014 været et højt sygefravær. Gennemsnit for hele året er 6,2 %. APV undersøgelse gennemført i 2014 viser en række forbedringsmuligheder MED-udvalget og Arbejdsmiljøgruppen har lavet en detaljeret opfølgning på APV. Der indføres omsorgssamtaler og muligheden for en trivselsdag afprøves. Der skal løbende arbejdes med trivsel i alle grupper. Der er indført systematisk opfølgning på sygefravær, og det Der måles på sygefraværet månedsvis 4
7. At udvikle det aktive hverdagsliv. 8. At flest mulige beslutninger i hverdagen træffes i det enkelte team. Udvikling i retning af mere selvstyrende grupper og strategisk selvledelse. På plejecenteret er der arbejdet med udvikling af hverdagslivs aktiviteter. Der er stadig behov for at udvikle flere hverdagsaktiviteter. Birkelys personale er pt. organiseret i grupper som nu er klar til en videreudvikling af samarbejdet. fortsætter, således at der hurtigt kan dannes et overblik når en medarbejder har meget sygefravær. Der laves udviklingsplaner sammen med de enkelte team for udvikling af flere hverdagsaktiviteter. Det gøres tydeligt hvilke overordnede mål der er for arbejdet, således at medarbejderne i de enkelte teams kender retning, rammer og råderum. Samarbejdet i teams udvikles gennem temadag i marts hvor der indgås samarbejdsaftaler. Der laves en samlet status på hverdagsaktiviteter i april og oktober. De enkelte teams skal evaluere på eget samarbejde i forbindelse med personalemøderne. Der evalueres i 4. kvartal 2015. Der evalueres på niveauet af selvledelse i grupperne. 4. Budgettet Budgettet for Ældrecenter Birkely 18,731 mio. kr. Budgettets hovedposter fremgår af nedenstående tabel. 532036 Ældrecenter Birkely Budget 2015 001 Personlig og praktisk bistand omfattet af frit valg 400 Personaleudgifter 9.125 500 Materiale- og aktivitetsudgifter 16 011 Personlig og praktisk hjælp uden frit valg 400 Personaleudgifter 6.703 020 Tværgående arbejdsopgaver 000 Puljer m.v. 0 400 Personaleudgifter 105 500 Materiale- og aktivitetsudgifter 52 600 It, inventar og materiel 264 700 Grunde, arealer og bygninger 449 200 Ledelse og administration 400 Personaleudgifter 1.245 532037 Modtagekøkken Birkely 400 Personaleudgifter 541 500 Materiale- og aktivitetsudgifter 1.195 093 Beboeres betaling for service -1.440 533036 Dagcenter Birkely 5
002 Generelle tilbud 400 Personaleudgifter 448 500 Materiale- og aktivitetsudgifter 28 TOTAL 18.731 Budgetforudsætninger: Institutionen er omfattet af lønsumsstyring. Institutionen er omfattet af overførselsadgang mellem budgetårene. Der henvises i øvrigt til de vedlagte bilag 1 og 2. 5. Kompetencer og ansvar Afdelingschefen indgår drifts- og udviklingsaftalen med lederen af daginstitutionen inden for rammerne af den politiske og administrative organisation. Institutionslederen har ansvaret for den daglige drift af institutionen såvel fagligt som økonomisk, administrativt og personalemæssigt. Drifts- og udviklingsaftalen får gyldighed ved borgmesterens og direktørens underskrift på forsiden. 6. Opfølgning på drifts- og udviklingsaftalen Institutionslederen har ansvar for, at der følges op på mål og økonomi i drifts- og udviklingsaftalen. Med mindre andet aftales lokalt skal institutionslederen som minimum fremsende en skriftlig redegørelse til afdelingschefen umiddelbart efter aftaleperiodens ophør. Redegørelsen skal indeholde en opfølgning på de mål, der er fastsat i aftalen. Redegørelsens præcise form fastlægges af den enkelte afdelingschef. Redegørelsen danner grundlag for den årlige opdatering af aftalen. 7. Bilag til aftalen Bilag 1: Lønsumsstyring Bilag 2: Overførselsadgang Bilag 3: Kompetencer Bilag 4: Øvrige administrative forhold 6