Teknik & Miljø Byggeri Dato: 20-02-2015 Referat Dialogmøde med Boligselskabet Kølvrå og Boligselskabet Viborg Mødedato: 19. november 2014 Sagsnr.: 14/58942 Sagsbehandler: vpevg Mødetidspunkt: Kl. 9.30 Mødested: Mødeleder: Referent: Mødedeltagere: Fraværende: M5, Viborg Rådhus Eva Grønborg Viborg Kommune Boligselskabet Viborg: direktør Grethe Hassing, Finn Dalgaard, Chano Sauer og Per Dyrholm Viborg Kommune: Birgit Michler, Bent Frederiksen, Eva Grønborg og Jørgen Enevoldsen (gæst) Planchef Karl Johan Legaard 1. Velkommen Viborg Kommune (VK) bød velkommen og gav ordet til Boligselskabet Viborg (Bs. V), som informerede om, at Formanden for Boligselskabet Viborg netop har trukket sig fra formandsposten. Afdelingsformænd vil blive orienteret senere på dagen. Jens Stigaard er næstformand og vil indtil videre tegne selskabet, og der holdes ordinært bestyrelsesmøde mandag den 24. november 2014, hvor bestyrelsen vil konstituere sig. Boligselskabet Kølvrå Opfølgning på aftalen 2013: forvaltningsrevision prioriteres og der opstilles målbare mål Bestyrelsen har holdt en temadag om forvaltningsrevision, hvor der blev valgte 5 målsætninger med bl.a. fokus på udvendig vedligeholdelse. mulighederne for anvendelse af råderet udbredes i afdelingen Råderetskataloget og vedligeholdelsesdokumenter er blevet gennemgået. Dokumenterne er nu opdateret. fokus på markedsføring af afdelingen Da der ikke har været tomgang i selskabet, har markedsføring ikke været prioriteret. Markedsføring er dog valgt som en målsætning i forvaltningsrevisionen, da boligselskabet kan se tendensen i kommunen, og vil være på forkant. 2. Nyt efter indberetning af dokumentationspakken Den 12. november 2014 har der været ekstraordinært repræsentantskabsmøde og det blev vedtaget, at Boligselskabet Kølvrå (Bs. K) gerne vil fusionere med Bs. V fra 1. januar 2015. Den 17. december 2014 holder Bs. V ekstraordinært repræsentantskabsmøde vedrørende fusionen. Bs. K vil få 1 medlem med suppleant i hovedbestyrelsen i en 2½ års periode og 5 pladser i repræsentantskabet. 3. Hovedorganisationen Bs. K havde et overskud, hvilket primært skyldes korrektion (mindre udgift) i forhold til feriepenge. Mindreudgiften er lavere end overskuddet, hvorfor boligselskabet stadig ville havde haft et overskud uden korrektion.
Det blev drøftet, hvem der skal godkende regnskabet for 2014. Den eksisterende bestyrelse for Bs. K. eller den nye for Bs. V. VK har efter mødet oplyst, at regnskabet kan underskrives af bestyrelsen for Bs. V. Ved en fusion vil administrationsomkostninger fremover blive uden moms og dermed billigere. Bs. V har aftalt at opretholde kontoret i Kølvrå i op til 2 år. Kontoret anvendes også af ejendomsfunktionæren. Bs. K har valgt at lave et stort udlån fra arbejdskapitalen til selskabets afdeling til vedligeholdelse, jf. pkt. 4, idet en realkreditlåneoptagelse vil være en væsentligt dyrere løsning, da den skal tinglyses på alle 97 ejendomme i afdelingen. Revisor har bemærket, at der er fuldmagt til andre end bestyrelsen. Bs. K har ændret dette forhold. VK påtalte, at der i dokumentationspakken er afkrydset, at der ikke er jamarkeringer i spørgeskemaet til regnskabet, hvilket der er. Bs. K er kommet i gang med forvaltningsrevision og har et afsnit med nøgletal, hvor Bs. K ligger på niveau med de sammenlignede boligselskaber. Etape 1 af renoveringsprojektet er finansieret med kapitaltilførsel i 3 år, som udløber i 2014. For at undgå en større huslejestigning har revisor forslået, at der kan ske et tilsvarende udlån fra dispositionsfonden indtil et stort forbedringslån udløber i 2017. Dispositionsfonden skal også finansiere etape 2. Denne beslutning er med i fusionsaftalen med Bs. V. 4. Afdelinger Renoveringsprojektets etape 2 er udskudt til forventet 2017 af Landsbyggefonden (LBF), hvorfor der er brugt øgede midler til vedligeholdelse i afdelingen. Der er bl.a. blevet renoveret 3 tage. Vedligeholdelsen har primært været i de lejemål, som ikke er tilmeldt den kommende renovering. Der er et opsamlet underskud på 88.000 kr. efter afvikling af tidligere års underskud over 3 år. Det er en fordel for afdelingen, at man må holde dyr, og at huslejen er lav. Bestyrelsen følger op på, at haverne bliver holdt i henhold til vedligeholdelsesreglementet. Bestyrelsen og repræsentantskabet er fuldt bemandet med henholdsvis 5 og 9 medlemmer samt 2 suppleanter til begge, ud af 97 lejemål. 5. Byggeplaner og boligprogram Bs. K vil forsøge at få fremrykket etape 2 af renoveringsprojektet hos LBF 6. Aftale mellem Boligselskabet Kølvrå og Viborg Kommune Det blev aftalt at der følges op på revisors bemærkninger, som indarbejdes i bestyrelsesberetningen at der evalueres på målsætningerne i forvaltningsrevisionen at der fortsat er fokus på udlejning og markedsføring
Merkurkollegiet Boligselskabet Viborg er administrator for Merkurkollegiet (MK) og har ønsket at drøfte de økonomiske muligheder for renovering af taget, som har eternitplader fra 1992, der smuldrer, fordi de ikke indeholder asbest. Problemet for MK er, at huslejeniveauet er lavere end balancelejen for at undgå lejeledighed, og derfor er henlæggelserne ikke store nok til at dække den nødvendige tagrenovering, som er påkrævet før tid. Der er 28 værelser, hvor 2 deler bad og køkken (dubletter), hvilket ikke er populært i dag. Disse køkkener og fælleskøkkenet er skiftet, og værelserne er pæne. Bs. V har kontakt med Foulum, som muligvis vil leje nogle boliger til internationale studerende for en 2 årig periode, indtil 2017. Der er ingen støttemuligheder for en selvejende institution. MK har forskudt regnskabsår og er belånt med Indeks 35 lån (IS), som ikke udløber foreløbigt. Ved en fusion med en almenboligorganisation vil kollegiet blive omdannet til en afdeling, men med en dårlig økonomi er kollegiet umiddelbart ikke attraktivt for en almenboligorganisation. Bs. V er dog ikke uinteresseret i en fusion, da kollegiet ligger i boligselskabets baghave og kunne indgå som en naturlig del. Bs. V har fået udarbejdet skitser for at omdanne kollegiet til familieboliger. Erfaringsmæssigt er det ved ombygninger problematisk at få indarbejdet gangarealer, som oftest vil blive fordyrende m² for de fremtidig boliger. Rektor for Viborg Gymnasium er formand for bestyrelsen for MK. (ved dennes flytning indtræder vicerektor i bestyrelsen). Viborg Gymnasium har kontaktet Bs. V med hensyn til muligheder for at skaffe boliger til elever til ny science-linie på gymnasiet, hvor eleverne skal bo samlet i et elitemiljø. Der er nedsat et arbejdsudvalg, hvori Bs. V også deltager. Bs. V vil gerne, at der ventes med at bygge nye boliger, indtil det endelige behov viser sig, og overvejer om MK kan anvendes. Problematikker vedrørende udlejning i forhold til lovgivningen blev drøftet. Bl.a. at en lejer skal være en fysisk person samt den økonomiske sikkerhed for MK med en udlejningsaftale. VK har noteret sig problemstillingen med hensyn til udlejningsaftaler. Bs. V oplyser, at udlejningsproblemet for MK er beliggenheden, og at markedet i Viborg er mættet for ungdomsboliger. Aftale mellem Merkur Kollegiet og Viborg Kommune Det blev aftalt at VK vil behandle en eventuel ansøgning om udlejning at muligheden for fordeling af ansøgere til specifikke afdelinger undersøges i forbindelse med anvisningsaftalen, som skal fornyes i 2015
Boligselskabet Viborg 1. Opfølgning på aftalen fra 2013: henlæggelser og driftsplaner sammenstilles Sammenstillingen mellem henlæggelser og driftsplaner er sket på afdelingsniveau, og tallene vil således ikke være sammenlignende mellem de enkelte afdelinger. Flere afdelinger i styringsrapporten har røde nøgletal for henlæggelser (højt beløb), henlæggelserne er dog i overensstemmelse med de udarbejdede 10 års planer. Der er imidlertid også afdelinger, hvor henlæggelserne ikke er tilstrækkelige, hvilket skyldes at huslejeniveauet derved holdes nede for at sikre udlejning. Bs. V har besluttet, at trækningsretten kan anvendes til afdelinger, hvor henlæggelserne er utilstrækkelige. fokus på økonomien i de afdelinger som har underskud Dispositionsfonden er betydelig, og dækker fuldt ud tab på fraflytninger og tomgang. Der har indtil nu været mindre tab på lejeledighed i år end sidste år. at målene i den nye forvaltningsrevision bliver evalueret BS V har udarbejdet et notat om forvaltningsrevision 2013. Revisor har efterregnet og kontrolleret de i notatet anførte nøgletal, hvilket ikke har givet anledning til bemærkninger. at der er fokus på samarbejdet om forebyggelse af udsættelser og økonomisk rådgivning Samarbejdet med VK er blevet bedre, og Bs. V s gældsrådgiver oplyser Job & Velfærd (J&V) om lejere, som boligselskabet ikke kan komme i kontakt med, således at J&V kan tage kontakt til lejerene for at udgå udsættelser. 2. Hovedorganisationen Opgørelsen af stamdata blev drøftet, idet der er uoverensstemmelse mellem oplysningerne i regnskabet og Landsbyggefondens register. Afvigelsen kan skyldes tidsforskel på udtrækkene, og at erhvervslejemål muligvis er servicearealer. I 2021 vil saldoen, efter planen for anvendelse af midler, i dispositionsfonden være 26 mio. kr. inkl. trækningsretten, som udgør 17 mio. kr. Den bundne del (udlån til afdelinger) vil udgøre 9 mio. kr., og det vurderede behov vil være 21 mio. kr. Der er således en plan for aktivering af dispositionsfonden. Huslejenedsættelser dækkes af dispositionsfonden. Bestyrelsen i Bs. V drøfter løbende dispositionsfondens anvendelse. Bs. V har investeret i et økonomistyringssystem til kontering af bilag, hvilket vil medføre realistiske budgetopfølgninger. Bs. V vil digitalisere sine boliger, og forventer at kunne spare op til 20 % af udgiften ved fraflytninger, hvilket vil fremgå af regnskabet for 2016. Opgaven har været i udbud og opstartes primo 2015. I nogle afdelinger er lønsumsafgift registreret som henlæggelser (konto 406) det er penge, som er returneret fra ministeriet. Revisor oplyser, at pengene kan anvendes til digitalisering af boligerne, efter beslutning i afdelingerne. Det er dog efterfølgende besluttet, at digitalisering foretages af hovedselskabet. 3. Afdelinger
Renovering af afdeling 12, Houlkærvænget, kommer i udbud den 19. december 2014 og Bs. V forventer, at renoveringen starter i april 2015. Der er indarbejdet arbejdsklausuler i udbudsmaterialet. Genhusningsprojektet har været en tidskrævende opgave. Der vil blive behov for at anvende 13-15 lejemål til genhusning, og det har til trods for udsigten til genhusning, været muligt at udleje i afdelingen. Der vil blive bevilliget huslejetilskud til afdelingen. Afdeling 19, Hans Werrings Gård er fredet og dermed dyr at vedligeholde. Stærkt nedslidt badeværelse vil blive skiftet, selvom der ikke henlægges tilstrækkeligt i afdelingen. Afdeling 25, Grønneparken: Fællesvaskeriet vil blive nedlagt, og henlæggelserne anvendes til at etablere vaskemuligheder i boligerne. Hertil kommer nye køkkener og badeværelser, som dels finansieres via henlæggelser, dels via tilskud fra dispositionsfonden. 4. Byggeplaner og boligprogram Bs. V vil gerne hjælpe VK med byudvikling, og ser blandt andet en mulighed i at omdanne Overlund Skole i nærheden af Overlundparken til et Olle-kolle. Hertil kommer Arnbjerg. Bs. V havde en positiv oplevelse med alternativ markedsføring af Liseborgprojektet. Der er indtil videre 120 på venteliste til de kommende boliger på Liseborg Bakke. Lokalplan 436, for et område ved Asmild Mark er i høring og giver mulighed for tæt/lavt byggeri, dette kunne gøre Overlund til en mulighed før Arnbjerg. Ombygning af Engholmvej i Karup og Vestergade i Frederiks er sat på midlertidigt standby. Bs. V oplyste, at et nyt revisionsprotokollat er under udarbejdelse til Skottenborg/Møllegade-projektet. 5. Formaliserede samarbejder med Viborg Kommune Bs. V oplyste, at boligorganisationerne holder kvartalsmøder med Job & Velfærd, hvilket har forbedret samarbejdet og kontakten mellem boligorganisationerne og VK. Bs. V har haft et tab på 2,3 mio. kr. på fraflytninger. Bs. V gjorde i den forbindelse opmærksom på, at når anvisningsretten ikke anvendes, er det boligorganisationens dispositionsfond, som skal betale regningen ved fraflytninger. Bs. V afleverede en opgørelse over lejemål, som er blevet udlejet efter særlige kriterier, som tidligere har været efterspurgt af VK. Bs.V oplyste, at der er efterspørgsel på små billige boliger, og de såkaldte VK lejligheder (familieboliger, som kommunen anviser til uden om anvisningsaftalerne) er udlejet. 6. Eventuelt Bs. V har 4 fordelingscentraler til fjernvarme og vil gerne overdrage dem til Energi Viborg. Region Midt er inviteret med til det næste møde mellem Fællessekretariatet og Boligselskaberne.
I henhold til tidligere drøftelser har der været møde med repræsentanter for Blichergården vedrørende ejerlejlighedsopdelingen (fordeling af udgifter) af Blichergården. Bs. V vil gerne træde ud af Energi og Miljø, hvor de har indskudt 107 mio. kr. VK spurgte ind til Kvols-projektet, og Bs. V oplyste, at der ikke bliver tab, da de ikke har indtrådt i projektet eller skrevet under på at indtræde i projektet, da BL oplyste, at boligorganisationer ikke har mulighed for at indtræde i et sådant projekt, jf. sideaktivitetsbekendtgørelsen. 7. Aftale mellem Boligorganisation og Kommune Det blev aftalt at Boligselskabet Viborg følger op på ajourføring af stamdata i regnskabet og registreringer i Landsbyggefonden at der fortsat er fokus på økonomien i de afdelinger, som har underskud at Boligselskabet. Viborg får afsluttet verserende skema C-sager at familieboliger (VK-boliger) indarbejdes i samarbejdsaftalen om anvisning, som skal genforhandles i 2015 der følges op på udlejningsspørgsmål og eventuel fusion vedrørende Merkur Kollegiet