Denne specifikation er skrevet på baggrund af standardopsætningen af SignFlow Autorisationsmodul.

!"#"" 1.1 AUTORISATIONSFLOW I SIGNFLOW... 3 1.1.1 Udfyldelse af autorisationsblanketter... 3 1.1.2 Godkendelse... 4 1.1.3 Udførelse... 5 1.1.4 Advisering... 5 1.2 IMPLEMENTATION AF STANDARDOPSÆTNING... 5 1.2.1 Blanketter... 5 1.2.2 Flow... 6 1.2.3 Blanket Layout... 6 1.3 KOMMUNENS FORPLIGTELSER... 16 2.1 STAMBLANKETTEN... 17 2.1.1 Søg knap... 17 2.1.2 Valg af Godkender på Stamblanket (ud fra rulleliste)... 17 2.2 DELBLANKETTER... 18 2.2.1 Opslag i SQL databaser... 18 2.2.2 Rullelister i delblanketter... 18 2.2.3 Validering af indtastede oplysninger i delblanketter... 18 2.2.4 Oprettelse af ekstra delblanketter (ekstra systemer)... 19 2.2.5 Oprettelse af ekstra delblanketter (ekstra systemer) med egen (ekstra) udfører... 19 2.2.6 Opdeling af eksisterende delblanket til to delblanketter... 20 2.2.7 Forskellige delblanketter afhængig af f.eks. afdelingsvalg... 20 2.3 FLOWÆNDRINGER... 21 2.3.1 Flere udfører arbejdsborde... 21 2.3.2 Ændringer til flow (f.eks. hvem modtager hvad)... 21 2.3.3 Godkender vælges på Stamblanket (ud fra rulleliste)... 22 2.3.4 Godkender bestemmes ud fra autorisationens delblanketter... 22 2.4 ANDRE UDVIDELSER AF AUTORISATIONSMODULET... 22 2.4.1 Automatisk oprettelse af dokumenter på en autorisation... 22 2.4.2 Integration til andre systemer... 23 2.4.3 Ekstra notifikationer... 23 2.4.4 Tilretning af notifikationer... 24 Ændringer i eksisterende notifikationer... 24 3.1.1 Find gældende autorisationer for en medarbejder... 25 3.1.2 Ensretning og effektivisering af autorisationer... 26 3.1.3 Dokumentation vedr. Autorisationer overskueliggøres... 26 Side 2

$"%&'! ' '(! '!)*( Denne specifikation er skrevet på baggrund af standardopsætningen af SignFlow Autorisationsmodul. ' Først en generel beskrivelse af autorisationsflow samt indførelse i den terminologi der vil blive benyttet. Et autorisationsflow i SignFlow, består generelt set af følgende roller og objekter: - En udfylder der udfylder et sæt blanketter. Typisk en blanket til hvert af de systemer brugeren skal have adgang/rettigheder til. - Et antal godkendere, der godkender at brugeren må få adgange og rettigheder som angivet i blanketterne. - Et antal udførere, der står for oprettelsen af adgange og rettigheder for brugeren som angivet i blanketterne. 1.1.1 Udfyldelse af autorisationsblanketter Udfyldelse af autorisationsblanketter foregår i SignFlow ved at udfylderen først udfylder en hovedblanket med alle brugerens personoplysninger, kontaktinfo på udfyl- Hovedblanket Oprettelse / Sletning Stamdata deren (så denne efterfølgende kan * Personinformation * Afdelingsinformation kontaktes med evt. opklarende spørgsmål), samt til hvilke systemer Udfylder der skal tildeles adgange eller rettigheder. } Derefter klikker udfylderen Næste knappen, og alt efter hvad udfylderen har valgt af systemer på hovedblanketten, vil udfylderen blive ledt igennem at udfylde de systemspecifikke blanketter en efter en. Brugerens personoplysninger repeteres på de efterfølgende systemspecifikke blanketter, så disse blanketter hver især indeholder al den information der skal til for at kunne udføre autorisationen på det givne system. Systemvalg 1. Outlook 2. KMD 3. IOTA 4. TMT...... Outlook KMD IOTA TMT Delblanketter De systemspecifikke blanketter vil i det efterfølgende blive refereret til som autorisationens delblanketter, og en udfyldt hovedblanket sammen med tilhørende delblanketter vil idet efterfølgende samlet blive refereret til som en autorisation. Og en sådan autorisation vil i SignFlow optræde som en sag indeholdende autorisationens hovedblanket og delblanketter som separate html dokumenter. Side 3

Navigering, Fortryd og Hjælp. Der kan navigeres mellem blanketterne ved klik på Forrige og Næste knapper. På den sidste blanket i denne sekvens vil der i stedet for en Næste knap være en Ok knap. Når der klikkes på Ok knappen indsendes blanketterne samlet til Autorisations arbejdsgangen (folderen) i SignFlow. På alle blanketter i sekvensen er der en Fortryd knap, og klikkes der på denne afbrydes indtastningen, man får vist en side, hvor der står at man har valgt at afbryde, og autorisationen bliver ikke gemt. Ligeledes er der på alle blanketter en Hjælp knap. Til denne kan man knytte hver sin web-side, hvor kommunen selv kan vedligeholde en hjælpe-tekst som udfylderen kan støtte sig til. Ved klik på denne knap åbnes den tilknyttede side i sit eget vindue, så man kan have den stående ved siden af mens man udfylder. Oprettelse og Sletning. En autorisation beskriver enten tildeling eller fratagelse af adgange/rettigheder for en bruger i kommunen. Når der skal tildeles rettigheder til en bruger, udfyldes en autorisation, hvor man på hovedblanketten angiver, at det er en Tildeling eller Nyansættelse. De delblanketter, der så skal udfyldes skal, derfor indeholde de rettigheder/adgange der skal oprettes for brugeren. Hvis der er tale om fratagelse af adgange/rettigheder, skal der udfyldes en autorisation, hvor der på hovedblanketten angives, at det er en Sletning (afgang fra kommunen) eller Fjern rettigheder fra medarbejder, og de delblanketter, der skal udfyldes, skal så indeholde de rettigheder/adgange der skal fratages brugeren. Afdelingsskift. I situationer, hvor der både skal tildeles og fratages rettigheder for en bruger, eksempelvis i forbindelse med afdelingsskift, skal der først udfyldes en Fjern rettigheder fra medarbejder og derefter en Modtag medarbejder fra anden afdeling. Som det fremgår af hovedblanketten (se afsnit Blanket Layout), skal man ved afdelingsskift på Fjern rettigheder-autorisationen ikke angive hvilken afdeling der er tale om. På Modtagautorisation skal man derimod ved afdelings skift angive, hvor der modtages fra. 1.1.2 Godkendelse Når en autorisation oprettes som en sag i SignFlow på arbejdsbordet Til Godkendelse under Autorisation folderen, sendes der en advis mail til en e-mailadresse for godkenderne. Der er to forskellige måder at opsætte adviseringen på, i standardopsætningen. a) Metode 1 Der sendes en e-mail til en fælles (fast) e-mailadresse for godkenderne. Det fremgår af denne e-mails emnefelt, hvilken afdeling der er tale om. Alle der skal kunne godkende skal have adgang til at se i denne postkasse. Der skal evt. oprettes en ny postadresse til dette. b) Metode 2 Der sendes en e-mail til en postadresse (f.eks. afdelingspostkassen), postadressen bestemmes ud fra hvilken Afdeling der er valgt på stamblanketten. F.eks. teknisk afdeling modtager godkendelsesmail på tekniskafdeling@kommune.dk og socialafdelingen modtager på socialafd@kommune.dk osv. Side 4

Mailen indeholder et link til den givne autorisation. Når man klikker på dette link åbnes sagen i SignFlow. Og der vil være to knapper Godkend og Afvis. Hvis der klikkes Afvis gives der mulighed for at skrive en begrundelse og sagen flyttes til Afvist arbejdsbordet, og der sendes en mail til udfylderen indeholdende begrundelsen. Derudover indeholder mailen et link som ved klik åbner autorisationen med de tidligere udfyldte data så udfylderen har mulighed for at rette disse til jævnfør afvisnings-begrundelsen. Og hvis der så modtages en sådan rettelse fra udfylderen flyttes sagen tilbage til Til Godkendelse arbejdsbordet. Hvis der klikkes Godkend distribueres sagen/autorisationen til de udfører-arbejdsborde, der alt efter autorisationens indhold af delblanketter skal have autorisationen til udførelse. 1.1.3 Udførelse Når en autorisation er udfyldt og indsendt til SignFlow distribueres den til de udførerarbejdsborde, der alt efter autorisationens indhold af delblanketter skal have autorisationen til udførelse. Udførerene for hvert arbejdsbord modtager (hvis dette ønskes) en advis e-mail, der indeholder et link til den givne autorisation. Når man klikker på dette link åbnes sagen i SignFlow. Alternativt kan man bare jævnligt logge ind på https://eservice.logiva.dk/usr/ og se om der ligger autorisationer til udførelse på ens arbejdsbord. Når en udfører for et givet udfører-arbejdsbord har udført sin opgave klikker vedkommende på Udført knappen og autorisationen flyttes til Delvist Udført. Når alle udførere så har klikket Udført, og autorisationen derfor kun er på Delvist Udført arbejdsbordet, flyttes autorisationen til Udført arbejdsbordet. 1.1.4 Advisering Når alle de involverede udførere således har udført deres del, og autorisationen ankommer på Udført arbejdsbordet, adviseres udfylder, med et advis indeholdende hvilke rettigheder der er hhv. tildelt eller frataget brugeren, og eventuelle tildelte kodeord. +, Herunder beskrives den specifikke implementation af standardopsætningen. Først hvilke systemer og dermed hvilke delblanketter der er i autorisationen, dernæst autorisations flowet, og til sidst forslag til layoutet af autorisationens blanketter. 1.2.1 Blanketter Standardopsætningen indeholder autorisationer til 6-8 systemer, f.eks.: - Kommunens Netværk - KMD - Care - Outlook/Notes/Groupwise - Telefonbog Og der skal således ud over hovedblanketten laves en delblanket, indeholdende muligheder for indtastning af de nødvendige systemspecifikke informationer, for hvert af disse systemer. Side 5

1.2.2 Flow For hvert system der ønskes (også de, af Logiva foreslåede), skal Logiva have et forslag til layout. Dette kunne f.eks. være en kopi af den blanket (papir-udgave) der benyttes i dag. Der er i standardopsætningen, 3 udfører arbejdsborde der modtager autorisationer med delblanketter som følger: 1) IT-afdelingen: modtager autorisationer med delblanketterne Kommunens netværk (Net) og KMD og Outlook/Notes/Groupwise (kommunens mailsystem). 2) Omsorg: modtager autorisationer med delblanketten Care. 3) Telefon: modtager autorisationer med delblanketten Telefon. Vælges/Tilvælges der andre systemer, skal disse systemer også kunne udføres af en af de tre udførere. Udfører skal kunne påføre login: Som standard kan udfører (IT-afdelingen) påføre login. Dette gøres ved en Tildel login knap på udfører arbejdsbordet, der giver mulighed for at indtaste det tildelte login (f.eks. ved nyansættelser), hvor udfylderen ofte ikke kender det login brugeren skal have (da udfylder måske ikke har adgang til ledige logins). IT-afdelingen skal udføre deres del, før de andre arbejdsborde modtager autorisationen: Hvis det ønskes, er det med i standardopsætningen at: Hvis autorisationen indeholder en Kommunens netværk delblanket (Net) skal IT-afdelingen, have udført deres opgave før autorisationen fordeles til de andre arbejdsborde, idet IT-afdelingen s opgave kan medføre påførelse af login, hvilket ofte skal bruges i udførelsen af de øvrige opgaver. 1.2.3 Blanket Layout Herunder følger forslag til layoutet af autorisationens blanketter. Autorisations-hovedblanket (Oprettelse): Hovedblanketten indeholder al person specifik information; information om hvem udfylderen er så udføreren eller evt. godkenderen har mulighed for at kontakte vedkommende og stille opklarende spørgsmål; samt information om hvilke systemer autorisationen vedrører, hvilket bestemmer hvilke af delblanketterne der skal udfyldes i den videre udfyldnings sekvens. Desuden kan det vælges som ekstra opsætning, at der skal være mulighed for, ved angivelse af login og efterfølgende klik på Søg knappen, at få udfyldt de personspecifikke oplysninger ved opslag i Active Directory (AD). Der vælges i rullelisten, hvilken handling der skal udføres. Som man kan se er der default valgt Vælg fra listen. Efter handlingsvalg, udfyldes blanketten. Det er først muligt at komme videre til delblanketterne, når der er valgt en handling i rullelisten. I tilfælde af Modtagelse fra anden afdeling skal der i feltet Afdeling angives hvilken afdeling medarbejderen modtages fra. Side 6

Standard validering på Stamblanketten: Felter, markeret med rød pil, er sat til skal udfyldes. CPR-nr. valideres bl.a. med Modulus11 check (er det et rigtigt CPR-nr.) Der skal som minimum vælges et system. Er der tale om en Modtagelse skal Afdeling også udfyldes. Side 7

Når rullelisten åbnes, ses de handlinger der kan vælges imellem. Rulleliste over handlinger: Handlingerne bruges i dette omfang: Opret nyansat medarbejder: Ved nyansættelser i kommunen. Slet medarbejder (afgang fra kommunen): Ved ansættelsesophør i kommunen. Tildel autorisationer til en medarbejder: Ved tildeling af flere rettigheder i systemer, medarbejderen allerede har autorisation til, eller tildeling af rettigheder til ekstra systemer (dvs. systemer, medarbejderen ikke har autorisation til fra start). Fjern autorisationer fra en medarbejder: Ved fjernelse af rettigheder i systemer, medarbejderen allerede har autorisation til. Ved fjernelse af autorisation til hele systemet. Ved afdelingsskift. Modtag medarbejder fra anden afdeling: Ved afdelingsskrift (modtagerafdelingen). Ændring i stamoplysninger (ex. efternavn, lokalnr, stilling): Udfyldes når der er tale om ændring i personoplysningerne, dvs. ikke nødvendigvis ændringer i rettigheder. Denne handling benyttes så de pågældende udførere kan få rettet f.eks. lokalnummer eller efternavn i diverse systemer (Telefonbog, Active Directory osv.) Side 8

Udfyldt Stamblanket: Oprettelse af ny medarbejder, der skal have adgang til systemerne KMD, Care og Outlook. Side 9

KMD delblanketten: Øverste del af KMD delblanketten Denne øverste del af KMD blanketten indeholder en række felter der gentaget fra hovedblanketten som kan være nyttige i udførelsen, så udføreren ikke nødvendigvis behøves åbne hovedblanketten for at udføre sin opgave. Eksempelvis kan Blanketudfylder login og lokalnr være meget anvendelige for udføreren hvis denne har spørgsmål til udfyldelsen. Side 10

Disse repeterede felter er read-only og man kan således ikke rette i dem. De resterende felter på denne blanket er de rettigheds og adgangs indstillinger der vedrører KMD systemet. Og alle disse felter kan der selvfølgelig skrives i. Alle felter på delblanketter er som standard fritekst felter. Men hvor der findes endelige lister af valgmuligheder kan dette altid efterfølgende rettes til rullelister, som ekstra opsætning. Side 11

Care delblanketten: Her er Brugergruppe vist som rulleliste. Alle felter på delblanketter er som standard fritekst felter. Men hvor der findes endelige lister af valgmuligheder kan dette altid efterfølgende rettes til rullelister, som ekstra opsætning. Side 12

Outlook delblanket: Her er en delblanket uden systemspecifikke oplysninger, da det ikke kræver systemspecifikke oplysninger at oprette/slette medarbejderen i f.eks. Outlook. Der er som eneste felt et Kommentar felt. Side 13

Telefon blanket: Øverste del af Telefon blanketten. Eksempel på validering på en Telefonblanket kunne være, hvis Nyt nummer åbnes er afkrydset, skal EAN-nummer og konto felterne udfyldes. Side 14

Nederste del af Telefon blanketten. De to felter vedr. ophør / flytning (markeret med rødt) er enten/eller felter. Kun den ene kan krydses af. Et andet eksempel på validering på en Telefonblanket kunne være, hvis Flytning af telefon er afkrydset, skal Fra stik nummer og Til stik nummer og tilsvarende rum felter udfyldes. Side 15

& Kommunen skal sørge for at forsyne Logiva med de nødvendige forvaltning-afdelingunderafdelings hierarki med tilhørende godkender-brugerinformation (mailadresse og navn) for udfyldere/godkendere. Kommunen skal forsyne Logiva med brugerinfo (Navn og mailadresse) på alle godkendere og udførere. Kommunen skal udfylde og returnere medsendte spørgeskema, samt forslag til delblanket layout (et layout for hvert system). Firewall-mæssig skal der åbnes for en port til den stunnel der skal installeres for at kommunikationen fra Logiva s server til Kommunen kan foregå krypteret. Logiva vil bistå med installation og konfigurering af denne stunnel. Side 16

+ "&"*$" $- (.""!!'' $/!#" I dette afsnit skitseres nogle af de kendte ekstraopsætninger Standardopsætningen kan udbygges med. Hvis der er ønsker til ekstraopsætning der ikke er beskrevet, er I velkomne til at tage kontakt til Logiva, vi vil da vurdere opgaven og give et pris- og tids estimat på opgaven. + 0 2.1.1 Søg knap Der oprettes en Søg knap på hovedblanketten der, ud fra angivet login, finder alle de gældende person oplysninger og udfylder de modsvarende felter på blanketten. Søg knappen kan laves på følgende måder: 1. Via Active Directory For at kunne gøre dette kræves det at Kommunen giver adgang til LDAP interfacet på sit Active Directory, samt opretter en s-tunnel adgang (SSL krypteret forbindelse) fra SignFlow serveren, som hostes af Logiva, til denne database. 2. Via SQL-database For at kunne gøre dette kræves at Kommunen laver et readonly view på SQL databasen (hvor login oplysningerne findes), samt opretter en s-tunnel adgang (SSL krypteret forbindelse) fra SignFlow serveren, som hostes af Logiva, til denne database. Pris: 5 timer 2.1.2 Valg af Godkender på Stamblanket (ud fra rulleliste) Godkender er hverken afdelings- eller systembestemt, men skal bestemmes ud fra rulleliste på Stamblanketten. Udfylderen skal da tage stilling til hvem der skal godkende autorisationen. Der oprettes et Godkender arbejdsbord pr. Godkender i rullelisten. Godkenderens arbejdsbord og Godkenderens navn i listen er det samme. Logiva skal da vide følgende: Hvilke Godkenderne skal oprettes i listen Hvilke e-mailadresser skal adviseres (hvis dette ønskes) Eksempel: Da Godkender hverken er afdelings- eller systembestemt skal udfylder vide hvilken Godkender der er tale om, når autorisationen udfyldes.. Der oprettes ekstra Godkendelses arbejdsborde, og autorisationen distribueres til den Godkender, der er valgt på Stamblanketten, som skal godkende autorisationen. Godkender skal tage stilling til hele autorisationen. Når en Godkender, godkender autorisationen, flyttes autorisationen til Godkendt, hvorefter den distribueres til udførerne. Prisen afhænger af antallet af godkendere, samt kompleksiteten af det nye flow. Det er altid muligt at kontakte Logiva og få et pris- og tids estimat på opgaven. Side 17

Pris: Tilbud indhentes fra Logiva. ++ 0 2.2.1 Opslag i SQL databaser Autorisationsmodulet kan udvides med flere SQL database opslag. Dette kunne f.eks. være opslag i en separat database med telefonoplysningerne (navn, displaynavn, telefonmodel osv.), altså oplysninger der findes i en anden database, og derfor ikke fremgår af Søg knap opslaget (eller Søg knap opslaget ikke er valgt) For at kunne gøre dette kræves at Kommunen laver et readonly view på SQL databasen (hvor oplysningerne findes), samt opretter en s-tunnel adgang (SSL krypteret forbindelse) fra SignFlow serveren, som hostes af Logiva, til denne database. Pris: 5 timer 2.2.2 Rullelister i delblanketter Hvor der findes endelige lister af valgmuligheder kan fritekst felter altid efterfølgende rettes til rullelister (drop-down lister). Valgmulighederne og ønsket placering (delblanket og felt) skal oplyses Logiva. Valgmulighederne skal ved fremsending til Logiva, være listet i den ønskede orden (f.eks. alfabetisk). Såfremt der er mange valgmuligheder (20+) skal disse sendes til Logiva i f.eks. et Excel ark, ellers kan valgmuligheder og placering blot skrives i en e-mail. Prisen afhænger af antallet af valgmuligheder. Det er altid muligt at kontakte Logiva og få et prisog tids estimat på opgaven. Pris: Timesag prisen svarer til forbrugt tid på opgaven. Oftest mellem 0.25 time - 3 timer. 2.2.3 Validering af indtastede oplysninger i delblanketter Hvor det findes nødvendigt med validering på de indtastede oplysninger, kan dette tilføjes. Eksempler på validering: - Hvis felt A1 er afkrydset, skal felt B2 og B3 være udfyldt. - Hvis felt A1 er afkrydset, kan der ikke indtastes i felt C1 - Hvis der er tale om en Sletning skal A2 være udfyldt samt ingen mulighed for at indtaste i A1 - Der kan kun være valgt ( prik i) enten D1 eller D2 (enten/eller felter f.eks. ja/nej felter) - Felt E5 må kun indeholde tal, og der skal indtastes 5 tal i feltet - Alle felter der ikke kan indtastes i, farves lysegrå - E-mailadresse og CPR-nr. validering - Osv. Side 18

Prisen afhænger af kompleksiteten af valideringen og antallet af valideringer på delblanketten. Logiva skal have beskrivelse af valideringen, samt hvilken delblanket der er tale om. Det er altid muligt at kontakte Logiva og få et pris- og tids estimat på opgaven. Pris: Timesag prisen svarer til forbrugt tid på opgaven. Oftest mellem 0.25 time - 2 timer. 2.2.4 Oprettelse af ekstra delblanketter (ekstra systemer) Oprettelse af ekstra delblanket der kan implementeres i det eksisterende delblanket flow. Krav: Den nye delblanket, følger det eksisterende flow og et eksisterende delblanket flow. Eksempel: Oprettelse af delblanketten PDC (et andet Omsorgssystem), skal følges med den eksisterende Care-delblanket, dvs. PDC blanketten sendes først til Godkender og efter godkendelse sendes autorisationen til Omsorg-udfører arbejdsbordet. Logiva skal have forslag til delblanket layout, oplysninger om eventuel validering på delblanketten, samt beskrivelse af hvilket eksisterende delblanket flow, den nye delblanket skal følge. Pris: Timesag prisen svarer til forbrugt tid på opgaven. Oftest mellem 2 5 timer. *) Ved meget komplekse delblanketter, f.eks. meget store blanketter, mange specialfelter, meget validering og lign. kan prisen blive højere. Forudsat kommunen leverer layout samt krav til validering, rullelister osv. ved bestilling af opgaven, vil Logiva gøre opmærksom på dette, inden opgaven påbegyndes. 2.2.5 Oprettelse af ekstra delblanketter (ekstra systemer) med egen (ekstra) udfører Oprettelse af ekstra delblanket der ikke kan implementeres i et eksisterende delblanket flow. Krav: Den nye delblanket, følger det eksisterende flow, men ikke et eksisterende delblanket flow, så der skal oprettes et nyt udfører arbejdsbord, samt udførerne der skal udføre opgaven skal oprettes på SignFlow. Eksempel: Oprettelse af delblanketten Medarbejdercertifikat, skal følge det eksisterende flow, dog skal udfører være LRA-ansvarlig, dvs. Medarbejdercertifikat blanketten sendes først til Godkender og efter godkendelse sendes autorisationen til det nye udfører-arbejdsbord LRA-ansvarlig. Logiva skal have forslag til delblanket layout, oplysninger om eventuel validering på delblanketten, samt beskrivelse af flow (hvilken e-mailadresse skal adviseres), samt brugerinformation om den/de nye udfører(e). Pris: Timesag prisen svarer til forbrugt tid på opgaven. Oftest mellem 3 6 timer. *) Ved meget komplekse delblanketter, f.eks. meget store blanketter, mange specialfelter, meget validering og lign. kan prisen blive højere. Forudsat kommunen leverer flow beskrivelse, layout Side 19

samt krav til validering, rullelister osv. ved bestilling af opgaven, vil Logiva gøre opmærksom på dette, inden opgaven påbegyndes. 2.2.6 Opdeling af eksisterende delblanket til to delblanketter Eksempel: En delblanket ønskes opdelt i to forskellige delblanketter, fordi den skal fordeles til to forskellige udfører arbejdsborde. Det kunne være delblanketten Prisme der ønskes opdelt i Prisme og Prisme-web delblanketterne. Grundene til en blanket ønskes opdelt kan være meget forskellige. En grund kan være at medarbejdere ikke kan autoriseres til begge systemer samtidigt, en anden grund kunne være forskellige udførere på de to systemer. Logiva skal have forslag til delblanket layout samt hvilken blanket der ønskes opdelt, oplysninger om eventuel validering på delblanketten, samt beskrivelse af flow (hvilken e-mailadresse skal adviseres hvis nyt delblanket flow), samt brugerinformation om eventuelle nye udfører(e). Når en delblanket skal opdeles i to, er det normal procedure at Logiva kontakter kommunen, for specifikke oplysninger og løsningsforslag, for at få den bedste løsning til kommunen, da opgaver som denne kan variere meget. Pris: Timesag prisen svarer til forbrugt tid på opgaven. Oftest mellem 1 6 timer. 2.2.7 Forskellige delblanketter afhængig af f.eks. afdelingsvalg Er der for nogle systemer tale om forskellige autorisations blanketter alt efter hvilken forvaltning/afdeling/underafdeling der er tale om (eksempelvis vagtplaner), kan SignFlow også håndtere dette. Eksempel: På Stamblanketten, kan der under Afdeling vælges Plejecenter. Når Plejecenter vælges, kan der efterfølgende i Underafdeling vælges mellem Nord, Syd, Vest og Andet. Afkrydses systemet Vagtplan og der er tale om Underafdeling Nord, vil vagtplanen tilhørende Nord blive vist i autorisationssekvensen, er der derimod tale om Syd, er det vagtplanen tilhørende Syd der vises i autorisationssekvensen. Der vil i dette eksempel skulle laves 4 forskellige vagtplan-delblanketter, en for hver underafdeling der kan vælges. Prisen afhænger af antallet af delblanketter der skal laves samt kompleksiteten af disse blanketter. Det er altid muligt at kontakte Logiva og få et pris- og tids estimat på opgaven. Pris: Tilbud indhentes fra Logiva. Side 20

+, 2.3.1 Flere udfører arbejdsborde Eksempel: Der oprettes et ekstra udfører arbejdsbord Telefon Teknisk. Når en autorisation indeholder delblanketten Telefon, distribueres den til udfører arbejdsbordet Telefon, som tidligere. Når Telefon udfører har udført deres del, sendes autorisationen videre til Telefon Teknisk. Når Telefon Teknisk har udført deres del, sender de autorisationen videre til Delvist Udført. Dette kan f.eks. bruges i det tilfælde at Telefon-delblanketten indeholder både Telefonbogs rettelser og rent tekniske oplysninger/rettelser f.eks. flytning af stik. Overstående eksempel kan også tilpasses yderligere, så Telefon sender videre til Telefon Teknisk hvis bestemte kriterier er opfyldt (f.eks. flytning af stik er markeret på Telefon delblanketten) ellers sender Telefon videre til Delvist Udført som normalt. Logiva skal da vide følgende: Navnet på den nye udfører Hvem sender til denne nye udfører Hvilken e-mailadresse skal adviseres (hvis dette ønskes) Skal der altid sendes til det nye udfører arbejdsbord, eller kun i bestemte situationer (kriterier beskrives og oplyses Logiva) Prisen afhænger af kompleksiteten af det nye flow f.eks. kriterierne der skal være opfyldt for at det nye Udfører arbejdsbord modtager autorisationen. Det er altid muligt at kontakte Logiva og få et pris- og tids estimat på opgaven. Pris: Timesag prisen svarer til forbrugt tid på opgaven. Oftest mellem 0.5 time - 4 timer. 2.3.2 Ændringer til flow (f.eks. hvem modtager hvad) Ændringer i eksisterende flow. Dette kunne f.eks. være Medarbejdercertifikat delblanketten skal køre parallelt med alle andre dvs. autorisationer med Medarbejdercertifikat delblanket, behøver ikke afvente IT-afdelingens udførelse, men skal distribueres til Medarbejdercertifikat udfører bordet parallelt med distribution til IT-afdelingen. En delblanket E-handel web, kræver ikke godkendelse, så er det eneste delblanket i autorisationen, kan autorisationen sendes uden om Godkender og direkte til den udfører der udfører E-handel web. Delblanketten KMD skal udføres af en KMD udfører i stedet for IT-afdelingen (som er standard). Prisen afhænger af omfanget af flow ændringerne. Det er altid muligt at kontakte Logiva og få et pris- og tids estimat på opgaven. Pris: Timesag prisen svarer til forbrugt tid på opgaven. Tilbud indhentes fra Logiva. Side 21

2.3.3 Godkender vælges på Stamblanket (ud fra rulleliste) Se afsnit 2.1.2 for beskrivelse. 2.3.4 Godkender bestemmes ud fra autorisationens delblanketter Hvis Godkender skal bestemmes ud fra autorisationens delblanketter, skal Logiva have flow beskrevet. Hvad hedder de øvrige Godkender arbejdsborde Hvilke delblanketter skal til hvilke Godkendere Hvilke e-mailadresser skal adviseres (hvis dette ønskes) Eksempel: Godkender er ikke afdelingsbestemt, men systembestemt, dvs. autorisationer vedr. KMD, Telefonbog, Net osv. skal godkendes af én Godkender, og Care og andre omsorgssystemer, kræver godkendelse af en anden Godkender. På denne måde kan man opdele Godkendelses procedurerne. Der oprettes ekstra Godkendelses arbejdsborde, og autorisationen distribueres til de Godkendere der skal godkende autorisationen. Godkender skal kun tage stilling til netop de systemer, de er godkendere for. Når en Godkender, godkender en autorisation, flyttes autorisationen til Delvist Godkendt, og når alle har Godkendt deres del, flyttes autorisationen til Godkendt, hvorefter den distribueres til udførerne. Prisen afhænger af antallet af godkendere, samt kompleksiteten af det nye flow. Det er altid muligt at kontakte Logiva og få et pris- og tids estimat på opgaven. Pris: Tilbud indhentes fra Logiva. +1 ' 2.4.1 Automatisk oprettelse af dokumenter på en autorisation Det er muligt at oprette dokumenter automatisk, og vedhæfte dem autorisationen. Det kunne f.eks. være et Microsoft Word dokument, der skal oprettes automatisk og vedhæftes sagen, hvis autorisationen opfylder bestemte krav. Det er muligt at trække oplysninger fra autorisationen og indsætte disse i dokumentet (som ved f.eks. brevfletning). Eksempel: Når en autorisation vedrører en nyansættelse, skal der automatisk oprettes et dokument på sagen med kommunens sikkerhedsforskrifter (sikkerhedsforskrifter.rtf). Dette dokument skal så ved endelig udførelse af autorisationen, vedhæftes den Udført Notifikation der sendes til udfylderen via e-mail. Side 22

Eksempel 2: Når en autorisation vedrører en specifik KMD rettighed (f.eks. Attestering afkrydset, se ill. side 10), skal der automatisk oprettes et dokument på sagen med kommunens attestationsdokument (attestationsdokument.rtf). Dette dokument skal trække brugerens oplysninger fra autorisationen (f.eks. navn og afdeling) og indsætte dem automatisk i dokumentet (skabelon). Dette dokument skal så ved endelig udførelse af autorisationen, vedhæftes den Udført Notifikation der sendes til udfylderen via e-mail, så dette kan sendes til brugeren til underskrift. For at kunne gøre dette kræves at Kommunen leverer en kopi af det dokument der skal oprettes automatisk, samt beskriver i hvilke situationer dokumentet skal oprettes på sagen (f.eks. hvis autorisationen vedrører et bestemt system, eller en speciel rettighed på et bestemt system) og definerer hvilke oplysninger der skal trækkes fra autorisationen og hvor i dokumentet disse skal placeres. Prisen afhænger af kompleksiteten, i hvilke situationer dokumentet skal oprettes, samt kompleksiteten af skabelonen, hvis der er tale om et dokument der skal trække oplysningerne fra autorisationen. Det er altid muligt at kontakte Logiva og få et pris- og tids estimat på opgaven. Pris: Timesag prisen svarer til forbrugt tid på opgaven. Oftest mellem 2-5 timer. 2.4.2 Integration til andre systemer Der er desuden generelt mulighed for at integrere med diverse eksterne systemer, i det omfang at disse systemer giver mulighed herfor, enten i form af e-mails, et webinterface, database views/tabeller eller lign. Det vil sige at udførelsen af autorisationer til sådanne delsystemer vil kunne gøres automatisk ud fra den godkendte autorisation. Sådanne integrationer afregnes efter forbrugt tid. Og, tidsforbruget er selvfølgeligt meget afhængigt af, hvor simpel eller kompleks en sådan integration viser sig at være, samt hvor god dokumentation der kan skaffes for det interface der skal integreres til. Pris: Tilbud indhentes fra Logiva. 2.4.3 Ekstra notifikationer SignFlow kan sættes op til at sende ekstra notifikationer i forbindelse med en autorisation, hvis autorisationen indeholder bestemte blanketter, eller bestemte valg på blanketten. Eksempel: På Telefonblanketten, skal der sendes en ekstra notifikation til abc@kommune.dk hvis feltet Displaynavn er udfyldt. I dette eksempel er det abc@kommune.dk der opretter displaynavnet i telefonsystemet, imens alt andet vedr. Telefon oprettelse foretages af IT-afdelingen. En sådan ekstra notifikation behøver ikke betyde at abc@kommune.dk skal være udfører og dermed have adgang til SignFlow systemet. De informationer abc har brug for, kan medsendes i notifikationen. Notifikationen kunne f.eks. indeholde: Medarbejderens login, navn, afdeling, lokalnummer og displaynavnet. Ekstra notifikationer kan sendes når autorisationen lander på et givent arbejdsbord, eller når den er udført. Side 23

For at kunne gøre dette kræves at Kommunen leverer en eventuel tekst til notifikationen, samt beskriver hvilke oplysninger der skal medtages i den ekstra notifikation, hvem der skal modtage notifikationen, samt i hvilke situationer notifikationen skal sendes (hvornår skal notifikationen afsendes, og hvad skal være opfyldt). Prisen afhænger af kompleksiteten, i hvilke situationer notifikationen skal sendes. Det er altid muligt at kontakte Logiva og få et pris- og tids estimat på opgaven. Pris: Timesag prisen svarer til forbrugt tid på opgaven. Oftest mellem 1-3 timer. 2.4.4 Tilretning af notifikationer Ændringer i eksisterende notifikationer. Prisen afhænger af omfanget af ændringerne. Det er altid muligt at kontakte Logiva og få et prisog tids estimat på opgaven. Pris: Timesag prisen svarer til forbrugt tid på opgaven. Oftest mellem 0.25 time 1 time. Side 24

'(! '!" #2 ) 3 (#" " Følgende kapitler skitserer nogle af de muligheder og fordele Kommunen opnår ved brug af Sign- Flow Autorisationsmodul. Dette gælder såvel internt i kommunen som overfor de skærpede krav om datasikkerhed og autorisationer fra Datatilsynet og KL. 3.1.1 Find gældende autorisationer for en medarbejder SignFlow er som standard opsat med en søgefunktion. Når kommunen skal se en medarbejders aktuelle autorisationer, kan man i SignFlow indtaste forskellige søgekriterier. Efter søgning vil de fundne autorisationer blive vist. Side 25

Det ses på dette resultat at medarbejder Test Testesen først er blevet oprettet med en Nyansatautorisation, og efterfølgende har fået Tildelt flere rettigheder. At begge autorisationer er aktuelle ses ved at de begge ligger på Udført-arbejdsbordet. 3.1.2 Ensretning og effektivisering af autorisationer Med SignFlow Autorisationsmodul udarbejdes der en fast procedure for autorisationer. Denne procedure vil altid blive fulgt og derved opnår kommunen en ensretning i arbejdsgangen for autorisationer. Effektiviseringen opnås bl.a. i form af: Det er let at danne sig et overblik over, hvor en autorisation måtte hænge fast i flowet (godkender eller udfører) Ensretning af procedurer medfører hurtigere ekspedition af autorisationer, hvor ved medarbejderen hurtigere kan komme på sine systemer Minimering af fejl i forbindelse med mangelfuld udfyldning af autorisationer, dette gøres vha. validering på de forskellige delblanketter Minimering af fejl i forbindelse med at læse og tyde oplysningerne vedr. autorisationen (håndskrevet kontra elektronisk blanket) 3.1.3 Dokumentation vedr. Autorisationer overskueliggøres Ved hjælp af flow beskrivelsen er det muligt for kommunen at dokumentere hvordan autorisationer tildeles eller fjernes. Flow beskrivelsen udarbejdes af Logiva efter endt implementering af SignFlow autorisationsmodul, og kan vedligeholdes af såvel kommunen som Logiva (dette aftales mellem kommunen og Logiva). Efterhånden som autorisationsmodulet udvides, tilføjes de nye ændringer i flow beskrivelsen. Flow beskrivelsen indeholder et skema over systemer (delblanketter), Godkendere og Udfører. Side 26

Flow beskrivelsen for SignFlow Autorisationsmodul standardopsætning. Indeholdende de fem kendte systemer. Skemaet læses sådan: En Udfylder udfylder en autorisation. Autorisationen sendes til Godkender til godkendelse. Er delblanketten Kommunens netværk i autorisationen, skal IT-afdelingen udføre deres del, inden de øvrige udførere får autorisationen. Er Kommunens netværk derimod ikke i autorisationen, distribueres der til udførerne der skal have autorisationen til udførelse. Endeligt efter alle har udført deres del, sendes der en notifikation (udført advis) til udfylderen og evt. til brugeren. Side 27