Vejledning til oprettelse af brugere på MIT DANSKE ARK Udføres af virksomhedsrepræsentant eller lokaladministrator Indholdsfortegnelse: Side 2: Alle medarbejdere skal have eget MIT DANSKE ARK Side 2: Se og administrer medarbejdere med MIT DANSKE ARK Side 3: Virksomhedsrepræsentant opretter lokaladministrator til øvrige opgaver Side 4: Virksomhedsrepræsentant eller lokaladministrator opretter brugerne Side 5: Ændring af rolle for tidligere oprettet medarbejder Side 6: Sletning af virksomhedstilknytning ved fratræden 1
Alle medarbejdere skal have eget MIT DANSKE ARK Med åbningen af MIT DANSKE ARK for medlemmerne påbegynder DANSKE ARK samtidigt beskyttelsen af alle de sider og dokumenter vi gerne vil reservere for de betalende medlemmer. Det gamle danskeark.org havde kun et login pr. virksomhed. Dette login var forbeholdt en indehaver. Derfor var det besværligt at give medarbejderne adgang til alle de nyheder, vejledninger, værktøjer etc. der bliver produceret af DANSKE ARK til brug for virksomhedernes daglige arbejde. På danskeark.dk har vi valgt en model hvor alle har adgang, således at hver enkelt medarbejder får direkte glæde af alle de informationer der matcher deres behov. Derfor tildeles hver enkelt person en rolle i systemet. DANSKE ARK opretter den første bruger resten sker i virksomheden. På hver virksomhed vil der, afhængig af virksomhedens størrelse og struktur, være behov for at inddele alle i 1-3 roller, der senere kan ændres efter behov: Virksomhedsrepræsentant Har adgang til alt, modtager fortrolig ledelsesinformation og udøver stemmeret på DANSKE ARKs generalforsamling og ved urafstemning. Kan oprette alle øvrige brugere og redigere alle virksomhedens oplysninger, tekst og billeder på danskeark.dk. I enkeltpersonsvirksomheder den eneste bruger. Rollen oprettes af DANSKE ARK men kan senere omfordeles af den første virksomhedsrepræsentant. Lokaladministrator(er) En eller flere betroede medarbejdere, der på vegne af virksomhedsrepræsentanten kan oprette øvrige brugere bortset fra nye virksomhedsrepræsentanter. Kan redigere alle virksomhedens oplysninger, tekst og billeder på danskeark.dk. Kan eksempelvis være en informationsmedarbejder eller regnskabschef, Virksomhedsbrugere Alle virksomhedens øvrige brugere. Har adgang til al anden information end fortrolig ledelsesinformation og kan redigere egne oplysninger på MIT DANSKE ARK, men ikke virksomhedens. For alle roller gælder at de herudover har individuel beskyttet adgang til alle personaliserede faciliteter på MIT DANSKE ARK og kan tage disse med sig hvis de fratræder deres stilling i virksomheden. Oprettelse af flere brugere kan ikke anvendes for de få medlemsvirksomheder, der ikke har eget domæne. Disse er typisk enkeltpersonsvirksomheder hvor virksomhedsrepræsentanten er eneste bruger. Se og administrer listen over medarbejdere med MIT DANSKE ARK Virksomhedsrepræsentanten og lokaladministrator finder listen over virksomhedens brugere ved at klikke på + tegnet ud for overskriften Medarbejdere. Første gang vil der kun vises navnet på den virksomhedsrepræsentant DANSKE ARK har oprettet som bruger. Klik på den blå tekst for at oprette øvrige brugere eller blot en lokaladministrator der kan gøre resten. 2
Dermed åbnes virksomhedens brugeradministrationsside. De oprettede brugere vises enten på én eller to lister. Listen Personer med brugerrettigheder som medarbejder i virksomheden viser de personer der er oprettet i virksomheden med en af de 3 roller. Hvis en eller flere medarbejdere, tidligere har oprettet en såkaldt ekstern bruger med brug af en mailadresse på virksomhedens domæne, vises også den øverste liste Personer uden brugerrettigheder som medarbejder i virksomheden. Denne liste vises altså kun når sådanne brugere findes. Brugerne kan tilføjes listen over virksomhedsbrugere med et enkelt klik hvorefter brugeren får mail om sine udvidede rettigheder. I de fleste tilfælde foretages brugeroprettelsen dog af virksomhedsrepræsentanten eller en lokaladministrator på følgende vis: Virksomhedsrepræsentant opretter lokaladministrator til øvrige opgaver Se nederst side 4 for processen hvor virksomhedsrepræsentanten selv gør det hele Klik på Opret ledende bruger for at oprette en betroet medarbejder som lokaladministrator. Brugeroprettelsesformularen vises og udfyldes. Under rolle vælges Lokaladministrator 3
Når der klikkes på OPRET kan virksomhedsrepræsentanten overlade resten af opgaverne til virksomhedens nye lokaladministrator. Denne får en oprettelsesmail, og kan efter bekræftelsen heraf straks gå i gang med at løse opgaverne. Lokaladministrators opgaver med brugeradministration løses herefter på samme måde som beskrevet herunder. Virksomhedsrepræsentant eller lokaladministrator opretter brugerne Klik på Opret Virksomhedsbrugere for at åbne siden til simpel oprettelse af alle medarbejdere i én arbejdsgang. På siden oprettes brugerne med import af en simpel Excelfil udfyldt med: Kolonne A: Medarbejderens e-mailadresse Kolonne B: Medarbejderens fornavn 4
Kolonne C: Medarbejderens efternavn Når filen indlæses undersøger systemets domænekontrol om alle e-mailadresser tilhører virksomhedens domæne. Der vises en bekræftelse af importen samt eventuelle fejl og sendes mail til alle brugerne, der herefter selv færdiggør oprettelsen. Læs mere om den individuelle færdiggørelse i vejledningen til personlig brugerprofil under Vejledning for virksomhedsbrugere under OM DANSKE ARK Virksomhedsrepræsentanten eller lokaladministratoren kan på forsiden af eget MIT DANSKE ARK senere se hvilke brugere der færdiggjort oprettelsen. Dermed kan der foretages opfølgning over for de medarbejdere der ikke har færdiggjort oprettelsen inden for rimelig tid. Ændring af rolle for tidligere oprettet medarbejder Når oprettelsen er gennemført kan den ansvarlige via det blå link redigere rollerne hvis en person fx ønskes ændret til lokaladministrator: 5
Klik på redigeringsikonet ud for den medarbejder der ønskes som lokaladministrator for at skifte rollen. Så kommer du til brugerprofilen. Skift brugerens rolle til Lokaladministrator og gem. Hvis brugeren endnu ikke har færdiggjort oprettelsen selv skal de tomme felter også udfyldes før ændringen kan gemmes. Brugeren får nu mail om ændring af status til lokaladministrator og kan udføre alle redigeringer af virksomhedens oplysninger, billeder, jobannoncer etc. jf. den særskilte vejledning herom. Virksomhedsrepræsentanten og kun virksomhedsrepræsentanten kan også skifte rolle for en anden person til virksomhedsrepræsentant og derefter ændre sin egen, så det fremover er den nye virksomhedsrepræsentant der repræsenterer virksomheden over for DANSKE ARK. 6. Sletning af virksomhedstilknytning ved fratræden Når en medarbejder fratræder skal medarbejderen fjernes fra medarbejderlisten på administrationssiden. Det sker ved klik på sletteikonet, hvorefter følgende meddelelse vises: Sletningen fjerner således brugerens tilknytning til virksomheden og dermed adgangen til de medlemsreserverede dokumenter, værktøjer m.v. Til gengæld bevarer brugeren sine personlige valg, nyhedsbrev, sit CV etc. og kan ved senere ansættelse i en anden medlemsvirksomhed tilknyttes den nye arbejdsplads med virksomhedsbrugerstatus. Indtil skift af mailadresse, dog max. 3 måneder efter sletning af tilknytning vil brugeren optræde på listen over eksterne brugere og kan derfor straks tilføjes igen hvis sletningen er sket ved en fejl. 6