Nibe Ældreboligselskab Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde, onsdag den 6. marts 2013 kl. 13.30, i fælleshuset, Munchs Vej 7 i Nibe. Dagsorden: side 1 Godkendelse af referat... 2 2 Nibe Ældreboligselskab... 2 2.1 Orientering fra formanden... 2 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 2.3 Bestyrelseshonorar... 2 2.4 Årsregnskab for boligorganisationen og afdeling... 3 2.5 Revisionsprotokol... 3 2.6 Budget for boligorganisationen og afdeling... 3 2.7 Styringsrapport og styringsdialog... 3 2.8 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 4 2.9 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler... 4 2.10 Valg af webredaktør... 5 2.11 Udlejningsforhold... 5 2.12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 6 2.13 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder... 6 2.14 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab... 6 3 Boligselskabets afdeling... 7 3.1 Orientering fra afdelingen... 7 4 Renovering... 7 5 Næste møde... 7 6 Eventuelt... 7 I mødet deltog fra bestyrelsen/repræsentantskab: Viggo Nielsen, formand Grethe Jensen, næstformand Ejgil M. Nielsen Aase Holm Svend Hviid Mogensen Suppleant Else Kristensen Suppleant Flemming Christensen Fra Domea, driftschef Frank Hansen.
1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 1. marts 2012. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referat blev godkendt og underskrevet. 2 Nibe Ældreboligselskab 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Orientering blev taget til efterretning. 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet af Svend Hviid Mogensen. Referat: Her gav Svend Hviid Mogensen orientering om Domea 2015. Orienteringen blev taget til efterretning. 2.3 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2012 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,08 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,44 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Der udbetales p.t. ikke honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og beslutte om der skal udbetales honorar eller fortsætte uændret i kommende regnskabsår. Referat: Det blev besluttet, at der ikke udbetales honorar. Side 2 af 7
2.4 Årsregnskab for boligorganisationen og afdeling Årsregnskab for perioden 01.10.2011 30.09.2012 var fremsendt inden mødet. Boligorganisationens årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens årsregnskab forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Årsregnskab for boligorganisation og afdeling blev godkendt. 2.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen. Referat: Revisionsprotokollen blev godkendt. 2.6 Budget for boligorganisationen og afdeling Boligorganisationens budget godkendes endeligt af repræsentantskabet, efter forudgående godkendelse af organisationsbestyrelsen. Forslag til budget for perioden 01.10.2013 30.09.2014 indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital, var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens budget forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Budget for boligorganisation og afdeling blev godkendt. 2.7 Styringsrapport og styringsdialog Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne var fremsendt inden mødet. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen skal endvidere træffe beslutning om hvem der skal deltage i dialogmøderne med kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne samt beslutter hvem der deltager i dialogmøderne med kommunen. Side 3 af 7
Referat: Styringsrapporter blev gennemgået, tilpasset og godkendt. Det blev besluttet, at der blev taget stilling fra gang til gang, hvem der skulle deltage i styringsdialogmøderne med kommunen. 2.8 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Tidligere godkendte målsætninger var vedlagt i kopi. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Referat: Forvaltningsrevisionen blev godkendt. 2.9 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er 5.640 kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er 1.995 kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter 1.140 kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Side 4 af 7
Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Referat: Bestyrelsen besluttede at afvente med dette punkt. 2.10 Valg af webredaktør Domea anbefaler, at organisationsbestyrelsen udpeger en webredaktør til at udvikle og vedligeholde boligselskabets hjemmeside på www.domea.dk. De nærmere opgaver og betingelser er beskrevet i vedlagte kodeks. Webredaktøren vælges/udpeges af bestyrelsen, men behøver ikke at være medlem af bestyrelsen. Faktisk behøver webredaktøren ikke engang være beboer. Der er dog en forretningsgang, der skal overholdes, når en ny webredaktør udpeges: 1. Bestyrelsen udpeger en webredaktør ved et bestyrelsesmøde og noterer det i referatet. 2. Formanden udfylder en kontrakt og skriver under (vedlagt) 3. Webredaktøren skriver under 4. Kontrakten plus en kopi af referatet, hvor bestyrelsen udpegede webredaktøren sendes til den koordinerende sekretær på boligcentret 5. Den koordinerende sekretær sørger for, at webredaktøren bliver tilmeldt et kursus 6. Den nye webredaktør vil i forbindelse med kurset modtage et brev med brugernavn og login 7. Webredaktøren er nu klar til at give hjemmesiden liv og personlighed. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger en webredaktør. Referat: Der var ikke muligt at udpege en webredaktør. 2.11 Udlejningsforhold Udlejningssituationen pr. 15. januar 2013 Udlejning Munchs Vej 55-01 1 ledig lejebolig går i tomgang pr. 1. marts 2013 Huslejetab pr. 15. januar 2013 udgør 0 kr. Venteliste: Størrelse Aktive I bero Ialt 2 rums 13 8 21 3 rums 36 12 48 4 rums 26 11 37 Side 5 af 7
Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og man afventer om, man ønsker at ændre kravene til de boligsøgende. 2.12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Til Domeas repræsentantskab kan boligselskaberne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Nibe Ældreboligselskab kan vælge en repræsentant. P.t. er formanden udpeget. Det indstilles, at bestyrelsen vælger 1 medlem til Domeas repræsentantskab for 1 år. Referat: Det blev besluttet, at formanden eller næstformanden deltager. 2.13 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Der afholdes to regionsmøder (hvis der er tilmeldinger nok) om året i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Referat: Det blev besluttet, at formanden og næstformanden blev indstillet. Dog skal der lyde en opfordring til Domea at invitere hele bestyrelsen til regionsmøderne. 2.14 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt skal dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Domeas anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere Side 6 af 7
stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. Referat: Punktet er ikke aktuelt, da der kun er en afdeling i selskabet. 3 Boligselskabets afdeling 3.1 Orientering fra afdelingen Orientering gives på mødet. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning. 4 Renovering Orientering gives på mødet. Referat: Punktet blev ikke gennemgået, da der ikke har været renovering. 5 Næste møde Aftales på mødet. Referat: Mødetidspunkt vil blive aftalt på et senere tidspunkt. 6 Eventuelt Referat: Det var intet at bemærke til dette punkt. Domea Boligcenter Hjørring, den 21. marts 2013. Trine Bomholt/Frank Hansen Side 7 af 7