Internt benchmark Sammenligning af IT-omkostninger hos University Colleges 30. oktober 2013 1
Indholdsfortegnelse 1. Formål og metode... 3 2. Hovedtal for sektoren... 9 3. Administrative systemer... 17 4. Pædagogisk administrative systemer... 20 5. CFU-systemer... 23 6. AV-udstyr... 24 7. Klienter og andre enheder... 27 8. Infrastruktur og servere... 32 9. IT administration... 37 10. Kommunikation... 42 11. Læringsplatform (LMS)... 48 12. Services... 54 13. Synkron kommunikation... 58 14. Telefoni og ADSL... 61 15. Øvrige opgaver... 65 Bilag Præcis indholdsbeskrivelse for hovedkategorier... 67 2
1. Formål og metode Baggrund og sigte UC Effektiviseringsprogrammet omfatter et indsatsområde om Fælles it. Som led heri blev det i foråret 2013 besluttet at afdække, hvorvidt der er et effektiviseringspotentiale ved at etablere en større grad af fælleskab vedr. de it-mæssige opgaver på tværs af UC er og CFU er. Som første trin i dette arbejde har Devoteam i samarbejde med de enkelte UC er gennemført en kortlægning ( intern benchmark ) af sektorens it-omkostninger i 2012, som hermed afrapporteres. Denne kortlægning er i det videre arbejde indgået som et vigtigt grundlag for udarbejdelsen af et løsningskatalog for mulige elementer i Fælles it -initiativ for UC erne Udgangspunktet for kortlægningen har været, at UC erne er forskellige med hensyn til størrelse, uddannelsesudbud, antallet af adresser og hvorledes organisationen er opbygget. Disse forhold påvirker naturligvis IT-omkostningerne. Omvendt er UC ernes kerneopgaver de samme, og der er på flere områder store ligheder i nuværende systemvalg og -behov. Arbejdshypotesen harderfor været, at der til trods for forskellene er it-områder, hvor et fællesskab på tværs af UC erne ville kunne være økonomisk fordelagtigt for sektoren som helhed. Disse it-områder er søgt identificeret ved at sammenligne de enkelte UC ers it-omkostninger indenfor en række hovedområder (for eksempel, administrative systemer, pædagogisk administrative systemer, læringsplatforme m.fl.). Ved at se på både omkostningsniveauet i sig selv og forskellene i omkostningsniveauer UC erne imellem har Devoteam fået et grundlag for at vurdere, om det er sandsynligt, at der kan effektiviseres. Der er i det følgende redegjort nærmere for den metodiske tilgang og datagrundlagets kvalitet generelt, og der er i de enkelte afsnit og tabeller anført de bemærkninger og korrektioner, som de enkelte UC er har fundet anledning til. Samlet set er det dog Devoteams vurdering, at der er tale om mindre korrektioner af enkelte UC ers omkostningsprofiler, og at det ikke ændrer ved det samlede billede af sektorens omkostningsprofil som helhed. Men der er ikke tale om en metodenøjagtighed, der kan gøre opgørelserne til genstand for identificering af konkrete besparelsespotentialer hverken på de enkelte UC er eller for sektoren som helhed dertil kræves yderligere analyser med vurdering af de konkrete lokale forhold, krav til servicekvalitet (SLA er) samt organisering og styring mv. Læsningen af både de sammenfattende hovedtal for sektoren (som beskrevet i afsnit 2) og de nærmere beskrivelser af de enkelte områder i de følgende afsnit bør derfor ske med disse forbehold. I de enkelte afsnit er redegjort for konkrete bemærkninger fra de enkelte UC er. De sammenfattende vurderinger er dog alene Devoteams ansvar. 3
Dataindsamlingsmetode Kortlægningen er baseret på tal fra kalenderåret 2012. Hvis der i undersøgelsen havde været tale en egentlig økonomisk analyse burde kortlægningen have omfattet 3 år (2010-2011-2012) for at udjævne for eventuelle engangsinvesteringer hos de enkelte UC er. Devoteam har imødekommet denne uhensigtsmæssighed ved dels at sikre en omfattende kvalitetssikringsproces, dels at indskrive bemærkninger til opgørelserne i indeværende afrapportering. Hver UC har fået tilsendt et dataindsamlingsskema med nedenstående grundlæggende struktur pr. system/platform: Post Placering Delpost Beløb Timer Konsulentforbrug OPEX CAPEX Indenfor IT Udvikling Vedligehold Support Drift Udenfor IT Udvikling Vedligehold Support Drift Indenfor IT Udvikling Vedligehold Support Drift Udenfor IT Udvikling Vedligehold Support Drift Indenfor IT Udenfor IT Indenfor IT Udenfor IT Tabel 1 - Struktur i dataindsamling For at få et fuldstændigt billede af omkostninger er det væsentligt at der metodisk tages højde for både tidsforbrug i og uden for it-afdelingen. Som det fremgår af Tabel 1 tages der derfor højde for dette i spørgerammen (jf. Indenfor IT og Udenfor IT). I rækken Timer er internt timeforbrug til udvikling, vedligehold, support og drift af det pågældende system anført. Timeforbruget er omsat til kr. ved at anvende en gennemsnitlig timesats på kr. 400. Opgørelsen af timeforbrug indenfor IT-afdelingen er for alle UC er foretaget af IT-afdelingen selv. Da der ikke er gennemført en tidsregistrering der svarer til den struktur dataindsamlingen har fordret (herunder fordeling af timer på systemer, platforme og øvrige henholdsvis udvikling, vedligehold, support og drift), er timeestimeringen foretaget ved et skøn. For UC Nordjylland (UCN) forelå timeregistreringer dækkende alt tidsforbrug i IT-afdelingen. Kategoriseringen svarer dog ikke til den i kortlægningen ønskede, hvorfor projektet i samarbejde med UCN 4
har foretaget en mapning mellem de to forskellige opgørelsesmetoder. Også i den forbindelse har der ved fordeling af timerne været anvendt skøn. Det forhold, at timeestimater er foretaget skønsmæssigt, vil naturligvis behæfte data med en vis usikkerhed. Denne usikkerhed er søgt imødegået ved også at bede UC erne om den faktiske lønsum i ITafdelingerne og sammenligne dette tal med summen af skønnede timer. Opgørelsen af timeforbrug udenfor IT-afdelingen var tilrettelagt således, at ressourcedirektøren for de enkelte UC er er blevet anmodet om at tilrettelægge en dataindsamling, hvor relevante ledere udenfor IT har indrapporteret et skønnet tidsforbrug for det område, de har ansvar for. For eksempel lederen af bygningsservice, leder af en specifik uddannelse osv. Også disse skøn er naturligvis behæftet med usikkerhed fordi der ikke har været en tidsregistrering med den opdeling som dataindsamlingen har krævet. Rækken Konsulentforbrug dækker konsulentforbrug til det pågældende system. Dette tal er fundet i regnskabet for 2012. Under CAPEX er anført de i 2012 foretagne afskrivninger på IT-anskaffelser samt straks afskrevne mindre anskaffelser. Endelig dækker OPEX øvrige løbende driftsomkostninger (typisk licenser på anvendt software) samt omkostninger til kompetenceopbygning/uddannelse for systemet. Også disse tal stammer fra regnskab 2012. Udover ovenstående har UC erne leveret følgende basisoplysninger til beskrivelse af størrelsen af den enkelte UC: - Antal ansatte omregnet til fuldtidsårsværk (FTE) - Antal ansatte - Antal STÅ - Antal indskrevne studerende - Antal arbejdsstationer - Antal uddannelser, der tilbydes - Antal lokationer. Datagrundlag Det har været ressourcekrævende at indsamle data til kortlægningen. Og der er, set i forhold til metoden, områder, som ikke har været muligt at belyse. Det gælder følgende: - UC Nordjylland har ikke indsamlet timeforbrug til IT udenfor IT-afdelingen - Metropol har alene oplyst timeforbrug til IT udenfor IT-afdelingen, der vedrører AV-udstyr, hjemmeside, intranet og læringsplatform 5
- UCC vurderer ikke, at der bruges timer på IT udenfor IT-afdelingen. For at underbygge transparens i talgrundlaget har Devoteam indsamlet en række bemærkninger til konkrete forhold omkring tallene, og indarbejdet disse i kortlægningen, fordi de på enkelte områder er forklarende for tallenes størrelse. Eksempelvis engangsinvesteringer som er straksafskrevet, og som derfor kan se større ud i 2012, end det ellers ville være i et andet år. Der er også enkelte steder lavet en konsekvensberegning, alene for at afklare disse forklaringers betydning for variansen mellem UC ernes udgiftsprofiler, og herunder om det ændrer væsentligt ved det grundlag som anvendes til udpegning af områder til det videre arbejde mod fællesskaber. 6
Metode til sammenligning af omkostningsvarians mellem UCérne Indledningsvis er alle systemer samlet i 12 hovedkategorier defineret i nedenstående tabel 1 : Nr. Hovedkategori Definition 1 Administrative systemer De systemer, der anvendes til understøttelse af den generelle administration på UC erne, for eksempel økonomi, fakturering, løn mv. 2 Pædagogisk administrative systemer De systemer, der anvendes til understøttelse af administrationen af det pædagogiske arbejde på UC erne, for eksempel studieadministrativt system, kursussystem, skemalægningssystem mv. CFU-systemer indgår i denne kategori 3 AV-udstyr Projektorer og interaktive tavler 4 Klienter og andre enheder Stationære og bærbare PC er, andre enheder såsom tablets og web cams samt software til kontorpakke 5 Infrastruktur og servere Al basal infrastruktur (servere, storage, netværkskomponenter) samt basale platformselementer såsom operativsystem, database, sikkerhed mv. 6 IT-administration De systemer, der anvendes til at understøtte it-afdelingens leverance af itservice, for eksempel helpdesk system, overvågningssystem, desktop management system mv. 7 Kommunikation Systemer, der understøtter generel kommunikation: Hjemmeside og intranet 8 Læringsplatform Læringsplatforme (LMS) 9 Services Diverse støttesystemer, der anvendes til en række specifikke formål, for eksempel administration af printere, CAD systemer, INFO tavler, bygningsstyring, adgangskontrol mv. 10 Synkron kommunikation Systemer, der understøtter synkron kommunikation såsom videokonferencesystemer mv. 11 Telefoni og ADSL Fastnet- og mobiltelefoni samt hjemmearbejdspladser 12 Øvrige opgaver Såfremt den i kortlægningen anvendte liste over systemer for den enkelte UC ikke har været komplet, er der her givet mulighed for at tilføje yderligere opgaver/systemer. Denne hovedkategori samler disse. Tabel 2 - Definition af hovedkategorier Totalomkostningen for hver hovedkategori er herefter beregnet for hver UC. For at muliggøre sammenligning er tallene skal der justeres for forskelle i de enkelte UC ers størrelse f.eks. i forhold til antal ansatte. Denne justering kaldes normalisering, og i dette notat er der normaliseret med: - FTE er, antal ansatte og antal arbejdsstationer for hovedkategorier, hvor disse normaliseringsfaktorer vurderes at have størst påvirkning af omkostningen f.eks. de administrative systemer - STÅ og indskrevne studerende, hvor disse normaliseringsfaktorer vurderes at have størst påvirkning af omkostningen f.eks. læringsplatform - Antallet af uddannelser, hvor dette har været relevant - Antallet af lokationer, hvor dette har været relevant. Ved at foretage normalisering opnås, at de enkelte UC ers omkostninger til udførelse af i princippet samme opgave kan sammenlignes og umiddelbart skulle man så forvente, at omkostningen burde være nogenlunde den samme på tværs af UC er. 1 Præcis indholdsdefinition i form af systemliste findes i bilag 7
Hvis der stadig er en betydelig variation UC erne imellem, er det antaget, at det kan være muligt at finde et effektiviseringspotentiale. Der kan naturligvis også findes potentialer, hvis de normaliserede omkostninger på tværs af UC erne er nogenlunde af samme størrelsesorden. I disse tilfælde er det blevet vurderet, om det samlede beløb, der anvendes i sektoren er af en sådan størrelsesorden at videre undersøgelse af mulighederne for fælles løsning bør foretages. I det følgende gennemgås kortlægningen resultater dels for sektorens omkostninger som en helhed, dels for hver hovedkategori. Og der er lavet bemærkninger, og nogle steder en korrigeret beregning til illustration af hvad det ville betyde at trække eventuelle engangsudgifter ud. Da alle udgifter er afholdt, og det ikke ændrer ved det samlede billede, er det ikke betydende for Devoteams sammenfattende vurderingerer. 8
2. Hovedtal for sektoren I nedenstående tabel vises de samlede opgjorte omkostninger for sektoren fordelt på omkostningskategorier: Totaler inden for og uden for IT-afdelingen Kategori/UC UC S UCC VIA UC SJ UC N MET UC L I alt Timer (kr.) i alt 17.531.412 13.919.200 51.230.320 12.034.000 13.255.200 15.376.680 14.766.040 138.112.852 - Indenfor IT 13.464.212 13.919.200 37.412.840 9.298.000 13.255.200 11.716.680 10.290.000 109.356.132 - Udenfor IT 4.067.200 0 13.817.480 2.736.000 0 3.660.000 4.476.040 28.756.720 Konsulenter (kr.) 188.000 2.818.616 4.042.660 780.130 1.836.395 2.716.663 1.394.053 13.776.517 - Indenfor IT 0 1.340.000 3.441.300 255.000 950.558 956.663 632.000 7.575.521 - Udenfor IT 188.000 1.478.616 601.360 525.130 885.837 1.760.000 762.053 6.200.996 CAPEX (kr.) 10.879.956 8.628.567 16.115.744 8.823.480 12.991.600 12.147.849 14.054.392 83.641.588 - Indenfor IT 8.674.075 7.412.675 3.962.186 6.716.677 2.340.384 11.695.849 5.825.050 46.626.896 - Udenfor IT 2.205.881 1.215.892 12.153.558 2.106.803 10.651.216 452.000 8.229.342 37.014.692 OPEX (kr.) 3.992.671 9.472.338 18.983.354 10.892.232 8.433.688 9.812.185 7.373.635 68.960.103 - Indenfor IT 2.095.971 4.131.800 14.093.295 4.897.000 2.658.244 5.081.474 3.991.303 36.949.087 - Udenfor IT 1.896.700 5.340.538 4.890.059 5.995.232 5.775.444 4.730.711 3.382.332 32.011.016 Sum (kr.) 32.592.039 34.838.721 90.372.078 32.529.842 36.516.883 40.053.377 37.588.120 304.491.060 Tabel 3 - Samlede omkostninger for sektoren fordelt pr. omkostningskategori Fordelt på hovedkategorier af systemer får vi følgende: 9
Omkostninger i kr. fordelt på systemkategorier Kategori/UC UC S UCC VIA UC SJ UC N MET UC L Sum Administrative systemer i alt 1.214.500 3.429.503 7.448.552 2.013.562 3.013.174 2.340.711 3.530.616 22.990.618 - Indenfor IT 180.000 1.163.600 5.980.352 198.000 694.077 0 340.000 8.556.029 - Udenfor IT 1.034.500 2.265.903 1.468.200 1.815.562 2.319.097 2.340.711 3.190.616 14.434.589 Pæd. adm. Systemer i alt 2.250.361 2.218.431 7.553.043 1.620.000 2.089.389 1.790.000 2.081.377 19.602.600 - Indenfor IT 410.580 498.400 6.424.043 200.000 288.033 0 736.000 8.557.056 - Udenfor IT 1.839.781 1.720.031 1.129.000 1.420.000 1.801.356 1.790.000 1.345.377 11.045.545 CFU-systemer i alt 0 723.536 2.903.364 860.500 268.116 0 582.000 5.337.516 - Indenfor IT 0 19.600 140.760 0 77.246 0 0 237.606 - Udenfor IT 0 703.936 2.762.604 860.500 190.870 0 582.000 5.099.910 AV-udstyr i alt 3.587.400 0 5.498.600 1.905.362 2.890.748 1.291.564 4.724.800 19.898.474 - Indenfor IT 3.128.600 0 2.053.120 4.000 1.233.167 89.564 872.000 7.380.451 - Udenfor IT 458.800 0 3.445.480 1.901.362 1.657.581 1.202.000 3.852.800 12.518.023 Klienter mm. i alt 6.616.032 4.130.400 19.141.147 4.407.000 10.393.839 4.740.637 7.826.800 57.255.855 - Indenfor IT 5.961.232 4.130.400 11.275.466 3.727.000 4.862.615 4.740.637 7.259.000 41.956.350 - Udenfor IT 654.800 0 7.865.681 680.000 5.531.224 0 567.800 15.299.505 Infrastruktur og servere i alt 6.105.185 11.738.275 14.155.775 7.255.677 4.249.524 7.059.364 4.666.000 55.229.799 - Indenfor IT 5.605.185 11.738.275 13.318.680 7.255.677 4.042.062 7.059.364 4.666.000 53.685.242 - Udenfor IT 500.000 0 837.095 0 207.462 0 0 1.544.557 IT administration i alt 1.496.800 1.836.800 2.300.946 1.115.000 492.931 1.010.040 2.648.050 10.900.567 - Indenfor IT 1.496.800 1.836.800 2.014.880 1.115.000 492.931 1.010.040 2.648.050 10.614.501 - Udenfor IT 0 0 286.066 0 0 0 0 286.066 Kommunikation i alt 813.700 2.939.500 1.384.843 863.000 1.095.852 3.055.360 1.078.000 11.230.255 - Indenfor IT 237.600 2.534.000 1.066.640 843.000 89.466 285.360 0 5.056.066 - Udenfor IT 576.100 405.500 318.203 20.000 1.006.386 2.770.000 1.078.000 6.174.189 Læringsplatform i alt 3.508.000 3.002.000 4.756.320 660.000 1.703.349 4.257.570 1.474.400 19.361.639 - Indenfor IT 891.000 2.792.000 4.666.520 660.000 861.548 1.757.570 900.000 12.528.638 - Udenfor IT 2.617.000 210.000 89.800 0 841.801 2.500.000 574.400 6.833.001 Services i alt 2.391.780 2.550.620 11.023.179 3.478.740 3.449.736 7.529.473 5.896.907 36.320.434 - Indenfor IT 1.734.980 1.340.600 5.141.800 1.965.000 2.131.174 7.529.473 1.304.000 21.147.027 - Udenfor IT 656.800 1.210.020 5.881.379 1.513.740 1.318.562 0 4.592.907 15.173.408 Synkron kommunikation i alt 739.000 307.600 1.147.040 1.308.000 108.438 254.680 879.000 4.743.758 - Indenfor IT 719.000 253.600 967.440 208.000 108.438 254.680 777.000 3.288.158 - Udenfor IT 20.000 54.000 179.600 1.100.000 0 0 102.000 1.455.600 Telefoni & ADSL i alt 3.572.281 1.279.657 5.064.536 1.582.001 3.461.596 2.251.212 1.350.170 18.561.453 - Indenfor IT 3.572.281 64.000 2.666.960 270.000 1.922.034 2.251.212 386.303 11.132.790 - Udenfor IT 0 1.215.657 2.397.576 1.312.001 1.539.562 0 963.867 7.428.663 Øvrige i alt 297.000 682.400 7.994.734 5.461.000 3.300.191 4.472.766 850.000 23.058.091 - Indenfor IT 297.000 432.400 3.192.960 4.721.000 2.401.595 4.472.766 850.000 16.367.721 - Udenfor IT 0 250.000 4.801.774 740.000 898.596 0 0 6.690.370 Sum (kr.) 32.592.039 34.838.721 90.372.078 32.529.842 36.516.883 40.053.377 37.588.120 304.491.060 Tabel 4 - Samlede omkostninger for sektoren fordelt pr. hovedkategori Omkostninger til CFU-systemer er trukket ud af hovedkategorien pædagogisk administrative systemer med henblik på særlig analyse. De enkelte UC er har oplyst følgende oplysninger, der anvendes til normalisering: 10
Faktor/UC UC S UCC VIA UC SJ UC N MET UC L I alt #FTE 710 920 2063 558 811 944 722 6728 #Ansatte 846 1054 2413 590 963 1125 1009 8000 #STÅ 6228 9051 17834 5683 8172 8835 5379 61182 #Indskrevne studerende 9349 23978 25399 7965 14236 9533 10000 100460 #Arbejdstationer 975 1905 4500 800 1100 1600 1400 12280 #Uddannelser N/A 7 42 9 32 16 9 115 #Lokationer N/A 12 27 12 8 7 14 80 Tabel 5 - Normaliseringsfaktorer for de enkelte UC'er Anvendes FTE som normaliseringsfaktor på omkostningskategorierne fås: Normaliseret pr. FTE Timer (kr.) 24.692 15.130 24.833 21.566 16.350 16.289 20.452 20.529 Konsulenter (kr.) 265 3.064 1.960 1.398 2.265 2.878 1.931 2.048 CAPEX (kr.) 15.324 9.379 7.812 15.813 16.025 12.868 19.466 12.432 OPEX (kr.) 5.623 10.296 9.202 19.520 10.403 10.394 10.213 10.250 Sum (kr.) 45.904 37.868 43.806 58.297 45.044 42.429 52.061 45.259 Tabel 6 - Omkostningskategorier normaliseret pr. FTE Figuren viser Tabel 6 grafisk: Figur 1 - Omkostningskategorier normaliseret pr. FTE Anvendes antal ansatte som normaliseringsfaktor på omkostningskategorierne fås: 11
Normaliseret pr. ansat Timer (kr.) 20.722 13.206 21.231 20.397 13.764 13.668 14.634 17.264 Konsulenter (kr.) 222 2.674 1.675 1.322 1.907 2.415 1.382 1.722 CAPEX (kr.) 12.860 8.186 6.679 14.955 13.491 10.798 13.929 10.455 OPEX (kr.) 4.719 8.987 7.867 18.461 8.758 8.722 7.308 8.620 Sum (kr.) 38.523 33.054 37.452 55.135 37.920 35.603 37.253 38.061 Tabel 7 - Omkostningskategorier normaliseret pr. ansat Figuren nedenstående viser Tabel 7 grafisk: Figur 2 - Omkostningskategorier normaliseret pr. ansat Anvendes antal arbejdsstationer som normaliseringsfaktor på omkostningskategorierne fås: Normaliseret pr. arbejdsstation Timer (kr.) 17.981 7.307 11.384 15.043 12.050 9.610 10.547 11.247 Konsulenter (kr.) 193 1.480 898 975 1.669 1.698 996 1.122 CAPEX (kr.) 11.159 4.529 3.581 11.029 11.811 7.592 10.039 6.811 OPEX (kr.) 4.095 4.972 4.219 13.615 7.667 6.133 5.267 5.616 Sum (kr.) 33.428 18.288 20.083 40.662 33.197 25.033 26.849 24.796 Tabel 8 - Omkostningskategorier normaliseret pr. arbejdsstation Figuren viser Tabel 8 grafisk: 12
Figur 3 - Omkostningskategorier normaliseret pr. arbejdsstation Anvendes STÅ som normaliseringsfaktor på omkostningskategorierne fås: Normaliseret pr. STÅ Timer (kr.) 2.815 1.538 2.873 2.118 1.622 1.740 2.745 2.257 Konsulenter (kr.) 30 311 227 137 225 307 259 225 CAPEX (kr.) 1.747 953 904 1.553 1.590 1.375 2.613 1.367 OPEX (kr.) 641 1.047 1.064 1.917 1.032 1.111 1.371 1.127 Sum (kr.) 5.233 3.849 5.067 5.724 4.469 4.533 6.988 4.977 Tabel 9 - Omkostningskategorier normaliseret pr. STÅ Figuren omstående viser Tabel 9 grafisk: 13
Figur 4 - Omkostningskategorier normaliseret pr. STÅ Anvendes antal indskrevne studerende som normaliseringsfaktor på omkostningskategorierne fås: Normaliseret pr. indskrevet studerende Timer (kr.) 1.875 580 2.017 1.511 931 1.613 1.477 1.375 Konsulenter (kr.) 20 118 159 98 129 285 139 137 CAPEX (kr.) 1.164 360 635 1.108 913 1.274 1.405 833 OPEX (kr.) 427 395 747 1.368 592 1.029 737 686 Sum (kr.) 3.486 1.453 3.558 4.084 2.565 4.202 3.759 3.031 Tabel 10 - Omkostningskategorier normaliseret pr. indskrevet studerende Figuren nedenstående viser Tabel 10 grafisk: 14
Figur 5 - Omkostningskategorier normaliseret pr. indskrevet studerende Bemærkningerne til tallene UC Lillebælt (UCL) har til hovedtallene bemærket, at omkostningerne i 2012 udenfor IT-afdelingen er retvisende, men unormalt høje. Det skyldes indførelse af ny IT-systemer på det administrative område, opgradering af AV-udstyr i 125 klasserum, udendørs overvågningskameraer og overvågningsserver, telepresence setup samt ny lokation til ledelsessekretariat i Vejle. Den samlede omkostning udenfor ITafdelingen for UCL er jf. Tabel 3 knap 17 millioner kr. UCL skønner, at de heraf udgør de ekstraordinære udgifter ca. 7 millioner kr. Devoteams sammenfattende vurderinger Analyseinstituttet Gartner udgiver årligt rapporten IT Metrics: IT Spending and Staffing Report, der for en række industrier angiver nøgletal for IT-omkostninger pr. ansat. I 2013-udgaven opgives det globale nøgletal for IT-omkostninger pr. ansat indenfor Education til 6.385 $ eller omregnet til kroner (med en valutakurs på 5,5003) = 35.119 kr. For UC er det tilsvarende tal i tabel 7: 38.061 kr. Det er dog uden timeomkostninger udenfor IT hos UCC, UCN og (til en vis grad) Metropol, hvorfor der burde tillægges et timeantal til timer udenfor IT for at gøre sammenligningen med Gartner-tallene mere retvisende. Differencen mellem sektorens nøgletal (38.061 kr.) og Gartners tal (35.199 kr.) er således 2.862 kr. der multipliceret med antal ansatte i sektoren (8000) giver ca. 23 millioner kr. ud af et samlet budget på ca. 304 mio. kr. Dertil kommer at sektorens totalomkostninger varierer ganske meget (fra 33.054 kr. pr. ansat hos UCC til 55.135 kr. pr. ansat hos UCSJ jf. tabel 8). 15
Samlet set kan Gartners tal (jf. differencen på ca. 23 mio. kr.) og variansen mellem UC erne, ikke umiddelbart tages som udtryk for et konkret besparelsespotentiale. Men tallet og variationerne indikerer efter Devoteams vurdering, at det giver god mening at udnytte UC ernes stordriftsfordel via etablering af fælles løsninger. I det følgende nedbrydes tallene fordelt på hovedkategorierne for at give et afsæt for at foretage denne udpegning. 16
3. Administrative systemer Situationsbeskrivelse Kategorien omfatter systemer til understøttelse af den generelle administration, for eksempel økonomi, fakturering, løn mv. De totale omkostninger indenfor denne kategori nedbrudt på omkostningskategorier fremgår af nedenstående tabel: Omkostningsnedbrydning for administrative systemer Kategori/UC UC S UCC VIA UC SJ UC N MET UC L I alt Timer (kr.) i alt 550.800 1.013.600 3.142.800 252.000 637.115 0 1.182.000 6.778.315 - Indenfor IT 180.000 1.013.600 1.674.600 198.000 637.115 0 340.000 4.043.315 - Udenfor IT 370.800 0 1.468.200 54.000 0 0 842.000 2.735.000 Konsulenter (kr.) i alt 188.000 467.500 1.332.800 467.630 97.310 0 742.053 3.295.293 - Indenfor IT 0 0 1.332.800 0 56.962 0 0 1.389.762 - Udenfor IT 188.000 467.500 0 467.630 40.348 0 742.053 1.905.531 CAPEX (kr.) i alt 0 0 0 120.000 781.834 0 998.716 1.900.550 - Indenfor IT 0 0 0 0 0 0 0 0 - Udenfor IT 0 0 0 120.000 781.834 0 998.716 1.900.550 OPEX (kr.) i alt 475.700 1.948.403 2.972.952 1.173.932 1.496.915 2.340.711 607.847 11.016.460 - Indenfor IT 0 150.000 2.972.952 0 0 0 0 3.122.952 - Udenfor IT 475.700 1.798.403 0 1.173.932 1.496.915 2.340.711 607.847 7.893.508 Sum (kr.) 1.214.500 3.429.503 7.448.552 2.013.562 3.013.174 2.340.711 3.530.616 22.990.618 Tabel 11 - Omkostninger til administrative systemer Antal FTE og antal ansatte påvirker denne kategori, hvorfor der normaliseres med disse faktorer. For FTE fås: Normaliseret pr. FTE Timer (kr.) 776 1.102 1.523 452 786 0 1.637 1.008 Konsulenter (kr.) 265 508 646 838 120 0 1.028 490 CAPEX (kr.) 0 0 0 215 964 0 1.383 282 OPEX (kr.) 670 2.118 1.441 2.104 1.846 2.480 842 1.637 Sum (kr.) 1.711 3.728 3.611 3.609 3.717 2.480 4.890 3.417 Tabel 12 - Omkostninger til administrative systemer pr. FTE Grafisk fremstillet får vi: 17
Figur 6 - Omkostninger til administrative systemer pr. FTE Med antal ansatte som normaliseringsfaktor fås: Normaliseret pr. ansat Timer (kr.) 651 962 1.302 427 662 0 1.171 847 Konsulenter (kr.) 222 444 552 793 101 0 735 412 CAPEX (kr.) 0 0 0 203 812 0 990 238 OPEX (kr.) 562 1.849 1.232 1.990 1.554 2.081 602 1.377 Sum (kr.) 1.436 3.254 3.087 3.413 3.129 2.081 3.499 2.874 Tabel 13 - Omkostninger til administrative systemer pr. ansat Grafisk fremstillet får vi: 18
Figur 7 - Omkostninger til administrative systemer pr. ansat Bemærkninger til tallene For de administrative systemer viser kortlægningen fra de UC er, der har opgjort timeforbruget udenfor IT, at der bruges tid i organisationen på udvikling og support af disse systemer. UCN s og Metropols tal er derfor givet for små. UCC oplyser, at de i 2012 har haft ekstraordinære omkostninger til implementering af diverse administrative systemer (Rejsud, M-tid og Eazyproject), men har ikke haft ressourcer til opgøre omkostningen præcist. Devoteams sammenfattende vurderinger De normaliserede tal pr. ansat jf. tabel 13 varierer omkring et gennemsnit på 2.874 kr. fra 1.436 kr. hos UCS til 3.499 kr. hos UCL. På økonomiområdet anvender alle UC er Navision som grundlæggende system, men der er varians i, hvilke øvrige systemer, der anvendes i tilknytning til Navision. Behovene for økonomistyringsværktøjer er grundlæggende de samme. Devoteam finder derfor, at det bør belyses, om fælles indsatser for eksempel vedr. anskaffelser og drift med henblik på systemkonsolidering på dette område kan give effektiviseringer. Arbejdet skal ses i sammenhæng med det tilsvarende forslag for de pædagogisk administrative systemer, idet disse kan være integreret med de administrative systemer. 19
4. Pædagogisk administrative systemer Situationsbeskrivelse Kategorien omfatter systemerne til understøttelse af det pædagogiske arbejde, for eksempel studieadministration, skemaplanlægning, kursussystem mm. De totale omkostninger indenfor denne kategori nedbrud på omkostningskategorier fremgår af nedenstående tabel: Omkostningsnedbrydning for pædagogisk administrative systemer Kategori/UC UC S UCC VIA UC SJ UC N MET UC L I alt Timer (kr.) i alt 858.580 398.400 3.602.200 242.000 105.633 0 834.320 6.041.133 - Indenfor IT 410.580 398.400 2.473.200 200.000 105.633 0 28.000 3.615.813 - Udenfor IT 448.000 0 1.129.000 42.000 0 0 806.320 2.425.320 Konsulenter (kr.) i alt 0 0 272.500 38.000 162.500 50.000 0 523.000 - Indenfor IT 0 0 272.500 0 0 0 0 272.500 - Udenfor IT 0 0 0 38.000 162.500 50.000 0 250.500 CAPEX (kr.) i alt 531.781 0 0 0 42.455 0 483.737 1.057.973 - Indenfor IT 0 0 0 0 0 0 0 0 - Udenfor IT 531.781 0 0 0 42.455 0 483.737 1.057.973 OPEX (kr.) i alt 860.000 1.820.031 3.678.343 1.340.000 1.778.801 1.740.000 763.320 11.980.495 - Indenfor IT 0 100.000 3.678.343 0 182.400 0 708.000 4.668.743 - Udenfor IT 860.000 1.720.031 0 1.340.000 1.596.401 1.740.000 55.320 7.311.752 Sum (kr.) 2.250.361 2.218.431 7.553.043 1.620.000 2.089.389 1.790.000 2.081.377 19.602.600 Tabel 14 - Omkostninger til pædagogisk administrative systemer Omkostningerne til pædagogisk administrative systemer vurderes primært at være afhængig af antal STÅ alternativt indskrevne studerende, hvorfor disse antal anvendes til normalisering i denne kategori. For STÅ fås: Normaliseret pr. STÅ Timer (kr.) 138 44 202 43 13 0 155 99 Konsulenter (kr.) 0 0 15 7 20 6 0 9 CAPEX (kr.) 85 0 0 0 5 0 90 17 OPEX (kr.) 138 201 206 236 218 197 142 196 Sum (kr.) 361 245 424 285 256 203 387 320 Tabel 15 - Omkostninger til pædagogisk administrative systemer pr. STÅ Grafisk fremstillet får vi: 20
Figur 8 - Omkostninger til pædagogisk administrative systemer pr. FTE Med antal indskrevne studerende som normaliseringsfaktor fås: Normaliseret pr. indskrevet studerende Timer (kr.) 92 17 142 30 7 0 83 60 Konsulenter (kr.) 0 0 11 5 11 5 0 5 CAPEX (kr.) 57 0 0 0 3 0 48 11 OPEX (kr.) 92 76 145 168 125 183 76 119 Sum (kr.) 241 93 297 203 147 188 208 195 Tabel 16 - Omkostninger til pædagogisk administrative systemer pr. studerende Grafisk fremstillet får vi: 21
Figur 9 - Omkostninger til pædagogisk administrative systemer pr. studerende Bemærkninger til tallene På dette område viser kortlægningen fra de UC er, der har opgjort timeforbruget udenfor IT, at der bruges tid i organisationen på udvikling og support af disse systemer. UCN s og Metropols tal er derfor givet for små. Og UCC har vurderet at der ikke bruges tid på it udenfor it-afdelingen. Devoteams sammenfattende vurderinger Pr. indskrevet studerende varierer tallene jf. tabel 16 omkring et gennemsnit på 195 kr., med mindste omkostning på 93 kr. til 297 kr. som det højeste. Området er i karakteriseret ved en høj grad af behovsmæssigt fællesskab UC erne i mellem, men der er dog varians i, hvilke systemløsninger, der benyttes. Det foreslås derfor, at det belyses, om fællesskaber på dette område kan give effektiviseringer. 22
5. CFU-systemer Situationsbekrivelse Flere UC er har omkostninger til CFU-systemer som bibliotekssystem, kursussystem samt øvrige systemer. Omkostninger hertil fremgår nedenstående: Omkostningsnedbrydning for CFU-systemer Kategori/UC UC S UCC VIA UC SJ UC N MET UC L I alt Bibliotekssystem (kr.) i alt 0 612.439 689.924 681.000 199.527 0 480.000 2.662.890 - Indenfor IT 0 8.400 46.920 0 22.187 0 0 77.507 - Udenfor IT 0 604.039 643.004 681.000 177.340 0 480.000 2.585.383 Kursussystem (kr.) i alt 0 111.097 136.720 33.500 22.809 0 42.000 346.126 - Indenfor IT 0 11.200 46.920 0 22.809 0 0 80.929 - Udenfor IT 0 99.897 89.800 33.500 0 0 42.000 265.197 Øvrige (kr.) i alt 0 0 2.076.720 146.000 45.780 0 60.000 2.328.500 - Indenfor IT 0 0 46.920 0 32.250 0 0 79.170 - Udenfor IT 0 0 2.029.800 146.000 13.530 0 60.000 2.249.330 Sum (kr.) 0 723.536 2.903.364 860.500 268.116 0 582.000 5.337.516 Tabel 17 - Omkostninger til CFU-systemer Fordelt på omkostningskategorier fås: Omkostningskategorier - CFU-systemer Kategori/UC UC S UCC VIA UC SJ UC N MET UC L I alt Timer (kr.) 0 19.600 2.350.160 12.000 65.316 0 0 2.447.076 Konsulenter (kr.) 0 21.600 123.900 0 0 0 0 145.500 CAPEX (kr.) 0 0 0 0 6.600 0 0 6.600 OPEX (kr.) 0 682.336 429.304 848.500 196.200 0 582.000 2.738.340 Sum (kr.) 0 723.536 2.903.364 860.500 268.116 0 582.000 5.337.516 Tabel 18 - Omkostninger til CFU-systemer nedbrudt pr. omkostningskategori Bemærkninger til tallene CFU ernes systemer (bibliotek og kursus) er rettet mod eksterne brugere for eksempel folkeskoler. Det giver derfor ikke mening at bruge de i dette papir anvendte normaliseringsfaktorer. Devoteams sammenfattende vurderinger Systemernes funktionalitet er fælles for alle CFU (og for UC er, der selv anvender tilsvarende systemer). Derfor foreslås, at der ses på muligheden for fælles løsninger for sektoren indenfor biblioteks- og kursusområdet. 23