Oprettelse af rejseafregning (2 dages møde i København med kørsel): Klik på Opret nyt dokument Som default er dokumenttypen Rejseafregning markeret Er din rejse vedr. et EU-projekt markeres Rejseafregning (EU-projekt) Klik på knappen Næste trin Side 1 af 15
Land, By, Rejseformål, Startdato, Slutdato, Starttid, Sluttid Anledning, Rejseregel skal udfyldes. Forklaring kan udfyldes. Kontostreng kan udfyldes af dig eller kontrollanten. Land: Danmark I takt med at systemet løbende anvendes, opbygges der favoritlister pr. bruger, som f.eks. indeholder de lande og byer, der tidligere er blevet valgt på andre rejseafregninger. Når systemet anvendes første gang, vil man derfor kun se sit hjemland i listen over lande. Side 2 af 15
For at vælge et land, der ikke står på favoritlisten, skal man først klikke på den blå tekst Alle lande og derefter klikke på listen med lande. Herefter kan det ønskede land vælges. By: København Rejsens destination vælges ud fra samme princip, dvs. klik på den blå tekst Alle destinationer og foretag et valg i værdilisten NB! Ikke alle verdens byer/destinationer er fra start oprettet i systemet. Ønskes en ny destination oprettet, send mail til: AURUSHOTLINE@adm.au.dk Se evt. her Rejseformål: Anvendes til bl.a. efterfølgende statistik Vælges ved at klikke på værdilisten Startdato og slutdato: Indtast rejsens start- og slutdato i formatet dd.mm.åååå. Alternativt man kan klikke på kalendersymbolerne til højre for dato felterne, hvilket frembringer en kalender. Starttid og sluttid: Er default udfyldt med 7:30 /17:00 men HUSK at indtaste dit tidspunkt på rejsens begyndelse og afslutning. Se evt. rejsecirkulære. Alternativt kan man klikke på symbolet for ur. Rejseregel: Står default på Time/dagpenge. (du får ikke time/dagpenge når rejsen er under 24 timer jf. de alm. rejseregler. Se evt. rejseregler) eller vælges ved at klikke på værdilisten Anledning og forklaring: Side 3 af 15
Anledning: fri tekst her skal skrives en kort beskrivelse Forklaring: valgfri - men skal udfyldes med projekt eller lign. hvis du ikke udfylder kontostrengen. Kan også anvendes til en uddybende forklaring. Kontostreng: (udfyldes evt. af din kontrollant) Klik på Knappen Rediger Sted er udfyldt default. BEMÆRK at eksemplet er vist med HUM s kontostreng DJF s kontostreng er lidt anderledes sat op. De enkelte dimensionsværdikoder - i takt med at systemet løbende anvendes, opbygges der favoritlister pr. bruger - kan vælges eller ændres i drop-down-listerne for hver dimensionskode (f.eks. projekt). Man kan søge efter dimensionsværdikoder ved at klikke på knappen med forstørrelsesglasset ud for hver dimensionskode. Side 4 af 15
Når du søger så begræns din søgning f.esk ved at skrive de første tegn.. Klik på Søg og du får en liste frem med alle 40 - heri vælges dit projekt. Klik på Gem og fortsæt Klik på Opdatér hvis du ønsker at gemme dine ændringer og forblive i vinduet. Side 5 af 15
Klik på Næste Trin Oprettelsen af rejseafregningen annulleres ved at klikke på knappen Afbryd Side 6 af 15
På fanebladet Rejsedage klikkes på Redigér I trin 3 har rejseafregningen fået et rejsenummer og er gemt på din forside. Du kan lukke for afregningen og tilgå den på et senere tidspunkt under Mine opgaver på forsiden. Hovedreglen er at afregningen færdiggøres i en arbejdsgang og videresendes til kontrol. Side 7 af 15
Hver rejsedag har hver sine Basisdata og Gratis måltider er default markeret på 1 rejsedag er Morgenmad ikke markeret - har du selv betalt nogle af dine måltider skal du HUSKE, at fjerne markeringen på hver enkelt rejsedag. Side 8 af 15
Klik på 2. rejsedag og redigerer dine oplysninger TIP: er dine rejsedage ens kan du nøjes med at fjerne markeringerne på den første rejsedag og klikke på knappen Kopier til rest. rejsedage, hvorved denne rejsedags markeringer bliver kopieret til de resterende rejsedage. Side 9 af 15
Klik på Gem og fortsæt Klik på Opdatér hvis du ønsker at gemme dine ændringer og forblive i vinduet. Kørsel: Klik på fanebladet Kørsler (0) Klik på NyTur Side 10 af 15
Felterne Dag, Køretøj, Rute, Længde, Forklaring og Land skal udfyldes Tillægsforklaring, Kontostreng kan udfyldes. Dag: er default udfyldt med din 1 rejsedag Køretøj: vælges via værdiliste Rute: her kan en tidligere gemt rute vælges, hvorved længde i km udfyldes automatisk. Hvis ruten ikke findes - afkrydses tjekboksen Anden rute og her skrives en ruteangivelse (fra og til) i det tilhørende felt. Længde: her skrives antal km du har kørt. Forklaring: her skrives en forklaring på kørslen Land: er default udfyldt med Danmark Har du flere ture klik igen på Ny tur Side 11 af 15
Udfyldes på samme måde som dag 1 Klik på Gem og fortsæt Klik på Opdatér hvis du ønsker at gemme dine ændringer og forblive i vinduet. Oversigt: I rejseafregningens trin 3 af 4 er skærmbilledet grundlæggende opdelt i fire områder: Side 12 af 15
Stamdata Oversigt Kontostreng Faneblade til redigering og indtastning af o o o o o Rejsedage Kørsler Udgifter Bilag Kommentarer samt til kontrol af o Afregnes, posteringer og historik Side 13 af 15
Stamdata: Redigér -knappen under Stamdata kan rejseoplysningerne korrigeres. Oversigt: I oversigten vises opsummeringer af rejseafregningens økonomiske tal. Kørselsgodtgørelser: vedrører skattefrie kilometerpenge for kørsel med eget køretøj Time-/Dagpenge: vedrører skattefrie rejsegodtgørelser for rejser med varighed over 24 timer Udgifter er summen af andre udgifter, der er indtastet på rejseafregningen o o Total er summen af kilometerpenge, time-/dagpenge og andre udgifter Refunderes er summen af kilometerpenge, Dagsgodtgørelser og andelen af andre udgifter, som skal refunderes til den rejsende Rejseforskud: hvis den rejsende har modtaget forskud Til afregning: er differencen mellem beløbene Refunderes og Rejseforskud og resultatet er dermed et udtryk for det beløb, den rejsende vil få udbetalt til sin NemKonto. Kontostreng: Med Redigér -knappen under Kontostreng kan kontostrengen korrigeres. Faneblade: Ved at klikke på de enkelte faneblade kan brugeren indtaste og redigere de tilhørende data Rejsedage Indeholder alle rejsens dages datoer og tidspunkter samt oplysning om eventuelle arbejdsgiverbetalte måltider. Angivelse af en rejse, der afbrydes og genoptage f.eks. hen over en weekend, skal foretages under dette faneblad Kørsler Her indtastes kørsel med privat køretøj, der berettiger til transportgodtgørelse Udgifter Herunder indtastes udgifter, der er betalt ved kontant udlæg, eller der importeres udgifter, som er betalt med firmahæftende kreditkort Bilag Skannede kvitteringer og/eller andre dokumenter kan vedhæftes afregningen Kommentarer Her kan der indtastes beskeder/kommentarer, der logges med dato og tid Side 14 af 15
Afregnes Indeholder de beløb, der udgør summen Til afregning Posteringer Oplysninger om udgifternes debitering og kreditering på kontonumre og dimensionskoder Historik Indeholder en dokument-log, der opdateres med dato, tid og bruger m.m., hver gang afregningsdokumentet sendes frem eller tilbage i cirkulationsomløbet for kontrol og godkendelse Hvis du vil se din rejseafregning kan du klikke på Vis oversigt Klik på Næste trin Kontrollant og Godkender er default udfyldt Klik på Bekræft og Send Du er nu færdig med din rejseafregning. Side 15 af 15