Redskab til hjælp med budgetlægningen for SAPA projektet i kommunerne Til: SAPA kontaktperson / Monopolbrudsansvarlig og KOMBIT kontaktperson i kommunen Instruktion til brug af SAPA Budgetstøtte redskabet Dette afsnit indeholder en instruktion til kommunens udfyldelse af SAPA Budgetstøtte redskab. Indhold Der er 3 hovedkategorier: 1. Udgifter til forberedelse. 2. Udgifter til Implementering. 3. Gevinster. Under punktet Udgifter til forberedelse ligger de aktiviteter, der skal være på plads, for at kommunen kan udfase KMD Sag og ibrugtage SAPA-løsningen: - KMD Sag Exit-strategi - Plan for hvordan kommunen eksekverer Exit strategien - Eksekvering af strategien, herunder oprydning i sager / dokumenter; tilpasning af snitflader og den reelle flytning af sager og brugere ud af KMD Sag Under punktet Udgifter til implementering ligger de aktiviteter, der er direkte forbundet med implementeringen af SAPA-løsningen: - Opsætning - Uddannelse - Deltagelse i netværk - m.m. Under punktet Gevinster er identificeret besparelser, som kommunerne kan imødese som resultat af SAPAprojektet. Kommunen kan selv supplere. Estimaternes natur Generelt gælder det, at der er tale om vejledende estimater for en mellemstor kommune. Det vil til enhver tid være kommunens ansvar at vurdere den reelle størrelse. Størrelsen af estimatet vil altid afhænge af kommunens ambitioner og målsætninger for aktiviteten. Der kan ligge væsentlig større omkostninger og gevinster afhængigt af, om kommunen vil investere noget i at hente større gevinster eller blot gøre det nødvendige. Under de enkelte områder vil der være steder, hvor KOMBIT har estimeret ud fra den viden KOMBIT har. Andre steder har de deltagende kommuner vurderet omfanget. Men der vil også være flere områder, hvor kommunen selv skal indsætte estimater, fordi der her ikke kan laves et generelt estimat. Metode Budgetstøtte-redskabet er udarbejdet på baggrund af workshops med deltagelse af fem kommuner: København, Aalborg, Odense, Esbjerg og Lyngby-Taarbæk. På 2 workshops er der blevet enighed om:
- Rammerne og strukturen - Poster som med fordel kan medtages - Vurdering af hvilke poster, der kan bestemmes centralt, og hvilke poster, der med fordel kan medtages, men hvor der ikke centralt kan gives et bud på omfang - Estimering af udvalgte poster (som med fordel kan genvurderes af den enkelte kommune) Generelt for udfyldelsen af regnearket gælder - De felter, kommunen skal udfylde, er markeret med grønt! - Sådan udfylder du regnearket: o Fanen Samlet opgørelse opdaterer fra underfanerne, så den skal ikke udfyldes. Her udfyldes indledningsvis den timesats I bruger i jeres kommune. o Der er 3 hovedfaner (hovedkategorier), der skal udfyldes: Forberedelse, Implementering og Gevinster. 1. Forberedelse består af 3 steps: Strategi, Plan og Eksekvering. Step 1: Udfyld grønne felter for Strategi Step 2: Udfyld grønne felter for Plan. Step 3 Eksekvering: Eksekvering har 3 underfaner: 3.B Snitflader, 3.C Oprydning i sager og 3.D Tilpasning. Udfyld grønne felter i disse underfaner for at få oplysninger til eksekveringsfasen. 2. Implementering: Her udfyldes de grønne felter. 3. Gevinst: Her udfyldes de grønne felter. I nedenstående skema er alle regnearkets kategorier og variabler beskrevet. Skemaet har 3 kolonner: 1. I første kolonne kan man se, hvilken af de 3 hovedkategorier (Forberedelse, Implementering eller Gevinst), der er tale om. 2. I anden kolonne er beskrevet hvilket indhold, der findes i kategorien. 3. I sidste kolonne er beskrevet dels hvor i regnearket, man kan finde kategorien, og dels hvilke ting, man skal være opmærksom på ved udfyldelse.
Forberedelse Step 1 KMD Sag Exit-strategi: Kommunens strategi for hvordan der flyttes brugere, sager og journalnotater ud af KMD Sag. Step 2 KMD Sag Exit-plan: Kommunens konkrete plan for hvilke brugere / sager / journalnotater, der skal flyttes ud af KMD Sag. Planen har primært karakter af en tidsplan for strategien og sign-off fra involverede parter ifht. tidsplan og ansvar. Step 3 KMD Sag Exit eksekvering: Her skal planen eksekveres. Det vil omfatte opgaver som: - Uddannelse af de brugere, der skal flyttes til nye løsninger. - Oprydning i og flytning af sager og journalnotater. - Tilpasning af snitflader i f.t. fælleskommunal rammearkitektur (Støttesystemer / Serviceplatform). - Evt. tilpasninger i fagsystemer / ESDH for at kunne modtage brugere. - Evt. tilkøb af licenser. - Indkøb og implementering af evt. nye systemer indgår ikke. Placering af estimering: Faneblad: Forberedelse, række 4-7. Kommunen skal vurdere, om de forudfyldte estimater er dækkende og svarer til kommunens størrelse og ambitioner på området. De forudfyldte tal svarer til KOMBITs vurdering af omfang for en gennemsnits kommune. Indholdet og omfanget af KMD Sag Exitstrategien er beskrevet i KOMBITs redskab KMD Sag Exit-strategi (findes i Drejebogen). Placering af estimering: Faneblad: Forberedelse, række 14-15. Der skal angives et estimat for, hvad planlægningen af flytning af ét sagsområde KAN være. Kommunen skal vurdere, hvor mange sagsområder, der kan blive tale om at flytte ud fra KMD Sag Exit-strategien Samtidig skal der estimeres, hvad omfanget af styringen / projektledelsen af denne opgave bliver. Placering af estimering: Fanerne under pkt. 3 Forberedelse hænger sammen, hvor 3B Oprydning, 3C Snitflader og 3D Tilpasning er underfaner til 3A. De estimerer aktiviteter under Eksekveringsdelen af Forberedelse. Du skal derfor udfylde underfanerne først, så du får tal ind på de nævnte underkategorier. Uddannelse: Faneblad - forberedelse. Her udfyldes med forventet antal timer og timeprisen opdateres. Oprydning / flytning af sager: Faneblad - oprydning i sager. Her findes estimater for tidsforbrug på hhv. lille, mellem og stort oprydningsarbejde. Kommunen skal indsamle oplysninger for antal sager i hver kategori og indsætte dem i regnearket. Tilpasning af snitflader: Faneblad - Snitflader. Her er der 2 typer af snitflader: 1. De snitflader der er en del af basisløsningen 2. De snitflader som kommunen selv gerne vil supplere løsningen med.
Ad. 1 For snitfladerne der indgår i basisløsningen har vi estimeret en gennemsnitlig omkostning for kommunerne på 200.000 kr. for del af snitfladerne der ikke er KMD s. Omkostningerne dækker de driftsomkostninger, som nogle leverandører formodentlig vil pålægge driften. Der er tale om et estimat med stor usikkerhed. Ad. 2 Det er op til kommunen selv at vurdere, hvor mange snitflader, der ønskes ud over basis som er de oplysninger/snitflader der er i KMD Sag i dag. For at lette arbejdet har vi lavet en grundpakke, som er vores gæt på, hvor mange snitflader en gns. kommune vil vælge ud over basisløsningen, herunder hvor mange kommuner der vil være til at dele regningen på de pågældende snitflader. Vi har vurderet at et gns. tal vil være 3 snitflader med aflevering af data til indeks fra dem alle. 2 af dem vil skulle levere beskeder til beskedfordeleren. Og 1 af dem skal kunne få præjournalisering fra SAPA. Der forudsættes at være 5 kommuner til at deles om omkostningerne. Ønsker du at lave en mere omfattende og præcis estimering af snitflade omkostninger tag kontakt til Lars Duval, som har et udvidet regneark, der kan bruges som grundlag. Du kan finde oversigten over, hvilke snitflader der er indeholdt i basisløsningen på KOMBITs hjemmeside. Indkøb af licenser: Placering - Faneblad tilpasning række 7. Såfremt der flyttes KMD Sag brugere over i f.eks. ESDH løsninger skal kommunen måske indkøbe ekstra licenser. Udgiften til dette anføres her. Skal der foretages tilpasninger i EKSISTERENDE løsninger i forbindelse med flytning af brugere kan omkostningen indsættes i faneblad tilpasning. Her er ikke indsat tal, da det vil kunne variere betydeligt fra løsning til løsning. Indkøb og implementering af nye løsninger indgår ikke i dette redskab.
Implementering Gevinster Under implementering beskrives de udgiftsposter, en gennemsnitskommune kan forvente ifm. implementeringen af SAPA. Der er lavet et samlet faneblad, hvor de relevante poster er listet og vurderet på en 3-punkt estimering (optimistisk-sandsynligtpessimistisk). Bemærk, at der kan være store variationer afhængig af kommunens ambitionsniveau ifm. de forskellige aktiviteter. Her indsættes de gevinstgevinster, kommunen forventer at få ved SAPAprojektet. De udgifter, kommunen forventer at spare ved projektet, formuleres i denne sammenhæng som gevinstgevinster. I første omgang er medtaget følgende gevinstgevinster: - Udbud: Via SAPA-projektet sparer kommunen udgifter til at gå i udbud med KMD Sag. I perioden ville det skulle ske 2 gange. - Reduceret regning: SAPA bliver billigere end KMD Sag og KMD Sag Journal. Derfor vil kommunen have en gevinst svarende til denne besparelse. - Kommunen vil have en reduktion på enklere leverandør håndtering. - Der kan være andre besparelser, som kommunen selv kan indsætte, fx Placering af estimering: Faneblad: Implementering For hver aktivitet er forudsætningerne for beregningen lagt ind som kommentar i kolonne A (se kommentar) og kan ses ved at holde musen henover den pågældende celle. Kommunen kan selv indtaste i de grønne felter: - Timesats for kommunen. - Vurdering af kommunens størrelse ifht. en gns. kommune (55.000 indbyggere). - Vægtningen af, hvornår kommunen forventer at gennemføre aktiviteterne. Det er ikke alle opgaver, hvor timetallet er direkte proportionalt med kommunestørrelsen. I kassen timefordeling er det samlede timeforbrug delt op i en kategori, der er indbyggerafhængig og en kategori, der er uafhængig. Det samlede antal timer her svarer til totaltallet i felt G27. Kommunen kan selv ændre fordelingen af timer, hvis det skønnes at fordelingen for den pågældende kommune er anderledes end angivet. Placering af estimering: Faneblad - Gevinster Der er indsat en udgift til udbud på 1.000.000 kr. pr. udbudsrunde. Det kan naturligvis tilpasses ift. kommunens erfaringer med omkostninger til sådan en proces. Gevinsten repræsenterer de udgifter en kommune har i et gennemsnits EU udbud. Nogle kommuner vil ikke se dette som en gevinst, så kan posten naturligvis bare tages ud. Indtil kontrakten på SAPA er indgået, vil besparelserne ift. KMD Sag og KMD Sag Journal ikke kunne angives. Det er foreslået at sætte besparelsen til 25 % af nuværende betaling for Sag og Sag Journal. Besparelsen kan imidlertid afvige, såfremt der ikke betales listepris. Samtidig vil besparelsen på KMD Sag regningen i transitionsperioden afhænge dels af TSAløsningernes implementering i kommunen og dels af kommunens egen evne til at komme ud af KMD Sag kontrakten.
effektiviseringer relateret til ændrede arbejdsgange (administrative gevinster). Generelt skal det understreges, at der er nogen usikkerhed omkring estimaterne, og at omkostningsniveauet som i vid udstrækning afgøres af kommunernes ambitionsniveauer på de enkelte aktivitetsområder. Redskabet er derfor vejledende. Redskabet vil blive opdateret løbende i takt med at aftaler indgås og erfaringer fra kommuner høstes og vil således løbende give et mere præcist billede af de forventede udgifter for kommunerne. Har du spørgsmål er du velkommen til at kontakte undertegnede. Lars Duval, KOMBIT, maj 2014. Telefon: 29136583/ e-mail: lmf@kombit.dk