Referat Ordinært afdelingsmøde i Fortunen Øst Mandag d. 2. maj 2011 kl.19.00 I Bibliotekssalen på Stadsbiblioteket Til stede fra afdelingsbestyrelsen var: Formand: Hanne Lentz-Nielsen (HLN) Næstformand: Anette Jönsson (AJ) Kasserer: Hans Lauridsen (HL) Referent: Michael Møller (MM) Bestyrelsesmedlem: Tove Nordlid (TN) Til stede fra KAB var: Forretningsfører: Stig Bykilde (SB) Driftschef: Mogens West Andersen (MWA) Økonomimedarbejder Elsa Markussen (EM) Formanden (HLN) indledte med at byde de fremmødte beboere velkommen. Valg af dirigent (dagsordenens pkt. 1) (HLN) foreslog på bestyrelsens vegne (MWA) som dirigent, hvilket forsamlingen tilsluttede sig. Dirigenten startede med at konstatere at mødet er lovligt i henhold til vedtægternes krav. Stemmeudvalg (dagsordenens pkt. 2) Kim Tranberg, Marianne Lindvig og Torben Foxvig valgtes. Fremlæggelse af Afdelingsbestyrelsens beretning (dagsordenens pkt. 3) Formanden (HLN) fremlagde beretningen på bestyrelsens vegne: FUNKTIONÆRER På funktionærsiden har der i løbet af året været 1 udskiftning. Vi har ansat Hans Lausten som afløser for Mark Teinfeldt. Samtidig har vi i Lyngby Boligselskab ansat en elev, en ejendomsservicetekniker, der hedder Rasmus Henriksen. Det er meningen, at han skal arbejde og servicere alle afdelinger i selskabet, men vil have fast base her i Fortunen Øst. Lyngby Boligselskab har besluttet at vi skal prøve at udnytte vores bemanding bedre. Vi har i alt 860 boliger i selskabet (inklusive den del af Baunehøj, der er taget i brug) og ansat 13 mand. Og som nævnt en elev. Selskabet vil prøve at lave forskellige fag-teams: Grønne områder/flytninger og lign. De vil servicere områderne i hele selskabet. Det vil gøre os mindre sårbare ved sygdom, ferie og lign. De vil dog stadig have fast mødested i de enkelte afdelinger. VARMEN. Teknikken har overhalet os med hensyn til den gamle beslutning om lukning for varmen fra 15. maj til 15. september. Der er installeret nye strømbesparende pumper som ikke tager skade af at blive slukket. De kan drosles ned, så de kun sender den varme ud der er nødvendig, og kun når det er nødvendigt. Afdelingsbestyrelsen har derfor stillet forslag om, at beslutningen ændres til, at der slukkes for varmen, når udetemperaturen er over 16 grader. På den måde vil afdelingen stadig have et rimeligt komfortniveau og kunne spare omkostningen til at cirkulere varmen rundt i bebyggelsen, når det ikke er nødvendigt. Skulle det være varmt nok allerede 15. april (som i år) lukker systemet automatisk, og det samme er gældende i sensommeren. Omvendt hvis der kommer en regnfuld og kold periode senere (måske omkring Sankt Hans), vil vi have varme på. GRØNNE OMRÅDER Vi fik af Lyngby Boligselskab sidste år et rentefrit lån på 1 mil. kr. Dem har vi brugt bl.a. til nedlæggelse af alle blomsterkummerne. Jorden er kørt over på grillpladsen og lagt i forlængelse af blomstervolden på græsplænen i midten af bebyggelsen. Der er i den forbindelse sket skade på området ved grill-pladsen og dette vil blive re-etableret. Vinteren har i år været både lang og hård, så gartneren har ikke plantet de valgte buske og planter endnu. Der mangler også noget asfaltarbejde og justering af bommene.
I det nye budgetår, der starter 1.- 9. 2011, er der sat penge af til renovering af bedene i Lundtoftegårdsvej 13-19. LEGEPLADS Da vores gamle legeplads var meget slidt, fik vi kigget den efter i sømmene, og konklusionen var, at der var højst 10 år tilbage før den skulle udskiftes. Vi skrev derfor i september 2010 i Ørkenblomsten og efterlyste beboere til et legepladsudvalg, der skulle undersøge og bestille en ny legeplads. Der var en enkelt beboer der meldte sig og mange tak til Hanna for det. Efter gennemgang af diverse tilbud, endte vi med et tilbud, som efter vores mening gav mest kvalitet for pengene og samtidigt en legeplads med sjove og spændende udfordringer til børnene. FORPLADSEN Sidste år fortalte vi, at forpladsen foran hallerne ville blive renoveret med en ny membran, som skulle hindre vandindtrængning i garagen. Det vil koste ca. 2 mio. og heraf har vi ca. halvdelen i budgettet. Vi har arbejdet på at finde alternative løsninger på problemet, noget som vi måske kunne have lidt mere glæde af i stedet for en konstant udgift ca. hver 10-12 år til et nyt dæk. Vi prøver at undersøge bæreevnen på dækket. Kan det holde til at der laves et lavt byggeri? Måske til ekstra cykelrum eller andet lavt byggeri. Kan der eventuelt parkeres der? Vi er jo i bekneb for udendørs parkeringspladser. For nuværende ved vi det ikke, men når vi hører nærmere, vil vi meget gerne have nogle gode ideer fra beboerne. Hvad kan pladsen bruges til? GAVLENE Vi har arbejdet hele året på projektet med isolering af gavlene. Vi havde håbet, på at kunne præsentere et projekt med fuld udnyttelse af solfangere til energi m.m., men det er vist kun den ene gavl der er placeret så det kan lade sig gøre. På nuværende tidspunkt kan vi desværre ikke sige mere om, hvornår et projektforslag er klart, men når vi har projektet og økonomien på plads, vil vi indkalde til et ekstraordinært afdelingsmøde, og det hele skal godkendes af beboerne. FACADEVASK På sidste års beboermøde blev det fortalt at vi ville rense og overfladebehandle facaderne på Rød og Gul Blok. Der er afsat 487.500 kr. i budgettet til dette. Vi har valgt at udsætte al behandling af facader, til efter vi har fået renoveret gavlene. 5 ÅRS EFTERSYN Ved 5 års eftersynet af altanudvidelsen har konklusionen vist at bygningsdelen fremstår i god stand. Der blev under gennemgangen besigtiget 10 % af de 302 lejligheder, og 33 % af dem havde defekte tætningslister/glaslister. Der var problemer med persiennerne flere steder, og der er afskalningsskader som bør udbedres. Det blev aftalt at Entreprenør B. Nygaard Sørensen kontakter firmaet Arkitex, der er leverandører af persiennerne og beder dem besigtige nogle lejligheder, så derfor afventer vi pt. en tilbagemelding fra B. Nygaard Sørensen. LOKAL KRAFT- VARMEVÆRK Vi har stadig den oprindelige kontrakt med EON. Vi har ikke hørt noget nyt fra dem, og vi venter således stadig på, at fjernvarmen kommer denne vej forbi. Kommunen har indkaldt til et møde mandag d.16. maj om den fremtidige varmeforsyning og klimatiltag i vores del af kommunen. Her vil vi få en status for vameforsyningsplanen, og hvad det betyder for os. Samtidig vil der også være fokus på lokal afledning af regnvand, hvor vores store grønne arealer måske kan benyttes. RENGØRING På rengøringen har vi haft en udbudsrunde, og vinderen blev et firma der hedder STRØYER + STRØYER A/S. Firmaet er startet her pr. 1. maj. FLEXIBEL UDLEJNING Vi har i Lyngby Boligselskab fået en aftale med Lyngby Tårbæk Kommune om individuel udlejning. Der er nu en del kriterier der skal være i orden og opfyldt før man får tildelt en lejlighed i Lyngby Boligselskab. Et kriterium kan være, at den boligsøgende har arbejde eller uddannelse og ønsker at flytte hertil, eller at unge i kommunen, som ønsker at flytte hjemmefra for første gang, kan dokumentere start på eller igangværende uddannelse eller fast arbejde. HJEMMESIDEN
For at kunne give beboerne og andre interesserede de bedst mulige informationer om vores boligområde, blev bestyrelsen enige om, at der skulle lanceres en hjemmeside. Denne løb af stabelen i september måned 2010 og sidenhen har den - sammen med vores tekst-tv - formidlet nyheder og information til beboerne. Det har blandt andet også medført, at den gamle papir-mappe som alle beboere fik ved indflytning nu er overflødig, da alle informationerne ligger på hjemmesiden. Skulle nogle beboere ikke have adgang til internettet, er de velkomne til at kontakte ejendomskontoret, der vil være behjælpelig med et print af den relevante information. Man kan også kontakte hjemmesidens webmaster, hvis man har problemer med at komme på hjemmesiden eller fremvisningen af denne. FASTELAVN Årets eneste aktivitet har, som sædvanlig, været tøndeslagning til fastelavn. Der var dog et pænt fremmøde som sædvanlig. NABOSKABET Vi ville i bestyrelsen gerne have et billede af, hvordan beboerne forholdt sig til forskellige spørgsmål om deres boligområde, og derfor besluttede vi at prøve undersøgelsen Naboskabet.dk. Fordelen ved denne undersøgelse var, at alle husstande kunne komme med deres mening, også på indtil flere sprog, og således kunne det give os en mulighed for at afdække områder, hvor beboerne ønskede der skulle sættes ind. Der var hele 80 husstande, der besvarede spørgsmålene og vi synes det er flot, der var så mange der deltog. Det kom der en masse gode forslag og konstruktiv kritik ud af, og på baggrund af dette, valgte vi i bestyrelsen at nedsætte en række udvalg, som beboerne kan melde sig til. I udvalgene skal man så omforme de forskellige forslag fra undersøgelsen til praktiske udkast, som vi i bestyrelsen vil arbejde videre med og prøve at føre ud i livet. Kommentarer til beretningen Der blev klaget over ophobning af regnvand ved fliserne ved Hallerne. Man lovede at afløbet ville blive renset. Man ville også undersøge hvorfor en del beboere havde støjproblemer ved benyttelsen af det interne fjernsyn. En beboer fandt det uheldigt at (MWA) både var ordstyrer og den som besvarede de fleste spørgsmål. (MWA) lovede at prøve at lade medlemmer af bestyrelsen svare i højere grad. Som svar på forskellige spørgsmål om ejendomsfunktionærernes forhold blev det oplyst, at: Alle medlemmer arbejder for Lyngby Boligselskab Der skal normalt være 4 mand på området om dagen, men den fleksible ordning betyder at det kan variere. Somme tider vil der være flere, somme tider færre Hans er ikke udlånt til et andet område. Hans base er i Fortunen Øst, men under den fleksible ordning vil han ind imellem arbejde i andre områder Der blev udtrykt ønske om at vi ville have flere mænd til rådighed, når der skulle ryddes sne. Beretningen blev taget til efterretning. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år og seneste års regnskab til orientering (dagsordenens pkt. 4) (EM) gennemgik det husstandsomdelte budget område for område. Kommentarer til budgettet Som svar på spørgsmål blev det oplyst at prisen vil falde for vask af trapper. Det blev foreslået at man atter overvejede at få vandmålere på grund af de stigende vandudgifter. Ved afstemningen blev budgettet enstemmigt vedtaget. Orientering om regnskabet (EM) gennemgik det husstandsomdelte regnskab for perioden 1.- 9. 2009 til 31.- 8. 2010 punkt for punkt. Regnskabet blev taget til efterretning uden kommentarer. Behandling af indkomne forslag (dagsordenens pkt. 5) Forslag 1: Ændringer til husordenen:
1.1 Om storskrald: container ændres til skraldegårde. Enstemmigt vedtaget 1.2 Om boldspil: boldspil ændres til organiseret boldspil. Forslaget blev trukket tilbage, da en hel del beboere gav udtryk for at det ville føre til for megen larm neden for deres vinduer og altaner. 1.3 Om postkasser: Der tilføjes afsnit om deres placering i indgangen. Enstemmigt vedtaget. 1.4 Om lukning af varmen: Nuværende tekst ændres til: Der lukkes for varmen, når udetemperaturen er over 16 grader. Det blev oplyst at reguleringen sker automatisk. Klart flertal for forslaget. Forslag 2: Opførelse af endnu en petanque bane. Kim Hansen begrundede forslaget som en aktivitet med mange deltagere, en aktivitet som især blev udnyttet af ældre, og fremhævede at det også havde en klar social funktion. Modstandere mod forslaget mente at man skulle udnytte banerne bedre og spille på flere dage eller at man selv skulle betale. Ved afstemningen var der 36 stemmer for forslaget og 77 imod. Forslaget blev således forkastet. Forslag 3: 3.1 Opsætning af kasseparaboler. Harb Moussa begrundede forslaget og fremhævede den store betydning muligheden for at se programmer fra deres oprindelige kultur havde. En form for parabolløsning var den eneste reelle, da man ikke kunne klare sig med en fællesantenne på taget. De kasseformede paraboler ville heller ikke skæmme byggeriet så meget. Diskussionen samlede sig om på den ene side frygten for hvor meget det ville skæmme byggeriet og på den anden side forståelsen for hvor væsentlig det var for etniske beboere at kunne se TV fra deres oprindelseslande. Bestyrelsen fremhævede, at hvis forslaget blev vedtaget ville man gå ind i den praktiske udformning af, hvorledes man kunne finde en konkret hensigtsmæssig løsning. Der blev krævet skriftlig afstemning, hvor der var 69 stemmer for, 60 imod og 6 var ugyldige. Forslaget blev vedtaget. 3.2 Inkludere sprogprogrammer i vor nuværende aftale Bestyrelsen har undersøgt sagen, men TDC vil ikke acceptere en sådan ordning, så forslaget ble trukket. 3.3 Mulighed for valg af pakker Kan ikke lade sig gøre med vort nuværende sløjfesystem, som er langt billigere end andre systemer. Forslaget blev trukket. Forslag 4: Nye tyverihæmmende døre. Britta begrundede forslaget med den større tryghed man ville føle, det var en solid løsning og ikke så dyrt. Det blev indvendt at for nogle ville det koste over 35.000 kr., inden døren var betalt. Flere beboere fandt det uretfærdigt at det månedlige beløb var forskelligt alt efter hvor stor en lejlighed man boede i, og forslagsstilleren ændrede dette så alle skulle betale samme beløb. Nogle gik imod forslaget fordi alle skulle have en sikkerhedsdør, hvad enten man ønskede det eller ej. Ønskede man en sikkerhedsdør, kunne man blot få den i henhold til råderetten, men så også selv betale den. Forslaget forkastedes med et klart flertal imod. Forslag 5: 5.1 Installering af lås og dørtelefoner i indgangspartierne. Nielsen fremhævede den mere overkommelige pris i forhold til prisen på sikkerhedsdørene. Han ændrede også forslaget til samme månedlige udgift for alle (ca. 20 kr.).
Der blev peget på at vore tidligere erfaringer med dørtelefoner var negative, idet brugen havde været irriterende. Forskellige beboere havde erfaringer for at dørtelefonerne andre steder havde givet sikkerhed. Ved afstemningen var der 65 stemmer for forslaget og 47 imod, så forslaget blev vedtaget. 5.2 Udlicitering af varmemester- og gårdmandsfunktion. Da funktionen hører under KAB der ansætter funktionærerne kan der ikke stemmes om forslaget, og dermed udgår det. 5.3 Ventilationen slukkes mellem kl. 22 og 07. Der er ikke teknisk grundlag for ændringen, og kommunens godkendelse er afhængig af at ventilationen kører konstant. Der kan derfor ikke stemmes om forslaget. Valg af bestyrelsesmedlemmer (dagsordenens pkt. 6) Tove Nordlid og Hans Lauridsen er på valg. Hans Lauridsen blev genvalgt uden afstemning, og Kitti Christiansen blev valgt uden modkandidater. Valg af suppleanter (dagsordenens pkt. 7) Torben Toxvig blev genvalgt. Eventuelt (dagsordenens pkt.8) Der blev ønsket et andet lokale, så man undgik den tidsbegrænsning, der betød at mødets sidste del måtte hastes igennem. Desuden ville man gerne have bedre stole og mikrofoner. Det blev foreslået at man anbragte navneskilte foran bestyrelsesmedlemmer m.fl. Mødet sluttede kl. 22.00 Til stede var 94 beboere der repræsenterede 69 lejemål. Referent: Erik Poulsen