Kvalitetsorganisationen for uddannelse ved Syddansk Universitet 2008 2010 Indledende bemærkninger Denne redegørelse for Kvalitetsorganisationen for Uddannelse ved Syddansk Universitetet blev oprindeligt udarbejdet med udgangspunkt i auditeringen af SDU uddannelser i 2005. Dokumentet blev godkendt at Syddansk Universitets ledelse den 19 januar 2006, og har herefter dannet ramme om udvikling af Kvalitetsorganisationen ved Syddansk Universitet i 2006 til ultimo 2007. Dokumentet er revideret primo 2008 og godkendt på direktionsmøde den 7. februar 2008 gældende for 2008 2010 inklusive. Organisering af kvalitetsarbejdet for uddannelse ved Syddansk Universitet Organisationens kendetegn Direktionen har det overordnede ansvar for, at politikker for uddannelse samt eksterne krav til uddannelseskvalitet omsættes til god praksis. Det er derfor en regelmæssigt tilbagevendende procedure for direktionen efter indstilling fra Kvalitetsudviklingsrådet at drøfte og vedtage politikker og andre krav til kvalitet for uddannelse, at tage stilling til resultatopgørelser og det årlige regnskab for kvalitetsarbejdet. Det er ligeledes direktionen, der beslutter periodevist at iværksætte indsatsen omkring særlige fokusområder - f.eks for 1 år ad gangen. Direktionen tager initiativ til - efter indstilling fra Kvalitetsudviklingsrådet at revidere strategier og politikker dels på universitetsniveau - dels som koordinerende organ for tilsvarende initiativer på hovedområdeniveau. Den løbende koordinering af aktiviteter og elementerne i organiseringen af kvalitetsarbejdet som beskrevet nedenfor sker under ansvar af det direktionsmedlem, der er leder af Kvalitetsudviklingsrådet, og Studiechefen. Delelementer i kvalitetsorganisationen 1) Kvalitetsudviklingsråd for uddannelse (KUR-U) Kvalitetsudviklingsrådets opgave er på basis af det konkrete kvalitetsarbejde i praksis og dokumentation heraf: At overvåge, koordinere, give forslag til og gøre status for kvaliteten af uddannelser ved Syddansk Universitet i henhold til de fastlagte politikker. At udarbejde forslag til fokusområder, som skal bearbejdes intervalmæssigt udover det generelle kvalitetsarbejde. At udarbejde oplæg til politikker for implementering af forskellige kvalitetssikringselementer, herunder evalueringer og akkrediteringer. 1
I kvalitetsudviklingsrådet er der ligelig repræsentation af fakultære medarbejdere og studerende. Kvalitetsudviklingsrådets medlemmer er således: Èn VIP medarbejder-repræsentant samt én studerende fra hvert fakultet. Studenterrepræsentationen indstilles af Akademisk Råd efter høring af fakultetets studienævn. Center for universitetspædagogik ved Syddansk Universitet er i rådet repræsenteret ved formanden. E-læringsorganisationen ved Syddansk Universitet er i rådet repræsenteret ved formand for e-læringsstrategi-udvalget. Syddansk Universitetsbibliotek er i rådet repræsenteret ved overbibliotekaren. Fællesområdet er i rådet repræsenteret ved studiechefen. Ph.D.-uddannelsen ved Syddansk Universitet vil fra 2008 blive inddraget i arbejdet med kvalitetsudvikling på baggrund af de fra 2008 gældende rammer for phd uddannelse samt revideret phd bekendtgørelse. Et medlem af direktionen har det overordnede koordinerende ansvar for kvalitetsarbejdet for uddannelse. Dette medlem af direktionen leder arbejdet i Kvalitetsudviklingsrådet. Kvalitetsudviklingsrådet refererer til direktionen via det medlem af direktionen, der har det overordnede, koordinerende ansvar for kvalitetsarbejdet ved Syddansk Universitet. 2) Studieadministrativ Koordineringssgruppe (SAK) Den Studieadministrative Koordineringsgruppe (SAK) har følgende opgaver: At koordinere udmøntningen af delpolitikker på uddannelsesområdet for kvalitetsudvikling til handlingsplaner og sikre etableringen af relevante centrale og decentrale procedurer til implementering og opfølgning heraf At sikre en koordineret opsamling af dokumentation for uddannelsesområdet ved Syddansk Universitet i forhold til politikker, mål og udviklingskontrakt Som led i kvalitetsarbejdet at initiere og koordinere administrative regler og forretningsgange på det studieadministrative område, hvor det er ønskeligt og muligt bl.a. af hensyn til studerendes rettigheder og pligter At koordinere arbejdet vedrørende udvikling af nye uddannelser At være forum for erfaringsudveksling om studieadministrative forhold samt udmøntning af studieadministrative regler. I SAK deltager 1 2 administrative medarbejdere fra hvert hovedområde således, at hvert hovedområdes studieadministrative og uddannelsesmæssige kompetencer er dækket. Herudover deltager relevante medarbejdere fra studiekontoret, herunder kvalitetskoordinator samt en repræsentant fra ledelsessekretariatet. Studiechefen leder arbejdet i SAK. En repræsentant for henholdsvis Det internationale Udvalg, Center for Universitetspædagogik, E- lærings-funktionen, Budget- og Planlægningskontoret samt Syddansk Universitetsbibliotek deltager i SAK efter behov og orienteres løbende om SAKs aktiviteter. 2
Én af de fakultære repræsentanter i SAK fungerer som administrativ kvalitetskontaktperson for hvert fakultet. Sammen med kvalitetskoordinator varetager de den praktiske koordinering og opfølgning vedrørende kvalitetsudviklingsinitiativer. 3) Koordinering og sekretariatsbetjening Direktionsmedlemmet med overordnet ansvar for kvalitetsarbejdet varetager i fællesskab med studiechefen som ansvarlig for SAK koordinering af kvalitetsarbejdet og udgør således en kvalitetscheffunktion kendetegnet ved: Kvalifikationer inden for og erfaringer med kvalitetsarbejde Ledelsesmæssig og faglig indsigt i de samlede uddannelses-opgaver ved Syddansk Universitet Er en del af direktionen og refererer i kvalitets-arbejdet til rektor Adgang til det nødvendige administrative apparat Synlighed på hele Syddansk Universitet Koordinering af det daglige kvalitetsudviklingsarbejde samt sekretariatsbistand for Kvalitetsudviklingsråd varetages af Kvalitetskoordinator og dennes sekretariat, der forankres i studiekontoret. Sekretariatsbistand for SAK ydes fra studiekontoret. Sammenhængen mellem den foreslåede kvalitets-organisation på Syddansk Universitet og kvalitetscirklen kan anskueliggøres i følgende figur: Figur: Kvalitetsorganisationen på Syddansk Universitet og kvalitetscirklen Direktion Opfølgning / ændring Strategi og mål Kvalitetsudviklingsråd Studie-Administrativ Koordineringsgruppe (SAK) Analyse / evaluering Praksis / udførelse Hovedområder 3
Implementering og Dokumentation (Supplerende elementer) Intern audit for uddannelse Interne Audit er et velegnet redskab til at synliggøre kvalitetsarbejdets formål og status tæt på de der har det daglige ansvar for uddannelsernes forskellige del. Det er derfor også et velegnet redskab til implementering. Der etableres i løbet af 2008 en intern audit funktion med udgangspunkt i erfaringerne fra Universiteter hvor intern audit er en integreret del af kvalitetsudvikling og fra andre kvalitetsorganisationer, hvor intern audit anvendes - med henblik på implementering af delpolitikkerne for uddannelsesområdet. Intern audit foreslås implementeret således: * Der uddannes et korps af auditører (cirka xx videnskabelige medarbejdere) på hvert hovedområde, hvor hver auditør gennemfører et kursus af en halv dags varighed. * Der gennemføres hvert år cirka xx interne audits, hvor auditører fra et hovedområde gennemfører intern audit på et andet hovedområde med udgangspunkt i delpolitikkerne for uddannelsesområdet og en vurdering af, i hvilken grad disse er implementeret. * Hvert hovedområde indmelder ved dekanen xx antal uddannelser, der ønskes auditeret. * Der udarbejdes af kvalitetsudviklingssekretariatet relevante guidelines og vejledninger til brug for de interne audits. * Auditørkorpsene udarbejder på baggrund af de interne audits korte afrapporteringer, der forelægges for Kvalitetsudviklingsrådet KUR-U og tilgår de hovedområder, der er blevet auditerede. Rapporterne indeholder, hvor det er muligt anbefalinger og anvendes som benchmarking og best practise. * Auditeringsrapporterne indgår desuden som dokumentation for universitets løbende opfølgning på området overfor eksterne interessenter Ekstern audit for uddannelse Det kan overvejes at etablere et system for regelmæssigt tilbagevendende ekstern audit. Det kunne eventuelt etableres ved en gruppe, som overvejende rekrutteres fra advisory boards for de enkelte studieretninger. Den danske akkrediteringsmodel introduceret gennem akkrediteringsloven udgør kernen i den fælles, tværfakultære eksterne audit for uddannelse på Syddansk Universitet. I tillæg hertil kan andre akkrediteringsmodeller og systemer som fælles europæiske eller globale (Ex EQUIS) på enkelte fakulteter eller uddannelser være en del af den eksterne audit på universitetet. 4
Dokumentation Der etableres et dokumentationssystem DOKSS, hvor en registrering af opfølgningsdokumentation af kvalitetsindikatorer for uddannelsesområdet kan foretages løbende og tidstro. For at være effektiv skal registreringen dels være enkel at foretage, være let tilgængelig og skal opfylde krav om ekstern dokumentation fra SDU til nationale indikator systemer Det anbefales, at DOKSS opbygges således, at det kan håndtere data fra mange forskellige dataleverandører, og at de opsamlede data efterfølgende kan udstilles i rapportform i forskellige formater, f.eks. pdf, excel, diagrammer. IT Service håndterer selv dele af udviklingen af DOKSS og tilkøber andre dele heraf, således at systemet kan udvides til andre formål efterhånden som det måtte vise sig formålstjenligt. Data fra DOKSS vil ligeledes kunne anvendes i andre systemer hvor ønskeligt og nødvendigt. Udgifterne til udvikling af DOKKS vil i IT-service beløbe sig til cirka dkk 30000,00 pr. delpolitik. Funktionstid Organisationen danner - med ændringer og tilføjelser vedtaget af direktionen i første kvartal 2008 ramme for kvalitets udvikling af uddannelser ved SDU i 2008 2010 incl. To gange årligt forelægges en status for arbejdet for direktionen. Organisationen vurderes løbende og senest i 4 kvartal 2010 med henblik på evt. justering af kvalitetsorganisationen. Ressourceforbrug i øvrigt Den foreslåede organisationsmodel anslås at medføre følgende ressourceforbrug ud over arbejdet i sekretariatet: På fakultetsniveau: Et årsværk til fakultært, uddannelsesmæssigt, administrativt og kvalitetsmæssigt arbejde på hvert fakultet. Vil i nogen grad kunne realiseres ved omstilling og synliggørelse af allerede igangværende aktiviteter, idet fokus sættes på kvalitetsarbejdet. Det til de enkelte uddannelsesaktiviteter knyttede ressourceforbrug forventes dækket som del af administrative og faglige opgaver for såvel videnskabeligt som teknisk-administrativt personale. Ressourceforbruget i forbindelse med intern audit er ikke muligt at estimere på nuværende tidspunkt. 5