REFERAT Dialogmøde 2012 Boligselskabet Alliken Dato: 4. juni 2012 Mødested: Økonomistaben, Ubby Rådhus, Hovedgaden 62, 4490 Jerslev Deltagere: Boligorganisationen: Formand Maja Hansen Forretningsfører Carsten Vammen (Domea) Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen (BDA) Økonomisk konsulent Hanne Pries (HP) 1. Velkomst og præsentation BDA bød velkommen. 2. Orientering fra kommunen Ingen. 3. Gennemgang af styringsrapporten - Boligselskabet Teglhaven A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. Boligorganisationens kommentarer: Orienterede om den gennemførte fusion med Boligselskabet Domea Kalundborg pr. 1. juli 2011. Der forventes fremadrettet besparelse på bl.a. regnskab, revision m.v. Ingen forventninger/planer om sammenlægninger af afdelinger de nærmeste år. B. Gennemgang af boligorganisationen Økonomi/drift : økonomi, administration og drift: Udfordring at huslejeniveauet ikke bliver for højt. Mange enkeltboliger. Boliger, der ikke er tilstrækkeligt tilsvarende, særligt for køkken og bad. Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Helhedsplan/støtte Landsbyggefonden vedrørende afd. 7/25 Østbyen. Nedrivning afd. 7/09 Lundevej. Nærmere herom under afdelingerne. Boligorganisationens boliger: Familieboliger, antal 206 Ældreboliger, antal 142 (heraf 21 beliggende i Holbæk Kommune) Ungdomsboliger, antal 5 Boliger i alt 353 (heraf 21 beliggende i Holbæk Kommune) ( Referat fra dialogmødet 2012 med Boligselskabet Alliken ) 1/6
(hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål 4.168 3.528 3.830 Dispositionsfond, kr. pr. lejemål 1.390 4.072 2.118 Arbejdskapital, kr. pr. lejemål 3.113 2.031 3.200 Driftsresultat (over-/underskud -30.756 224.904 Nøgletallene er pæne. 1) Ledelse og beboerdemokrati ledelse og beboerdemokrati: Der mangler fysisk fællesskab i flere afdelinger, som gør det svært at få velfungerende afdelingsbestyrelser. Svært at få afdelingsbestyrelser på botilbud for udviklingshæmmede. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Arrangementer til synliggørelse af bestyrelsen. Bestyrelsen har ikke det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har ikke gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. Der har ikke været sager ved beboerklagenævnet i regnskabsåret. 2) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Venteliste 38,83 % Kommunal anvisning 56,79 % Fleksibel udlejning 0,00 % Kombineret udlejning 0,00 % Annoncering 4,38 % Ledige familieboliger pr. ultimo regnskabsåret 7,77 % 3) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden (LBF) status nybyggeri- og renoveringsaktivitet: Nedrivning af afd. Lundevej. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Ingen. C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (i forhold til benchmark) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne./. Se vedhæftede bilag over afdelingerne. ( Referat fra dialogmødet 2012 med Boligselskabet Alliken ) 2/6
Supplerende fra boligorganisationen: Afd. 07/26, Midtbyen: Huslejen er for høj og der er begyndende udlejningsvanskeligheder, men p.t. ingen tomgang. Boligerne ligger meget spredt uden egentlig fællesskab. Det bør overvejes hvorvidt enkelte af husene bør sælges. Afd. 07/51, Årby/Loch Ness: Vejproblematik ved fællesvej til bebyggelsen i Årby. Boligselskabet har skrevet til kommunen (vejmyndigheden) om vejsyn. Afd. 07/25, Nørre Alle/Holbækvej: Boligselskabet har valgt Kullegaard Arkitekter A/S til at forestå støttesagen i Landsbyggefonden. Boligselskabet indkalder kommunen til drøftelse inden endelig helhedsplan og inden indsendelse til Landsbyggefonden. D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde Fokuspunkter for boligorganisationen ved sidste dialogmøde var: Ajourføring af stamoplysninger: Gennemføres i.f.m. fusionen. Styrkelse af henlæggelserne: Forventes at de opsparede henlæggelser hæves til 35.000 kr./lejemål. Aftaler mellem boligorganisationen og Kalundborg Kommune : Gensidigt forsøg på udlejning af ældreboligerne, der hvor kommunen har svært ved: Fortsættes. Fremsendelse af ansøgning om nedrivning: Er indgået Vejproblemer på Årbygade 32 B-F: Kommunen undersøgte og svarede på henvendelsen iflg. aftale sidste år. 4. Gennemgang af styringsrapporten - Boligselskabet Domea, Kalundborg B. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. Boligorganisationens kommentarer: Der henvises til punkt 3 A. C. Gennemgang af boligorganisationen Økonomi/drift : økonomi, administration og drift: Optimering af drift og økonomi efter fusionen. Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Der er etableret fælles drift-kontor. Boligorganisationens boliger: Familieboliger, antal 89 Ældreboliger, antal 0 Ungdomsboliger, antal 2 Boliger i alt 91 ( Referat fra dialogmødet 2012 med Boligselskabet Alliken ) 3/6
(hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål 5.470 3.527 4.850 Dispositionsfond, kr. pr. lejemål 9.486 4.072 8.009 Arbejdskapital, kr. pr. lejemål 1.135 2.031 1.278 Driftsresultat (over-/underskud 85.694 48.962 Nøgletallene er pæne. 4) Ledelse og beboerdemokrati ledelse og beboerdemokrati: Alle Domea, Kalundborg s 3 afdelinger er rimelig attraktive. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Ingen. Bestyrelsen har ikke det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har ikke gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. Sager ved beboerklagenævnet : 1 sag, som er vundet. 5) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Venteliste 85,71 % Kommunal anvisning 13,19 % Fleksibel udlejning 0,00 % Kombineret udlejning 0,00 % Annoncering 1,10 % Ledige familieboliger pr. ultimo regnskabsåret 0,00 % 6) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden (LBF) status nybyggeri- og renoveringsaktivitet: Ingen planer. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Afd. 70/02, Biblioteksgården: Nye vinduer på 1. og 2. sal, dvs.i boligdelen. D. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (i forhold til benchmark) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne./. Se vedhæftede bilag over afdelingerne. ( Referat fra dialogmødet 2012 med Boligselskabet Alliken ) 4/6
Supplerende fra boligorganisationen: Ingen. Boligorganisationen ønsker nedlæggelse/flytning af skur ved tidligere busstoppested på Klosterparkvej. Dette er ikke flyttet efter at busstoppestedet blev flyttet. Det blev aftalt, at boligorganisationen selv retter direkte henvendelse til forvaltningen herom. E. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde Fokuspunkter for boligorganisationen ved sidste dialogmøde var: Ajourføring af stamoplysninger: Gennemføres i.f.m. fusionen. Aftaler mellem boligorganisationen og Kalundborg Kommune : Flytning af busstoppested (ej skur): Er sket. 5. Regnskab 2011 Boligselskabet Teglhaven Regnskab 2011 (01.07.10 30.06.11) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Kalundborg Kommune tager regnskabet til efterretning med følgende bemærkninger: Vi har noteret os revisors bemærkninger vedrørende afdelingerne 715 Esbernhus, 716 Hestehavebakken, 718 Klostermosen og 751 Loch Ness/Årbygade, således: Afdelingen administrerer et serviceareal for den kommunale hjemmepleje, som er beliggende ved boligerne, men ejet af kommunen. Fællesdrift deles mellem afdelingen og kommunen efter fordeling opgjort på baggrund af m2, jf. ejerforeningsvedtægterne. Opgørelsen foretages i.h.t. det for ejerforeningen udarbejde regnskab. I forbindelse med gennemgangen af fordelingen skal vi henlede opmærksomheden på følgende forhold: Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse foretages samlet i ejerforeningen, og fordeles i forhold til fordelingstal. Forbruget af omkostninger til vedligeholdelse sker derimod via afdelingens regnskab. Dette giver en mulighed for at udgifterne mellem afdelingen og ejerforeningen ikke fordeles korrekt, idet der ikke er sikkerhed for at henlæggelserne i ejerforeningen alene anvendes til udvendig vedligeholdelse, således som vedtægterne foreskriver. Administrationshonoraret udgiftsføres samlet i ejerforeningen baseret på det samlede honorar for alle lejemålsenheder og fordeles herefter. Dette kan medføre en forkert fordeling mellem afdelingen og ejerforeningen, idet ydelserne for administration normalt vil være forskellige for en almen boligafdeling og en ejerforening. Vi skal anbefale, at afdelingen i samarbejde med administrator foretager en gennemgang af de konkrete forhold i forbindelse med aftalerne, herunder også ejerforeningens vedtægter for at sikre at de faktiske forhold passer med indholdet i de indgåede aftaler samt med bestemmelserne i den relevante lovgivning. Tilsynet skal henstille til at følge revisors anbefaling. Tilsynet forventer således, at revisor kommenterer på forholdet på næste års revisionsprotokollat. 6. Regnskab 2011 Domea, Kalundborg Regnskab 2011 (01.07.10 30.06.11) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Kalundborg Kommune tager regnskabet til efterretning uden bemærkninger. ( Referat fra dialogmødet 2012 med Boligselskabet Alliken ) 5/6
7. Nedrivning af afd. 709, Lundevej Sagen behandles på Kommunalbestyrelsens møde den 27. juni 2012. Tilladelse efter boligreguleringsloven sendes. Byggetilladelse til nedrivning søges lige inden nedrivningen igangsættes. 8. Eventuelt Kommunen spurgte om boligorganisationen evt. ville medvirke til ommærkning af ældreboliger i Årby. Boligorganisationen undersøger og melder tilbage. 9. Næste dialogmøde 2013 Boligorganisationens frist for regnskabsindberetning (regnskab 2012) til LBF er 30. november 2012, men styringsrapporten kan tidligst indberettes medio februar 2013. Dialogmødet forventes herefter at kunne afholdes i foråret 2012. KONKLUSION Fokuspunkter for boligorganisationen det kommende år : Ajourføring af stamoplysninger i Landsbyggefonden Styrkelse af henlæggelserne: forventes at de opsparede henlæggelser hæves til 35.000 kr./lejemål Aftaler mellem boligorganisationen og Kalundborg Kommune : Boligorganisationen indkalder kommunen til drøftelse inden endelig helhedsplan og inden indsendelse til Landsbyggefonden. Boligorganisationen retter selv henvendelse til kommunen med ønsket om at få flyttet skur ved busstoppestedet på Klosterparkvej. Nærværende referat og bilag godkendes af Boligselskabet Alliken Kalundborg Kommune den 26 / 6-2012 den 18 / 6-2012 Formand Maja Hansen Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. ( Referat fra dialogmødet 2012 med Boligselskabet Alliken ) 6/6