Redaktion & tekst Bent Ole Pedersen Kontakt Folkekirkens Nødhjælp Nørregade 15 1165 København K Telefon 33 15 28 00 Side 1
Forord... 3 Regnskabsfører i genbrugsbutikken... 4 Hvad går pengene til?... 4 Bank... 4 Fuldmagt til bankkonto... 4 Hvem bestemmer over pengene?... 5 Årlig revision af regnskab... 5 Indbetalinger til Folkekirkens Nødhjælp... 5 Diplom til butikken... 5 Information til butikkens frivillige... 5 Byttepenge... 6 Udlæg... 6 Kasseapparatet... 6 Dankort... 6 Kasseopgørelse... 7 Medarbejderkort til kassen... 7 Backoffice... 7 Kassedifferencer... 7 Data fra POS kasseapparatet... 8 Donationer og indsamlinger... 8 Problemer med kasseapparatet... 8 Regnskabsprogrammet... 8 Diagrammer... 8 Skabeloner... 8 Rapporter... 9 Bogføring af omsætning... 9 Problemer med regnskabssystemet... 9 Årsafslutning... 9 Sidste indbetaling... 9 Årsregnskab... 9 Butikkens revisor... 9 Appendiks... 11 Appendiks 1 Bruttoliste over varegrupper... 12 Appendiks 2 Vejledning i brug af POS-systemet... 13 Appendiks 3 Årets gang... 17 Side 2
Forord Vi vil gerne takke dig, fordi du som regnskabsfører, har besluttet dig for at bruge noget af din tid på frivilligt arbejde til fordel for verdens fattigste. Vi håber, denne regnskabsmanual kan hjælpe dig godt i gang med butikkens regnskab, og vi er naturligvis parate til at hjælpe dig videre, hvis der opstår problemer. Denne regnskabsmanual gennemgår arbejdsgange vedrørende daglig regnskabsføring, aflæggelse af årsregnskab samt indbetaling af overskud i Folkekirkens Nødhjælps genbrugsbutikker. Manualen indeholder også et afsnit om kasseapparatet samt en overordnet introduktion til regnskabsprogrammet. Rigtig go arbejdslyst med det daglige regnskab. Hilsen Folkekirkens Nødhjælps Genbrugsgruppe Side 3
Regnskabsfører i genbrugsbutikken Det er regnskabsførerens ansvar at føre det daglige regnskab for butikken, og sørge for at holde butikkens personale orienteret på månedlig basis. Efter endt vagt opgør butikkens frivillige dagens salg og deponerer som regel dagens omsætning i døgnboks. Det er herefter regnskabsføreren, der holder styr på indtægter og udgifter samt sørger for betaling af husleje, el, varme etc. En gang årligt indsendes årsregnskabet til Folkekirkens Nødhjælp via regnskabssystemet. Årsregnskabet indsendes når det er afsluttet og godkendt af butikkens revisor. Regnskab og bilag opbevares hos regnskabsføreren i 5 år. Alternativt kan afsluttede regnskaber med bilag opbevares i butikken. Hvad går pengene til? Overskuddet fra Folkekirkens Nødhjælps genbrugsbutikker går til internationalt udviklings- og katastrofearbejde udført af lokale partnerorganisationer. De enkelte butikker kan ikke vælge hvilke specifikke projekter, overskuddet skal gå til. Den udvælgelse sker i Folkekirkens Nødhjælps Internationale Afdeling, der har ansvar for at fordele indsamlede midler til de steder hvor de gør mest gavn samt holde øje med brugen af dem. Bank Hver butik skal have en bankkonto i en lokal bank. Bankkontoen skal stå i Folkekirkens Nødhjælps navn, og regnskabsføreren skal have fuldmagt til kontoen. Det er vigtigt at kontoudtog mv. sendes til regnskabsføreren og ikke til Folkekirkens Nødhjælp. Mange regnskabsførere vælger desuden at have en netbank-aftale knyttet til kontoen. Med regelmæssige mellemrum udbydes Folkekirkens Nødhjælps bankforretninger i licitation, så vi altid er sikre på at få de bedste renter og gebyr-priser samlet set. For øjeblikket bruger vi Danske Bank, og der er derfor lavet en særaftale med Danske Bank vedrørende vores genbrugsbutikker. Aftalen indebærer, at butikken slipper for en del (men ikke alle) gebyrer, samt at der ikke opkræves gebyr for deponering af pengesedler i døgnboks. Hvis der ikke er en afdeling af Danske Bank i nærheden af butikken, kan der oprettes en konto hos en lokal bank. Det kan man også foretrække pga. højere rente eller økonomisk støtte til butikken. Uanset grunden er det i sidste ende op til butikken at bestemme, hvilken bank der skal bruges. Fuldmagt til bankkonto En ny regnskabsfører skal have fuldmagt til butikkens konto. Hvis den lokale butik hører under Folkekirkens Nødhjælps aftale med Danske Bank, skal du henvende dig til administratoren for Genbrugsgruppen på hovedkontoret der vil være behjælpelig med overdragelsen af fuldmagten. Benytter den lokale butik sig af en anden bank end Danske Bank, skal du henvende dig i den pågældende bank og selv sørge for de blanketter, der skal bruges ved overdragelse af fuldmagten. Side 4
Som regel skal Folkekirkens Nødhjælp underskrive fuldmagtsblanketterne, og administratoren for Genbrugsgruppen kan hjælpe dig hermed. Hvem bestemmer over pengene? Hele butikkens frivilliggruppe træffer i fællesskab beslutninger om butikken og herunder også dens økonomi. I praksis vil regnskabsføreren og butikkens leder eller butiksudvalget dog træffe afgørelse om mindre udgifter i fællesskab. Hvis der er tale om større investeringer, skal planerne diskuteres på et medarbejdermøde, og man skal tage butikkens konsulent med på råd. Årlig revision af regnskab Folkekirkens Nødhjælp er over for SKAT ansvarlig for, at alle genbrugsbutikkernes regnskaber føres korrekt. Derfor gennemfører vi hvert år en stikprøvekontrol af butikkernes regnskaber. Ved tilfældig udtrækning udvælges hvert år 3 butikker. De relevante regnskabsførere kontaktes, og efterfølgende indsender de hele butikkens regnskab for det foregående år inklusiv alle bilag til Folkekirkens Nødhjælp. Regnskaberne ses efter, og der foretages kontrol af bilag og bogføring. Efterfølgende får regnskabsføreren regnskabet retur med en udtalelse om regnskabet. Årlig revision foretages i 2. eller 3. kvartal. Indbetalinger til Folkekirkens Nødhjælp Formålet med genbrugsbutikkerne er at samle penge ind til Folkekirkens Nødhjælps arbejde for verdens fattigste. Derfor indbetales butikkens overskud til Folkekirkens Nødhjælp løbende så pengene hurtigt kan komme derhen, hvor de gør gavn. Indbetaling skal finde sted i slutningen af hvert kvartal, på datoerne den 20/3, 20/6, 20/9 og 20/12 Til indbetaling har hver butik fået tildelt sin egen kodelinje, en såkaldt OCR-linje. Kodelinjen gør, at Folkekirkens Nødhjælps regnskabsafdeling automatisk registrerer, hvilken butik der har indbetalt beløbet. Det sparer unødig manuel ompostering. Kodelinjen fremgår af regnskabssystemets forside, hvorfra den i øvrigt kan kopieres. Den skal bruges både ved indbetaling i banken og ved overførsel via netbank. Diplom til butikken Hvert år efter endt årsopgørelse sender Folkekirkens Nødhjælp et diplom til butikken som tak for hjælpen. På diplomet står det totale beløb, som butikken det foregående kalenderår har indsendt til Folkekirkens Nødhjælp. Det er kun den del af overskuddet, der er indsendt til Folkekirkens Nødhjælp inden for det pågældende regnskabsår, som fremgår af diplomet. Mange butikker vælger at hænge diplomet op i butikken. Information til butikkens frivillige Det er motiverende for butikkens øvrige frivillige at følge med i butikkens omsætning. Derfor er det regnskabsførerens opgave at formidle hvordan det går med butikkens økonomi til alle i butikken. Side 5
Det kan eksempelvis gøres ved at orientere om økonomien på medarbejdermøder og ved at hænge en tabel over butikkens omsætning pr. måned op i personalerummet. En tabel eller graf bør også forsynes med oplysninger om sidste års omsætning og om butikkens budget for indeværende år, så de frivillige kan følge op- eller nedgang i butikkens omsætning. Byttepenge De fleste butikker lader et mindre beløb blive liggende i butikken, så der er byttepenge til næste dags vagt. Af hensyn til tyveri, er det vigtigt, at der ikke ligger mere end ca. 400 kr. i butikken natten over. Byttepengene må ikke ligge i kasseapparatet natten over, men skal gemmes af vejen, gerne på et kreativt og uventet sted eller i et aflåst skab. Er der lejlighedsvis behov for at opbevare flere penge i butikken, bør man bruge et decideret værdiskab. Henvendelse herom skal rettes til butikkens konsulent. Udlæg Butikken har behov for at indkøbe ting til driften som eksempelvis kaffe, rengøringsmidler eller toiletpapir. Det kan foregå således, at en frivillig indkøber varerne og afleverer en bon i kassen mod det tilsvarende beløb i kontanter. Ved opgørelse af kassen sammentælles bonerne og noteres som udlæg. Udlæggene kan desuden registreres i kassen ved dagens kasseopgørelse. Udlæg kan også håndteres på andre måder. Medarbejderen kan lægge ud af egne penge og aflevere bon samt kontonummer til regnskabsføreren, der efterfølgende overfører pengene direkte fra butikkens bankkonto til medarbejderens konto. Det aftales mellem dig som regnskabsfører og butikkens personale hvordan man ønsker at håndtere udlæg i den enkelte butik. Kasseapparatet Alle Folkekirkens Nødhjælps genbrugsbutikker har et computerbaseret kasseapparat, kaldet et POSsystem (Point Of Sale). Kasseapparatet giver en masse fordele og gør desuden butikken i stand til at registrere salget i henhold til lovgivningen, såfremt vi i fremtiden skulle blive pålagt at betale moms af salget. Kasseapparatet benytter en internetopkobling og alle data gemmes automatisk på internettet og ikke i det lokale apparat. Folkekirkens Nødhjælp betaler samlet for alle butikkernes internetforbindelser. Et kasseapparat holder desuden styr på butikkens salg fordelt på varegrupper. For hvert beløb, der tastes ind, registreres hvilken type vare, der sælges. Kasseapparatet er opsat med en mængde forskellige varegrupper, udvalgt fra en bruttoliste, efter hvad der passer til den enkelte butiks sortiment. Bruttolisten over varegrupper findes som appendiks 1 i denne manual. Dankort Mange butikker har endvidere valgt at have en dankortterminal. Herved minimerer man mængden af kontanter der skal håndteres, og ofte øges salget da kunder uden kontanter også kan handle i butikken. Indtil videre er det kun Dankort og VISA-Dankort der modtages. Oprettelse af dankortaftale samt abonnement for opdatering af dankortterminalen, betales af butikken selv, ligesom butikken Side 6
også betaler et kvartalsvis gebyr til NETS for indløsning af Dankort. Har butikken ikke en dankortterminal, kan man bestille denne samt en indløsningsaftale hos butikkens konsulent. Kasseopgørelse Hver aften laver butikkens personale en kasseopgørelse. Af denne fremgår dagens samlede salg fordelt på kontanter og Dankort, samt en eventuel kassedifference. Desuden kan man se salget fordelt på varegrupper. I de fleste butikker er der vagtskifte midt på dagen. Ved vagtskiftet kan man vælge at udskrive en status, der viser salget den første halvdel af dagen. Sammenligner personalet status-udskriften med den faktiske kassebeholdning, kan man lettere holde øje med kassedifferencer og komme dem til livs. Man kan også lave en decideret kasseopgørelse ved vagtskiftet, som så medfører at regnskabsføreren skal bogføre salg mv. to gange for hver åbningsdag. I samråd mellem regnskabsføreren og butikkens ledelse, kan man aftale den præcise arbejdsgang, samt hvordan man håndterer dagens eventuelle udlæg, og de penge der sættes i banken. Alle butikker har fået en skriftlig vejledning i betjeningen af POS-systemet, og denne findes som appendiks 2 i denne manual. Medarbejderkort til kassen Alle medarbejdere i butikken får udleveret deres personlige medarbejderkort til kasseapparatet, som skal bruges ved hver transaktion. Som regnskabsfører får du også udleveret et kort til systemet. Du har endvidere adgang til flere funktioner bag ved de alminelige ekspeditionsfunktioner. Dette kaldes backoffice-delen. Backoffice Som regnskabsfører har du, via internettet, adgang til alle data fra kasseapparatet. Du kan også få adgang til denne backoffice-del af systemet direkte på kasseapparatet med dit password. Du får dit brugernavn og password udleveret fra genbrugsgruppens administrator. Kassedifferencer I backoffice-delen kan man blandt andet holde øje med kassedifferencerne, og er disse urimeligt høje, skyldes det ofte fejlindtastninger på kasseapparatet. Hvis man vil undgå at have for høje kassedifferencer, kan regnskabsføreren gennemse månedens salg sidst på måneden, og så lave en returbon/salg, der korrigerer de fejlagtige indtastninger. Formålet med korrektionen er alene at rette erkendte fejl, ikke automatisk ende på nul i difference. Returbon laves fysisk på kasseapparatet og kan ikke laves via nettet. På denne måde vil kassedifferencerne samlet set for en måned være rimelige, men naturligvis vil kassedifferencen, den dag man laver en udlignende returbon, være stor. Med tiden når butikkens personale har vænnet sig til det nye system, vil mængden og størrelsen på kassedifferencerne falde. Skulle der forekomme væsentlige eller gentagne kassedifferencer fra samme hold, kan der være behov for instruktion i brugen af kasseapparatet. Man kan med fordel holde øje med kassedifferencerne, så de kan rettes, mens butikspersonalet kan huske dem! Side 7
Data fra POS kasseapparatet De data der genereres i kasseapparatet ligger ikke lokalt i det enkelte kasseapparat, men opbevares af vores leverandør Online POS. Herved er disse data sikret mod tyveri, brand osv. Dataene kan endvidere importeres direkte over i regnskabssystemet, således at regnskabsføreren sparer selv at indtaste kontantsalg, evt. Dankortsalg, bankindbetalinger mm. fra de enkelte dage. Donationer og indsamlinger Fra tid til anden får butikken mulighed for at deltage i kampagner og indsamlinger, der laves uden for genbrugsgruppen. Det kan eksempelvis dreje sig om salg af gavekort som Giv en Ged eller den årlige Sogneindsamling. Hvis butikken deltager, vil butikkens konsulent sørge for at de knapper der er brug for, oprettes på butikkens kasseapparat. De indtægter, der kommer fra indsamlinger osv. skal ikke tælles med i butikkens samlede omsætning. Derfor sender kasseapparatet butikkens almindelige omsætning og indtægter fra indsamlingerne hver for sig til regnskabsprogrammet (se nedenfor) Beløbene konteres og overføres til FKN på separate konti. Problemer med kasseapparatet De uregelmæssigheder og problemer der opstår med selve kasseapparatet kan butikkens personale få hjælp til at løse via leverandørens hotline. Online POS hotline har telefonnummer 7070 2636 og er behjælpelig med at løse langt de fleste problemer. Desuden kan butikkens konsulent kontaktes hvis problemerne vedrører procedurer osv. Regnskabsprogrammet Folkekirkens Nødhjælp benytter et regnskabsprogram fra firmaet A-data til bogføring af butikkens udgifter. Programmet er web-baseret, så der skal ikke installeres noget på den PC du bruger, når du bogfører, og du kan tilgå de samme data fra forskellige computere. Det betyder også, at alle data er sikret mod tyveri og computernedbrud osv. Du får dit kundenummer, brugernavn og password ved henvendelse til genbrugsgruppens administrator. Bogføring i regnskabssystemet følger det dobbelte bogholderis princip med debet, kredit, konti og modkonti. Vi har valgt et system der er meget enkelt, ligesom vi har forsøgt at minimere antallet af konti. Målet har alene været at finde det letteste og mest enkle system. Vejledningen i den praktiske del af bogføringen finder du i vores Regnskabsvejledning. Diagrammer Da A-data-systemet ikke kan generere diagrammer eller grafer, kan man eksportere tal i excelformat og bruge Excel til at lave grafer, når f.eks. butikkens økonomi skal formidles til personalet. Skabeloner Systemet er bygget op med muligheden for at du opretter nogle bogføringsskabeloner som du kan bruge, hvis der er gengangere blandt dine bilag. Det kan eksempelvis være opkrævning af husleje, hvor udlejer opkræver husleje, aconto vand, varme og fællesudgifter samlet i ét beløb. I stedet for at skulle lave flere linjer i kassekladden manuelt, kan du oprette en skabelon med beløb, konti og Side 8
modkonti. Hver måned kan du nøjes med at bogføre efter skabelonen og derved spare en mængde arbejde. Ændrer beløbene sig med tiden er det let at tilrette skabelonen. Du kan oprette, redigere og slette alle de skabeloner du har brug for. Rapporter I systemet er der en række prædefinerede rapporter som kan bruges til at præsentere og give et overblik over butikkens økonomi. Bogføring af omsætning Det salg der bogføres, er salget ifølge kasseapparatet, og ikke blot de penge der er tilstede ifølge kasseopgørelsen. Ved uoverensstemmelse mellem disse tal, fremkommer en kassedifference, der ligeledes bogføres. Problemer med regnskabssystemet Oplever du problemer med regnskabssystemet eller har du brug for hjælp eller vejledning, skal du kontakte Genbrugsgruppens administrator på hovedkontoret på tlf. 33 15 18 00. Årsafslutning Sidste indbetaling I december måned er det tid til at overføre det sidste beløb til Folkekirkens Nødhjælp. Det er ikke nødvendigt at lave butikkens regnskab færdigt for at overføre den del af overskuddet, der kan undværes. Typisk kan regnskabsføreren i sidste halvdel af december se på bankkontoens saldo og vurdere hvor meget, der kan overføres, så der stadig er til husleje og andre udgifter i starten af det nye år. Det er meget vigtigt, at de penge, der hører til årets overskud, overføres i selve kalenderåret. Penge fra et kalenderår vil automatisk blive registreret som overskud i det år, de er indgået. Indbetalingerne i januar vil blive indregnet i det nye års overskud. Derfor er indbetalingsfristen i sidste kvartal den 20. december. Årsregnskab Når det forgangne års regnskab er færdigt, alle bilag er konteret og året er lukket, kan du lave årsregnskabet. Årsregnskabet består af en 2-siders rapport som skal udskrives, hvorefter du skal udfylde nogle få ekstra rubrikker i hånden. Tilsidst skal butikkens revisor godkende regnskabet og påtegne begge ark, hvorefter arkene sendes til Folkekirkens Nødhjælp. Butikkens revisor Hver butik skal have tilknyttet en revisor. Revisor skal være en person, der ikke til daglig er involveret i butikkens arbejde, men som kan bekræfte, at regnskabet ser fornuftigt ud. Revisor kan være den lokale kordegn, en lokal regnskabsfører tilknyttet andet frivilligt arbejde eller en anden Side 9
regnskabskyndig person, som vil bruge 1-2 timer årligt på at se regnskabet igennem og garantere for dets rigtighed. Side 10
Appendiks Appendiks 1 Bruttoliste over varegrupper Appendiks 2 Vejledning i brug af POS-systemet Appendiks 3 Årets gang Side 11
Appendiks 1: Bruttoliste over varegrupper Varegruppe: Dametøj Herretøj Øvrig Beklædning Ting Bille Nip Nør Rad Produkter: Dametøj Herretøj Bælter Ting Bluser / Toppe / Trøjer Herre benklæder Børnetøj og - sko ter Dame benklæder Herre overtøj Sko / Støvler / fodtøj Bøg Dame overtøj Jakkesæt / Habitter Smykker El-a Kjoler Skjorter /sweatere / t-shirts Sport / fritid beklædning Frim Lingeri / Undertøj Salgstjek herretøj Tilbehør Ser Nederdele Tasker Lam Salgstjek dametøj Tørklæder Leg Salgstjek øvrig beklædning Mu Varegruppe: Møbler Indsamling Udsalg Plat Produkter: Møbler Gavekort - en ged Udsalg - 50% Spo Småmøbler Gavekort - en sæk ris Udsalg - 25% Sæs Tæpper Sogneindsamling Tek Byggemarked Katastrofeindsamling Hus Kontormøbler Ma Sengemøbler Køk Reoler Salg Salgstjek møbler Klud Side 12
Appendiks 2: Vejledning i brug af POS-systemet Vejledning til POS-systemet (kasseapparatet) Version nov 2015 Ekspedition 1. Tast beløbet UDEN brug af komma og nuller, og kontrollér at du har tastet korrekt 2. Vælg en varegruppe til venstre på skærmen f.eks. DAMETØJ - fortsæt med at taste beløb og varegruppe til alle varer er registreret 3. Totalbeløbet står nu øverst til højre på skærmen. Fortæl beløbet til kunden og afvent 4. Tryk på knappen KONTANT eller DANKORT 5. Ved kontantsalg: Pengeskuffen åbner med det samme 6. Ved dankortsalg fremkommer nu en boks, hvor du kan følge med i transaktionen. - Du skal IKKE trykke på noget undervejs i forløbet. Når transaktionen er gået igennem åbner pengeskuffen og der udskrives en bon - Hvis købet bliver afvist skal du trykke OK og spørge kunden om han/hun vil betale kontant i stedet. Ellers skal du slette varelinjen(erne). Kasseopgørelse 1. Tryk på ÅBN PENGESKUFFE 2. Fjern byttepenge og tæl herefter det resterende beløb 3. Tryk på ADMIN (nederst til venstre på skærmen) 4. Tryk på NULSTIL KASSE 5. Tryk JA og en bon bliver skrevet ud på bon-printeren 6. Øverst står OPTALT KASSEBEHOLDNING - Tryk på denne linje så den bliver blå Indtast det beløb, der var i kassen (dagens kontante salg) 7. Tryk OK (yderst til højre på skærmen) 8. Hvis I bruger feltet UDLÆG, markér linjen, indtast beløb og tryk OK 9. Hvis I bruger feltet INDSAT I BANK, markér linjen, indtast beløb og tryk OK 10. Tryk BOGFØR 11. Tryk på JA 12. Hvis der er en kassedifference vil du få en advarsel herom. Tryk på NEJ hvis du vil tælle dagens salg en ekstra gang, ellers tryk JA for at acceptere differencen. Nu kommer der en udskrift på dagens salg VIGTIGT har du problemer med kasseopgørelsen så ring til Online POS. De svarer også efter kl 17.00 og om lørdagen, blot følg vejledningen på deres telefonsvarer. Side 13
Luk kasseapparatet således: 1. Åbn pengeskuffen og lad den stå åben!!!! 2. Tryk på ADMIN nederst til venstre på skærmen 3. Tryk på SLUK TERMINAL 4. Tryk JA 5. Nu lukker kassen helt ned, og du skal ikke gøre mere Hvis du trykker forkert A. Hvis du kun har tastet forkert beløb, sletter du tallene ved at trykke på C. B. Hvis du har tastet varegruppe, og ser at beløb eller varegruppe er forkert, skal du slette varelinjen således: Øverst til højre markerer du varelinjen ved at trykke på den, så den bliver blå. Tryk herefter på knappen SLET. C. Hvis du opdager fejlen efter du har trykket kontant 1 Udskriv bonen med fejlen på, hvis du ikke allerede har den. 2 Indtast beløb og varegruppe(r) præcis som på fejl-bonen 3 Tryk på knappen RETURBON (nederst til venstre). 4 I den nye tekstboks: Skal beløbet indsættes på betalingskort?, tryk Nej 5 Pengeskuffen kommer ud og en ny tekstboks kommer frem. I den nye tekstboks tryk på knappen KONTANT. Udskrift af bon Såfremt du vil finde en tidligere bon frem: 1 Tryk på knappen FIND BON til venstre for tal-tastaturet. 2 Markér den bon, du vil se/udskrive ved at trykke på den 3 Tryk UDSKRIV Opgørelse ved vagtskifte/statusrapport Du kan til enhver tid udskrive en status og se, hvor meget der er solgt for siden sidste kasseopgørelse (som normalt laves hver aften) 1 Tryk på FUNKTIONER 2 Tryk på UDSKRIV STATUS (rød knap). Gem en igangværende ekspedition Hvis du har slået varer ind på kassen og kunden skal hente kontanter eller lige har glemt at se noget i butikken kan du gemme det, du har tastet ind ved at trykke på HOLD 1 eller HOLD 2. Skærmen bliver herefter grå og kassen kan bruges til en anden ekspedition. Når kunden kommer tilbage kan du trykke på den *HOLD* knap som har stjerner på. Side 14
Du kan nu fortsætte ekspeditionen hvor du kom til. Hvad skal kunden have i byttepenge Hvis du taster det kontantbeløb, du modtager fra kunden inden du trykker KONTANT f.eks 200, så står det beløb, som kunden skal have tilbage, øverst til højre på skærmen! Udsalg i butikken 1 Indtast fuld pris og varegruppe på alle varer, der er rabat på. 2 Tryk herefter på Udsalgsknappen og systemet fjerner automatisk 50% af prisen. 3 Indtast herefter fuld pris og varegruppe på de varer, der IKKE er rabat på. Hvordan tænder jeg for kasseapparatet? Tryk på den lillebitte sorte knap under skærmen i venstre side (den er på størrelse med et sømhoved). Du skal benytte ekspedient kort for at kunne bruge systemet - Systemet virker ikke og pengeskuffen kan IKKE åbnes uden brug af ekspedientkortet - Hvis du skal bruge systemet til andet end at sælge eller udskrive bon, skal du trykke på knappen KONTANT når du er færdig, så systemet bliver gråt igen! Hvis du kører ekspedientkortet korrekt gennem kortlæseren men systemet ikke åbner Systemet skal vækkes ved at banke et par gange med en finger øverst til højre på skærmen. Kør herefter kortet igennem kortlæseren igen. I tilfælde af nedbrud på Dankortsystemet kan der sælges offline på denne måde 1 I stedet for at trykke Dankort trykkes FUNKTIONER. 2 Herefter trykkes KORTTERMINAL (lige over Funktioner-knappen) 3 Tryk Udfør Offline Dankort betaling 4 Tryk OK og herefter fremkommer Dankort dialog-boksen (og kunden klarer resten) Rengøring af skærmen Benyt almindelig rengøringsmiddel og en fugtig klud. Hjælp og support Side 15
OnlinePOS 70 70 26 36 Man-fre 9.30 18.30 (Lør 9.30 17.30) Side 16
Appendiks 3: Årets gang Januar Afslutte 4. kvartal Lave årsregnskab Februar Fremlægge årsregnskab for butikkens frivillige Marts Indsende penge til Folkekirkens Nødhjælp senest den 20. marts April Afslutte 1. kvartal Maj Juni Indsende penge til Folkekirkens Nødhjælp senest den 20. juni Juli Afslutte 2. kvartal August September Eventuelt fremlægge halvårsregnskab for butikkens frivillige Indsende penge til Folkekirkens Nødhjælp senest den 20. september Oktober Afslutte 3. kvartal November December Indsende penge til Folkekirkens Nødhjælp senest den 20. december Side 17