PC OMSTILLING PC Omstilling effektiviserer virksomhedens telekommunikation i ét vindue på din pc
Indhold Introduktion... 3 For at komme i gang... 3 Opsætning... 4 Indstillinger... 4 Importer kontaktpersoner... 4 Beskrivelse af funktioner... 5 Overblik... 5 Indgående og udgående opkald... 6 Modtag om omstil opkald... 6 Fritekstsøgning og opkald... 7 Send mail og sms... 8 Send mail og sms til en hel afdeling... 8 Send mail og sms til en gruppe, du selv definerer... 9 Medlem af ny gruppe... 9 Øvrige funktioner... 10 Kø-statistik... 10 Favoritgrupper... 11 Genvejstaster... 12 Settings... 12 Autorun program... 13 Vis eller skjul kontaktpersoner... 13 PC Omstilling overblik... 14
INTRODUKTION Om programmet Om manualen Med PC Omstilling får du hurtigt et aktuelt overblik over virksomhedens telefoni i ét vindue på din PC. Du kan se, om de enkelte lokalnumre er ledige, omstille samtaler, sende sms og administrere opkaldskøer med et enkelt klik. Denne manual vil guide dig igennem de forskellige muligheder og funktioner i programmet. FOR AT KOMME I GANG Download Bruger login og password For at komme i gang skal du downloade softwaren PC Omstilling fra dette link: http://software.stofa.dk Efter download starter programmet, og du skal taste dit brugernavn og din adgangskode (User Name og Password).
OPSÆTNING Indstillinger PC Omstilling skal kende sin ejermand, så følgende opsætning skal foretages: Filer -> Indstillinger Du skal udfylde felterne: - Mit navn - Telefon til opkald - Telefon til SMS Importer kontaktpersoner Med et par klik kan du importere dine kontakter fra dit mailprogram. Vælg Filer > Importer kontaktpersoner > Google/ Outlook
BESKRIVELSE AF FUNKTIONER Overblik PC Omstilling giver et overblik over medarbejdernes tilgængelighed. En statuslampe indikerer om medarbejderen er: ledig DND (vil ikke forstyrres) optaget i kalender optaget i telefonen eller om telefonen ringer - viderestillet DUO kald, dvs.
INDGÅENDE OG UDGÅENDE OPKALD Modtag om omstil opkald Modtag opkald Opkald vises med nummer, navn og adresse, hvis disse oplysninger findes på 118.dk Omstil opkald Du kan foretage en blind*) omstilling til en medarbejder ved at trykke på *) uden at advisere modtageren.
Fritekstsøgning og opkald Fritekstsøgning Du kan hurtigt finde frem til en kontakt ved at taste et navn eller et telefon-nummer i fritekstfeltet. Du kan også taste et vilkårligt telefonnummer og ringe op herfra. Opkald Du kan ringe op til en kontakt ved at trykke på eller
Send mail og sms Med et par klik kan du let sende en SMS eller en mail til en kontakt. Dit standard- mailprogram vil åbne. Send mail og sms til en hel afdeling Ved at højreklikke på en gruppe kan du bl.a. sende mail og SMS til hele gruppen.
Send mail og sms til en gruppe, du selv definerer Ved at højreklikke et sted i det hvide felt, kan du lave en ny gruppe, som du f.eks. kalder Gruppe SMS. Medlem af ny gruppe Ved at markere personer kan du trække dem ned i Gruppe SMS.
ØVRIGE FUNKTIONER Kø-statistik Under Queues kan du se dagens køstatistik for gennemsnitlig ventetid gennemsnitlig taletid antal operatører i alt antal ledige operatører hvor mange opkald, der er besvaret hvor mange opkald, der ikke er besvaret hvor mange opkald, der venter i kø serviceniveau for besvarelse af opkald indenfor 15 sekunder Endelig kan du se, hvem der evt. venter i køen.
Favoritgrupper Grupper, der skal gælde for hele firmaet, skal sættes op af supporten. Ved at sætte flueben kan du vælge din favoritliste. Du kan f.eks. vælge: Salg Support Bogholderi Du kan også lave din egen gruppe ved at højreklikke i det hvide felt og derefter trække personer ned i gruppen.
Genvejstaster Under Filer -> Indstillinger kan du lave dine egne genvejstaster for at besvare telefonen og for at lægge på. Settings Under Filer > Indstillinger kan du foretage flg. Settings ved at sætte flueben. - Run at Startup: PC Omstilling starter op samtidig med PC en - DND on Lock: Din telefon sættes på DoNotDisturb, når du låser din pc - Show external numbers: Kontaktens evt. direkte nummer vises - Vis opkaldshistorik: De 5 sidste opkald til/fra kunden vises, når kunden ringer ind, eller der ringes op til kunden - Open PC Omstilling Overview on Startup: PC Omstilling Overblik åbner i et ny vindue, hver gang du starter PC Omstilling op
Autorun program Under Filer > Indstillinger kan du starte et program, eller åbne/kalde en URL ved forskellige hændelser: Ved indgående/udgående opkald under opkald når du lægger på F.eks. kan du kalde krak s URL på grundlag af et indgående opkalds telefonnummer ved at skrive flg. i feltet: http://krak.dk/<%callname%> Disse parametre kan også bruges. Vis eller skjul kontaktpersoner Under Filer > Indstillinger kan du med flueben vælge at vise eller skjule kontaktpersoner.
PC Omstilling overblik Du kan vælge at få et bedre overblik over udvalgte medarbejdere og køer ved at gå til Filer > Vis Overblik Med drag and drop kan du trække de personer og køer, som du ønsker overblik over. Udgående kald (rød og højrepil) Telefonen ringer (gul) Ledige (grøn) Indgående kald (rød og venstrepil) Køer med statistikoplysninger