Styrelsen for It og Læring Vejledning til skoler i forbindelse med: Indberetning af elevoplysninger for grundskoler pr. 5. september 2015
Side 2 af 6 Indhold 1. PRAKTISKE INFORMATIONER... 3 Hvilke skoler er omfattet af denne indberetning?... 3 Hvilke elever er omfattet af indberetningen?... 3 Hvornår finder indberetningen sted?... 3 Hvad indberettes om eleverne?... 3 Hvordan indberettes oplysningerne om eleverne?... 4 2. ELEVFORLØB (EKSEMPLER)... 4 3. KOMMUNERS ADGANG... 6 4. KONTAKTOPLYSNINGER:... 6
Side 3 af 6 1. PRAKTISKE INFORMATIONER Hvilke skoler er omfattet af denne indberetning? Alle folkeskoler, friskoler og private grundskoler, ungdomsskoler med heltidsundervisning, efterskoler, specialskoler for børn, samt dagbehandlingstilbud og anbringelsessteder skal indberette oplysninger om deres grundskoleelever. Hvilke elever er omfattet af indberetningen? Alle grundskoleelever, der har været indskrevet på skolen i perioden den 6. september 2014 til den 5. september 2015 er omfattet af indberetningen, uanset undervisningsniveau og klassetype. Også elever, der fx er sygemeldt, har højt fravær eller som normalt anses for aldersmæssigt at være uden for den skolepligtige alder, skal indberettes. Hvornår finder indberetningen sted? Indberetningen finder sted i september måned 2015. Der åbnes for indberetningen umiddelbart efter den 5. september 2015. Hvad indberettes om eleverne? Der indberettes en række oplysninger om alle grundskoleelever, der har været indskrevet på skolen i perioden den 6. september 2014 til den 5. september 2015. For hver elev indberettes følgende oplysninger: Elevens cpr-nummer Elevens navn Elevens faglige niveau Dato for tilgang til givet klassetrin Dato for afgang fra et givet klassetrin Afgangsart Er eleven modtagelsesklasse-elev (ja/nej) Modtager eleven undervisning i dansk som andetsprog (ja/nej) Klassetype Klassens klassetrin Klassens klassebetegnelse Alle grundskoleelever, der har været indskrevet på skolen i tællingsperioden, skal medtages i indberetningen, uanset hvor lang tid eleven har været indskrevet.
Side 4 af 6 Hvordan indberettes oplysningerne om eleverne? Oplysningerne kan indberettes på tre forskellige måder. Det afhænger af skolens elevadministrative system, hvordan data skal indberettes: A) Skolen skal selv overføre data direkte fra skolens system Hvis skolen anvender et af følgende elevadministrative systemer, skal skolen selv overføre elevoplysningerne til Styrelsen for It og Læring. EDB-Brugsen DSA-Elev UVskole Diskos Anvender skolen et af ovenstående fire systemer, vil jeres leverandør informere jer om, hvordan I overfører elevdataene direkte fra jeres elevadministrative system til Styrelsen for It og Læring. Kontakt eventuelt jeres leverandør. Når I har overført jeres elevdata til os, vil I efterfølgende via e-mail modtage en oversigtsrapport med de overførte data. Er der fejl i denne rapport, skal I rette fejlene i jeres elevadministrative system og herefter overføre alle data igen. B) Skolens leverandør sørger for at overføre data fra skolens system Hvis skolen anvender et af nedenstående to elevadministrative systemer, overfører leverandøren oplysningerne til Styrelsen for It og Læring. I skal som skole altså ikke foretage jer noget i forbindelse med selve indberetningen udover at sørge for, at alle elevoplysninger er ajourført i det elevadministrative system. TEA KMD Educa Elev I vil ultimo september, når leverandøren har overført jeres elevdata til os, via e-mail modtage en oversigtsrapport med de overførte data. Er der fejl i denne rapport, skal I tage kontakt til Styrelsen for It og Læring (uddannelsesstatistik@stil.dk) og efterfølgende rette fejlene i jeres elevadministrative system. C) Skolen skal indtaste data manuelt Hvis skolen ikke anvender et af ovenstående seks elevadministrative systemer, skal skolen indtaste elevoplysningerne. 2. ELEVFORLØB (EKSEMPLER) I Figur 1 på næste side er vist en række eksempler på elevforløb på en skole. Eksemplerne er medtaget for at give et billede af, hvordan forskellige elevforløb indberettes til Styrelsen for It og Læring
Side 5 af 6 Elev A starter på 0. niveau/klassetrin i august 2014 og afslutter 0. niveau/klassetrin i juli 2015. Herefter påbegynder vedkommende 1. niveau/klassetrin i august 2015. Elev A vil optræde som to linjer/poster en for hvert skoleår. Niveau/klassetrin vil være forskelligt for de to år. Elev B er en ny elev, der starter på 0. niveau/klassetrin august 2015. Elev B vil optræde som én linje/post. Elev C er en elev, der forlader skolen efter 9. niveau/klassetrin. Elev C vil optræde som én linje/post. Havde eleven forladt skolen midt i skoleåret, skulle eleven også indberettes som en post (med den korrekte afgangsdato). Elev D er omgænger og starter august 2015 igen på 0. niveau/klassetrin. Elev D vil optræde som to linjer/poster en for hvert skoleår. Niveau/klassetrin skal være det samme de to år. Elev E er ny elev på skolen december 2014 på 4. niveau/klassetrin. Vedkommende starter august 2015 på 5. niveau/klassetrin. Elev E vil optræde som to linjer/poster en for hvert skoleår. Elev F forlod skolen februar 2015, men kom igen april 2015. Vedkommende starter august 2015 på 5. niveau/klassetrin. Elev F vil optræde som tre linjer/poster to for sidste skoleår og en for det nye skoleår. Figur 1 Illustration af elevforløb - eksempler Logikken i ovenstående er, at en elev, som er på skolen både i skoleåret 2014/15 og 2015/16, altid udløser (min.) to linjer/poster.
Side 6 af 6 Tabellen 1 viser, hvordan de viste elevforløb i Figur 1 indberettes med hensyn til tilgangs- og afgangsdatoer. Bemærk at vi i eksemplet opererer med, at en almindelig elev går ud af sit gamle niveau/klassetrin pr. 31. juli, og går ind på nyt niveau/klassetrin pr. 1. august. Det kan naturligvis variere fra skole til skole, hvilken skæringsdato man anvender. Tabel 1 Elevforløbenes tilgangs- og afgangsdatoer Tilgangsdato Afgangsdato Niveau/klassetrin Elev A 01-08-2014 31-07-2015 0 Elev A 01-08-2015 1 Elev B 01-08-2015 0 Elev C 01-08-2014 31-07-2015 9 Elev D 01-08-2014 31-07-2015 0 Elev D 01-08-2015 0 Elev E 16-11-2014 31-07-2015 4 Elev E 01-08-2015 5 Elev F 01-08-2014 05-02-2015 4 Elev F 07-04-2015 31-07-2015 4 Elev F 01-08-2015 5 3. KOMMUNERS ADGANG Kommunerne har adgang til at se, hvilke af kommunens skoler (kun kommunalt ejede skoler) som har indberettet elevoplysninger til Styrelsen for It og Læring. Kommunen skal gå ind på indberetningssiden: https://statistik.uni-c.dk/elevdata/ På indberetningssiden skal kommunen vælge menupunktet Forvaltningers indgang. Kommunen skal logge sig på med de koder, som skolen har modtaget fra Styrelsen for It og Læring i en e-mail medio september 2015. Kan kommunen ikke finde denne e-mail, tryk da på Glemt adgangskode? på indberetningssiden. Herefter vil kommunen få tilsendt adgangskoden til kommunens officielle e-mailadresse. 4. KONTAKTOPLYSNINGER: Tekniske spørgsmål vedrørende leverandørers elevadministrative systemer, skal rettes direkte til leverandørerne. Praktiske spørgsmål vedr. indberetningen af elevoplysninger kan rettes til Styrelsen for It og Læring via uddannelsesstatistik@stil.dk