Referat af 1. møde i OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet 27.01.09 Referat 1. møde i OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet den 27. januar 2009 Mødested: ITST, Holsteinsgade 63, 2100 Kbh. Ø, kl. 10-14 Til stede: Jytte Møller Christensen, Ballerup Kommune Steen Deth, Gentofte Kommune Søren Herget, Region Sjælland Sten Fibæk-Jensen, Region Midtjylland (suppleant for Inge Broberg Kristiansen) Mads Ellehammer, KL Anna Schou Johansen, Finansministeriet Kirstine Jørgensen, Miljøministeriet Vagn Lauersen, Undervisningsministeriet Christian Schütt, SKAT Mette Hall-Andersen, Statens Arkiver Jens A. Møller, Statens IT Rita Lützhøft, VTU/ITST Pauline Dich-Johansen, VTU/ITST/sekretær Afbud: Jens Topholm, Aalborg Kommune Allan Schiellerup Bager, Odense Kommune Karin Termannsen, Region Nordjylland Dagsorden: 1. Velkomst, herunder valg af mødeleder Velkomst ved Rita Lützhøft. Rita Lützhøft blev valgt som mødeleder. 2. Præsentationsrunde Medlemmerne præsenterede sig, herunder hvad de beskæftiger sig med, samt hvad deres interesse er i standardiseringen af sags- og dokumentområdet. 3. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt med flg. tilføjelser: FESD II kravspecifikation tilføjes under pkt. 4, Valg af formand ændres til formandskab under pkt. 7. 4. Rammerne for OIO-udvalgets standardiseringsarbejde / oplæg ved Rita Lützhøft OIO-strukturerne, kobling til STS, Referencearkitektur, FESD II kravspecifikation Plancher fra oplægget er vedlagt som bilag 1. Under koblingen til STS orienterede Rita om, at STS på møde den 3. februar skal behandle indstilling om, at standardiseringen af sags- og dokumentområdet fortsætter som et selvstændigt projekt, hvortil der søges en bevilling på 2,2 millioner årligt over de kommende to år. 30. januar 2009 IT- og Telestyrelsen Holsteinsgade 63 2100 København Ø Telefon 3545 0000 Telefax 3545 0010 E-post itst@itst.dk Netsted www.itst.dk CVR-nr. 26769388 Sagsbehandler Pauline Dich-Johansen/Rita Lützhøft Telefon 3337 9276/3337 9242 Telefax 3545 0020 E-post paj@itst.dk/rla@itst.dk Sagsnr. 09-049217 Dok nr. Side 1/3
Dette gav anledning til udtryk for bekymring for, om bevillingen er stor nok til at finansiere det fremtidige standardiseringsarbejde. I forlængelse heraf blev det foreslået, at OIO-udvalget afsætter tid til at drøfte en kommunikationsstrategi for, hvordan OIO-udvalget får italesat sags- og dokumentområdet. Der blev samtidig opfordret til, at OIO-udvalget tilrettelægger ambitionsniveau og mål for standardiseringsarbejdet i forhold til bevillingsrammen samt i forhold til de ressourcer, de enkelte myndigheder vil lægge i arbejdet. 5. Arbejdsopgaver og arbejdsform / Oplæg ved Mads Ellehammer og Rita Lützhøft OIO-udvalget Arbejdsgrupperne, herunder i forhold til OIO-udvalget - Inddragelse af leverandører Sekretariatet Plancher fra oplæggene er vedlagt som bilag 2. I tilknytning til oplægget var der følgende bemærkninger: o o o o o o o Det er vigtigt, at der opnås en fælles enighed om hvilket ambitionsniveau slutprodukterne af standardiseringsarbejdet i de enkelte arbejdsgrupper skal lande på, ligesom det er vigtigt, at der er enighed om kriterierne for succes. Det er vigtigt, at OIO-udvalget drøfter principper for afgrænsning og rummelighed, idet der vil være mange forskellige interesser i de forskellige arbejdsgrupper (fx i forhold til sagsbegrebet). En afklaring heraf vil være en hjælp for arbejdsgrupperne. Udfordringen bliver at undgå at tænke for snævert og at identificere det, der er generisk på tværs af organisationen. Det stiller krav til inddragelse af forretningsviden. FESD II kravspecifikationen kan med fordel inddrages som referenceramme i arbejdet. Der skal være opmærksomhed omkring, at standarderne opbygges med tanke for, hvordan de kan vedligeholdes dynamisk. Der skal være opmærksomhed omkring, hvordan produkterne kan kvalitetssikres i forhold til de forskellige sammenhænge, de skal anvendes i. Det er vigtigt, at OIO-udvalget sørger for at koordinere i forhold til de øvrige OIO-udvalgs arbejde, således at der sikres en tværgående standardisering. Rita tilføjede, at der som hjælp til at spore de enkelte arbejdsgrupper ind i forhold til deres arbejde, i sekretariatsregi vil blive udarbejdet oplæg som udgangspunkt for gruppernes arbejde. Kommunikationen med udvalget og med de enkelte arbejdsgrupper vil ske via en fælles webserver, hvorigennem det vil være muligt at følge med i standardiseringsarbejdet. IT- og Telestyrelsen Side 2/3
6. Godkendelse af kommissorium for OIO-udvalget På spørgsmål om medlemskredsen i OIO-udvalget er fast, svarede Rita, at en plads i OIO-udvalget som udgangspunkt følger personen og ikke organisationen, da medlemmerne er udpeget pga. deres faglige kompetencer. Dog har man i sammensætningen af OIO-udvalget lagt vægt på, at stat, region og kommuner skal være repræsenteret, ligesom man har lagt vægt på, at eksempelvis Statens Arkiver og Statens IT skal være repræsenteret, hvorfor pladsen i OIO-udvalget i disse tilfælde følger organisationen og ikke personen. OIOudvalget kan udvides, hvis særlige forhold taler herfor. Det blev aftalt, at kommissoriet revideres i forhold til følgende punkter: o Formandskab (formand, næstformand) indskrives i stedet for formand. o Det indskrives som en af udvalgets opgaver, at der i løbet af 2010 udarbejdes en plan for, hvad der skal ske efter den 2-årige periode, som på nuværende tidspunkt er skitseret for området, herunder organisering, ejerskab og finansiering af den fremtidige vedligeholdelse af standarder. Det reviderede kommissorium fremsendes til udvalget til skriftlig godkendelse. I forlængelse af spørgsmål vedr. øvrige eksisterende OIO-udvalg (formandskab mv.) fremsendes link til OIO-udvalg sammen med referatet. 7. Valg af formandskab Der var opbakning til, at formandskabet varetages af ITST og KL, og at de to parter indbyrdes aftaler rollefordelingen som hhv. formand og næstformand. Det er efterfølgende aftalt, at Jakob Haarder, chef i KL s Center for Borgerbetjening og It-politik indgår som formand og Rita Lützhøft som næstformand. 8. Mødeplan for 2009 for OIO-udvalget Den foreslåede mødekalender blev godkendt (med ændring af tidspunkt den 16/4 til 12-16). Medlemmerne opfordres til at sende suppleanter, såfremt de ikke selv har mulighed for at deltage i et eller flere møder. 9. Godkendelse af skabelon til kommissorierne for arbejdsgrupperne Der var en enkelt kommentar til sidste bullit under afsnittet Leverancer, som kræver yderligere uddybning. Det blev endvidere drøftet, om der under afsnittet Arbejdsform og omfang skal indføjes et indledende møde, hvor arbejdsgruppemedlemmerne mødes med henblik på at drøfte opgave- og ansvarsfordeling, inddragelse af yderligere materiale, evt. eksterne ressourcepersoner e.l. samt udfyldelse af kommissorium. Behovet for dette vurderes i enkelte situation. Skabelonen til arbejdsgruppekommissoriet blev godkendt med de faldne bemærkninger. Revideret skabelon vil blive fremsendt efterfølgende til brug for de enkelte arbejdsgruppers udfyldelse af kommissorium. IT- og Telestyrelsen Side 3/3
10. Godkendelse af standardiseringsplan og nedsættelse af arbejdsgrupper Rita præsenterede standardiseringsplanen og de overvejelser, der ligger bag prioriteringen af at starte med arbejdsgrupperne Dokument og Arkiv i februar og Sag i marts. Der var tilslutning til denne plan. Plancher er vedlagt som bilag 3. Herefter drøftedes, hvilke der skal være de næste i rækken. Det blev foreslået at igangsætte arbejdsgruppe omkring Rolle (forstået som forretningsrolle) snarest og samtidig foreslået, at sekretariatet indhenter erfaring fra andre, som har beskæftiget sig med rolle. Sekretariatet indvilligede heri. Interfacet omkring hændelsesstyring blev nævnt som en anden kandidat, der bør igangsættes snarest, idet det vurderes som komplekst. Der var generelt tilslutning hertil. Herefter drøftedes kriterier for sammensætning af arbejdsgrupper, herunder hvornår leverandørerne skal inddrages i arbejdet. Der var enighed om, at leverandørerne generelt skal inddrages fra første workshop, men at OIOudvalget i forbindelse med beslutning om igangsætning af en konkret arbejdsgruppe drøfter, hvornår det er hensigtsmæssigt at inddrage leverandørerne. Det blev foreslået, at arbejdsgrupperne forud for deres første workshop mødes til et forberedelsesmøde, hvor de dels udfylder og godkender deres kommissorium, og dels diskuterer rammerne for arbejdet, herunder eksempelvis inddragelse af leverandører og andre interesserede. Der blev spurgt til, hvilke overvejelser sekretariatet har gjort sig om størrelsen på arbejdsgrupperne. Rita svarede, at hun forestiller sig arbejdsgrupper på max. 6-8 personer for at sikre at gruppen er operationel. I de tilfælde, hvor der måtte være stor interesse for deltagelse i en arbejdsgruppe, er det arbejdsgruppens ansvar på 1. møde at tilrettelægge en proces, hvor eksterne interessenter kan blive inddraget. Det blev foreslået at inddrage uddannelsesinstitutioner i arbejdsgruppernes arbejde, da de ligger inde med stor viden. Aalborg Universitet ved fx meget om arkivdelen. Biblioteksskolen vil være relevant at inddrage i forhold til flere af arbejdsgrupperne. Det blev i forlængelse heraf foreslået at udarbejde en bruttoliste over relevante institutioner. Sekretariatet udformer en bruttoliste, der medsendes referatet, og som udvalget bedes melde tilbage på med relevante navne. Arbejdsgrupperne har ansvar for at gennemgå listen og udpege relevante aktører i forhold til deres arbejde. Rita orienterede om, at hun og Mads Ellehammer vil deltage i alle arbejdsgrupper. Der var enighed om, at der i så fald ikke er behov for yderligere gengangere grupperne imellem. Medlemmerne blev opfordret til at byde ind på de arbejdsgrupper, som de gerne vil deltage i. o Jan Dalsten, Statens Arkiver, og Jens Topholm, Aalborg Kommune blev foreslået som deltagere til Arkiv-arbejdsgruppen. Mette Hall- Andersen vil spørge Jan Dalsten og melde tilbage. IT- og Telestyrelsen Side 4/4
o o o o Sten Fibæk-Jensen oplyste, at Region Midtjylland muligvis vil være interesseret i at deltage i Dokument og Organisation. Sten melder tilbage med endeligt tilsagn. Det blev foreslået at inddrage Bjarne Heltved, ITST, og Ole Cohen, KL, som begge arbejder med FORM, i arbejdet med Opgaveklassifikation. Anna Schou Johansen udtrykte interesse for at deltage i Arkiv og/eller Dokument. Jytte Møller Christensen foreslog, at Dokument måske kunne være interessant for SKAT, omsorgssystemerne eller domstolene. Det var ikke muligt på det foreliggende grundlag at nedsætte arbejdsgrupperne på mødet. I stedet blev det aftalt, at sekretariatet fremsender materiale til udvalget, der giver et indtryk af hvilke arbejdsopgaver, der ligger i den enkelte arbejdsgruppe, således at udvalgets medlemmer har forudsætninger for at træffe beslutning om hvilken arbejdsgruppe, de selv eller andre personer fra deres organisation vil deltage i. Det blev aftalt, at OIO-udvalgets medlemmer på baggrund heraf melder tilbage med navne på kandidater til arbejdsgrupperne senest fredag den 6/2, med henblik på at materiale til 1. møde i arbejdsgruppen for hhv. dokument og arkiv kan udsendes snarest herefter til arbejdsgruppens medlemmer. Miljøministeriet bemærkede, at de overvejer deres engagement i udvalget, idet der skal ske en forankring i Miljøministeriet, før et endeligt tilsagn om deltagelse i udvalget kan gives. 11. Inddragelse af relevant materiale Der var ikke medbragt materiale til mødet. De medlemmer, som har relevant materiale, som kan anvendes i arbejdsgruppernes standardiseringsarbejde (fx beskrivelser af eksisterende eller planlagte interfaces, relevante værdilister e.l.), eftersender på mail til sekretariatet. 12. Punkter til næste møde i OIO-udvalget Forslag til punkter til næste møde i OIO-udvalget: - Tilbagemelding vedr. indstilling til STS - Orientering om fremdrift fra arbejdsgrupperne, herunder hvilke erfaringer grupperne har gjort sig - Drøftelse af kommunikationsstrategi - Igangsættelse af arbejdsgrupper hvem er de næste? 13. Eventuelt Der var ikke noget til eventuelt. IT- og Telestyrelsen Side 5/5
Bilag 1 Konstituerende møde d. 27. januar 2009 i OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet
Rammerne for OIO-udvalgets standardiseringsarbejde Rammerne for OIO-standardisering Herunder kobling til STS FESD standardiseringen FESD II kravspecifikation Referencearkitektur
Rammerne for OIO-standardisering STS Domænebestyrelser OIO-Komitéen OIO-Udvalg OIO-Projekt Myndigheder
FESD standardiseringen Bygge videre på de data der er standardiseret i FESD I arvegods FESD standarderne gælder indtil de bliver afløst af nye standarder Brud med den hidtidige organisering af standardiseringen på sags- og dokumentområdet Standardisering i FESD regi ophørt pr 31.12.08 Nu myndigheds-drevet Arbejdsgrupper åbne for alle leverandører
FESD II kravspecifikation En fællesoffentlig kravspecifikation Generisk kravspecifikation til en standard ESDH-løsning Model -kravspecifikation, ikke-prioriterede krav Stor vægt på systemintegration og standarder Referencearkitektur for sag og dokument har været udgangspunkt for strukturering af de funktionelle og ikke-funktionelle krav Kravspecifikationen skitserer en udviklingsplan, der forudsætter, at der foretages en standardisering
Referencearkitektur for sags- og dokumentområdet (ESDH) Baggrund Mål En erkendelse af at ESDH ikke skal rumme det hele Paradigmeskift - fra isoleret ø til åbent samspil med andre systemer baseret på standardiserede snitflader At definere de basale dele i en ESDH-løsning samt dens snitflader til omverdenen At skabe forudsætninger for en bedre sammenhæng og klarere arbejdsdeling mellem ESDH-løsninger og fagsystemer
3 centrale fokusområder 1: Strukturering Afgrænse kerne vs. udvidet ESDH Afgrænsning i forhold til andre systemer 2: Snitflader Funktionalitet skal stilles til rådighed via standardiserede snitflader Skal kunne udstille egne data Skal kunne bruge andres data 3: Procesintegration mellem løst koblede systemer via hændelser
Referencearkitekturens grundlæggende struktur
Referencearkitekturen: Kerne ESDH Udvidet ESDH Dialoglag Brugerinterface Webklient Adgang via håndholdt pc Frame i portal Proceslag, herunder fx Danner sagsoverblik Modtager og placerer post Søger sag Journaliserer dokument Opretter sag Overdrager sagsansvar Udveksler sager og dokumenter Danner dokument og eventuelt afsender post Afslutter sag Afleverer til offentligt arkiv Nødvendige forretningstjenester Proceslag, herunder fx Danner rapporter Hører part Behandler aktindsigt Gennemfører offentlig høring Danner sagsprocesoverblik Borgeradgang til egen sag Dagsorden og afholdelse af møde Henter information til sagsbehandling Ønskelige forretningstjenester Opgaveklassifikation Dokument Arbejdsgang Organisation Sag Arkiv Part Styring Nødvendige Infrastrukturkomponenter Ønskelige Infrastrukturkomponenter Logning Sikkerhed Brugerstyring Hændelsesfordeler
Eksempel på arbejdsgang med brug af interfaces Modtager og placerer post med anvendelse af services med interface til forretningstjenester
Hændelser som igangsætter og output fra en proces Procesintegration vha. hændelser
Procesintegration med løs kobling baseret på en hændelsesfordeler
Bilag 2 Tanker og overvejelser om arbejdsopgaver og arbejdsform Overvejelser over temaet organisering, arbejdsform, arbejdsopgaver under OIOudvalg for sag og dokument
OIO-udvalgets arbejdsopgaver - fra kommissoriet forestå standardisering inden for sags- og dokumentområdet, defineret som tværgående sags- og dokumenthåndtering, både i ESDH-løsninger og i fagsystemer grænseflader til relevante fællesoffentlige infrastrukturkomponenter. både i den kommunale, regionale og statslige sektor
OIO-udvalgets konkrete arbejdsopgaver Definere rammerne for standardisering af sag og dokument overordnet tidsplan, metoder, rammerne for arbejdsgrupperne opdele FESD-datamodel, ESDH referencearkitektur med mere i relevante dele Nedsætte arbejdsgrupper Koordinere arbejdsgruppernes arbejde sikre konsistens Koordinering med andre OIO-udvalg
Arbejdsgruppernes arbejdsopgaver Tilvejebringe forslag til standard for det pågældende område uml-klassediagram beskrivelse af forretningsobjekter, attributter, relationer, værdimængder, fremmede forretningsobjekter m.m. interfaces Koordinere med andre arbejdsgrupper under OIOudvalg for sag og dokument
Princip: mange standarder som hænger tæt sammen Betragter området som en række områder, som dog hænger tæt sammen krav om koordinering mange forretningsobjekter bruges af flere
Forløbet af standardisering af et område FESD datamodel ESDH reference arkitektur Workshop Workshop OIO udvalg Tilbageløb interface Høring, xml m.m. Koordinering Konsistens Andet relevant relevant relevant materialer relevant materialer om den materialer på om den på gældende om den på gældende standard gældende standard standard beskrivelse
Hele sag og dokument hænger sammen som spaghetti Februar Marts April Maj Juni Juli Arkiv Dokument Sag Organisation
Tilbageløb sammenhængen skal sikres Arkiv Antagelse Opg.klassifikation Rigtig standard
Punkt 5: Organisering OIO-udvalg OIO-projekter (arbejdsgrupper) Sekretariat Formandskab Sekretariat OIO-udvalg Sag og dokument Dokument Sag Arkiv Organisation Part Opgaveklassifikation
Sekretariatets opgaver Varetagelse af den daglige drift, herunder: kontakt til arbejdsgrupperne, til andre OIO-udvalg og OIOkomitéen koordinering af udarbejdelse af mødemateriale, mødeindkaldelse og beslutningsreferat facilitere og vejlede arbejdsgrupperne opdatering af udvalgets materiale og hjemmeside informere udvalget om arbejdsgruppernes fremdrift og ønsker til beslutninger, indsamle arbejdsgrupper-nes materiale og evt. fremlægge det for udvalget OIOXML sagsbehandling Koordinering af OIO-udvalgets egne afleveringer.
Sekretariatets opgaver Ansvar i forhold til STS: Ansvar for konkret leveranceplan i forhold til bevilling Afrapportering på fremdrift (årlig)
Bilag 3 Nedsættelse af arbejdsgrupper - Punkter til drøftelse vedr. bemanding :Kriterier for sammensætning af arbejdsgrupper af deltagere fra udvalget /andre myndigheder og leverandører? Hvad gør vi hvis flere melder sig end det er muligt at optage i arbejdsgrupperne? Kriterier for leverandørdeltagelse Hvis flere leverandører ønsker at deltage i alle arbejdsgrupper efter hvilke kriterier fordele? Skal der være gengangere i hhv. sag/dokument/arkiv for at sikre kontinuitet og konsistens?
Nedsættelse af arbejdsgrupper Beslutning om nedsættelse af dokument Deltagere, datoer Beslutning om nedsættelse af arkiv Deltagere, datoer Beslutning om nedsættelse af sag Deltagere, datoer Beslutning om nedsættelse af organisation Baggrund, deltagere, datoer
Forslag til datoer i arbejdsgrupper Dokument: 23/2, 19/3 Arkiv: 25/2, 25/3 Sag: 9/3, 30/3 Organisation: 4/2, 24/2, 11/3, 24/3, 15/4