Indholdsfortegnelse: 1 Orientering...4 1.1 Baggrund og formål...5 1.2 Vigtige FLØS-begreber...7 1.3 Servicebureau-system...9 2 Faste forløb i FLØS...11 2.1 En måneds FLØS-aktiviteter...12 2.1.1 Blanketter...13 2.1.2 Rapporter...14 2.2 Kvartalsafslutning...15 2.3 Årsafslutning...16 3 Hændelsesbeskrivelser...19 3.1 Oprettelse af medarbejdere...19 3.2 Fratrædelse af medarbejdere...21 3.3 Stillingsændring...22 3.4 Fraværsregistrering...24 3.5 Ferie...26 3.5.1 Beregning af optjent ferie...27 3.5.2 Skift af ferieregel...28 3.5.3 Fratrædelse...29 3.5.4 Beregning af restferie...31 3.5.5 Nyansættelse...32 3.5.6 Anvendelse af gennemsnitskvoter...33 3.6 Vikar...34 3.6.1 Vikariat i normerede stillinger...35 3.6.2 Vikarer for andre ansatte...36 3.7 Arbejdsmarkedspensioner (STK, OTK, AC)...37 3.7.1 OTK-Pension...37 3.7.2 AC-Pension...38 3.7.3 STK-pension...39 3.7.4 Pension af tillæg...41 3.8 Skat og ATP...42 3.8.1 Skat...42 3.8.2 Stamoplysninger...43
3.8.3 ATP...49 3.8.4 Bidrag til arbejdsmarkedsfonde / Særlig Pension...50 3.9 Kontering...51 3.10 Decentral registrering...52 3.11 Fejl og korrektioner...54 3.11.1 Fejlsituationer...55 3.12 Efterregulering...56 3.12.1 Kollektiv efterregulering...57 3.12.2 Individuel efterregulering...58 3.12.3 Efterregulering af ATP...59 3.12.4 Efterregulering af skat, AM-Bidrag samt Særlig Pension...60 4 Udfyldelse af blanketter...61 4.1 Generelle regler for udfyldelse af blanketter...61 4.2 Arbejdsgiver - blanket FL01...62 4.2.1 Lønansvarlig...63 4.2.2 Arbejdsgiver...64 4.2.3 Telefonnumre...66 4.2.4 Tilmeldinger...67 4.2.5 Rapporter...68 4.2.6 Blanketbestilling...70 4.3 Medarbejder - blanket FL02...71 4.3.1 Medarbejder...72 4.3.2 Skattekortoplysninger...74 4.3.3 Registrerings- og kontonummer...75 4.3.4 Ansættelsesforhold...76 4.3.5 Afvigelser...78 4.3.6 Øvrige ansættelsesoplysninger...79 4.3.7 Erindring...81 4.4 Faste lønarter - blanket FL03...82 4.4.1 Faste lønoplysninger...83 4.5 Variable lønarter - blanket FL04...85 4.5.1 Variable lønoplysninger...86 4.6 Fraværsregistrering - blanket FL05...88 4.6.1 Medarbejder...89
5 Rapporter...91 5.1 Afstemningsliste...92 5.2 Anciennitetskort...93 5.3 Anmærkningsliste...96 5.4 Arbejdsgiverstamkort...98 5.5 Arbejdsmarkedsbidragsoversigt / Særlig Pension...100 5.6 Bogføringsbilag...101 5.7 CPR-nummer indberetning til T&S...102 5.8 Ferieafregningsliste...103 5.9 Følgeseddel...105 5.10 Lønafregningsliste...106 5.11 Lønspecifikation...107 5.12 Medarbejderoversigt...110 5.13 Medarbejderstamkort...111 5.14 Nye skattekortoplysninger...116 5.15 Overførselsliste...118 5.16 Restferieregnskab...120 5.17 Syge-/fraværsliste...122 5.18 Ændringsliste...123 5.19 Årsoplysninger S74...124 5.20 Årsoplysninger S73...125 6 Stikord...126
1 Orientering Indledning Brugervejledningen om Folkekirkens Lønservice (FLØS) giver en beskrivelse af det lønsystem, som er specialudviklet til brug for arbejdsgivere inden for folkekirken i form af menighedsråd, kirkegårde, folkekirkens uddannelsesinstitutioner institutioner m.v. Den samlede brugervejledning for FLØS er delt i 2 håndbøger: 1. Den generelle vejledning, som i detaljer beskriver, hvordan systemet bruges (denne vejledning). 2. En fortegnelse over alle lønarter, stillingskategorier og koder, som findes i systemet. Læsevejledning Denne brugervejledning er inddelt i 6 kapitler, der hver for sig er opdelt i en række underafsnit. Kapitel 1 redegør nærmere for baggrund og formål med lønsystemet. Kapitel 2 redegør for, hvordan en måned, et kvartal og et år forløber hos den lønansvarlige, når man benytter sig af FLØS. Kapitel 3 er et emneorienteret kapitel, hvor forskellige hændelser bliver beskrevet i forhold til, hvad man skal gøre i FLØS. Hændelserne spænder over så vidt forskellige forhold som efterregulering, pensioner, vikarproblematikken o.s.v. Kapitel 4 beskriver detaljeret, hvordan systemets blanketter (FL01, FL02, FL03, FL04, FL05) skal udfyldes. Kapitel 5 giver en oversigt og beskrivelse af de rapporter, som systemet indeholder. Kapitel 6 er et stikordsregister. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 4
1.1 Baggrund og formål Indledning Flertallet af alle ansatte i Folkekirken er ansat og aflønnet af menighedsrådene. De ansatte har mange forskellige ansættelses- og aflønningsformer, hvilket gør, at den lønadministrative opgave bliver vanskelig at overskue. FLØS er netop et tilbud om at lette denne store administrative opgave. Formål Formålet med FLØS er: at sikre, at de ansatte får udbetalt deres løn korrekt, og at de samtidig får en letforståelig lønseddel ved hver lønudbetaling at lette menighedsrådene i deres arbejde med lønopgaven, uden at ændre i deres ansvar og kompetence som arbejdsgiver at give stifterne og Kirkeministeriet og stifterne et godt planlægningsgrundlag, f.eks. når der skal forhandles overenskomster og planlægges uddannelse for Folkekirkens personale. Anvendelse af FLØS Det er vigtigt at slå fast, at FLØS er et tilbud til menighedsrådene for alle andre ansatte end tjenestemænd (herefter TJM) og tjenestemandslignende (herefter TJL) ansatte personale. En tilslutning til FLØS betyder som nævnt ingen ændringer i menighedsrådenes kompetence. Stifterne fastsætter lønnen for det tjenestemands- og tjenestemandslignende ansatte personale i FLØS på grundlag af stillingens kvotering og klassificering. Herudover er det så op til menighedsrådene at bestemme, hvilke andre serviceydelser i FLØS, de måtte ønske at benytte i form af eksempelvis beregning af løn for øvrige ansatte, feriepenge, fraværsregistrering, automatisk beløbsoverførsel o.s.v. Se i øvrigt afsnittet Servicebureau-system, side 9. FLØS er skræddersyet til at opfylde netop folkekirkens lønadministrative behov og vil derfor gøre det muligt at give menighedsrådene en god service. FLØS kan håndtere alle medarbejdergrupper og alle former for løn. Ikke kun kirkefunktionærer og øvrigt personale ved kirken, men også stiftspersonale og provstisekretærer med flere, der aflønnes af Fællesfondens midler. Man kan tale om to involverede parter i FLØS. Den ene part er arbejdsgivere (i form af menighedsråd, kirkegårde m.v.) den anden er stifterne (som lønservicebureau). Arbejdsgiverne er kunder i forhold til FLØS og leverer derfor alle de oplysninger til stifterne, som systemet har brug for, når der skal beregnes og overføres lønninger til den pågældende arbejdsgivers ansatte. Stifternes rolle er at modtage alle relevante oplysninger, beregne løn og udsende diverse lønmateriale, f.eks. lønspecifikation, lønkonteringsbilagbogføringsbilag, ferielister, stamkort o.s.v. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 5
Alligevel er FLØS ikke kun en sag mellem arbejdsgiverne og stifterne. Også Kirkeministeriet indtager en vigtig rolle, idet det er ministeriet, der leverer regler, tabeller og koder. På grundlag af disse foretager stifterne lønberegninger (se kapitel 2, Faste forløb i FLØS). Ud over de her nævnte involverede opererer FLØS også med andre parter. Det drejer sig f.eks. om PBS (Pengeinstitutternes BetalingsSystemer), ATP, Told- og Skattestyrelsen, pensionskasser og FerieKonto. Disse er alle beskrevet nærmere i de sammenhænge, de indgår i. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 6
1.2 Vigtige FLØS-begreber Indledning Samtidig med indførelsen af FLØS er der også indført ord og begreber, der enten er nye eller har fået udvidet deres betydning. Mange af disse begreber vil menighedsrådene støde på i forbindelse med FLØS. Derfor er nogle vigtige begreber og ord i relation til FLØS forklaret nedenfor. Advis FLØS gør det muligt for menighedsrådene at modtage forskellige adviser (meddelelser) af praktisk karakter, f.eks. advis om løntrinsstigninger, udløb af prøvetid ved i tjenestemandsstilling, stillinger besat ved konstitution m.v. Endvidere kan menighedsrådet anmode om advis ved f.eks. en medarbejders sølvbryllup eller fødselsdag. Arbejdsgiver I FLØS bruges begrebet arbejdsgiver i forbindelse med f.eks. arbejdsgiveroplysninger, arbejdsgiverstamkort o.s.v. Arbejdsgiver kan dække menighedsråd, kirkegårde, kirkemusikskoler m.v. Efterregulering Ændringer i f.eks. overenskomster eller aftaler kan medføre ændringer i lønnen. FLØS gør det muligt at regulere tidligere udbetalt løn automatisk, så det manuelle arbejde undgås. Efterregulering sker enten for en samlet gruppe medarbejdere (kollektiv efterregulering) eller for enkeltpersoner (individuel efterregulering). Honorarløn Honorarløn er en lønform, som er baseret på ydelse af nogle fast definerede tjenester. Honorarløn kan enten udbetales som fast løn beregnet ud fra et fast årligt tjenestetal, eller som honorar for enkeltstående tjenester, som f.eks. betaling for et foredrag. Bogføringsbilag Sammen med lønspecifikationerne modtager menighedsrådene også et bogføringsbilag, der indeholder oplysninger, som menighedsrådene skal bruge til den korrekte og endelige bogføring af lønnen. Korrektion En korrektion er en rettelse af en anvist løn, fordi der er sket fejl. En korrektion sker som regel for enkeltpersoner forårsaget af enten en forkert indberetning fra menighedsrådet eller som følge af forkert indtastning i stiftet. Lønarter En udbetalt løn er sammensat af flere forskellige arter (typer), både ydelser og fradrag. Disse betegnes alle som lønarter. Eksempler på lønarter er A-skat, pension, feriepenge og faste tillæg.. Oversigt over lønarter findes i Vejledning til Tabeller og koder. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 7
Lønspecifikation Efter hver lønkørsel udskriver FLØS en lønseddel til såvel medarbejder som menighedsråd. Af oplysningerne fremgår det, hvordan lønnen er sammensat, og hvordan lønberegningen er foretaget. Overførsler FLØS kan overføre oplysninger og beløb til eksterne parter og modtagere uden for Folkekirken. F.eks. kan lønnen udbetales via PBS, der også kan afregne ATP-bidrag m.v. FLØS kan endvidere indberette oplysninger til Told- og Skattestyrelsen, ATP-Huset, pensionskasser, FerieKonto og Finansstyrelsen. Rapporter Menighedsrådet vil automatisk modtage en række rapporter, og det er endvidere muligt at bestille særlige rapporter. Dette er nærmere beskrevet i kapitel 5. Stillingskategori En stillingskategori beskriver de fællestræk, som gør sig gældende for bestemte stillinger. Oversigt over stillingskategorier findes i Vejledning til Tabeller og koder. Tabeller Tabellerne sikrer, at det er de rigtige satser, timelønninger og tillæg, der udbetales. Variabel løn Ved variabel løn forstås løn, der varierer fra lønudbetaling til lønudbetaling. Variabel løn er afhængig af det antal ydelser, der har været præsteret i en periode, f.eks. timeløn og vikarløn. Variable lønarter kan f.eks. være timeløn, overarbejde, kilometerpenge, lørdags-/søndagstillæg og tjenester af forskellig slags (løn pr. tjeneste) Der vil forekomme udtryk og vendinger, der ikke er forklaret ovenfor. Disse vil blive forklaret i den sammenhæng, hvori de indgår. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 8
1.3 Servicebureau-system Indledning FLØS kan betragtes som et servicebureau-system, hvor stiftet tilbyder menighedsrådene at fungere som servicebureau ved beregning af de ansattes løn. Samspillet mellem de forskellige parter med stiftet i rollen som lønservicebureau kan illustreres som vist: Menighedsråd Lønspecifikation Lønmodtager Stamkort Fejllister Rapporter Lønspec. Revisionslister Inddata- Lønkonteringsbilag bilag Provstirevisorer PBS Told- og Skattestyr. Løn, pension, ferie, kontingent Provst Løntabeller Stat. udtræk Orientering om ansættelse af lønrammelønnet personale Kirkeministerium DJØF FLØS Din bank Ferieopgørelse Skatteoplysninger Arbejdsmarkedsbidrag Disketteløsning Finansstyrelsen FerieKontokontoret STK Danica Forenede gruppeliv ATP Omkring årsskiftet udskriver stiftet årsoplysningsseddel S74 og S73 elektronisk til menighedsrådene, ligesom det kan indhente næste års skattekortoplysninger elektronisk fra Told- og Skattestyrelsen. Herved fritages menighedsrådene for indrapportering af nye skattekortoplysninger. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 9
Serviceydelser fra FLØS I øvrigt kan menighedsrådene vælge flere forskellige serviceydelser fra FLØS og tilslutte sig på forskellige niveauer. Udover obligatorisk lønservice til de tjenestemandsog tjenestemandslignende ansatte, kan FLØS tilbyde: Beregning af løn for overenskomst- og honorarlønnet personale Overførsel af løn, pension, skat, ambi, særlig pension, offentlig indehold, feriepenge, ATP Fraværsregistrering Ferieregnskab Udveksling af oplysninger med Told- og Skattestyrelsen Decentral registrering En række valgfrie rapporter Menighedsrådene kan vælge en eller flere af ovennævnte serviceydelser efter ønske og behov. Ønsker menighedsrådet f.eks. at få registreret fravær via FLØS, kan denne ene facilitet vælges uden at det er nødvendigt at vælge alle de øvrige muligheder. Se i øvrigt de relevante afsnit i vejledningen, hvor de enkelte emner er gennemgået detaljeret. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 10
2 Faste forløb i FLØS Orientering For at udnytte FLØS optimalt og derved sikre, at kirkens ansatte får udbetalt den korrekte løn til tiden, er det nødvendigt, at stiftet modtager de nødvendige oplysninger for at kunne udføre selve lønkørslen. Oplysningerne skal være stiftet i hænde så tidligt, at stiftet kan nå at registrere dem i FLØS inden næste lønkørsel. Selve indberetningen foregår ved, at menighedsrådet udfylder nogle blanketter, hvoraf det klart fremgår, hvilke oplysninger stiftet skal have for at kunne foretage lønberegning. Sidste frist for indsendelse fastlægges af stiftet. Faste forløb i FLØS beskriver, hvordan en måned, et kvartal og et år vil forløbe i menighedsrådet set med FLØS-øjne. Endvidere vil afsnittet bestå af nogle illustrationer, der vil give et billede af de forskellige forløb. De datoer, der er nævnt, vil kun være af vejledende karakter, idet det enkelte stift som nævnt fastlægger de endelige datoer. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 11
2.1 En måneds FLØS-aktiviteter Baggrund Hvis et menighedsråd beslutter sig for at benytte FLØS til aflønning af sine medarbejdere, ud over de tjenestemands- og tjenestemandslignende ansatte, der obligatorisk er omfattet af FLØS, er det nødvendigt, at FLØS kender disse ansatte. Til dette formål er der lavet nogle blanketter, som den lønansvarlige skal udfylde. Blanketterne er en vigtig del af FLØS. Ud fra de oplysninger, som den lønansvarlige har skrevet på blanketterne, foretager stiftets personale inddateringen på EDB. På baggrund heraf foretages selve lønkørslen. Menighedsrådet bestiller blanketterne hos stiftet på bagsiden af blanket FL01. Når menighedsrådet indsender blanketterne til stiftet, skal det ske i de specielle FLØSkuverter, som menighedsrådet modtager fra stiftet. Disse FLØS-kuverter er med til at lette arbejdsgangen i både menighedsråd og stift, fordi de er let genkendelige, og de derfor hurtigt kan blive ekspederet videre til rette vedkommende. Der må kun være FLØS-materiale i disse kuverter, som bestilles på blanket FL01. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 12
2.1.1 Blanketter Indledning Når en arbejdsgiver har oplysninger, som ønskes medtaget i en lønkørsel, indsendes blanketter til servicebureauet. De blanketter, der er tale om, er følgende: BLANKET FL01 - ARBEJDSGIVEROPLYSNINGER Blanketten benyttes til oprettelse og vedligeholdelse af arbejdsgiveroplysninger. Som udgangspunkt er alle arbejdsgivere oprettet i FLØS. Det vil derfor som oftest være i forbindelse med ændringer til stamoplysningerne, at menighedsrådet indsender blanket FL01. BLANKET FL02 - MEDARBEJDEROPLYSNINGER Blanketten indsendes til stiftet ved ansættelsen af en medarbejder. Endvidere benyttes FL02 ved fratræden, ændring af privatadresse eller andet, der gør, at stamoplysningerne om den ansatte ændrer sig. BLANKET FL03 - FASTE LØNARTER Tilllæg/fradrag Blanketten benyttes til angivelse af, om en ansat eksempelvis skal have et tillæg, eller måske skal trækkes for kapitalpension. Bemærk, at menighedsrådet kan indsende oplysninger om flere ansatte på én gang på denne blanket. BLANKET FL04 - VARIABLE LØNARTER Blanketten benyttes typisk, når en medarbejder får timeløn eller skal have udbetalt en godtgørelse ud over den faste løn. Variable lønarter kan være kilometerpenge, lørdag/søndagstillæg, eller hvis en medarbejder har andre forhold, der ligger ud over de oplysninger, der allerede er indsendt. Som det fremgår af navnet på blanketten, er indberetningerne på blanket FL04 altid et éngangstillæg eller -fradrag. Bemærk, at menighedsrådet kan indsende oplysninger om flere ansatte på én gang på denne blanket. BLANKET FL05 - FRAVÆRSREGISTRERING Blanketten benyttes i forbindelse med en ansats fravær f.eks. sygdom, orlov, barns første sygedag eller afholdt ferie. Bemærk, at menighedsrådet kan indsende oplysninger om flere ansatte på én gang på denne blanket. Udfyldelse Alle blanketterne og vejledning i udfyldelse heraf er beskrevet yderligere i kapitel 4. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 13
2.1.2 Rapporter Baggrund Når indberetningerne på den fastsatte dato er modtaget i servicebureauet, registreres disse, og selve lønkørslen startes. Herefter dannes en række rapporter, som sendes til arbejdsgiveren. Rapporterne sendes til de enkelte arbejdsgivere efter hver lønkørsel sammen med lønspecifikationerne. Disse rapporter er yderligere beskrevet i kapitel 5. Ved de månedlige kørsler udskrives nedenstående rapporter: Arbejdsgiverstamkort (Hvis der er ændringer) Medarbejderstamkort (Hvis der er ændringer) Ændringer i stamoplysninger (Hvis der er ændringer) Anmærkningsliste fra lønkørsel (Hvis der er anmærkninger) Anciennitetskort såfremt der er medarbejdere der fratræder Lønafregningsliste Ferieafregningsliste Restferieregnskab (Kun ved tilmelding til ferieregnskab) Sygefraværsliste (Kun ved sygdom eller andet fravær) Bogføringsbilag Overførselsliste Lønspecifikation Følgeseddel Afstemningsliste Arbejdsmarkedsbidragsoversigt CPR-nummer indberetning til T&S Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 14
2.2 Kvartalsafslutning Beskrivelse I forbindelse med et kvartals afslutning udskrives der automatisk en rapport fra FLØS, hvoraf fremgår optjente feriepenge, der afregnes til FerieKonto. Alle medarbejdere, der er opgjort feriepenge for, medtages i rapporten. BEMÆRK! Denne ferieafregningsliste udskrives ligeledes månedligt, hvis en ansat med ferie med løn fratræder sin stilling og ikke overgår til ny stilling inden for Folkekirken, hvortil optjent ferie efter aftale kan overføres. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 15
2.3 Årsafslutning Beskrivelse For at få en problemfri afvikling af lønopgaven er det en vigtig forudsætning, at der foreligger en gennemarbejdet tidsplan for, hvornår der skal ske hvad i løbet af året. Nedenstående tabel gennemgår skematisk årets forløb set med "FLØS-øjne": Måned Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Aktiviteter: Alm. indberetning vedr. løn til stiftet. Skatteoplysninger (S74) sendes elektronisk fra stiftet til Told- og Skattestyrelsen. Årsoplysningssedler S74 og S73 sendes fra stiftet til menighedsråd. Menighedsrådet afstemmer S74 og S73 /afstemningsliste med bogføring. Alm. indberetning vedr. løn til stiftet. Alm. indberetning vedr. løn til stiftet. Feriepengeafregning modtages fra stiftet (se note 1). Alm. indberetning vedr. løn til stiftet, inkl. ferietillæg og særlig feriegodtgørelse. Hvis nye overenskomster er indgået, indlægges disse i tabeller, og efterregulering foretages. Menighedsrådet modtager dokumentation. Stiftet sender indberetning til ATP, for de medarbejdere der har modtaget ATP af syge-dagpenge. Indberetningen skal være ATPhuset i hænde senest den 1/6-XX. Menighedsrådet modtager en liste over de medarbejdere, der er indberettet. Alm. indberetning vedr. løn til stiftet. Alm. indberetning vedr. løn til stiftet. Feriepengeafregning modtages fra stiftet (se note 1). Alm. indberetning vedr. løn til stiftet. Alm. indberetning vedr. løn til stiftet. Alm. indberetning vedr. september-løn til stiftet. Stiftet indhenter elektronisk oplysninger om nye skattekort fra T & S. Feriepengeafregning modtages fra stiftet (se note 1). 1 Feriepengeafregningslisten kan udskrives månedligt, såfremt der er sket fratræden uden for Folkekirken for personale med Ferie med løn. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 16
Måned Oktober November December Aktiviteter: Alm. indberetning vedr. løn til stiftet. Stiftet indsender medarbejderoplysninger til Told- og Skattestyrelsen. Stiftet indsender medarbejderoplysninger til Told- og Skattestyrelsen (supplerende). Alm. indberetning vedr. løn til stiftet (se note 1 på foregående side). Stiftet modtager skatteoplysninger på medarbejderne fra Told- og Skattestyrelsen. Menighedsrådet modtager liste til indberetning af skattekort fra stiftet. Menighedsrådet modtager ikke automatisk oplysninger om max. beløb på frikortet, men skal selv indhente oplysningerne fra medarbejderne. Alm. indberetning vedr. løn til stiftet. Indberetning til 13. lønkørsel. Medarbejderoversigt modtages fra stiftet. Feriepengeafregning modtages fra stiftet (se note 1 på foregående side). Bemærk, at der som tidligere nævnt ikke fremgår nogle eksakte datoer. Det er stiftet, der endeligt fastlægger, hvornår det skal modtage oplysningerne. Derfor er skemaet kun af vejledende karakter og er tænkt som en rettesnor for, i hvilken rækkefølge rapporteringen bør ske, således at både servicebureau og arbejdsgiver kan få mest muligt ud af systemet. Endvidere gives et overblik over, hvordan årsafslutningen skal håndteres, herunder hvilke informationer stiftet fremsender til arbejdsgiver, Told- og Skattestyrelsen m.v. Det vil ligeledes fremgå, hvilke informationer, der udveksles mellem servicebureauet og Kirkeministeriet. Kørsler I oktober og november måned indsender stiftet medarbejderoplysninger til Told- og Skattestyrelsen for de menighedsråd, der har tilmeldt sig FLØS-serviceydelse 5 Rekvisition af Skattekortoplysninger inden 1. september. Told- og Skattestyrelsen fremsender i slutningen af november skattekortoplysninger for det kommende år til stiftet, der opdaterer i FLØS. Ved opdateringen udskrives en rapport indeholdende alle personer pr. menighedsråd med oplysninger om, hvilke skattekortoplysninger systemet indeholder pr. 1. januar nyt år. Har systemet ingen skatteoplysninger, vil der blive trukket 60% i træk med 0 i fradrag. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 17
De manglende eller rettede oplysninger påføres listen af menighedsrådet. Listen sendes til stiftet sammen med materiale til december-lønkørslen, af hensyn til de forudlønnede, og den fungerer som indberetning af skattekort. Efter december lønkørslen (12. lønkørsel) foretager stiftet en 13. lønkørsel, der er en opsamling af, hvad der ikke nåede at komme med vedr. gammelt år i den 12. lønkørsel i form af variable lønarter (km-godtgørelser m.v.). I den 13. lønkørsel kan foretages rettelser af eventuelle fejl vedr. gammelt år, der måtte være opstået i den 12. lønkørsel eller tidligere. Kun de oplysninger, der fremgår af blanket FL04, kan behandles i 13. lønkørsel sammen med evt. for sen ansættelse af forudlønnede. I slutningen af december eller begyndelsen af januar foretages den 13. lønkørsel. Årsoplysningsseddel S74 og S73 samt rapporterne "Medarbejderoversigt" og "Afstemningsliste" sendes til menighedsrådet. Herefter indsendes skatteoplysninger (S74), såfremt menighedsrådet er tilmeldt FLØS-serviceydelse 6 Automatisk overførsel af årsoplysninger. Den lønansvarlige afstemmer S74 samt S73/rapport med bogføringen. Stiftet foretager årsafslutning, hvori overførsel af saldi for optjente feriepenge og feriedage til næste år foretages. Rapporter Servicebureauet sender udover de almindelige rapporter ved lønkørslen følgende rapporter til arbejdsgiveren efter årsafslutningen: Årsoplysningsseddel Medarbejderoversigt Afstemningsliste De enkelte rapporter er beskrevet nærmere i kapitel 5. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 18
3 Hændelsesbeskrivelser 3.1 Oprettelse af medarbejdere Indledning i FLØS Alle tjenestemænd og tjenestemandslignende ansatte skal oprettes i FLØS. Det er derimod op til den enkelte arbejdsgiver selv at beslutte, hvorvidt man vil benytte sig af FLØS for sine øvrige ansatte. Fremgangsmåde Oprettelsen af medarbejdere i FLØS sker for alle typer af medarbejdere ved hjælp af den samme blanket FL02. Når der sker ændringer til stam- eller generelle lønoplysninger, foretages ændringerne også på blanket FL02 (se kapitel 4.3 for vejledning i udfyldelse af blanketten). Startsaldi Hvis der skal registreres startsaldi eller feriesaldi fra evt. tidligere ansættelse inden for Folkekirken, som følge af oprettelse i løbet af året, anvendes dertil oprettede variable lønarter. Det fremgår af Vejledning til tabeller og koder, hvilke variable lønarter, der er til rådighed. Startsaldi-lønarterne fungerer ved, at de saldi, som er knyttet til medarbejderen, bliver overskrevet med det beløb eller antal, som fremgår af startsaldi-lønarterne. Dette betyder, at startsaldi bedst inddateres samtidig med oprettelsen af medarbejderen, da saldi dermed vil være korrekte fra start. Ved senere registrering af startsaldi skal eventuelle opdaterede saldi fra FLØS lægges sammen med startsaldi, da de eksisterende saldi altid overskrives. Ansættelse i løbet af året Hvis medarbejderen ansættes midt i kalenderåret, skal der registreres ferierelaterede saldi for ansatte, der kommer fra anden stilling i Folkekirken/Staten, dvs. saldi for ferieberettiget løn, optjente og afholdte feriedage. Ved ansættelse i løbet af året skal der aldrig indberettes startsaldi på A-indkomst, skat, AM o.s.v. Startsaldi kan dog komme på tale, hvis arbejdsgiveren i løbet af året overgår til FLØS fra f.eks. DataLøn og vil lade den samlede årsindberetning foretage af FLØS. Dette vil samtidig sikre korrekt beregning af ferieforhold. Man skal huske at annullere eller tilbageføre DataLøns årsindberetninger. I alle andre situationer bør der ikke indberettes startsaldi. Datoen har betydning for hvilke startsaldi, der skal indlægges: Oprettes medarbejderen ved årets start, skal der indlægges startsaldi for sidste og forrige år Oprettes medarbejderen før 1. maj, skal der indlægges startsaldi for indeværende, sidste og forrige år. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 19
Oprettes medarbejderen efter 1. maj, skal der indlægges startsaldi for indeværende og sidste år. Dog gælder det, at såfremt arbejdsgiveren er tilknyttet feriefraværsregistreringen og det de sidste afholdte feriedage i det gamle ferieår endnu ikke er blevet registreret, skal forrige års saldi også registreres. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 20
3.2 Fratrædelse af medarbejdere Indledning Fratrædelse af medarbejdere sker ved brug af blanket FL02. Menighedsrådet skal udfylde følgende felter på FL02: arbejdsgivernr. samt navn medarbejdernr. samt navn fratrædelseskode fratrædelsesdato Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 21
3.3 Stillingsændring Indledning (kvote, aflønningsform, vilkår i øvrigt) Lønrammelønnede stillinger er stillinger med enten tjenestemands eller tjenestemandslignende vilkår. Dette kapitel vedrører håndteringen af følgende forhold i FLØS: a) ændring af stillingens ansættelsesvilkår b) ændring af aflønningsformen (bagud løn/forud løn) c) ændring af beskæftigelsesgrad (kvote) d) stillingsskifte Ændring af stillingens ansættelsesvilkår Problemstillingen vedrører primært omdannelse af tjenestemandslignende stillinger til tjenestemandsstillinger. Omdannelse foretages af stiftet i henhold til gældende regler. Hvis dette medfører efterregulering, henvises til kapitel 3.12 vedrørende efterregulering. Ændring af aflønningsformen (bagud løn/forud løn) En stilling kan ændres fra at være bagudlønnet til at være forudlønnet. Der skal derfor udbetales to lønninger i samme lønkørsel. For at der kan ske udbetaling af to lønninger, skal den lønansvarlige give den ansatte et nyt medarbejdernummer i den samme stilling med markering af Forudløn gældende fra den 1. i den måned, hvorfra den ansatte første gang lønnes forud. Samtidig fratrædes den ansatte på det gamle medarbejdernummer. Dette gøres på blanket FL02. Eksempel 1: Den ansatte skal forudlønnes pr. 1. april. Medarbejderen indberettes i marts på det nye medarbejdernummer med tiltrædelse 1. april. Samtidig fratrædes medarbejderen på det gamle medarbejdernummer pr. 31. marts. Eksempel 2: Den ansatte skal bagudlønnes pr. 1. april. Medarbejderen indberettes i februar på det nye medarbejdernummer med tiltrædelse 1. april. Samtidig fratrædes medarbejderen på det gamle medarbejdernummer pr. 31. marts. Ændring af beskæftigelsesgrad (kvote) Ændring af en stillings beskæftigelsesgrad vil normalt ske på grund af en ændring i stillingsindholdet. Ved ny beregning af beskæftigelsesgraden registreres den fastlagte kvote af stiftet samtidig med, at meddelelse gives til menighedsrådet. Stillingsskifte Skifter en ansat stilling fra ét menighedsråd til et andet, skal vedkommende i FLØS fratræde sin stilling ved det ene menighedsråd og tiltræde en ny ved det andet. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 22
Menighedsrådet i det sogn, hvorfra vedkommende frætræder sin stilling, sørger for at fratræde medarbejderen (se kapitel 3.2), og menighedsrådet i det sogn, hvor medarbejderen skal tiltræde ny stilling, sørger for at oprette medarbejderen i den nye ansættelse (se kapitel 3.1). Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 23
3.4 Fraværsregistrering Tilmelding Tilmelding til FLØS-faciliteten Fraværsregistrering sker på blanket FL01, se kapitel 4.2. Registrering af tjenestefravær Blanket FL05 anvendes til registrering af ethvert tjenestefravær. Fraværstyper Fravær kan have mange forskellige årsager Tjenestefrihed Kursusophold Ferie (behandles i kap. 3.5) Tjenesterejse Uddannelse Orlov Tilskadekomst (sygehusophold, genoptræning) Længerevarende sygdom Sygdom Barns sygdom Feriefravær behandles særskilt i kapitel 3.5. Regler Ved indsendelse af fraværsoplysninger til FLØS håndteres administration af fraværet automatisk. På baggrund af de indsendte oplysninger udskrives forskellige lister, f.eks. udskrives advis om sygdom til menighedsrådet, når den ansatte har været syg i 90 dage inden for de sidste 12 måneder. Disse advis'er udskrives på Anmærkningsliste fra lønkørsel, se kapitel 5, Rapporter i FLØS. I forbindelse med en medarbejders fratræden skal indberetning af et eventuelt fravær i fratrædelsesmåneden ske senest samtidig med indsendelse af materiale til den sidste lønkørsel, som pågældende medarbejder er omfattet af. Dette bør ske af hensyn til korrekt afvikling og afregning af feriepenge. I de tilfælde, hvor en fraværsregistrering skal medføre lønreduktion, vil FLØS foretage denne i den pågældende lønkørsel. Bemærk: Menighedsrådet kan indberette fravær for flere medarbejdere på blanket FL05. For den konkrete udfyldelse af blanket FL05, se kapitel 4.6. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 24
Konsekvenser Registreringer fra blanket FL05 danner grundlag for indholdet af rapporten Sygefraværslisten, der udskrives efter hver lønkørsel. Alle registreringer, der har betydning for udbetaling af løn, dagpenge eller beregning af feriepenge, medtages i førstkommende lønkørsel. FLØS vil i denne kørsel enten anvise løn eller dagpenge, alt efter hvilke regler der gælder for den fraværende medarbejder. Afholdelse af ferie indebærer nedskrivning af feriesaldo og/eller træk i løn. Hvis en ansat har været fraværende vil der blive udskrevet advis på anmærkningslisten, når den ansatte har været fraværende i 90 dage. Alt i forbindelse med fravær håndteres automatisk, og advis fremsendes til menighedsrådet, såfremt der skal træffes foranstaltninger i forbindelse med fraværet: Refusionsret ved sygdombarsel Ansøgning til sygesikringkommunen Tilbagekomst fra længerevarende planlagt fravær Planlægning af arbejde Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 25
3.5 Ferie Indledning Indberetning af ferie foregår ved brug af blanket FL05. Se kapitel 4.6 for nærmere beskrivelse af udfyldelse af denne. Regelgrundlaget for optjening og afholdelse af ferie er for månedslønnedes vedkommende fastlagt i ferieaftalen og for øvrige ansatte i ferieloven samt diverse overenskomster. Optjeningsåret går fra 1/11 til 31/12. Indenfor et kalenderår optjenes ret til at holde ferie i det efterfølgende ferieår, der går fra d. 1/5 til 30/4 med en optjening på 2,08 feriedag pr. måneds ansættelse for medarbejdere med 5 dages uge, og 2,5 feriedag pr. måneds ansættelse for medarbejdere med 6 dages uge. Dette træder i kraft med virkning fra optjeningsåret 1/1-2001, i forbindelse med den nye ferielov. Når en medarbejder har fået løn via FLØS et helt optjeningsår, er der opsparet 25 dages ferie (excl. lørdage) for medarbejdere med 5 dages uge, og 30 dages ferie (incl. 5 lørdage) for medarbejdere med 6 dages uge, til afholdelse i følgende ferieår. Afholdelse af ferie Afhængig af det konkrete ansættelsesforhold kan ferien afholdes på en af følgende måder: Ferie med løn og 1,5% særlig feriegodtgørelse (tjenestemænd, tj.lign., hovedparten af de overenskomstansatte). Ferie med løn og 1% feriegodtgørelse - for visse grupper af overenskomstansatte (hvis overenskomsten ikke giver grundlag for 1,5% særlig feriegodtgørelse) - ansatte med ferie uden løn, som har valgt ferie med løn - samt kasserere og kirkeværger valgt uden for menighedsrådet Ferie uden løn med udbetaling af 12,5% feriegodtgørelse (for ansatte uden krav på ferie med løn) Ferie uden løn med udbetaling af 12% feriegodtgørelse (kun for ansatte, som i øvrigt har krav på ferie med løn, men har valgt feriegodtgørelse). Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 26
3.5.1 Beregning af optjent ferie Indledning I forbindelse med kvartalsafslutning udskrives automatisk Ferie-afregningsliste, som dokumentation for de feriepenge, der skal afregnes til FerieKonto. Ferieafregningslisten indeholder oplysninger om beregnede feriepenge og optjente feriedage i kvartalet for alle medarbejdere, der er opgjort feriepenge for. Regler Feriepengeafregningen ved kvartalsafslutningen foretages under hensyn til forud-/bagudlønnede, således at feriepenge for forudlønnede beregnes sammen med udbetaling af sidste løn i kvartalet, mens afregning til FerieKonto venter til sidste betalingsfrist (sammen med feriepenge for de bagudlønnede). Feriepengene til bagudlønnede beregnes ligeledes sammen med sidste lønudbetaling i kvartalet. Korrektion af feriepenge Til brug for tilbageførsel af forkert beregnede feriepenge bruges lønarterne 4107, 4108, 4109 og 4110. Kørsel Den samlede optjening af feriepenge dokumenteres løbende på rapporten Restferieregnskab. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 27
3.5.2 Skift af ferieregel Baggrund Der er til hver stillingskategori knyttet en bestemt ferieafviklingsform, som følger reglerne på området. Således er alle tjenestemandskategorierne sat op med ferie med løn og 1,5% særlig feriegodtgørelse, og de timelønnede kategorier er sat op med ferie uden løn med 12,5% feriegodtgørelse. Blanket Ønsker en medarbejder at udnytte den mulighed, reglerne giver for en anden ferieafviklingsform end den der er knyttet til stillingskategorien, skal der på blanket FL02 under feltet Ferie under overskriften Afvigelser indberettes et J for ønske om anden ferieform. Skift fra ferie med løn til ferie uden løn Eksempel 1: Såfremt en medarbejder, der oppebærer løn under ferie, ønsker feriepenge udbetalt i stedet, skal der på blanket FL02 registreres J under Ferie under overskriften Afvigelser, inden der køres første lønkørsel i optjeningsåret. Skift fra ferie uden løn til ferie med løn Eksempel 2: Såfremt en medarbejder, der ikke oppebærer løn under ferie, ønsker feriemed løn i stedet, skal der på blanket FL02 registreres J under Ferie under overskriften Afvigelser, inden der køres første lønkørsel i optjeningsåret. I disse tilfælde skal lønart 4110 Tilbageførsel af feriepenge bruges. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 28
3.5.3 Fratrædelse Pensionering (Fratrædelseskode 1) Ved fratrædelse med kode 1 udbetales udelukkende 1,5 % feriegodtgørelse, samt 12,5% for gemte feriedage. Stillingsfratræden til ny stilling i Folkekirken (Fratrædelseskode 2) Hvis medarbejderen overgår til ny stilling indenfor folkekirken, overtages ferieforpligtelsen af den nye arbejdsgiver, hvorfor der IKKE afregnes feriepenge til FerieKonto. Hvis der er forskel på kvoten i den gamle og den nye stilling, bør der dog ske afregning (fratrædelseskode 3 anvendes). Det nye ansættelsessted bør underrettes om optjent løn og feriedage. Stillingsfratræden uden ny ansættelse i Folkekirken (Fratrædelseskode 3) Ved stillingsfratrædelse, hvor der ikke sker umiddelbar ansættelse i anden stilling i folkekirken, afregnes feriepenge til FerieKonto, uanset hvilken stilling medarbejderen fratræder. Indberetningen skal indeholde oplysning om CPR-nr., feriepengebeløb og antallet af feriedage, beløbet dækker. Denne indberetning foretages af stiftet. Gemte feriedage udbetales sammen med lønnen. Stillingsfratræden ved dødsfald (Fratrædelseskode 4) Hvis medarbejderen dør, afregnes feriepengene direkte til boet på førstkommende lønseddel. Stillingsfratræden ved pension (Fratrædelseskode 6) Ved brug af koden afregnes gemte feriedage med 12,5% af lønnen på fratrædelsestidspunktet. Gode feriedage afregnes med 12,5% feriegodtgørelse. Beløbene udbetales sammen med lønnen. Bemærk, at denne kode kun må bruges til personer født efter 30/6-1939. For personer født før 1/7-1939 skal fratrædelseskode 3 anvendes. Stillingsfratræden ved at forlade arbejdsmarkedet (Fratrædelseskode 7) Ved brug af koden afregnes gemte feriedage med 12,5% af lønnen på fratrædelsestidspunktet. Gode feriedage afregnes med 12,5% feriegodtgørelse. Beløbene udbetales sammen med lønnen. Stillingsfratræden ved at overgå til anden stilling indenfor folkekirken og udbetaler gemte feriepenge (Fratrædelseskode 8 ) Ved brug af koden afregnes gemte feriedage med 12,5% af lønnen på fratrædelsestidspunktet. Beløbet udbetales sammen med lønnen. Gode feriedage afregnes ikke. Hvis der ikke anvendes ferieregnskab Hvis menighedsrådet ikke har valgt ferieregnskab, skal følgende indberettes i forbindelse med det antal feriedage, som medarbejderen har til gode pr. fratrædelsesdatoen: fra indeværende optjeningsår og indtil 2 optjeningsår tilbage. Antallet af dage indberettes på blanket FL04 under Antal. Systemet vil derefter udregne feriepenge til afregning for de enkelte år på følgende måde: Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 29
Feriepengegrundlag reduceres med afholdt løn under ferie for det enkelte år (skal indberettes på lønarterne 0016, 0026, 0036, for henholdsvis indeværende, seneste og forrige optjeningsår). Det reducerede grundlag ganges med 12,5%, og resultatet reduceres med et eventuelt udbetalt ferietillæg. De nu udregnede feriepenge divideres med opsparede feriedage og ganges med de indberettede restferiedage. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 30
3.5.4 Beregning af restferie Forudsætninger Ønsker menighedsrådet at gøre brug af FLØS til beregning af restferiedage, samt sikre, at der ved en eventuel fratrædelse, automatisk beregnes korrekte feriepenge, skal menighedsrådet være tilmeldt serviceydelse 4 Ferieregnskab. Regler I forbindelse med registreringen af fravær som følge af ferie vil alle medarbejderes afholdte feriedage blive fraskrevet aktuelt tilgodehavende restferie, d.v.s. tilgodehavende ferie fra tidligere ferieår. Systemet opererer med ferieregistreringer, der er baseret på hhv. en 5- og en 6-dages arbejdsuge. Fremgangsmåde Der er følgende 3 situationer, der skal håndteres i forbindelse med beregningen af restferie: Nyansættelser (se kap. 3.5.5) Fratrædelse (se kap. 3.5.3) Ferieafholdelse Når en medarbejder afholder ferie, skal menighedsrådet, såfremt de er tilmeldt ferie/fravær, indberette den afholdte ferie på blanket FL05. Dækker ferieperioden et månedsskifte, skal der indberettes en ferieperiode for hver måned. De registrerede ferieperioder vil fremgå af Syge/fraværslisten og af Restferieregnskabet. Feriefraværskoder er beskrevet i Vejledning til FLØS - Tabeller & Koder. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 31
3.5.5 Nyansættelse Beskrivelse Hvis medarbejderen kommer direkte fra ansættelse i et andet menighedsråd eller anden stilling inden for Folkekirken, overtages ferieforpligtelsen af det nye menighedsråd. Denne ret til afholdelse af ferie med løn indberettes via saldilønarter på blanket FL04. Lønarterne er beskrevet i Vejledning til FLØS - Tabeller & Koder. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 32
3.5.6 Anvendelse af gennemsnitskvoter Baggrund Ifølge ferieaftalen af 27/9-2001 skal der i forbindelse med en månedslønnet ansats ferieafholdelse ske aflønning i henhold til den gennemsnitlige kvote i optjeningsåret, og ikke i henhold til den på ferieafholdelsestidspunktet gældende kvote. Har den ansatte skiftet stilling benyttes startsaldilønarterne ferie koder 002 og 003 til angivelse af gennemsnitskvoter, hvis den ansatte har en skiftet stilling. Regler Tjenestemænd og tjenestemandslignende ansatte aflønnes med de sædvanlige lønarter med gældende kvote. Når der registreres ferieafholdelse med løn, foretages en sammenligning med den aktuelle kvote på ferieafholdelsestidspunktet og den gennemsnitlige kvote for optjeningsåret. En eventuel forskel i kvote medfører, at der automatisk gives et tillæg ved mindre aktuel kvote og et træk ved større aktuel kvote. Ferielønarter Lønartersom bruges i forbindelse med ferie er beskrevet i Vejledning til FLØS - Tabeller & Koder. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 33
3.6 Vikar Indledning Et vikariat er karakteriseret ved at være en midlertidig besættelse af en stilling indtil: den oprindelige stillingsindehaver kommer tilbage (sygdom, barsel, orlov m.m.) stillingen kan besættes med en fastansat medarbejder stillingsindehaveren opfylder visse nærmere betingelser (uddannelse m.v.) Registrering Ved registrering af vikariater skal der tages hensyn til hvilken type stilling, der er ledig. Der skelnes mellem: normerede stillinger som tjenestemænd og tjenestemandslignende ansatte vikariater for øvrige ansatte Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 34
3.6.1 Vikariat i normerede stillinger Indledning Hvis en stilling midlertidigt på grund af sygdom, barselsorlov eller lignende er ubesat, kan den besættes ved vikariat. Konstitution i normerede stillinger kan endvidere forekomme, hvor der stilles krav af uddannelsesmæssig karakter, som stillingsindehaveren ikke umiddelbart opfylder. Eksempelvis kan der ske konstitution af en organist uden P.O.-eksamen i en normeret stilling, hvor der ellers stilles krav om P.O.-eksamen. Konstitutionen har så en varighed af perioden indtil P.O.-eksamen forventes taget. Vikariering ved sygdom, barsel m.v. Sygemeldes en ansat igennem længere tid, eller skal vedkommende have barselsorlov, skal menighedsrådet indberette dette, og med en fraværskode angive årsagen til fraværet. Hertil benyttes fraværsblanket FL05 (se kap. 4.6 for udfyldelse af blanketten). Hvis den person, der bliver konstitueret i stillingen, allerede er ansat af menighedsrådet i en anden stilling, vil den ansattes nuværende stilling blive stillet i bero, og medarbejderen overtager alle rettigheder og pligter i den konstituerede stilling. Såfremt den konstituerede i sin egen stilling får forskellige personlige tillæg, der samlet giver højere løn, end den samlede løn for den konstituerede stilling, modtager vedkommende løn mindst svarende til lønnen for egen stilling. Konstitutionen skal registreres på blanket FL05. Menighedsrådet vil modtage rapporten Ændringsliste, hvor de nye oplysninger fremgår. FLØS vil endvidere give advis på Anmærkningslisten med oplysning om konstitutionsperiodens udløb, når denne ifølge det registrerede er nået. Konstitution som følge af manglende uddannelse m.v. I forbindelse med ansættelse i en tjenestemands- og tjenestemandslignende stilling kan det forekomme, at kandidaten ikke opfylder uddannelseskravene. I denne situation kan den pågældende menighedsrådet eventuelt blive konstitueret i stillingen i en nærmere fastsat periode. Når denne periode er udløbet, skal stillingen igen opslås ledig. Bemærk: FLØS vil, ved konstitutionsperiodens udløb, automatisk betragte den konstituerede som ansat i stillingen, hvis intet andet indberettes. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 35
3.6.2 Vikarer for andre ansatte Indledning Hvis et job af forskellige årsager er ubesat, kan det besættes midlertidigt med en vikar. Enten vikarierer en anden ansat, eller der ansættes en udefrakommende som vikar i en på forhånd aftalt periode. I FLØS behandles de to typer vikariater vidt forskelligt. Tilfælde hvor en anden ansat vikarierer Den ansatte bibeholder alle rettigheder og pligter samt lønen fra det oprindelige job. Hvis vikaren derudover skal modtage særlige vederlag for vikariatet, registreres dette på blanket FL04. Ansættelse af vikar Registreringen af nyansatte vikarer foretages efter samme retningslinier som ved ansættelse af honorarlønnede. Ved ansættelse af vikarer skelnes imellem en tidsbegrænset ansættelse og en fast tilknyttet ansættelse, hvor vikaren IKKE har et permanent job, men er ansat på tilkaldebasis. Eksempelvis kan nævnes tilkald ved ferie og sygdom. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 36
3.7 Arbejdsmarkedspensioner (STK, OTK, AC) 3.7.1 OTK-Pension Beskrivelse OTK-pension er en forsikringsmæssig pensionsordning for tjenestemandslignende ansatte i Folkekirken under COII. Pensionsordninger omfatter tjenestemandslignende ansatte organister, kordegne, kordegneassistenter, kirkegårdsledere, kirkegårdsassistenter og sognemedhjælpere under COII s forhandlingsområde. Betingelserne for deltagelse i ordningen fremgår af gældende cirkulæreskrivelse vedr. pensionsordning for tjenestemandslignende ansatte i Folkekirken under COII. Pensionsbidraget består for tiden af 18 % af nettolønnen, hvoraf egetbidrag udgør 1/3 og arbejdsgivers bidrag 2/3. Stiftet håndterer indberetningen til pensionskassen. Korrektion af pensionsbidrag Såfremt der er blevet indberettet et forkert pensionsbidrag, kan lønart 5331 benyttes til at korrigere beløbet. Denne lønart bør kun bruges i de tilfælde, hvor automatisk efterregulering ikke er mulig. På blanket FL04 udfyldes beløbsfeltet med det positive eller negative beløb, som der skal korrigeres med. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 37
3.7.2 AC-Pension Beskrivelse AC-pension er en forsikringsmæssig pensionsordning for tjenestemandslignende ansatte organister i Folkekirken under AC. Betingelserne for deltagelse i ordningen fremgår af gældende cirkulæreskrivelse om pensionsordning for visse tjenestemandslignende ansatte organister under AC. Pensionsbidraget består for tiden af et egetbidrag på 5% og et arbejdsgiverbidrag på 10%. Af lønspecifikationen til medarbejderen fremgår det hvor meget, der er indbetalt i egetbidrag. Stiftet håndterer indberetningen til pensionskassen. Korrektion af pensionsbidrag Såfremt der er blevet indberettet et forkert pensionsbidrag, kan lønart 5365 benyttes til at korrigere beløbet. Denne lønart bør kun benyttes, såfremt automatisk efterregulering ikke er mulig. På blanket FL04 udfyldes beløbsfeltet med det positive eller negative beløb, der skal korrigeres med. Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 38
3.7.3 STK-pension Beskrivelse STK-Pension er en pensionsordning for ikke pensionssikrede ansatte, der er ansat efter overenskomster og aftaler på Statsansattes Kartels (STK) forhandlingsområde. Ordningen omfatter blandt andet kirketjenere, gravere samt visse kirkegårdsledere ansat i tjenestemandslignende stillinger, gravermedhjælpere samt øvrigt personale under SID og HK, der ikke er omfattet af anden obligatorisk pensionsordning. Gældende cirkulærer på områderne beskriver nærmere, hvilke personalegrupper, der er omfattet af ordningen. Pensionsbidraget består af et egetbidrag og et arbejdsgiverbidrag. Bidragene fastsættes efter faste regler, der håndteres af FLØS. I bidragene er inkluderet en gruppelivspræmie, som afkræves til og med den måned hvori den ansatte bliver 67 år. Hvis medarbejderen ønsker det, kan der indbetales et frivilligt egetbidrag til STK- Pension i henhold til gældende regler. Tilknytning til STK-Pension Indberetning til FLØS om en medarbejders tilknytning til STK-Pension sker på blanket FL03 for fastlønnede og FL04 for timelønnede. Ved udfyldelse af blanket FL03 eller FL04 vil medarbejderen blive tilknyttet STK- Pension og/eller frivilligt bidrag. Ved udfyldelsen benyttes lønart 5325 for fastlønnede, 5316 for timelønnede og 5320 for medarbejder med Ny løn. Dette medfører, at der beregnes et særligt løntillæg som kompensation for, at der opkræves et egetbidrag. Korrektion af pensionsbidrag Hvis menighedsrådet af en eller anden årsag skal have korrigeret en medarbejders STK- Bidrag for tidligere perioder, sker det ved brug af lønart 5326, hvis der er tale om en forøgelse af bidraget, og lønart 5327, hvis der er tale om en reduktion af bidraget. Disse lønarter bruges dog ikke ved korrektion som følge af omklassificering og løntrinsændringer. I disse tilfælde korrigeres automatisk. Registreringen gennemføres på følgende måde: Blanket FL03 FL04 udfyldes som følger: Antal udfyldes med antallet af måneder med gruppeliv, der skal korrigeres. Hvis ingen gruppeliv, angives et 0. Ansat har ikke fået beregnet STK-Pension Hvis den ansatte ikke har fået beregnet STK-Pension, udfyldes Sats med procentsatsen for STK-Pensionen. Beløb udfyldes med den pensionsgivende løn i henhold til Kirkeministeriets Løncirkulære Bilag 2, optjent i den periode, der skal korrigeres for. Ansat har fået beregnet STK-Pension Fejl! Ukendt argument for parameter. Marts 2003 Side 39