Beskæftigelsesministeriet Grønlandssager Notat om Grønlandssager Hjemlen til tilskud til rejseudgifter til og fra Grønland findes i finansloven. På konto 17.69.01 (tidligere 15.73.01.10) er der årligt afsat 400.000 kr. til tilskud til rejseudgifter. Tilskuddet kan bevilliges til hel eller delvis dækning af rejseudgifter til og fra Grønland. Formålet skal være at imødekomme sociale hensyn eller bidrage til at skabe kontakt mellem Grønland og det øvrige rige ud fra følgende hensyn: rejser der imødekommer sociale hensyn dokumenterede dødsfald eller dokumenteret alvorlig sygdom i den nærmeste familie mærkedage rejser der bidrager til at formidle kontakt mellem Grønland og det øvrige rige eller dokumenteret egen sygdom, hvor der er en nærliggende risiko for, at ansøgeren kan dø af sygdommen. Rejsen skal foretages med den billigst mulige rejseform. For at behandle sagen indhenter Pensionsstyrelsen oplysninger vedrørende: Familierelationer. På baggrund af ansøgers egne oplysninger indhenter vi oplysninger fra CPRregistret. Husstandsindkomst: Vi beder om dokumentation for indtægter i form af lønsedler eller udskrifter fra en offentlig myndighed (socialforvaltningen i bopælskommunen). Vi beder desuden om dokumentation for øvrige indtægter i husstanden. Formue og bopælsform. Vi beder om oplysninger vedrørende formue og bopælsform for at klarlægge ansøgers mulighed for at optage lån til at gennemføre rejsen. Dokumentation: Ved ansøgning om begravelseshjælp og besøg til alvorligt syge skal der være dokumentation fra læge i form af dødsattest eller læges vurdering af sygdommen. Vi har tæt kontakt til de grønlandske huse i sagsbehandlingen, og vi får stor hjælp til vurderingen af behovet for rejsen fra de grønlandske huse. Har vi ikke alle oplysninger, får vi det ved at henvende os direkte til ansøger eller de grønlandske huse. Vi havde 108 ansøgninger om tilskud til rejser til Grønland i år 2008. I 2009 var der 110 ansøgninger. Da puljen er på 400.000 kr. årligt er det begrænset hvad der kan gives tilskud til. I år 2009 ansøgte 114 personer om tilskud på 1.350.000 millioner kr. og den gennemsnitlige pris pr. tilskud var på 11.800 kr. Det betyder i praksis, at det i realiteten kun er rejser til begravelser i nærmeste familie, der bliver ydet tilskud til. Vi holder øje med puljen og opgør den hvert kvartal. Det betyder også, at mange af afslagene Side 1 af 8
bliver givet, fordi det ikke er til begravelsesrejse eller alvorlig sygdom. Sidst på året gives der mange afslag, fordi puljen er brugt, og ikke på baggrund af, at ansøgeren ikke opfylder betingelserne for at få tilskud. Side 2 af 8
Standard elementer Modul valgmuligheder Grønlandssager Konto 17.69.01 0) Indledende spørgeguide (Generelle karakteristika) Målgruppe: - Borger Borger - Virksomhed - Institutioner - Udland Formål / Type - Engangstilskud Engangstilskud - Gentaget tilskud - Lån - Garanti - Refusion / forsikring Ansøgergruppe - Få, men store Få og små - Mange, men små - Få og små - Mange og store Kompleksitet (Vurderingskriterier) - Mellem ting - Lav - Middel - Høj Lav Design 1) Præ-Design (Fokus på ordning) Forhold til interessenter Kontakten er primært til de Grønlandske Huse og i enkelte tilfælde til borgeren. Formål for tilskudsordning Bidrage til at formidle kontakt mellem Grønland og det øvrige rige, ved at hel eller delvis dækning af rejseudgifter til og fra Grønland ud fra sociale hensyn. Målgruppe Den enkelte borger. Effekt mål Unik for hver ordning Borgeren får mulighed for at deltage i begravelse af nærmeste familie eller besøge Side 3 af 8
eller program familien ved alvorlig sygdom og andre sociale hensyn. Risiko og habilitet Tildeling: - lav risiko Objektive kriterier baseret på de få midler der er til rådighed i puljen. Udmøntning Direkte betaling til rejseudgiften til de Grønlandske Huse. Resultat Der er en del personer, der får mulighed for at rejse hjem til begravelser og lignende. Lov og Hjemmel Unik for hver ordning Konto 17.69.10 på finansloven eller program Kommunikation til mulige - Selvhenter ansøgere - Servicemand I langt de fleste tilfælde foregår kommunikationen med De Grønlandske Huse, der formidler det videre til borgeren. I enkelte tilfælde forgår de direkte til borgeren. 2) Administrationsramme (Fokus på ordning) Teknologisk ramme Ansøgning på brev, fax eller telefon fra De Grønlandske Huse. Økonomisk ramme 400.000 kr. til uddeling fra puljen. Organisatorisk ramme Kompetence profil: - Lav - Middel - Høj Organisatorisk placering Intern organisatorisk Sagsbehandlings kompetence profil: 1. Objektiv behandling Lav kompetence profil Kundebetjenings kompetence profil: Sekretariats behandling ved ansøgning: Middel vedrørende vejledning Ledelsesmæssig ramme Procedure fastlæggelse: Selvstændig fastlæggelse fra sagsbehandlerne Side 4 af 8
Administration 3) Ansøgningsfase (Fokus på enkelt sag) Kommunikation til mulige Standard elementer: Informationsmøder med De Grønlandske Huse og jævnlig telefonisk kontakt. ansøgere Modtagelse af ansøgninger Standard elementer: Som hovedregel på mail men det kan være på fax og evt. brev. Vurdering af ansøgninger Kommunikation af tilsagn om tilskud / Afslag om tilskud Standard elementer: - Objektiv vurdering - Faglig vurdering - Prioritering af ansøgninger Standard elementer: Individuelt tilrettet Standardkommunikation Objektiv vurdering: Opfylder ansøgningen minimums betingelserne Faglig vurdering Faglig vurdering af formålet med rejsen, samt vurdering af midlerne til rådighed i puljen. Prioritering af ansøgninger: Formålet med rejsen og midlerne til rådighed. Individuelt tilrettet: Fagligt begrundet tilsagn/afslag 4) Tilskud Effektuering (Fokus på enkelt sag) Udbetaling af tilskud Standard elementer: Grad af automatisering Høj Mellem Lav Udbetalingsmetode Forudbetaling Grad af automatisering: Lav til mellem. Bestillingen kommer fra de Grønlandske Huse. De sender regningen til os. Udbetalingsmetode: Hovedreglen er, at vi modtager regningen efter gennemførsel af rejsen, hvorefter der udbetales til modtagerens bankkonto. Side 5 af 8
Rateudbetaling Refusion Garanti Regnskabsmæssig håndtering Manuel håndtering i bogholderifunktion. 5) Efterfølgende administrativ sagsbehandling (Fokus på enkelt sag) Dialog med modtager Ikke formaliseret dialog opfølgning Tilsyn med modtager Standard elementer: Vi modtager dokumentation for rejsen. Afrapportering fra modtager Evaluering af tilskudsmodtager Fejlhåndtering Standard elementer (Fast procedure eller ad-hoc?) Ingen evaluering. Case by case 0-fejlspolitik med indbygget læring Opfølgning 6) Evaluering (Fokus på ordning) Evaluering af tilskudsordningens effekt i samfundet Evaluering af tilskudsforvaltningen Ingen evaluering. Effekten er muligheden for socialt svage borgere, at rejse hjem til Grønland i forbindelse med begravelse eller alvorlig sygdom i nærmeste familie. Kort sagsbehandlingstid, ganske få dage, da det altid er akut og man skal hjem inden begravelsen. Evaluering af tilskudsordningens udformning 7) Afrapportering (Fokus på ordning) Periodisk opfølgning Antallet af ansøgninger pr. år opgøres. Finansiel afrapportering Udbetalingen af puljen udfyldes hvert år. Puljen overskrides ikke. Side 6 af 8
Faglig afrapportering, opnåede mål og resultater Mange har fået mulighed for at komme hjem til Grønland i krise situation, så man kan sige det sidste farvel til et nært familiemedlem. Administrativ afrapportering Tilskudsmodtageren får oplysning om tilskud. Side 7 af 8
Ansøgningsproces for Grønlandssager konto 17.69.01 Ansøgningsproces Ansøger Ansøgning sendes på mail (evt. fax, brev eller telefon) fra ansøger eller de Grønlandske Huse Dokumentation sendes evt. efterfølgende Modtager afgørelse Dokumentation for rejsen sendes Modtager tilskuddet. Sagsbehandling Ansøgning modtages Ansøgning gennemgås og der træffes afgørelse Afgørelse sendes til ansøger/grønlandske huse Dokumentationen kontrolleres Bogholderi Udbetaling til Air Greenlands konto evt. de Grønlandske Huses konto Side 8 af 8