Evaluering af projekt vedr. telemedicinsk udskrivningskonference mellem Ortopædkirurgisk afdeling O, Odense Universitetshospital og Fredericia Kommune Marts 2009 1. Indledning Ortopædkirurgisk afdeling på Odense Universitetshospital, Middelfart og Fredericia Kommune har i perioden december 2007 til marts 2009 afprøvet udskrivningskonference via videokonference. Denne evaluering beskriver resultaterne af projektet. Baggrund Region Syddanmark har indgået samarbejdsaftaler med regionens 22 kommuner om patientforløb (sundhedsaftaler). Formålet med sundhedsaftalerne er mere sammenhængende patientforløb. For at understøtte sundhedsaftalerne er der udarbejdet en overordnet IT-strategi for elektronisk kommunikation mellem sundhedsvæsenets parter i Region Syddanmark. IT-strategien indeholder forslag til 2 implementeringsprojekter: elektroniske genoptræningsplaner og sygehushjemmeplejeprojektet. Herudover indeholder IT-strategien nogle øvrige projekter, som interesserede kommuner og sygehuse kan melde sig til som deltager. Et af disse øvrige projekter er udskrivningskonference via videokonference. Formålet med projektet Formålet med projektet var ved brug af videokonferencer, at holde udskrivningssamtaler med deltagelse af patienten, evt. pårørende, personale fra kommunen og personale fra afdelingen. Videokonferencen skulle sikre: At borgeren/patienten oplever en afklaring af det videre forløb At skabe dialog mellem borger/patient, pårørende, sygehuset og visitator At borgeren/patienten får en god information om kommunens tilbud At borgeren/patienten får en kortere indlæggelse At udskrivelses konferencen afvikles inden for 2 hverdage efter den er bestilt At spare transporttid og indlæggelsestid Som en del af projektet gennemførtes samtidig en evaluering af, om de ønskede effekter med projektet blev opnået. Formålet med evalueringen var således at foretage en alsidig og systematisk vurdering af forudsætningerne og konsekvenser af at anvende videokonference ved udskrivningssamtaler i forhold til, når udskrivningssamtalerne foregår traditionelt på sygehuset med fysisk tilstedeværelse af alle parter. I denne evaluering vedr. videokonference søges følgende typer af effekter beskrevet: Teknologiske effekter o De tekniske muligheder og begrænsninger i videoudstyret Patientmæssige effekter o Patienternes vurdering af, hvorledes videokonferencerne fungerer o Patienternes tryghed ved deltagelse i videokonferencen o Patienternes forståelse af de informationer der gives ved videokonferencen
Organisatoriske effekter o Den konkrete organisering af samarbejdet mellem sygehus og kommune i forbindelse med gennemførelse af videokonferencen o Sygehuspersonalets oplevelse af videokonferencerne o Det kommunale personales oplevelse af videokonferencerne Økonomiske effekter o Udgifter ved indkøb og drift af videoudstyret o Tidsforbrug ved gennemførelse af videokonferencer i forhold til traditionelle udskrivningskonferencer. o Muligheder til hurtigere udskrivning af patienterne ved brug af videokonference. 2. Metoder Følgende metoder anvendes ved indsamling af oplysninger om effekterne af brugen af videokonferencer: De teknologiske effekter er undersøgt ved interview med det personale på sygehuset og i kommunen, som har anvendt udstyret. De patientmæssige effekter er undersøgt ved hjælp af et spørgeskema, som patienterne blev anmodet om at udfylde efter deres deltagelse i videokonferencen. De organisatoriske og økonomiske effekter er undersøgt dels ved spørgeskema, som skulle udfyldes umiddelbart efter videokonferencen, dels ved fokusgruppeinterview med hhv. personale fra kommune og sygehuset. Spørgeskemaundersøgelsen skulle afdække de mere konkrete forhold vedr. konferencerne, mens interviewundersøgelsen skulle afdække personalets holdning til videoudstyret, herunder om udstyret gav den nødvendige information og kontakt, og om der kunne opnås reduktion i tidsforbruget ved konferencerne. Desuden er der indhentet oplysninger om udgifter ved indkøb og drift af udstyret. Svarprocenten på spørgeskemaerne er desværre meget lav. Der er gennemført ca. 20 videokonferencer. Der er modtaget 5 patientskemaer retur og 7 spørgeskemaer fra personale. Årsagen til de få skemaer er ifølge projektdeltagerne forglemmelse. 1.2. Projektorganisation Deltagere i projektet var Ortopædkirurgisk afdeling O-5, Odense Universitetshospital, Middelfart og Visitationsafdelingen, Fredericia Kommune. Projektgruppe Der blev etableret en projektgruppe bestående af: Projektleder CARE Bodil Grøn, Fredericia Kommune Leder af visitationen Hanne Rasmussen, Fredericia Kommune Visitator Annette Erbs, Fredericia Kommune Visitator Ulla Ortved, Fredericia Kommune Stedfortræder for afdelingssygeplejerske Bente Pedersen, Ortopædkirurgisk Afdeling, Middelfart Sygehus Sygeplejerske Birthe Olsen, Ortopædkirurgisk Afdeling, Middelfart Sygehus Oversygeplejerske Marianne Lundegaard, Ortopædkirurgisk Afdeling, OUH IT-projektleder Annette Brask, IT-afdelingen, OUH Side 2 af 9
IT-projektleder Lisbeth Jørgensen, IT-afdelingen, OUH Teknikgruppe Desuden blev der etableret en teknikgruppe bestående af: Projektleder CARE Bodil Grøn, Fredericia Kommune Vilhelm Hansen IT-afd., Fredericia Kommune IT-projektleder Lisbeth Jørgensen, IT-afdelingen, OUH Claus Duedal Pedersen, MedCom 3. Resultater 3.1. Teknologiperspektivet De teknologiske effekter er undersøgt dels ved fokusgruppeinterview med det personale, som anvender udstyret og dels ved spørgeskemaundersøgelse. Ved fokusgruppeinterviewet deltog sundhedsfagligt personale både fra sygehus og kommune, 2 fra sygehuset og 3 fra kommunen. Beskrivelse af teknologien I pilotprojektet er der anvendt standard videokonferenceudstyr. Ortopædkirurgisk afdeling har anvendt eksisterende videokonferenceudstyr, som bl.a. anvendes til lægekonference og undervisning. Udstyret er af mærket Polycom. Fredericia Kommune har anvendt Tandberg 550 MXP videokonferencesystem med en 42 skærm. Prisen for denne løsning er ca. 54.000 inkl. installation, mobil søjle til montering, 1 års serviceaftale m.m. Videokonferenceudstyret er via kommunens interne netværk opkoblet til SDN (SunhedsDataNettet). Omkostninger til etablering af denne opkobling, som i Fredericia Kommunes tilfælde udgør ca. 15.000 kr. er ikke inkluderet i ovennævnte installationspris. Det skal bemærkes, at størrelsen af omkostningerne til såvel tilslutning til det interne net som opkoblingen til SDN er afhængig af lokale forhold, og derfor kan afvige en del i forhold til de anførte omkostninger for Fredericia kommune. Patientantal I pilotperioden fra december 2007-marts 2009 har der via videokonference været afholdt ca. 20 udskrivningssamtaler. Det skal bemærkes, at der fra den medio april 2008 til medio juni 2008 ikke blev afholdt videokonferencer grundet sygeplejekonflikt. Sygehus og kommune har oplyst, at videokonference er brugt til udskrivningssamtale i stort set alle de tilfælde, hvor det har været muligt. Personalet vurderer, at behovet for at afholde udskrivningssamtale mellem patient, Fredericia Kommune og Ortopædkirurgisk afd. O-5 er min. 1 gang om måneden Kvalitet I vurdering af teknologiens kvalitet er billed- og lydkvalitet de væsentligste faktorer i forhold til videokonference. Erfaringerne fra projektet er, at korrekt belysning og lyd til videokonference er vigtig, og at der er nogle få ting, man skal være opmærksom på for at resultatet bliver godt. Side 3 af 9
Billedkvalitet I evalueringen angives, at der har været problemer med billedkvaliteten. I 3 spørgeskemaer angives billedkvaliteten som dårlig. Det angives som flimmer på skærmen, når der tales og ved bevægelse. Den dårlige billedkvalitet er fejlmeldt, og det angives, at problemet skal løses, hvis videokonference fortsat skal anvendes i forbindelse med udskrivningskonferencer. Lydkvalitet Det anvendte videokonferenceudstyr enten haft indbygget mikrofon eller separat mikrofon, hvilket har fungeret tilfredsstillende for begge løsninger, idet lydkvaliteten blev angivet som god. Sikkerhed I forbindelse med anvendelse af telemedicin er det vigtigt at sikre en forsvarlig håndtering af informationssikkerheden. Den rent tekniske sikkerhed er sikret ved at Videokonferenceudstyret er opkoblet til SDN på forskriftsmæssig måde. IT-sikkerhedsvejledning for sygehuse (Sundhedsstyrelsen. 2002. IT-sikkerhedsvejledning for sygehuse) indeholder Sundhedsstyrelsens anvisninger på, hvorledes lovgivningens krav til ITsikkerheden håndteres. De sikkerhedsmæssige aspekter man bør overveje i forhold til videokonference er Fortrolighed Tilgængelighed til information Informationskvalitet Fortrolighed Følsomme oplysninger vedrørende patienten må sikres mod uautoriseret adgang. I pilotprojektet har videokonferencen kørt på sundhedsdatanettet. Ved at anvende sundhedsdatanettet kan man sikre en forsvarlig håndtering af informationssikkerheden (http://www.medcom.dk/wm110004). Tilgængelighed til information Tilgængelighed handler især om driftsikkerhed, men der er flere faktorer, der påvirker tilgængeligheden, f.eks. arbejdspladser/udstyr samt brugerflade/funktionalitet. Driftsikkerhed Der skal være et tilfredsstillende driftsniveau, det vil sige, at netværket, videokonferenceudstyret og det anvendte software er driftsstabile. I løbet af pilotprojektet har der været et par enkelte driftsudfald. Årsagen hertil har været betjeningsfejl, og en enkelt gang har stikket til udstyret været trukket ud. Arbejdspladser/udstyr Antal videokonferenceudstyr og placering er vigtig, således at der ikke skal anvendes unødvendig tid på at få adgang til udstyret. Placeringen af videokonferenceudstyret har fungeret fint både i kommunen og på sygehuset. I kommunen anvendes et midlertidig lokale, som ikke anvendes til andet end videokonference. På sygehuset er videokonferenceudstyret placeret i et konferencerum. Det angives dog fra sygehusets side, at mobilt videokonferenceudstyr kan være en fordel i de tilfælde, hvor patienten er vanskelig at flytte fra hospitalsstuen. Brugerflade, funktionalitet Det er vigtigt, at det anvendte system er brugervenligt, samt at systemet er anvendeligt til videokonference. Der vil være mange brugere af systemet, og nogle vil ikke bruge udstyret så tit. Hvis det er Side 4 af 9
for besværligt at bruge eller svært at huske, kan det udgøre en barriere mod anvendelse af videokonference. Projektdeltagerne angiver, at videokonferenceudstyret er brugervenligt og meget nemt at betjene. Samlet vurdering På baggrund af ovenstående og de ca. 20 gennemførte afprøvninger er den samlede vurdering fra personalet, at videokonference i forbindelse med udskrivningskonferencer fungerer godt bortset fra de aktuelle problemer med billedkvaliteten. Kvaliteten, sikkerheden og driften var tilfredsstillende. Udstyret vurderes også at være meget brugervenligt. 3.2. Patientperspektivet For at få patienternes vurdering har vi undersøgt deres holdning til det at anvende videokonference i forbindelse med udskrivningssamtaler. Det var oprindeligt planlagt, at alle patienter skulle have udleveret et spørgeskema efter at have deltaget i videokonferencen. Kun 5 ud af ca. 20 patienter har returneret spørgeskemaet. Den aldersmæssige fordeling af de patienter, der returneret spørgeskemaet er fra 71 til 94 år. Patienterne havde gennemsnitligt været indlagt 12 dage ved udskrivningskonferencen. Patientinformation Der blev udarbejdet patientinformation, der kort redegjorde for formålet med at afprøve videokonference i forbindelse med udskrivningskonference. Patientinformationen indeholdt desuden en beskrivelse af, hvordan det skulle foregå, ligesom patienten blev gjort opmærksom på, at videokonferencen ikke ville blive optaget eller gemt på video. Patientens accept Ingen af patienterne har efter information afslået at deltage i videokonferencen. Det var dog heller ikke lagt op til, at patienten kunne vælge mellem traditionel udskrivningskonference og videokonference. Angst og ubehag Evalueringen viser, at patienterne har været trygge ved videokonferencen, idet 4 patienter oplyser at have været tryg, 1 var delvist tryg. Patienttilfredshed 4 ud af 5 patienter angiver, at videokonferencen var en god oplevelse En enkelt patient angiver, at oplevelsen hverken var god eller dårlig. Det er personalets opfattelse, at patienterne har været meget tilfredse med videokonferencen. Efter udskrivelsen har flere af patienterne overfor personalet i kommunen givet udtryk for, at det var godt, og at de fik den nødvendige information under videokonferencen.. Det fremgår af evalueringen, at der ikke var problemer med at forstå hvad der blev sagt ved videokonferencen, idet alle de patienter, der har besvaret evalueringen, har angivet, at de kunne forstå både hvad visitatoren og sygeplejersken sagde. Alle patienter angiver, at de fik sagt det de ville i samtalen. Samlet vurdering Side 5 af 9
På baggrund af ovenstående er den samlede vurdering fra patienterne, at videokonference fungerer godt, og at de er tilfredse og trygge ved videokonference. 3.3. Organisationsperspektivet Organisering af samarbejdet mellem sygehus og kommune Implementering af udskrivningskonference via videokonference stiller krav til organiseringen af arbejdsgange. Samtidig vil indførelsen af videokonference stille krav til, at det sundhedsfaglige personale har den fornødne tekniske indsigt og uddannelse til at kunne betjene udstyret. De forhold, der er relevante at vurdere i forhold til videokonference er forhold som arbejdsgange, samarbejdsaftaler, uddannelse og læring, modvilje mod forandring. I hvilke tilfælde blev der afholdt udskrivningskonference I projektet blev det aftalt, at videokonference kunne afholdes, når der var brug for en afklaring af den hjælp, borgeren/patienten havde behov for efter udskrivelsen. Det kunne f.eks. være Hjælp til personlig pleje Madservice Rengøring Indkøb Tøjvask Medicin og evt. medicindosering Ved afslutning af videokonferencen gennemgik visitatoren fra kommunen, hvad der var blevet aftalt under konferencen. Visitatoren sendte afgørelsesbrev og skema til patienten efter konferencen. Hvilke borgere/patienter blev tilbudt videokonference Borgere/patienter, der i forvejen havde hjælp, hvor der var kommet væsentlige ændringer i funktionsniveauet Nye borger, der havde fået et væsentligt ændret funktionsniveau Efter aftale med visitator, hvis visitator kunne se, at der var ting, der skulle overvejes Patienten blev orienteret om, at udskrivningskonferencer foregår via videokonference, da det er denne måde Ortopædkirurgisk afdeling O og Fredericia Kommune har valgt at samarbejde på. Det blev aftalt, at udskrivningskonference og hjemmebesøg skulle afvikles indenfor de 3 dages varsling af udskrivelsen. Dag 0: Henvendelsesdag Dag 1: Konference eller hjemmebesøg Dag 2: Konference eller hjemmebesøg Dag 3: Udskrivelse Arbejdsgang ved videokonference Følgende arbejdsgang blev aftalt: Afd. O og visitator aftaler tidspunkt for videokonference, ligesom ved en almindelig udskrivningskonference. Sagsbehandlingen er den samme ved en almindelig udskrivningskonference. Tidspunktet aftales, men det vil oftest kunne være mellem kl. 9.30 og 11.30. Det aftales, hvem der starter konferencen op Side 6 af 9
Afd. O og visitator booker lokalet de respektive steder og er til stede på det aftalte tidspunkt Inden videokonferencens start indstilles videoudstyret, og det bør undgås at ændre indstillingerne under konferencen, med mindre der f.eks. er brug for at zoome ind på tavle e.l. Borger/patient og pårørende vises herefter hen til lokalet Visitator er ordstyrer under konferencen Ved afslutningen af konferencen bliver der ridset op, hvad der er aftalt af hjælp Udfyld evalueringsskema Kommunen sender aftaler til O, p.t. pr. fax, men når det bliver teknisk muligt sendes via kommunens omsorgsjournal/sygehusets elektroniske patientjournal Uddannelse Der var udarbejdet vejledning for, hvordan videokonferenceudstyret betjenes. Vejledningen var placeret ved udstyret. Ved evalueringen har afdelingerne angivet, at det var meget nemt at lære at betjene videokonferenceudstyret. Modvilje og forandring Deltagerne i pilotprojektet fortæller, at der generelt ikke er skepsis overfor anvendelse af videokonference, men at det måske kan være svært at ændre arbejdsgange i en travl hverdag. Samlet vurdering På baggrund af ovenstående er den samlede vurdering, at det sundhedsfaglige personale finder videokonference velfungerende, udstyret er brugervenligt og let at betjene. 3.4. Økonomiperspektivet Udgifter til udstyr Skal videokonference til udskrivningskonference indføres, vil der dels være etableringsomkostninger samt driftsomkostninger. Etableringsomkostninger Etableringsomkostninger til videokonference afhænger af hvilket udstyr, der vælges. Da der er flere deltagere i en udskrivningskonference, bør skærmen ikke være for lille. Det bør medtages i vurderingen af etableringsomkostningen, at videokonference udstyret kan have alternative anvendelser på afdelingerne og i kommunerne. I pilotprojektet har Ortopædkirurgisk afdeling anvendt eksisterende udstyr og har derfor ikke haft udgifter til dette. Etablering af videokonferenceudstyr i Fredericia Kommunes har kostet ca. 54.000. Det skal dog bemærkes, at priserne på videokonferenceudstyr er faldende. Herudover er der omkostninger til opkobling til det sundhedsdatanettet. Alle sygehuse i Region Syddanmark er i dag koblet op til sundhedsdatanettet. Det same er danske kommuner, enten via Side 7 af 9
egen opkobling (8) eller via KMD (90). De 8 der har egen forbindelse har primært etableret den fordi de skulle køre videokonference, noget som KMD ikke for nuværende understøtter i deres net. Der vil derfor være en udgift til egen forbindelse til sundhedsdatanettet. Dette koster 15.000 kr. i engangsudgift (til oprettelse) og udgifter til en egnet router, hvis ikke de har en i forvejen (ca. 15.000 kr.). Den årlige driftsudgift, som p.t. udgør 0,30 kr./borger, betaler kommunerne allerede. Driftsomkostninger Der vil være årlige tekniske driftsomkostninger til service osv. Det anslås at beløbe sig til et par tusinde kroner. Tidsforbrug Afdeling og kommune angiver, at udskrivningskonference via videokonference er mere effektiv i forhold til traditionel udskrivningskonference, hvor personale fra kommunen møder op til udskrivningskonferencen på sygehuset. Det vurderes, at traditionelle udskrivningskonferencer, hvor personale fra kommunen kører til sygehuset, varer omkring 1-1½ time. Evalueringen viser, at udskrivningskonferencer via videokonference varer fra 20-35 min., i gennemsnit 30 min. Der spares altså ½-1 time pr. person, der deltager i konferencen hver gang udskrivningskonferencen afholdes via videokonference i stedet for traditionel udskrivningskonference. Ved videokonference sparer personalet i kommunen tid på transport, parkering osv. Ved evalueringen er det angivet, at der for hver udskrivningskonference via videokonference spares 45 minutters transporttid hver vej pr. person fra kommunen. Indlæggelsestid Det var forventningen, at indlæggelsesforløbet ville være kortere, hvis udskrivningskonferencen kunne afholdes tidligere i forløbet. Ved evalueringen angives, at videokonference har medvirket til, at man tidligere end ellers har kunnet finde tid til at afholde udskrivningskonference. Vi har ikke i projektet målt på, om indlæggelsesforløbene har været kortere end normalt og kan derfor ikke dokumentere, om dette er tilfældes. Det er dog sygehuspersonalets opfattelse, at kommunen tager patienterne tidligere hjem. Dette er dog generelt og kan skyldes ændringer i afregningen for færdigbehandlede patienter. Samlet vurdering Evalueringen viser, at udskrivningskonference via videokonference er mere effektiv end traditionel udskrivningskonference. Det vurderes, at der spares ½-1 time pr. person ved at anvende videokonference. Desuden spares der transporttid for kommunens personale, ca. 1½ time pr. udskrivningskonference. 4. Konklusion I pilotperioden er der gennemført ca. 20 udskrivningskonferencer via videokonference. Den samlede konklusion på denne evaluering er, at anvendelse af videokonference til er en velegnet teknologi til udskrivningskonferencer. Kvaliteten af videokonferencen er tilfredsstillende, og de sikkerhedsmæssige aspekter er forsvarligt håndteret. Der er kun modtaget 5 patientevalueringer, men disse viser stor patienttilfredshed og stor patienttryghed. Det sundhedsfaglige personale finder videokonference velfungerende, udstyret er brugervenligt og let at betjene. Side 8 af 9
Udskrivningskonference via videokonference bør kunne give en driftsøkonomisk gevinst og på sigt tilbagebetale de nødvendige investeringer. Videokonference er en effektiv måde at fastholde den værdifulde udskrivningskonference på og kan medvirke til det gode samarbejde om borgerforløb ved færdigbehandling og udskrivning. Anvendelse af videokonference kan medvirke til at skabe en mere fleksibel hverdag på afdelingerne og i kommunerne. Der er et stort potentiale til at udvide løsningen til andre sygehusafdelinger og andre kommuner. Kommune og sygehus ser desuden et stort potentiale i at anvende videokonference til kliniske konferencer mellem kommune og sygehus, det kan f.eks. være i forbindelse med genoptræning, anlæggelse af bandager osv. Evalueringen har ifølge ovenstående vist, at projektets formål med udskrivningskonference via videokonference kan indfries. Side 9 af 9