Referat Bestyrelsesmøde i Kerteminde Forsyning A/S, 21. oktober 2015, kl. 15.00 Kohaven 12 5300 Kerteminde Tlf.: 7025 3333 mh@kertemindeforsyning.dk www.kertemindeforsyning.dk Dagsorden Bestyrelsen: Sanne Stemann Knudsen (Formand), Malene Loff Skræ, Terje Pedersen (Næstformand), Finn Hellum, Kai Trier, Mogens Schack, Joakim Krenz og Ernst Hansen. 26. oktober 2015 For selskabet: Økonomichef Lisa Larsen og Adm. direktør Michael Høj-Larsen. 1. Orientering v/ formanden/direktøren Der vil bl.a. blive orienteret om følgende punkter: Afslutning af den nuværende kontrakt vedrørende levering af forbrændingsegnet affald til Odense Kraftvarmeværk. Vores Museumsvandværk / TUXHAM gruppen. Licitationer. KF ønsker ikke fortsat at støtte og vedligeholde museumsvandværket, idet interessentgruppen er meget lille og risikoen for personskade vurderes til at være til stede. Endvidere vurderer vi ikke, at vi kan slippe for ansvaret i tilfælde af opstået personskade. Forsikringen har meldt ud, at de ikke dækker, med mindre anlægget lever op til Arbejdstilsynets regler. Det undersøges om der er andre, der kan og vil aftage museumsvandværket. 2. Budgetter og takster for 2016 Der foreligger forslag til budgetter for de 5 selskaber til bestyrelsens godkendelse. Årets budgetforslag indeholder forskellige alternativer. I alle alternativer er det muligt at sænke priserne på 1
fjernvarme (mulig prissænkning på 17 %) og renovation (mulig prissænkning på 3,5 %). På vand og spildevand er der i alternativerne budgetteret med små prisstigninger som kan holdes under inflationen (1 1,8 %). Det indstilles at bestyrelsen drøfter og godkender budgetter og takster for 2016. Herunder vælger hvilke af de fremlagte alternativer der skal anvendes i det godkendte budget. Budgetforslag 2016 for Kerteminde Forsyning A/S Kerteminde Forsyning: Alternativ 2 blev besluttet. Budgettet godkendt. Der ansættes en kommunikationsmedarbejder. Vand: Varme: Spildevand: Alternativ 2 blev besluttet: Uændret variabel takst (kr. 16,75/m 3 inkl. moms) samt stigning på abonnementsafgiften til kr. 535 inkl. moms. Investeringer: kr. 8 mio. (ekskl. moms), lån: 5 mio. Budgetforslaget blev vedtaget: Takst kr./mwh nedsættes til kr. 550, arealafgift nedsættes til kr. 21/m 2 og tilslutningsbidrag nedsættes til kr. 80/m 2. Abonnementsafgiften er uændret kr. 700/måler/år. (alle beløb er inkl. moms). Investeringer på eksisterende fjernvarmenet: kr.10,7 mio. (ekskl. moms) samt investering i udvidelser: kr. 6 mio. (ekskl. moms). Lån: kr. 15 mio.kr. Alternativ 1 blev besluttet: Takst trin 1 uændret kr. 29/m 3, stigning i abonnementsafgift til kr. 717/stik (begge beløb er inkl. moms). Investering: kr. 22 mio. kr.(ekskl. moms), der takstfinansieres. Renovation: Alternativ 2 blev besluttet: Takst for standardpakke nedsættes med kr. 100, således at taksten i 2016 bliver kr. 2.888 inkl. moms. Takster for erhvervskunder på genbrugspladserne forenkles, således at der ikke længere kan afregnes for halve læs. Der vil kun skelnes mellem ladbil/lille traktor + vogn og andre køretøjer inden for de 3 affaldstyper. Investeringer: kr. 30,460 mio. kr. (ekskl. moms), heraf kr. 27,960 mio. kr. til modernisering af Kerteminde Genbrugsplads inkl. renovering af kompostplads og jordkarteringplads. Finansiering: lån kr. 20 mio. Det samlede godkendte budget er vedhæftet nærværende referat som bilag. 2
3. Godkendelse af igangsætning og tidsplan, for modernisering af Kerteminde Genbrugsplads, renovering af Kerteminde kompostplads og etablering af en jordkarteringsplads i Kerteminde. På sidste bestyrelsesmøde aftalte vi, at arbejde videre med en modernisering af Kerteminde genbrugsplads inkl. renoveret kompostplads og etablering af en jordkarteringsplads. Kerteminde Kommune har besluttet projekterne i forbindelse med godkendelse af kommunens ressourceplan 2014 2019, som er godkendt af Kerteminde byråd den 18. september 2014. Kerteminde Kommune er orienteret om bestyrelsens beslutninger fra sidste bestyrelsesmøde inkl. de bilag som bestyrelsen behandlede. Kerteminde Kommune har behandlet punktet som et orienteringspunkt på Miljø- og teknikudvalgsmødet den 6. oktober 2015 og har taget orienteringen til efterretning. Der forelægger nu følgende tidsplan for projekterne til bestyrelsens godkendelse: Aktivitet Tidstermin Vedtagelse af budget i bestyrelsen 21. oktober 2015 Studietur for bestyrelsen og politikere 13. eller 20. november 2015 (heldagstur) Bestyrelsesbeslutning om den overordnede udformning af 15. december 2015 pladserne Endelig beslutning om indretning af pladserne Februar 2016 Udbudsmateriale og udbudsperiode Marts Juni 2016 Etablering af midlertidig genbrugsplads Uge 33 og 34 2016 Byggeperiode Uge 35 2016 til marts 2017 Ibrugtagning og indvielse April 2017 Det indstilles at bestyrelsen godkender følgende: Tidsplanen for projekterne. Iværksættelse af detailprojektering, byggetilladelse og miljøansøgning. Fastlægger dato for studietur og iværksætter udarbejdelse af program for studietur. Forslag til studietur er fredag den 13. eller 20. november 2016. Miljø- og Teknikudvalgets orientering den 6. oktober 2015. Indstillingen følges. Der er fastlagt studietur fredag, den 13. november 2015. 4. Genoptagelse af udbudsproces vedrørende forbrændingsegnet affald Vi har igennem længere tid arbejdet på, at finde en model hvor vi kunne blive medejer af Odense 3
Kraftvarmeværk A/S (Forbrændingsanlægget). Arbejdet er gennemført i tæt samarbejde med Fjernvarme Fyn A/S (som i dag ejer anlægget) og Odense Renovation A/S. For at få et overblik over, om vi som medejer af Odense Kraftvarmeværk kan benytte den udvidede in-house regel til, at lade anlægget forbrænde vores forbrændingsegnede affald uden afholdelse af EU-udbud, har vi i samarbejde med Odense Renovation A/S ladet FOCUS Advokaterne udarbejde medsendte notat. FOCUS Advokaterne har peget på en mulig løsning (model 2 i notatet). I korte træk går modellen ud på, at opdele forbrændingsanlægget regnskabs- og selskabsmæssigt, således det er muligt at overholde den udvidede in-house regel om, at minimum 80 % af indtægterne skal stamme fra egne kommuner. Modellen er dog meget bureaukratisk og der er kommet nye indikationer om, at forudsætningerne i modellen er usikre bl.a., at el-indtægten måske ikke kan indregnes som in-house, hvorved de 80 % ikke kan opnås. Fjernvarme Fyns bestyrelse har derfor den 5. oktober 2015 besluttet ikke at arbejde videre med denne model. Det betyder, at både Kerteminde Forsyning, Odense Renovation A/S og Nordfyns Kommune skal udbyde sine affaldsmængder. Nyborg, Fåborg Midtfyn og Assens har allerede sendt deres affaldsmængder i udbud, da de ikke har vist interesse for et eventuelt medejerskab af Odense Kraftvarmeværk A/S. Det indstilles at bestyrelsen godkender at direktøren genoptager udbudsprocessen vedrørende vores forbrændingsegnede affald i samarbejde med Odense Renovation A/S og Nordfyns Kommune. Processen forløber efter samme indstilling og beslutning, som bestyrelsen godkendte på bestyrelsesmødet den 20. oktober 2014 punkt 4. Da det ikke giver mening at være medejer af Odense Kraftvarmeværk A/S, uden at kunne levere affald efter den udvidede in-house regel indstilles det endvidere, at bestyrelsen godkender, at vi stopper forhandlingerne vedrørende et eventuelt medejerskab af Odense Kraftvarmeværk A/S. FOCUS Advokaterne model for brug af in-house reglerne ved ODV. Mødereferat fra bestyrelsesmødet den 20. oktober 2014 Indstillingen blev vedtaget, således at medejerskab af Fynsværket udskydes til beslutning i 2016 5. Godkendelse af låntagning vedr. fjernvarmerenoveringsprojekt på Odensevej/Nyborgvej i Langeskov. 4
Bestyrelsen godkendte på bestyrelsesmødet den 27. april 2015 (dagsordenspunkt 8) en udvidelse af investeringsrammen i budget 2015 vedrørende renovering af eksisterende fjernvarmenet. Investeringen bør lånefinansieres på lige fod med de øvrige større investeringsprojekter, og dette skulle have været skrevet ind i sagsfremstillingen. Det indstilles at bestyrelsen godkender, at den udvidede investeringsramme på 8,6 mio. kr. lånefinansieres hos Kommunekredit og Kerteminde Kommune anmodes om kommunegaranti. Indstillingen blev godkendt, således at 8,6 mio. kr. lånefinansieres hos Kommunekredit og Kerteminde Kommune anmodes om kommunegaranti. 6. Fjordens dag Kerteminde Forsyning har siden vi blev stiftet i 2009 været super sponsor for Fjordens Dag og vi har også deltaget med en stand, hvor vi har markedsført vores virksomhed generelt og sat fokus på specifikke emner som f.eks. sortering af affald, energibesparelser, vores udvidelsesplaner og andre tidsrelevante emner. Vi har betragtet sponsoratet som betaling for vores stand, da vi ifølge vores strategiplan ikke har brug for sponsorater. Uddrag fra vores strategiplan 2013 2017 vedrørende information: Kerteminde Forsyning har løbende mange faglige budskaber til vores kunder, som f.eks. energibesparelser, vandbesparelser, genbrug m.m. Kerteminde Forsynings informationsstrategi skal øge kundernes kendskab til vores forretningsområder, samt fastholde og forbedre vores image. Strategien skal bl.a. understøtte følgende: 1. Vi har løbende mange faglige budskaber som f.eks. energibesparelser, vandbesparelser, genbrug m.m. Et generelt godt image er en forudsætning for at vores kunder efterlever de budskaber vi kommer ud med. 2. Vi ønsker at tiltrække og fastholde kvalificerede medarbejdere. 3. Vi tilstræber at blive opfattet som en kendt og seriøs samarbejdspartner i og af Kerteminde Kommune. Vores informationstiltag kan bl.a. omhandle følgende: 1. Pressemeddelelser 2. Annoncering 3. Information på renovationsbiler og egne biler 4. Direkte information ved begivenheder som f.eks. Fjordens dag, gågadearrangementer m.m. Markedsføring og sponsorater: Kerteminde Forsyning har ikke brug for sponsorater, men vil være behjælpelige med vores forretningsydelser (f.eks. renovation og levering af vand) ved store arrangementer i kommunen (f.eks. Kirsebærfestivalen, sportsarrangementer m.m.). Her har vi praktiseret at vi kun leverer interne timer og udlån af vores egen materiel. Vi betaler f.eks. ikke for at 5
MiljøTeam kommer ud og tømmer renovation eller vandinstallationer. Fjordens Dag s egen beskrivelse : Fjordens Dag har eksisteret siden 1991 og er et af Danmarks største kulturelle naturarrangementer. Hvert år 2. søndag i september tager 30-50.000 børn og voksne til arrangementet, der afholdes på 10 lokaliteter omkring fjordene i Odense, Kerteminde og Nordfyns Kommuner. Arrangementet fungerer som et mødested for interesseorganisationer, foreninger, institutioner, det professionelle erhvervsliv og den almene befolkning. Hvert år stiller over 150 frivillige organisationer og foreninger op for at give de mange besøgende gratis oplevelser i det fri og formidle om tiltag inden for natur, miljø, kulturhistorie og sundhed. Målet er at inspirere folk til at bruge naturen til sport, leg, friluftsliv, sundhedsfremmende aktiviteter og kulturture. Håbet er, at glæden ved at bruge naturen også giver lyst til at passe på den. Med et sponsorat for Fjordens Dag kan din virksomhed være med til at føre håbet ud i livet. Til gengæld lover vi, at du får god værdi for pengene. Fjordens Dag bliver til i et bredt samarbejde mellem Kerteminde, Nordfyns, Odense Kommuner samt Fyns Statsskovdistrikt og over 150 institutioner og foreninger. Økonomisk støttes dagen af de involverede kommuner og en række lokale og nationale sponsorer. Ideen bag Fjordens Dag har bredt sig som ringe i vandet. Mange steder i både Danmark og udlandet afholdes lignende arrangementer bl.a. Naturens Dag og EcoDance i Rusland. Med Fjordens Dag som markedsførings-platform, bliver I, som sponsor, eksponeret overfor et bredt udsnit af befolkningen, i Odense, Nordfyns og Kerteminde Kommuner samt på hele Fyn. Desuden vil din virksomhed blive profileret som en kulturelt bevidst, socialt ansvarlig virksomhed og positiv bidragsyder til et grønt arrangement. Sponsoratet kan anvendes i virksomhedens markedsføring af CSR-værdier overfor medarbejderne og andre interessenter. Ved større sponsorater får du i øvrigt mulighed for sund og hyggelig medarbejderpleje, idet vi tilbyder en spændende tur ved fjorden, sammen med vores helårsansatte naturvejleder, for et antal af virksomhedens medarbejdere. Vi tilbyder 3 sponsor-grundpakker: Basis sponsor: Kr. 5.000,- Jeres virksomheds logo, navn og link på vores hjemmeside Jeres virksomheds logo og navn på vores trykte program (2014: 25.000 eksemplarer, udelt i Odense, Nordfyns og Kerteminde kommune) Jeres virksomheds logo og navn i vores rapport, som udsendes til alle samarbejdspartnere ved årets udgang I kan benytte Fjordens Dags logo på egen hjemmeside og derved vise jeres støtte til eventen Klassisk sponsor: Kr. 15.000,- Jeres virksomheds logo, navn og link på vores hjemmeside Jeres virksomheds logo og navn på vores trykte program (2014: 25.000 eksemplarer, uddelt i Odense, Nordfyns og Kerteminde kommune) Jeres virksomheds logo og navn i vores rapport, som udsendes til alle samarbejdspartnere ved årets udgang I kan benytte Fjordens Dags logo på egen hjemmeside og derved vise jeres støtte til eventen Jeres virksomheds navn på årets PR-plakat og udendørsplakater Tilbud om en guidet tur på Fyn med vores naturvejleder for op til 15 af jeres medarbejdere Super sponsor: Kr. 30.000,- Jeres virksomheds logo, navn og link på vores hjemmeside Jeres virksomheds logo og navn på vores trykte program (2014: 25.000 eksemplarer, uddelt i Odense, Nordfyns og Kerteminde kommune) Jeres virksomheds logo og navn i vores rapport, som udsendes til alle samarbejdspartnere ved årets udgang I kan benytte Fjordens Dags logo på egen hjemmeside og derved vise jeres støtte til eventen Jeres virksomheds navn på årets PR-plakat og udendørsplakater Jeres virksomheds logo og navn på vores hjemmesides forside Tilbud om to større arrangementer på Fyn med vores naturvejleder for op til 30 af jeres medarbejdere Yderligere information på : http://www.fjordensdag.dk/ 6
I år og sidste år var vejret mildest talt imod os med blæst og regn som medførte, at der ikke kom ret mange kunder på vores stand. Denne situation har fået os til lige at stoppe op og genoverveje, hvorvidt det er den rigtige markedsføringsplatform for os i fremtiden. Omkostningerne til Fjordens dag er ca. 110.000 kr. fordelt på 30.000 kr. til sponsorat, ca. 55.000 kr. til lønninger og ca. 25.000 kr. til materialer. Markedsføringseffekter er meget vanskellige at opgøre, og vi har ikke den ekspertise internt i virksomheden, men vi føler i administrationen, at omkostningerne er forholdsvis store i forhold til antallet af interesserede kunder. Vi udleverer på Fjordens Dag en drikkedunk med vand til alle forbipasserende og har i år udleveret ca. 450 drikkedunke, men kun ca. ¼ af disse kunder er interesserede og besøger standen. På en dag med sol og varme, vurderer vi umiddelbart, at besøgstallet kan fordobles. Det indstilles at bestyrelsen drøfter følgende: Skal Kerteminde Forsyning fortsat være sponsor for Fjordens Dag og hvis ja, hvilket sponsorat skal vi vælge fremadrettet? Skal Kerteminde Forsyning fortsat have en stand på Fjordens Dag? Eller skal Kerteminde Forsyning prøve nogle andre markedsføringsplatforme i fremtiden? Fjordens Dag Sponsorfolder 2015. Vi har besluttet fremadrettet ikke at deltage i Fjordens Dag i henhold til vores strategibeslutninger. 7. Udarbejdelse af interessentanalyse. 7
På sidste bestyrelsesmøde drøftede vi interessenten Ejer Med baggrund i bestyrelsens drøftelser er der i medsendte arbejdspapir udarbejdet et færdigt udkast til interessebeskrivelse, bidrag fra interessenten og en politik for samarbejdet med vores ejer. Vedrørende socialt ansvar over for medarbejdere er bestyrelsens drøftelser indskrevet under interessenten Medarbejdere (De 2 linjer der er med gul baggrund) Det indstilles at bestyrelsen godkender interessebeskrivelse, bidrag fra interessenten og en politik for samarbejdet med vores ejer. Det indstilles endvidere at bestyrelsen drøfter de øvrige interessenter som er udpeget i interessentanalysen. Revideret arbejdspapir til udarbejdelse af interessentanalyse. Ejer og Medarbejder er færdigbehandlet i analysen. 8. Offentliggørelse af punkter Der ønskes stillingtagen til hvilke punkter, der ikke er til offentliggørelse: Alle punkter kan offentliggøres 9. Eventuelt Bestyrelsesmødet den 15. december kl. 15.30 foreslås afholdt på Munkebo Kro. Lisa undersøger muligheden herfor. 8