WORKCYCLUS Handlingsplan Vers 4.0 Juni 2013 Workcompany A/S Amagertorvet 33, 4.sal DK-1160 København K www.workcompany.dk 1.
Indholdsfortegnelse Handlingsplan... 3 Overblik på indsatsområder på handlingsplan... 3 Opret et indsatsområde... 3 Tilføje kortlægningsresultater til indsatsområde... 5 Rediger / beskriv et indsatsområde... 7 Tilføje dokumenter til indsatsområde... 7 Evaluer indsatsområde... 8 Arkiver indsatsområde... 8 Arkiverede indsatsområder... 9 Slet indsatsområde... 9 Handlingsplan statistik... 9 Handlingsplan print... 11 Handlingsplan e-mail notifikationer... 11 2.
Handlingsplan Overblik på indsatsområder på handlingsplan Klik på fanebladet Handlingsplaner Du ser nu alle indsatsområder for virksomheden i oversigten. 1. Det er muligt at se alle indsatsområder og detaljer for hele organisationen ved at stå på virksomhedsniveuaet (i dette eks. FIRMA (DEMO) ) øverste objekt i hierarkiet til venstre. 2. Du kan vælge at navigere / se specifikke indsatsområder for en gruppe, ved at markere en gruppe i hierarkiet til venstre eller ved at trykke på gruppens navn i oversigten. 3. Du kan sortere listen alfabetisk ved at trykke på overskrifterne (de grønne kolonner). 4. Du kan vælge / fravælge arkiverede indsatsområder i den nederste grå panel Inkluder arkiverede 5. Du kan trykke på objekterne (såsom gruppens navn, oprettelsesdato, statusikoner m.m. i listen for at aktivere et filter filter status ses i det grå panel. 6. Du kan rydde filteret igen ved at klikke Ryd filter i det grå panel. 7. Du har mulighed for at slette et indsatsområde ved at klikke på det røde kryds ud for selve indsatsområdet (kun for de indsatsområder du har rettighed til at ændre). 8. Du kan kun redigere og ændre indsatsområder, for grupper du som bruger har rettighed for. 9. Du kan under knappen Statistik finde diagrammer som viser status på indsatsområderne samt fordelingen på kategori. Diagrammerne tager udgangspunkt hvor i organisationstræet du befinder dig. Opret et indsatsområde Vælg i venstre menu (virksomheds hierakiet) hvor du ønsker at oprette indsatsområdet såsom gruppe, afdeling m.m. Når du arbejder med et indsatsområde, kan du beskrive alle de opgaver der er brug for, til at løse et givet emne, og alt efter behov kan du udvide med milepæle. 3.
1) Klik på knappen Opret indsatsområde for at oprette et nyt indsatsområde: 2) Et nyt vindue Opret indsatsområde fremkommer. I feltet Overskrift skrives der hvad indsatsområdet skal hedde. Klik herefter på knappen Gem. 3) Du kan nu begynde at beskrive indsatsområdet Tryk på Rediger til højre på skærmen Du har følgende muligheder til at beskrive og dokumentere indsatsområdet: 1. Tildele/ændre overskrift 2. Kategoriser indsatsområdet til brug i rapport over handlingsplan aktiviter (Vælges under Kategori og herefter evt. Område ) 3. Sætte prioritet 4. Tilføj anden ansvarlig (Kan kun tildeles bruger med rolle indenfor gruppen) 5. Beskrive: Problem/motivation, Løsning/initiativ, Evaluering og Budget/tilbud 6. Tilføje filer til ovenstående det kan være billeder, rapporter, tilbud dokumenter m.m. 7. Tilføje kortlægningsdata til indsatsområdet (spørgsmål og svar fra en undersøgelse i Workcyclus) 8. Sætte deadline for indsatsområdet (Kun muligt hvis I IKKE har modulet Opgavestyring tildelt af Workcompany). 4.
9. Oprette milepæle (Kun muligt hvis I har modulet Opgavestyring tildelt af Workcompany) for at styre længerevarende og komplekse indsatsområder dette kan kombineres med at e-mail påmindelser sendes til ansvarlig. 10. Oprette et nyt indsatsområde ved at klikke på knappen Opret. Det nye indsatsområde vil blive oprettet samme sted i virksomhedshierakiet (gruppe, afdeling m.m.) som du tidligere oprettede indsatsområde på. Tilføje kortlægningsresultater til indsatsområde Når du har oprettet et indsatsområde har du mulighed for at tilføje spørgsmål emner fra kortlægningen til dit indsatsområde. På denne måde kan der ses, hvilke problemstillinger der arbejdes med indenfor netop dette indsatsområde. Du har mulighed for at tilføje op til flere spørgsmål emner på ét indsatsområde. 1. Lige under feltet Problem/motivation finder du feltet kortlægningsdata klik på knappen Tilføj kortlægningsdata i højre side af skærmen. OBS! Vil du sidde og studere svarene fra en undersøgelse, kan du finde kortlægningsresultater under fanebladet Kortlægning, se afsnittet Kortlægningsresultater. 2. Vælg start og slut dato for den/de kortlægninger du ønsker at tilføje data fra og tryk på knappen Vis Resultat 5.
3. Find og marker de kortlægningsdata du ønsker at tilføje indsatsområdet Du kan sortere kolonnerne alfabetisk ved at trykke på overskrifterne. Tryk på knappen Gem. Du kan evt. udskrive denne oversigt ved at klikke på PDF ikonet eller klikke på ikonet Talebobblen for at se svar/kommentarene for det specifikke spørgsmål. OBS! Ønsker du at fjerne det tilføjet spørgsmål emne fra dit indsatsområde, klikkes der blot på det røde kryds ud for spørgsmål/svaret inde på selve indsatsområdet. 6.
Rediger / beskriv et indsatsområde For at redigere og se detaljer på et indsatsområde, klik på dets overskrift. Du er nu inde på selve indsatsområdet. Klik på knappen Rediger NOTE! Prioritet angives med tal. 1 har højeste prioritet og listes øverst på handlingsplanen. Tilføje dokumenter til indsatsområde Der er mulighed for at tilføje/uploade dokumenter til indsatsområdet ved områderne Problembeskrivelse, Løsningsbeskrivelse samt Evalueringsbeskrivelse. 1. For at tilføje/uploade et dokument klik på knappen Tilføj udfor det område du ønsker. 2. Giv dokumentet et navn og klik herefter på knappen Gennemse for at vælge dit dokument. Afslut ved at klikke på Gem. 7.
Evaluer indsatsområde For at kunne evaluere et indsatsområde skal alle milepæle inkl. milepælen evaluering være afsluttet samt problembeskrivelsen og løsningsbeskrivelsen skal være udfyldt. Herefter kan der indtastes evaluering samt gives antal stjerner alt efter hvor godt indsatsområdet er blevet løst. Når du har klikket på Gem får du mulighed for at arkivere indsatsområdet. Note! Alle milepæle skal være afsluttet, der skal være udfyldt en problemløsning samt løsningsbeskrivelse før indsatsområdet kan evalueres og arkiveres. Arkiver indsatsområde For at arkivere det evaluerede indsatsområde, skal du trykke på knappen Arkiver i øverst højre hjørne. Note! Alle milepæle skal være afsluttet, der skal være udfyldt en problemløsning samt løsningsbeskrivelse før indsatsområdet kan evalueres og arkiveres. 8.
Arkiverede indsatsområder For at se arkiverede indsatsområder, skal du gå til handlingsplan oversigten. Sæt flueben i feltet Inkluder arkiverede nederst i det grå panel Herefter kan det være du skal sortere på kolonnen Status, hvis der er mange indsatsområder. Slet indsatsområde Ønsker du at slette et indsatsområde, klik på det røde kryds udfor indsatsområdet i handlingsplan oversigten. Handlingsplan statistik Du kan under knappen Statistik finde diagrammer som viser status på indsatsområderne samt fordelingen på kategori. 1. 2. 1. Når du klikker på indsatsområde status lagkagediagrammet til venstre vil du få vist diagrammer nedenfor for hver indsatsområde status. I diagrammet vises der antal indsatsområder med den pågældende status samt gruppenavnene. 9.
Eks. Diagram for Overskredne indsatsområder og Diagram for Evalueret indsatsområder 2. Når du klikker på indsatsområde kategori diagrammet til højre vil du nedenfor få diagrammer for hver kategori. I disse diagrammer vises hvilket emner der er blevet anvendt under kategorien. Eks. Diagram for Psykiske Forhold og Diagram for Fysiske Forhold 10.
Handlingsplan print For at printe indsatsområdeoversigten kan du enten klikke Excel ikonet i højre side på handlingsplan oversigten eller PDF ikonet. Du får nu en excel liste/pdf liste med oversigt over alle indsatsområder på arbejdsmiljøgruppen, såfremt du har denne arbejdsmiljøgruppe markeret i organisationstræet i venstre menustruktur. Har du i stedet markereret et arbejdsmiljø udvalg i venstre organisationstræ vil du få en liste/oversigt over alle indsatsområder for alle underliggende arbejdsmiljøgrupper under det markeret arbejdsmiljø udvalg. Handlingsplan e-mail notifikationer Det er muligt at modtage en ugentlig e-mail med en oversigt over overskredne indsatsområder og milepæle. Denne ugentlig e-mail notifikation vil blive sendt pr. e-mail til den ansvarlige for indsatsområdet. Er du/i interesseret i at få lagt e-mail notifikation på jeres Workcyclus, er I velkommen til at kontakte Workcompany Support for at få denne ekstra modul tildelt. 11.